Rapport Hoe maak je een rapport

Stefanie Zincken

2

Rapport Hoe maak je een rapport

Haarlem, 12 mei 2014

Nova College

Versie 1

Stefanie Zincken

3

Voorwoord

Aanleiding

Dit rapport is geschreven als een opdracht voor school. Hierin wordt beschreven hoe iemand een rapport het beste kan maken.

Doelgroep

De doelgroep voor dit rapport zijn mensen die geïnteresseerd zijn in het maken van een rapport of die een rapport moeten maken, maar niet weten hoe het moet en informatie daarvoor nodig hebben.

Opbouw

In het rapport word beschreven hoe een rapport is opgebouwd en hoe je een rapport volgens de

regels kunt maken. De volgende hoofdstukken worden besproken: Voorbereiding, Begingedeelte,

midden- en slotgedeelte van een rapport.

Dankbetuiging

Hierbij wil ik graag mevrouw Hamers bedanken.

4

Inhoudsopgave 1.Samenvatting .................................................................................................................................................. 5

Voorbereiding ..................................................................................................................................................... 5

Hoe schrijf je een rapport ................................................................................................................................... 5

B e g i n g e d e e l t e va n e e n r a p p o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

M i d d e n g e d e e l t e va n e e n r a p p o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

S l o t g e d e e l t e va n e e n r a p p o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2.Inleiding ........................................................................................................................................................... 6

3.Voorbereiding ................................................................................................................................................. 7

R a p p o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

W a t m o e t j e d o e n vo o r d a t j e b e g i n t m e t s c h r i j ve n ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

H e t d o e l b e p a l e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

J e d o e l g r o e p v e r k e n n e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

I n f o r m a t i e ve r z a m e l e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

I n f o r m a t i e s e l e c t e r e n e n o r d e n e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

N a d e n k e n o ve r d e l a y - o u t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

B e g i n n e n m e t s c h r i j ve n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4.Hoe schrijf je een rapport ............................................................................................................................... 9

5.Uit welke onderdelen bestaat je rapport? ................................................................................................... 11

5.1 Het begin van een rapport ..............................................................................................................................12 A u t o m a t i s c h e i n h o u d s o p g a ve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3

A u t o m a t i s c h e i n h o u d s o p g a ve m a k e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3

O f f i c i ë l e r e g e l s vo o r e e n i n h o u d s o p g a ve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

Tips voor een bondige samenvatting .................................................................................................................... 15

5.2 Het middengedeelte ....................................................................................................................................... 17

5 . 3 H e t s l o t g e d e e l t e v a n e e n r a pp o r t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8

VERWIJZEN NAAR INTERNETBRONNEN ............................................................................................................ 19

VERWIJZEN NAAR BOEKEN ............................................................................................................................... 19

6. Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je kunt rapporteren? .................................................................. 20 A n d e r e vo o r b e e l d e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0

A a n b e vo l e n w e b s i t e s ............................................................................................................................... 20

G e r a a d p l e e g d e b o e k e n ........................................................................................................................... 20

D e p r a k t i j k ................................................................................................................................................... 21

Bijlage en bronnen…………………………………………………………………………………………………………………………………………...23

5

1.Samenvatting

In het rapport wordt beschreven hoe personen het beste een rapport kunnen maken. Het doel is het informeren van de lezer over het maken van een rapport. In het rapport worden vier belangrijke aspecten besproken.

Voorbereiding

In de voorbereiding wordt er beschreven wat je allemaal moet doen voordat je begint met het schrijven van een rapport. De volgende punten komen uitgebreid aan de orde: Doel bepalen, doelgroep verkennen, informatie verzamelen, informatie ordenen en selecteren, nadenken over de lay-out, beginnen met schrijven.

Hoe schrijf je een rapport

Hierin word er uitgebreid verteld hoe je op een zo zakelijk mogelijke manier kunt schrijven. Verder is

dit hoofdstuk onderverdeeld in drie sub-koppen. Daarin word weer stukje voor stukje verder

uitgelegd hoe je een rapport maakt.

Begingedeelte van een rapport

In het begingedeelte wordt er uitgelegd welke onderdelen er aan het begin van een rapport horen te

staan. Er wordt duidelijk uitgelegd wat er precies in komt te staan. Dit hoofdstuk begint met de

omslag en wat er precies op de omslag hoort te staan. Daarna komt de titelpagina met bijbehorende

uitleg. Over de inhoudsopgave word er verteld hoe je die automatisch kan maken en op een correcte

wijze kunt maken. Na de inhoudsopgave komt de samenvatting waarin word uitgelegd wat er in

moet komen te staan met wat tips. Verder komen nog aan bod verklarende woordenlijst en

symbolenlijst. Daarna wordt er uitgelegd wat er in de inleiding moet komen te staan.

