Rapport Onderzoek Calamiteiten- En Ontruimingsplan

Calamiteiten- en ontruimingsplan De totstandkoming van het calamiteiten- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. 28-6-2013 Star Promotions B.V. Reinout Tiemessen

1

Samenvatting In het rapport wordt de totstandkoming van het calamiteiten- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. beschreven. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Op welke manier kan het calamiteitenplan- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. worden ontworpen en toegepast zodat er door de gemeente een vergunning wordt verleend? De vergeleken calamiteitenplannen in het onderzoek kennen verschillen en overeenkomsten. Ieder evenement heeft haar eigen ‘karakter’. Dat wil zeggen, ieder evenement is verschillend in grootte, bezoekersaantal en traject. Daarom wordt ieder evenement onderverdeelt in categorieën. De gemeente bepaalt in welke categorie het evenement valt. Er bestaan type evenementen:

- Categorie A-evenement; - Categorie B-evenement; - Categorie C-evenement.

Op basis daarvan kan het calamiteitenplan worden aangepast. B- en C-evenementen kennen strengere eisen met betrekking tot beveiliging, ontruiming en hulpverlening. Bovendien is er een aantal verschillen in de vergunningaanvraag van de typen evenementen. Wat A-, B- en C-evenementen met elkaar gemeen hebben in het calamiteitenplan, is dat er dezelfde eisen bestaan op het gebied van:

- Het typeren van het evenement; - Ieders rol die in het plan duidelijk wordt aangegeven; - Iedereen die een rol heeft tijdens het evenement weet wat er van hem of haar wordt

verwacht; - Afspraken met de betrokken instanties in het plan zijn gewaarborgd.

Bovendien is er een aantal aanbevelingen opgesteld ten behoeve van Star Promotions B.V.: 1. Het is essentieel dat ieder die een rol in het calamiteiten- en ontruimingsplan vervult, zich bewust is wat er van hem of haar wordt verwacht; 2. Bij een B- en C-evenement is het noodzakelijk om een coördinator beveiliging en de bijbehorende beveiligingsmedewerkers tijdens het evenement op te nemen; 3. In het calamiteiten- en ontruimingsplan dient duidelijk aangegeven te worden welke maatregelen de organisator neemt bij het ontstaan van een brand; 4. Maximaal vier kramen aan elkaar plaatsen in verband met de doorgang, ontruiming en bereikbaarheid van de hulpverleningsdiensten. 5. Iedere standhouder dient in het bezit te zijn van een brandblusser. Zodat (kleine) branden snel kunnen worden bestreden. 6. Afspraken met de gemeente maken over wegsleepregelingen met betrekking tot een parkeerverbod tijdens een evenement; 7. Indien een evenement (gedeeltelijk) wordt ontruimd, moet er na afloop een rapportage en evaluatie plaatsvinden.

2

Voorwoord

Op 4 februari 2013 ben ik begonnen met de stage bij Star Promotions B.V. te Bleiswijk. In opdracht

van het bedrijf doe ik een onderzoek naar de totstandkoming van een calamiteiten- en

ontruimingsplan ten behoeve van evenementen. De stage, het onderzoek en het werkproces is voor

mij leerzaam en enerverend geweest.

Graag wil ik Dick Mourits bedanken, mijn stagebegeleider voor de tijd en hulp die ik gehad heb

gedurende het onderzoek. Bovendien wil ik Martin Heydeman, directeur Star Promotions, bedanken

voor de stageplaats en tijd die is vrijgemaakt voor de begeleiding.

Bleiswijk, juni 2013

Reinout Tiemessen

3

Inhoudsopgave Samenvatting .............................................................................................................. 1

Voorwoord .................................................................................................................. 2

Hoofdstuk 1. Inleiding ............................................................................................ 5

1.1 Aanleiding ............................................................................................................. 5

1.2 Relevant ............................................................................................................... 5

Hoofdstuk 2. Onderzoeksontwerp ......................................................................... 6

2.1 Doelstelling ........................................................................................................... 6

2.2 Probleemstelling ................................................................................................... 6

2.3 Leeswijzer ............................................................................................................. 7

2.4 Onderzoeksmethode ............................................................................................ 7

Hoofdstuk 3. Theoretisch kader ............................................................................. 9

Hoofdstuk 4. Wat is een calamiteiten- en ontruimingsplan? ................................ 12

4.1 Wat is een evenement? ...................................................................................... 12

Hoofdstuk 5. Evenementen ................................................................................. 14

5.1 Categorie evenement ......................................................................................... 14

5.1.1 Vergunningsplichtige evenementen ................................................................. 14

5.1.2 Indeling categorieën ........................................................................................ 15

Hoofdstuk 6. Regels, procedures en vergunningen ............................................. 17

6.1 Vergunningaanvraag .......................................................................................... 17

6.1.1. De regionale operationele evenementenkalender .......................................... 17

6.1.2 Afhandeling vergunningen evenementen ........................................................ 18

6.1.3. Termijnen vergunning ..................................................................................... 18

6.2 Formulier evenementenaanvraag ....................................................................... 19

6.2.1. Besluit burgemeester ...................................................................................... 20

6.3 Vier dimensies voor de vergunningverlening ...................................................... 20

6.4 Volksgezondheid ................................................................................................ 22

6.4.1 EHBO .............................................................................................................. 22

6.4.2. Toiletten .......................................................................................................... 22

6.4.3. Milieu & geluid ................................................................................................ 23

6.5 Toezicht .............................................................................................................. 24

6.6 Financiële zaken ................................................................................................. 25

Hoofdstuk 7. Inhoud en eisen calamiteitenplan .................................................. 26

4

7.1 Inleiding .............................................................................................................. 26

7.2 Onderdelen ......................................................................................................... 27

7.2.1 Risicoanalyse .................................................................................................. 28

6.7.3. Ontruimingsprocedure .................................................................................... 29

Hoofdstuk 7. Conclusies ...................................................................................... 32

Hoofdstuk 8. Aanbevelingen ................................................................................ 34

Literatuurlijst ............................................................................................................. 35

Bijlage 1. Het huidige calamiteiten- en ontruimingsplan Star Promotions B.V. ..... 36

Bijlage 2. Algemene voorwaarden ....................................................................... 64

Bijlage 3. Brief naar bewoners/winkeliers met parkeerverbod .............................. 67

5

Hoofdstuk 1. Inleiding

1.1 Aanleiding Star Promotions houdt zich bezig met de organisatie van markten, attractieverhuur, braderieën en evenementen. Het bedrijf organiseert ongeveer 150 markten per jaar, in bijna alle gemeenten, door heel Nederland. Calamiteiten kunnen in principe altijd ontstaan. Soms gebeuren ze per ongeluk en soms met opzet. Het is daarom belangrijk om calamiteiten te voorkomen. Mocht er toch iets gebeuren, is het noodzakelijk om deze te beperken. Dat is een van de cruciale punten van het calamiteitenplan. Voor een markt is het belangrijk om een efficiënt en effectief werkend calamiteitenplan op te stellen. Het is bovendien van maatschappelijk belang dat de veiligheid van bezoekers, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen worden gewaarborgd. In het calamiteitenplan wordt vastgelegd hoe men zich op calamiteiten voorbereid en hoe men met calamiteiten om dient te gaan. Het plan betreft verband tussen organisatiestructuren, procedures en afspraken. Er wordt in het plan beschreven wie welke taken en bevoegdheden heeft bij calamiteiten en hoe de afspraken en afstemmening met andere organisaties wordt gewaarborgd. Meestal zijn dit afspraken die gaan tussen de organisator, Star Promotions in dit geval, de gemeente, politie, brandweer en de GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen). Het is voor Star Promotions een streven om succesvolle markten te organiseren. Een succesvolle markt wil het bedrijf het opeenvolgende jaar ook organiseren. Een markt kan als succesvol worden bestempeld wanneer:

- Er een maximum aantal kramen worden verhuurd; - De marktlieden tevreden zijn over de markt; - De opdrachtgever tevreden is over het verloop van de markt.

Het is daarom van belang dat de gemeente meewerkt in het verstrekken van de vergunning. Het probleem is dat een vergunning niet wordt verleend als er geen correct calamiteitenplan wordt ingediend. Star Promotions wordt geacht een vergunning aan te vragen bij de betreffende gemeente om een dergelijke markt te mogen organiseren. De vergunningsaanvraag wordt voorgelegd aan een scala van wetten en regels. Voordat de gemeente een vergunning verstrekt, wint zij advies in bij verschillende overheidsinstanties, die elk te werk gaan vanuit een eigen wettelijk kader. Deze kaders worden voornamelijk bepaald door de bepalingen in de APV, de Algemeen Plaatselijke Verordering. Hierin staat onder andere hoe het verkeer, de openbare orde en hulpverlening wordt geregeld tijdens een evenement. In dit onderzoek zal worden nagegaan hoe een correct calamiteiten –en ontruimingsplan kan worden opgesteld ten behoeve van Star Promotions B.V.

1.2 Relevant Bij de aanvraag van een vergunning is het verplicht om een calamiteiten- en ontruimingsplan bij te voegen, die ten doel heeft om risico’s te voorkomen en te beperken. Echter in de praktijk vraagt niet iedere gemeente om een calamiteiten- en ontruimingsplan bij te voegen. Star Promotions doet dit dan ook niet. Echter vragen de meeste gemeenten bij een vergunningaanvraag om er een calamiteitenplan bij te voegen. In enkele gevallen wordt dit plan niet goed ingevuld door Star Promotions en moet het worden herzien. Het is van belang dat er een vergunning wordt aangevraagd door Star Promotions om het evenement te mogen organiseren. Als een dergelijke vergunningaanvraag wordt afgewezen vanwege een calamiteitenplan wat als onvoldoende is beoordeeld, dan kan het evenement geen doorgang vinden.

6

Hoofdstuk 2. Onderzoeksontwerp

2.1 Doelstelling Een van de belangrijkste doelen van een calamiteitenplan, is dat ieder die een rol in het plan vervult, zich bewust is wat er van hem/haar wordt verwacht. De basisgegevens van een evenement of markt, ongeacht of het gaat om een klein of groot evenement of markt, zijn de belangrijkste gegevens waarvan iedereen op de hoogte moet zijn. Het uitgangspunt van het calamiteitenplan is dat de organisatie, Star Promotions, zichzelf ten doel stelt dat de veiligheid van het publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen worden gewaarborgd. De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers. Bovendien is de organisator verantwoordelijk voor een ordelijk verloop van de markt of van het evenement, ook wanneer de gebeurtenis niet in het plan is voorzien. Bij calamiteiten kan er een beroep op de politie, brandweer en ambulance worden gedaan door Star Promotions.1 Het calamiteitenplan heeft tot doel in noodsituaties zoveel mogelijk de regie in handen te houden van de organisatie. Het doel is om zoveel mogelijk beschikking te hebben van (professionele) hulpdiensten. Het is plan is bedoeld om als hulpmiddel te dienen bij eventuele calamiteiten bij een markt. In het onderzoek wordt een algemeen calamiteiten- en ontruimingsplan opgesteld, die wordt toegespitst op de organisatie van braderieën en markten. Bij het opstellen van het plan zal er gekeken worden aan welke regels het plan moet voldoen. Uitleggen begrippen evenement, braderie en markt. Ten slotte heeft het calamiteiten- en ontruimingsplan van een markt als doel te voldoen aan de criteria van de betrokken gemeente.

2.2 Probleemstelling Om tot een heldere probleemanalyse te komen wordt er antwoord gegeven op de onderstaande vragen:

Wat wordt er onderzocht? Star Promotions heeft er baat bij als een correct algemeen calamiteiten- en ontruimingsplan wordt opgesteld. Dat wil zeggen, een calamiteitenplan die voldoet aan de eisen van de gemeente. In het onderzoek komt naar voren aan welke eisen, regels en procedures Star Promotions moet voldoen markt te mogen organiseren.

Waarom moet het onderzoek worden verricht? Mocht een calamiteitenplan niet correct zijn ingevuld en ingediend door Star Promotions aan de gemeente, dan kan de braderie of markt geen doorgang vinden, met als gevolg: het mislopen van inkomsten.

