Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven, met vermelding van de Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Vooraf

§1. Communicatie met eventuele juridische draagwijdte dient schriftelijk (bij voorkeur via e-mail) te gebeuren. De communicatie met de ombudspersoon kan indien gewenst mondeling verlopen.

§2. De commissies waarvan sprake beslissen in principe collegiaal. Indien geen collegiale beslissing kan worden genomen, wordt er gestemd bij meerderheid. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Onderafdeling 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Reikwijdte

§1. Dit reglement regelt de algemene vereisten tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven. De volgende onderwerpen worden behandeld: (1) inleidende bepalingen, (2) doctoraatsschool en doctoraatscommissie, (3) toelating en inschrijving, (4) begeleiding en voortgang, (5) doctoraatsopleiding, (6) doctoraatsproefschrift en openbare verdediging, (7) gezamenlijk diploma en dubbeldiploma, en (8) ombudspersoon, beroepsprocedure en tuchtreglement.

§2. Binnen het raamwerk van dit algemene reglement kunnen de groepsbesturen op advies van de respectieve doctoraatsscholen aanvullende reglementen opstellen. Een aanvullend reglement legt meer specifieke bepalingen (hierna ‘Bijzonderheden’ genoemd) vast voor een bepaalde groep of faculteit. De ‘Bijzonderheden’ zijn aanvullingen ten aanzien van de algemene bepalingen maar mogen in geen geval tegenstrijdig zijn. Het groepsbestuur legt een aanvullend reglement voor aan het Gemeenschappelijk Bureau om vervolgens door de Academische Raad bekrachtigd te worden.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Telkens in dit algemene reglement of in de ‘Bijzonderheden’ het woord ‘onderzoeksgroep’ wordt gebruikt, verwijst dit binnen de Faculteit Sociale

Wetenschappen naar de onderzoekseenheden zoals omschreven in Hoofdstuk 4 van het Huishoudelijk reglement Faculteit Sociale Wetenschappen.

Artikel 2. Concept

De voorbereiding van een doctoraatsproefschrift en de doctoraatsopleiding aan de KU Leuven hebben als doel om een onderzoeker te vormen die op een zelfstandige wijze een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis. Het proefschrift moet blijk geven van het vermogen tot de creatie van nieuwe wetenschappelijke kennis op grond van zelfstandig wetenschappelijk onderzoek.

De leerresultaten in de doctoraatsvoorbereiding, leidend tot de graad van doctor, zijn vastgelegd in de Codex Hoger Onderwijs Art.II.141 5°:

(1) “het systematisch begrijpen van een vakgebied en het beheersen van de vaardigheden en methodieken van onderzoek in dat vakgebied,

(2) de bekwaamheid om met de geëigende integriteit van een onderzoeker een omvangrijk onderzoeksproces te ontwerpen, ontwikkelen, uit te voeren en aan te passen,

(3) het door origineel onderzoek leveren van een bijdrage aan verlegging van de grenzen van kennis door een omvangrijke hoeveelheid werk, waarvan een deel een nationaal of internationaal beoordeelde publicatie verdient,

(4) het in staat zijn tot kritische analyse, evaluatie en synthese van nieuwe en complexe ideeën,

(5) het kunnen communiceren met vakgenoten en de bredere wetenschappelijke gemeenschap nationaal en internationaal en de samenleving als geheel over het terrein waarop men deskundig is,

(6) een vernieuwende bijdrage leveren binnen de academische en professionele context, wat leidt tot technologische, sociale of culturele vooruitgang in een kennissamenleving.”

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De Faculteit Sociale Wetenschappen verleent de graden van Doctor in de Sociale Wetenschappen en van Doctor in de Sociale en Culturele Antropologie.

Artikel 3. Doctorandus/a

Van de doctorandus/a wordt verwacht:

(1) het verrichten van origineel en wetenschappelijk onderzoek onder begeleiding van een promotor en eventueel één of meerdere copromotoren (zie Onderafdeling 4).

(2) het succesvol voltooien van een doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) met als doel (i) de kennis van de doctorandus/a te verruimen en te verdiepen binnen het onderzoeksdomein en (ii) het verwerven van uiteenlopende competenties die de kwaliteit en de efficiëntie van het doctoraatsonderzoek bevorderen en bevorderlijk zijn voor de professionele loopbaan van de doctorandus/a na het behalen van de graad van doctor, binnen of buiten de universiteit.

(3) het schrijven en succesvol openbaar verdedigen van een proefschrift (zie Onderafdeling 6).

(4) het naleven van de regels van de wetenschappelijke integriteit (zie Onderafdeling 5).

(5) het naleven van de algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ (zie art 1. §2).

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De doctorandi zijn verantwoordelijk voor hun eigen dossier en zorgen ervoor om op de hoogte te blijven van alle voor hen relevante aangelegenheden die door de Faculteit, in het bijzonder de dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’, worden gecommuniceerd.

Onderafdeling 2. Doctoraatsschool en doctoraatscommissie

Artikel 4. Doctoraatsschool

Elk groepsbestuur richt op het niveau van de groep een doctoraatsschool op.

De doctoraatsschool heeft de volgende taken:

(1) het aantrekken van onderzoekstalent, (2) de organisatie en de kwaliteitsbewaking van de doctoraatsopleiding in

samenwerking met de doctoraatscommissies (zie Onderafdeling 5), (3) het bewaken van de doctoraatsefficiëntie, (4) het afsluiten van samenwerkingsovereenkomsten in het kader van gezamenlijke

diploma’s en dubbeldiploma’s (zie art. 21), (5) het opvolgen van de werkzaamheden van de ombudspersonen (zie art. 22), (6) het vergroten van de zichtbaarheid en de herkenbaarheid van het

doctoraatsonderzoek aan de KU Leuven.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De Faculteit Sociale Wetenschappen faciliteert en omkadert het doctoraatsonderzoek via de dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’; de vicedecaan onderzoek is ambtshalve academisch coördinator van deze dienst en wordt bijgestaan door een administratief coördinator. In samenspraak met de Doctoral School Humanities and Social Sciences en de facultaire doctoraatscommissie helpt de dienst de bovengenoemde taken binnen de Faculteit Sociale Wetenschappen implementeren. Hij rapporteert hierover regelmatig aan de facultaire doctoraatscommissie; minstens een keer per jaar rapporteert de dienst over zijn werkzaamheden aan het Faculteitsbestuur en de Faculteitsraad.

Artikel 5. Doctoraatscommissie

Het groepsbestuur of het faculteitsbestuur stelt op het niveau van elke faculteit een doctoraatscommissie samen. De doctoraatscommissie bestaat uit leden van het zelfstandig academisch personeel en vertegenwoordigers van de doctorandi/ae. De samenstelling moet representatief zijn voor de verschillende onderzoeksdomeinen binnen de faculteit.

De doctoraatscommissie heeft de volgende taken:

(1) de toelating geven om zich in te schrijven als doctoraatsstudent (zie art. 6 en art. 8),

(2) de toelating geven om zich in te schrijven als predoctorandus/a, het bepalen van de inhoud en omvang van de predoctorale proef, en het oordelen over het slagen voor de predoctorale proef (zie art. 7),

(3) het goedkeuren van de samenstelling van de begeleidingscommissie (zie art. 12) en het adviseren over de samenstelling van de examencommissie (zie art. 17),

(4) het opvolgen van de voortgangsrapportering (zie art. 13), (5) de beslissing dat de doctoraatsopleiding met succes werd voltooid (zie

Onderafdeling 5), (6) de toelating geven om een proefschrift in samenwerking op te starten (zie art.

21), (7) het kennis nemen van het geanonimiseerd verslag van de ombudspersoon (zie

art. 22).

