(Samen)werken in the cloud - softwarepakketten€¦ · De meeste 'apps' worden ontwikkeld voor...

(Samen)werken in the cloud

Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakketten.nl | www.ictaccountancy.nl | www.boekhoudplaza.nl

1


Door intermediairs (accountants-, administratie en belastingadvieskantoren)

Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED Datum: mei 2012 Versie: 2.0

http://www.gbned.nl/

http://www.softwarepakketten.nl/

http://www.ictaccountancy.nl/

http://www.boekhoudplaza.nl/



2

Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kan GBNED niet aansprakelijk

worden gehouden voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

Van de door de betreffende leveranciers opgegeven informatie in deze uitgave hebben wij niet de juistheid en

volledigheid kunnen controleren. Alle gegevens zijn onder voorbehoud.

Copyright GBNED Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED. Mei 2012







3

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Modellen 3. Toepassingen 3.1 Inleiding 3.2 Boekhoudsystemen 3.3 Salaris- en HRM systemen 3.4 Rapportagesystemen 3.5 Belastingaangiftesystemen 3.6 Relatie- en digitaal dossierbeheer 3.7 Urenregistratie- en declaratiesystemen 3.8 Portaalsystemen 3.9 Overige cloud toepassingen 4. Portaaltoepassingen 4.1 Inleiding 4.2 Externe verbindingen 4.3 Single sign on 4.4 Communiceren is tweerichting verkeer 4.5 Functionaliteit portaaltoepassingen 4.6 Beschikbare portaaltoepassingen 5. Assuring Bijlagen: I Eigenschappen portaaltoepassingen II Specificatie van de portaaltoepassingen







4

1. Inleiding Dit is de tweede uitgave van het rapport “(Samen)werken in the cloud”. De eerste versie verscheen in het voorjaar van 2011 en is waar van toepassing bijgewerkt. Nieuw in deze uitgave is een hoofdstuk over ‘Assuring’. Van oudsher kennen we het internetboekhouden. Toen voor het eerst gesproken werd over internetboekhouden waren termen als ‘SAAS’ en ‘cloud computing’ nog onbekend. Internetboekhouden is binnen menig kantoorpraktijk inmiddels gemeengoed. Naast Cloud computing heeft nu ook ‘mobile computing’ haar intrede gedaan. In het volgende hoofdstuk 2 ‘Modellen’ zal blijken dat er inmiddels meerdere modellen zijn ontstaan om toepassingen via internet te ontsluiten. Dit kan gaan om een lokale toepassing die met behulp van terminal server techniek op afstand, met behulp van een internetverbinding, is te gebruiken. Of het kan gaan om toepassingen die volledig via een webbrowser zijn te gebruiken. Over het algemeen is techniek van ondergeschikt belang als het gaat om softwaretoepassingen. Zo is lang niet altijd de programmeertaal bekend van de administratieve toepassingen waar u mee werkt, evenals de database die wordt gebruikt om de gegevens op te slaan. Ook bij ‘cloud computing’ is het lang niet altijd interessant te weten welke programmeertalen zijn gebruikt voor de toepassingen. Zo zullen begrippen als PHP, ASP.net, Javascript en CSS voor de meesten van u onbekend terrein zijn en blijven. Bij cloud computing is het aan te bevelen dat u in elk geval de verschillende implementatiemodellen kunt onderscheiden. Deze modellen komen dan ook in het volgende hoofdstuk aan de orde. Deze uitgave biedt u een overzicht van administratieve software die via het model van ‘webbased cloud computing’ verkrijgbaar is op de markt voor intermediairs op dit moment. De verwachting is dat het aanbod van software via het model van ‘webbased cloud computing’ in de toekomst nog verder zal toenemen. Wat precies verstaan wordt onder ‘webbased’ en ‘the cloud’ wordt in het volgende hoofdstuk uitgelegd. Naast traditionele administratieve toepassingen als boekhoud-, salaris- en rapportagesystemen, komen we bij ‘webbased cloud computing’ ook ‘portaaltoepassingen’ tegen. De laatste toepassingen vinden steeds meer hun intrede binnen de kantoorpraktijk, met name om te communiceren met de omgeving. In hoofdstuk 4 wordt dan ook uitgebreid stilgestaan bij deze portaaltoepassingen. Werken in the Cloud brengt een aantal aandachtspunten met zich op het gebied van ‘assuring’. Uiteindelijk wilt u, en uw klanten, zekerheid hebben over de diensten die in the cloud worden afgenomen. In deze uitgave is dan ook een apart hoofdstuk gewijd aan assuring. Als laatste wordt nadrukkelijk opgemerkt dat dit rapport geen voorkeur uitspreekt voor ‘webbased cloud computing’. Het gaat louter om uitleg van de begripsvorming en inzicht in beschikbare toepassingen en hun mogelijke koppelingen die via ‘webbased cloud computing’ worden aangeboden aan intermediairs.







5

2. Modellen Interessant is dat er, mede door internet, voor de installatie van software nieuwe implementatiemodellen zijn ontstaan in de praktijk met ieder hun eigen voordelen en aandachtspunten. Zo kunt u kiezen voor het model waarbij alles is ondergebracht op een webserver bij de aanbieders van internetboekhouden. We spreken dan over het SAAS model, waarbij SAAS staat voor ‘Software as a Service’. Voorbeelden hiervan zijn Kleisteen, Reeleezee en Twinfield. U kunt ook kiezen voor het model waarbij toepassingen op uw eigen (web)server staan, al dan niet ondergebracht, via outsourcing, bij een derde partij, aangeduid als ASP (Application Service Provider), of ook wel hostingpartij genoemd. Voorbeelden hiervan zijn toepassingen van MUIS software en YOB.

Een ander onderscheid is enerzijds ‘web enabled’, waabij u lokale (windows)applicaties (boekhouden, salarissen, rapportage, aangifte, etc.) op afstand gebruikt met behulp van een hulpmiddel (terminal server) en een internetverbinding. We spreken dan meestal over een VPN toepassing, waarbij VPN staat voor Virtueel Private Network. Er zijn hostingbedrijven die gespecialiseerd zijn op dit gebied, hiervoor aangeduid als ASP. En anderzijds de ‘webbased’ toepassingen die speciaal zijn ontworpen voor gebruik via een webbrowser en, als het goed is, niet afhankelijk zijn van een hulpmiddel.

‘Cloud computing’ staat voor “het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens”. (bron http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing)”. Cloud computing kan onderverdeeld worden in:

1. SAAS; zoals hiervoor aangeduid als ‘Software as a Service’. 2. PAAS; staat voor ‘Plaform as a Service’; extra diensten, gerelateerd aan de

infrastructuur die SAAS aanbieders gebruiken. 3. IAAS; staat voor ‘Infrastructure as a Service’; de hardwarecomponenten, zoals

servers, netwerken en opslagcapaciteit. Aangeboden via integratie of virtualisatie.

In dit rapport richten we ons voor wat betreft Cloud computing uitsluitend op SAAS (dus de softwaretoepassingen) en dan in relatie tot webbased toepassingen die dus via een webbrowser zijn te gebruiken. Kortweg: ‘webbased cloud computing’. Deze toepassingen worden dan door leveranciers (meestal van de toepassingen) aangeboden. Daarnaast noemen we de webbased toepassingen die op een eigen webserver door intermediairs beschikbaar gesteld kunnen worden via internet. In dit laatste geval biedt de intermediair toepassingen aan haar cliënten via het model van webbased cloud computing.





http://nl.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing



6

Het voorgaande kunnen we als volgt onderverdelen:

Cloud computing Cloud computing Lokale toepassingen Webbased Web enabled

In dit rapport komt alleen ‘Cloud computing webbased’ aan de orde, onderverdeeld in: 1. Cloud computing aangeboden door leverancier 2. Cloud computing aangeboden via intermediair

Het begrip ‘Cloud computing’ schept volgens ons niet altijd duidelijkheid en wordt te pas en te onpas gebruikt door softwareleveranciers. De nieuwe generatie software wordt volgens ons ontwikkeld om via een webbrowser te kunnen gebruiken (webbased). Dat kan dan op een eigen (web)server of via het SAAS model. Door het begrip ‘cloud computing is het verschil tussen de oude generatie software (ontwikkeld om lokaal te gebruiken) en de nieuwe generatie software lang niet altijd duidelijk. Sommige leveranciers maken hier dan ook handig gebruik van door oude software via ‘Cloud computing’ aan te bieden als zijnde een nieuwe ontwikkeling. Maar van dit laatste is dan geen sprake.

Meer over het begrip ‘Cloud computing is te vinden op:

https://noiv.nl/weblogs/mike-chung/2011/04/12/eus-ambities-versus-de-praktijk-van-de-cloud/


http://www.jansipke.nl/top-cloud-computing-providers

Hybride toepassingen We zien ook wel hybribe toepassingen ontstaan, waarbij soms een deel van softwarepakket ontsloten wordt via een webbrowser en internet. Een voorbeeld van een hybride toepassing is salarissoftware, waarbij de loon- en salarisverwerking lokaal draait, maar medewerkers via een webbrowser toegang hebben tot (een deel van) het salarispakket om bijvoorbeeld loonstroken op te vragen of mutaties door te geven.

Mobile computing Een recente ontwikkeling is de opkomst van ‘mobile computing’. Mobile computing is het ontsluiten van software op een smartphone of een tablet PC. Steeds meer leveranciers van bedrijfsmatige software (zoals boekhouden salarissoftware) leveren 'apps' (programma's

Cloud computing via het

SAAS model

(webbased) door

intermediair

Cloud computing via het

SAAS model

(webbased) door

leverancier

Cloud computing via

het SAAS model

(web enabled) door

leverancier

Toepassingen op

lokale server

Cloud computing via

het SAAS model

(web enabled) door

intermediair








http://www.jansipke.nl/top-cloud-computing-providers



7

die speciaal zijn ontworpen voor mobile computing) als aanvullende diensten op hun softwarepakketten. De meeste 'apps' worden ontwikkeld voor Apple's iPhone en iPad en voor smartphones en tabletcomputers die draaien met het besturingssysteem Android van Google.







8

3. Toepassingen 3.1 Inleiding Binnen een kantoorpraktijk is in de loop der jaren vaak een pluriformiteit aan gekozen oplossingen ontstaan. Zo kan voor het opstellen van fiscale aangiftes IB en VPB gebruik gemaakt worden van lokale aangifte software die draait onder Windows. Voor het beoordelen en goedkeuren van de aangiftes door cliënten kan gekozen worden voor een webbased portaaloplossing, al dan niet via een eigen webserver. Deze laatste toepassing kan ook gekozen worden voor het versturen van de aangiftes aan de Belastingdienst. Als het gaat om de boekhouding leert de praktijk dat er soms meerdere boekhoudpakketten worden gebruikt binnen één kantoorpraktijk. Daar komt bij dat sommige cliënten van intermediairs zelf beschikken over een boekhoudpakket, al dan niet als onderdeel van een uitgebreidere ERP oplossing.

Het uitwisselen van gegevens tussen de diverse toepassingen kan ook op meerdere manieren geregeld zijn: van het handmatig over kloppen van de gegevens tot het volledig automatisch uitwisselen van gegevens tussen de diverse toepassingen.

Zolang het gaat om koppelingen tussen toepassingen binnen een kantoorpraktijk heeft de intermediair de regie meestal wel in eigen hand. Daar komt bij dat leveranciers van verschillende softwaresystemen ook voor onderlinge koppelingen hebben gezorgd.

Dit artikel brengt onder andere in kaart welke oplossingen op het gebied van cloud computing worden aangeboden aan de intermediair. Het gaat dan nadrukkelijk om toepassingen die via een webbrowser werken. Oftewel ‘webbased cloud computing’. We hebben daarbij ook koppelingen met andere systemen in kaart gebracht. We hebben de volgende onderverdeling gemaakt:

1. Boekhoudsystemen 2. Salaris- en HRM systemen 3. Rapportagesystemen 4. Belastingaangiftesystemen 5. Relatie- en digitaal dossierbeheer 6. Urenregistratie- en declaratiesystemen 7. Portaalsystemen 8. Overige cloud toepassingen







9

3.2 Boekhoudsystemen; Bij de inleiding hebben we al aangegeven dat boekhoudsystemen als eerste de weg naar online (samen)werken in the cloud hebben gevonden. De volgende eigenschappen hebben we apart in kaart gebracht:

- Model; hier wordt gerefereerd aan hoofdstuk 2 ‘modellen’.

- Elektronisch facturen aanmaken, inlezen en verwerken; het gaat erom dat facturen niet alleen aangemaakt en elektronisch verstuurd kunnen worden, maar met name dat facturen ook elektronisch ontvangen en verwerkt kunnen worden in de boekhouding. Alleen een factuur aanmaken in PDF formaat en deze versturen per email is geen elektronisch factureren. Wij hebben het hier over elektronisch factureren EN elektronische factuurverwerking.

- Automatisch bankafschriften inlezen en verwerken; het gaat erom dat de elektronische bankafschriften geheel automatisch door het boekhoudsysteem opgehaald worden bij de bank om vervolgens te verwerken in de boekhouding. Dus zonder handmatige uploaden downloadfuncties.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het boekhoudpakket en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; niet onbelangrijk is gegevensuitwisseling met andere systemen, zoals rapportagesoftware en fiscale aangiftesoftware. Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld vanuit het boekhoudpakket een export aanbieden die ingelezen kan worden in een rapportagepakket. Of bijvoorbeeld een jaarrekening in SBR/XBRL formaat aanbieden aan Digipoort t.b.v deponering bij de Kamer van Koophandel. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie). Door inzicht te bieden in zowel automatische- als handmatige koppelingen krijgt u in elk geval een goed beeld van de informatie die, al dan niet geheel automatisch, uitgewisseld kan worden tussen onderlinge toepassingen en partijen. Deze koppelingen verminderen het handmatig overnemen van gegevens en daarmee de kans op fouten.

De volgende boekhoudsystemen worden aangeboden via het model van ‘webbased cloudcomputing’.

Leverancier, toepassing en website

Model Elektro-nisch facturen aanmaken, inlezen en verwerken

Automatisch bankaf-schriften inlezen en verwerken

Automatische koppelingen

Andere koppelingen

Toelichting

AccountView AccountView GO www.accountview.nl

SAAS

Factureren als PDF in email.

Herinneren als PDF in

Automatische koppeling met ABN AMRO beschikbaar.

Automatische

AccountView Scanboeken – scannen en geautomatiseerd verwerken van inkoop- en verkoopfacturen.

Rapportages (SBR o.a.) worden vanuit backoffice door accountant gegenereerd en aangeboden.





http://www.accountview.nl/



10





Andere koppelingen

Toelichting

email.

Inlezen facturen in UBL 2.0 formaat in backoffice of in AccountView Scanboeken

koppeling met Rabo en ING verwacht in 2012.

Aanleveren en verwerken van elektronische facturen (UBL 2.0 formaat, Sligro, Deli XL)

AccountView Backoffice - AccountView versie op het kantoor van de accountant, cliëntadministratie wordt automatisch bijgewerkt

Asperion Asperion inBALANCE www.asperion.nl

SAAS Nee ABN AMRO BIZNER

Rabo verwacht medio 2012

PostnNL Factuurservice PostNL Aanmaningen

Diverse webshops

Caseware, Infine, Flexkids, 8 verschillende Webshops, Audition, Drumis, Loket.nl, Nmbrs,Salar, Microloon, Logisal, Unit4 salaris, Exact loon, King loon

PostNL betreft verzending facturen als xml en verzend service van pdf

CASH CASHWeb www.cash.nl

SAAS Ja

UBL 2.0 in-en uitgaand alsmede PDF

ABN AMRO, Rabobank

ING verwacht

Via webservices o.a.Banken, Lonen, Kredietinfomatie, Digipoort, Scannen (boeken), Online kassa, Webwinkel, Incasso, Jaarrekeningen en Accountancy-portal.

Via alle gangbare formaten en pakketten.

Via webservices zijn nagenoeg alle koppelingen mogelijk.

Davilex Davilex Online www.davilex.nl

SAAS Online factureren beschikbaar in 2012

Beschikbaar in 2012

Digipoort

Exact Software Exact Online www.exactonline.nl

SAAS Ja, in UBL 2 formaat

ABN AMRO Rabobank

Via webservices wordt alles automatisch gekoppeld. Denk aan KvK, portals en branche-pakketten.

Rapportages: Beegua, Pro Management, Speedbooks, Visionplanner.