Middengedeelte van een rapport

Het middengedeelte van een rapport bestaat uit kernhoofdstukken en de conclusies/aanbevelingen.

Slotgedeelte van een rapport

In het slotgedeelte word er beschreven hoe je het beste kunt verwijzen naar internetbronnen en boeken. Ook de bijlage komt uitgebreid aan bod. Verder wordt er nog besproken hoe je kunt aantonen bij een sollicitatiegesprek dat je kunt rapporteren.

6

2.Inleiding

Dit rapport gaat over hoe je het beste een rapport kunt maken. Hierin staan alle officieel regels en handige weetjes. De lezer wordt geïnformeerd over het maken van een rapport. Wat wordt er in dit rapport allemaal beschreven?

- Voorbereiding

- Hoe schrijf je en rapport

- Begingedeelte van een rapport

- Middengedeelte van een rapport

- Slotgedeelte van een rapport

- Hoe toon jij aan bij een sollicitatiegesprek dat je kunt rapporteren Onder de bovenstaande punten word er stap voor stap uitgelegd hoe een goed rapport eruit komt te zien.

7

3.Voorbereiding

Rapport

Het uitpluizen van een berg verzamelde informatie, orde scheppen in de chaos van aantekeningen, heldere conclusies formuleren: het zijn allesbehalve gemakkelijke klussen. Het schrijven van onderzoeksrapporten stellen we dan ook graag uit. Eigenlijk is dat uitstellen nergens voor nodig; met een goede voorbereiding en een systematische aanpak kun je redelijk eenvoudig tot een goed rapport komen!

Een goed rapport kan schrijven is een vereiste als je op hbo-niveau wil (gaan) werken of studeren. Oefen ermee zodat je goed voorbereid bent als je overstapt van mbo naar hbo. Met een rapport in je hand kun je deze vaardigheid ook goed aantonen tijdens een sollicitatiegesprek.

Wereldwijd worden er vele rapporten en verslag geschreven. Een goed rapport of verslag dient een juiste opbouw te hebben. De opbouw van een rapport is immers de 'ruggengraat' van je rapport.

Wat moet je doen voordat je begint met schrijven?

Het doel bepalen

Denk na over het doel van je rapport: wat wil je bereiken? Wil je de lezer informeren over bijvoorbeeld alternatieve mogelijkheden van een bepaald plan? Of heb je al besloten wat de beste aanpak is en wil je de lezer van jouw keuze overtuigen? Hoe duidelijker je het doel voor ogen hebt, hoe zorgvuldiger je informatie kunt selecteren en hoe concreter en scherper je kunt schrijven.

Doelen van rapporteren zijn:

Overtuigen

Motiveren

Adviseren

Verkopen

Educatie

Informeren

Onderzoek wijst uit dat 85% van de rapporten als doel adviseren heeft, waarbij verkopen (20%) en overtuigen (65%) een belangrijke rol speelt.

15% van de Motiveren speelt

8

Je doelgroep verkennen

Denk na over je doelgroep: wie leest straks jouw rapport? Als je weet voor wie je schrijft, is het kiezen van een stijl gemakkelijker. Weet je lezerspubliek bijvoorbeeld al veel over het onderwerp, dan kun je bondig formuleren. Behandel jouw rapport een abstract, theoretisch onderwerp, dan is het wellicht verstandig om veel voorbeelden te gebruiken.

Informat ie verzamelen

Begin tijdens het onderzoek al met het aanleggen van een bronnenlijst. Je hebt dan je geraadpleegde boeken en websites nog bij de hand. Het achteraf opzoeken van de juiste titel of auteursnaam kost gigantisch veel tijd. Daarnaast bestaat het risico dat je de juiste bron niet meer terugvindt. Noteer daarom meteen waar je een citaat vandaan hebt gehaald en schrijf vervolgens alle gegevens van de bron op.

Informat ie se lec teren en ordenen

Het schrijfproces verloopt gemakkelijker wanneer je vooraf al grofweg bepaalt welke informatie je in je rapport wilt gebruiken. Slechts een gedeelte van wat je hebt bestudeerd, komt uiteindelijk in je rapport.

Vervolgens is het handig de informatie te ordenen. Hierdoor kun je tijdens het schrijven informatie snel terugvinden en voorkom je dat je weer die hele stapel boeken moet doorzoeken voor dat ene hoofdstuk. Het maken van een concept-hoofdstukindeling helpt je bij het sorteren van verschillende delen. Hetzelfde geldt voor de map indeling op je pc; hoe beter je die ordent, hoe sneller je informatie terugvindt.