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De facultaire doctoraatscommissie is samengesteld uit de vicedecaan onderzoek (voorzitter), de administratief coördinator van de dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’ (secretaris), de coördinatoren van

de facultaire onderzoeksgroepen, en vijf vertegenwoordigers van de doctorandi/ae. Van deze laatste behoren er vier tot het AAP/BAP, waarbij de doctorandi/ae uit de vier grote facultaire geledingen (antropologie, communicatiewetenschappen, politieke wetenschappen en sociologie) telkens één vertegenwoordiger aanduiden. De vijfde vertegenwoordiger is een externe doctorandus/a die niet behoort tot het AAP/BAP. De vertegenwoordigers van de doctorandi/ae worden verkozen onder toezicht van de zittende doctoraatscommissie op initiatief van en door de respectievelijke geledingen. De duur van hun mandaat bedraagt twee jaar en is eenmalig hernieuwbaar. Een vertegenwoordiger van de doctorandi/ae die zich kandidaat stelt voor een hernieuwing van zijn/haar mandaat kan niet deelnemen aan het toezicht van de zittende doctoraatscommissie op de verkiezing waarvoor zij/hij kandidaat is.

De doctoraatscommissie bespreekt en evalueert regelmatig de werkzaamheden van de facultaire dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’. Zij waakt in het bijzonder over de kwaliteit van de facultaire doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5), in het algemeen en per dossier.

De doctoraatscommissie vergadert minstens vijf maal per academiejaar. De doctoraatscommissie wordt daarenboven door de voorzitter samengeroepen telkens er specifieke vragen door de doctorandi/ae of door hun promotoren aan haar worden voorgelegd. In individuele dossiers kan zij steeds de betrokken promotor en/of doctorandus/a horen en kunnen tevens de betrokken promotor en/of doctorandus/a zelf verzoeken om gehoord te worden door de doctoraatscommissie.

De doctoraatscommissie kan aan haar toegekende opdrachten afhandelen per e-mail en delegeren aan de voorzitter. Bij delegatie heeft ieder lid van de doctoraatscommissie het recht om een individueel dossier op elk moment te evoceren en verbindt de voorzitter zich er toe om ieder dossier waarin overeenkomstig dit reglement geen eenduidige beslissing kan worden genomen aan de doctoraatscommissie voor te leggen.

De leden van het Faculteitsbestuur hebben via Sharepoint toegang tot de documenten van de doctoraatscommissie.

Onderafdeling 3. Toelating en inschrijving

Artikel 6. Toelatingsvoorwaarden

De kandidaat vraagt samen met de toekomstige promotor (zie art. 11) de toelating aan de doctoraatscommissie om zich in te schrijven als doctoraatsstudent. De kandidaat dient te voldoen aan volgende voorwaarden:

Hetzij (1) houder zijn van een voor het doctoraatsonderzoek relevant Vlaams Masterdiploma of een equivalent diploma hoger onderwijs, én hierbij ofwel minstens de graad van onderscheiding hebben behaald, ofwel zich onderscheiden hebben via kwaliteitsvolle wetenschappelijke publicaties of ontwerpmatige prestaties, Hetzij (2) geslaagd zijn met de graad van onderscheiding in de predoctorale proef (zie art. 7).

De kandidaat dient daarnaast de forumtaal van het vakgebied voldoende te beheersen om actief in het onderzoek te kunnen participeren.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Kandidaten lichten hun motivatie, vooropleiding, competenties, kennis van de forumtaal en financiële hulpbronnen toe aan de hand van het facultaire aanvraagformulier; het aanvraagdossier bevat tevens de schriftelijke bevestiging dat een bevoegd promotor zich wil engageren om hun doctoraatsproject te begeleiden.

Het Engels geldt als forumtaal; de kennis hiervan blijkt ofwel uit een voldoende resultaat voor een internationaal gangbare taaltest, ofwel uit de vooropleiding of een of meer opleidingsonderdelen die daarbinnen werden gevolgd. De voorgestelde promotor kan de kennis van de forumtaal aftoetsen in een intake-gesprek en hierover bijkomend rapporteren in het aanvraagdossier. De facultaire doctoraatscommissie kan op gemotiveerd verzoek en na onderzoek toestaan dat een andere forumtaal dan het Engels wordt gekozen.

Artikel 7. Predoctorale periode en predoctorale proef

Een kandidaat kan worden uitgenodigd voor een predoctorale proef wanneer er onvoldoende bewijs is van de relevante academische en professionele geschiktheid en/of voorkennis, en het behalen van bijkomende kwalificaties noodzakelijk geacht wordt vooraleer de doctoraatsopleiding en het doctoraatsonderzoek kunnen aangevat worden.

§1. De predoctorale proef peilt naar de geschiktheid van de kandidaat voor het behalen van de graad van doctor. De predoctorale proef wordt afgelegd na een predoctorale periode waarin de kandidaat zich verder kan bekwamen door het volgen van specifieke opleidingsonderdelen, en het uitwerken van een onderzoeksproject. De doctoraatscommissie beslist over de inhoud en omvang van de predoctorale periode en de predoctorale proef.

§2. Tijdens de predoctorale periode schrijven kandidaten zich verplicht in als predoctorandus/a.

§3. Voor kandidaten uit EER-landen (Europese Economische Ruimte) duurt de predoctorale periode maximaal één jaar. Voor kandidaten uit niet-EER-landen duurt de predoctorale periode maximaal twee jaar.

§4. De predoctorale periode eindigt met het afleggen van de predoctorale proef. De doctoraatscommissie oordeelt over het slagen voor de predoctorale proef. Kandidaten die met de graad van onderscheiding slagen voor de predoctorale proef worden toegelaten om zich in te schrijven als doctoraatsstudent. Kandidaten die niet met de graad van onderscheiding slagen voor de predoctorale proef kunnen een attest van ‘onderzoekspecialisatie’ krijgen voor de opleidingsonderdelen die met succes werden voltooid.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Het initiatief tot een predoctorale proef wordt genomen ofwel door de promotor, die dit voorstelt in het aanvraagdossier van de kandidaat; ofwel door de doctoraatscommissie op basis van het aanvraagdossier en eventueel verder ingewonnen informatie. Indien de promotor een predoctorale proef aangewezen vindt, formuleert hij/zij samen met de coördinator van de betrokken onderzoeksgroep een voorstel over de inhoud en de omvang; indien de doctoraatscommissie een predoctorale proef aangewezen vindt, vraagt zij de promotor en de coördinator van de betrokken onderzoeksgroep om samen een voorstel over inhoud en omvang te formuleren, waarbij de doctoraatscommissie eventueel suggesties kan doen. In beide gevallen gelden de volgende regels: (i) indien de promotor ook coördinator van de betrokken onderzoeksgroep is, wordt het voorstel geformuleerd door de promotor en de disciplinair relevante programmadirecteur; (ii) indien de promotor behalve coördinator van de betrokken onderzoeksgroep ook de disciplinair relevante programmadirecteur is, duidt de doctoraatscommissie een inhoudelijk competent lid van het ZAP aan dat samen met de promotor het voorstel formuleert.

Voor elk specifiek opleidingsonderdeel binnen een predoctorale proef bepaalt de betrokken titularis de individuele evaluatiemodus. Indien deze afwijkt van de

evaluatiemodus voorzien in de ETCS-fiche wordt dit duidelijk gecommuniceerd aan de kandidaat en wordt de feitelijke evaluatiemodus per mail of anderszins schriftelijk gedocumenteerd. Indien de predoctorale proef ook het uitschrijven van een doctoraatsproject omvat, bepaalt de doctoraatscommissie vooraf in ECTS-punten het gewicht van dit onderdeel, dat wordt geëvalueerd door de promotor en de coördinator van de betrokken onderzoeksgroep. De hoger vermelde regels gelden indien de promotor tevens coördinator van de betrokken onderzoeksgroep, eventueel ook de disciplinair relevante programmadirecteur is.

