Round Table Fast Close (Stantson & Tacstone Consulting) Public V1.0

Fast Close in de praktijkRound Table

MSc. Marc SluiterStantsonMaartensdijk, 5 november 2009

Copyright ©

Efficiënt in Control 2

Opgericht : 2007

Medewerkers : 10

Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk- en procesmanagement

Risk Management : Risk awareness, riskmanagement workshops,

Governance

Procesmanagement : Fast Close, P2P, Optimalisatie van de financiële

functie

Auditing : Operational audits, procesaudits

Opleidingen : BIV, AO, Auditing, Standard Reporting

Werkzaam in onder meer de volgende sectoren:

Bank- en verzekeringswereld : ING, Delta Lloyd, Rabobank

Energiesector : Eneco, Delta, Essent

Overig : KPN, Kuiken, BAT

Not for profit : LUMC, Het CVZ, Beweging 3.0, ROC Flevoland, NS

Opgericht : 2007

Medewerkers : 10

Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk- en procesmanagement

Risk Management : Risk awareness, riskmanagement workshops,

Governance

Procesmanagement : Fast Close, P2P, Optimalisatie van de financiële

functie

Auditing : Operational audits, procesaudits

Opleidingen : BIV, AO, Auditing, Standard Reporting

Werkzaam in onder meer de volgende sectoren:

Bank- en verzekeringswereld : ING, Delta Lloyd, Rabobank

Energiesector : Eneco, Delta, Essent

Overig : KPN, Kuiken, BAT

Not for profit : LUMC, Het CVZ, Beweging 3.0, ROC Flevoland, NS

Introductie: Stantson

Fast Close in de praktijkEnquête Resultaten

Drs. Janpieter Koning RATacstone ConsultingMaartensdijk, 5 november 2009

Copyright ©


INHOUD

• Waarom dit onderzoek

• Onderzoeksmethodiek

• Respondenten

• Onderzoeksresultaten

• Rapportage• Fast Close• Excel

• Conclusie


WAAROM DIT ONDERZOEK?

Stantson wil graag weten hoe haar relaties het verloop van het eigen rapportageproces beoordelen; met name gericht op snelheid en betrouwbaarheid.

De volgende vragen komen hierbij naar voren:

- Hoe denken organisaties zelf over hun rapportageproces?

- Hoe oordelen organisaties over de betrouwbaarheid van hun cijfers?

- Hoe lang is men gemiddeld bezig met een periodieke afsluiting?

- Zien organisaties zelf mogelijkheden tot verbetering/versnelling?

- Zijn organisaties zelf actief bezig met verbeteren/versnellen?

- Welke rol spelen Excel en IT infrastructuur hierbij?


ONDERZOEKSMETHODIEK

• Online Enquête

• Aantal vragen: 28 (waarvan: 27 multiple choice en 1 open vraag)

• Aan AO/IC functies: Controllers, CFO’s en Financieel Managers

• Verstuurd aan 500+ mensen


RESPONDENTEN

• 50 respondenten (ongeveer 10%) heeft meegewerkt

• Van de 50 respondenten werkten 13 voor een beursgenoteerd bedrijf

• 27% werken in de financiële dienstverlening

• 36% van de organisaties heeft meer dan 10 werkmaatschappijen

• 75% heeft een omzet > €50 mln.

1 Groothandel2 Onderwijs en wetenschap3 Organisatie-advies/consultancy4 Telecom5 Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening6 Industrie en bouw7 Overheid en non-profit8 Financiële dienstverlening

Verdeling over sectoren:

1,9% 1,9%3,8%

5,8%7,7%

11,5% 11,5%

26,9%28,8%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

1 2 3 4 5 6 7 8 9


ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (1)

• 48% ervaart structureel druk op het rapportage proces

• 16% vindt de betrouwbaarheid van haar cijfers matig

• 20% vindt dat er vaak veel tijd verloren gaat aan het uitzoeken van fouten in het opleveringsproces - men verklaart dit deels door onvoldoende IT ondersteuning

1 Aangeleverde info heeft verkeerd format2 (Te) strakke deadlines3 Benodigde info wordt te laat aangeleverd4 Aangeleverde info heeft slechte kwaliteit5 IT infrastructuur is niet optimaal6 Overig

12,1%

19,0% 19,0%20,7% 20,7%

8,6%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

1 2 3 4 5 6

Waar komt de druk vandaan?