Vanuit welk perspectief wordt het onderzoek benaderd? Verschillende theorieën en modellen zijn van belang om het onderzoek te beschrijven en te analyseren. Het ‘’evenementenbeleid van Lansingeland 2011’’ vormt een uitgangspunt waaraan een calamiteitenplan voor braderieën, evenementen en markten moet voldoen. Bovendien is het ‘Model calamiteitenplan ten behoeve van B en C evenementen’ een geschikt model om een correct calamiteitenplan op te stellen.

1 Model calamiteitenplan ‘ten behoeve van B en C evenementen’

7

Op welke manier wordt het onderzoek gerealiseerd? Door middel van deskresearch en het afnemen van interviews met de betrokken personen die werkzaam zijn op de afdeling vergunningen bij Star Promotions, wordt het onderzoek gerealiseerd. Verschillende calamiteitenplannen van andere gemeenten zullen worden vergeleken met elkaar om zodoende een geschikt calamiteitenplan te ontwikkelen ten behoeve van Star Promotions die voldoet aan de gestelde eisen.

Welke specifieke vragen worden gesteld met betrekking tot het onderzoek? De belangrijkste onderwerpen die aan bod moeten komen in het onderzoek betreft op welke manier een calamiteiten- en ontruimingsplan moet worden opgesteld, aan welke (gemeentelijke) eisen het plan moet voldoen en hoe het plan moet worden toegepast. Er wordt verwacht dat in het onderzoek antwoord kan worden gegeven op de onderstaande hoofd- en deelvragen:

Hoofdvraag: Op welke manier kan het calamiteitenplan- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. worden ontworpen en toegepast zodat er door de gemeente een vergunning wordt verleend? Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden, is er een aantal deelvragen opgesteld:

- Wat is een calamiteiten- en ontruimingsplan? - Aan welke eisen, regels en procedures moet het calamiteiten- en ontruimingsplan voldoen? - Op welke manier kan het calamiteiten- en ontruimingsplan worden toegepast?

2.3 Leeswijzer De indeling van het onderzoek is als volgt: Hoofdstuk drie zal bestaan uit een theoretisch kader waarin de belangrijkste begrippen van de probleemstelling en de relevante literatuur wordt toegelicht. In het vierde hoofdstuk wordt er beschreven wat een calamiteiten- en ontruimingsplan precies inhoudt. De begrippen betreffende het onderzoek worden onder andere in dit hoofdstuk toegelicht. In het vijfde hoofdstuk wordt het ‘karakter’ van het evenement beschreven met de daarbij behorende categorieën. Het zesde hoofdstuk staat in het teken van de regels, procedures en vergunning naar voren komen waaraan een calamiteitenplan moet voldoen. In het zevende hoofdstuk worden de inhoud en de eisen in het calamiteitenplan toegelicht. In achtste hoofdstuk worden de conclusies weergegeven. Er wordt antwoord gegeven op de hoofd- en deelvragen. Ten slotte wordt er een aantal aanbevelingen gedaan voor Star Promotions betreffende het calamiteitenplan.

2.4 Onderzoeksmethode Ter voorbereiding op het onderzoek wordt er bepaald welke onderzoeksmethoden en –technieken het meest passend zijn ten behoeve voor de uitvoering van het onderzoek. De methoden en technieken die worden gebruikt is hieronder weergegeven: Literatuuronderzoek Er wordt een literatuuronderzoek uitgevoerd om een theoretische basis te vormen. Met literatuuronderzoek wordt bedoeld dat er naar informatie in documenten wordt gezocht, alsmede de bewerkingen die met de resultaten worden uitgevoerd. Door middel van deze methode wordt er op een snelle wijze veel informatie verzameld over het betreffende onderwerp. Verschillende calamiteiten van gemeenten worden met elkaar vergeleken, die in het theoretisch kader zijn beschreven.

8

Documentenonderzoek Het documentenonderzoek is een techniek die gebruikt wordt voor de literatuurstudie. Het houdt in dat reeds bestaande bronnen worden geraadpleegd. Dit wordt ook wel secundair onderzoek genoemd. De bronnen zijn onder andere te vinden in archieven, databanken en bibliotheken. De gebruikte middelen die bestudeerd kunnen worden zijn: beeld, geluid en geschreven teksten. Casestudy De casestudy betreft een methode die wordt gebruikt om eigenschappen en het verloop van

projecten te analyseren.

9

Hoofdstuk 3. Theoretisch kader

1. ‘’Evenementenbeleid Lansingerland 2011’’ Evenementen zorgen voor een positief imago van de gemeente. Ondanks de positieve effecten veroorzaken evenementen in zekere zin overlast voor de omgeving. Het betreft overlast in de vorm van geluidsoverlast, bereikbaarheid en de vervuiling van de openbare ruimte. In de nota komt onder andere naar voren:

Voor welk type evenement een vergunning moet worden aangevraagd;

Aan welke voorwaarden een vergunningaanvraag moet voldoen;

Wat er in een veiligheidsplan staat;

Of het evenement in de gemeente niet andere evenementen (binnen de regio) worden gehouden waardoor de inzet van hulpdiensten niet worden gewaarborgd.

Dit biedt een kader voor de regulering van evenementen. Deze doelstelling kan als volgt nader worden uitgewerkt:

Aansluiting met de Handreiking van het Regionaal College;

Het formuleren van een kader betreffende het organiseren van evenementen;

De hinder van evenementen beheersen en zodoende de leefbaarheid vergroten;

Het bieden van objectieve criteria ter boordeling van de risico’s van evenementen;

Inzichten geven in het maken van de vergunning- of meldingsprocedure. Terugkoppeling theorie met onderzoek In de nota komt naar voren aan welke eisen en regels een evenement moet voldoen voordat er een vergunning kan worden verleend. Star Promotions dient onder andere te beschrijven hoe er moet worden omgegaan met calamiteiten tijdens een evenement. Er wordt door de gemeente het type evenement bepaald. Iedere categorie, en dus evenement, neemt andere eisen met zich mee. Met de juiste informatie kan er een calamiteitenplan worden opgesteld die voldoet aan de eisen van de betreffende gemeente. Als er een correct calamiteitenplan wordt ingediend bij de gemeente, is de stap naar een vergunningverlening veel groter. 2. ‘’Model Calamiteitenplan ten behoeve van B- en C-evenementen.’’ In dit model staan de afspraken die zijn gemaakt voor de veiligheid tijdens een evenement. Het gaat om afspraken tussen de organisator, gemeentelijke diensten, politie en brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) en commercieel participerende bedrijven en leveranciers. Het ingediende calamiteitenplan wordt vervolgens voor advies uitgezet bij de gemeente, politie, brandweer en GHOR. Er kan advies worden gegeven aan de organisator om het calamiteitenplan aan te passen op een aantal punten. Het hoofddoel van een calamiteitenplan betreft dat ieder die een rol heeft bij calamiteiten weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Het uitgangspunt van het document is dat de organisatie zichzelf ten doel stelt om de veiligheid te waarborgen betreffende het publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen. De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. In het model komen enkele elementen van de toepassing naar voren:

Het calamiteitenplan bevindt zich bij de organisatie, de gemeente, de politie, de brandweer, de GHOR, de beveiligingsorganisatie en de medische dienst;

Bij het voordoen van calamiteiten dienen alle betrokken functionarissen het calamiteitenplan te hanteren;

Het calamiteitenplan is van toepassing van het moment dat de organisatie, medewerkers en leveranciers op het traject aanwezig zijn.

10

Terugkoppeling theorie met onderzoek Er wordt in deze bron een model weergegeven hoe een calamiteitenplan kan worden opgesteld. Er wordt gekeken naar de rol van de gemeente, brandweer, politie, en de GHOR. In het model worden punten als: activiteit, locatie, publiek, medische inzet, voorzieningen, communicatieboom, beveiligingsplan en ontruiming uiteengezet. Aan de hand van deze punten kan er worden onderzocht hoe een calamiteitenplan betreffende Star Promotions kan worden ontwikkeld. 3.’’ Fair Emergency Management Plan (F.E.M.P.)’’ In dit document staat beschreven hoe een calamiteitenplan tijdens evenementen toegepast dient te worden. Het Fair Emergency Management Plan dient als gids te worden gebruikt, om het personeel zo goed mogelijk te sturen tijdens calamiteiten. De gids wordt niet gebruikt als vervanging van een gecertificeerde training of communicatie. Het protocol wat de medewerkers in het plan volgen zorgt ervoor dat dat de veiligheid van medewerkers en publiek wordt gewaarborgd en de schade in de omgegeven wordt gereduceerd. 4. ‘’Calamiteitenplan Evenementen Gemeente Raalte’’. In dit model worden er door middel van twee fases aangegeven hoe een calamiteit eruit ziet en wordt ontworpen. In het eerste deel (deel A) wordt er beschreven hoe een evenement eruit ziet. In het tweede deel van het document wordt uiteengezet welke maatregelen de organisator dient te nemen om (kleine) incidenten te voorkomen en aan te pakken. De directe leiding tijdens calamiteiten op het evenemententerrein is in handen van de coördinator van het beveiligingsbedrijf, onder verantwoordelijkheid van de organisator. Er is een directe communicatielijn met de verschillende faciliterende bedrijven (techniek, catering, et cetera) en met de hulpverleningsdiensten. In het calamiteitenplan staan de afspraken gewaarborgd tussen alle betrokkenen van het evenement. Het opgestelde calamiteitenplan bevindt zich bij de organisatie, de gemeente, de brandweer, de politie, de ambulancedienst, de beveiligingsorganisatie, het EHBO-personeel en de veiligheidsregio. De gemeente is verantwoordelijk voor de verspreiding van het plan aan de brandweer, veiligheidsregio, ambulance en politie. De organisatie is verantwoordelijk voor de interne verspreiding. De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement, ook als de gebeurtenis niet in het plan is opgenomen. 5. ‘’Veiligheids- en calamiteitenplan voor evenementen in de gemeente Huizen.‘’ Het document betreft een handleiding voor het opstellen van een veiligheids- en calamiteitenplan voor ‘grotere’ evenementen in de gemeente. Het format is bedoeld als leidraad bij het opstellen van een veiligheidsplan voor de organisator. De activiteiten die plaatsvinden op het evenement, bepalen het karakter van het evenement. Omdat ieder evenement verschillend is, is ook ieder calamiteitenplan verschillend. In dit plan staat aan welke aspecten gedacht moet worden tijdens het opstellen van een calamiteitenplan, er worden geen aandachtige scenario’s in het document opgenomen. In het eerste deel wordt er informatie gevraagd over het karakter van het evenement. Er moet zo goed mogelijk beschreven worden wat voor type evenement het betreft. Het gaat hierbij om het soort evenement / activiteit, het type publiek, het aantal verwachte bezoekers, de inzet van beveiliging en EHBO. Bovendien komen de sanitaire voorzieningen, horeca, verkeersaspecten, welke objecten op het terrein worden geplaatst en brandveiligheid aan bod. Een belangrijk onderdeel in het plan betreft communicatie en coördinatie. Communicatielijnen en –middelen dienen overzichtelijk in kaart worden gebracht zodat men duidelijk kan zien wie op welk moment moet worden aangesproken. Het calamiteitenplan geeft onder andere een aantal

11

voorbeelden van calamiteiten die zich voor kunnen doen tijdens een evenement weer. De organisator heeft de taak om de maatregelen tegen deze calamiteiten in kaart te brengen. Ten slotte dwingt het ontruimingsplan de organisator om na te denken over een scenario die niemand wenst mee te maken. Koppeling theorie met onderzoek In het calamiteitenplan van de gemeente Raalte en het veiligheids- en calamiteitenplan voor evenementen in de gemeente Huizen komen de elementen van een calamiteitenplan anders naar voren dan bijvoorbeeld in het ‘’Model Calamiteitenplan ten behoeve van B- en C-evenementen.’’ Deze elementen worden met elkaar vergeleken. Aan de hand van deze gegevens wordt er gekeken welke factoren het beste toepasbaar zijn in het calamiteitenplan van Star Promotions. Om daar achter te komen, wordt er overlegd met Marian Woning, werkzaam op de afdeling vergunningen bij Star Promotions en met de directeur van Star Promotions, Martin Heydeman.