Om toegelaten te worden als doctoraatsstudent moet de kandidaat voor de predoctorale proef slagen met ten minste de graad van onderscheiding én voor elk onderdeel ten minste een voldoende behalen.

Voor het oordelen over het slagen voor de predoctorale proef wordt per kandidaat een bijzondere doctoraatscommissie samengesteld, met als leden: de vicedecaan onderzoek (voorzitter), de promotor, en alle direct betrokken evaluatoren.

Artikel 8. Inschrijving

De doctorandus/a is verplicht zich jaarlijks in te schrijven. De eerste inschrijving gebeurt zodra de doctoraatscommissie de toelating heeft gegeven (zie art. 6)1. Een doctorandus/a die is aangesteld met een doctoraatsbeurs of een assistentenmandaat met doctoraatsfinaliteit, schrijft zich in ten laatste op de dag dat de beurs of het mandaat van start gaat.

De doctorandus/a schrijft zich in voor:

(1) de doctoraatsopleiding: bij de start van het doctoraatsonderzoek en daarna jaarlijks bij de start van het academiejaar tot dat de doctoraatsopleiding is afgerond,

(2) het doctoraat: nadat de doctoraatsopleiding is afgerond en daarna jaarlijks bij de start van het academiejaar, of indien de doctorandus/a wordt vrijgesteld van de doctoraatsopleiding,

(3) het doctoraat met verdediging: in het academiejaar waarin het proefschrift wordt verdedigd.

De doctorandus/a betaalt studiegeld bij de eerste inschrijving en in het academiejaar waarin de graad van doctor wordt behaald. In de tussenperiode is de inschrijving kosteloos. Het aantal inschrijvingen is beperkt tot zeven, vanaf de achtste inschrijving is jaarlijks een toelating vereist van de doctoraatscommissie. Voor niet-EER studenten is er bovendien vanaf de vijfde inschrijving jaarlijks een toelating vereist van de International Admissions and Mobility Unit.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Indien een doctorandus/a zich twee opeenvolgende academiejaren niet heeft ingeschreven voor de doctoraatsopleiding, kan de doctoraatscommissie de betrokkene, na aanmaning, schrappen uit het facultaire doctoraatsprogramma.

Artikel 9. Aanvang van de doctorale periode

De doctorale periode neemt een aanvang vanaf het begin van de doctoraatsbeurs of het assistentenmandaat met doctoraatsfinaliteit, en voor anderen geldt als aanvangsdatum de datum van de eerste inschrijving (zie art. 8).

Artikel 10. Duur van de doctorale periode

Een doctorandus/a met een voltijdse onderzoeksopdracht behaalt de graad van doctor in principe binnen een termijn van vier jaar.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De doctorandus/a kan de doctoraatscommissie tweemaal vragen de doctorale periode met respectievelijk twee jaar te verlengen. Hij of zij richt daartoe een gemotiveerd verzoek tot de voorzitter van de doctoraatscommissie, die tevens het advies inwint van de promotor en de eventuele copromotor(en). Bij een tweede aanvraag tot verlenging vermeldt het advies expliciet de toekomstige timing voor de afwerking van het doctoraatsproject.

Onderafdeling 4. Begeleiding en voortgang

Artikel 11. Promotor en copromotoren

§1. De promotor behoort tot het zelfstandig academisch personeel (ZAP) van de KU Leuven en is verbonden aan de faculteit waarbinnen de graad van doctor wordt uitgereikt. Een gemotiveerde uitzondering kan door de promotor worden aangevraagd bij de betrokken groepsbesturen. Een uitzondering kan ad hoc worden bekomen (van toepassing op één doctorandus/a) of structureel voor een bepaalde termijn beperkt in de tijd (van toepassing op meerdere doctorandi/ae van dezelfde promotor). Verder is van toepassing:

(1) ZAP leden met tijdelijke aanstellingen kunnen promotor zijn indien de vermoedelijke duur van hun aanstelling minstens vier jaar bedraagt bij de aanvang van de doctorale periode,

(2) tenure track ZAP worden gelijkgesteld met vast ZAP en kunnen dus promotor zijn,

(3) personen met de titel ‘bijzonder gastdocent in de kunsten’ kunnen optreden als promotor van doctorandi/ae in de kunsten,

(4) voor emeriti gelden de modaliteiten voor het promotorschap zoals omschreven in het emeritibeleid van de KU Leuven,

(5) als een promotor tijdens de doctorale periode de KU Leuven verlaat, wordt er een nieuwe promotor aangesteld.

§2. Naast de promotor kunnen één of meerdere copromotoren worden aangeduid. Copromotoren hebben in principe de graad van doctor. Hierop kan de doctoraatscommissie een uitzondering toestaan op basis van specifieke competenties.

§3. De promotor en de eventuele copromotoren zijn samen verantwoordelijk voor de inhoudelijke opvolging van het doctoraatsproject. Elk afzonderlijk onderschrijft bijgevolg het charter van de doctorandus/a en de promotor. De promotor fungeert als aanspreekpunt, draagt de eindverantwoordelijkheid voor het doctoraatsproject en coördineert het promotorenteam.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De doctoraatscommissie gaat na of het onderwerp van het voorgestelde doctoraatsonderzoek behoort tot het onderzoeksdomein van de aangezochte promotor. Indien dit niet het geval is, vraagt zij de kandidaat een andere promotor voor te stellen.

Op voorstel van de promotor kan de doctoraatscommissie een of meerdere copromotoren aanstellen. Copromotoren worden aangesteld omwille van hun relevante expertise voor het doctoraatsonderzoek.

De hierboven vermelde principes gelden eveneens bij een gemotiveerd verzoek tot aanstelling van een nieuwe promotor of een of meerdere nieuwe copromotoren.

Artikel 12. Begeleidingscommissie

De doctoraatscommissie stelt voor elke doctorandus/a uiterlijk één maand voor de eerste voortgangsrapportering (zie art. 13) een begeleidingscommissie aan. De begeleidingscommissie bestaat uit de promotor, de eventuele copromotoren en minstens twee andere leden. De doctoraatscommissie waakt er over dat de samenstelling van de begeleidingscommissie voldoende divers is, en dat niet alle leden tot dezelfde onderzoeksgroep behoren. De samenstelling kan tijdens de doctorale periode worden gewijzigd.

De opdracht van de begeleidingscommissie bestaat uit de opvolging van de voortgang van het doctoraatsonderzoek door middel van het evalueren van de jaarlijkse voortgangsrapportering (zie art. 13). De doctorandus/a of de promotor kunnen daarnaast op de leden van de begeleidingscommissie beroep doen voor bijkomende besprekingen.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De promotor en de coördinator van de betrokken onderzoeksgroep maken samen uiterlijk twee maanden voor de eerste voortgangsrapportering van een doctorandus/a een voorstel tot samenstelling van de begeleidingscommissie over aan de doctoraatscommissie. Indien de promotor ook coördinator van de betrokken onderzoeksgroep is, wordt het voorstel geformuleerd door de promotor en de disciplinair relevante programmadirecteur; indien de promotor behalve coördinator van de betrokken onderzoeksgroep ook de disciplinair relevante programmadirecteur is, duidt de doctoraatscommissie een inhoudelijk competent lid van het ZAP aan dat geen mogelijk lid zal zijn van de begeleidingscommissie en samen met de promotor het voorstel formuleert.

