//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Richtlijnen voor het opstellen van het voortgangsrapport 2019

10.01.2019////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

//

www.omgevingvlaanderen.be

VOORTGANGS-RAPPORT 2019

INHOUD

1 INLEIDING................................................................................................................................32 MINIMALE INHOUDSVEREISTEN.............................................................................................43 MINIMALE VORMVEREISTEN..................................................................................................53.1 ALGEMEEN 53.2 VOORBEELD OPBOUW VOORTGANGSRAPPORT 63.2.1 Inhoudstafel 63.2.2 Algemeen gedeelte 63.2.3 Voortgangsrapportering doelstellingen en activiteiten 73.2.4 Kruistabel invulling activiteitenmodules 8

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 2 van 16

1 INLEIDING

In het kader van het besluit van de Vlaamse Regering houdende de erkenning en subsidiëring van milieu- en natuurverenigingen van 18 december 20151 rapporteert elke vereniging via het voortgangsrapport. Dit voortgangsrapport bevat een verslag van het voorgaande kalenderjaar en jaarplanning voor het lopende kalenderjaar.

Als vereniging ben je vrij te kiezen welke structuur je gebruikt om het voortgangsrapport op te maken mits je aan een aantal inhouds- en vormvereisten voldoet. Voor een optimale continuïteit volgt het voortgangsrapport dezelfde opbouw als deze van de voorgaande jaarplanning en voortgangsrapporten.

Voor gewestelijke ledenverenigingen, gewestelijke koepelverenigingen en gewestelijke thematische verenigingen bevat artikel 26 §1 de inhoudelijke vereisten van het voortgangsrapport.

Na afloop van elk kalenderjaar van een subsidiëringsperiode maakt de vereniging een beknopt voortgangsrapport op. Dat voortgangsrapport wordt ingediend bij de administratie voor 1 april van het lopende kalenderjaar. Het voortgangsrapport geeft een beknopt verslag van de werking van het voorgaande kalenderjaar weer en, met uitzondering van het vijfde kalenderjaar van een subsidiëringsperiode, een beknopte jaarplanning voor het lopende kalenderjaar.

Het voortgangsrapport bevat voor het voorgaande kalenderjaar:1° een overzicht van de gevoerde activiteiten in het afgelopen kalenderjaar;2° een beeld van de voortgang van het meerjarenplan of van het plan van aanpak;3° de gegevens die aantonen dat de vereniging voldoet aan de criteria, kwantitatief vastgesteld in respectievelijk artikel 2, 8 of 11;4° de gevraagde staving van de activiteitenmodules;5° in voorkomend geval, de manier waarop is ingespeeld op de evaluatie van de adviescommissie of begeleidingscommissie.

Het voortgangsrapport bevat voor het lopende kalenderjaar:1° eventuele bijstellingen van het meerjarenplan of van het plan van aanpak;2° een overzicht van de geplande activiteiten voor het komende kalenderjaar;3° de geplande invulling van de activiteitenmodules;4° in voorkomend geval, de manier waarop wordt ingespeeld op de evaluatie van de adviescommissie of begeleidingscommissie.

1 De artikels en de benaming ‘BVR’ in dit document verwijzen steeds naar besluit van de Vlaamse Regering van 18 december 2015 houdende de erkenning en subsidiëring van milieu- en natuurverenigingen. Dit besluit heeft een tabel met activiteitenmodules als bijlage 1.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 3 van 16

Voor regionale verenigingen bevat artikel 36 §1 de inhoudelijke vereisten van het aanvraagdossier.

Na afloop van elk kalenderjaar van een subsidiëringsperiode wordt een beknopt voortgangsrapport opgemaakt. Dat voortgangsrapport wordt ingediend bij de administratie voor 1 april van het lopende kalenderjaar. Het voortgangsrapport geeft een beknopt verslag van de werking van het voorgaande kalenderjaar weer en, behalve voor het vijfde kalenderjaar van een subsidiëringsperiode, een beknopte jaarplanning voor het lopende kalenderjaar.