Uren: Qics

Portalen: CreAim, PinkWeb, Reeleezee

Voor XML, XLS en CSV zijn importdefinities te definiëren, die het mogelijk maken data handmatig vanuit andere pakketten te importeren of vanuit Exact Online te exporteren.





http://www.asperion.nl/

http://www.cash.nl/

http://www.davilex.nl/

http://www.exactonline.nl/



11





Andere koppelingen

Toelichting

3)

Ficsus.nl FicsBook www.ficsbook.nl www.ficsus.nl

SAAS Ja Handmatige import alle Nederlandse banken.

Btw-aangifte,

DigiPoort,

ClientOnline

Accountancy

Klantenportaal

Export CMS

Kleisteen Kleisteen www.kleisteen.nl

SAAS Nee, alleen e-facturen verzenden als aparte bijlage naast PDF, niet inlezen

Nee, er moet handmatig worden geïmporteerd

Xml auditfile

export

Medio 2012

koppelingen

met o.a.

webshops

mogelijk.

MUIS Software iMUIS Online www.muis.nl

SAAS of Eigen webserver

Factureren als pdf in email. Inlezen van facturen in UBL 2.0 verwacht.

Herinnering als pdf in email.

ABN AMRO automatische koppeling beschikbaar. Automatische koppeling Rabobank en ING verwacht in 2012.

Loket.nl automatische koppeling. Activa-register, BTW-aangifte, Budgetten, Rekening Courant, Transitorische posten, Verkoop / facturatie. Naast bankieren ook incasso, CRM /relatiebeheer, Uren, Onkosten-declaratie, Digitaal Dossier. CloudSwitch: koppeling o.b.v. webservices..

XML Auditfile Export. Inlezen van Caseware. Inlezen van boekingen, debiteuren, crediteuren en verkooporders van derden

Reeleezee Reeleezee www.reeleezee.nl

SAAS JA, ondersteund wordt: PDF bijlage en UBL 2 formaat

Scannen en herkennen van facturen

XML koppeling met andere facturatie systemen

Automatische koppeling met:

- ABN AMRO

- Rabobank

Koppelingen op basis van webservices met: Portals Loon, HRM en salarispakketten Rapportage software CRM software Facturatie software Urenregistratie Webwinkel software Diverse branche specifieke systemen

Eigen Reeleezee Kassa software

Native APPS voor iOS, Android en Windows beschikbaar in 2012

Koppelingen op basis van import/export met: Jaarrekening software Fiscale software Loon, HRM en salarispakketten

Reeleezee heeft een gepubliceerde taxonomie en een beschrijving van het protocol waarop web service koppelingen ontwikkeld worden. Er zijn er veel reeds ontwikkeld.

SkillSource e-boekhouden.nl www.e-boekhouden.nl

SAAS Alleen aanmaken van facturen

ABN Magento, VirtueMart en mijnWinkel

Exports voor diverse rapportage-software

Daarnaast is re en generieke soap-koppeling welke voor





http://www.ficsbook.nl/

http://www.ficsus.nl/

http://www.kleisteen.nl/

http://www.reeleezee.nl/

http://www.e-boekhouden.nl/



12





Andere koppelingen

Toelichting

allerlei doeleinden gebruikt kan worden.

Twinfield Twinfield www.twinfield.nl

SAAS Ja ABN AMRO/ Rabobank

Via Webservices:

Salaris en HRM: Nmbrs, Loket.nl

Rapportages: Reportingportal, Beegua, Visionplanner, Infine, Diamond,

Relatie-, dossierbeheer: SalesForce, Newbase, MyBusinessWorlden CRM Waypoint

Portalen: CreAim, Ctrl, PinkWeb Twinapps 1)

Overige automatische koppelingen 2)

Salaris en HRM: ADP, AFAS, CTB, Exact, Logihuis, Microloon, Raet, UNIT4

Rapportages: CaseWare, Audition

Relatie-, dossierbeheer: CaseWare, Allure

Digipoort

Twinapps 1)

YOB YOB Teleboekhouden www.yob.nl www.scanboeken.nl www.sbr-portaal.nl www.fidesque.nl

Naar eigen keuze via SAAS of op eigen webserver

Inlezen en aanmaken facturen in UBL 2.0 formaat in Teleboek-houden en in Scanboeken

Unieke integratie telebankieren.

Kassakoppeling klantinformatie en transacties. Scanboeken voor verwerking van gescande en/of digitale facturen, Fidesque voor single sign-on, SBR-portaal voor verzending en accordering van aangiften

Integratie met webshops, externe branche-pakketten voor facturen, export naar Excel voor ad-hoc rapportage, import grootboek-mutaties voor salaris

Webservices beschikbaar.

1) Door het business model van Twinfield, alsmede de open architectuur, is het mogelijk op eenvoudige wijze koppelingen te realiseren met diverse aanleverende of uitvragende systemen. Op de website van Twinfield vindt u het meest recente overzicht van de beschikbare koppelingen. http://www.twinfield.nl/twinapp/

2) Automatische koppelingen met verschillende webshops en kassasystemen. Op de website van Twinfield vindt u het meest recente overzicht van de beschikbare koppelingen. http://www.twinfield.nl/twinapp/

3) Zie voor lijst op http://www.exact.nl/software-en-services/software/exact-add-ons/exact-online met alle te integreren pakketten.





http://www.twinfield.nl/

http://www.yob.nl/

http://www.scanboeken.nl/

http://www.sbr-portaal.nl/

http://www.fidesque.nl/

http://www.twinfield.nl/twinapp/

http://www.twinfield.nl/twinapp/

http://www.exact.nl/software-en-services/software/exact-add-ons/exact-online



13

3.3 Salaris- en HRM systemen Na boekhoudsystemen hebben ook salaris- en personeelsinformatiesystemen, of onderdelen daarvan, hun weg naar the cloud gevonden. Bij boekhoudsystemen hebben intermediairs een belangrijke rol gespeeld bij de adoptie, terwijl bij salaris- en HRM systemen het online werken in het algemeen in belangrijke mate heeft bijgedragen tot adoptie van ervan. Een in het oog springende functionaliteit is het online kunnen raadplegen van salarisstroken en jaaropgaven door personeelsleden. In meer uitgebreidere vorm wordt Employee Self Service (ESS) aangeboden. Bij dit laatste gaat het niet alleen om het opvragen van salarisstroken, maar ook om het raadplegen van een personeelsdossier en het online doorgeven van mutaties. Denk bij dit laatste aan een adreswijziging of bijvoorbeeld een behaalde opleiding. In tegenstelling tot boekhoudpakketten die volledig werken via het webbased cloud model hebben we ons bij salaris- en HRM systemen ook gebaseerd op systemen die een of enkele functies via the cloud aanbieden. Bij de inventarisatie van salaris- en HRM systemen in the cloud hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht:


- Bepaalde functies via the cloud beschikbaar; in dit geval gaat het om bepaalde functies, zoals het raadplegen van salarisstroken, die via the cloud beschikbaar zijn.

- Alle functies via the cloud beschikbaar; in dit geval is het complete salaris- en of personeelssysteem via the cloud beschikbaar. Dus inclusief salarisberekeningen en periodieke salarisverwerking.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het salaris- en HRM systeem en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld vanuit een salarispakket een loonverdeelstaat aanbieden die ingelezen kan worden in een boekhoudpakket. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).

Het gaat dan om de volgende salaris- en/of HRM-systemen:


Model Bepaalde functies via the cloud beschikbaar

Alle functies via the cloud beschikbaar


Andere koppelingen Toelichting

AccountView Nmbrs www.accountview.nl

SAAS Employee self service (o.a. raadplegen loonstroken, roosters)

HRM funnctionaliteit (ziekte- en verlofregistratie, pers. gegevens)

Ja Automatische koppeling met AccountView

ADP PNET www.adp.nl

SAAS Alle functies via de cloud beschikbaar

Ja Gegevensuitwisseling

met alle relevante

Mogelijkheid om

gegevens te koppelen

Salaris, HRM, ESS, Digitaal dossier






http://www.adp.nl/



14






partijen en instanties

(pensioenfondsen,

belastingdienst, etc.).

met derden systemen

CTB Personele Systemen Cobra Internet Salaris www.ctb.nl

SAAS Ook mobile HR en Salaris voor smartphones en tablets.

Ja Data integratie via webservices.

Koppelen met elk financieel pakket, tijdregistratiesystemen, etc. is mogelijk. Syntrus Pensioenaangifte en overige pensioenfondsen.

Mogelijkheden gaan verder dan de standaard ESS/MSS oplossingen. Gericht op efficiëntere HR-processen, ondersteund door mobile devices. Uitgebreide digitaal archief functionaliteiten voor HR- en Salaris-dossier, gebaseerd op Microsoft Sharepoint technologie.

Emerus HR Solutions HR-2day www.emerus.nl

SAAS Ja Belastingdienst, Pensioenfondsen, Connexys Talent Management

Werving & Selectie applicaties, Roostering, Financiele applicaties, diverse klantspecifieke koppelingen

Volledig geïntegreerde cloudoplossing voor HR- en Salaris-administratie

Exact Software Exact Online www.exactonline.nl 2)

SAAS Mutaties doorgeven, stroken, management-informatie. Management self service

Ja Via webservices wordt alles automatisch gekoppeld. Denk aan KvK, portals en branche-pakketten.

Rapportages: Beegua, Pro Management, Speedbooks, Visionplanner.

Uren: Qics

Portalen: CreAim, PinkWeb, Reeleezee

Voor XML, XLS en CSV zijn importdefinities te definiëren, die het mogelijk maken data handmatig vanuit andere pakketten te importeren of vanuit Exact Online te exporteren.

Pro Management DigiRecord.nl www.promanagement.nl

SAAS Raadplegen uitgebreid personeelsdossier, raadplegen loonstroken en jaaropgaven en signaleringen middels werkstromen voor ziekmeldingen, bepaalde subsidies, alerts.

N.v.t. N.v.t. Digitale personeelsdossier online

UNIT4 UNIT4 Personeel en Salaris Online www.unit4 1)

SAAS Functies t.b.v. cliënten.

Gegevens-integratie is op verschillende onderdelen geautomatiseerd mogelijk.

UNIT4 Client Portaal

Gegevens-uitwisseling

is mogelijk met alle

instanties en software

Cliënten kunnen zelfstandig in- door- en uitstroom managen. Administratie rondom o.a. bedrijfsmiddelen,





http://www.ctb.nl/

http://www.emerus.nl/

http://www.exactonline.nl/

http://www.promanagement.nl/

http://www.unit4/



15






van derden.

leaseauto’s, opleidingen en beoordelen. Registratie, signalering en rapportage. Digitaal personeelsdossier. Employee Self Service.)

Van Spaendonck Services Loket.nl www.loket.nl

SAAS Alle functies via de cloud beschikbaar

Ja Twinfield, Accountview, Reeleezee, iMuis, De Horecaplanner, Absentie-manager

Diverse financiële pakketten, tijdregistratie-systemen, etc.

1) http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/personeel-en-salaris

2) Zie de Exact Add-On Catalogus op http://www.exact.nl/software-en-services/software/exact-add-ons/exact-online , met alle te integreren pakketten.





http://www.loket.nl/

http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/personeel-en-salaris

http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/personeel-en-salaris





16

3.4 Rapportagesystemen; Onder rapportagesysteem verstaan we een zelfstandige toepassing, zoals voor het vervaardigen van de jaarrekening, conform de eisen van de Kamers van Koophandel en het burgerlijk wetboek (BW2 titel 9). Ook kan het gaan om een rapportagesysteem dat informatie verschaft aan cliënten. Rapportagesystemen die alleen als onderdeel van een ander systeem gelden (zoals een boekhoudpakket) zijn hier niet ondergebracht. Bij de inventarisatie van rapportagesystemen hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht.


- Bepaalde functies via the cloud beschikbaar; in dit geval gaat het om bepaalde functies die via the cloud beschikbaar zijn.

- Alle functies via the cloud beschikbaar; in dit geval is het rapportage via the cloud beschikbaar.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het rapportagesysteem en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld vanuit een boekhoudpakket cijfers aanbieden die ingelezen kunnen worden in het rapportagesysteem. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).

Het gaat dan om de volgende toepassingen:



Alle functies via the cloud beschik-baar


Andere koppelingen

Toelichting

Make Life Easier MLE samenstel www.makelifeeasier.nl

SAAS SBR deponeren jaarrekening

Knowledge

Koppeling met richtlijnen en kennisbanken branche-organisatie(s)

Boekhoud-systeem XBRL, XML AF, anders

MLE samenstel start met het importeren van de cijfers uit een boekhoudsysteem Daarna kan met behulp van de in de applicatie aangeboden weten regelgeving, voorbeelden en hulpmiddelen (obv SAAS) een instance document en een hard copy van de jaarrekening worden gemaakt die wordt gedeponeerd bij Digipoort.

Pro Management PM-Online.nl www.promanagement.nl www.sbrweb.nl

SAAS Ja,

SBR-KvK SBR-BTW SBR-Krediet-rapportage SBR-vWIA

Jaarrekening Online

Ja Exact Online

Twinfield Online 2

e kw.

2012

Koppelingen met alle boekhoud-pakketten.

Via PM-Online.nl kunnen cijfers en teksten worden aangemaakt t.b.v. het automatisch via PM-Report -genereren van jaarrekeningen en pubs via internet. De gegevens blijven bij de intermediair als XML-bestand.

Er is een Transactiepoort online beschikbaar voor het volgen van online ingediende rapportages





http://www.makelifeeasier.nl/


http://www.sbrweb.nl/



17





Andere koppelingen

Toelichting

UNIT4 UNIT4 Prognose www.unit4.nl 1)

SAAS Alle functies,

Ideaal om op deze manier te samenwerken met de cliënt

Ja

Koppeling met UNIT4 Audition, ten behoeve van een foutloze geïntegreerde integratie, waarbij alle financiële gegevens, al juist gerubri-ceerd zijn.

XBRL, andere koppelingen op aanvraag

Unieke ‘vijf minuten prognose’ voor het snel creëren van cliëntgerichte rapportage. Investeringsanalyse, bedrijfswaardering, beoordeling nieuwe activiteiten, omzet- en kostenstructuur analyse, bedrijfsbegeleiding en bedrijfs-doorlichting. Professionele managementinformatie. Volledige consistentie tussen balans, exploitatie en kasstroom. Klantspecifieke rapportages. Klantspecifiek dashboard met de mogelijkheid om door te zoomen naar de details. Mogelijkheid om prognoses tussentijds bij te stellen. UNIT4 Prognose is powered by Topicus Finan BV.

1) http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/prognose





http://www.unit4.nl/

http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/prognose



18

3.5 Belastingaangiftesystemen; Gerelateerd aan de aangiftes voor de IB en VPB worden op dit moment geen toepassing via webbased cloud computing aangeboden in de markt.







19

3.6 Relatie- en digitaal dossierbeheer; Bij de inventarisatie van systemen voor relatie- en digitaal dossierbeheer hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht.



- Alle functies via the cloud beschikbaar; in dit geval is het volledige rapportagesysteem via the cloud beschikbaar.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het rapportagesysteem en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld vanuit een boekhoudpakket rapportages aanbieden die geïmporteerd kunnen worden in een toepassing voor digitaal dossierbeheer. In de praktijk zal dit veelal gaan om rapportages in PDF formaat. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).

Relatie- en digitaal dossierbeheer kan een overlap vertonen met de hierna te behandelen portaalsystemen (hoofdstuk 4 ‘portaaltoepassingen’).



Model Bepaalde functies via the cloud beschik-baar



Andere koppelingen

Toelichting

Change to Comm AuditCase Web www.auditcase.nl

SAAS of eigen webserver

Alles Ja Ja, webservice koppelingen met o.a. AccountView, Twinfield, PinkWeb, Reeleezee, MAP, etc.

Ja, handmatig alle bestandstypen ondersteund (van PDF tot docx).

AuditCase is een volledige CRM en Dossier oplossing voor accountantskantoren.

Make Life Easier MLE controle www.makelifeeasier.nl

SAAS Knowledge Koppeling met richtlijnen en kennisbanken branche-organisatie(s)

Boekhoud-systeem XBRL, XML AF, anders

Document-systemen indien gewenst

De applicatie ondersteunt het controleproces dmv een praktische eworkflow die volledig is aangepast aan de meeste recente weten regelgeving (bijv COS). Naast de weten regelgeving worden in de applicatie ook voorbeelden en hulpmiddelen aangeboden (obv SAAS) . Het controleproces leidt tot een electronisch dossier in pdf,dat eventueel met





http://www.auditcase.nl/

http://www.makelifeeasier.nl/



20


Model Bepaalde functies via the cloud beschik-baar



Andere koppelingen

Toelichting

andere systemen kan worden uitgewisseld.