Zowel ZAP-leden van de KU Leuven en andere universiteiten als OP-leden van de hogescholen, medewerkers van wetenschappelijke instellingen en andere experten, kunnen worden aangewezen als leden van de begeleidingscommissie. Alle leden van de begeleidingscommissie zijn, op het ogenblik van de samenstelling van de commissie, houder van een doctoraat op proefschrift. Naast de promotor en de eventuele copromotor(en) omvat de begeleidingscommissie (i) ten minste één lid dat eveneens tot de Faculteit Sociale Wetenschappen behoort; (ii) ten minste één lid dat niet tot de onderzoeksgroep van de promotor behoort.

De hierboven vermelde regels gelden eveneens bij een gemotiveerd verzoek tot hersamenstelling van de begeleidingscommissie. Bij de aanstelling van een nieuwe promotor kan deze overeenkomstig de hierboven vermelde regels een voorstel tot hersamenstelling van de begeleidingscommissie aan de doctoraatscommissie overmaken.

Artikel 13. Voortgangsrapportering

De eerste voortgangsrapportering vindt plaats uiterlijk één jaar na de aanvang van de doctorale periode en bestaat uit een mondelinge of schriftelijke voorstelling van het verrichte en nog geplande onderzoek. Het resultaat bepaalt of de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het proefschrift kunnen worden verdergezet of niet. De evaluatie gebeurt aan de hand van twee criteria: (1) de voortgang van het

doctoraatsonderzoek, en (2) de vordering in academische bekwaamheid en onderzoeksmaturiteit van de doctorandus/a.

Vervolgens rapporteert de doctorandus/a minstens jaarlijks over de voortgang van het doctoraatsonderzoek, en daarnaast - indien dit vereist is - voor de aanvraag of verlenging van een beurs of mandaat.

Elk voortgangsrapport wordt gevalideerd door de promotor en de eventuele copromotoren, en geëvalueerd door de overige leden van de begeleidingscommissie. Het resultaat wordt gemotiveerd en schriftelijk vastgelegd, en overgemaakt aan de doctorandus/a en de doctoraatscommissie.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De eerste voortgangsrapportering bestaat in principe uit een doctoraatsontwerp van maximaal twintig pagina’s dat het verder geplande onderzoek uiteenzet op basis van al verrichtte activiteiten. Dit ontwerp omvat een voorlopige titel van het proefschrift, een probleemstelling, een toelichting van de weerhouden theoretische en methodologische benadering, en een werkplan. De begeleidingscommissie bespreekt zo snel mogelijk na de indiening het ontwerp in principe mondeling en in aanwezigheid van de doctorandus/a, en oordeelt of het al dan niet met amenderingen aanvaard kan worden. Van deze vergadering wordt een gemotiveerd verslag opgesteld dat door de leden van de begeleidingscommissie en de doctorandus/a wordt ondertekend; het verslag wordt, samen met het doctoraatsontwerp, aan de doctoraatscommissie bezorgd. Indien de begeleidingscommissie in het licht van de onderzoekswerkzaamheden of de self-supporting status van de doctoraatsstudent(e) voor de eerste voortgangsrapportering een andere wijze van rapporteren en/of evalueren aangewezen vindt, wordt dit tijdig aan de doctoraatscommissie gemeld middels een gemotiveerde brief. De doctoraatscommissie bouwt haar eigen jurisprudentie op met betrekking tot de uitzonderingen op de verwachte eerste voortgangsrapportering.

Indien de doctorandus/a tijdens de uitwerking van zijn of haar proefschrift in belangrijke mate wenst af te wijken van het goedgekeurde doctoraatsontwerp of van onderwerp wenst te veranderen, roept de promotor de begeleidingscommissie opnieuw samen. Bij een belangrijke afwijking van het aanvaarde ontwerp gaat de begeleidingscommissie na of de formulering en evaluatie van een nieuw doctoraatsontwerp is aangewezen. Bij een voorgenomen verandering van onderwerp legt de doctorandus/a een nieuw doctoraatsontwerp aan de begeleidingscommissie voor. Een nieuw doctoraatsontwerp wordt door de begeleidingscommissie geëvalueerd overeenkomstig de hierboven vermelde werkwijze.

Onderafdeling 5. Doctoraatsopleiding

Artikel 14. Doctoraatsopleiding

§1. De doctoraatsopleiding is verplicht en dient succesvol te worden afgerond vooraleer de doctorandus/a de toelating krijgt om het proefschrift in te dienen en openbaar te verdedigen.

§2. De doctoraatsopleiding bestaat uit een truncus communis (zie art. 15) en een aanvullend gedeelte (zie art. 16). De doctorandus/a kan de doctoraatsopleiding pas voltooien indien aan de elementen van de truncus communis voldaan is. De doctoraatscommissie kan op individuele basis een (gedeeltelijke) vrijstelling van de doctoraatsopleiding verlenen of een vervangende opdracht opleggen, op basis van een gemotiveerde aanvraag van de doctorandus/a en in overleg met de promotor. Indien het doctoraatsonderzoek multi- en/of interdisciplinair is, kan de doctoraatscommissie toestaan dat elementen uit de truncus communis (zie art. 15) vervangen worden door opleidingsonderdelen uit een andere doctoraatsopleiding, en dit op basis van een gemotiveerde aanvraag van de doctorandus/a en in overleg met de promotor.

§3. De doctorandus/a rapporteert aan de doctoraatscommissie over de vorderingen binnen zijn/haar doctoraatsopleiding. Op basis van deze rapportering beslist de doctoraatscommissie of de doctorandus/a de doctoraatsopleiding voltooid heeft.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De doctorandus/a rapporteert in de voorziene jaarlijkse voortgangsrapportering (zie artikel 13) over de vorderingen binnen de doctoraatsopleiding.

Artikel 15. Inhoud van de truncus communis

De truncus communis bestaat ten minste uit volgende elementen:

(1) het schrijven van ten minste één wetenschappelijke publicatie op internationaal niveau of een gelijkwaardige realisatie op internationaal niveau. Onder een publicatie op internationaal niveau wordt verstaan: een gereviewde bijdrage (tijdschriftartikel, bijdrage in een boek, conferentieproceeding, octrooi, ontwerp) over het eigen onderzoek en geschreven in de forumtaal van het vakgebied. De bijdrage is gericht op een internationaal publiek. Om de doctoraatsopleiding succesvol te kunnen afronden, moet de bijdrage gepubliceerd zijn of aanvaard zijn voor publicatie,

(2) het geven van ten minste twee seminaries, hetzij over het eigen doctoraatsonderzoek, hetzij over een meer algemeen thema,

(3) het geven van ten minste één mondelinge of poster presentatie op een internationaal wetenschappelijk congres,

(4) het volgen van ten minste één seminariereeks of opleidingsonderdeel specifiek georganiseerd voor doctorandi/ae,

(5) het volgen van het opleidingsonderdeel ‘Scientific integrity for starting PhDs’ tijdens het eerste jaar van de doctoraatsopleiding. Het volgen van het opleidingsonderdeel ‘Scientific Integrity for starting PhD’s’ is verplicht voor doctorandi/ae waarvan de doctorale periode van start ging tijdens of na het academiejaar 2014-2015.

(6) het rapporteren over de voortgang van het doctoraatsonderzoek zoals gespecificeerd in art. 13.

De groepsbesturen kunnen in hun Bijzonderheden (zie art. 1 §2) meer specifieke bepalingen of bijkomende onderdelen aan de truncus communis toevoegen.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Elke onderzoeksgroep organiseert, eventueel in bredere samenwerking, regelmatig de hierboven sub (2) genoemde seminaries waarbinnen de doctorandi/ae van de onderzoeksgroep een presentatie geven over het eigen doctoraatsonderzoek of een meer algemeen thema. De coördinator van de onderzoeksgroep bewaakt de academische kwaliteit van deze seminaries en informeert de doctoraatscommissie na ieder seminarie over de gegeven presentaties.