Het voortgangsrapport bevat voor het voorgaande kalenderjaar:1° een overzicht van de gevoerde activiteiten in het afgelopen kalenderjaar;2° een beeld van de voortgang van de meerjarennota;3° de gegevens die aantonen dat de vereniging voldoet aan criteria, kwantitatief vastgesteld in artikel 5;4° de gevraagde staving van de activiteitenmodules;5° in voorkomend geval, de manier waarop is ingespeeld op de beoordeling van de erkennings- of begeleidingscommissie.

Het voortgangsrapport bevat voor het lopende kalenderjaar:1° eventuele bijstellingen van de meerjarennota;2° een overzicht van de geplande activiteiten voor het komende kalenderjaar;3° de geplande invulling van de activiteitenmodules;4° in voorkomend geval, de manier waarop wordt ingespeeld op de beoordeling van de erkennings- of begeleidingscommissie.

2 MINIMALE INHOUDSVEREISTEN

Het voortgangsrapport 2019 bevat de jaarplanning 2019 en de rapportering over 2018 en maakt ook de koppeling tussen beide elementen.

In de jaarplanning 2019 geef je aan welke doelstellingen het komende jaar prioritair zijn, welke resultaten er na 1 jaar zullen worden voorgelegd, welke concrete activiteiten je plant om tot deze resultaten te komen, welke modules van bijlage 1 bij het BVR je plant uit te voeren, welke middelen je daarvoor zal inzetten en hoe je de resultaten zal meten.

In de rapportering over 2018 geef je over de uitvoering van de jaarplanning 2018 een stand van zaken. Welke doelstellingen waren het voorgaande jaar prioritair, welke resultaten werden er na 1 jaar voorgelegd, welke concrete activiteiten waren er om tot deze resultaten te komen, welke modules (bijlage 1 van het BVR) werden uitgevoerd, welke middelen waren ingezet en wat waren de resultaten.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 4 van 16

Geef bij de rapportering ook de stand van zaken van te behalen kwantitatieve minimumvereisten van de categorie van jouw vereniging (bv. aantal leden, aantal verenigingen, aantal afdelingen, aantal gemeenten met ratio 2 of 4,…) op 31 december 2018 of op het einde van het vorige werkjaar indien deze berekening niet per kalenderjaar gebeurt. Vermeld voor de ratio’s zowel het resultaat als de berekening. Deze vereisten zijn terug te vinden in de definities in artikel 2 §2 (gewestelijke ledenverenigingen), artikel 5 §2 (regionale verenigingen) en artikel 8 (gewestelijke koepelvereniging).

Geef in het voortgangsrapport ook aan hoe jouw vereniging is omgegaan met de suggesties ter verbetering en de dwingende maatregelen die de advies- of erkenningscommissie in haar advies over het aanvraagdossier heeft geformuleerd.

3 MINIMALE VORMVEREISTEN

3.1 ALGEMEEN

Het voorgangsrapport 2019 bestaat uit 1 document, inclusief eventuele bijlagen, tabellen,….. Achteraan voeg je een kruistabel over de invulling van de activiteitenmodules.

Volg voor het opstellen van het voortgangsrapport dezelfde structuur van het hoofdstuk ‘doelstellingen’ in het meerjarenplan, plan van aanpak of meerjarennota van jouw vereniging. De meeste verenigingen formuleerden zowel strategische als operationele doelstellingen, sommige verenigingen formuleerden enkel operationele doelstellingen.

Geef in het voortgangsrapport aan elke activiteit/actie een volgnummer zodat dit later makkelijker op te volgen is. Plaats deze telkens onder de doelstelling(en) waarop ze betrekking heeft. Een activiteit/actie kan bijdragen aan meerdere doelstellingen, een verwijzing naar een eerdere vermelding volstaat in dit geval. Integreer hier ook de staving die in de tabel met activiteitenmodules (bijlage 1 van het BVR) gevraagd wordt. Bewijsstukken hoef je niet mee te sturen, je houdt deze ter beschikking bij.

Gebruik de kruistabel die gebaseerd is op de tabel met activiteitenmodules (bijlage 1 van het BVR). Neem deze kruistabel integraal over in de liggende afdrukstand, ook wanneer je een bepaalde module niet uitvoert. In dit geval laat je de desbetreffende cellen blanco. Maak een selectie van de activiteiten/acties die representatief of toonaangevend zijn voor de werking van jouw vereniging en zorg ervoor dat je vooropgestelde aantal modules behaalt.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 5 van 16

– Kolom ‘Module’ bevat het nummer en de omschrijving van elke module (bijlage 1 van het BVR). Wijzig niets aan de inhoud ervan en wis ook geen rijen indien een bepaalde module niet wordt uitgevoerd of van toepassing is.