12

Hoofdstuk 4. Wat is een calamiteiten- en ontruimingsplan?

4.1 Wat is een evenement?

In art. 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) wordt het begrip ‘’evenement’’ gedefinieerd. Hier wordt onder verstaan: Voor elk publiek toegankelijke verrichting van vermaak:

- Een herdenkingsplechtigheid; - Een braderie; - Een optocht; - Een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

Voor elk publiek toegankelijke verrichting van vermaak met uitzondering van:

- Bioscoopvoorstellingen; - Markten die vallen onder art. 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en art. 5:22 van

deze verordering; - Kansspelen die vallen onder de Wet op de kansspelen; - Betogingen, samenkomsten en vergaderingen die vallen onder de Wet openbare

manifestaties; - Activiteiten als bedoeld in art. 2:9 en 2:39 van deze verordering.

Pre-planning en communicatie zijn de kernbegrippen tot het waarborgen van de veiligheid op een evenement. In het veiligheidsplan worden de verantwoordelijkheden van het personeel duidelijk uiteengezet. Als er een probleem zich voordoet, moet er zo snel mogelijk een debriefing plaatsvinden zonder enige vertraging. Al het personeel moet er van bewust zijn dat in een noodsituatie het beschermen van mensen het belangrijkst is.2 Star Promotions is een organisatie die zich voornamelijk richt op het organiseren van markten en braderieën. Star Promotions wordt geacht een vergunning aan te vragen bij de betreffende gemeente om een dergelijke markt te mogen organiseren. De vergunningsaanvraag wordt voorgelegd aan een scala van wetten en regels. Voordat de gemeente een vergunning verstrekt, wint zij advies in bij verschillende overheidsinstanties, die elk te werk gaan vanuit een eigen wettelijk kader. Deze kaders worden voornamelijk bepaald door de bepalingen in de APV, de Algemeen Plaatselijke Verordering. Hierin staat onder andere hoe het verkeer, de openbare orde en hulpverlening wordt geregeld tijdens een evenement. Bij de aanvraag van een vergunning is het verplicht om een calamiteiten- en ontruimingsplan bij te voegen, die ten doel heeft om risico’s te voorkomen en te beperken. Het calamiteitenplan wordt getoetst door de volgende instanties:

- Politie; - Brandweer; - Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR).

Er kunnen verschillende soorten calamiteiten plaatsvinden waardoor moet worden besloten om gedeeltelijk of geheel te gaan ontruimen. Voorbeelden van enkele calamiteiten zijn:

- Brand; - Bommelding; - Noodweer;

2 http://www.hepburn.vic.gov.au/Files/EMERGENCYPLANtemplate.pdf 24/4/13

http://www.hepburn.vic.gov.au/Files/EMERGENCYPLANtemplate.pdf

13

- Geweldplegingen; - Overval; - Ongeval.

Risico Inventarisatie & Evaluatie Een RI&E is noodzakelijk om de risico’s van ongevallen uit te sluiten of te beperken. Deze procedure geldt tijdens de opbouw van een evenement en afbouw. Een RI&E is wettelijke verplichting, bestaande uit diverse onderdelen, van veilige werkmethoden en condities, tot persoonlijke beschermingsmiddelen en brandvertragende materialen. Risico’s dienen geïnventariseerd te worden en de maatregelen dienen te worden vastgelegd. 3

3 http://www.tonderks.eu/nl/services/19-risico-inventarisatie-en-evaluatie-en-calamiteitenplan.html 24/4/13

http://www.tonderks.eu/nl/services/19-risico-inventarisatie-en-evaluatie-en-calamiteitenplan.html

14

Hoofdstuk 5. Evenementen

5.1 Categorie evenement Ieder evenement is verschillend in het risicogehalte. In de handreiking zijn de evenementen geclassificeerd op grond van de verwachte risico’s. Evenementen zijn te verdelen in drie categorieën. Het betreft:

- Categorie A. Dit evenement heeft een laag risico, waarbij er sprake is van een beperkte impact op de omgeving en verkeer. Er is bij dit type evenement een geringe extra capaciteit van de hulpverdiensten vereist;

- Categorie B. Dit evenement heeft een verhoogd risico, waarbij er sprake is van een verhoogde impact op de omgeving. Er is bij dit type evenement extra capaciteit van de hulpdiensten vereist;

- Categorie C. Dit evenement heeft een hoog risico, waarbij er sprake is van een grote impact op de omgeving en/of regio. Er is bij dit type evenement extra capaciteit van de hulpdiensten vereist.

Aan de hand van een risicoscan wordt bepaald in welke categorie de desbetreffende markt valt. De risicoscan geeft inzicht in het karakter en de omstandigheden van het evenement en zodoende worden de daarbij behorende kansen op calamiteiten blootgelegd. De gemeente bepaalt de categorie van het evenement. De gemeente hanteert, afhankelijk van het risico van het evenement, verschillende termijnen waarbinnen de aanvraag door de gemeente moet zijn ontvangen:

- Categorie A betreft minimaal vier weken voorafgaand aan het evenement; - Categorie B betreft minimaal acht weken voorafgaand aan het evenement; - Categorie C betreft minimaal twaalf weken voorafgaan aan het evenement.

Op grond van art. 2:25 lid 1 van de APV (Algemene plaatselijke verordening) is het verboden om een evenement te organiseren zonder een vergunning van de burgemeester. In art. 2:25 lid 2 is bepaald dat de burgemeester vrijspraak heeft in de categorisering van het evenement. Wanneer evenementen geringe risico’s met zich meebrengen, zijn deze vrijgesteld van de vergunningsplicht. Wel moet er melding worden gemaakt van het evenement aan de gemeente. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen twee evenementen:

- Een meldingsplichtig evenement; - Een vergunningsplichtig evenement.4

5.1.1 Vergunningsplichtige evenementen

Een evenement is vergunningsplichtig, wanneer het risico’s met zich meebrengt. Het begrip ‘risico’ wordt als een ruim begrip beschouwd. De risico’s kunnen vallen onder openbare orde en veiligheid, maar ook volksgezondheid en milieu. Bovendien kan er overlast plaatsvinden voor de omgeving door bijvoorbeeld geluid of parkeren. De gemeente stelt vragen in het evenementaanvraagformulier over het soort type evenement, het verwachte aantal bezoekers en de locatie van het evenement. Daarnaast worden over de onderstaande onderwerpen vragen gesteld:

- Tijdstip van het evenement; - Drink- en etenswaren; - De sanitaire voorzieningen;

4 Evenementenbeleid Lansingerland 2011

15

- Geluidsbelasting; - Verkeer en parkeren.

Met het antwoord op deze vragen kan een zogenoemde risicoscan worden uitgevoerd. Aan de hand van de uitkomsten van de risicoscan, kan worden bepaald of het evenement in de categorie A, B of C valt. Geldigheidsduur evenementen Er zijn evenementen die jaarlijks worden georganiseerd en die steeds volgens hetzelfde patroon verlopen. Telkens wordt er jaarlijks een overeenkomend evenementenvergunning verleend. Ook kan het voorkomen dat één organisator, zoals Star Promotions, meerdere keren per jaar evenementen organiseert, waarbij iedere keer een aparte vergunning moet worden verleend. Vergunningen die worden verleend voor onbepaalde tijd Voor jaarlijks terugkerende evenementen, die zich bevinden in de A- en B-categorie, die steeds in hetzelfde patroon verlopen en onder dezelfde omstandigheden, kan een evenementenvergunning worden verleend voor onbepaalde tijd, mits het evenement aan de onderstaande randvoorwaarden voldoet:

- Het evenement onder dezelfde omstandigheden en in ongewijzigde vorm plaatsvindt; - Het evenement plaatsvindt in dezelfde periode, met maximaal twee weken speling; - De tijdstippen en locatie van het evenement ongewijzigd blijven; - Het evenement door dezelfde (natuurlijke) rechtspersoon wordt georganiseerd; - Het maximum aantal deelnemers ongewijzigd blijft; - De plannen en draaiboeken van het evenement door de organisator besproken worden met

de gemeente en de adviseurs; - De draaiboeken als voldoende worden beoordeeld; - In de draaiboeken dienen de jaarlijkse gewijzigde omstandigheden te zijn aangevuld; - De kennisgeving uiterlijk twee maanden voor aanvang van het evenement bij de gemeente is

ontvangen; - De kennisgeving het kenmerknummer van het besluit, een verklaring van gebruik van de

vergunning, een verklaring van ongewijzigd plaatsvinden van het evenement en de datum van het evenement omvat;

- Zonder tijdige kennisgeving kan het evenement geen doorgang vinden. Jaarverzamelvergunningen Er kan aan organisatoren die jaarlijks een aantal A-evenementen organiseren, een vergunning worden verleend die geldt voor alle activiteiten betreffende de categorie A-evenement. De organisator moet dan wel een evenementenaanvraag met bijbehorende bijlagen in te dienen. De geldende randvoorwaarden betreffen:

- Het evenement door dezelfde (natuurlijke) rechtspersoon wordt georganiseerd; - De locatie van het evenement ongewijzigd blijft; - Het aantal deelnemers van het evenement gelijk blijft; - Het evenement niet mag plaatsvinden zonder tijdige kennisgeving;

5.1.2 Indeling categorieën

De VRR (Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond) heeft de onderstaande indeling opgesteld: - Categorie 0 (nul). Het omvat kleinschalige evenementen die geen noemenswaardig risico

met zich meebrengen. Bij dit type evenementen is geen extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten vereist. Er is geen vergunning nodig om dit soort type evenement te organiseren. Er dient wel een melding gemaakt te worden;

16

- Categorie A. Het omvat evenementen met een laag risico, waarbij er sprake is van een beperkte impact op de omgeving en/of beperkte gevolgen voor het verkeer. Een geringe extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is noodzakelijk;

- Categorie B. Het omvat evenementen met een verhoogd risico, waarbij er sprake is van een verhoogde impact op de omgeving en/of beperkte gevolgen voor het verkeer. Een extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is noodzakelijk;

- Categorie C. Dit betreft de hoogste categorie. Het omvat evenementen waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving, regio en/of verkeer. Een extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten is noodzakelijk.5


17

Hoofdstuk 6. Regels, procedures en vergunningen

6.1 Vergunningaanvraag

Er bestaat nog een fase vóór de aanvraag van een vergunning van een evenement betreffende categorie B- en C. De regio Zuid-Holland hanteert namelijk een zogeheten ‘’regionale evenementenkalender’’. Organisatoren dienen vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop het evenement zal plaatsvinden het evenement van dit type te melden aan de gemeente. Het is mogelijk dat een vergunning niet kan worden verstrekt indien de organisator een B- of C-evenement niet tijdig meldt. De gemeente meldt op haar beurt via het Evenementenbureau Politie (EBP) bij de VRR. Vervolgens plaatst het EBP het evenement op de regionale planningskalender. Om voldoende inzet van hulpdiensten bij het evenement in de regio te waarborgen, is het noodzakelijk dat risico’s die ontstaan door de samenloop van meerdere B- en C- evenementen en de beperkte capaciteit van de hulpdiensten zoveel mogelijk worden vermeden. De evenementenkalender speelt een bepalende rol in de planningsfase (regionale planningskalender) en tijdens het evenementenseizoen (de regionale operationele kalender). De kalender wordt in iedere fase anders benoemd, echter is er maar sprake van één kalender. Vóór 1 november meldt de gemeente de inhoud van de lokale evenementenkalender aan het Evenementenbureau Politie (EBP). De organisatoren van de betreffende evenementen hebben de onderstaande gegevens inmiddels bij de gemeente bekend gemaakt:

- Dat er een evenement wordt georganiseerd; - Op welke locatie het evenement plaatsvindt; - Op welke datum/tijd het evenement plaatsvindt; - Hoeveel bezoekers op het evenement afkomen.