Elke doctorandus/a volgt binnen of buiten de faculteit één specifiek voor doctorandi/ae georganiseerd(e) seminariereeks of opleidingsonderdeel. De deelname aan in de tijd beperkte workshops, lectures, e.d. geeft eventueel recht op een gedeeltelijk credit. De doctoraatscommissie bouwt in dit verband haar eigen jurisprudentie op. Als algemene regel geldt dat een voltooide seminariereeks equivalent is met een Summer School van minimaal één week en dat een voltooid opleidingsonderdeel equivalent is met minimaal 6 ECTS-punten.

Artikel 16. Inhoud van het aanvullend gedeelte

Het aanvullend gedeelte bestaat uit bijkomende activiteiten en vorming die de doctorandus/a volgt in functie van het doctoraatsonderzoek en/of als voorbereiding op het professioneel functioneren binnen of buiten de universiteit. De doctorandus/a is de eindverantwoordelijke voor het aanvullende gedeelte. Het aanvullende gedeelte mag niet strijdig zijn met het statuut van de doctorandus/a en mag niet hinderlijk zijn voor de voortgang en de kwaliteit van het doctoraatsonderzoek.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Bij de voltooiing van de doctoraatsopleiding ontvangt de doctorandus/a op eigen verzoek een getuigschrift dat de activiteiten gevolgd binnen het aanvullend gedeelte en de eventueel geboden onderwijsondersteuning documenteert. Hiertoe houdt de doctorandus/a zelf een portfolio bij dat hij/zij bij de voltooiing van de doctoraatsopleiding door de promotor laat valideren en vervolgens aan de voorzitter van de doctoraatscommissie overmaakt.

Onderafdeling 6. Proefschrift en openbare verdediging

Artikel 17. Examencommissie

De rector stelt op voorstel van de doctoraatscommissie voor elke doctorandus/a een examencommissie samen. De voorzitter van de examencommissie behoort tot het ZAP van de KU Leuven en is verbonden aan de faculteit die de graad van doctor zal uitreiken. De voorzitter behoort evenwel niet tot dezelfde onderzoeksgroep als de promotor en de doctorandus/a, en maakt geen deel uit van de begeleidingscommissie. De voorzitter treedt niet op als directe evaluator en enkel bij staking van stemmen neemt de voorzitter de beslissing. Ten minste één lid van de examencommissie behoort niet tot de KU Leuven.

De opdracht van de examencommissie bestaat er in om:

(1) het proefschrift te beoordelen (zie art. 19), (2) deel te nemen aan de openbare verdediging (zie art. 20), (3) te beslissen over de toekenning van de graad van doctor na afloop van de

openbare verdediging (zie art. 20).

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De examencommissie bestaat uit de leden van de begeleidingscommissie en minstens twee toegevoegde leden. Zowel ZAP-leden van de KU Leuven en andere universiteiten als OP-leden van de hogescholen, medewerkers van wetenschappelijke instellingen en andere experten kunnen worden aangewezen als toegevoegde leden. Alle leden van de examencommissie zijn, op het ogenblik van de samenstelling van de commissie, houder van een doctoraat op proefschrift. Ten minste twee leden van de examencommissie behoren niet tot de Faculteit Sociale Wetenschappen; ten minste één lid van de examencommissie behoort niet tot de KU Leuven.

Zodra de doctorandus/a het eindstadium bereikt in de uitwerking van zijn/haar proefschrift bezorgt de promotor samen met de coördinator van de betrokken onderzoeksgroep aan de doctoraatscommissie een gemotiveerd voorstel over de toegevoegde leden. Indien de promotor ook coördinator van de betrokken onderzoeksgroep is, wordt het voorstel geformuleerd door de promotor en de disciplinair relevante programmadirecteur; indien de promotor behalve coördinator van de betrokken onderzoeksgroep ook de disciplinair relevante programmadirecteur is, duidt de doctoraatscommissie een inhoudelijk competent lid van het ZAP aan dat geen mogelijk lid zal zijn van de examencommissie en samen met de promotor het voorstel formuleert.

De hierboven vermelde principes gelden eveneens bij een gemotiveerd verzoek tot hersamenstelling van de examencommissie.

De vicedecaan onderzoek is ambtshalve voorzitter van de examencommissie. Indien de vicedecaan onderzoek lid is van de examencommissie of tot de onderzoeksgroep van de promotor en de doctorandus/a behoort, wordt hij/zij vervangen door de decaan. Indien er dan nog onverenigbaarheid is, doet de decaan een gemotiveerd voorstel tot vervanging aan de doctoraatscommissie.

Tijdens de openbare verdediging kan de voorzitter van de examencommissie zich laten vervangen door een ander ZAP-lid of een emeritus-ZAP-lid verbonden aan de Faculteit Sociale Wetenschappen.

Artikel 18. Proefschrift

Het proefschrift is een examenstuk dat de examencommissie moet toelaten om de kwaliteit van het doctoraatsonderzoek te beoordelen.

Het reglement inzake auteursrechten op doctoraatsverhandelingen moet worden nageleefd. Het reglement betreffende intellectuele rechten op onderzoeksresultaten inclusief eigendomsrechten is van toepassing, en niet-bezoldigde doctorandi/ae moeten indien de resultaten van het doctoraatsonderzoek beschermd moeten worden bij aanvang van hun doctoraatsonderzoek een schriftelijke overeenkomst afsluiten zoals bedoeld in dit reglement.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Het proefschrift is ofwel een monografie, ofwel een reeks van ten minste vier tijdschriftartikels en/of boekhoofdstukken waarvan de doctorandus/a de eerste auteur is; twee of meer doctorandi/ae kunnen bij expliciete opgave samen eerste auteur zijn. Voor doctorandi/ae die voor 1 mei 2015 tot de doctoraatsopleiding werden toegelaten, is de

doctorandus/a de voornaamste auteur van de in het proefschrift opgenomen tijdschriftartikels en/of boekhoofdstukken.

Bij een proefschrift dat bestaat uit een reeks van tijdschriftartikels en/of boekhoofdstukken zijn minstens drie artikels en/of hoofdstukken aanvaard in minstens twee verschillende kwaliteitsvolle tijdschriften (= Lirias-categorie IT) of bij kwaliteitsvolle uitgevers (= Lirias-categorie IHb). Het/de andere artikel(s) en/of hoofdstuk(ken) is/zijn in review. De in het proefschrift bijeengebrachte artikels en/of hoofdstukken vormen een coherent geheel, wat wordt aangetoond door een inleiding en een synthese.

De gangbare taal voor het proefschrift is ofwel het Nederlands, ofwel het Engels, ofwel het Frans. De doctoraatscommissie kan een gemotiveerde uitzondering op deze regel toestaan. In ieder geval moeten alle leden van de examencommissie de taal van het proefschrift beheersen.

Een niet-Engelstalig proefschrift bevat achteraan een korte samenvatting in het Engels; een niet-Nederlandstalig proefschrift bevat achteraan een korte samenvatting in het Nederlands.