Pro Management DigiRecord.nl www.promanagement.nl

SAAS Dossiers, Relatie- gegevens,

DMS, document management system voor alle documenten die met klanten, banken, investeerders worden uitgewisseld.

Werkstromen-beheer voor alle vormen van werkstromen op documen-ten.

Taakbeheer.

Digitale handtekening

Ja Met digitaal dossier van PM-Record plus salarissystemen en de transactiepoort voor SBR-rapportages.

DigiPoort voor KvK en Belastingdienst

BIV (bancaire infrastructurele voorzieningen) voor kredietrapportages

Koppeling met PM-Record File

Koppeling met Semansys voor XBRL-uitwisselingen

Alle vormen van dossiers kunnen binnen DigiRecord worden aangemaakt. Alle mutaties van documenten worden in een logboek bijgehouden.

Permanente dossiers Jaardossiers Personeelsdossiers Financieringsdossiers Verenigingsdossiers Projectdossiers

Per dossier zijn gebruikers te (ont-)koppelen.

Ideaal zijnde werkstromen met signaal-/alert functies en taakbeheer.

Reeleezee Portal Dossier www.reeleezee.nl

SAAS Relatiegegevens, Dossier

JA Koppeling op basis van webservice met: Unit 4, Exact Synergy, Alure, Lotus Notes, PM Record, Active Directory

Upload, Scannen Koppeling op basis van webservice









21

3.7 Urenregistratie- en declaratiesystemen; Als uw kantoormedewerkers thuiswerken of op locatie (bij cliënten) werkzaam zijn kan het uitkomst bieden om uren via internet te kunnen registreren. Bij declareren kan elektronisch factureren van toepassing zijn, mits uw cliënten deze facturen in hun systeem automatisch kunnen inlezen en verwerken. Een voorloper van elektronisch factureren is het aanmaken van een factuur in PDF formaat die per email aan cliënten wordt verzonden. Bij de inventarisatie van systemen voor urenregistraties en declaraties hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht.


- Urenregistratie via the cloud beschikbaar; het gaat er om dat medewerkers buiten kantoor de uren kunnen vastleggen.

- Elektronisch factureren; in dit geval gaat het om het samenstellen van facturen in een standaard (XML) formaat en het elektronisch aanbieden van deze facturen (per email of webservices) aan het administratiepakket van uw cliënt(en). Als het declaratiesysteem alleen een factuur in PDF kan aanmaken en versturen per email is sprake van een voorloper van elektronisch factureren.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het systeem en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling. Bijvoorbeeld de declaraties (facturen) automatisch verwerken in een boekhoudpakket (grootboek- en debiteurenadministratie).

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld facturen vanuit een declaratiesysteem aanbieden die geïmporteerd kunnen worden in een boekhoudpakket. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).



Model Urenregistratie via the cloud beschikbaar

Elektronisch factureren beschikbaar


Andere koppelingen

Toelichting

AccountView MyTime www.accountview.nl

SAAS Ja Ja, vanuit backoffice (PDF + UBL 2.0)

Urenregistratie (Uren & Declaraties) volledige geïntegreerd met AccountView financiële administratie

Asperion Asperion inTIME www.asperion.nl

SAAS Ja - Werkt geïntegreerd met Asperion inBALANCE

-

CASH CASHWeb Projecten www.cash.nl

SAAS Ja Ja Ja idem als cashweb (zie 3.2. boekhoudsoftware)

Ficsus.nl SAAS Ja Ja, in eigen Ja, factuur met







http://www.cash.nl/



22


Model Urenregistratie via the cloud beschikbaar

Elektronisch factureren beschikbaar


Andere koppelingen

Toelichting

FicsBook www.ficsbook.nl www.ficsus.nl

huisstijl boekhouding en

relatiebeheer

Kleisteen Kleisteen www.kleisteen.nl

SAAS Ja Nee geïntegreerd in boekhouding

MUIS Software iMUIS Online www.muis.nl

SAAS of eigen webserver

Ja Ja vanuit iMUIS factureren per email als PDF en UBL 2.0 verwacht.

Urenregistratie (Uren & Declaraties) volledige geïntegreerd met iMUIS Uren-verantwoording & Declaraties, budgetvergelijk en iMUIS financiële administratie

Zeer inzichtelijke onderhanden werk positie, Declaratie-budgetten

Pro Management www.promanagement.nl

SAAS Ja factureren per email als PDF en UBL 2.0 verwacht.

Naar facturatie Factuurregels kunnen worden geëxporteerd naar alle boekhoud-pakketten

Reeleezee Reeleezee www.reeleezee.nl

SAAS Ja Ja Urenregistratie


SAAS Ja Ja Twinfield (zie 3.2. boekhoudsoftware)

Twinfield (zie 3.2. boekhoudsoftware)

YOB YOB Teleboekhouden www.yob.nl

Naar eigen keuze via SAAS of op eigen webserver

Ja Ja Teleboekhouden Export naar Excel.





http://www.ficsbook.nl/

http://www.ficsus.nl/

http://www.kleisteen.nl/

http://www.muis.nl/



http://www.yob.nl/



23

3.8 Portaalsystemen; Portaalsystemen nemen een aparte, en steeds belangrijkere, plaats is als het gaat om (samen)werken in the cloud. Vandaar dat aan portaalsysteem een apart hoofdstuk is gewijd dat hierna volgt.







24

3.9 Overige cloud toepassingen; Hier geven we inzicht in webbased cloudtoepassingen die niet vallen onder de hiervoor genoemde toepassingen. Bij de inventarisatie van overige cloud toepassingen hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht.



- Alle functies via the cloud beschikbaar; in dit geval is de volledige toepassing via the cloud beschikbaar.

- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen het systeem en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit het pakket gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).






Andere koppelingen

Toelichting

AcountCloud Accountcloud www.accountcloud.nl

SaaS Portaal voor het digitaal aanleveren van de administratie aan het eigen administratiekantoor

Automatisch gerubriceerd aanbieden van scans, elektronische facturen, bank en belastingdocumenten

Digitaal archief inclusief delen van bedrijfsgerelateerde documentatie

Accorderen van belasting aangiften

Dashboard voor de ondernemer

Ja In ontwikkeling Ondernemers hebben toegang via AccountCloud.nl of via de website of portal van uw kantoor. Na het verwerken van de administratie wordt dit automatisch teruggekoppeld naar het Dashboard van de ondernemer.

AccountView Scanboeken www.accountview.n

SAAS Aanleverportaal (scans, elektronische facturen, elektronische bankafschriften)

Online scanfaciliteiten

Ja AccountView financiële administratie – alle aangeleverde facturen worden in de ‘cloud’ bewaard maar kunnen altijd direct in

Aanbieders van elektronische facturen (o.a. DeliXL, Sligro – meer volgen).





http://www.accountcloud.nl/

http://www.accountview.n/



25





Andere koppelingen

Toelichting

(scanfunctie geïntegreerd in webapplicatie)

Facturenarchief

Signalering spookfacturen

AccountView bij de boekingen worden geraadpleegd (middels webservice). Bij elke boeking is dus de originele (scan)factuur direct te raadplegen.

Kamer van Koophandel – automatisch genereren van crediteuren-stamgegevens op basis van KvK registratie.

Asperion Asperion TopBase www.asperion.nl

SAAS Debiteurenbeheer Ja Incasso bureaus Werkt geintegreerd met Asperion inBALANCE

Asperion Asperion Executive Viewer www.asperion.nl

SAAS OLAP database report generator

Ja Wordt gebruikt voor management rapportage over meerdere administraties heen.

Batavia XBRL Services SOAfX Services www.batavia-xbrl.com

SAAS - Via webservices 1)

Ja Ja vervullen een rol in een specifieke stap in de workflow van de afnemer. Voor klanten van de afnemer zal het niet zichtbaar zijn dat een deel van werkzaamheden door de SOAfX server van Batavia XBRL Services BV worden uitgevoerd.

Pro Management AOIC.nl www.promanagement.nl

SAAS Alle functies Ja Naar werkprogramma’s

N.v.t. Online beschrijving bedrijfsorganisatie klanten met processtructuren en organisatiestructuren en workflow-schema’s Wordt ook gebruikt voor digitale (kwaliteitshandboeken) handboeken.

Semansys www.semansys.com

SAAS XBRL generatie, XBRL rendering, XBRL validatie, Banken validatie, Digipoort, Audit Report

xbrlOne SaaS koppeling met meerdere softwareleveranciers beschikbaar

xbrlOne SaaS koppeling met meerdere software-leveranciers beschikbaar

Syslogic Scienta www.scienta.nl

SAAS Ja

2)

Word Active Directory / LDAP

Online handboeken oplossing


SAAS Gescande facturen. Facturatie vanuit Twinfield.

XBRL KvK en BTW en ICP op basis van de NT 2012

Ja Gescande factuur op boekingsregel opvraagbaar.

UNIT4 UNIT4 Digipoort www.unit4.nl 3)

SAAS

Hybride oplos-sing In eerste fase UNIT4 Audition, In tweede fase : Alle relevante UNIT4 applicaties.

SBR Documenten

Communicatie zowel met de oude formaten (BAPI), alsmede het nieuwe formaat SBR. Communicatie met Belastingdienst, KvK, maar ook met alle banken. Dit alles via één oplossing. Ook de retourberichten worden getransporteerd naar







http://www.batavia-xbrl.com/


http://www.semansys.com/

http://www.scienta.nl/





26





Andere koppelingen

Toelichting

de aanleverende applicatie.

UNIT4 UNIT4 Actueel www.unit4.nl 4)

Voor het beheren en

distribueren van uw

kwaliteitshandboeken.

Zowel vakorganisaties

als kantoororganisaties

waarborgen met UNIT4

Actueel een efficiënt en

betrouwbaar gebruik

van relevante

vaktechnische kennis

en kantoorprocedures.

SAAS UNIT4 Auditor Centraal beheer vaktechniek en handboeken. Efficiënte verwerking wijzigingsvoorstellen. Behoud van historische artikelversies. Overal en altijd beschikbaar (web-based). Gebruikersvriendelijk en intuïtief. Beveiligd en geautoriseerd. Koppeling werkprogramma’s. Snelle implementatie.

YOB Fidesque www.fidesque.nl

SAAS Aan- en afmelden van digitale identiteit en sessiebewaking voor single sign-on voor online applicaties en portaalsystemen

Ja Koppeling met alle producten in de eigen portfolio alsmede op basis van OpenId met alle systemen in de wereld die deze standaard ondersteunen.

NVT

1) Batavia XBRL Services BV levert de validatie, transformatie en render oplossingen die Batavia XBRL te bieden heeft in SAAS vorm via het zogenaamde SOAfX platform. SOAfX (Service Oriented Architecture for XBRL) biedt via industriestandaarden koppel mogelijkheden voor boekhoudpakketten, portaalleveranciers, fiscale pakketten, ERP systemen en workflow systemen om XBRL mogelijkheden toe te voegen aan de bestaande functionaliteit. Deze services volgen het fire and forget principe. Er is standaard geen opslag van gegevens mogelijk op het platform van SOAfX, anders dan eventueel een updatebestand maken van een instance dat door de afnemer van een dergelijke service zelf moet worden verwerkt in een database. De services die Batavia XBRL Services aanbiedt zijn: 1. Validatie service (NL Taxonomie inclusief Bankenextentie) 2. Render service (transformeren van instances in bijvoorbeeld PDF) 3. SVR Validaties (Standard Validation Rules validaties, conform de Bankenextensie) 4. Overige services op aanvraag als maatwerk of als publieke service. SOAfX is gebaseerd op een tikkenmodel, zodat de afnemer van de SOAfX services geleidelijk kan meegroeien met de ontwikkeling in de markt, zonder op voorhand hoge kosten te maken.

2) Scienta is een online SaaS dienst waarin webbased crossplatform een online handboek omgeving wordt gefaciliteerd. Hierin kan vaktechnische content, zoals werkprogramma’s, checklijsten, modellen, etc. in worden vastgelegd. Ook kantoor- en kwaliteitshandboeken worden vastgelegd en eenvoudig ontsloten via Scienta. Organisaties kunnen zich met Scienta eenvoudig abonneren op handboeken van bijvoorbeeld NOVAK en Nivra. Zo kunnen updates op de regelgeving en handboeken eenvoudig worden opgehaald en verwerkt.

3) http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/sbr

4) http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/online-handboeken







http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/sbr

http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/online-handboeken

http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/online-handboeken



27







28

4. Portaaltoepassingen 4.1 Inleiding Een portaaltoepassing is een internettoepassing waarmee onder meer gecommuniceerd kan worden met de ‘omgeving’ van uw kantoor. Deze omgeving kunnen uw cliënten zijn, maar ook uitvragende partijen als de Belastingdienst en de banken. Een portaal kunt u beschouwen als een verlengstuk van uw bestaande administratieve toepassingen, zoals uw boekhoudpakket, salarisadministratie, rapportagesysteem of bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware. Een portaaltoepassing kan een zelfstandige toepassing zijn of bijvoorbeeld geïntegreerd geleverd worden met een (on-line) boekhoud- of salarissysteem. Bij dit laatste kunt u denken aan functies op het gebied van Employee Self Services (ESS) die via internet beschikbaar worden gesteld. Steeds vaker wordt aan werknemers de mogelijkheid geboden om loonstroken via internet op te vragen.

Allereerst moet u voor u zelf duidelijk maken welke toegevoegde waarde een portaaltoepassing voor u kan hebben. Daarvoor moet u in kaart brengen met welke partijen u waarover communiceert en welke toepassingen daarbij een rol spelen.

Vanuit een portaal kan gecommuniceerd worden met:

Cliënten; U kunt uw cliënten een online archieffunctie bieden voor documenten, zoals aangiftes van voorbije periodes, rapportages en personeelsinformatie. Ook kunt u een online accorderingsfunctie bieden aan uw cliënten. Bijvoorbeeld het goedkeuren van aangiftes, voordat deze elektronisch worden verzonden aan de Belastingdienst.

Uitvragende partijen; Hier moet u denken aan het elektronisch uitwisselen van gegevens, zoals een aangifte BTW aan de Belastingdienst of een kredietrapportage aan de banken. Als we inzoomen op gegevensuitwisseling met de Belastingdienst zult u in de praktijk gebruik maken van BAPI. Dat kan vanuit een boekhoudsysteem voor de BTW aangifte en/of de ICP opgave, maar ook vanuit aangiftesoftware als het gaat om de IB en VPB aangifte. BAPI wordt uitgefaseerd en zal vervangen worden door Digipoort. Dit laatste kanaal zal ook gebruikt worden voor elektronische gegevensuitwisseling met de Kamers van Koophandel en het CBS. Daarnaast bieden de banken de mogelijkheid om elektronisch kredietrapportage aan te leveren via de BIV (Bancaire Infrastructurele Voorziening). Als u werkt met loon- en salarissoftware dan komt daar nog gegevensuitwisseling met pensioenuitvoerders bij. Elektronisch uitwisselen van gegevens met arbodiensten is trouwens ook mogelijk. In de toekomst kunt u erop rekenen dat elektronische gegevensuitwisseling verder uitgebreid zal worden en een belangrijke plaats in uw kantoorpraktijk zal innemen. XBRL-serviceproviders Leveranciers van portaalsystemen die zorgen voor gegevensuitwisseling van XBRL-documenten met uitvragende partijen worden aangeduid als ‘XBRL-serviceproviders’.

Uw kantoormedewerkers; Een portaaloplossing kan natuurlijk ook geschikt zijn voor uw kantoormedewerkers. Zo kunt u denken aan employee self service (iets wat trouwens ook kan gelden







29

voor medewerkers van uw cliënten), maar ook aan het registreren van uren en het vastleggen of raadplegen van klantgegevens.