Probeer dus zo vroeg mogelijk een concept-inhoudsopgave te maken. Dit dwingt je namelijk na te denken over de opbouw van het rapport, hoeveel hoofdstukken je nodig hebt en hoe je de informatie over de hoofdstukken kunt verdelen. Het schrijven van het rapport vergaat je hierdoor gemakkelijker. Bovendien kunnen collega’s aan de hand van de concept-inhoudsopgave

feedback geven en je zo helpen om tot een logische opbouw te komen.

Nadenken over de lay -out

Bewaar afbeeldingen (illustraties, grafieken, tabellen, etc.) in een aparte map. Hierdoor voorkom je dat je gedurende het schrijven moet zoeken naar een geschikt plaatje. Probeer afbeeldingen ook direct op een dergelijke manier vast te leggen, dat ze geschikt zijn voor publicatie. Verschijn je rapport in grote oplagen, schakel dan de hulp van een dtp-er in en vraag in welk bestandsformaat je illustraties het beste kunt aanleveren. Scan foto’s meteen met een hoge resolutie.

Bepaal het lettertype van je rapport. Niets is vervelender dan op allerlaatst moment je hele rapport na te moeten lopen op tabs en spaties vanwege verandering van lettertype. Het is beter om van tevoren een lettertype te bepalen en een opmaakprofiel te kiezen.

Beginnen met sc hr i jven

Schrijf een eerste grove versie van je rapport. In de eerste versie zet je informatie op de juiste plaats. Je concentreert je dan vooral op de opbouw van je verhaal.

9

4.Hoe schrijf je een rapport

Wanneer je weken, zo niet maanden met de inhoud van je stuk bezig bent, vergeet je als rapportschrijver vaak te letten op het taalgebruik. En juist dat is één van de belangrijkste zaken! De inhoud kan nog zo interessant zijn, maar als je onsamenhangend en slordig schrijft, begrijpt niemand je rapport, laat staan dat iemand het helemaal uitleest. Vandaar het volgende:

ZAKELIJK TAALGEBRUIK

Het staat professioneel wanneer je je rapporten in de neutrale derde persoon schrijft. Zinsnede zoals 'naar mijn mening' of 'hieruit concluderen wij' kun je dan achterwege laten. Bovendien weet de lezer al wiens conclusies en bevindingen hij leest, omdat jouw naam op het rapport staat. Wanneer een rapport echter toch in de ik-vorm is geschreven, heeft de auteur vaak een meer persoonlijke band met het onderwerp.

Het is belangrijk dat je, in verband met het hoge informatiegehalte, spaarzaam bent met lange zinnen. Je kunt beter veel korte zinnen gebruiken, dan alle informatie in een paar lange proppen. Probeer korte zinnen wel af te wisselen met langere.

Denk goed na over het gebruik van vaktermen of jargon. Kent de lezer die? Zo niet, leg ze dan uit en gebruik in je tekst zoveel mogelijk omschrijvingen of (al bekende) synoniemen.

Gebruik voorbeelden. Hierdoor maak je je tekst begrijpelijk en concreet.

Citeer bronnen als je een stelling zelf niet beter kunt verwoorden dan de betreffende bron, of wanneer je bijvoorbeeld gebruikmaakt van statistieken. Achter het citaat moet je de bron natuurlijk wel vermelden. Wanneer je een boek of artikel hebt gebruikt, vermeld je de achternaam van de schrijver en het jaar van publicatie. Bijvoorbeeld: “Hogeweg, 2004”. In de bronnenlijst noteer je de volledige titelgegevens:“Hogeweg, R. (2004), Een goed rapport.”

Schrijf zoveel mogelijk in de actieve vorm: gebruik dus zo min mogelijk 'worden'. Liever: "Het management onderschrijft de bevindingen." Dan: "De bevindingen worden door het management onderschreven."

Let op herhalingen. Niets is zo irritant om op één pagina tien keer een woord als 'managementteam' te lezen. Je kunt dit voorkomen door het gebruik van synoniemen en verwijswoorden.

Strooi niet met bijvoeglijke naamwoorden: 'een enorme groei', 'een langdurige inspanning', 'een immense prestatie'. Als je niet uitlegt hoe groot de groei of inspanning precies is, roept een dergelijke omschrijving vragen op. Wees daarom zo concreet mogelijk en kijk goed waar je in de tekst bijvoeglijke naamwoorden gebruikt.