Het proefschrift beantwoordt aan de regels voor vormgeving die door de Faculteit Sociale Wetenschappen werden bepaald en bij de dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’ kunnen worden opgevraagd. Er moet uitdrukkelijk worden vermeld dat de verantwoordelijkheid voor de ingenomen standpunten alleen bij de auteur berust, niet bij de Faculteit

.Artikel 19. Beoordeling van het proefschrift

Op basis van het proefschrift kan de examencommissie volgende beslissingen nemen:

(1) het proefschrift wordt goedgekeurd, eventueel mits beperkte aanpassingen: de doctorandus/a krijgt toelating tot het publiceren van het proefschrift en tot de openbare verdediging,

(2) het proefschrift wordt onder voorbehoud goedgekeurd: de doctorandus/a dient het proefschrift te wijzigen rekening houdende met de opmerkingen van de examencommissie en bezorgt de aangepaste versie aan de examencommissie voor definitieve goedkeuring,

(3) het proefschrift wordt niet goedgekeurd: de doctorandus/a kan een nieuw of grondig aangepast proefschrift indienen voor beoordeling door de examencommissie volgens bovenstaande procedure. Indien het proefschrift ook na de tweede beoordeling niet wordt goedgekeurd, kan het definitief afgewezen worden.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De beoordelingsperiode start de dag nadat de doctorandus/a, met goedkeuring van zijn/haar promotor en eventuele copromotor(en), het voor de examencommissie benodigd aantal ingebonden exemplaren en een elektronische versie van zijn/haar proefschrift bij de facultaire dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’ heeft ingediend.

Het ingediende proefschrift wordt onmiddellijk aan de leden van de examencommissie bezorgd. Zij maken binnen de zes weken een omstandig schriftelijk verslag van hun beoordeling aan de voorzitter van de examencommissie over; voor proefschriften die worden ingediend tussen 1 juli en 15 augustus geldt een beoordelingsperiode van acht weken.

Bij de beoordeling van het proefschrift wordt nagegaan of het getuigt van een zelfstandige beoefening van een van de sociale wetenschappen. Daarbij gelden zowel algemene als specifieke criteria. De algemene criteria zijn: de helderheid van de probleemstelling, de originaliteit in de behandeling van de probleemstelling, het wetenschappelijk niveau van de ordening, de analyse en verwerking van het materiaal, het evenwicht in de opbouw van het proefschrift, en de helderheid van de stijl. De specifiek sociaalwetenschappelijke criteria zijn: het beargumenteren van nieuwe sociaalwetenschappelijke inzichten en opvattingen, de zuiverheid van de gevolgde sociaalwetenschappelijke methodiek, een kritische confrontatie van de eigen conclusies met bestaande sociaalwetenschappelijke theorieën, maatschappelijke relevantie (indien van toepassing), en een creatieve benadering van het in het proefschrift behandelde sociaalwetenschappelijke thema.

Ieder lid van de examencommissie formuleert aan het einde van zijn/haar omstandig schriftelijk verslag van zijn/haar beoordeling een algemeen eindoordeel over het proefschrift overeenkomstig de volgende categorieën: ‘goedgekeurd’, ‘goedgekeurd mits beperkte aanpassingen’, ‘goedgekeurd onder voorbehoud’, ‘niet goedgekeurd’. Bij de categorie ‘goedgekeurd mits beperkte aanpassingen’ worden de gewenste beperkte aanpassingen duidelijk aangegeven.

Op basis van de individuele eindoordelen van de leden van examencommissie besluit de voorzitter op grond van de onderstaande regels dat de examencommissie heeft beslist dat het proefschrift ofwel wordt goedgekeurd; ofwel wordt goedgekeurd mits beperkte aanpassingen; ofwel onder voorbehoud wordt goedgekeurd; ofwel niet wordt goedgekeurd.

Het proefschrift wordt goedgekeurd indien alle leden het eindoordeel ‘goedgekeurd’ geven of niet ten minste twee leden van de examencommissie het eindoordeel

‘goedgekeurd mits beperkte aanpassingen’, ‘goedgekeurd onder voorbehoud’ of ‘niet goedgekeurd’ geven.

Het proefschrift wordt goedgekeurd mits beperkte aanpassingen indien ten minste twee leden van de examencommissie dit eindoordeel geven, ofwel één lid dit eindoordeel geeft en één lid het eindoordeel ‘goedgekeurd onder voorbehoud’ of ‘niet goedgekeurd’ geeft. Bij deze beslissing doet de doctorandus/a de gewenste beperkte aanpassingen in overleg met de promotor en de eventuele copromotor(en). De doctorandus/a bezorgt vervolgens het voor de examencommissie benodigd aantal exemplaren en een elektronische versie van het beperkt aangepaste proefschrift aan de facultaire dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’, samen met een overzicht van de gedane aanpassingen. In principe liggen er minstens twee weken tussen de indiening van het beperkt aangepaste proefschrift en de openbare verdediging. Het proefschrift wordt goedgekeurd onder voorbehoud indien ten minste twee leden van de examencommissie dit eindoordeel geven, ofwel één lid dit eindoordeel geeft en één lid het eindoordeel ‘niet goedgekeurd’ geeft. Bij deze beslissing herwerkt de doctorandus/a het proefschrift in principe binnen een termijn van 1 jaar in het licht van de geformuleerde opmerkingen en in overleg met de promotor en de eventuele copromotor(en). Vooraleer dit gebeurt kan de voorzitter op vraag van de promotor en de eventuele copromotor(en) de examencommissie bijeenroepen om de gemaakte opmerkingen in het bijzijn van de doctorandus/a te bespreken. De doctorandus/a bezorgt vervolgens het voor de examencommissie benodigd aantal exemplaren en een elektronische versie van het herwerkte proefschrift aan de facultaire dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’, samen met een overzicht van de aangebrachte wijzigingen. Beide worden onmiddellijk aan de leden van de examencommissie overgemaakt. Zij laten binnen de zes weken aan de voorzitter van de examencommissie weten of ze het proefschrift definitief goedkeuren dan wel goedkeuren mits beperkte aanpassingen of goedkeuren onder voorbehoud. Bij de twee laatste beoordelingscategorieën wordt tevens een omstandig schriftelijk verslag van de beoordeling verwacht. Voor proefschriften die worden ingediend tussen 1 juli en 15 augustus geldt een beoordelingsperiode van acht weken. Indien er na 1 jaar geen herwerkt proefschrift werd ingediend, overleggen de promotor en de eventuele copromotor(en), na samenspraak met de doctorandus/a, over de gemaakte voortgang en verdere planning met de voorzitter van de examencommissie. Het resultaat van dit overleg wordt aan de doctoraatscommissie voorgelegd en na bekrachtiging aan de doctorandus/a en de leden van de examencommissie gecommuniceerd.

Het proefschrift wordt niet goedgekeurd indien ten minste twee leden van de examencommissie dit eindoordeel geven. De doctorandus/a kan een nieuw of grondig

aangepast proefschrift indienen voor beoordeling door de examencommissie volgens de hierboven beschreven procedure. Vooraleer dit gebeurt kan de voorzitter op vraag van de promotor en de eventuele copromotor(en) de examencommissie bijeenroepen om de gemaakte opmerkingen in het bijzijn van de doctorandus/a te bespreken. Indien het proefschrift ook na de tweede beoordeling niet wordt goedgekeurd, vraagt de voorzitter bijkomend aan de leden van de examencommissie of het proefschrift wel of niet definitief wordt afgewezen. Het proefschrift wordt definitief afgewezen indien een meerderheid van de examencommissie dit oordeel geeft.

Zodra de doctorandus/a toelating krijgt tot het openbaar verdedigen van zijn/haar proefschrift worden de exemplaren bestemd voor de SBIB, de universiteit en het wettelijk depot verspreid.

Artikel 20. Openbare verdediging

Tijdens de openbare verdediging geeft de doctorandus/a een beknopte presentatie over het voorliggende proefschrift. Daarna volgt een discussie met de leden van de examencommissie. Tenslotte wordt aan het publiek de kans geboden om vragen te stellen.