30

4.2 Externe verbindingen Hiervoor is al sprake geweest van gegevensuitwisseling met externe partijen als de Belastingdienst, Kamers van Koophandel, banken en pensioenuitvoerders. U kunt er natuurlijk voor kiezen om vanuit meerdere administratiesystemen externe verbindingen op te zetten naar meerdere (uitvragende) partijen. Als het gaat om een enkele verbinding, zoals BAPI, dan kunt u dat wellicht redelijk eenvoudig met uw systeembeheerder regelen. Maar als het gaat om meerdere verbindingen met meerdere systemen van uitvragende instanties dan wordt het opeens een ander verhaal. Kortom: heeft u alle externe verbindingen onder controle? U kunt zich dit schematisch als volgt voorstellen:

In voorgaande situatie kan een portaaltoepassing uitkomst bieden. Het komt er op neer dat alle communicatie met systemen van (externe) uitvragende partijen wordt afgehandeld via de portaaltoepassing. U kunt zich dat schematisch als volgt voorstellen:

Boekhouding

(BTW, ICP)

Rapportages

(KvK, CBS)

Aangiftes

( IB/VPB)

Salarisadm.

(pensioenfondsen)

Portaal-

toepassing

Belastingdienst

Digipoort overheid

BIV banken

Pensioenuitvoerders

Boekhouding

(BTW, ICP)

Rapportages

(KvK, CBS)

Aangiftes

( IB/VPB)

Salarisadm.

(pensioenfondsen)

BAPI

Belastingdienst

Digipoort

BIV banken

Pensioenuitvoerders







31

4.3 Single sign on Actueel bij portaaltoepassingen is een 'single sign on'. U logt éénmaal in en krijgt dan toegang tot meerdere onderliggende toepassingen. In de praktijk heeft u vaak te maken met een veelvoud aan toegangsgegevens voor administratiesystemen. Single sign on zorgt er voor dat een (kantoor)medewerker of cliënt éénmaal kan inloggen met zijn of haar gegevens en daarmee toegang heeft tot meerdere administratiesystemen. Vanuit een portaaltoepassing kunnen dan andere (veelal online) administratiesystemen benaderd worden, zonder opnieuw te hoeven inloggen.

eHerkenning Met eHerkenning kan een bedrijf zich elektronisch identificeren bij de (overheids- of andere)dienstverlener waarmee zaken wordt gedaan. Dit gebeurt met een eHerkenningsmiddel waaraan automatisch een machtiging is gekoppeld. Een bedrijf één of meer personen aan die namens het bedrijf gemachtigd zijn (dit kan dus ook een intermediair zijn) om bepaalde elektronische (overheids- of andere) diensten af te nemen en zorgt dat deze personen beschikken over een geschikt eHerkenningsmiddel. Centraal staat de gedachte dat bedrijven met één herkenningsmiddel elektronisch diensten kunnen afnemen bij verschillende overheidsdienstverleners en eventueel andere organisaties.

Een eHerkenningsmiddel wordt in de praktijk ook al toegepast als ‘Single sign on’.

eHerkenning onderscheidt vier niveaus van betrouwbaarheid. Deze niveaus zijn gerelateerd aan de betrouwbaarheidsniveaus van het Europese STORK project.

De volgende niveaus (van betrouwbaarheid) worden onderscheiden (met tussen haakjes de kenmerken van het te gebruiken middel):

1. Minimale betrouwbaarheid (Gebruikersnaam en wachtwoord); 2. Redelijke betrouwbaarheid (2-factor = kennis en bezit: SMS, one time password

token (OTP), certificaat); 3. Redelijke betrouwbaarheid met fysieke verschijning (2-factor = kennis en bezit: SMS,

one time password token (OTP), certificaat, (bank)pas; 4. Zeer hoge betrouwbaarheid met fysieke verschijning (Gekwalificeerde certificaten op

een veilig middel, zoals via PKIoverheid, conform Wet Elektronische Handtekeningen.

Meer informatie is te vinden op http://www.eherkenning.nl/





http://www.eherkenning.nl/



32

4.4 Communiceren is tweerichting verkeer Als informatie uitgewisseld wordt met behulp van een portaaltoepassing is het van belang dat retourinformatie ook wordt gemeld aan de aanleverende administratiesystemen. Stel dat u vanuit een boekhoudpakket een BTW aangifte via BAPI aanlevert aan de Belastingdienst dan krijgt u, via BAPI, een melding of de BTW aangifte is ontvangen door de Belastingdienst. Hiermee geeft de Belastingdienst aan dat de aangifte is ontvangen en technisch akkoord is. Dit laatste zegt natuurlijk niets over de inhoud van de aangifte zelf. In de meeste boekhoudpakketten wordt de status van een BTW aangifte bijgehouden. Bijvoorbeeld: 1. BTW aangifte opgesteld 2. BTW aangifte verzonden aan Belastingdienst 3. BTW aangifte ontvangen door Belastingdienst

De communicatie tussen het boekhoudpakket en de Belastingdienst kunnen we ons als volgt voorstellen:

Als gewerkt wordt met een portaaltoepassing is bij bovenstaand voorbeeld geen sprake meer van directe communicatie tussen boekhoudpakket en belastingdienst via BAPI, maar wordt de BTW aangifte aangeboden aan de portaaltoepassing en vanuit deze laatste toepassing aan de Belastingdienst verzonden. Een melding of de BTW aangifte is ontvangen door de Belastingdienst wordt dan in eerste instantie teruggemeld aan de portaaltoepassing. In verreweg de meeste gevallen zult u ook binnen het boekhoudpakket willen bijhouden of de BTW aangifte is ontvangen door de Belastingdienst. Daarom is het van belang dat de melding door de Belastingdienst aan de portaaltoepassing ook wordt teruggemeld aan het boekhoudsysteem. Daarna is duidelijk binnen de boekhouding dat de BTW aangifte over de betreffende periode is afgehandeld.

We kunnen ons dit schematisch als volgt voorstellen:

Als de terugmelding van portaaltoepassing naar boekhoudsysteem er niet is dan blijft binnen het boekhoudsysteem onduidelijk of de BTW aangifte is ontvangen door de Belastingdienst en moet u voor dit laatste te raden gaan binnen de portaaltoepassing.

Boekhoudpakket

BTW aangifte

Belastingdienst

via BAPI kanaal

Aangifte indienen

Retourmelding

Boekhoud-

pakket

BTW aangifte

Portaal

BTW aangifte

Belasting-

dienst

Aangifte Aangifte

Retourbericht Retourbericht







33

4.5 Functionaliteit portaaltoepassingen Bij 4.1 ‘Inleiding’ is een portaaltoepassing omschreven als een internettoepassing waarmee onder meer gecommuniceerd kan worden met de omgeving. En dat een portaal beschouwd kan worden als een verlengstuk van uw bestaande administratieve toepassingen. De functionaliteit die aangeboden wordt binnen portaaltoepassingen groeit.

Zonder limitatieve opsomming kan gedacht worden aan de volgende functionaliteit die door portaaltoepassingen geboden wordt:

Content managementfuncties; de mogelijkheid voor gebruikers om zelf content (bijvoorbeeld berichten en documenten) toe te voegen binnen de portaaltoepassing. Deze berichten en documenten kunnen dan ontsloten worden via bijvoorbeeld intranet functies (voor eigen medewerkers) en extranet functies (voor derden, zoals uw cliënten).

Workflow- en alertfuncties; met name als de portaaltoepassing wordt gebruikt om te accorderen (zie verderop) en gegevens uit te wisselen met externe partijen zijn workflow- en alertfuncties van belang. Het ontvangen van een BTW aangifte binnen een portaal moet een melding aan een cliënt tot gevolg hebben dat deze aangifte beoordeeld en goedgekeurd moet worden. Ook moet bewaakt worden dat een BTW aangifte tijdig wordt goedgekeurd en ook tijdig aan de Belastingdienst wordt gezonden.

Signle sign on; u logt éénmaal in en krijgt dan toegang tot meerdere onderliggende toepassingen (zie 4.3 “Single sign on”).

Accorderen; documenten klaarzetten voor cliënten die vervolgens geaccordeerd worden door cliënten. Zoals aangiftes richten de Belastingdienst, een jaarrekening of bijvoorbeeld een kredietrapportage voor de bank. Zoals hiervoor genoemd hangen workflow- en alertfuncties nauw samen met het accorderen.

Employee Self Service (ESS); kantoormedewerkers en/of cliënten de mogelijkheid bieden om salaris- en personeelsgegevens op te vragen en/of te muteren. Zoals het raadplegen van salarisstroken of het online doorgeven van dienstverbandmutaties.

Raadplegen rapportages; cliënten de mogelijkheid geven om via een portaal (financiële) rapportages op te vragen. Dit kan in de vorm van een dashboard functie (alle belangrijke cijfers en kengetallen op één webpagina overzichtelijk bij elkaar) of bijvoorbeeld het klaarzetten van rapportages in PDF formaat.

Digitaal archief; naast rapportages ook andere informatie van cliënten digitaal opslaan en beschikbaar stellen. Denk aan een dienstverband overeenkomst of verslagen van beoordelingsgesprekken. Maar ook bijvoorbeeld verslagen van bijvoorbeeld adviesgesprekken die met een cliënt zijn gevoerd. Of uw eigen declaraties aan een cliënt.

Uitwisselen gegevens met uitvragende partijen; zoals eerder aan de orde geweest moet dan gedacht worden aan het elektronisch uitwisselen van gegevens, zoals een aangifte BTW aan de Belastingdienst of een kredietrapportage aan de banken. In dit kader is ook het begrip ‘XBRL Service provider’ aan de orde gekomen.







34

In bijlage I ‘Eigenschappen portaaltoepassingen’ vindt u een uitgebreid overzicht van mogelijke functies en eigenschappen die een portaaltoepassing kan bieden. Deze bijlage kunt u mogelijk gebruiken om voor u zelf na te gaan welke functies en eigenschappen gewenst zijn.







35

4.6 Beschikbare portaalsystemen Welke portaalsystemen zijn er op de markt en welke functionaliteit wordt daarbij geboden? Het aantal aanbieders van portaalsystemen zal de komende periode verder toenemen (dat laatste geldt trouwens ook voor portaalfuncties binnen bestaande administratiesystemen).

Essentieel bij portaaltoepassingen is het uitwisselen van informatie met zowel aanleverende- als afnemende systemen. Zoals de hiervoor genoemde uitwisseling van gegevens met Digipoort (zie 4.1).

Bij de inventarisatie van portaaltoepassingen hebben we de volgende eigenschappen in kaart gebracht.


- Automatische koppelingen; hier gaat het om automatische gegevensuitwisseling tussen de portaaltoepassing en andere toepassingen. Dus zonder menselijke handeling.

- Andere koppelingen; Het gaat erom of vanuit de portaaltoepassing gegevensuitwisseling is afgestemd op en met andere toepassingen. Bijvoorbeeld vanuit een boekhoudpakket rapportages aanbieden die geïmporteerd kunnen worden in een portaaltoepassing. In de praktijk zal dit veelal gaan om rapportages in PDF formaat. Het verschil met de hiervoor genoemde automatische koppeling is dat er een of meer handmatige handelingen verricht moeten worden (veelal het opstarten van een export- en importfunctie).

De in dit rapport opgenomen portaalsystemen moeten minimaal aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. beschikken over een koppeling met een of meer aanleverende systemen (zoals een boekhoud-, rapportage-, of salaristoepassing) en

2. beschikken over een on-line accorderingsfunctie voor cliënten en 3. beschikken over een automatische directe koppeling naar Digipoort (om

gegevens met de overheid uit te wisselen).



Model Automatische koppelingen


Ac-Portal BV MijnAccountantsPortal www.mijnaccountantsportal.nl 1)

SAAS Relatie-, dossierbeheer: Alure, AuditCase, Profit, Unit 4 Business Suite. Alle koppelingen zijn gebaseerd op webservices. Workflow: AuditCase, Afas Profit

Overig: CaseWare met Compliance informatie, Financieel Dasboard. Accounting Financieel dashboard

Reduced Sign-On met: Twinfield, Yuki, Unit 4 Salaris Online, Loket.nl Citrix en TS omgevingen.





http://www.mijnaccountantsportal.nl/



36




CreAim www.creaim.nl

SAAS Vanuit alle financiële pakketten, rapportgeneratoren en fiscale pakketten die XBRL-bestanden kunnen exporteren.

Betreft de OB, ICP, KvK, Winstaangiften, vWIA en kredietrapportages.

Webservice koppeling met: Afas, Unit 4, Exact, Innolan, Primaccount, SDU, Elsevier, Kluwer.

Transfer service koppeling: alle overige pakketten.

Digipoort en BIV/Rapportageportaal.

Iedere applicatie die een aangifte bestand als XML beschikbaar stelt. Betreft de OB, ICP, Winstaangiften en vWIA.

Via de transfer service kan gekoppeld worden met alle pakketten die een PDF, XML of XBRL bestand kunnen exporteren.

CreaAim / Innolan X-Portal www.xportal.nl

SAAS Vanuit alle financiële pakketten, rapportgeneratoren en fiscale pakketten die XBRL-bestanden kunnen exporteren.

Betreft de OB, ICP, KvK, Winstaangiften, vWIA en kredietrapportages.

Webservice koppeling met: Afas, Unit 4, Exact, Innolan, Primaccount, SDU, Elsevier, Kluwer.

Transfer service koppeling: alle overige pakketten.

Digipoort en BIV/Rapportageportaal.

Iedere applicatie die een aangifte bestand als XML beschikbaar stelt. Betreft de OB, ICP, Winstaangiften en vWIA.

Via de transfer service kan gekoppeld worden met alle pakketten die een PDF, XML of XBRL bestand kunnen exporteren.

PinkWeb (Cliënt Online - Accordering Online Dossier Online, Single SignOn, KPI Online, Vragenlijst Online, Actueel Online, Factuur Online, Personeel Online) Single SignOn) www.pinkweb.nl

SAAS Of dedicated hosting

Er zijn automatische koppelingen met zo goed als alle softwarepakketten in de accountancymarkt ontwikkeld/beschikbaar. Kijk voor een overzicht op pinkweb.nl/koppelingen Digipoort en BIV/Rapportageportaal.

Er zijn teveel koppelingen om hier te vermelden. Kijk voor een volledig overzicht op pinkweb.nl/koppelingen

Bij de automatische koppelingen vindt terugmelding plaats naar het aanleverende pakket, zodat daar alle informatie compleet blijft. Overige koppelingen zijn maatwerk of in ontwikkeling. Single SignOn is mogelijk naar zo goed als alle online softwarepakketten en diensten.

Pro Management PMTP (Pro Management Transactie Poort) en DigiRecord.nl www.promanagement.nl

SAAS SBR-rapportages: PMTP: Berichten aan KvK, vWIA en BTW aan Belastingdienst, Kredietrapportage aan banken. DigiRecord: Werk- en

Met alle financiële boekhoudpakketten. Ook via inlezen XML-Auditfiles.

Ook Single Sign On-oplossing naar overige online applicaties.





http://www.creaim.nl/

http://www.xportal.nl/

http://www.pinkweb.nl/




37




taakstromen tussen kantoor en klant. Exact Online en Twinfield gereed in mei 2012. Andere pakketten volgen, gecombineerd met de zeer uitgebreide CRM-database van Pro Management. XML-bestanden opgemaakt conform taxonomieën kunnen worden ingelezen en omgezet naar XBRL. Ook XBRL-berichten van andere leveranciers kunnen worden verzonden.

Reeleezee Accountancy Portal www.reeleezee.nl

SAAS Ieder systeem dat een bestand als XBRL, XML, PDF, UML of EDI bestand beschikbaar stelt. Reeleezee levert een zogenaamde Portal Connector die de documenten automatisch in Portal plaatst. AccountView, AFAS, CaseWare, Elsevier, Primaccount, Reeleezee, Twinfield, Exact Online. (de meeste boekhoud-pakketten) Salaris en HRM: Loket, NMBRS en UNIT4 Digipoort en BIV/Rapportageportaal.

Boekhoudsoftware: Reeleezee Boekhouden, Exact Online, Twinfield, YOB, Unit4, Navision, Accountview, AFAS. Salaris en HRM: Unit4, Emerus, Loket, NMBRS, Payrollcity, Payroll Group, SALAR, Flexservice, Easylon, UB Plus Rapportage: Caseware, Unit4, ProManagement, Visionplanner, Infine Relatie-, dossierbeheer: Alure, PM Record, Oracle, Unit4, Covide CRM, ZOHO CRM, Change2Com, AuditCase, Lotus Notes, Hyrarchis, Kyocera Aangiftesoftware: Kluwer, AFAS, Primaccount, Unit 4, Elsevier

SSO met Twinfield, Exact Online, Cymax Verzuimmanager, Loket.nl, NMBRS, Yob, Unit4 salaris.