10

Schrijf foutloos: geen typ- en spelfouten dus. Een A4-tje foutloos inleveren is natuurlijk gemakkelijker dan een rapport van dertig pagina’s. Toch kun je het aantal spelfouten tot het minimum beperken door je schrijfwerk in verschillende rondes na te kijken. De eerste ronde let je bijvoorbeeld op de spelling van werkwoorden: heb je alles juist vervoegd? De tweede ronde let je op verwijswoorden zoals 'die' of 'dat', vervolgens pak je de leestekens aan en tot slot let je op spaties en het afbreken van woorden. Ook is het verstandig om je tekst door een collega te laten nalezen. Vertrouw niet blind op de spellingscontrole van je tekstverwerker!

Tijdens het schrijven gebeurt het vaak dat je bepaalde informatie nog moet opzoeken. Vaak noteer je dan 'nog opzoeken' of 'later toevoegen'. Het probleem is dat je later vaak vergeet die informatie toe te voegen. Dit kun je voorkomen door dergelijke passages in je tekst te markeren met tekens als '##'. Wanneer je helemaal klaar bent met schrijven, zoek je met de tekstverwerkersfunctie 'zoek en vervang' dergelijke passages gemakkelijk op, en voeg je de informatie alsnog toe.

11

5.Uit welke onderdelen bestaat je

rapport?

Hoe uitgebreid je rapport wordt, hangt af van het onderwerp en de hoeveelheid tijd die je eraan kunt besteden. Ieder rapport bevat een aantal standaard onderdelen.

Er zijn standaards opgesteld voor het schrijven van een rapport of verslag. Zo krijgt elk verslag of rapport dezelfde volgorde van hoofdstukken. Voorwoord, inleiding, samenvatting, conclusies, allemaal bekende termen in de wereld van rapportagetechnieken. Hier is te lezen hoe deze opbouw er uit ziet.

12

5.1 Het begin van een rapport

Omslag

De omslag oftewel de 'cover' is het eerste wat de lezer ziet. Vandaar dat ook belangrijk is dat je hier veel aandacht aan besteedt. Met de omslag moet je de lezer prikkelen en uitnodigen te gaan lezen. Kies een titel die goed de lading van het stuk dekt. Op de opslag moeten de volgende punten worden vermeld:

De titel

Een ondertitel (optioneel)

De naam van de auteur

De omslag van een rapport of verslag moet vooral aantrekkelijk zijn. Het moet de interesse van mensen wekken. Als met de omslag ziet, moet men het rapport willen lezen. Het is dus verstandig om hier afbeeldingen op te plaatsen. Verder komt er op de omslag de Titel van het rapport en de schrijver. T i telpag ina

De tweede pagina van het rapport, de titelpagina, bevat meer informatie dan de omslag. Op de titelpagina vermeld je wederom de titel, de ondertitel (op identieke wijze als op de omslag) en de naam van de auteur. Je voegt vervolgend toe:

Plaats en datum (of jaar) van publicatie.

De naam van de instelling waarvoor je het rapport hebt geschreven.

Een volgorde- of documentatienummer (optioneel).

Achter de omslag komt een titelpagina. Hierop komt alle overige informatie. Is er een onderzoek uitgevoerd, dan komt hier de opdrachtgever te staan. Verder komt er extra informatie over de schrijver(s) te staan, het versienummer en de datum. Overigens komt hier nogmaals de titel en de ondertitel te staan.

13

Inhoudsopgave

De inhoudsopgave is een belangrijk element in een rapport, omdat hij fungeert als een 'routekaart' voor de lezer. Niet alleen moet de paginanummering kloppen, ook de onderverdeling in hoofdstukken moet logisch zijn. De lezer moet aan de hand van de titels meteen begrijpen waar hij bepaalde informatie kan vinden. Let erop dat de titels in de inhoudsopgave overeenkomen met de titels bovenaan de hoofdstukken. Eveneens moet je bedenken dat:

De volgende onderdelen geen hoofdstuknummerkrijgen: de samenvatting, het voorwoord, verklarende woordenlijst en/of symbolenlijst, (eventuele) opgave van figuren of tabellen en de bijlagen.

De omslag, de titelpagina, het voorwoord, de inhoudsopgave en de samenvatting geen paginanummer krijgen.

Direct na het voorwoord volgt de inhoudsopgave. Belangrijk is dat het ‘voorwerk’ aparte paginanummering krijgt. Het voorwoord en de samenvatting krijgen dus niet dezelfde paginanummering als de rest, maar kunnen aangeduid worden met bijvoorbeeld Romeinse cijfers. Bij het gebruik van veel bijlages, is het aan te raden om een aparte inhoudsopgave voor de bijlages te maken. Word geeft de mogelijkheid tot automatische inhoudsopgave maken. Deze functie is dan ook sterk aan te raden.