De examencommissie beraadslaagt onmiddellijk na de openbare zitting en beslist of de doctorandus/a al dan niet de graad van doctor wordt toegekend. Een proces-verbaal wordt opgesteld en door alle aanwezige leden van de examencommissie ondertekend. De uitslag wordt onmiddellijk na deliberatie in openbare zitting bekend gemaakt.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

De openbare verdediging heeft in principe plaats binnen de dertig dagen na de goedkeuring van het proefschrift door de examencommissie. Indien het proefschrift werd goedgekeurd mits beperkte aanpassingen begint deze periode de dag nadat de doctorandus/a het beperkt aangepaste proefschrift overeenkomstig de ‘Bijzonderderheden’ in artikel 20 heeft gedeponeerd. Er worden geen openbare verdedigingen georganiseerd tijdens de maanden juli en augustus.

De voorzitter van de examencommissie opent de openbare verdediging met de voorlezing van het verslag dat stelt dat de doctorandus/a heeft voldaan aan de vereisten om te worden toegelaten tot de openbare verdediging van zijn/haar proefschrift.

De beknopte presentatie over het voorliggend proefschrift duurt maximaal twintig minuten. De volledige openbare verdediging is beperkt tot maximaal twee uur.

De examencommissie beslist tijdens haar beraadslaging onmiddellijk na de openbare zitting of de doctorandus/a is geslaagd of niet geslaagd. Er worden geen graden van verdienste of percentages toegekend. De doctorandus/a die is geslaagd, wordt door de voorzitter van de examencommissie uitgeroepen ofwel tot Doctor in de Sociale Wetenschappen, ofwel tot Doctor in de Sociale en Culturele Antropologie.

Onderafdeling 7. Gezamenlijk diploma en dubbeldiploma

Artikel 21. Gezamenlijk diploma en dubbeldiploma

Indien de doctorandus/a het proefschrift voorbereidt in samenwerking met (een) andere binnenlandse of buitenlandse instelling(en) kan de KU Leuven samen met deze instelling(en) een gezamenlijk diploma of een dubbeldiploma van de graad van doctor uitreiken.

§1. Een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma kan worden uitgereikt indien de samenwerking minimaal voldoet aan volgende voorwaarden:

(1) de doctorandus/a verricht in het kader van het proefschrift ten minste zes maanden onderzoek aan de KU Leuven en ten minste zes maanden onderzoek aan de andere instelling,

(2) er wordt per instelling één persoon als promotor (zie art. 11) aangeduid, (3) de openbare verdediging van het proefschrift (zie art. 20) vindt plaats ten

overstaan van een jury waarin, naast de promotoren, ten minste één professor van de betrokken instellingen zetelt.

§2. Indien de betrokken instellingen akkoord gaan wordt één instelling aangeduid als hoofdinstelling en de andere(n) als partnerinstelling. De hoofdinstelling fungeert als aanspreekpunt voor de doctorandus.

(1) Indien de KU Leuven wordt aangeduid als hoofdinstelling, volgt de doctorandus/a de algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’.

(2) Indien de KU Leuven wordt aangeduid als partnerinstelling, volgt de doctorandus/a met betrekking tot de begeleiding (zie art. 12), de voortgangsrapportering (zie art. 13), de doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) en het proefschrift en de openbare verdediging (zie Onderafdeling 6) de reglementen en richtlijnen van de andere instelling. De doctoraatscommissie gaat vooraf na of de doctoraatsopleiding aan deze instelling aan de nodige kwaliteitsvereisten voldoet. De doctoraatscommissie kan bovendien bijkomende vereisten aan de doctorandus/a opleggen. De andere algemene bepalingen

vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.

Indien de betrokken instellingen niet akkoord gaat om één instelling als hoofdinstelling aan te duiden, bepaalt de doctoraatscommissie aan welke instelling de doctorandus/a de reglementen en richtlijnen volgt met betrekking tot de begeleiding (zie art. 12), de voortgangsrapportering (zie art. 13), de doctoraatsopleiding (zie Onderafdeling 5) en het proefschrift en de openbare verdediging (zie Onderafdeling 6). De andere algemene bepalingen vastgelegd in dit reglement en haar ‘Bijzonderheden’ blijven onverminderd van toepassing.

§3. De doctorandus/a vraagt samen met de (toekomstige) promotor de toelating aan de doctoraatscommissie om een proefschrift in samenwerking voor te bereiden. Dit gebeurt in principe gelijktijdig met de aanvraag tot toelating om zich in te schrijven als doctoraatsstudent (zie art. 6), of anders uiterlijk één jaar na aanvang van de doctorale periode (zie art. 9).

§4. De voorwaarden waaronder de samenwerking plaatsvindt worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen de KU Leuven, de andere instelling en de doctorandus/a. De onderhandelingen over de samenwerkingsovereenkomst worden gecoördineerd door de betrokken doctoraatsschool.

§5. De aanvraagprocedure en de voorwaarden waaraan de samenwerking moet voldoen worden verder verduidelijkt in de praktische richtlijnen met betrekking tot het behalen van een gezamenlijk diploma of dubbeldiploma van de graad van doctor aan de KU Leuven (intranetlink toevoegen).

Onderafdeling 8. Doctoraatsombuds, beroepsprocedure en tuchtreglement

Artikel 22. Doctoraatsombuds

Het groepsbestuur stelt per faculteit of per groep een doctoraatsombuds aan voor geschillen en problemen in verband met het doctoraatsproces. De doctoraatsombuds behoort tot het ZAP van de KU Leuven, inclusief emeriti met opdracht. De doctoraatsombuds maakt geen deel uit van de Inrichtende Overheid en de bestuursorganen zoals gedefinieerd in het organiek reglement van de KU Leuven. Indien de doctoraatsombuds betrokken partij is, wendt men zich tot de doctoraatsombuds van een andere faculteit of groep.

Indien de relatie tussen de doctorandus/a en de promotor of copromotor(en) verstoord is, dan kan iedere betrokkene de doctoraatsombuds inlichten. De doctoraatsombuds zal

helpen bij het oplossen van eventuele misverstanden, bemiddelen tussen de betrokkenen en helpen zoeken naar een oplossing die aanvaardbaar is voor alle betrokkenen.

Soms is het niet mogelijk om via bemiddeling een oplossing te vinden voor een conflict. In deze gevallen stelt de doctoraatsombuds een verslag op dat wordt voorgelegd aan de betrokken decaan, departementsvoorzitter, coördinator onderzoek van de groep, directeur van de betrokken doctoraatschool en de voorzitter van de bevoegde doctoraatscommissie die, na de betrokkenen te hebben gehoord, een bindende beslissing nemen. Tegen deze beslissing is geen verder intern beroep mogelijk.

Alle personen die in de (bemiddelings)procedure betrokken zijn, zijn verplicht tot discretie. Dit betekent dat, op eender welk ogenblik in de procedure, enkel die personen ingelicht worden die rechtstreeks bij de procedure betrokken zijn. De doctoraatsombuds bezorgt jaarlijks een algemeen en volledig anoniem verslag van zijn/haar werkzaamheden aan de doctoraatscommissie. De doctoraatscommissie bespreekt dit verslag en bezorgt het aan de doctoraatsschool, het groepsbestuur en de vicerector Onderzoeksbeleid.

Artikel 23. Beroepsprocedure

Beroep is volgens de onderstaande procedure mogelijk tegen volgende beslissingen van de doctoraatscommissie en de examencommissie (Codex Hoger Onderwijs Art.I.3 69°):

(1) het stopzetten van de doctoraatsopleiding, (2) het stopzetten van de voorbereiding van het proefschrift, (3) het eindresultaat van de publieke verdediging.