Het EPD verwerkt vervolgens de lokale evenementenkalender in de regionale planningskalender. Daaropvolgend geven de hulpdiensten vóór 1 december aan waar de knelpunten liggen in de regionale kalender. De knelpunten hebben te maken met spreiding, samenloop, capaciteit en risico’s. Vóór 1 januari dienen de aanpassingen te zijn verwerkt. Uiteindelijk wordt de regionale planningskalender uiterlijk 1 februari vastgesteld door het Regionaal College. Een plaatsing van het evenement op de regionale planningskalender wil nog niet zeggen dat het evenement werkelijk doorgaat. Er dient ten eerste een vergunningstraject doorlopen te worden. Evenementen die zijn opgenomen in de planningskalender krijgen voorrang op de later ingediende aanvragen.6

6.1.1. De regionale operationele evenementenkalender

Een regionale operationele evenementenkalender betreft een kalender waarop alle evenementen (ook vergunningsvrije evenementen) worden geplaatst. De kalender geeft dagelijks de meest actuele stand van zaken over evenementen in de regio weer. Op deze manier kunnen hulpdiensten de inzet van mensen, materieel en de bereikbaarheid in kaart brengen. Verscheidende gemeenten plaatsen op hun website een evenementenagenda. Bewoners en andere belanghebbenden kunnen zien waar en wanneer een evenement wordt gehouden in de gemeente. Deze agenda is niet hetzelfde als een planning- of operationele evenementenkalender.


18

6.1.2 Afhandeling vergunningen evenementen

De afdeling vergunningen van een gemeente handelt alle meldingen en aanvragen af voor een evenementenvergunning. De afdeling zorgt voor een tijdige vergunningverlening die voldoet aan de correcte juridische eisen. Bij een aanvraag van een vergunning van een evenement in de B- en C- categorie, wordt het team Openbare Orde en veiligheid van de afdeling Bestuurszaken geïnformeerd. Zij zijn betrokken bij de totstandkoming van de vergunning. Vergunningsvrije evenementen Zoals al eerder is beschreven, evenementen die zich in de Categorie 0 (nul) bevinden, zijn vergunningsvrije evenementen. Echter dient het evenement gemeld te worden aan de gemeente. Als bijvoorbeeld een braderie wordt gehouden in een overdekt winkelcentrum, zoals in Utrecht Kanaleneiland, hoeft hier geen vergunning voor worden aangevraagd, omdat het evenement wordt gehouden op eigen grond. Het contactpersoon van de winkeliersvereniging meldt dit bij de gemeente. De gemeente beoordeelt of het evenement daadwerkelijk geen risico’s met zich meebrengt en er geen extra inzet van hulpdiensten nodig zijn. Pas dan is er sprake van een vergunningsvrij evenement. Vergunningsplichtige evenementen De burgemeester beslist uiteindelijk over de aanvraag van een vergunning. De burgemeester heeft te maken met een aantal belangrijke artikelen:

- Op grond van art. 172 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

- Op grond van art. 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden, evenals op de voor het publiek openstaande gebouwen en de daarbij behorende erven;

- Op grond van art. 2:25 lid 1 is bepaald dat het verboden is om een evenement te organiseren zonder vergunning van de burgemeester.

De burgemeester beslist over een vergunning nadat er informatie is ingewonnen van de onderstaande instanties:

- Afdeling van eigen organisatie zoals: Veiligheid & Hulpverlening, Openbare Orde en Veiligheid en Beleid & Ontwikkeling;

- Hulpverleningsinstanties zoals: VRR, Regionale politie, brandweer en GHOR. In enkele gevallen wordt de DCMR (Milieudienst Rijnmond) geraadpleegd.

Op grond van de uitkomsten van de adviezen kan een evenementen vergunning worden verleend of geweigerd. De verleende vergunning wordt op de regionale operationele evenementenkalender geplaatst.

6.1.3. Termijnen vergunning

Op grond van art. 1.3, lid 1 van de APV (Algemene Plaatselijke Verordering) dient de evenementorganisator de vergunning minimaal vier weken voor aanvang van het evenement aan te vragen bij de gemeente. Uiterlijk één week voor aanvang van het evenement zendt de gemeente de aanvraag toe aan de organisator. Organisatoren van een categorie B-evenement dienen minimaal acht weken voor aanvang van het evenement de vergunning bij de gemeente aan te vragen. Er wordt door gemeente naar gestreefd om de aanvraag zo snel mogelijk in behandeling te nemen en minimaal één week voor aanvang van het evenement de beslissing op de aanvraag toe te zenden. Een langer adviestermijn is van toepassing op aanvragen van evenementen in de B- en C-categorie. De hulpverleningsdiensten hebben meer tijd nodig voor het uitbrengen van een advies vanwege het gebrek ervaring met het evenement. In de praktijk is het niet altijd mogelijk om binnen vier en zes

19

weken een advies te formuleren, in enkele gevallen heeft dit als gevolg dat een vergunning pas een aantal dagen voor aanvang van het evenement wordt verleend.

6.2 Formulier evenementenaanvraag

Voordat een evenementenvergunning kan worden aangevraagd dient eerst een aanvraagformulier worden ingevuld. Op dit formulier staan een aantal vragen die betrekking hebben tot het evenement. Niet alle vragen op het formulier zijn van toepassing op alle evenementen. Men vult dan ‘niet van toepassing’ in op het formulier. Aan de hand van de uitkomsten op het formulier voert de gemeente een risicoscan uit. Bovendien worden de betrokken instanties gevraagd om een advies uit te brengen. De risicoscan brengt de risico’s van het evenement in kaart en bepaalt de risicogevoeligheid. Aan de hand van deze uitkomsten wordt een indeling gemaakt in de evenementencategorie en zodoende wordt de inzet van de hulpdiensten ingecalculeerd. Het aanvraagformulier wordt in alle gevallen ingediend met een aantal bijlagen. Bovendien wordt er een uitgebreid draaiboek van het evenement bijgevoegd. Indien het noodzakelijk is, worden keuringsrapporten en veiligheidscertificaten bij het aanvraagformulier toegevoegd. De brandweer brengt haar advies uit voor het plaatsen van podia, tenten, tribunes en dergelijke over de bereikbaarheid en brandveiligheid in overeenstemming van de toepasselijke regelgeving. Om de advisering van de brandweer mogelijk te maken, dienen alle gegevens te worden vermeld. Indien er bij het evenement kramen, tenten, podia, tribunes of andere objecten op het traject worden geplaatst, is het noodzakelijk om een plattegrond van het evenement met de geplaatste objecten in te dienen bij de gemeente. Wanneer een aanvraag onvolledig wordt ingediend, kan de aanvraag op grond van art. 4:5 van de Awb (Algemene wet bestuursrecht) in de gelegenheid worden gesteld om zijn aanvraag aan te vullen. De termijn die hiervoor wordt gesteld, is afhankelijk van de resterende periode van het evenement. Mochten de ontbrekende gegevens niet of onvoldoende worden ingevuld binnen de gestelde termijn, dan kan het evenement niet plaatsvinden. Indien een aanvraag volledig is, dan wordt eerst een risicoscan uitgevoerd. Daaropvolgend wordt de aanvraag en de risicoscan naar interne afdelingen en regionale hulpverleningsdiensten verzonden. De hulpverleningsdiensten brengen via het EBP een gezamenlijk advies uit aan de burgemeester. Iedere afdeling van de gemeente geeft haar eigen advies. De adviezen van de hulpverleningsdiensten worden aan de burgemeester gepresenteerd. De onderstaande elementen komen aan bod in het advies:

- De voorgelegde veiligheidsmaatregelen en het advies voor vergunningsvoorwaarden; - De hulpverleningsdiensten kunnen hun vakkennis, ervaring en (actuele) informatie delen en

toevoegen aan de risicoscan. Bij vergunningsplichtige evenementen leveren de hulpverleningsdiensten te allen tijde een adviesrapport in bij de gemeente. Bij risicovolle evenementen, die onder de B- en C-categorie vallen, wordt het EPB betrokken. Hun expertise, ervaring en (actuele) informatie is doorslaggevend in dit samenwerkingsverband. Op deze manier kunnen de waarden indien nodig worden aangepast waardoor de uitkomst in de categorie A-, B- en of C kan worden beïnvloed. Bij alle evenementen wordt de aanvraag ter advisering naar de afdeling Beheer en Onderhoud en het Team Openbare Orde en Veiligheid gestuurd. Deze afdelingen zijn onderdeel van de gemeente. De afdeling B&O adviseert onder andere over de verkeersomloop en de betreffende werkzaamheden en

20

afzettingen op het traject van het evenement. Het Team Openbare Orde en Veiligheid geeft advies over de openbare orde en de veiligheidsaspecten. De DCMR wordt geraadpleegd om advies bij B- en C-evenementen. Zij geven voornamelijk advies over geluid.

6.2.1. Besluit burgemeester

Het niet verlenen van een evenementenvergunning door de burgemeester aan een organisator betreft een autonome bevoegdheid. Dat wil zeggen, dat het gemeentebestuur een besluit neemt over een zaak die niet bij de Gemeentewet of een bijzondere wet specifiek aan een gemeentelijk bestuursorgaan zijn opgedragen. Echter mag de burgemeester met deze bevoegdheid geen wettelijke voorschriften overtreden.7 Op basis van adviezen kan er worden gecontroleerd op tegenstrijdigheden. Mocht dat het geval zijn, dan moet de desbetreffende behandelaar van de afdeling V&H met de adviseurs in bespreking om de tegenstrijdigheden te ontkrachten. Het definitieve advies kan de onderstaande inhoud bevatten:

- Een weigering van de evenementenvergunning; - Een verlening van de evenementenvergunning onder voorwaarden.

Iedere organisator het recht om binnen zes weken bezwaar tegen een negatief advies aan te tekenen. Op grond van art. 1:8 APV staat uiteengezet op welke elementen de burgemeester de vergunningaanvraag beoordeelt. De burgemeester kan een vergunningaanvraag weigeren in het belang van:

- De openbare orde; - De openbare veiligheid; - De volksgezondheid; - De bescherming van het milieu.

6.3 Vier dimensies voor de vergunningverlening

Om een vergunning te kunnen verlenen, wordt er aan de hand van vier grondslagen de situatie getoetst. De vier dimensies bestaan uit:

- Openbare orde; - Verkeer & vervoer; - Veiligheid; - Kramen, podia, tenten et cetera.

1. Openbare orde

De politie is onder toezicht van de burgemeester verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en het verlenen van hulp aan degene die dat nodig hebben. Dit staat geregeld in art. 2 jo 12 Politiewet. De organisator is in eerste instantie verantwoordelijk voor het beveiligen en op orde houden van het evenemententerrein. In beginsel is de politie terughouden in haar optreden tijdens het evenement. Er wordt van extra politie-inzet gebruik gemaakt bij grotere B- en C-evenementen. Crowd management en crowd control Een grote hoeveel publiek op een evenement brengt automatisch een verhoogd risico met zich mee op incidenten. Het is daarom essentieel om te weten hoeveel bezoekers ongeveer op het evenement afkomen. Als er in de voorbereidingsfase een schatting van het aantal bezoekers kan worden gemaakt, kan de organisator hier op inspelen. Daarnaast is het noodzakelijk om een publieksprofiel

7 http://www.actieprogrammalokaalbestuur.nl/5_de_grondwettelijke_autonome_bestuursbevoegdheid

17/5/2013

http://www.actieprogrammalokaalbestuur.nl/5_de_grondwettelijke_autonome_bestuursbevoegdheid

21

op te stellen, zodat de risico’s kunnen worden ingeschat. Daarbij wordt gedacht aan wat voor doelgroep op het evenement wordt verwacht zoals: jongeren, gezinnen of feestgangers. Bovendien wordt er rekening gehouden met leeftijd, percentage mannen/vrouwen en vijandige gezindheid. De politie heeft over het algemeen de expertise en ervaring met mensenmassa’s en kan zodoende de gemeente hierover adviseren. Beveiliging De organisatie is verplicht om voor voldoende toezicht (afhankelijk van het evenement) te zorgen. Vrijwilligers kunnen zorgen voor het toezicht. In enkele gevallen dient de organisator een door de Minister van Justitie erkend extern professioneel beveiligingsbureau in te schakelen. De politie adviseert op haar beurt de gemeente over de inzet van beveiligers. Er moet tijdens het evenement een aangewezen aanspreekpunt aanwezig zijn die de hulpdiensten en/of de gemeente te woord kan staan. De aanwijzingen die de medewerkers van de organisatie krijgen van de hulpdiensten, dienen te allen tijde worden opgevolgd. Veiligheidsplan De organisator is zelf verantwoordelijk voor de bestrijding van kleine incidenten op het evenement. In het veiligheidsplan dient in ieder geval een aparte paragraaf te worden opgenomen met waarin de onderstaande onderdelen aan bod komen:

- Weersomstandigheden; - Weeralarm. Op welke manier en door wie toezicht wordt gehouden betreffende het weer en

de ontwikkeling daarvan; - Een risicoanalyse en de maatregelen die op dat gebied genomen zullen worden.