Automatische inhoudsopgave

Een automatische inhoudsopgave werkt automatisch de titels en pagina nummers bij van de

verschillende koppen in een rapport of verslag. Een dergelijk soort inhoudsopgave kan alleen met de

computer worden gemaakt, in dit geval wordt dat met het programma 'Microsoft Word 2010'

gedaan. 'Word' is een tekstverwerkingsprogramma uit het bekende 'Office-pakket'.

Automatische inhoudsopgave maken

Een automatische inhoudsopgave maken is eigenlijk niet zo moeilijk. Hieronder wordt het

stapsgewijs uitgelegd:

1. Start Word op.

2. Typ verschillende willekeurige titels met stukjes tekst eronder.

3. Selecteer de bovenste titel helemaal.

4. Ga naar het tabblad 'Start' bovenin de menubalk van het programma, de kans is groot dat

deze al geselecteerd is.

5. Klik rechts op 'Kop1', nu zal de titel van het stukje tekst een andere opmaak (bijv. kleur)

krijgen.

6. Selecteer nu de overige titels in het verslag één voor één en geef deze ook 'Kop1'.

7. Ga nu naar het tabblad 'Verwijzingen' bovenin de menubalk van het programma

8. Klik op 'Inhoudsopgave' en kies 'Automatische inhoudsopgave 1', er zal nu een pagina met

'Inhoud' verschijnen

9. Klik op 'Inhoud' en klik dan op 'Tabel bijwerken', nu zullen al de titels uit het verslag

verschijnen in de inhoudsopgave, het is gelukt om een inhoudsopgave te maken.

14

Tussenkopjes

Tussenkopjes, onderverdeling of ook wel paragrafen genoemd zijn ook te gebruiken in de

inhoudsopgave. Om enkele tussenkopjes te maken kan ook gebruik worden gemaakt van de stappen

die hierboven staan uitgewerkt, alleen dan dient voor 'Kop 1', bijvoorbeeld 'Kop2' te worden

gekozen.

Officiële regels voor een inhoudsopgave

Voor het schrijven of vastleggen van een officieel rapport of verslag bestaan officiële regels, zo ook

voor de inhoudsopgave daarvan. Deze regels staan hieronder weergegeven:

In een inhoudsopgave vermeldt men nooit het voorblad, titelblad, de inhoudsopgave of de

zogeheten Franse pagina.

De inleiding wordt wel vermeld als een genummerd hoofdstuk, het voorwoord wordt wel vermeld

in de inhoudsopgave van een verslag of rapport maar deze wordt niet genummerd.

Een eventuele samenvatting wordt wel vermeld bij de inhoud, maar dit is geen genummerd

hoofdstuk.

Alle hoofdstukken worden genummerd vermeld, met eventueel genummerde paragrafen.

De conclusie wordt ook vermeld als genummerd hoofdstuk.

De literatuurlijst en bijlages worden wel vermeld in de inhoud, maar dit zijn geen genummerde

hoofdstukken.

Voorwoord

In het voorwoord kun je informatie kwijt over bijvoorbeeld voor wie het rapport bestemd is (doelgroep), hoe het rapport tot stand is gekomen (project, doctoraalonderzoek, etc.) en gegevens over jou als auteur. Vaak wordt het voorwoord echter gebruikt voor dankbetuigingen. Begeleiders, opdrachtgevers worden bedankt voor hun hulp of adviezen tijdens het schrijfproces. Wees daarmee echter terughoudend; voor de meeste lezers is dit oninteressant. Je kunt mensen ook bedanken door bij het rapport een begeleidende brief te voegen waarin je de betreffende persoon persoonlijk bedankt. Het voorwoord kun je dan ook achterwege laten. Het voorwoord is vaak het enige gedeelte in een rapport waarin je schrijft in de persoonlijke vorm, de ik-vorm.

Na de titelpagina volgt het voorwoord. In het voorwoord komen de volgende alinea’s naar voren;

Aanleiding; In het voorwoord begin je met de aanleiding voor het onderzoek of rapport. Waarom

is het rapport geschreven. Dit kan zijn omdat er een opdracht van een bedrijf of school is

gekomen, of vanwege bijvoorbeeld een onderzoek.

Doelgroep; In deze alinea beschrijf je kort voor wie het rapport bedoeld is. Dit kunnen

bijvoorbeeld alle medewerkers van een bepaalde afdeling in een bedrijf zijn, of alle

geïnteresseerde voor het onderwerp waarnaar onderzoek is gedaan.

Opbouw; In deze alinea beschrijf je kort hoe het rapport is opgebouwd. Benoem de belangrijkste

hoofdstukken en verwijs kleinere doelgroepen door naar hoofdstukken waar zij in geïnteresseerd

zijn.

