Sambal voor een scherpere DBFMO

Bij DBFMO-projecten gaat het om projecten waarbij overheidsorganisaties

en consortia voor relatief lange tijd verplichtingen aangaan. Verplichtingen

waarbij beide partijen samen de keuze maken om langdurig samen te

werken. De basis voor die samenwerking moet dus buitengewoon goed zijn.

Scherpte in de aanbestedingsdocumenten is hierbij vereist. En die scherpte

kunt u vaak op eenvoudige wijze verbeteren, met een korte doorlooptijd en

tegen lage kosten.

DBFMO gaat over minder, maar nog wel steeds over veel

DBFMO-projecten zijn publiekprivate samenwerkingen waarbij een overheids-

instelling het ontwerp, de realisatie, financiering, beheer en onderhoud en vaak

ook de facilitaire dienstverlening van een project langdurig bij een privaat

consortium onderbrengt. Halverwege het vorige decennium was het nog

voorbehouden aan projecten waar het om een paar miljoen euro ging,

inmiddels is die grens al ruimschoots onderschreden.

Toch: het gaat nog steeds om veel geld.

En ook: je tekent voor een jarenlange samenwerking.

Daardoor: veel en zorgvuldige aandacht, maar: ook de juiste?

De DBFMO’s gaan dus nog steeds over veel en krijgen ook de aandacht die ze

verdienen: veel en zorgvuldig. Veel aandacht van een groot aantal uiteenlopende

betrokkenen in de organisatie. En zorgvuldige aandacht om allerlei waarborgen

in te bouwen om te komen tot de juiste aanbestedingsdocumenten.

En ook: langdurige aandacht, want een DBFMO kent een lange

voorbereidingstijd. Gevaar? Niet meer onbevangen naar eigen

aanbestedingsdocumenten kijken.

Maar bovendien: de documenten ook kunnen bekijken door de bril van een

marktpartij. Die kun je immers niet betrekken bij het opstellen van de documenten

waarop ze later zelf moeten inschrijven.

De vraag is dus of veel, zorgvuldige en langdurige aandacht leidt tot de best

passende aanbestedingsdocumenten. Wij ervaren dat het zeker niet altijd het

geval is.

Kan het anders? Volgens ons wel. Kost dat veel? In onze constructie niet.

Wordt de doorlooptijd dan meteen stukken langer? Niet met onze aanpak.

Wij werken graag en vaak

samen met Royal

Haskoning, en treden u als

een ingespeeld team

tegemoet

Significant B.V.

Thorbeckelaan 91

3771 ED Barneveld

T 0342 40 52 40

KvK 39081506

info@significant.nl

www.significant.nl

Onze ervaring aan de andere kant van de tafel

Wij hebben meerdere consortia geholpen bij de inschrijving op DBFMO’s. Die

hulp bestond onder andere uit het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten

en modelleren van de prestatie en het betalingsregime. Wat er staat, lijkt vaak

evident, maar met een geheel andere bril – in casu van degene aan de andere

kant van de tafel – is dat ineens niet meer altijd het geval. Verder zoek je als

inschrijvend consortium naar de risico’s die je moet afdekken, en naar de risico’s

waarvoor je je moet indekken. Wij hebben die risico’s met de bril van consortium

op, in kaart gebracht en met Monte-Carlosimulaties inzicht gegeven in de (mate

van) onzekerheden.

Onze uitgebreide aanbestedingservaring

Wij behoren tot de Nederlandse top, daar waar het gaat om het ondersteunen

van complexe en unieke aanbestedingstrajecten. Ons track record is groot en

spreekt voor zich. In onze aanpak staat de hoger gelegen organisatiedoelstelling

centraal. Wij streven naar een aanbestedingsstrategie die hier naadloos op

aansluit. Alleen dan leidt een aanbesteding tot het gewenste resultaat.

Met ons sambalcomité de ervaringen bij u toegepast

Sambalcomité: onze benaming voor een commissie van ervaren deskundigen

die u het vuur aan de schenen legt met vragen. Vragen die aanvoelen als

sambal en vragen om geblust te worden. Geblust met heldere antwoorden.