UNIT4 UNIT4 Cliënt Portaal www.unit4.nl 2)

SAAS Relatiebeheer, Document Manager en alle BAPI en SBR documenten.

Alle standaard documenten kunnen middels een intelligent voorportaal automatisch op de Client Portaal geplaatst worden. Daarnaast is er Cliënt gericht Fiscaal nieuws mogelijk.

UNIT4 Client Portal omvat de volgende onderdelen: Ter goedkeuring aanbieden van aangiften en rapportages. Digitale handtekening. Ter inzage aanbieden van documenten. Ter beschikking stellen van dossierstukken. Bedrijfsrapportages en actuele management-rapportages. Elektronische nieuwsbrieven. Opstarten webapplicaties. Client Portaal in uw huisstijl!









38




Elektronische facturen in pdf en UBL 2.0 vorm.

YOB SBR-portaal www.sbr-portaal.nl www.fidesque.nl

SAAS Koppelt automatisch naar de Digipoort en de BIV voor aangiften of andere XBRL-rapportages. Bronapplicaties kunnen via webservices communiceren. Met AccountView is reeds een integratie tot stand gebracht en voor andere bronapplicaties wordt daar momenteel aan gewerkt.

Koppelt voor single sign-on met Fidesque als onafhankelijke ID-provider Als portlet ook inzetbaar als portlet binnen een ander volledig accountants-portaal

Inzien aangiften, accorderen van aangiften en bekijken van terugmelden van Digipoort en BIV alsmede terugkoppeling naar bronapplicaties.

1) Gegevens op basis van opgave 2011. 2) http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/clientportalen

In bijlage II is een specificatie van de portaaltoepassingen opgenomen, zoals aangeleverd door betreffende leveranciers.





http://www.sbr-portaal.nl/


http://www.unit4.nl/producten/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/clientportalen



39

5. Assuring 5.1 Inleiding Werken in the Cloud brengt een aantal aandachtspunten met zich op het gebied van ‘assuring’. Uiteindelijk wilt u, en uw klanten, zekerheid hebben over de diensten die in the cloud worden afgenomen. Dit hoofdstuk behandelt een aantal aandachtspunten en gaat in op maatregelen die bijdragen tot meer zekerheid bij het afnemen van diensten op het gebied van ‘Cloud computing’, met name via het eerder genoemde model ‘van webbased cloud computing’.

5.2 Beveiliging Beveiliging is een breed begrip als het gaat om ‘Cloud computing’. Voor dit rapport is een onderverdeling gemaakt naar:

5.2.1 Toegangsbeveiliging Het gaat dan om toegang tot de Cloud toepassing. In de meest eenvoudige vorm is een gebruikerscode en wachtwoord voldoende om toegang te krijgen tot de toepassing. Er is dan sprake van het laagste niveau van beveiliging, volgens de beveiligingsniveaus van eHerkenning (zie hoofdstuk 4.3.). Geadviseerd wordt te werken met minimaal niveau 2 van eHerkenning, te weten ‘Redelijke betrouwbaarheid’. Er is dan sprake van een 2-factor authenticatie, aangeduid als kennis en bezit. Als kennis is dan sprake van een gebruikerscode en wachtwoord en voor bezit geldt een SMS-code die ontvangen wordt op een mobiele telefoon die in het bezit is van de gebruiker, een one time password token (OTP) of een certificaat. Als maatregelen kunt u verder denken aan: - Blokkeren na 3 maal foutief inloggen; - Logging gebruikerstoegang en fouten.

5.2.2 Beveiliging van dataverkeer via internet Om zekerheid te hebben dat derden geen informatie afluisteren kan gebruik worden gemaakt van een HTTPS verbinding. Het gaat dan om data die van de server naar de webbrowser wordt gestuurd en weer terug. Met behulp van SSL (Secure Socket Layer) kan data versleuteld worden via het transport. Als gewerkt wordt met SSL komt “https://” bij de webbrowser in beeld (de S staat in dit geval voor Secure).

5.2.3 Betrouwbaarheid van de web-omgeving Als bezoeker van een SAAS-omgeving wilt u natuurlijk ook weten of de website zelf die u bezoekt wel vertrouwd is? Een voorbeeld dicht bij huis is de website van uw bank voor internetbankieren. U wilt natuurlijk geen rekeningnummer en pincode achterlaten op een website die u niet kunt vertrouwen. Zo is het inloggen via de Digid website van de Overheid (www.digid.nl) enkele dagen afgeraden tijdens de DigiNotar perikelen in september 2011. De eigenaar van een website kan met behulp van een ‘digitaal certificaat’ de authenticiteit van deze website aantonen. Oftewel: bent u ook op de website terecht gekomen die u verwacht?

5.2.4 Toegangsbeveiliging van het datacentrum De applicaties en gegevens staan op een server die via de cloud toegankelijk is. In principe kan dit een server zijn die op de keukentafel van de SAAS-aanbieder staat. In de meeste gevallen zullen de gegevens ondergebracht zijn in een beveiliging datacentrum. Een datacentrum kent een fysieke beveiliging om onbevoegden buiten de deur te houden en vaak tal van andere maatregelen op het gebied van assuring. Certificering en auditstandaarden, zoals die hierna aan de orde komen, spelen een belangrijke rol voor het toetsen van de betrouwbaarheid van een datacentrum. Een interessante website op dit







40

gebied, gericht op de technische infrastructuur van datacenters, is http://www.datacenterworks.nl/.

5.3 Beschikbaarheid Op basis van een SLA (Service lever Agreement) wordt door SAAS-aanbieders de beschikbaarheid van de toepassing vastgelegd. Een attentiepunt zijn de momenten waarop ‘onderhoud’ plaatsvindt op de webservers. In de regel vindt dit ’s-nachts plaats. Beseft u zich echter wel dat het elders in de wereld dan overdag is. Dit laatste is met name van belang als u ook in andere landen de SAAS-toepassing wilt gebruiken. 5.4 Backups Van een SAAS-aanbieder mag verwacht worden dat er regelmatig backups gemaakt worden. Bij lokale toepassingen bepaalt u meestal zelf de frequentie van backup van uw gegevens. Bij het SAAS model bent u afhankelijk van de SAAS aanbieder.

5.5 Exit strategie Als wordt gewerkt met lokale software staan de gegevens op uw eigen computer of server. Bij het SAAS model staan de gegevens op een externe server (bij een datacenter). Als u het contract opzegt moet u natuurlijk nog wel over uw gegevens kunnen beschikken (in leesbare vorm voor u en bijvoorbeeld voor de belastingdienst). En als een SAAS aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan moet niet direct uw administratie uit de lucht zijn. 5.6 Wet- en regelgeving In relatie tot ‘Cloud computing’ en ‘assuring’ is de volgende weten regelgeving relevant te noemen:

Wet elektronische handtekening; In 1999 is door de EU de “Europese Richtlijn elektronische handtekeningen (1999/93/EG)” vastgesteld. Volgens deze richtlijn zijn elektronische handtekeningen gelijkgesteld aan handtekeningen op een papieren drager. Voorwaarde is wel dat de elektronische handtekening voldoet aan bepaalde kwaliteitseisen, met name op het gebied van beveiliging. Er is dan sprake van een gekwalificeerde elektronische handtekening. De wet elektronische handtekening is als afgeleide van de hiervoor genoemde Europese Richtlijn in Nederland tot stand gekomen in mei 2003 en heeft geleid tot aanpassing van Boek 3 en Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek, de Telecommunicatiewet en de Wet op de economische delicten inzake elektronische handtekeningen ter uitvoering van richtlijn nr. 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen (PbEG L 13) (Wet elektronische handtekeningen). De wet geeft het juridisch kader voor het gebruik van elektronische handtekeningen en is onderdeel van het Burgerlijk Wetboek en de Telecommunicatiewet. Zie http://wetten.overheid.nl.

Wet bescherming persoonsgegevens; De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt, ter bescherming van uw privacy als persoon, wat er allemaal wel en niet mag met uw persoonsgegevens. In de Wbp staat wat uw rechten zijn als uw gegevens gebruikt worden. U heeft bijvoorbeeld het recht op informatie, het recht op inzage in uw gegevens en het recht op verzet tegen gebruik van uw gegevens Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) ziet er op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens als onafhankelijke toezichthouder op toe dat persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd én dat de privacy van burgers ook in de





http://www.datacenterworks.nl/

http://wetten.overheid.nl/



41

toekomst gewaarborgd blijft. Zo nodig treedt het CBP handhavend op (zie www.cbpweb.nl).

Europees niveau; Ook op Europees niveau is veel aandacht voor het beschermen van persoonlijke data. (zie http://ec.europa.eu/justice/data-protection/index_en.htm).

Amerikaanse Patriot Act; Op grond van de ‘USA Patriot Act’ heeft de Amerikaanse overheid het recht om gegevens en data op te vragen binnen Amerika. De keuze voor een Cloud omgeving in Amerika is voor Europese klanten een risico. De gegevens van die klanten kunnen ook door de Amerikaanse overheid opgevraagd worden. Dit zou bijvoorbeeld weer in strijd kunnen zijn met de hiervoor genoemde Wet bescherming persoonsgegevens (zie http://nl.wikipedia.org/wiki/USA_PATRIOT_Act) .

Dit rapport is slechts bedoeld om globaal aan te geven met welke weten regelgeving u te maken kunt krijgen als u gebruik gaat maken van ‘Cloud computing’. Voor meer informatie wordt u verwezen naar onder meer de genoemde bronnen.

5.7 Certificering en auditstandaarden De volgende certificering en auditstandaarden zijn relevant te noemen op het gebied van ‘Cloud computing’:

ISO 27001

ISO1 27001 is een standaard voor informatiebeveiliging. Als NEN norm is NEN-

ISO/IEC 27001 vertaald naar het Nederlands en verplicht gesteld voor Nederlandse

overheden door het College standaardisatie (www.collegestandaardisatie.nl). Deze

internationale norm is van toepassing op alle typen organisaties. De norm specificeert

eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen,

bijhouden en verbeteren van een gedocumenteerd Information Security Management

System (ISMS) in het kader van de algemene bedrijfsrisico's voor de organisatie.

(Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001). Op de website www.nen.nl staat

onder meer de volgende informatie: NEN-ISO/IEC 27001 ‘Informatietechnologie -

Beveiligingstechnieken - Managementsystemen voor informatiebeveiliging – Eisen’.

Specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren,

beoordelen, bijhouden en verbeteren van een gedocumenteerd ISMS in het kader

van de algemene bedrijfsrisico's voor de organisatie. De eisen in deze internationale

norm zijn algemeen en bedoeld om van toepassing te zijn voor alle organisaties,

ongeacht type, omvang of aard. Belangrijk is dus dat deze eisen niet specifiek zijn

bedoeld voor ‘Cloud computing’.

Op de website www.nen.nl van het ‘Nationale normalisatie-instituut’ (NEN) vindt u

een overzicht van normen. Op het gebied van informatiebeveiliging wordt verwezen

naar de hiervoor genoemde norm ‘NEN-ISO/IEC 27001’. Ook wordt verwezen naar:

1 De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) stelt normen op voor o.a. kwaliteit,

duurzaamheid en veiligheid. Het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) is het nationale orgaan dat

de Nederlandse uitgaven van deze ISO normen vertaalt en beheert.





http://www.cbpweb.nl/

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/index_en.htm

http://nl.wikipedia.org/wiki/USA_PATRIOT_Act

http://nl.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001

http://www.nen.nl/

http://www.nen.nl/



42

ISO-IEC 27002 'Code voor informatiebeveiliging'. Deze standaard Geeft richtlijnen en

principes voor het initiëren, het implementeren, het onderhouden en het verbeteren

van informatiebeveiliging binnen een organisatie. Kan dienen als een praktische

richtlijn voor het ontwerpen van veiligheidsstandaarden binnen een organisatie en

effectieve methoden voor het bereiken van deze veiligheid.

NEN 7799-3 ‘Managementsystemen voor informatiebeveiliging (ISMS) - Deel 3:

Richtlijnen voor informatiebeveiligingsrisicobeheer (BS 7799-3)’. Deze standaard

geeft richtlijnen aan de eisen in ISO / IEC 27001 met betrekking tot alle aspecten van

een ISMS risicomanagement cyclus te ondersteunen. Deze cyclus omvat het

beoordelen en evalueren van de risico's, uitvoering van controles om de risico's te

behandelen, volgen en toetsen van de risico's, en in stand houden en verbeteren van

het systeem van risicobeheersing. De focus van deze standaard is effectieve

informatiebeveiliging door middel van een doorlopend programma van

risicomanagement activiteiten. Deze focus is gericht op informatiebeveiliging in de

context van bedrijfsprocessen van organisatie risico's. De aanwijzingen die in de

British Standard is bedoeld is van toepassing op alle organisaties.

Tevens vindt u op de hiervoor genoemde website informatie over ‘ISO 9001’. Dit is dé

internationaal geaccepteerde standaard voor Kwaliteitsmanagementsystemen (in het

algemeen). Deze standaard heeft betrekking op de organisatie zelf en gaat niet

specifiek in op informatiebeveiliging en ‘Cloud computing’.

En als laatste wordt u verwezen naar de NEN-ISO-IEC 20000 ‘service management

systeem (SMS)-standaard’. Deze standaard specificeert eisen voor de dienstverlener

voor het plannen, inrichten, implementeren, bedienen, controleren, beoordelen,

bijhouden en verbeteren van een SMS. Ook deze standaard gaat niet specifiek in op

informatiebeveiliging en ‘Cloud computing’.

SAS70 en ISAE 3402 2 SAS70 is een verklaring door een externe auditor in hoeverre een ‘service organisatie’ (zoals een provider) bepaalde beheersmaatregelen juist uitvoert. ‘Statement on Auditing Standards’ (SAS) is ontwikkeld door het ‘American Institute of Certified Public Accountants’ (AICPA). SAS70 is inmiddels (15 juni 2011) vervangen door SSAE16 verklaringen, gebaseerd op de internationale norm ISAE 3402. Beide verklaringen richten zich vooral op de procedures rondom het beheer van financiële systemen. Het gaat om het verkrijgen van zekerheid over de betrouwbaarheid van de (financiële) gegevensverwerking die is uitbesteed aan een service organisatie. Het onderzoek van de auditor kan zich uitsluitend richten op de opzet en bestaan van bepaalde controlemaatregelen. Er wordt dan gesproken over een ‘Type-I verklaring’. Als het onderzoek zich ook richt op de werking van de maatregelen wordt gesproken over een ‘Type-II verklaring’.

2 Informatie over SAS70 en ISAE 3402 is onder meer ontleend aan de volgende artikelen:

Assuring the cloud, door Hans Bootsma, Deloitte, Cloudworks, oktober 2011).

Van SAS70 naar ISAE 3402, door Menno Arentsen, Capgemini, Informatiebeveiliging, nr 4 2011.







43

Deze verklaringen voldoen niet helemaal aan de vraag om zekerheid van diensten door aanbieders van ‘Cloud toepassingen’ en met name datacenters waar deze laatste toepassingen draaien. Het gaat dan bijvoorbeeld om zekerheid over specifieke Continuïteits- en privacyaspecten.

CSA-raamwerk CSA staat voor ‘Cloud Security Alliance’, een samenwerkingsverband van industriepartijen en andere belanghebbenden. Deze samenwerking is, zoals de naam feitelijk al zegt, gericht op security. Het gaat dan om zaken als richtlijnen, best practices en security oplossingen. Het CSA-raamwerk heeft betrekking op beheersmaatregelen voor partijen als aanbieders van cloud toepassingen en dan met name de datacenters waarbinnen de toepassingen draaien. Het CSA-raamwerk is geen complete auditstandaard maar kan als input daarvoor gebruikt worden. Elke partij moet zelf bepalen welke risico’s deze wil afdekken.

SOC2 SOC2 staat voor ‘Service Organization Controle 2’-rapport en is geïntroduceerd door het ‘American Institute of Certified Public Accountants’ (AICPA). SOC2 is een rapportagevorm waarin de relevante securityaspecten beoordeeld kunnen worden en gerapporteerd op dezelfde wijze als dat gebeurt bij een SAS70/ISAE3402-verklaring. Dit rapport omvat aspecten, zoals security en availability, waarmee veelal de coud-computing risico’s afgedekt worden.

5.8 Assuring initiatieven Onderstaand zijn enkele initiatieven c.q. diensten in Nederland op het gebied van assuring in kaart gebracht.