Dankbetuiging; In de laatste alinea is plaats voor een korte dankbetuiging. Hierin kun je de mensen

bedanken die hebben meegewerkt aan het onderzoek en/of de opdracht.

15

Samenvatt ing

De samenvatting is het ‘hart’ van het rapport. Veel mensen, zoals managers, zullen misschien alleen maar de samenvatting lezen. De samenvatting is een stuk dat ‘even tussendoor’ gelezen moet kunnen worden in de trein of de pauze. Het is een stuk van één of twee pagina’s en geeft een reële weerspiegeling van het werkelijke rapport. Let dus op dat niet één onderwerp extra veel aandacht krijgt in de samenvatting, wanneer dit in het rapport niet het geval is.

De meeste lezers komen niet verder dan de inleiding en de samenvatting. Meestal vanwege tijdsdruk lezen ze alleen de samenvatting. Het is dan ook heel belangrijk dat je aan dit onderdeel voldoende aandacht besteedt. Je kunt de samenvatting beschouwen als een combinatie van de inleiding en de conclusie, alleen dan in verkorte vorm.

Het samenvatten van een rapport is een lastige klus. Welke informatie moet erin komen en hoe orden je die vervolgens? Met de volgende tips komt u een heel eind.

Tips voor een bondige samenvatting

Probeer het rapport in twee A4’tjes samen te vatten. Houd de doelgroep voor ogen: selecteer de informatie die voor uw lezers interessant is Neem de aanleiding, het doel van de tekst, de werkwijze, de argumenten en de conclusies en

aanbevelingen in de samenvatting op. Zet de belangrijkste informatie voorop. Begin dus met de conclusies uit het rapport en ga

daarna verder met de onderbouwing. Gebruik zo min mogelijk woorden, maar verval niet in telegramstijl. Kies voor tussenkopjes bij alinea’s. Dat zorgt voor overzicht.

Verklarende woordenl i j s t

Een verklarende woordenlijst neem je alleen in je rapport op wanneer de lezer niet of nauwelijks bekend is met het onderwerp, of wanneer dat zeer technisch van aard is. Zorg ervoor dat je begrippen omschrijft in heldere bewoordingen. Introduceer in je omschrijvingen geen andere onbekende begrippen.

Symbolenl i j st

Een symbolenlijst stel je samen wanneer bepaalde symbolen vaak in je rapport voorkomen.

16

In le id ing

De inleiding fungeert net zoals de inhoudsopgave als eenroutekaart voor de lezer; hier leg je uit wat de lezer kan verwachten van jouw rapport. De inleiding moet antwoord geven op de vragen:

Wat is het onderwerp, hoe luidt de probleemstelling?

Waarom heb je dit rapport geschreven, wat is het doel en het belang van het stuk?

Wat is de werkwijze en hoe ziet de structuur van het rapport eruit?

Verder moet de inleiding prikkelend zijn. Een goede inleiding maakt de lezer nieuwsgierig; hij wil meer weten over het onderwerp.

In de inleiding beschrijft men de aanleiding en het doel van het project. Beschrijf hier niet de

doelstelling van het rapport, maar écht van het project dat is uitgevoerd. Het doel van een rapport is

namelijk altijd het informeren van de lezer. De inleiding heeft altijd een vaste opbouw, en bestaat uit

maximaal één pagina. De alinea’s zijn;

Situatiebeschrijving

Doelstelling

Structuurbeschrijving

17

5.2 Het middengedeelte

Het middengedeelte van een rapport bestaat meestal uit enkele aantalkernhoofdstukken en de conclusies/aanbevelingen.

Na de inleiding volgen de inhoudelijke hoofdstukken van het rapport. Hier is niets over te zetten, omdat dit verschilt per onderwerp en onderzoek. Zorg altijd voor een chronologische opbouw en vermijd ‘je’ en ‘jij’ taalgebruik. Zorg dat elk figuur en tabel een figuur- of tabelnummer krijgt, met een figuur- of tabelnaam.

Conc lusies/aanbevel ingen

Niet iedereen leest het hele rapport voordat hij bij de conclusies aanbelandt. Die moet je dan ook zo beschrijven dat zowel de lettervreter als de gehaaste lezer hem begrijpt. Let er dan ook op dat:

Je conclusies geen verrassingen bevatten. Het is verwarrend wanneer je in een conclusie nieuwe informatie verwerkt. De onderbouwing van de conclusie moeten lezers in de voorgaande hoofdstukken altijd kunnen terugvinden.

Je je conclusies kernachtig verwoordt. Lezers moeten in één oogopslag zien wat de kernpunten zijn.