Een doctorandus/a die oordeelt dat een beslissing zoals hierboven vermeld zijn/haar rechten schendt, kan intern beroep aantekenen bij de vicerector Studentenbeleid. Daartoe wordt in de mededeling aan de doctorandus/a deze mogelijkheid vermeld. Indien de vicerector Studentenbeleid betrokken partij is, wordt hij/zij vervangen door de vicerector Onderzoeksbeleid.

De doctorandus/a dient het verzoekschrift in per e-mail binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen die ingaat de dag na de mededeling van de beslissing van de doctoraatscommissie of de examencommissie. In zijn/haar klacht neemt de doctorandus/a ten minste een feitelijke omschrijving op van de ingeroepen bezwaren.

De vicerector Studentenbeleid hoort alle betrokken partijen en in elk geval de doctorandus/a. De interne beroepsprocedure leidt tot:

(1) De gemotiveerde afwijzing van het beroep op grond van onontvankelijkheid of ongegrondheid. Deze beslissing wordt aan de doctorandus/a per e-mail ter kennis gebracht binnen een termijn van vijftien kalenderdagen die ingaat op de dag na deze waarop het intern beroep is ingesteld.

(2) Een nieuwe beslissing van de vicerector Studentenbeleid. De vicerector werkt in overleg met de coördinator Onderzoek van de betreffende groep of het door hem/haar aangeduide ZAP-lid een oplossing uit. Indien niet tot een consensus wordt gekomen, beslist de vicerector autonoom. De nieuwe beslissing moet genomen worden binnen een termijn van vijftien kalenderdagen, die ingaat op de dag na deze waarop het intern beroep is ingesteld bij de vicerector Studentenbeleid en wordt ook binnen die termijn aan de doctorandus/a ter kennis gebracht. Hiervoor wordt het mailadres gebruikt dat door de doctorandus/a werd gehanteerd om zijn/haar beroep in te dienen.

De interne beroepsinstantie kan binnen de termijn waarover ze beschikt aan de doctorandus/a meedelen dat zij uitspraak zal doen op een latere datum. In dat geval gaat de termijn voor extern beroep slechts in de dag na die datum.

Na uitputting van deze interne beroepsmogelijkheid kan de doctorandus/a de dag na de beslissing van de vicerector Studentenbeleid of na het verstrijken van de termijn waarbinnen de vicerector Studentenbeleid een nieuwe beslissing kon nemen, beroep instellen bij de Raad voor betwistingen inzake studievoortgangsbeslissingen conform de Codex Hoger Onderwijs zoals gecodificeerd op 11 oktober 2013.

Bij betwistingen van de doctorandus/a tegen de KU Leuven zijn buiten de Raad voor Studievoortgangsbeslissingen enkel de Leuvense rechtbanken bevoegd.

Artikel 24. Tuchtreglement

Ook voor doctorandi/ae is het tuchtreglement van de KU Leuven van toepassing. De toepassing van het tuchtreglement geldt onverminderd de bepalingen die via het Reglement Academische personeel van toepassing zijn op het AAP. Bij onbetamelijk gedrag kunnen sancties getroffen worden, eventueel leidend tot de stopzetting van de doctoraatsopleiding en de voorbereiding van het proefschrift.

Overgangsmaatregelingen Het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven zoals goedgekeurd door de Academische Raad op 25 november 2014 is van toepassing vanaf 1 mei 2015, met uitzondering van:

(i) Artikel 3 onderdeel (5) is van toepassing met in acht name van de uitzonderingen zoals vermeld in (ii) tot (xi).

(ii) Artikel 6 is van toepassing op kandidaten die een aanvraag tot toelating indienen vanaf 1 mei 2015.

(iii) Artikel 7 is van toepassing op kandidaten die worden uitgenodigd voor een predoctorale proef op vanaf 1 mei 2015.

(iv) Artikel 11 is van toepassing op (co)promotoren die aangesteld worden vanaf 1 mei 2015.

(v) Artikel 12 is van toepassing voor begeleidingscommissies die samengesteld worden vanaf 1 mei 2015.

(vi) Voor doctorandi/ae die zich inschreven voor 1 mei 2015 geldt artikel 13 vanaf het academiejaar 2015-2016.

(vii) Onderafdeling 5 is van toepassing op alle doctorandi/ae die zich voor de eerste keer inschrijven (zie artikel 8) vanaf 1 mei 2015, met uitzondering van het volgen van het opleidingsonderdeel ‘Scientific Integrity for starting PhD’s’ dat verplicht is voor doctorandi/ae waarvan de doctorale periode van start ging tijdens of na het academiejaar 2014-2015.

(viii) Artikel 17 is van toepassing op examencommissies die samengesteld worden vanaf 1 mei 2015.

(ix) Artikel 19 is van toepassing op proefschriften die worden neergelegd vanaf 1 mei 2015.

(x) Artikel 21 is van toepassing op aanvragen voor het voorbereiden van een proefschrift in samenwerking die worden ingediend vanaf 1 mei 2015.

(xi) Artikel 23 is van toepassing op beroepsprocedures die worden gestart vanaf 1 mei 2015.

Indien het Reglement met betrekking tot het behalen van de academische graad van doctor aan de KU Leuven zoals goedgekeurd door de Academische Raad op 25 november 2014 volgens de uitzonderingen vermeld in (i) tot (xi) niet van toepassing is, blijven de bepalingen zoals vastgelegd in het Universitair reglement inzake predoctorale periode en predoctorale proef; het doctoraatsonderzoek en het doctoraat; de doctoraatsopleiding en de 'doctoral school' zoals goedgekeurd door de Academische Raad op 10 juli 2013 van toepassing, alsook de doctoraatsreglementen van de groepen en faculteiten zoals van toepassing voor 1 mei 2015.

Bijzonderheden Faculteit Sociale Wetenschappen

Doctorandi/ae die onder een vorig facultair reglement hun doctoraatsopleiding hebben opgestart en van wie de examencommissie nog niet werd samengesteld, kunnen deze vanaf 1 mei 2015 voltooien overeenkomstig de modaliteiten vermeld in ofwel een vorig reglement, ofwel Onderafdeling 5 (artikels 14, 15 en 16) van dit reglement. De

doctorandus/a die kiest voor de laatste mogelijkheid, meldt dit schriftelijk aan de administratief coördinator van de dienst ‘Doctoraatsprogramma en Onderzoeksondersteuning Sociale Wetenschappen’. Bij het voltooien van de doctoraatsopleiding overeenkomstig de modaliteiten vermeld in artikel 15 wordt een door de facultaire doctoraatscommissie reeds erkend opleidingsonderdeel gelijkgesteld met een seminariereeks of opleidingsonderdeel specifiek georganiseerd voor doctorandi/ae.

1 Een kandidaat-doctoraatsbursaal uit een EER-land kan, in afwachting van de toekenning van een IWT-beurs, gebruik maken van de inschrijving als predoctorandus/a, weliswaar zonder dat een predoctorale proef moet afgelegd worden. Het statuut van predoctoraal student in afwachting van een IWT-beurs is geen volwaardig studentenstatuut. Het belangrijkste voordeel is dat men verzekerd is door de KU Leuven in deze periode. Indien men inschrijft als schoolverlater bij de VDAB, verkrijgt men kinderbijslag.

De kandidaat-doctoraatsbursaal moet een attest voorleggen waarin de faculteit (1) toelating verleent tot inschrijving en (2) verklaart dat in afwachting van de toekenning van de IWT-doctoraatsbeurs geen beurs wordt verleend.

Als de IWT-doctoraatsbeurs wordt toegekend wordt het inschrijvingsgeld dat betaald werd als predoctorandus/a verrekend met het inschrijvingsgeld voor de doctoraatsopleiding.