5.8.1 Deloitte Assuring the Cloud Uit onderzoeken blijkt dat de onzekerheid over de locatie van de data één van de grootste struikelblokken is voor grootschalige adoptie van de cloud voor confidentiële data. Daarom heeft Deloitte vanuit haar innovatietak, Deloitte Innovation, de dienst Assuring the Cloud ontwikkeld. Hiermee kunnen bedrijven zekerheid krijgen over de locatie van de data die zij door cloud providers laten beheren.

Deloitte Innovation heeft ‘Assuring the Cloud’ ontwikkeld. Deloitte is hiermee de eerste partij die een methode heeft ontwikkeld op basis waarvan op continue basis zekerheid wordt gegeven over de locatie van data in de cloud. Deloitte signaleert wanneer data zich buiten de ‘vertrouwde zone’ zou kunnen bevinden. Kijk voor meer informatie op www.assuringthecloud.com.

5.8.2 Keurmerk Zeker Online Hoeveel zekerheid heeft u bij het gebruik van een Cloud toepassing, zoals online boekhouden? In publiek/private samenwerking, gefaciliteerd door ECP-EPN werkt de markt van online dienstverlening samen met de Belastingdienst aan het keurmerk "Zeker Online". Doelstelling is het creëren van een veilige online dienstverlening, waardoor het volledig automatisch boeken van transacties wordt gefaciliteerd. De stip op de horizon is daarbij het realiseren van de ultieme boekhouding: het boekhouden zonder menselijke tussenkomst.





http://www.assuringthecloud.com/



44

Bijlage I Eigenschappen portaaltoepassingen

Onderstaand vindt u de eigenschappen die afkomstig zijn van www.ictaccountancy.nl en

www.softwarepakketten.nl. De indeling van de eigenschappen is zodanig opgezet dat u het

overzicht tevens kunt gebruiken bij uw pakketselectie naar portaaltoepassingen.

Het eerste deel bestaat uit algemene eigenschappen die gelden voor portaaltoepassingen.

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Functies

Beschikbaar stellen eigen toepassingen

(alleen toepassingen van portaalleverancier zelf)

Beschikbaar stellen toepassingen van derden

(specificeren welke toepassingen)

Functies voor eigen huisstijl

Content management functies

Workflow- en alertfuncties

Integratie met Office toepassingen en e-mail

Intranet (voor eigen medewerkers)

Extranet (voor derden)

Algemene kenmerken

Single sign-on

(eenmalig inloggen door gebruiker en dan toegang tot

alle toepassingen)

Integratie met bestaande website mogelijk

Verschillende gebruikersniveaus

Dynamische werkplekondersteuning

(wordt de gebruikersinterface aangepast aan de rol of

functie)

Logging gebruikersmutaties

Wordt portal modulair aangeboden

Instant messaging

(onderling direct berichten uitwisselen)









45

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Beveiliging, autorisatie en sign-on

Toegang via gebruikerscode en wachtwoord

Extra toegangsbeveiliging

(bijvoorbeeld digitale pas, vingerafdruk of oogscan)

Blokkeren na 3 maal foutief inloggen

Logging gebruikerstoegang en fouten

Autorisatie gebruikers/toepassingen

Interface naar single sign on leveranciers

(zo ja, specificeren welke)

Overname bestaande sign-on

(bijvoorbeeld via een extranet)

eHerkenning mogelijk

(zo ja, specificeren welke niveaus)

Voldoet beveiliging aan eisen NOREA of anders

(zo ja, specificeren)

Huisstijl

Onder eigen label mogelijk

Schermlayouts portal in huisstijl afnemer

Printlayouts portal in huisstijl afnemer

Layouts portal door gebruiker zelf aan te passen

Schermlayouts toepassingen in huisstijl afnemer

Printlayouts toepassingen in huisstijl afnemer

Afnemer zelf layouts toepassingen aanpassen

Techniek

Is de portaal software webbased







46

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Is aanvullende software op de cliënt PC nodig

Draait de software op meerdere webbrowers

Gegevens afnemer op fysiek gescheiden server

(van andere portaal afnemers)

One to many portaal

(anders installatie portaal per afnemer)

One to many toepassingen

(anders installatie toepassingen per afnemer)

Hosting en internettoegang

Kan afnemer het portaal zelf hosten

Wordt hosting door leverancier portaal gedaan

Wordt hosting door derde partij geregeld

(zo ja, specificeren welke partij)

Automatische backup gegevens

(van portaal en onderliggende toepassingen)

Worden eisen gesteld aan internetverbinding

(zo ja, welke eisen)

Kan ook off-line met portaal gewerkt worden

Content Managementfuncties

Zelf contentpagina's plaatsen

Zelf nieuwsberichten plaatsen

Zelf documenten en vaknieuws plaatsen

Veelgestelde vragen plaatsen (FAQ)

Forum opzetten

Elektronische nieuwsbrief

Openbare website opzetten met systeem







47

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Juridisch

Wie is contractpartner portaaltoepassing

Wie is contractpartner onderliggende toepassingen

Wie is contractpartner voor support

Wie is contractpartner voor hosting

(als de hosting wordt aangeboden)

Is sprake van eenmalige aanschaf en onderhoud

Is sprake van huur

Is er een opzegtermijn (zo ja specificeren welke)

Integratie

Met Office toepassingen

(zo ja, specificeren welke toepassingen)

E-mail programma's


Document management


Support

Wordt support geboden buiten kantooruren

('s-avonds en weekend)

Kunnen partners of leveranciers support verlenen

(bijv. leveranciers van onderliggende toepassingen)

Accountancy

Het volgende deel bestaat uit eigenschappen die gelden voor portaaltoepassingen, specifiek

afgestemd op de accountancy.

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar







48

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Accountancy algemeen

Portaal voor online samenwerken kantoor/klanten

Communiceren kantoor/klant

(met gepersonaliseerde informatie per cliënt)

Koppeling met backoffice relatiebeheer kantoor

(zoals relatiegegevens, zo ja opgeven welke

backoffice toepassingen)

Koppeling met backoffice dossieradministratie kantoor

(zo ja, specificeren welke dossiersystemen)

Is de accountant contractpartner voor haar klanten

(zo nee, aangeven wie dan de contractpartner is)

Kan portaal onder eigen label kantoor draaien

(t.b.v. klanten van kantoor)

Onderliggende toepassingen onderling gekoppeld

(bijv. gebruik maken van centraal relatiebeheer)

Accountancy functies (kantoorfuncties)

Boekhouding

(zo ja specificeren welke toepassingen)

Salaris- en Personeelsadministratie


Rapportage


Fiscale aangifte software (IB,VPB)


Digitaal dossier- en documentbeheer


Uren en declareren


Benchmarking


Overige functies







49

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar


Accountancy functies voor cliënten

Boekhouding

(uitvoeren en/of raadplegen door cliënten)

Accorderen door cliënten

(zoals elektronische aangifte IB, VPB en OB ten

behoeve van de Belastingdienst).

Employee Self Service cliënten

(specificeren: dienstverbandmutaties opgeven,

opvragen salarisstrook werknemers en koppeling

salaris- en/of hrmtoepassing)

Employee Self Service personeel cliënten

(specificeren: dienstverbandmutaties opgeven,

opvragen salarisstrook werknemers en koppeling

salaris- en/of hrmtoepassing)

Raadplegen rapportages (zoals de jaarstukken)

Digitaal archief (digitale kluis)

Overige functies

(zo ja, specificeren welke functies)

Koppeling met lokale toepassingen binnen een

kantoorpraktijk

Boekhouding


Salaris en HRM


Rapportagesoftware


Fiscale aangifte software


Digitaal dossier- en documentbeheer








50

Vraag Antwoord

leverancier

Evaluatie

beoordelaar

Uren en declaraties


Overige toepassingen


Uitwisselen gegevens cliënten met externe

instanties

KvK (directe koppeling t.b.v. Jaarrekening in PDF)

Belastingdienst (directe koppeling via BAPI)

Digipoort

(ten behoeve van gegevensuitwisseling met

Belastingdienst, CBS en KvK)

BIV (banken)

(ten behoeve van aanleveren kredietrapportages)

Retourberichten doorzenden naar bronsystemen

(kunnen ontvangen retourberichten doorgezonden

worden naar de bronsystemen, zoals het boekhoud- of

rapportagesysteem? Zo ja, specificeren naar welke

systemen).

SBR/XBRL functionaliteit accountancy

Kunnen berichten in XBRL ontvangen worden

Kunnen berichten in XBRL verstuurd worden

(Zo ja, specificeren welke berichten en naar welke

uitvragende instanties)

XBRL berichten in leesbare vorm opvragen

Is portaalleverancier tevens ‘XBRL Service Provider’

(om berichten door te zenden naar bijvoorbeeld

Digipoort en BIV en retourberichten te verwerken)

Retourberichten doorzenden naar bronsystemen

(kunnen ontvangen retourberichten doorgezonden

worden naar de bronsystemen, zoals het boekhoud- of

rapportagesysteem? Zo ja, specificeren naar welke

systemen).







51

Bijlage II Specificatie van de portaaltoepassingen

Deze bijlage bevat een specificatie van portaaltoepassingen die volledig is aangeleverd door betreffende leveranciers. Hiermee proberen we een beeld te verschaffen van de functionaliteit die door deze portaaltoepassingen geboden worden. Van de door de betreffende leveranciers opgegeven informatie hebben wij niet de juistheid en volledigheid kunnen controleren.

Van de volgende leveranciers is informatie opgenomen:

1. Accportal 2. CreAim 3. CreAim/Innolan 4. PinkWeb 5. Pro Management 6. Reeleezee 7. UNIT4 8. YOB







52

II.1 Accportal (Gegevens op basis van opgave in 2011).

Inleiding

In november 2008 hebben 7 innovatieve accountantskantoren de handen ineen geslagen om

gezamenlijk een Portal te laten ontwikkelen. Deze 7 kantoren willen een

pakketonafhankelijke Portal die naadloos aansluit op de bestaande backoffice processen.

Daarnaast moet het een dunne Portal zijn die het communicatieproces tussen klant en

accountant. Ook het aangiftemanagement richting overheid en banken moet hierin optimaal

ondersteund worden. Tijdens de zoektocht naar een Portal kwam men tot de conclusie dat

hetgeen functioneel wenselijk was niet geboden kon worden door de bestaande Portal

leveranciers. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van MijnAccountansPortal.nl, een

onafhankelijke Portal Voor en Door Accountants!

Functionaliteit

In MijnAccountantsPortal is de volgende functionaliteit beschikbaar:

1. Welkom

Een welkomstpagina waar een accountantskantoor informatie op kan plaatsen die

relevant is voor haar klanten. Dit in de huisstijl van het accountantskantoor.

2. Mijn gegevens

In dit tabblad van de Portal ziet de klant o.a. haar NAW, KvK gegevens, medewerkers

en de gekoppelde contactpersonen van het accountantskantoor. Deze gegevens

worden rechtstreeks uit de onderliggende CRM-applicatie gehaald middels een

webservice koppeling.

3. Contact / Communicatie

Op deze plek binnen de Portal kan de klant een vraag stellen aan een gekoppelde

medewerker van het accountantskantoor. Daarnaast kan op deze plek op een veilige

wijze documenten geüpload worden, die de klant aan de accountant dient aan te

leveren. De vraag en / of het document komt dan in de mailbox of werkstroom van de

gekoppelde medewerker van het accountantskantoor. Toekomstig zullen hier ook

functies als Direct Messaging mogelijk zijn.

4. Elektronisch dossier

Hier vindt de klant de dossierstukken die het accountantskantoor beschikbaar stelt,

bijvoorbeeld de permanente stukken of de jaarrekening. Deze documenten zitten

fysiek niet in de Portal, maar worden rechtstreeks uit het onderliggende CRM

systeem opgehaald (via webservices).

5. Mijn Administratie

Op deze plek in de Portal kan de klant single-sign-on door naar de online pakketten

(financieel/salaris) die de klant via de accountant afneemt.

6. Financieel Dashboard

Het accountantskantoor kan op deze plek (tussentijdse) cijfers presenteren aan de

klant. Het betreft o.a. de balans, winst- en verliesrekening, omzetgegevens en







53

kengetallen. Ook wordt dit in de vorm van grafieken aangeboden. De cijfers kunnen

via een XML auditfile (light) of vanuit CaseWare geüpload worden in Portal.

7. XBRL Aangifte Management

Dit is de plek waar de SBR/XBRL-aangiftes richting Overheid en Banken worden

klaargezet ter goedkeuring voor de klant. De klant kan vervolgens de aangiftes inzien

en goedkeuren, waarna het XBRL document verzonden wordt naar de Digipoort

(overheid) of de BIV (banken). Uiteraard wordt het proces volgens alle

beveiligingseisen afgehandeld. Inlog en goedkeuring vindt plaats via een combinatie

inlognaam, wachtwoord en sms-authenticatie. Het proces of een klant de aangifte al

heeft goedgekeurd kan worden gemonitord door het opvragen van statusinformatie

over alle klanten en aangiftes heen. De klant wordt doormiddel van e-mailberichten

geattendeerd of er aangiftes goedgekeurd dienen te worden in de Portal.

Voor meer informatie kunt u terecht op www.acportal.nl





http://www.acportal.nl/



54

II.2 CreAim

Over CreAim Al sinds 2001 maakt CreAim internettoepassingen ten behoeve van accountantskantoren, salarisverwerkers en belastingadviseurs. Deze intermediairs kunnen hiermee veilig en betrouwbaar digitaal samenwerken met klanten. CreAim is de specialist op het gebied van SBR/XBRL en eHerkenning. Meer dan 75.000 ondernemingen maken gebruik van de authenticatiemiddelen, portalen en applicaties van CreAim.

Generieke beschrijving Accountancyportaal Met het Accountancyportaal is het mogelijk aangiften, jaarrekeningen en overige verantwoordingsinformatie aan te leveren bij de Belastingdienst, KvK, CBS, banken en Digipoort. Gegevens (in de bestandsformaten XBRL, XML, HTML en PDF) worden geautomatiseerd uitgewisseld met alle vaktechnische applicaties. Het portaal bevat ook een elektronisch dossier, nieuwsartikelen, specifieke berichten en alle relevante documenten. Klanten kunnen op eenvoudige, veilige en betrouwbare wijze inloggen. Dit kan onder andere met een eHerkenningsmiddel waarmee ook machtigingen vastleggen.

In de sectie ‘Dashboard’ ziet de klant in één oogopslag welke acties moeten worden uitgevoerd en welke documenten klaar staan voor beoordeling en/of ondertekening. De audit trail wordt zichtbaar geregistreerd en is via de sectie ‘Management informatie’ op ieder moment online te raadplegen.

Elektronische handtekeningen in PDF-documenten Bij CreAim kunt u PKIoverheid certificaten aanvragen. Met behulp van onze ondertekendienst kunt u met deze certificaten uw handtekening zetten in ieder PDF-document, of het nu een verklaring is, een brief of een opdrachtbevestiging. Voor oplageverklaringen is deze elektronische handtekening zelfs al verplicht. Vanaf 2013 zullen op deze wijze ook SBR-berichten naar banken moeten worden getekend.

Kwaliteit en veiligheid wordt steeds belangrijker Elektronische uitwisseling van bedrijfsgegevens via het internet vereist uiteraard een deugdelijke authenticatie en autorisatie. De overheid heeft CreAim als erkend aanbieder toegelaten tot eHerkenning. Dit betekent dat CreAim voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen.

SBR en PKIoverheid certificaten worden verplicht Vanaf 1 januari 2013 is Digipoort het exclusieve (en dus verplichte) kanaal voor het aanleveren van aangiften IB en VpB alsmede het ophalen van Elektronische Aanslagen, verzoeken/wijzigingen VA en de uitstelregeling. Uiteraard ondersteunt CreAim nu al het indienen van alle SBR-berichten. Ook levert CreAim de benodigde PKI-overheid services certificaten. Wist u dat in 2011 meer dan 75% van de door Digipoort verwerkte SBR-berichten zijn aangeleverd via de portalen en applicaties van CreAim?

Ervaringen in accountancy De mensen van CreAim hebben jarenlange ervaring als professional opgedaan in het accountantsvak, dan wel als ontwikkelaars van financiële systemen. CreAim directeur Frank Jonker RA publiceert in de vakbladen en is adviseur van vele kantoren. Hij is tevens gastdocent bij diverse onderwijsinstellingen.