2. Verkeer & vervoer

Het verkeer heeft een belangrijke rol in de organisatie van B- en C-evenementen: ‘’Het is in de voorbereidingsfase daarom belangrijk om na te denken over de aan – en afvoer van bezoekers, om zo de overlast voor bewoners, bedrijven en overige verkeersgebruikers in te perken.’’ De bereikbaarheid van het evenement wordt bepaald aan de hand van de onderstaande aspecten:

- Aantal bezoekers van het evenement; - De samenloop met andere evenementen in de omgeving of elders in de buurt van het

traject; - Knelpunten zoals wegwerkzaamheden of afsluitingen; - Inzetbaarheid van openbaar vervoer; - Inzetbaarheid van parkeervoorzieningen.

Bij het regelen van het verkeer kan het voorkomen dat de gemeente de organisator verplicht erkende verkeersregelaar in te zetten. De hoeveelheid verkeersregelaars die ingezet moeten worden wordt bepaald door de gemeente. De gemeente bepaalt aan de hand van de route, locatie en eventuele werkzaamheden de hoeveelheid verkeersregelaars. In de vergunning wordt vermeld of er verkeersregelaars ingezet dienen te worden.

3. Veiligheid De brandweer heeft bepaalde eisen opgesteld op het gebied van brandveiligheid bij evenementen. Bij het plaatsen van (party)tenten, (bak)kramen, BBQ’s en het gebruik van brandbare materialen worden nadere eisen gesteld. Het betreft brandveiligheidseisen met betrekking tot afstanden tot gebouwen, eisen aan installaties, aanwezigheid van (nood)verlichting, blusvoorzieningen, benodigde nooduitgangen et cetera. De locatie van evenement dient goed bereikbaar te zijn voor de hulpdiensten. Dat wil zeggen, de gemeente heeft in samenwerking met de brandweer de onderstaande eisen opgesteld:

22

- Doorrijdbreedte dient minimaal 3,5 meter te bedragen; - De minimale doorrijdhoogte bedraagt minimaal 4,2 meter; - Alle brandkranen op het traject dienen met minimaal één meter te worden vrijgehouden; - Alle brandkraanbordjes op het traject dienen met minimaal een meter te worden

vrijgehouden; - Toegangen tot aangrenzende percelen moeten worden vrijgehouden; - Nooduitgang en gewone toegangen van gebouwen op het traject dienen op twee meter te

worden vrijgehouden; Vluchtwegen Bij de organisatie van grote evenementen moet de organisator ervoor zorgen dat er voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtroutes op het traject zijn ingericht. Het aanwezige personeel dient op de hoogte te zijn van de vluchtroutes. De brandweer adviseert aan de gemeente over de vluchtroutes. Pas dan kunnen de voorschriften in de vergunning worden opgenomen. Tijdelijke constructies Alle objecten die zich (tijdelijk) op het evenemententerrein bevinden zoals: kramen, tenten, podia, tribunes, verkoopwagens, toiletfaciliteiten et cetera) is een vergunning vereist. Bovendien is het noodzakelijk om een constructie- en bouwtekening aan de gemeente te presenteren. In het veiligheidsplan moet worden aangegeven op welke manier er wordt omgegaan met weersinvloeden. 8

6.4 Volksgezondheid

De Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) geeft advies op het gebied van gezondheid en hygiëne. De GHOR is onderdeel van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en heeft als taak dat de verschillende geneeskundige instanties (zoals het traumacentrum, de ambulancediensten, de meldkamer en het Rode Kruis) als één organisatie functioneren tijdens een ongeval of ramp.

6.4.1 EHBO

Op B- en C-evenementen is het noodzakelijk dat er minimaal één EHBO-post op het traject aanwezig is, met ten minste één persoon met een geldig EHBO-diploma. Op de EHBO-post dienen voldoende voorzieningen aanwezig te zijn zoals een ruim gesorteerde EHBO-koffer met materiaal voor de EHBO-hulpverlening. Bij evenementen met minder 500 bezoekers hoeft alleen de EBHO-koffer aanwezig te zijn.

6.4.2. Toiletten

De organisator is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van voldoende openbare toiletvoorzieningen op het evenemententerrein. Het is belangrijk dat de toiletvoorzieningen toereikend zijn voor het aantal verwachte bezoekers. Indien er geen openbare toiletvoorzieningen op het traject aanwezig zijn, dient de organisator zelf chemische toiletten of toiletwagens te plaatsen. De onderstaande richtlijnen worden hierbij gehanteerd:

- Eén toilet per 150 bezoekers; - Minimaal twee toiletten (één voor dames en één voor heren); - De toiletten dienen minimaal tweemaal per dag te worden gereinigd.

8 Model calamiteitenplan ‘ten behoeve van B en C evenementen

23

Bij calamiteiten dient de organisator van het evenement de opgeroepen ambulance op te vangen. De bereikbaarheid en toegankelijkheid van het evenement moet altijd in orde zijn voor ambulances en overige hulpverleningsvoertuigen.

6.4.3. Milieu & geluid

Veel evenementen hebben (achteraf) veel te maken met afval. Het afval bij evenement zijn onder te verdelen in drie elementen:

- Afval met betrekking tot het consumeren van dranken; - Afval met betrekking tot het consumeren van snacks en andere etenswaren; - Afval met betrekking tot promotionele activiteiten.

De organisator is verantwoordelijk voor het afvoeren van afval, tijdens en na het evenement. In sommige gevallen, voornamelijk bij B- en C-evenementen, kan de gemeente de organisator verplichten een afvalplan op te stellen. In het plan wordt beschreven hoe de organisator in samenwerking met de reinigingsdienst het afvalprobleem aanpakt. Bij een evenement wat vier uur duurt, wordt er van één liter afval per bezoeker uitgegaan. Na het evenement dient in ieder geval het traject te zijn schoongemaakt. In iedere evenementenvergunning wordt dit als voorwaarde opgenomen. In enkele gevallen kan de gemeente bepalen dat de organisator een waarborgsom moet betalen. Indien het traject na afloop niet schoon is opgeleverd, overtreedt de organisator een vergunningsvoorschrift. De gemeente reinigt het traject alsnog, maar verhaalt de kosten op de organisator. Op sommige evenementen, zoals braderieën, kan het voorkomen dat er muziek wordt gedraaid. In principe hoeft dat geen probleem te zijn, mits er geen bepaalde grenzen worden overschreden. Mocht er een geluidslimiet worden overschreden, dan is er sprake van geluidshinder. Met ergernis en klachten van omwonenden als gevolg. Het kan voorkomen dat evenementen geen doorgang vinden door de aanzienlijke hoeveelheid klachten bij de gemeente.

Fig. 6.1 Bron: ‘’Leidraad geluid bij kleine evenementen DCMR 2008.’’ Uit het bovenstaande figuur (Fig. 6.1) kan worden bepaald dat op markten en braderieën een maximaal geluidslimiet hebben van 80 decibel. Bij grotere evenementen, zoals concerten, ligt het niveau hoger. Het plaatsen van hekken en borden Indien evenementen (gedeeltelijk) worden georganiseerd op een rijbaan, is het noodzakelijk dat de rijweg in zijn geheel voor verkeer wordt afgesloten. Voor deze afsluiting is toestemming vereist bij

24

de gemeente. Dit kan bij de aanvraag van de evenementenvergunning worden aangegeven. Hoofdwegen worden uitgesloten van een dergelijke afsluiting. Als een rijbaan wordt afgesloten voor een evenement, worden er meestal omleidingroutes ingesteld. Verkeers- en verwijzingsborden dienen te worden geplaatst in de omgeving. De kosten van het plaatsen van dergelijke borden worden in rekening gebracht voor de organisator. De organisator is tevens verantwoordelijk voor het inlichten van de bewoners over de wegafzetting/parkeerverbod. Een dergelijke brief aan de bewoners is op de onderstaande manier opgesteld: ‘’BETREFT: PARKEERVERBOD GEACHTE HEER/MEVROUW, A.S. ZATERDAG 13 EN ZONDAG 14 APRIL ORGANISEREN WIJ DE VOORJAARSMARKT OP DE EUROPALAAN. DE MARKTKRAMEN WORDEN ZATERDAGOCHTEND OM 05.00 UUR GEPLAATST. HET TRAJECT: Z.O.Z. WIJ VERZOEKEN U DAAROM GEEN AUTO’S, AANHANGWAGENS E.D. TE PARKEREN OP HET TRAJECT VAN DE VOORJAARSMARKT VAN ZATERDAG 13 APRIL 05.00 UUR TOT ZONDAG 14 APRIL 20.00 UUR. VOOR VRAGEN KUNT U ONS BELLEN OP HET ONDERSTAAND TELEFOONNUMMER. WIJ DANKEN U ALVAST VOOR DE MOEITE EN WENSEN U PRETTIGE DAGEN TOE!’’ Bron: bijlage 1. Calamiteiten- en ontruimingsplan Drank en horeca Indien de organisator wil dat er op het evenement licht alcoholische drank (drank bevat maximaal 15% alcohol) wordt geschonken en het evenement vindt niet plaats in een restaurant of café met een drankvergunning, dan heeft degene die de alcohol schenkt een ontheffing nodig (op grond van art. 35 van de Drank- en Horecawet). De ontheffing kan samen met de evenementaanvraag worden ingediend.

6.5 Toezicht

Toezicht op categorie 0-evenementen (meldingsplichtige evenementen) Bij de categorie 0-evenementen worden steekproefsgewijs de voorwaarden, naleving en regels van het evenement gecontroleerd. Toezicht op categorie A-evenementen De voorwaarden die gelden voor dit type evenement en zijn opgenomen in de vergunning, worden steekproefsgewijs gecontroleerd en gehandhaafd. De gemeentelijke toezichthouder, de BOA, heeft de leidende rol bij het toezicht. De BOA zal bij het constateren van overtredingen van één of

25

meerdere vergunningsvoorwaarden een rapport opstellen. Aan de hand van dit rapport wordt bepaald of er in de toekomst een vergunning wordt verstrekt aan de betreffende organisator. Toezicht op categorie B- en C-evenementen De voorwaarden die gelden voor dit type evenement en zijn opgenomen in de vergunning, worden voor, tijdens en na het evenement gecontroleerd en gehandhaafd. Iedere instantie met een toezichthoudende en handhavende taak zal deze tijdens het evenement uitvoeren. Van elke overtreding van het vergunningsvoorschrift wordt een rapport gemaakt. Afhankelijk van de aard van de overtreding kan de burgemeester het besluit nemen om de vergunning van toekomstige evenementen van de betreffende organisator te weigeren of in te trekken.

6.6 Financiële zaken

De kosten die de gemeente doorberekent aan de organisator van de vergunning worden onderverdeeld in:

- Kosten met betrekking tot de behandeling en verlening van de vergunning; - Kosten met betrekking tot het evenement voor de gemeente.