– Kolom ‘Aantal 2018’ geeft het aantal keer dat deze module in 2018 werd uitgevoerd.– Kolom ‘Activiteit 2018’ gaat over de rapportering van de in 2018 uitgevoerde activiteiten. Vermeld het

volgnummer van de doelstelling en activiteit/actie en de korte titel.– Kolom ‘Gerealiseerde cijfers 2018’ geeft per module weer met welke cijfers de module gerealiseerd werd.

Het minimum te behalen cijfers zijn terug te vinden de tabel met activiteitenmodules (bijlage 1 van het BVR). Dit zijn bijvoorbeeld het aantal activiteiten, aantal deelnemers, aantal uur, aantal producten,…Bij de activiteit/actie zelf volgt meer informatie en de gevraagde staving.

– Kolom ‘Aantal 2019’ geeft het aantal keer dat deze module in 2019 wordt gepland.– Kolom ‘Activiteit 2019’ geeft een indicatie van de planning van de activiteiten in 2019. Vermeld het

volgnummer van de doelstelling en activiteit/actie en de korte titel.

3.2 VOORBEELD OPBOUW VOORTGANGSRAPPORT

3.2.1 Inhoudstafel

Maak een inhoudstafel op basis van de hierop volgende onderdelen.

3.2.2 Algemeen gedeelte

3.2.2.1 Opmerkingen advies- of erkenningscommissie (indien van toepassing)

Beschrijf in enkele paragrafen hoe jouw vereniging is omgegaan met de suggesties ter verbetering en/of de dwingende maatregelen van de advies- of erkenningscommissie.

3.2.2.2 Kwantitatieve minimumvereisten (niet van toepassing voor gewestelijke thematische verenigingen)

Geef de stand van zaken van te behalen kwantitatieve minimumvereisten vanuit de definitie van de categorie van jouw vereniging (bv. aantal leden, aantal verenigingen, aantal afdelingen, aantal gemeenten met ratio 2 of 4,…) op 31 december 2018 of op het einde van het vorige werkjaar indien deze berekening niet per kalenderjaar gebeurt.

De gewestelijke koepelvereniging en de gewestelijke ledenverenigingen tonen de vereisten met betrekking tot het aantal aangesloten verenigingen, aantal lokale afdelingen,… en het werkingsbied (provincie) aan door deze in een tabel op te sommen.

De regionale verenigingen type 1 en 2 tonen de ratioberekening aan met een tabel.

Gemeente Aantal leden Aantal inwoners Ratio

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 6 van 16

= (ledenaantal/inwonersaantal)x1.000

De regionale verenigingen type 3 tonen de vereisten met betrekking tot het aantal aangesloten verenigingen, aantal lokale afdelingen,… en het werkingsgebied (gemeente) aan door deze in een tabel op te sommen.

3.2.3 Voortgangsrapportering doelstellingen en activiteiten

STRATEGISCHE DOELSTELLING SD-1: [TITEL] (indien van toepassing)

Evaluatie strategische doelstelling 2018Wat is de algemene conclusie bij de evaluatie van deze doelstelling? In welke mate hebben de activiteiten van 2018 het bereiken van deze doelstelling dichterbij gebracht?

Eventuele bijsturingen in 2019Beschrijf hoe deze doelstelling wordt bijgestuurd als dit uit de evaluatie ervan noodzakelijk blijkt.

Operationele Doelstelling OD 1.1: [TITEL]

Evaluatie operationele doelstelling 2018Wat is de algemene conclusie bij de evaluatie van deze doelstelling? In welke mate hebben de activiteiten van 2018 het bereiken van deze doelstelling dichterbij gebracht?

Eventuele bijsturingen in 2019Beschrijf hoe deze doelstelling wordt bijgestuurd als dit uit de evaluatie ervan noodzakelijk blijkt.

Indicatoren en streefwaardenIndicator/streefwaarde 1Beschrijf de resultaten van de cijfers of de kwalitatieve parameters van deze indicator of streefwaarde op 31 december 2018.