Heldere antwoorden die de aanbestedingsdocumenten beter maken en leiden

tot betere inschrijvingen en een betere basis voor langdurige en succesvolle

samenwerking. Het sambalcomité komt in principe bijeen als de output-

specificaties voor minimaal 80% gereed zijn. Dus voor de dialoogfase.

Nadat het sambalcomité vanuit diverse invalshoeken de verwondervragen

heeft geformuleerd, nemen wij deze samen met de opdrachtgever door.

Hierbij lichten wij de vragen en de achterliggende gedachten bij de vragen toe,

en geven wij aan waarom die vragen voor een potentiële inschrijver relevant zijn.

Tijdens de sambalsessie stellen wij samen met u vast welke vragen zodanig

relevant zijn dat ze een nadere uitwerking, toelichting of herformulering vereisen.

Op die manier draagt onze scherpe en deskundige blik bij aan een scherpere

DBFMO.

Significant

Significant is een onafhankelijk advies- én onderzoeksbureau. Wij richten ons op

het vertalen van organisatiebeleid en -strategie naar een optimale bedrijfsvoering

en het ontwikkelen en evalueren van beleid en strategie op het gebied van

maatschappelijke thema’s. Wilt u meer weten over onze sambalcomités bij

DBFMO-projecten of de overige dienstverlening van Significant B.V., dan kunt u

contact opnemen met richard.lennartz@significant.nl of met een van de andere

adviseurs via ons secretariaat (0342 40 52 40).

Significant B.V.

Thorbeckelaan 91

3771 ED Barneveld

T 0342 40 52 40

KvK 39081506

info@significant.nl

www.significant.nl

Miranda Maarssen-van Veenendaal, Corporate Dienst

Rijkswaterstaat

”Als opdrachtgever wil je de mogelijkheden van PPS ten volle

benutten: PPS gaat verder dan samenwerking, je gaat een partnership

aan voor een lange periode. Om een uitvraag in de markt te zetten die

enerzijds uitdagend genoeg is om partijen aan je te binden, maar die

tegelijkertijd voldoende ruimte geeft om het partnership samen vorm

te geven, doe je niet zomaar. Bijkomende valkuil is dat je als vragende

partij geneigd bent om in oplossingen te denken en minder in

functionaliteiten. Dit laatste is bij PPS essentieel: je laat je partner

doen waar hij het beste in is, en dat is het bieden van een oplossing

voor jouw vraagstuk.

Rijkswaterstaat heeft de nodige ervaring met DBFM(O)-contracten in

de infrastructuur. Voor vastgoedontwikkeling was deze ervaring tot

voor kort niet aanwezig. Om toch de goede basis te kunnen leggen

voor partnership in het eerste PPS-vastgoedproject voor

Rijkswaterstaat, is de conceptuitvraag in een Sambalsessie met

Significant onder de loep gelegd. De reden dat Significant is gevraagd

deze ‘contra-expertise’ uit te voeren, is juist hun ervaring aan

inschrijvende kant. Wie anders kan beoordelen of een inschrijvende

partij de uitvraag uitdagend en volledig genoeg vindt om het gewilde

partnership aan te willen gaan. Met name op de terreinen van

duurzaamheid, innovatie en Het Nieuwe Werken heeft Significant

verwondervragen gesteld die ons er toe moesten leiden de uitvraag

nog scherper neer te zetten.

De sessie heeft Rijkswaterstaat geholpen om nog meer vanuit

functionaliteit te redeneren: het voelt enorm goed als de beschrijving

van een gevraagde functionaliteit een antwoord oplevert dat je wilt

horen. Dat betekent dat je beschrijving van de vraag helder en

eenduidig is. Daar waar dit nog niet het geval was, heeft Significant

ons de spiegel voorgehouden: bepaalde beschrijvingen zijn voor

velerlei uitleg vatbaar; wil je meerdere oplossingen of wil je dat niet?

Het heeft voor Rijkswaterstaat opgeleverd dat de focus in de uitvraag

is komen te liggen op de zaken die de organisatie echt belangrijk vindt,

en op de kans die geboden wordt aan zowel opdrachtgever als

inschrijvende partij om tot partnership te komen.”