55

II.3 CreAim / Innolan

X-Portal Portal software van Innolan in combinatie met XBRL & SBR, aangifte management, koppelingen met financiële & fiscale systemen en document management / dossiers. X-Portal is geschikt voor kantoren die Alure als primaire oplossing gebruiken. Tevens kan X-Portal gecombineerd worden met een andere primaire oplossing. Alure wordt in dit geval slechts gebruikt voor het beheer van X-Portal. Kiezen voor X-Portal is dus platform onafhankelijk.

De combinatie met Alure als primaire oplossing geniet uiteraard wel de voorkeur. De integratie tussen Alure en X-Portal sluit namelijk naadloos op elkaar aan. Innolan heeft echter een ruime ervaring met integraties met oplossingen van andere partijen. Dus ook zonder Alure als primaire oplossing is X-Portal het platform voor u en uw klanten.

Het beheer van X-Portal kan volledig worden uitgevoerd in Alure. Per klant kunt u aangeven welke contactpersonen toegang hebben tot X-Portal. We maken hier gebruik van klantprofielen. U heeft uiteraard wel de mogelijkheid om hier op klantniveau uitzonderingen/aanpassingen in te stellen. Zo kunt u per klant bepalen tot welke (online) diensten men toegang heeft. Hierbij hebben we het mogelijk gemaakt dat bij de meeste (online) diensten niet nogmaals ingelogd hoeft te worden. Dit is voor uw klant wel net zo prettig. Binnen X-Portal Manager kunt u tevens nieuwsberichten, FAQ’s en formulieren aanmaken en beheren.

Er worden steeds meer documenten digitaal uitgewisseld tussen u en uw klant. Dit gaat meestal per mail. Toch bevatten deze documenten vaak gevoelige informatie. Dit is een van de redenen dat er steeds meer gebruik gemaakt wordt van uitwisseling via X-Portal. Zodra u een document gereed heeft krijgt de klant, eventueel geheel automatisch, per e-mail een bericht dat er een document op X-Portal staat. Uw klant kan het document vervolgens openen, goed/afkeuren en/of voorzien van commentaar. In Alure DMS wordt een historie bijgehouden wanneer documenten zijn gelezen, geopend en goed/afgekeurd door uw klant. Een andere toepassing is het verstrekken van inzage in het klantdossier. Enerzijds in het kader van transparantie. Anderzijds omdat uw klanten dit steeds meer op prijs stellen en de informatie willen benaderen zonder hierover met u in contact te treden. Het publiceren van documenten naar X-Portal kan zowel handmatig met behulp van het afvinken als geautomatiseerd. Indien een document, bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging, de status definitief heeft verkregen wordt deze automatisch op X-Portal gepubliceerd.

“Digitale communicatie en samenwerking tussen kantoor en cliënt” Een initiatief van Innolan en Creaim Technologie op basis van Microsoft.NET Open platform voor branchebrede oplossingen In elk kantoor toepasbaar Schaalbaar naar behoefte Concept conform Innolan’s “Total Information Management” XBRL / SBR / Authenticatie met Creaim technologie

Koppelingen met plm. 25 vaktechnische en kantoor applicaties.

Innolan basisfunctionaliteit:

CRM, Relatiebeheer







56

DMS, Document Management Systeem

Online diensten

Portal Manager, beheersfunctie rondom X-Portal

WFL, Workflow Manager, “praat” met Creaim berichtenmanager

Koppelvlakken vanuit TIM©, met alle gangbare applicaties en bronnen

Alure content management

Integratie Creaim CreAim basisfunctionaliteit:

Aangifte- en jaarrekening management

Online goedkeuren

Authenticatie en autorisatie


XML – en XBRL ondersteuning

Integratie Alure

Machtigingen en Autorisatie register

Fiscale en financiële koppelvlakken (XML en XBRL)

Voor uw kantoor

Eén kanaal voor al uw berichtenverkeer

Eén ASP voor al uw interne – en externe machtigingen

Aangifte management en – monitoring door koppeling voortgangsbewaking

Archivering van alle berichten en inhoud in digitaal dossier

Ondersteuning van alle uitvragende partijen

Koppeling met alle gangbare fiscale en financiële systemen.







57

II.4 PinkWeb Cliënt Online is het meest complete accountancy klantenportaal. Een veilig platform dat de communicatie faciliteert tussen uw medewerkers, cliënten, gebruikte software en uitvragende partijen.

Het accountancy klantenportaal Cliënt Online van PinkWeb was het eerste accountancy klantenportaal op de markt. Al 10 jaar heeft Cliënt Online de meeste gebruikers en biedt het de meeste functionaliteit en de meeste koppelingen.

Met Cliënt Online richt u de werken communicatieprocessen efficiënter in en bespaart u veel tijd en vooral kosten. Met de zeer innovatieve mogelijkheden biedt u een hoger serviceniveau aan uw cliënten en betrekt u hen optimaal bij uw werkzaamheden. Cliënt Online stimuleert de interactie tussen uw cliënten en de accountant.

De portalen worden ingezet bij zowel de grootste organisaties van Nederland als 'het kantoor op de hoek'. Er zijn intussen negen zeer uitgebreide modules met functionaliteit die continu gratis wordt uitgebreid.

Cliënt Online implementeren PinkWeb begeleidt u optimaal bij de implementatie van het klantenportaal. Alle klanten krijgen gratis een training en begeleiding bij de implementatie op locatie. Daarnaast heeft PinkWeb zeer veel ervaring opgedaan bij vele honderden organisaties. U wordt dan ook actief geholpen bij de inrichting, aankondiging en uitrol naar uw cliënten, zodat een succesvolle implementatie op korte termijn wordt bereikt. Het portaal wordt natuurlijk geïntegreerd in uw website en aangepast aan uw huisstijl. Koppelingen De vele standaard geïntegreerde en automatische koppelingen met andere software maakt Cliënt Online uniek. Door deze geavanceerde koppelingen verandert er zo min mogelijk voor uw medewerkers. Zij kunnen voor een groot deel blijven werken in de omgevingen waar zij thuis in zijn, wat het gebruiksgemak en acceptatie ten goede komt. U bent niet gebonden aan software van één leverancier; u kiest de ‘best of breed’ software van uw keuze. Wij zorgen voor terugmelding en statusupdates in de aanleverende software. Kortom, een brede portal die optimaal is in te bedden in uw organisatie.

Accordering Online Tijd en kosten besparen, inperken van de beroepsaansprakelijkheid én uw cliënt nauwkeuriger betrekken bij uw werkzaamheden. Aangiften en rapportages worden automatisch uit elke softwarepakket online gedeeld, ook in SBR, inclusief trajectbewaking, autorisatie-wachtrij en deponeren. Identificatie vindt plaats door middel van een extra PIN-code of SMS-token. De aanschaf van certificaten is niet nodig. Cliënten accorderen in één keer de documenten van al hun bedrijven.

Dossier Online Uw cliënt heeft altijd toegang tot een compleet en actueel dossier en kan snel, gemakkelijk en veilig zelf documenten plaatsen. Dossier Online is volledig geïntegreerd in de Verkenner en CRM-software. Er is speciale functionaliteit voor een koppeling met scan- en herkensoftware. Door de slimme interface, vindt een cliënt in Dossier Online altijd snel het document dat hij nodig heeft. Single SignOn







58

In één keer via uw eigen portaal toegang tot alle online diensten die door uw cliënten en medewerkers worden gebruikt. Met Single SignOn zijn aparte wachtwoorden en meerdere inloglocaties niet langer nodig. Cliënt Online biedt de meeste Single SignOn koppelingen naar vrijwel alle online software, optimaal beveiligd.

KPI Online Goed en gericht advies is de belangrijkste toegevoegde waarde van de intermediair. Met Kritische Performance Indicatoren houdt u uw cliënt proactief op de hoogte en wordt hij gestimuleerd om u om nader advies te vragen. De KPI’s worden automatisch geactualiseerd op basis van XBRL en links naar uitgebreide rapportage tools zijn Single SingOn geïntegreerd. Vragenlijst Online Snel en handig informatie voor fiscale of advieswerkzaamheden uitvragen bij uw cliënt. Vragenlijsten zijn eenvoudig samen te stellen en gericht te verspreiden naar uw cliënten. Voor cliënten is het gemakkelijk om zo gestructureerd gegevens en documenten bij u aan te leveren.

Actueel Online Gepersonaliseerde e-mailnieuwsbrieven, afgestemd op het profiel van uw cliënt, leiden tot meer adviesvragen. Actuele informatie of uw website zorgt voor hogere resultaten in Google. Fiscaal nieuws, tips, branche-informatie en cao’s van Cliënt Online vult u aan met uw eigen nieuwsberichten. Factuur Online factureren is veel sneller, efficiënter en goedkoper. Het factureren van uw cliënt doet u gemakkelijk en veilig via uw klantenportaal. UBL2.0 en PDF-facturen worden automatisch aan de juiste cliënt gekoppeld. Zij kunnen hun factuur direct via iDeal betalen. Bij niet tijdig betalen kunnen herinneringen automatisch worden verstuurd. Personeel Online Door personeelsmutaties van uw cliënten online te ontvangen, bespaart u direct veel tijd. Alle mutaties in stamgegevens en variabelen van meerdere cliënten verwerkt u in één keer in het salarispakket. Gemak voor uw cliënt, minder fouten en een enorme tijdsbesparing voor u. Content Online Content Online is een CMS (Content Management Systeem) van PinkWeb. U kunt hiermee uw website(s) beheren, maar ook een afgeschermd intra- of extranet maken. Content Online is de perfecte tool om een FAQ of kennisdatabase in te richten.

SBR & XBRL Cliënt Online ondersteunt al vele jaren XBRL en SBR. Alle typen XBRL worden ondersteund. Uniek is de validatie die het portaal uitvoert op alle XBRL-documenten die automatisch via een koppeling of handmatig worden geplaatst. Daardoor heeft u de zekerheid dat een document dat u aanbiedt aan uw cliënt ook correct en valide is. Van elk XBRL-document wordt een helder rapport gemaakt, in uw eigen huisstijl! Documenten kunnen natuurlijk online worden verstuurd naar Digipoort (overheid) of de BIV (banken).

Certificaten De certificaten die u nodig heeft voor het ondertekenen van XBRL of XBRL-berichten, kunt u eenvoudig uploaden/plaatsen in Cliënt Online, voor gebruik en ondertekening.







59

II.5 Pro Management

Sinds 1995 ontwikkelt Pro Management voor accountants- en administratiekantoren software, websites en portalen, waarmee intern de bedrijfsprocessen meer efficiënt en met een hogere kwaliteit kunnen worden uitgevoerd en extern de communicatie met cliënten, kamer van koophandel, belastingdienst en banken is gerealiseerd. De architectuur is ontworpen door ervaren accountants met als doel om, gebruikmakend van de laatste technische mogelijkheden, de organisatie van het kantoor zo in te richten dat de voortgang van de activiteiten continue kan worden bewaakt en waarbij alle medewerkers gemeenschappelijk gebruik maken van één centraal systeem. De digitale communicatie met de externe partijen van het kantoor loopt via webportalen. Een voorbeeld is DigiRecord.nl, een digitaal dossiersysteem voor cliënten geplaatst op de door Pro Management ontwikkelde site van het kantoor. Baanbrekend zijn de oplossingen op het gebied van SBR/XBRL waarmee digitaal (volgens door de overheid gedefinieerde taxonomiën) gegevens worden uitgewisseld met de Kamer van Koophandel, Belastingdienst en bankinstellingen en waarbij de status van de aanleveringen via een portaal kan worden bewaakt. Pro Management heeft ook AOIC.nl als portaal ontwikkeld waarmee de kantoren via internet de bedrijfsprocessen, taken en activiteiten van de cliënten in kaart kunnen brengen alsmede de organisatiestructuur en op die wijze zowel kunnen adviseren als de risico’s in kaart kunnen brengen op basis waarvan zij hun werkprogramma’s kunnen vaststellen.

De mogelijkheden die de software van Pro Management qua functionaliteit biedt zijn zeer uitgebreid. Er zijn geen vergelijkbare pakketten die zoveel oplossingen binnen één systeem bieden. Uniek is dat binnen dit systeem zowel alle tekstuele gegevens als cijfers van een cliënt zodanig zijn verzameld dat alle gewenste rapportages naar externe partijen kunnen worden gegenereerd. Uniek omdat meestal de gegevens zijn opgeslagen in vele deelsystemen. Nu alles is opgeslagen in één centraal systeem zijn de rapportages gemakkelijk te koppelen zodat bijvoorbeeld de SBR-rapportages in de gemeenschappelijke taal XBRL volledig zijn voorbereid zodat met een druk op de knop de gegevens vanuit dit centrale systeem kunnen worden verzonden zonder dat de gebruikers koppelingen behoeven te maken of opleidingen dienen te volgen.

Portalen Om te bereiken dat ook de cliënten digitaal op een beveiligde methode continue worden geïnformeerd zijn er reeds enkele portalen ontwikkeld. Daarnaast worden bovengenoemde oplossingen via Terminal Server eveneens via internet aangeboden. De portalen betreffen:

DigiRecord.nl, waarbij via internet digitale dossiers ter beschikking worden gesteld. De inhoud van de dossiers kan men zelf bepalen. Te denken valt aan jaar- of fiscale dossiers, permanente dossiers of ten behoeve van een financieringsaanvrage of personeelsdossiers. Per cliënt per dossier kunnen de gebruikers worden gekoppeld. Zowel de cliënt als het kantoor kunnen documenten opslaan, waarbij de betrokkenen bij het dossier direct worden geïnformeerd. Via digitale werkstromen die gekoppeld worden aan de documenten wordt de gebruikers digitaal verzocht om bijvoorbeeld hun goedkeuring te geven middels digitale handtekeningen. De werkstromen kunnen bestaan uit een enkele stap, bijvoorbeeld de goedkeuring van de BTWaangifte, of uit vele stappen bijvoorbeeld bij een ontslagprocedure;

Pro Management Transactie Poort (PMTP), welke overzichtelijk de processtappenweergeven van de SBR-rapportages aan de Kamer van Koophandel,







60

Belastingdienst of bankinstellingen. Men ziet continue welke stappen bij de aanlevering via DigiPoort (van de overheid) of Banken Informatie Voorziening (BIV) zijn doorlopen;

AOIC.nl, waarmee de administratieve organisatie en bijbehorende interne beheermaatregelen van een cliënt kunnen worden vastgelegd en besproken. Deze geheel nieuwe vorm van dienstverlening zal in de toekomst steeds vaker voor relaties worden uitgevoerd, omdat bij steeds meer partijen vereist wordt te voldoen aan allerlei wettelijk verplichte kwaliteitseisen en –normen. De beschrijving van de bedrijfsprocessen, taken en activiteiten enerzijds en de gewenste organisatiestructuur anderzijds leiden tot een kwaliteitshandboek dat enerzijds nodig is voor verantwoording zoals bijvoorbeeld geldt voor beleggingsinstellingen, notariaat, schoolinstellingen, zorginstellingen en anderzijds voor de voorbereiding van de bepaling van het werken controleprogramma van de intermediair.

Deze portalen staan als los product ter beschikking of kunnen aan cliënten worden aangeboden via de website van de intermediair waarbij deze portalen via single sign on kunnen worden benaderd door de cliënten. Om dit mogelijk te maken ontwikkelt Pro Management ook websites voor intermediairs (zie yoursite.nl).