De kosten voor de vergunningverlening worden door de gemeente verhaald (op de organisatie) via de zogeheten leges. De hoogte van deze kosten zijn opgenomen in de Legesverordening. Bovendien betaalt de organisatie precariobelasting aan de gemeente voor het organiseren van een evenement. Precariobelasting is een heffing voor het plaatsen van voorwerpen op of boven de openbare ruimte.9

9 http://www.amsterdam.nl/belastingen/ondernemers/precariobelasting/ 27/6/13

http://www.amsterdam.nl/belastingen/ondernemers/precariobelasting/

26

Hoofdstuk 7. Inhoud en eisen calamiteitenplan

7.1 Inleiding Het grootste doel van een correct calamiteitenplan, is dat iedereen die een rol heeft bij calamiteiten, direct weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Iedereen die betrokken is bij het evenement, moet op de hoogte zijn van de basisgegevens. Het calamiteitenplan dient zichzelf ten doel stellen om de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen te waarborgen. De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. In het plan is het noodzakelijk, indien er gebruik wordt gemaakt van podia en tenten, dat er een paragraaf wordt opgenomen die betrekking hebben op:

Weersomstandigheden;

Weeralarm;

Op welke manier de ontwikkeling van het weer wordt gemonitord;

Een risicoanalyse en bijbehorende maatregelen. De GHOR adviseert de gemeente op dit gebied. In het eerste deel van het calamiteitenplan wordt weergegeven hoe het evenement er uit komt te zien. Het evenement wordt beschreven en er wordt een schets gemaakt van de programmering. Bij grotere evenementen, waarbij er een beveiligingsbedrijf wordt ingehuurd, moet de informatie over dit bedrijf in het plan zijn weergegeven. Daarnaast moet er informatie over het medische aspect in het plan worden uiteengezet. Vervolgens wordt beschreven hoeveel EHBO’ers er op het evenemententerrein aanwezig zijn. Alle afspraken die met de betrokken organisaties zijn gemaakt moeten worden aangegeven in het plan. Het gaat om de onderstaande instanties:

- Politie; - Gemeente; - Brandweer; - EHBO; - Omliggende bedrijven; - Cafés; - Winkels; - Omwonenden.

27

De genomen verkeersmaatregelen (zoals wegafzettingen, parkeerverboden, verkeersregelaars), dienen zonder of met plattegrond te worden aangegeven. Daarnaast moeten, indien van toepassing, aangegeven te worden op welke manier het openbaar vervoer wordt belast dan wel gehinderd. In figuur 7.1 wordt weergegeven hoe een dergelijke vermelding eruit ziet.

Fig. 7.1. Bron: Calamiteitenplan Evenementen Gemeente Raalte

7.2 Onderdelen In het tweede deel van het plan worden de maatregelen onder de loep genomen ten behoeve van (kleine) incidenten. Bij relatief grote incidenten, waarbij de hulpverleningsdiensten ingeschakeld moeten worden, krijgt één van deze hulpverleningsdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval heeft de Burgemeester het opperbevel, mits er een rampenplan wordt opgestart. 10 De burgemeester, politie of brandweer beslist wanneer het evenemententerrein ontruimt moet worden als er een calamiteit voordoet. De organisator zal alle mogelijke hulp verlenen. Het beveiligingspersoneel en het EHBO-personeel zullen ter beschikking staan. De menigte wordt geïnformeerd via omroep-, geluid- of muziekinstallaties et cetera. Indien nodig heeft de politie contact hierover in de voorbereidingsfase met de organisator. Het beveiligingsbedrijf is de coördinator tijdens de ontruiming, zij hebben hiertoe de leiding. Tijdens een calamiteit moet het beveiligingspersoneel eerste hulp kunnen verlenen (voordat het slachtoffer wordt overgedragen aan de medische hulpdienst), een kleine brand kunnen bestrijden en een ontruiming kunnen leiden. De eerste minuten tijdens een calamiteit kunnen levensreddend zijn, het is daarom belangrijk dat deze (beperkte) taak van het personeel effectief wordt ingezet. In het onderstaande figuur (Fig. 7.2) wordt een risicoanalyse weergegeven voor het calamiteitenplan van Star Promotions B.V.

10

Calamiteitenplan Evenementen Gemeente Raalte

28

7.2.1 Risicoanalyse

Risicoanalyse Maatregelen

Onwel geworden of gewond geraakt door

kleine persoonlijke ongevallen.

De EHBO en hulpdiensten zijn te bereiken op

de nummers in de toegewezen paragraaf in

het calamiteitenplan.

Stremming van doorgaand verkeer door

overstekende voetgangers.

Straten traject aangeven die worden

afgesloten.

Opstopping / belasting / hinder van verkeer. Gebruik maken van verkeersregelaars.

Bedrijven en instellingen kunnen niet

bevoorraad worden.

Bedrijven in kennis stellen door middel van

een brief dat er enige overlast zal zijn, voor,

tijdens en na de braderie/markt.

Geluidsoverlast voor de bewoners van de

locatie.

Bewoners in kennis stellen door middel van

een brief dat er enige overlast zal zijn, voor,

tijdens en na de braderie/markt.

Verslechtering van de weersomstandigheden

(bij extreem snel opkomende buien bestaat de

kans dat bezoekers, met name kinderen en

ouderen, onder de voet worden gelopen).

Publiek kan de braderie/markt op

verschillende manieren snel verlaten en de

afsluitingen van de wegen moeten verwijderd

worden door Star Promotions B.V. Bezoekers

instructies laten opvolgen door het

ontruimingspersoneel. Kraamopbouwers

blijven aanwezig bij slecht weer, zodat het

evenement snel kan worden afgebroken.

Extreem warm weer. Kramen verder uit elkaar plaatsen en

eventuele slachtoffers naar afkoelplaatsen

laten brengen. Slachtoffers eventueel

onderbrengen bij de EHBO.

Wildplassen. Het plaatsen van toiletten.

Slechte bereikbaarheid voor hulpdiensten bij

brand en/of persoonlijke ongevallen in

aangrenzende woningen aan de locatie.

De kramen op een dusdanige plaatsen dat de

hulpdiensten tussen de kramen door kunnen

rijden, de afstand tussen de kramen is

minimaal 3,5 meter. Geparkeerde auto’s op

het traject die de doorgang belemmeren

moeten worden verwijderd.

Brand bij een kraam. Medewerkers proberen de (beginnende) brand

te bestrijden met de aanwezige blusmiddelen,

direct de brandweer en Star Promotions B.V.

waarschuwen en de brandplaats voor het

publiek afsluiten. Bezoekers in veiligheid

29

brengen d.m.v. aanspreken via

geluidsapparatuur en instructies van het

ontruimingspersoneel op laten volgen.

Bovendien bevatten kramen brandvertragende

zeilen.

Paniek bij mensen door bijvoorbeeld brand,

harde wind, te veel mensen, enzovoort.

De paniek indammen en de mensenstromen

wegleiden van de panieksituatie. Indien nodig

mensen naar verzamelplaats leiden.

Ordeverstoring (bijv. vechtpartij) Coördinator beveiliging en de

beveiligingsmedewerkers zijn verantwoordelijk

voor het de-escaleren. De politie is

verantwoordelijk voor het handhaven van de

openbare orde en veiligheid.

Fig. 7.2 Bron: bijlage 1. Calamiteiten- en ontruimingsplan Star Promotions B.V.

6.7.3. Ontruimingsprocedure De ontruimingsprocedure bestaat uit vier stappen:

1. Ontstaan van de calamiteit; 2. Het ontdekken van de calamiteit. Bij een kleine calamiteit wordt er gemeld aan de

coördinator beveiliging. Bij een grote calamiteit wordt er direct 112 gebeld en vervolgens wordt er melding aan de coördinator beveiliging gedaan;

3. Overleggen over de stappen die gevolgd moeten worden bij ontruiming; 4. Mocht er over worden gegaan tot ontruiming, wordt er beslist welk soort ontruiming wordt

toegepast: - Volledige ontruiming. Het betreft een evacuatie van alle personen die aanwezig zijn

op het evenemententerrein. - Gedeeltelijke ontruiming. Gedeeltelijke ontruiming houdt in dat bepaalde sectoren

worden ontruimd op het terrein. Degene die zich tijdens een calamiteit in de betreffende sector bevinden, moeten deze sector verlaten.

De leidinggevende van de hulpverleningsdienst(en) geeft het ontruimingsbevel. De

coördinator van het beveiligingsbedrijf geeft dit door aan alle beveiligingsmedewerkers. Bij een gedeeltelijke ontruiming wordt er duidelijk aangegeven welke medewerkers die zijn belast met de ontruiming, de betreffende sectoren moeten ontruimen.

Omliggende bedrijven/organisaties dienen op de hoogte te worden gesteld van de situatie en de genomen maatregelen.

De coördinator zorgt ervoor dat de bezoekers via de aanwezige geluidsinstallaties op de hoogte worden gesteld van de situatie. De bezoekers dienen het evenemententerrein snel en zonder paniek te verlaten en de aanwijzingen van het personeel op te volgen.

De bezoekers worden vervolgens naar de verzamelplaats geleid. Na het controleren van gesloten ruimten, toiletruimten en verkooppunten, kunnen de

beveiligingsmedewerkers het terrein verlaten. De medewerkers zullen aan de coördinator doorgeven dat het terrein leeg is.

Daarna zullen de beveiligingsmedewerkers zich naar het verzamelpunt begeven.

30

De beveiligmedewerkers worden op de hoogte gehouden van de stand van zaken. Wanneer de leidinggevende van de hulpverleningsdienst(en) aangeeft dat de situatie veilig is, dan wordt dit doorgegeven door de coördinator beveiliging aan de medewerkers.

Na afloop vindt er een rapportage en evaluatie plaats.

31

In het onderstaande figuur (Fig. 7.3) wordt er een schema weergegeven van de

ontruimingsprocedure.

Fig. 7.3 Bron: Calamiteitenplan Evenementen Gemeente Raalte

32

Hoofdstuk 7. Conclusies In dit hoofdstuk worden de conclusies van het rapport beschreven. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Op welke manier kan het calamiteitenplan- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. worden ontworpen en toegepast zodat er door de gemeente een vergunning wordt verleend? Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden, is er een aantal deelvragen opgesteld. Wat is een calamiteiten- en ontruimingsplan? Een calamiteitenplan betreft een document waarin afspraken staan beschreven tussen de betrokken instanties en waarin waarschuwingssystemen in worden gewaarborgd. Het is een middel om voor te bereiden op calamiteiten. Het doel van een calamiteitenplan is om de medewerkers correct te laten handelen tijdens een calamiteit op een evenement. Bovendien stelt het calamiteitenplan zich als doel om de veiligheid van publiek, medewerkers en publieke eigendommen te waarborgen. Het gaat bij een calamiteitenplan om afspraken tussen de organisator, gemeentelijke diensten, politie en brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) en commercieel participerende bedrijven en leveranciers. Het ingediende calamiteitenplan wordt vervolgens voor advies uitgezet bij de gemeente, politie, brandweer en GHOR. Er kan advies worden gegeven aan de organisator om het calamiteitenplan aan te passen op een aantal punten. Aan welke eisen, regels en procedures moet het calamiteiten- en ontruimingsplan voldoen? In art. 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) wordt het begrip ‘’evenement’’ gedefinieerd. Hier wordt onder verstaan: Voor elk publiek toegankelijke verrichting van vermaak:

- Een herdenkingsplechtigheid; - Een braderie; - Een optocht; - Een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

Ieder evenement wordt getoetst aan de hand van drie verschillende categorieën, die verschillen allen verschillen in het risicogehalte:

- Categorie A. Dit evenement heeft een laag risico, waarbij er sprake is van een beperkte impact op de omgeving en verkeer. Er is bij dit type evenement een geringe extra capaciteit van de hulpverdiensten vereist;

- Categorie B. Dit evenement heeft een verhoogd risico, waarbij er sprake is van een verhoogde impact op de omgeving. Er is bij dit type evenement extra capaciteit van de hulpdiensten vereist;

- Categorie C. Dit evenement heeft een hoog risico, waarbij er sprake is van een grote impact op de omgeving en/of regio. Er is bij dit type evenement extra capaciteit van de hulpdiensten vereist.

Aan de hand van een risicoscan wordt bepaald in welke categorie de desbetreffende markt valt. De risicoscan geeft inzicht in het karakter en de omstandigheden van het evenement en zodoende worden de daarbij behorende kansen op calamiteiten blootgelegd. De gemeente bepaalt de categorie van het evenement.