NB: aantal waarnemingen is 58; sommige respondenten geven aan dat er meerdere redenen zijn



Het antwoord ‘Overig’ werd door 5 respondenten ingevuld:

• Bij organisatie A is er sprake van een scenario met meerdere gelijktijdige integraties, met verschillende implementatie snelheden (cultuurverschillen, interpretatie, data en process inconsistenties).

• Bij de organisatie B zijn de volgende redenen opgegeven: de capaciteit op de administratie, de wijze van financiering van de gezondheidszorg, de cultuur

• Bij organisatie C wordt teveel informatie gevraagd en gerapporteerd

• Organisatie D kampt met een grote hoeveelheid onderwerpen die binnen een zeer kort tijdsbestek gereed dienen te zijn. ‘Gewoon veel werk dus, waardoor er hard gewerkt moet worden’.

• Organisatie E heeft te maken met wisselende vragen van Directeur/aandeelhouders

:

Op basis van vraag 10a



Cijfer- en Rapportage dagen:

:

Cijfers

Maandcijfers Kwartaalcijfers Jaarcijfers

1-3 15 30,0% 1-5 19 38,0% 1-10 26 52,0%

4-7 22 44,0% 6-10 18 36,0% 11-20 6 12,0%

8-11 5 10,0% 11-15 2 4,0% 21-30 6 12,0%

11+ 6 12,0% 16-20 3 6,0% 30+ 12 24,0%

20+ 3 6,0%

N.v.t. 2 4,0% N.v.t. 5 10,0% N.v.t. 0 0,0%

Rapportage

Maandrapportage Kwartaal rapportage Jaarrapportage

1-3 18 36,0% 1-10 27 54,0% 1-30 28 58,3%

4-7 18 36,0% 11-15 12 24,0% 31-40 6 12,5%

8-11 8 16,0% 16-20 3 6,0% 41-50 6 12,5%

11+ 6 12,0% 20+ 3 6,0% 50+ 8 16,7%

N.v.t. 0 0,0% N.v.t. 5 10,0% N.v.t. 0 0,0%


ONDERZOEKSRESULTATEN – FAST CLOSE

• 76% is bekend met het begrip Fast Close

• 82% is bezig geweest om het afsluitingsproces te versnellen

• Dit heeft in grofweg 4 van de 5 keer een verbetering opgeleverd

Zie: de tabel hieronder over de maandafsluiting

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1 – 3 werkdagen

4 – 6 werkdagen

7 – 10 werkdagen

10+ werkdagen

Niet van toepassing


ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (1)

• 98% maakt gebruik van Excel bij haar werkzaamheden

-

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Nauwelijks (< 25%) Nooit Vaak (> 50%) Weet ik niet

Handmatige rapportages / analyses

Geautomatiseerde rapportages / analyses

Voor consolidatie


• De grafiek toont dat de respondenten vaak gebruik maken van Excel bij hun rapportages en analyses – bijna 40% denkt dat geavanceerde Excel modellen kunnen zorgen voor nog meer efficientie en kwaliteit bij het maken van rapportages en analyses.

• 42% geeft aan dat er niet of nauwelijks voldoende controles in hun Excel modellen zijn ingebouwd die zij gebruiken bij het afsluitingsproces

Ja

Nee

Tot op zekere hoogte

ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (2)

Is uw IT ondersteuning voldoende bij de afsluiting? NB: bij deze grafiek gaat het om IT ondersteuning in de vorm van ERP / Besturingssystemen / Netwerken, en dus niet om Excel.


CONCLUSIE – OPVALLENDE STELLINGEN

• Druk op rapportageproces ligt altijd aan iemand anders…

• 48% ervaart structureel druk op het rapportageproces, maar slechts 20% is zeker van plan een verbeterproject op te starten

• De huidige IT-infrastructuur biedt voldoende ondersteuning, maar toch wordt bijna altijd additioneel Excel gebruikt, terwijl daar in 42% van de gevallen niet of nauwelijks voldoende controles zijn ingebouwd

Fast Close in de praktijkBusiness Case

Drs. Mark de PoorterStantsonMaartensdijk, 5 november 2009

Copyright ©


Inhoud

I. Fast Close in de praktijk: Definitie en aanpak

Wat is Fast Close?

Aanpak

II. Case Fast close in de praktijk: Nationale Nederlanden

Achtergrond en vraagstelling

Aanpak

Resultaten

Wat is Fast Close?