61

II.6 Reeleezee

Accountancy Portal De Accountancy Portal software van Reeleezee bevat alle functies die nodig zijn voor een complete online dienstverlening naar de klanten van uw kantoor. Met Reeleezee Administratie kunnen uw klanten die zelf boeken de administratie verwerken. Daarnaast zijn er ook ondernemers die de administratie het liefst door u laten verwerken in een inhouse administratie. In beide gevallen biedt de Portal van Reeleezee alle voorzieningen waarmee u de ondernemer optimaal kunt begeleiden. Met de automatische boekingen van het bankboek en de scanfunctie van de Inbox spaart u tijd en geld bij het boeken. Met het online dossier deelt u documenten en bijvoorbeeld jaarstukken met uw klant in een veilige omgeving. En met de functies voor aangiftenbeheer ziet uw klant alle elektronische aangiften online in een aantrekkelijke en begrijpelijke vorm. De ondernemer krijgt automatisch een waarschuwing voor de aangiftetermijn en kan een elektronische handtekening zetten ter goedkeuring. Alle aangiften en terugmeldingen zijn via gebruiksvriendelijke overzichten direct op te vragen door u en uw klant. rapportages! Actuele cijfers aantrekkelijk en inzichtelijk gepresenteerd Reeleezee ontwikkelde in nauwe samenwerking met accountantskantoren voor Portal een geheel nieuwe grafische module om ondernemers op een intuïtieve manier inzicht te geven in de cijfers die er werkelijk toe doen. Door gebruik te maken van Reeleezee Portal kunt u administraties samen met uw klant op dagelijkse basis bijwerken. Daarmee kunt u per kwartaal, maand of zelfs per week actuele rapportages aan klanten aanbieden met een minimum aan extra werk. De dashboards van Reeleezee Portal kunnen worden gevoed door administraties van klanten die zelf boeken, inhouse klantadministraties of door gegevens uit externe software. Directe communicatie met uw klant Uw klanten krijgen via een helder overzicht op hun persoonlijke portalpagina duidelijke meldingen over de status van gereedstaande en verwerkte aangiften en de beschikbaarheid van nieuwe rapportages. Zij kunnen echter ook via berichten binnen Reeleezee Portal direct contact opnemen met de medewerkers van het kantoor. Ook bij documenten die in het online dossier worden geplaatst kunnen eenvoudig notities worden toegevoegd door medewerkers en klanten. Portal biedt eveneens opties om (HTML) e-mail nieuwsbrieven in uw eigen opmaak te versturen en branchespecifieke berichten te presenteren op de persoonlijke portalpagina van uw klanten. Gerealiseerde koppelingen Reeleezee Accounting wordt door kantoren in de praktijk gebruikt in combinatie met een groot aantal bestaande toepassingen. Hiernaast vindt u een gedeeltelijk overzicht van toepassingen waarmee een directe online koppeling of een koppeling op het niveau van bestandsuitwisseling is gerealiseerd. SBR/XBRL Reeleezee is een koploper op het gebied van SBR/XBRL en neemt bijvoorbeeld deel aan pilots voor de Elektronische Kredietrapportage en de Verkorte Winstaangiften. De Accountancy Portal biedt alle benodigde voorzieningen voor het aanmaken, verwerken en deponeren van SBR/XBRL aangiften. In de komende jaren zullen nieuwe aangiften en deponeringen volgens de SBR standaard worden ontwikkeld. Ook die worden door Reeleezee gegarandeerd ondersteund.







62

Hoe stroomlijnt een portal de verwerking van de financiële administratie? Klant voert gehele administratie zelf Veel accountantskantoren hebben inmiddels ervaring met ondernemers die onder begeleiding de eigen administratie verwerken in Reeleezee. Omdat de accountant direct toegang heeft tot de online administraties van de ondernemers is een optimale samenwerking gegarandeerd, en kan de accountant de boekingen doen die meer boekhoudkennis vereisen (salaris, afschrijvingen). Reeleezee Portal is naadloos geintegreerd met alle administratieproducten voor ondernemers van Reeleezee. Klant wil zelf verkoop- of inkoopadministratie doen: scannen Met de digitale Inbox beschikt Reeleezee over een uniek en innovatief gereedschap om administraties veel efficiënter te verwerken. Documenten, zoals verkoop- en inkoopfacturen, kunnen door de ondernemer worden gescand of via e-mail naar de portal worden gestuurd, waarna ze worden herkend en in concept worden verwerkt. Deze boekingen kunnen direct in de administratiesoftware van Reeleezee verwerkt worden verwerkt tot de aangifte, of na bewerking worden geexporteerd naar andere administratieve pakketten of fiscale software. Realtime dossieropbouw met een digitaal dossier Via de gedeelde dossiers die u met portal aan uw klanten kunt bieden kan uw klant brondocumenten, zoals nota’s, contracten, overeenkomsten en andere relevante stukken opslaan in een overzichtelijke mappenstructuur. Daarmee wordt door het jaar het dossier voortdurend ip-to-date gehouden. Alle elektronische communicatie betrouwbaar vastgelegd Papier verdwijnt en elektronische formulieren komen daarvoor in de plaats. De communicatie met Belastingdienst, KvK, banken (kredietrapportages) en anderen gaat geheel online verlopen. Reeleezee Portal biedt een elektronische handtekening en een beveiligde opslag die garandeert dat een origineel elektronisch document altijd exact kan worden gereproduceerd, eventueel met een bewijs dat medewerkers of klanten het hebben ingezien en/of goedgekeurd. De digitale klanthandtekening is een juridische waarborg die garandeert dat uw klant een aangifte heeft gezien en ondertekent. De meest overzichtelijke werkwijze voor elektronische aangiften. Bewaak de elektronische aangiften en de elektronische goedkeuring van de klant vanuit één centrale plaats. LB, OB, VpB, en IB. Met het bestaande BAPI protocol, maar ook met SBR/XBRL ondersteuning. Koppelt met bestaande CRM en fiscale programma’s, en attender klanten online op aangiftetermijnen. Toon uw klanten alle aangiftensoorten in een uniform en begrijpelijk formaat. Single login/SSO Op één veilige plaats worden alle inloggegevens voor uw klanten en medewerkers beheerd. Vanuit één plaats regelt u de toegang tot de machtigingen voor alle aangiftensoorten / rechtspersonen en bijbehorende contactpersonen. Vanzelfsprekend is Reeleezee nu al voorbereid op de nieuwste systemen voor authenticatie en autorisatie die in het kader van het overheidsproject E-Herkenning worden ontwikkeld. XBRL document (Instance Document) uitwisseling Reeleezee ontwikkelde een online omgeving voor het ontvangen, presenteren, wijzigen, printen, archiveren en converteren van alle SBR rappotages die zijn gemaakt op basis van de Nederlandse Taxonomie. Deze functies werken onafhankelijk van het softwarepakket waarmee de XBRL documenten zijn gemaakt, Daarmee is een optimale samenwerking met alle moderne software voor de accountantspraktijk gewaarborgd.







63

II.7 UNIT4 Over UNIT4 Accountancy UNIT4 levert oplossingen voor alle disciplines van accountants- en administratiekantoren. Onze accountancy software is tot stand gekomen op basis van ‘best practices’ uit de beroepsgroep en door overleg met branche- en beroepsverenigingen en de overheid.

Het resultaat: integratie van deeloplossingen voor de financiële administratie, controle en analyse, jaar- en perioderapportage, fiscale aangifte, relatiebeheer, planning, uren en declaratie, personeel & salarisadministratie. Hierdoor hoeft u gegevens slechts eenmaal vast te leggen. Met onze accountancy software zijn accountants- en administratiekantoren goed voorbereid op het nieuwe werken. Dat bespaart u tijd, geld, spraakverwarring en irritatie.

UNIT4 Client Portal: Snelle en veilige elektronische communicatie met uw cliënten Met UNIT4 Client Portal regelt u snel en veilig al uw elektronische communicatie met uw cliënten. Deze oplossing is speciaal ontwikkeld voor accountants- en administratiekantoren en ondersteunt uw interne organisatie bij het informatiebeheer en het aansturen van de informatiestromen. Uw beroepsaansprakelijkheid wordt ingeperkt met een formele akkoordverklaring van uw cliënt op belastingaangiftes (IB, VpB, OB en loonaangiften). Een doorlopende machtiging is juridisch niet afdoende. Met UNIT4 Client Portal bespaart u direct tijd, geld en administratieve lasten. Daarnaast biedt UNIT4 Client Portal u een hoge mate van service en gemak voor uw cliënten.

Communicatie op maat UNIT4 Client Portal biedt communicatie op maat. Via zijn eigen portal heeft uw cliënt toegang tot alle informatie die u voor hem hebt klaargezet. U regelt alles online: snel, veilig en persoonlijk. Desgewenst in uw eigen huisstijl en met uw eigen logo. De online dienstverlening levert u diverse voordelen op: • U vergroot uw dienstverlening, omdat - u samen met uw cliënt dezelfde software gebruikt. - er geen versieconflicten zijn. - er geen update-problemen zijn. • Altijd en overal, 24 uur/dag en 7 dagen/week, beschikbaar. Autorisatie Na plaatsing van aangiftes en/of documenten ontvangen uw cliënten direct een notificatie en herinneringen via e-mail. Accorderingen mogen alleen door bevoegde personen worden gedaan. Uw cliënt registreert eenvoudig – eventueel na afstemming met u – wie de bevoegde personen zijn. UNIT4 Client Portal zorgt voor online-doorzending naar de uitvragende partijen. De elektronische accordering voldoet aan alle wettelijke eisen en biedt u op transparante wijze de zekerheid die u zoekt. Uw cliënt ontvangt de inlognaam en het eerste deel van het wachtwoord per e-mail. Het eerste deel is niet voor u inzichtelijk. Het tweede deel wordt aan u gepubliceerd. Deze kunt u vervolgens aan uw cliënt geven. Dit tweede deel kan ook automatisch per sms worden verzorgd.







64

Verder faciliteert UNIT4 Client Portal het gericht kunnen aanbieden van nieuwsbrieven en het geautomatiseerd aanbieden van het actuele fiscaal nieuws, gericht op de branche van uw cliënt. Met de optie Engelstalig wordt het mogelijk dat de portal in de Engelse taal beschikbaar komt. De mailcommunicatie en notificatie zijn in dat geval eveneens Engelstalig.

Functionaliteit UNIT4 Client Portal omvat de volgende onderdelen:

Ter goedkeuring aanbieden van aangiftes (IB, VpB, OB en loonaangiften)


Ter inzage aanbieden van documenten en goedgekeurde EKA-berichten

Ter beschikking stellen van dossierstukken

Bedrijfsrapportages en actuele managementrapportages

Elektronische nieuwsbrieven

Opstarten webapplicaties

Actueel fiscaal nieuws

Ondersteuning van meertaligheid

Extra medewerkers autoriseren voor toegang portal.

Holdingportal. Waardoor u één inloggegeven voor meerdere dochter portalen kunt aanmaken en diverse extra cliënt gebruikers verschillende autorisaties per dochter kunt geven.

Uploads door uw cliënten

Ter goedkeuring aanbieden van Toeslag wijzigingen

Elektronische facturen in pdf en/of UBL 2.0 formaat

.

.







65

II.8 YOB

Over YOB YOB staat voor Your Online Business. Ons doel is het optimaliseren van de samenwerking tussen de ondernemer en zijn intermediair. Resultaat boeken door online samenwerken is onze slogan. ICT maakt het mogelijk de (administratieve) bedrijfsprocessen van het MKB efficiënter te maken. De uitwisseling van data en documenten (XBRL/SBR) en de communicatie tussen de ondernemer en zijn administratie- of accountantskantoor staat centraal in onze producten en diensten.

Wij zijn gestart met YOB Teleboekhouden, het online boekhouden voor AccountView-kantoren. Kantoren konden hiermee zelf in AccountView blijven werken en tegelijkertijd samen met de klant via Teleboekhouden online boeken.

Nieuwe producten Teleboekhouden is als volledige SaaS-omgeving beschikbaar. Dit betekent dat ieder kantoor Teleboekhouden aan zijn cliënten kan aanbieden zonder te hoeven investeren in ICT-infrastructuur. Kantoor en cliënt werken online samen in Teleboekhouden en kunnen direct gegevens uitwisselen en beslissingen nemen.

Nieuwe producten zijn in de markt gezet zoals SBR-Portaal, Fidesque en Scanboeken voor het via de cloud snel verwerken van facturen en bonnen tot journaalposten in de administratie van de intermediair. Allemaal SaaS-diensten waarmee kantoren en hun cliënten zonder noemenswaardige investeringen kunnen samenwerken “in de cloud” en online administratieve gegevens, berichten en documenten kunnen uitwisselen, opslaan en delen met derden.

SBR-Portaal – documenten accorderen vanuit de cloud SBR-Portaal stelt het kantoor en de ondernemer in staat om online samen te werken aangaande alle documenten die relevant zijn voor beide partijen en waarvoor accordering vereist of gewenst is. Primair gaat het hier om de aangiftedocumenten en rapportages (XBRL/SBR) die vanuit de intermediair worden aangeboden aan de Digipoort van de overheid en de BIV van banken. Denk hierbij aan fiscale aangiften, KvK-deponering, CBS en kredietrapportages.

De ondernemer kan via SBR-Portaal documenten met een eenmalige machtiging of op basis van goedkeuring per document doorsturen (XBRL/SBR). Eenmalige machtigingen zijn geautomatiseerd periodiek te herzien. De digitale handtekening en machtigingen worden via Fidesque afgehandeld. Fidesque zorgt als onafhankelijke partij voor intermediair en ondernemer voor betrouwbaarheid in de authenticatie van partijen.

Digitaal dossier en archief Binnen het portaal zijn alle ontvangst- en verzendberichten rondom een document volledig te traceren en te volgen (track & trace). Zo wordt van het volledige berichtenverkeer een digitaal dossier opgebouwd, inclusief de uitnodiging van de Belastingdienst om aangifte te doen. Met een ID-tag zijn alle berichten en documenten voor een bepaalde aangifte snel terug te vinden.

Het SBR-portaal is dus nu al een digitaal archief voor alle documenten die bij de uitwisseling met derden betrokken zijn. In de toekomst is het archief ook in te zetten voor alle documenten en contracten die van belang zijn voor de samenwerking tussen kantoor en cliënt.







66

Fidesque – single sign-on toegang tot online applicaties en webportalen Fidesque beveiligt de single sign-on toegang tot online applicaties en het gebruik ervan met een complete set van diensten voor identificatie, authenticatie en autorisatie. Fidesque is de spin in het web van i-verificatie en XBRL/SBR. Ondernemers en administratie- en accountantskantoren gebruiken Fidesque om, bijvoorbeeld via portals, officiële documenten onderling en met banken (BIV) en de overheid (Digipoort) uit te wisselen. Fidesque levert hiervoor drie diensten:

1. Authenticatie; 2. Herkenningsmakelaar; 3. Machtigingsregister.

Authenticatie Fidesque levert ondernemers het token ofwel de digitale identiteit om op online applicaties te kunnen inloggen. Dit is met name handig voor kantoren die hun klanten toegang willen geven tot hun portal met een of meer applicaties, zoals Teleboekhouden of online urenregistratie. Kantoren hoeven de authenticatie nu niet meer per klant en per applicatie zelf te regelen, maar verwijzen hun klanten naar Fidesque.

Herkenningsmakelaar Wanneer een ondernemer over een token en digitale identiteit beschikt, moet nog wel zijn toegang tot online applicaties officieel geregeld worden. Ergens moet vastliggen dat persoon A met token en identiteit B recht heeft tot toegang tot applicatie portal of C (en andere portals en applicaties). Ook hiermee neemt Fidesque kantoren (en andere aanbieders van online applicaties) veel werk uit handen door de herkenning van een identiteit te koppelen aan toegangsrechten tot portals en applicaties.

Machtigingsregister De ondernemer is zelf eindverantwoordelijk voor het aanleveren van aangiftes bij, bijvoorbeeld, de Belastingdienst. In de praktijk doet zijn kantoor dit. De Belastingdienst wil echter zeker weten dat de ondernemer akkoord is met de inhoud van het document dat zijn kantoor heeft opgesteld en aangeleverd. Hiervoor kan de ondernemer via Fidesque zijn kantoor machtigen (autoriseren) om uit naam van de ondernemer documenten aan te leveren bij de Digipoort van de overheid of de BIV van de banken.

eHerkenning en OpenID Alhoewel het concept voor eHerkenning op dit moment alleen gebaseerd is op communicatie tussen bedrijven en overheid is de volledige infrastructuur van Fidesque al voorbereid op de authenticatie voor communicatie tussen bedrijven. Fidesque heeft tevens de wereldwijde OpenId-standaard volledig geadopteerd en geïmplementeerd, zodat ook single sign-on toegang wordt geboden tot alle applicaties die de OpenId-standaard hebben geadopteerd.

Iemand die gebruik maakt van OpenID, hoeft voor inloggen geen gebruikersnaam en wachtwoord per website te onthouden, maar kan volstaan met inloggen met de OpenID identiteit. De OpenID identiteit is feitelijk een URL. Iemand die de unieke eigenaar is van die URL, kan die URL als digitale identiteit gebruiken. Fidesque levert OpenId-identiteiten.





(Samen)werken in the cloud - softwarepakketten€¦ · De meeste 'apps' worden ontwikkeld voor...

Documents

Transcript of (Samen)werken in the cloud - softwarepakketten€¦ · De meeste 'apps' worden ontwikkeld voor...