Je ook echt conclusies trekt. Geef geen verkorte versie van een voorgaand hoofdstuk weer om het vervolgens aan de lezer over te laten om daaruit een conclusie te trekken. Het is jouw taak als rapportschrijver om informatie te interpreteren en daar vervolgens iets uit te concluderen.

Als de opdrachtgever erom heeft gevraagd, kun je aan je rapport ook een lijst met aanbevelingen toevoegen.

In de conclusies en aanbevelingen worden de conclusies van het onderzoek beschreven en is ruimte voor eventuele aanbevelingen. De conclusies zijn een opsomming van feiten. Het is aan te bevelen om hier ook opsommingstekens voor te gebruiken. De conclusies zijn meestal niet langer dan twee pagina’s. Erg belangrijk is dat er géén nieuwe informatie in de conclusies naar voren komen. Er mogen dus geen conclusies getrokken worden, die niet al in de tekst getrokken werden. De aanbevelingen geven nog tips en aandachtspunten voor de schrijver. Hierin kan men aangeven waar zij nog op moeten letten of wat zij in de toekomst nog zouden kunnen uitvoeren en/of verbeteren.

18

5.3 Het slotgedeelte van een rapport

Bronnenl i j s t/ l i teratuur

Vernoem je bronnen consequent door het gehele rapport. Ook informatie die je op het internet hebt gevonden, moet je in je rapport vermelden. Bij het samenstellen van een bronnenlijst moet je eveneens er voor zorgen dat:

Je alleen bronnen vermeldt die je geraadpleegdhebt en in je rapport noemt.

Je bronnen op alfabetische volgorde zet.

Je bronnen sorteert op type: boeken, internet, audiobestanden, et cetera.

Tot slot is het belangrijk om de gebruikte literatuur te noemen. Dit kunnen boeken zijn, maar ook websites. Schrijf niet de gehele website link op, maar beperk het tot de hoofdpagina. Bij grotere websites zoals google en wikipedia dient er aangegeven te worden welk deel van de website is geraadpleegd.

Je mag teksten en ideeën van anderen niet samenvatten of wijzigen en het vervolgens presenteren

als je eigen werk. Dat noemen we plagiaat. Als je voor een werkstuk literatuur en andere bronnen

hebt bestudeerd, kun je daar tóch delen uit overnemen. Door een duidelijke bronvermelding maak je

duidelijk welke delen van je werkstuk zijn overgenomen uit het werk van een ander. Met deze

bronvermelding kan je docent (of een andere lezer) nagaan:

• Welke bronnen je hebt gebruikt (betrouwbaarheid)

• Of je een variatie aan bronnen hebt gebruikt

• Of de bron correct is gebruikt, en

• Of belangrijke bronnen ontbreken.

Dit overnemen van delen van andermans werk kan op twee manieren:

• Door te parafraseren (in je eigen woorden weergeven)

• Door te citeren (een stukje van de tekst letterlijk overnemen). Een citaat plaats je altijd tussen

aanhalingstekens.

Achterin je werkstuk neem je een lijst op van alle bronnen die je hebt geraadpleegd: de bronnenlijst.

De verwijzingen in deze bronnenlijst zet je in alfabetische volgorde van (eerstgenoemde) auteur.

19

VERWIJZEN NAAR INTERNETBRONNEN

Achternaam auteur, voorletter(s) (Publicatiejaar of update). Titel van het document of de website.

Geraadpleegd op dag maand jaar, adres website.

Voorbeelden:

Meijden, B. van der (1998). Schiphol als thema voor een geschiedenis-, internet- en/of

profielwerkstuk. Geraadpleegd op 7 juli 2005, http://www.histopia.nl/schiphol.htm

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (z.d.). WAO: Informatievoor werknemers over de

kabinetsplannen. Geraadpleegd op 3 augustus 2004,

http://home.szw.nl/navigatie/rubriek/dsp_rubriek.cfm?rubriek_id=991&subrubriek_id=995&link_id=

30945

De geschiedenis van het internet. (z.d.). Geraadpleegd op 7 juli 2005,

http://www.be-wired.nl/info/geschiedenis.htm

VERWIJZEN NAAR BOEKEN

Achternaam auteur, voorletter(s) (Jaar van uitgave). Titel: Eventuele subtitel. Plaats uitgever:

uitgever.

Voorbeeld:

Dijk, P. van, & Jansen, F. (2003). Wereldgids: Reisgids door de literatuu. Amsterdam: Promotheus.

Bi j lagen

Bijlagen worden achter aan het rapport toegevoegd. Zorg er wel voor dat de bijlagen afzonderlijke te lezen zijn. Dit kan gedaan worden door een korte inleiding per bijlage te schrijven.