Copyright ©


Mens & Cultuur

Consolidation &Reporting

IT

Management & Organisatie

Processen

Belang van een integrale aanpak

Copyright ©


1. Sneller door kwaliteitsstimulatie:• 0-Fouten (Zero Defect Program)• Geen garbage in = geen garbage out• Output = Verwachte Input• Deadline = deadline• Routine

• Gedetailleerde checklijsten en controle momenten

• Altijd ‘up-to-date’ en in control • Meer analyse en scholing mogelijk

• Geen verrassingen: • Tijdige communicatie• Gedragsregels• Geen grote veranderingen voor de

afsluiting• Continue verbetering

• Evaluatie momenten

2. Structureer afsluiting en rapportage binnen het logistieke proces:• Plannen, aansturen & monitoren• Online monitoring (tool)• Optimalisatie van de keten tot volledige

afsluiting• Analyse van de kritische proces factoren

• Overslaan van overbodige activiteiten• Activiteiten verwijderen • Parallelle processen• Efficiëntere uitvoering van de

activiteiten (geen ‘handwerk’)• Meer capaciteit op piekmomenten• Verschuiving van capaciteit mogelijk• Verwijder “stille’ momenten• Verwijder afhankelijkheden &

proceslussen

Best Practices: voornaamste uitgangspunten


Mens & cultuur

IT Processen

Performance

14e werkdag zeker klaar

12e werkdag en betrouwbaarheidgroter

Plateau 1‘Stabiel proces

Plateau 2‘Betrouwbaar

en sneller‘

Plateau 3‘Best practice’

6e werkdag en betrouwbaar

Management &Organisatie

Grote scope? Werk in plateau’s

Copyright ©


Fast Close levert sneller informatie en stelt het management in staat sneller te reageren

Door efficiënter proces kan de beschikbare tijd bijdragen aan grotere betrouwbaarheid

Door Standaardisatie van processen en data kan er tijd bespaard worden in het consolidatie- en rapportageproces.

Beter bedienen van stakeholders

Beter imago en vertrouwen van de organisatie bij investeerders. => het beter doen dan de concurrentie!

Een betere work-life balance

Voordelen


Kosten

Als de cultuur en de processen veranderen, is het geven van scholing en het houden van workshops essentieel

Investeren in IT-systemen is bijna altijd noodzakelijk

Advies is om medewerkers (key- players) vrij te stellen van hun primaire werkzaamheden &Tijdelijke (kwalitatieve) personele uitbreiding?

Een lagere arbeidsmoraal

Fast CloseAanpak


Fast Close: hoofdstappen

Stap 1: Analyse

Stap 2: Ontwerp en

implementatie Quick Wins

Stap 3: Implementatie

verbeterpunten

Stap 4: Borging en

“Continuous Fast Close”

Projectmanagement

Centrale aansturing Lokale regie

<< slides met info over onze specifieke aanpak zijn weggelaten >>

Copyright ©

Case: Nationale NederlandenAanpak

<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>

Copyright ©


Aanpak: fasering Fast Close project

Fase 1

Analyse:

Interviews en workshops

(4 weken)

• Opstart & Interviews

• Procesworkshops

• Voorbereiden realisatie

Fase 2:

Realisatie Quick Wins

en verbeterpunten

(2 a 3 maanden)

• Hier wordt beoordeeld of er Quick Wins zijn die direct ter hand kunnen worden genomen.

• Direct uitwerksessies gepland per team met de relevante deelnemers.

• Deze Quick Wins dienen dan binnen enkele weken gerealiseerd te zijn

• Maken Werkgroepplannen en totaal implementatieplan

Fase 3:

Borging met CCM

(2 a 3 afsluitperioden)

• Teamsessies

• Verbeteren procedures, IT, control, formulieren, afspraken rapportages, aanpassen planning en volgorde, etc.

• Testen CODA Control Manager

• Monitoren afsluitproces en Finetunen met afsluitingservaring

• Inrichten CODA Control Manager



Fase 1: Analyse: interviews en workshops

Bestuderen/verdiepen aanwezige info/procesgangen

• Persoonlijk planning inclusief benodigde tijd

• Analyse van het kritieke pad

• Aanleverkalender en opleverkalender

Presentatie bevindingen en opstellen planning

Vervolgworkshop per cluster en vervolggesprekken

Opstellen en presenteren totaalplan

Presentatie aan management



Fase 2: Realisatie Quick Wins

Na de interviews en na de procesworkshops in fase 1 is beoordeeld zijn Quick Wins geïmplementeerd. Voorbeelden:

• Strakke deadlines door topmanagement laten bepalen (“dicht is dicht”)