33

Aan de hand van de categorie worden de eisen bepaald voor het calamiteitenplan. Aangezien iedere markt bij Star Promotions een andere omvang kent, verschilt iedere markt in categorie en dus ook in bepaalde eisen van het calamiteitenplan. Op welke manier kan het calamiteiten- en ontruimingsplan worden toegepast? Ieder calamiteitenplan bestaat uit twee onderdelen. In het eerste deel wordt omschreven hoe het evenement eruit komt te zien, het karakter van het evenement wordt geschetst. Het is essentieel dat ieder die een rol in het calamiteiten- en ontruimingsplan vervult, zich bewust is wat er van hem of haar wordt verwacht. Door deze bewustwording kan een veiliger klimaat gecreëerd worden omtrent evenementen. Bij grotere evenementen, waarbij er een beveiligingsbedrijf wordt ingehuurd, moet de informatie over dit bedrijf in het plan zijn weergegeven. Daarnaast moet er informatie over het medische aspect in het plan worden uiteengezet. Vervolgens wordt beschreven hoeveel EHBO’ers er op het evenemententerrein aanwezig zijn. De genomen verkeersmaatregelen (zoals wegafzettingen, parkeerverboden, verkeersregelaars), dienen zonder of met plattegrond te worden aangegeven. Daarnaast moeten, indien van toepassing, aangegeven te worden op welke manier het openbaar vervoer wordt belast dan wel gehinderd. In het tweede deel van het plan worden de maatregelen onder de loep genomen ten behoeve van (kleine) incidenten. Bij relatief grote incidenten, waarbij de hulpverleningsdiensten ingeschakeld moeten worden, krijgt één van deze hulpverleningsdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. Er wordt in het calamiteitenplan een apart hoofdstuk opgenomen met betrekking tot ontruiming. De ontruimingsprocedure kent vier stappen:

1. Ontstaan van de calamiteit; 2. Het ontdekken van de calamiteit. Bij een kleine calamiteit wordt er gemeld aan de coördinator beveiliging. Bij een grote calamiteit wordt er direct 112 gebeld en vervolgens wordt er melding aan de coördinator beveiliging gedaan; 3. Overleggen over de stappen die gevolgd moeten worden bij ontruiming; 4. Mocht er over worden gegaan tot ontruiming, wordt er beslist welk soort ontruiming wordt toegepast:

- Volledige ontruiming. Het betreft een evacuatie van alle personen die aanwezig zijn op het evenemententerrein.

- Gedeeltelijke ontruiming. Gedeeltelijke ontruiming houdt in dat bepaalde sectoren worden ontruimd op het terrein. Degene die zich tijdens een calamiteit in de betreffende sector bevinden, moeten deze sector verlaten.

Op welke manier kan het calamiteitenplan- en ontruimingsplan van Star Promotions B.V. worden ontworpen en toegepast zodat er door de gemeente een vergunning wordt verleend? Uit het onderzoek is gebleken dat de vergeleken calamiteitenplannen overeenkomsten en verschillen kent. Dat heeft te maken met het ‘karakter’ van het evenement. B- en C-evenementen kennen strengere eisen dan een A-evenement. De gemeente bepaalt het type evenement. Op basis daarvan kan het calamiteitenplan worden aangepast. B- en C-evenementen kennen strengere eisen met betrekking tot beveiliging, ontruiming en hulpverlening. Bovendien is er een aantal verschillen in de vergunningaanvraag van de typen evenementen. Wat A-, B- en C-evenementen met elkaar gemeen hebben in het calamiteitenplan, is dat er dezelfde eisen bestaan op het gebied van:

- Typeren van het evenement; - Ieders rol in het plan duidelijk wordt aangegeven; - Iedereen die een rol heeft tijdens het evenement weet wat er van hem of haar wordt

verwacht; - Alle afspraken met de betrokken instanties in het plan zijn gewaarborgd.

34

Hoofdstuk 8. Aanbevelingen In dit laatste hoofdstuk worden een aantal aanbevelingen gedaan om het calamiteiten- en ontruimingsplan te laten slagen en te verbeteren. 1. Het is essentieel dat ieder die een rol in het calamiteiten- en ontruimingsplan vervult, zich bewust is wat er van hem of haar wordt verwacht. Door deze bewustwording kan een veiliger klimaat gecreëerd worden omtrent evenementen. Voor aanvang van het evenement is het dus noodzakelijk dat het calamiteitenplan met iedere betrokkene wordt doorgenomen. 2. Bij een B- en C-evenement is het noodzakelijk om een coördinator beveiliging en de bijbehorende beveiligingsmedewerkers tijdens het evenement op te nemen. Zij hebben een zeer belangrijke rol met betrekking tot calamiteiten: zoals paniek indammen bij bezoekers, een beginnende brand bestrijden en hebben zij een essentiële rol in de communicatie met hulpverleningsdienst(en). 3. In het calamiteiten- en ontruimingsplan dient duidelijk aangegeven te worden welke maatregelen de organisator neemt bij het ontstaan van een brand. Een maatregel in geval van brand zou kunnen zijn: het aanspreken van de bezoekers op de markt via een geluidsinstallatie. Een voorbeeldtekst kan op deze manier worden gecommuniceerd: ‘’Bezoekers van [naam evenement], er is een brand geconstateerd [locatie aangeven]. Het evenement wordt (tijdelijk) stilgelegd. U dient de omgeving van de brand te ontruimen. Volg de instructies van het ontruimingspersoneel. Bedankt voor uw medewerking.’’ 4. Maximaal vier kramen aan elkaar plaatsen in verband met de doorgang, ontruiming en bereikbaarheid van de hulpverleningsdiensten. 5. Iedere standhouder dient in het bezit te zijn van een brandblusser. Zodat (kleine) branden snel kunnen worden bestreden. 6. Afspraken met de gemeente maken over wegsleepregelingen met betrekking tot een parkeerverbod tijdens een evenement. Geparkeerde auto’s die op een braderie de doorgang van de mensenstromen / bereikbaarheid van hulpverleningsdiensten belemmeren, dienen te worden verwijderd. De kennisgeving van een parkeerverbod wordt gedaan via parkeerbordjes en brieven. 7. Indien een evenement (gedeeltelijk) wordt ontruimd, moet er na afloop een rapportage en evaluatie plaatsvinden.

35

Literatuurlijst

- ‘’Model calamiteitenplan ‘ten behoeve van B en C evenementen’’

- ‘’Evenementenbeleid Lansingerland 2011’’

- ’’Fair Emergency Management Plan (F.E.M.P.)’’

- ‘’Calamiteitenplan Evenementen Gemeente Raalte’’.

- ‘’Veiligheids- en calamiteitenplan voor evenementen in de gemeente Huizen.‘’

- http://www.hepburn.vic.gov.au/Files/EMERGENCYPLANtemplate.pdf

- http://www.tonderks.eu/nl/services/19-risico-inventarisatie-en-evaluatie-en-

calamiteitenplan.html

- http://www.actieprogrammalokaalbestuur.nl/5_de_grondwettelijke_autonome_bestuursbe

voegdheid

- http://www.amsterdam.nl/belastingen/ondernemers/precariobelasting/

http://www.hepburn.vic.gov.au/Files/EMERGENCYPLANtemplate.pdf





http://www.amsterdam.nl/belastingen/ondernemers/precariobelasting/

36

Bijlage 1. Het huidige calamiteiten- en ontruimingsplan Star Promotions

B.V.

Naam/logo opdrachtgever

CALAMITEITEN- EN ONTRUIMINGSPLAN

Naam markt

Plaats markt

37

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Blz.

Hoofdstuk 1 Algemeen 3

Datum: Datum markt

Opgesteld door: Star Promotions B.V.

Autorisatie gemeente:

Autorisatie Brandweer:

Autorisatie Politie:

Autorisatie GHOR:

38

Hoofdstuk 2 Inleiding 4

Hoofdstuk 3 Evenement 5

§ 3.1 Beschrijving van het evenement 5

§ 3.2 Plattegrond evenemententerrein 5

§ 3.3 Het programma 6

Hoofdstuk 4 Organogram 7

Hoofdstuk 5 Risicoanalyse 8

§ 5.1 Ruimtelijk profiel 8

§ 5.2 Activiteitenprofiel 8

§ 5.3 Publieksprofiel 8

Hoofdstuk 6 Risicoanalyse en maatregelen ter voorkoming of

beperking 9

§ 6.1 Risico’s 10

§ 6.1.1 Brand- en explosiegevaar 10

§ 6.1.2 Slecht weersomstandigheden 10

§ 6.1.3 Paniek in menigten 11

§ 6.1.4 Fysieke kenmerken van het marktterrein en de

verkoopinrichtingen 11

§ 6.1.5 Elektrische storingen 11

§ 6.1.6 Wat kan er aan gedaan worden? 12

Hoofdstuk 7 Beveiliging en veiligheid 13

§ 7.1 Communicatie 13

§ 7.2 Toezicht 13

§ 7.3 EHBO 13

39

§ 7.4 Brandveiligheid 14

§ 7.5 Sanitaire voorzieningen 14

§ 7.6 Verkeer 14

§ 7.7 Horeca 15

§ 7.8 Verkooptijden 15

§ 7.9 Vuurwerk 15

§ 7.10 Afval en reiniging 15

§ 7.11 Kramen 16

§ 7.12 Attracties 16

Hoofdstuk 8 Ontruimingsplan 17

Hoofdstuk 9 Evaluatie 18

Bijlagen

Bijlage 1 Plattegrond markt 19

Bijlage 2 Algemene voorwaarden 20

Bijlage 3 Brief naar bewoners/winkeliers met parkeerverbod 22

40

1. Algemeen

Star Promotions B.V. organiseert jaarlijks diverse markten en braderieën.

Om een markt of een braderie te mogen organiseren is het noodzakelijk een

vergunning aan te vragen bij de gemeente. De vergunningsaanvraag wordt

getoetst aan een scala van wetten en regels. Voordat de burgemeester een

vergunning verstrekt, wint hij advies in bij verscheidene overheidsinstanties die

elk werken vanuit een eigen wettelijk kader. Deze kaders worden hoofdzakelijk

bepaald door de bepalingen in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV).

Hierin staat hoe het ordelijke verloop van het verkeer, de openbare orde evenals

de hulpverlening wordt geregeld tijdens een evenement.

Een verplichte bijlage bij de vergunningsaanvraag is het zogenaamde

calamiteiten- en ontruimingsplan, die ten doel heeft om risico’s te voorkomen en

te beperken.

Dit calamiteiten- en ontruimingsplan wordt getoetst door de volgende

hulpverleningsinstanties:

Politie Brandweer Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR)

41

2. Inleiding

In dit calamiteiten- en ontruimingsplan staan de afspraken die zijn gemaakt voor

de veiligheid en gezondheid van de deelnemers, bezoekers, omwonenden en

overige betrokkenen tijdens naam markt in plaats. Het gaat hierbij om afspraken

tussen Star Promotions B.V., naam opdrachtgever, gemeente, brandweer,

politie, Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en

commercieel participerende bedrijven en leveranciers.

Dit calamiteiten- en ontruimingsplan is opgesteld door Star Promotions B.V.

Dhr. M. Heydeman

Postbus 144

2665 ZJ Bleiswijk

Mail: [email protected]

Tel: 010-5243434

www.starpromotions.nl

42

3. Evenement

3.1 Beschrijving van het evenement

Op datum markt 2010 organiseert Star Promotions B.V. de naam evenement in

plaats. De opdrachtgever van dit evenement is naam opdrachtgever. De

contactpersoon van de opdrachtgever is naam contactpersoon opdrachtgever, te

bereiken op telefoonnummer. De contactpersoon van dit evenement namens Star

Promotions B.V. is naam organisator, op kantoor te bereiken op 010-5243434 en

tijdens de markt op telefoonnummer. Star Promotions B.V. is uitsluitend

verantwoordelijk voor de naam evenement in plaats op datum markt.

Het evenement duurt op datum en tijd markt. Een markt/braderie is een

evenement voor het hele gezin. De markt/braderie trekt hoofdzakelijk bezoekers

uit eigen regio, uit alle lagen van de bevolking en van verschillende

nationaliteiten. Het verwachte bezoekersaantal op het hoogtepunt om 15:00 uur

is aantal bezoekers, gebaseerd op eerdere ervaringen/schattingen.