Activiteit 1.1.1: [TITEL]Vul onderstaande tabel verder aan indien deze activiteit gepland werd voor 2018.

Omschrijving van de activiteit in 2018

Geef een korte omschrijving van de activiteit in 2018. Baseer je op de formulering in de jaarplanning 2018.

Behaald resultaat in 2018

Welk resultaat behaalde je met de activiteit in 2018? Baseer je op het beoogde resultaat in de jaarplanning 2018. Integreer hier ook de gevraagde staving voor de module waarvoor je deze activiteit wil inbrengen.

Conclusie van deze activiteit in 2018

Welke conclusie koppel je aan de behaalde resultaten? Was deze activiteit geslaagd? Wordt de activiteit verdergezet in 2019? Welke belangrijke wijzigingen

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 7 van 16

impliceert deze conclusie?

Vul onderstaande tabel verder aan indien deze activiteit gepland wordt voor 2019.

Omschrijving van de activiteit in 2019

Geef een korte omschrijving van de activiteit in 2019.

Beoogd resultaat van de activiteit in 2019

Welk resultaat beoog je met deze activiteit te behalen? Formuleer belangrijke kerncijfers, het beoogde effect bij de doelgroepen en/of de bijdrage tot de inhoudelijke strategie.

3.2.4 Kruistabel invulling activiteitenmodules

Vul de kruistabel verder aan met de uitgevoerde en geplande activiteiten. Bij cluster 1 worden enkele voorbeelden gegeven voor regionale verenigingen. De staving integreer je bij de activiteit/actie zelf.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 8 van 16

CLUSTER 1: Informeren, sensibiliseren en mobiliseren van de bevolking voor natuur of milieu en leveren van een bijdrage aan de verbetering hiervan

Module Aantal 2018

Activiteit 2018 Gerealiseerde cijfers 2018

Aantal 2019

Activiteit 2019

1.1. ontsluit aan haar leden minstens minstens vier keer per jaar informatie rond actuele natuur- of milieugerelateerde dossiers in de regio, Vlaanderen of Europa.

0 0

1.2 realiseert jaarlijks AANTAL activiteit(en) die als doel hebben de brede bevolking te sensibiliseren, informeren en mobiliseren voor natuur of milieu. Daarop zijn telkens minstens AANTAL deelnemers aanwezig.

2 Bijvoorbeeld: OD 1.2 activiteit 1.2.1: opzetten gegidste wandelingen in natuurgebieden EN OD 1.2 activiteit 1.2.2: Workshops duurzaam bouwen

Bijvoorbeeld: 4 wandelingen met telkens tenminste 15 deelnemers EN 2 workshops met telkens tenminste 15 deelnemers

2 Bijvoorbeeld: OD 1.2 activiteit 1.2.1: opzetten gegidste wandelingen in natuurgebieden EN OD 1.2 activiteit 1.2.2: Workshops duurzaam bouwen

1.3 realiseert jaarlijks (samen met haar lidverenigingen) AANTAL initiatief/ven dat/die als doel heeft/hebben de brede bevolking of specifieke

1 Bijvoorbeeld: OD 4.1 Activiteit 4.1.3: publiekscampagne rond de voordelen van windenergie EN Activiteit 4.2.1: evenement rond de opening van een nieuw natuurgebied

Bijvoorbeeld:Activiteit 4.1.3: een aangetoond bereik van 100 personen, Activiteit 4.2.1: een aangetoond bereik van 150 personen

1 Bijvoorbeeld: OD 4.1 Activiteit 4.1.1: publiekscampagne rond de gezondheidseffecten van intensieve veeteelt EN OD 4.2 Activiteit 4.2.1: evenement rond de opening van een nieuw natuurgebied

www.omgevingvlaanderen.be

doelgroepen te sensibiliseren, informeren en mobiliseren voor natuur of milieu. Daarbij blijkt het gezamenlijk bereik van in totaal minstens AANTAL verschillende personen.1.4 realiseert jaarlijks (samen met haar lidverenigingen) AANTAL initiatief/ven dat/die de brede bevolking of specifieke doelgroepen in staat stelt/stellen een bijdrage te leveren aan het verbeteren van natuur of milieu. Daarbij blijkt het gezamenlijk bereik van AANTAL verschillende personen.

