Relatiemanagement per gemeente

Sinds de fusie tot Kennemerwaard in 2009 en de uitbreiding van het werkgebied met de gemeente Bergen is relatiemanagement op verschillende niveaus in de organisatie opgepakt met wisselend succes. Goed relatiemanagement is essentieel om lokale verankering te borgen en om in te kunnen spelen op actuele gebeurtenissen en kansen. Ook het hebben van één of twee lokale aanspreekpunten voor externen en voor het management om achtergronden goed te kunnen duiden is zeer belangrijk. Relatiemanagement moet op op 2 niveaus in ieder geval geborgd zijn in de organisatie: op strategisch (management) niveau en op tactisch/operationeel niveau.

DoelDe verbondenheid van de bibliotheek met de gemeente en de inwoners verhogen.

Activiteiten: Netwerken en daarmee goodwill opbouwen voor de bieb. Laten zien wat de bibliotheek doet en wat de bibliotheek voor de diverse groepen gebruikers betekent? Uitleggen wat het effect van bezuinigingen is.

Op die manier de verankering van de bieb in de lokale samenleving verhogen, zodat er minder snel bezuinigingen komen, er meer leuke activiteiten in de gemeente met de bieb komen, er meer leden komen.

Huidige situatieManagementteam heeft lobbyplan, maar komt te weinig toe aan structurele contacten. Met name aanwezigheid bij gemeenteraads- en commissievergaderingen in de vier gemeenten, ‘de wandelgangen’ zijn eenondergeschoven kind. Management richt zich op strategische onderwerpen, maar heeft te weinig inzicht in welke onderwerpen waar de bibliotheek iets in zou kunnen betekenen op de (raads)agenda staan.

Domeinspecialisten, teamleiders en soms bibliothecaris specialistenhebben een lokaal netwerk. Vaak vanuit historie gegroeid. Onvoldoende afstemming tussen welke kansen er liggen met management op het gebied van programmering en uitbreiding (informatieve) dienstverlening.

Verbeterpunten Structureel bijhouden lokale raads- en commissieagenda’s per gemeente Structureel contacten onderhouden met netwerkpartners, bestaand en potentieel. Structurele inzet op uitbreiding programmering.

Voorstel gewenste situatieHoe deze taak het best te beleggen en concreet te maken (gebaseerd op werkwijze bibliotheek Zuid-Kennemerland).

Strategisch niveau:Elk MT lid houdt de agenda bij van één van de vier gemeenten. Liefst één gezichtper gemeente, maar afstemmen wie naar welke vergadering gaat, vervanger pergemeente benoemen. Niet alleen wanneer bibliotheek op agenda staat, maar ook gerelateerde onderwerpen als WMO, gebiedsontwikkeling, cultuur, onderwijs,leefbaarheid etc. Met bibliotheekbadge (oid) op tribune zitten om herkenbaar te zijn.

Alkmaar: Erna (Jan)Bergen: Jan (Hanneke)Castricum: Hanneke (Frank)Heerhugowaard: Frank (Erna)Management onderhoudt structureel de contacten met wethouder en beleidsambtenaar bibliotheekwerk.

Tactisch/operationeel niveau:Domeinspecialisten/accountmanagers en teamleiders onderhouden de contacten met partners in de lokale gemeenschap en de lokale ambtenaren (m.u.v. beleidsambtenaar bibliotheekwerk). Taak van relatiemanager heeft minimaal 1 meeting per week met iemand uit het netwerk. Contacten zijn bijv. Dorpsraad, culturele raad, muziekschool, volksuniversiteit, boekwinkel, VVV, ouderenbonden, Historische verenigingen, scholen, zorgcentra etc.

Hierbij signaleren zij kansen voor ontmoeting en debat en activiteiten op het gebied van leesbevordering en mediawijsheid of andere mogelijkheden om het gebruik van de bibliotheek te bevorderen. De relatiemanager geeft input aan de sector Innovatie en Ontwikkeling en Publieksdiensten. Minimaal één keer per kwartaal doet de relatiemanager een voorstel voor een activiteit/lezing in de gemeente.

De relatiemanager denkt mee met de marketingmedewerkers over marketingacties in de gemeente. Bijv. in welke wijken zijn nieuwe mensen komen wonen? Is het zinvol om aanwezig te zijn op een bepaalde bijeenkomst in het dorp met een marketing actie?

De relatiemanager vertelt het verhaal van de bibliotheek aan anderen in de gemeente. Wat doet de bieb nog meer dan uitlenen? (indien noodzakelijk eerst presentatie Erna over breedte van dienstverlening bibliotheek).

De relatiemanager signaleert kansen voor verhuur van ruimte of gebruik van bibliotheekruimte. Ziet kansen voor cursussen/lezingen etc.

De relatiemanager twittert op de account van BiebKennemerwrd over ontwikkelingen in de gemeente die een (verre) relatie hebben met de bibliotheek. Minimaal 1 tweet per week. Bijv. over een dichtwedstrijd. Of een boekwinkel heeft een prijs gewonnen. Of een school gaat verbouwen. Of een schrijfster uit de gemeente heeft een nieuw boek gepubliceerd. Tweets moeten altijd positief van toon zijn. Je kan ook met de BiebKennmerwrd account mensen gaan volgen die er toe doen in de gemeente en professionele reacties geven op wat ze doen. Twittertraining kan geregeld worden. (vervolg om ook iets er over te bloggen of een bericht op Facebook te zetten)

De relatiemanager is voor deze rol gekozen op grond van haar functie waarbij netwerk en communicatieve vaardigheden essentieel zijn. Als tijdsbesteding geldt: 3 uur per week. Dit is een gemiddelde en kan verschillen per week. Laten vervallen??EW/06082013Meer informatie Minder informatie Sluiten