• Ochtendgebeden tijdens eerste dagen van periode

• Zichtbaar maken van (elkaars) voortgang en afhankelijkheden

• Continu afspraken maken met “leveranciers” van informatie en deze aanjagen

Deze Quick Wins zijn binnen enkele weken gerealiseerd



Fase 2: Realisatie verbeterpunten/ issues

OOKKCC

(0) WD T-6: 17:00

LLFF

(1) WD5: 12:00 (2) WD6: 9:00 (3) WD12: 17:00

DDBB MMEE GG HH II JJ NNAA PP

Voorbeeld van issues op het kritieke pad:

LEGENDA

(0) WD T-6: 17:00 – Tijdlijnenoverleg / Disclosure list (Start periodeafsluiting) (1) WD5: 12:00 – Deadline aanleveren cijfers (2) WD6: 09:00 – Grootboek stabiel in FAR (3) WD12: 12:00 – Opleveren Aramis-sets (Einde periodeafsluiting)


Copyright ©


Fase 3: Borging en continuous Fast Close

Inrichten CCM + modellen•Implementeren CCM en laden beschreven processen (acceptatieomgeving)

•Ontwerpen financiële modellen

•Opleiden gebruikers

•Testen acceptatieomgeving

•Uitvoeren (kwartaal)afsluiting met behulp van CCM

Begeleiden afsluitprocessen•Dagelijks bijhouden voortgang processen adhv CCM en hierover rapporteren (naam, % etc.)

•Dagelijks bijhouden van realisaties in grootboeken adhv systeemlogs (wie heeft wat wanneer geregistreerd)

•Bewaken deadlines en rapporteren “overtreders”

Aanspreken “leveranciers” op non delivery en bijstelling planning en deadlines (continuous Fast Close)


Fast Close in de praktijkDemonstratie Excel/ VBA modellen

Drs. Daan Bos RA, RCMaartensdijk, 5 november 2009

Copyright ©


Werking FCS Modellen

ERP / Overige Systemen

Downloads

Model

Input ERP /

Overige SystemenRapportages

Opmerking:

Opslaan met standaard naam

en periode aanduiding

Inlezen met druk op macro knop

Controles downloads / coderingen

Input: Journaalposten

Rapportages: ook automatisch per e-mail


FCS Modellen

Modellen Verwerking Analyse Standaard Specifiek adm control mng overig extern Frequentiedag/w eek/maand

1 Leadsheet (BS/PL) X X X X accnt W

2 Report Model (PL/CC) X X X X X X W

3 Accounts Receivable X X X X X sales W

4 Accounts Payable X X X W

5 Workflow (cred fact/bestell) X X X X all W

6 Reconc diverse bronsystemen X X X X X sales/IC M

7 Balans/TR analyse x X X X D

Afdelingen

<< Hierna demo modellen >>

Actuele onderwerpen:Tijd voor afkortingen

Prof. Dr. Jim Emanuels RATacstone ConsultingMaartensdijk, 5 november 2009

Copyright ©


XBRL for real?

• Standaard (“taal”) voor het uitwisselen van financiële gegevens gebaseerd op XML

• Overheden ontvangen als sinds 2007 XBRL format (dBD, KvK, CBS)

• Banken vanaf april 2010• Convenant met overheid (SBR programma)• In 2012 streefcijfer: 80% bancaire rapportages in XBRL• Platform van intermediairs als smeerolie

• Voordelen:• Foutgevoeligheid naar beneden door minder handelingen• Informatie sneller door de keten : intern extern• Kostenbesparing• Flexibeler in rapportage systeemkeuze, -implementatie, -wijzigingen

Nadelen?


En zo ziet het er uit...

Gegevens voorzien van labels (tags)


IFRS 8 : operating segments

Operationele Informatie 1 unieke segmentindeling. Gebaseerd op management informatie

(hiërarchische structuur) Ook bedrijfsonderdelen meenemen die

alleen intern leveren. Beschrijving van de uitgangspunten bij

indeling Beschrijving van producten en diensten per

segment

Financiële Informatie Gebaseerd op management informatie Aansluiten met jaarrekening Verklaring van verschillen:

Verschillen jaarrekening Verschillen methode voorgaand jaar

Aanvullende toelichting bij segment informatie (voor de hele onderneming): Omzet per product/dienst categorieën Omzet geografisch. Activa geografisch Omzet grootste klanten.

Leuk hè?

Wilt u meer informatie?

Contact: Marc Sluiter, [email protected] Orionlaan 621223 AJ Hilversumwww.stantson.nl

Copyright ©

mailto:[email protected]



http://www.stantson.nl/

Round Table Fast Close (Stantson & Tacstone Consulting) Public V1.0

Business

Transcript of Round Table Fast Close (Stantson & Tacstone Consulting) Public V1.0