1 Bijvoorbeeld OD 3.2 Activiteit 3.2.3: vlindertelweekend

Bijvoorbeeld Activiteit 3.2.3: Meer dan 50 deelnemers aan het vlindertelweekend

1 Bijvoorbeeld OD 3.2 Activiteit 3.2.3: vlindertelweekend

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 10 van 16

CLUSTER 2 : Informeren en ondersteunen van verschillende actoren in de samenleving

Module Aantal 2018

Activiteit 2018 Gerealiseerde cijfers 2018

Aantal 2019

Activiteit 2019

2.1 realiseert jaarlijks AANTAL activiteiten die als doel hebben organisaties buiten de natuur- en milieusector overheden of bedrijven te sensibiliseren, informeren en mobiliseren voor natuur en milieu. Daarop zijn telkens minstens AANTAL deelnemers aanwezig.2.2 geeft door begeleiding richting aan het handelen van organisaties buiten de natuur- en milieusector, overheden of bedrijven en ondersteunt hen in het vinden van natuur- of milieuvriendelijke oplossingen. Op jaarbasis wordt UUR ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 11 van 16

begeleiding verwezenlijkt.2.3 realiseert jaarlijks in samenwerking met organisaties buiten de natuur- en milieusector, overheden of bedrijven, AANTAL product(en), dienst(en), methodiek(en) of handelingsmodel(len) dat/die tot doel heeft/hebben oplossingen te formuleren voor natuur- of milieugerelateerde problemen, behoeften en uitdagingen. Deze worden beschikbaar gesteld voor andere geïnteresseerden in Vlaanderen.2.4 ondersteunt jaarlijks minstens AANTAL (lokale) afdeling(en) of burgerinitiatief/ven dat/die als doel heeft/hebben

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 12 van 16

oplossingen te formuleren voor natuur- of milieugerelateerde problemen, behoeften en uitdagingen.

CLUSTER 3:Inzetten op een kwalitatieve werking, netwerkversterking en/of impactverhoging van de werking

Module Aantal 2018

Activiteit 2018 Gerealiseerde cijfers 2018

Aantal 2019

Activiteit 2019

3.1 ontsluit permanent aan haar (lokale) afdelingen/lidverenigingen/vrijwilligersnetwerken informatie rond actuele natuur- of milieugerelateerde dossiers in de regio, Vlaanderen of Europa.3.2 organiseert activiteiten die de organisatie, deskundigheid of communicatie van haar (lokale) afdelingen/lidverenigingen of vrijwilligersnetwerkenverbetert. Op jaarbasis worden ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 13 van 16

minstens AANTAL deelnemersuren gerealiseerd. Deze activiteiten hebben als doel de impact van de betrokken afdelingen/lidverenigingen te verhogen.3.4 organiseert jaarlijks AANTAL begeleidingstrajecten op maat voor individuele (lokale) afdelingen/lidverenigingen. Deze trajecten hebben als doel de impact van de betrokken afdelingen/lidverenigingen te verhogen.3.5 bepaalt samen met haar lidverenigingen gezamenlijke langetermijntransitiedoelen en gezamenlijke beleidsprioriteiten.3.6 zet een traject op dat als doel heeft de interne werking van haar vereniging te optimaliseren.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 14 van 16

CLUSTER 4: Inzetten op beleidsparticipatie

Module Aantal 2018

Activiteit 2018 Gerealiseerde cijfers 2018

Aantal 2019

Activiteit 2019

4.1 vertegenwoordigt haar leden/lidverenigingen in AANTAL strategische adviesraden of andere overlegfora op Vlaams, bovenlokaal of lokaal niveau4.2 behandelt op jaarbasis AANTAL beleidsthema’s of -dossiers.4.3 voert jaarlijks project(en), traject(en) of campagne(s) uit die als doel heeft/hebben de inspraak en participatievan haar leden/lidverenigingen of de brede bevolking inmaatschappelijke processen te vergroten. Daaruit ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 15 van 16

blijktde actieve betrokkenheid van PROCENT van delidverenigingen of AANTAL personen op jaarbasis.

///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

10.01.2019 Richtlijnen voortgangsrapport 2019 pagina 16 van 16