Het gebruik van bijlagen is een goede manier om (kern-)hoofdstukken bondig te houden; bijlagen lenen zich uitstekend voor het weergeven vangedetailleerde informatie of bijvoorbeeld gebruikte vragenlijsten. Bedenk wel dat lezers nooit verplicht moeten zijn om bijlagen te raadplegen, omdat ze anders de bijbehorende hoofdstukken niet begrijpen. Eveneens moet je er in de tekst voor zorgen dat het voor de lezer duidelijk is naar welke bijlage je verwijst, en waar die bijlage is te vinden. Voorzie bijlagen dan ook altijd van een nummer (Anders dan wat je gebruikt in je inhoudsopgave. Bv. Romeinse nummers: I; II; III; IV; V; VI; VII; VIII; IX; X, XI; XII), omschrijving en een paginanummer.

20

6. Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat

je kunt rapporteren?

In een advertentie wordt gevraagd om een informatiemanager die goed kan rapporteren. Waarom zou dat zo belangrijk zijn, vraag je je af. Als je iets wilt veranderen, zul je door een rapportage te schrijven anderen moeten overtuigen van de noodzaak van bijvoorbeeld de aanpassing van het systeem.

In je huidige baan schrijf je dikwijls rapporten. Je hebt gemerkt dat je lezers het prettig vinden een zo beknopt mogelijk rapport met een heldere argumentatie te ontvangen. De tegenargumenten zet je er meestal ook bij. Jouw rapporten worden daardoor door je huidige baan als zeer betrouwbaar gezien.

Dit zet je in je sollicitatiebrief en neemteen goed voorbeeld mee naar het sollicitatiegesprek.

Andere voorbeelden

Marktonderzoeker: Ik zorg er in mijn rapporten voor dat de cijfers zoveel mogelijk beeldend gemaakt worden, zodat iedereen het kan begrijpen. Ik maak grafieken en tabellen zodat de lezers in een oogopslag kunnen zien wat het resultaat is van mijn onderzoek. Het achterliggende cijfermateriaal doe ik in een bijlage, zodat ik de meer specialistische lezer ook bedien.

Adviseur/consultant: Mijn adviezen zet ik altijd in een rapport. Dat ziet eruit om door een ringetje te halen. Zowel aan de inhoud, de stijl als de opmaak mag niets aan op merken zijn. Fouten of onduidelijkheden leiden de lezers af van de inhoud, en dat is zonde van hun tijd. Daar betalen ze me niet voor.

Aanbevolen websi tes

Deze online leerschool biedt een overzicht van allerlei nuttige websites op het gebied van rapporteren.

De Fontys Hogeschool doorloopt op haar website de verschillende fasen van het schrijfproces door middel van een gestructureerd overzicht.

Geraadpleegde boeken

Zeker voor de onervaren rapportschrijver biedt Een goed rapport uitkomst vanwege de handige checklists en vele schrijftips (Hogeweg, R., Thieme Meulenhoff, 2004).

Kernachtig legt Wim Hoogland uit waaraan de standaardonderdelen van een rapport moeten voldoen (Rapport over rapporteren, Hoogland, W., Wolters Noordhoff, 1995).

21

De prakt i j k

En hoe staat het nou in de praktijk? Hoe schrijven de cursisten van de Media-opleiding hun

rapporten? Voldoen ze aan de regels of juist niet?

Empirisch onderzoek onder de eerste- en tweedejaars cursisten Media wijst het volgende uit:

Constistente Layout 30%

Interessant titelblad 20%

Voorwoord (bonus) 0%

Automatisch gegenereerde inhoudsopgave 0%

Inleiding 45%

Correcte eindreflectie (1/2 A4tje 11 pnts) 20%

Correct gebruik van bijlagen 5%

Correcte bronvermelding 4%

Correct gebruik van paginanummers 35%

Veel taal- en typefouten 75%

Als we willen naar een 100% score op bovenstaande punten, afgezien van de grammaticascore die

we op 0% willen hebben, dan is er nog veel werk aan de winkel.

Uit het onderzoek blijkt ook dat de cursisten niet goed het verschil weten tussen een inleiding en een

voorwoord. Uit het onderzoek blijkt dat de meest gemaakte fouten bij het maken van een inleiding

zijn:

Fouten gemaakt bij inleidingen

Door elkaar halen vanvoorwoord en inleiding

Onvolledige inleiding

Slordige inleiding door type- entaalfouten

Inleiding op de verkeerde plaatsin het rapport

22

Bijlage

Bron: http://numrush.nl/2012/07/28/chart-chooser-helpt-je-bij-het-kiezen-van-de-juiste-grafiek/chart-chooser1-625x298/

23

Bronnen

www.carrieretijger.nl

www.educatie-en-school.infonu.nl

www.hogeschoolvhl.nl