Naar verwachting levert burgemeester naam burgemeester (hierna

vergunningverlener te noemen) de vergunning voor het evenement, waar het

calamiteiten- en ontruimingsplan deel van uitmaakt. De vergunningverlener heeft

in de vergunning voorschriften en beperkingen verbonden aan het evenement. In

dit plan geeft Star Promotions B.V. aan welke maatregelen tijdens de naam

markt worden genomen om de veiligheid en gezondheid van de deelnemers,

bezoekers, omwonenden en overige betrokkenen bij het evenement te

waarborgen.

De opbouw van naam markt start op datum en opbouw tijd uur. Op datum en

tijd uur wordt de locatie weer schoon opgeleverd.

3.2 Plattegrond evenemententerrein

De naam markt vindt plaats op datum markt in plaats. In bijlage 1 kunt u de

plattegrond zien van het evenemententerrein.

43

3.3 Het programma

Het programma ziet er als volgt uit:

ACTIE DATUM/TIJD LOCATIE VERANTWOORDELIJKE BIJZONDERHEDEN

Opbouw

Inruimen kramen

van deelnemers

Nalopen locatie

Starttijd markt

Sluittijd markt

Opruiming kramen

Schoonmaak

44

4. Organogram

Star Promotions B.V. is de organisator van de naam markt in plaats. Gemeente

gemeente invullen verstrekt de vergunning en bewaakt het wettelijke kader

samen met politie, brandweer en GHOR.

De coördinator orde handhaving controleert of het evenement voldoet aan de

vergunning en staat in contact met de hulpdiensten. Ook Star Promotions B.V.

heeft zowel contact met de hulpdiensten en reiniging als met de deelnemers,

verenigingen en sponsors.

Onderstaand organogram verduidelijkt de organisatie.

Uitvoering Orde Handhaving

Verenigingen

Deelnemers

Sponsors

EHBO

Reiniging en

verkeer

GHOR

Politie

Brandweer

Gemeente

Gemeente

invullen

Organisatie:

Star Promotions

Coördinator

orde

handhaving

Omwonenden

Lokale bedrijven

45

5. Risicoanalyse

Onderstaand bevindt zich de inventarisatie van de mogelijke risico’s, evenals de

maatregelen om deze risico’s uit te sluiten of te beperken.

De risico’s zijn geïnventariseerd aan de hand van drie profielen:

Het ruimtelijk profiel

Het activiteitenprofiel Het publieksprofiel

5.1 Ruimtelijk profiel

Het evenement speelt zich af in de straatnamen van de locatie in plaats. De

genoemde straten zijn vrij toegankelijk voor de bezoekers. Het is mogelijk om

het terrein van meerdere kanten te benaderen en verlaten. De bovengenoemde

straten zijn afgesloten voor het verkeer. De bewoners van de locatie en

omliggende straten kunnen tijdens het opbouwen in de vroege uren, tijdens de

markt en na het afbreken van de markt hinder ondervinden in de vorm van

geluidsoverlast, verkeershinder en de aanwezigheid van een groot aantal

bezoekers.

5.2 Activiteitenprofiel

De activiteiten die plaatsvinden tijdens de naam markt, zijn het verhandelen van

diverse foodwaren, non-foodwaren en entertainment waar de deelnemers zich

mee hebben ingeschreven. De deelnemers mogen hun waren verkopen op de

door hun gehuurde marktkraam en/of grondplaats op datum en tijd markt.

5.3 Publieksprofiel

Tijdens de markt/braderie wordt een breed publiek van jong en oud verwacht.

De bezoekers komen vooral uit de omgeving, zijn van alle lagen uit de bevolking

en hebben verschillende nationaliteiten.

46

Overcrowding houdt in dat er te veel mensen aanwezig zijn in vergelijking met

de ruimte die aanwezig is. Gezien de ruimtelijkheid van het traject is het risico

van overcrowding zeer klein.

Op de markt/braderie worden geen alcoholische dranken verkocht door de

deelnemers. Het risico is daardoor zeer klein dat er beschonken bezoekers op de

markt/braderie aanwezig zijn.

47

6. Risicoanalyse en maatregelen ter voorkoming of beperking

Risicoanalyse Maatregelen

Onwel geworden of gewond geraakt

door kleine persoonlijke ongevallen.

De EHBO en hulpdiensten zijn te

bereiken op de nummers in paragraaf

7.1.

Stremming van doorgaand verkeer

door overstekende voetgangers.

Straten traject op noemen worden

afgesloten.

Bedrijven en instellingen kunnen niet

bevoorraad worden.

Bedrijven in kennis stellen door

middel van een brief dat er enige

overlast zal zijn, voor, tijdens en na

de braderie/markt.

Geluidsoverlast voor de bewoners van

de locatie.

Bewoners in kennis stellen door

middel van een brief dat er enige

overlast zal zijn, voor, tijdens en na

de braderie/markt.

Ongeregeldheden en/of gewond raken

door agressiviteit en

gewelddadigheden.

Direct toezicht en handelen door de

medewerkers van Star Promotions

B.V.

Verslechtering van de

weersomstandigheden (bij extreem

snel opkomende buien bestaat de

kans dat bezoekers, met name

kinderen en ouderen, onder de voet

worden gelopen).

Publiek kan de braderie/markt op

verschillende manieren snel verlaten

en de afsluitingen van de wegen

moeten verwijderd worden door Star

Promotions B.V.

Extreem warm weer. Kramen verder uit elkaar plaatsen en

eventuele slachtoffers naar

afkoelplaatsen laten brengen.

Wildplassen. Het plaatsen van toiletten.

Slechte bereikbaarheid voor

hulpdiensten bij brand en/of

persoonlijke ongevallen in

aangrenzende woningen aan de

locatie.

De kramen zo plaatsen dat de

hulpdiensten tussen de kramen door

kunnen rijden, de afstand tussen de

kramen is minimaal 3,5 meter.

Brand bij een kraam. Proberen de brand te blussen met de

aanwezige blusmiddelen, direct de

48

brandweer en Star Promotions B.V.

waarschuwen en de brandplaats voor

het publiek afsluiten.

Paniek bij mensen door bijvoorbeeld

brand, harde wind, te veel mensen,

enzovoort.

De paniek indammen en de

mensenstromen wegleiden van de

panieksituatie.

49

6.1 Risico’s

6.1.1 Brand- en explosiegevaar

Een belangrijke bedreiging van de fysieke veiligheid op de markt vormt het

gevaar van brand en explosie. Dit gevaar heeft vooral te maken met de

aanwezigheid van elektrische en gasgestookte toestellen en installaties.

Risicofactoren in verband met branden explosiegevaar vormen:

De infrastructuur van de elektriciteit, bestaande uit:

o De verdeelkasten op het marktterrein. o De kabels naar de kramen en verkoopwagens.

o De elektrische installatie in de verkoopwagens. Verlichting- en verwarmingstoestellen. Deze kunnen op elektriciteit werken

of gasgestookt zijn. Aandachtspunten zijn:

o De veiligheid van de toestellen zelf. o De montage en plaatsing ervan.

o De veiligheid van gebruikte verbindingen/slangen en gasflessen. Installaties voor bakken, braden en frituren. Een dergelijke installatie

omvat:

o Het baktoestel. o De in gebruikzijnde gasfles.

o De verbindingen en afsluiters/reduceerventielen tussen baktoestel en gasfles.

o De rookafvoer.

Verpakkingsmateriaal. Dit kan zowel brandgevaar opleveren als de betreedbaarheid van het terrein (paden, vluchtroutes) belemmeren.

Omliggende bebouwing. Brand in deze gebouwen vormt een risico voor de markt maar omgekeerd vormt brand op de markt ook een risico voor deze gebouwen.

Wat ondernomen wordt als er brand uitbreekt, staat beschreven in paragraaf

6.1.6.

6.1.2 Slecht weersomstandigheden

Bij sterke wind kan de veiligheid in gevaar komen door rondvliegende objecten.

Tijdige kennis van slechte weersomstandigheden en een procedure voor

ontruiming zijn van essentieel belang.

50

Bij slechte weersomstandigheden wordt in overleg met de politie besloten of de

markt wordt afgelast. Het komt sporadisch voor dat de hele markt wordt

afgelast. In andere gevallen kan worden besloten om de markt aan te passen

aan de omstandigheden. Hierbij is te denken aan verplaatsen en weghalen van

kramen, bijvoorbeeld van kramen die bij open plekken staan waar veel wind

staat.

Ook te warm weer kan voor problemen zorgen. Bij extreme hitte wordt de

opstelling van de marktkramen aangepast. Hierdoor worden de looppaden

ruimer.

51

6.1.3 Paniek in menigten

Paniek kan zich voordoen als gevolg van diverse oorzaken, waaronder brand en

een bommelding. Indien er in een dergelijke situatie veel publiek aanwezig is,

kunnen mensen in het gedrang raken. Van belang zijn voldoende en goed

betreedbare vluchtroutes.

6.1.4 Fysieke kenmerken van het marktterrein en de

verkoopinrichtingen

Door specifieke kenmerken van het marktterrein en verkoopinrichtingen (kramen

en bakwagens) kan het publiek letsel oplopen. Het gaat bijvoorbeeld om de

kwaliteit van de bestrating (men kan komen te struikelen door loszittende

tegels), het aanwezige straatmeubilair en uitstekende luifels van kramen. Ook

kunnen op de openbare weg geplaatste voorwerpen, die direct rond het

marktterrein gelegen zijn, een risico vormen. Star Promotions B.V. is niet

verantwoordelijk voor letsel door de kwaliteit van de bestrating en het aanwezige

straatmeubilair. Hier is de gemeente naam invullen verantwoordelijk voor. Wel

zal Star Promotions B.V. de opbouw van de kramen in de gaten houden, zodat

een kleine tot geen kans op letsel bestaat.

6.1.5 Elektrische storingen

Ondanks dat Star Promotions B.V. geen stroom levert kan er toch stroom

aanwezig zijn op de markt. De deelnemers aan de markt dienen zelf te zorgen

voor stroom. Dit staat omschreven in de voorwaarden (bijlage 2). Winkeliers

kunnen stroom uit de winkel gebruiken en deelnemers kunnen zelf een

aggregaat meenemen of stroom van een winkelier/bewoner gebruiken. De kabels

die worden gebruikt, worden afgeplakt met tape of worden afgedekt met

loopmatten. Dit wordt gedaan zodat er geen rondslingerende kabels zijn en om

de kans op struikelen kleiner te maken.

Bij een storing wordt direct de eindverantwoordelijke gewaarschuwd. Hier gaat

het dan om de winkelier of de deelnemer die een aggregaat heeft meegenomen.

Iedereen wordt op veilige afstand van de storing gehouden en wacht totdat de

experts gearriveerd zijn.

52

6.1.6 Wat kan er aan gedaan worden?

Om de risico’s zoals hierboven beschreven binnen de perken te houden, dient in

elk geval het volgende:

Goederen, kramen, verpakkingsmateriaal, vervoermiddelen e.d. dienen zodanig opgesteld te worden dat het publiek zich snel kan verwijderen en hulpdiensten een goede toegang hebben tot het terrein. Hiertoe is een

goed indelingsplan van groot belang. De in gebruikzijnde snackwagens en installaties (voorverwarming,

verlichting, bakken en braden) dienen veilig te zijn. De wijze van gebruik van deze snackwagens en installaties dient veilig te

zijn.

Een aantal aanvullende maatregelen in verband met onder meer de fysieke inrichting van marktterrein en verkoopinrichtingen, slecht

weersomstandigheden, communicatie, bluswater en dergelijke. Alle deelnemers en bewoners zijn in het bezit van een brief met de

telefoonnummers van Star Promotions B.V. Bij calamiteiten is Star

Promotions B.V. zeer snel op de hoogte en kan snel handelen. Kabels van kramen/wagens worden met tape vastgeplakt aan de grond of

afgedekt met loopmatten. Hierdoor wordt de kans op struikelen kleiner.

Als zich een geval voordoet waarbij een hulpdienst nodig is, belt de werknemer

van Star Promotions B.V., die daar aanwezig is, allereerst 112 en wordt het

daarna gemeld aan de overige werknemers. Star Promotions B.V. sluit de plek

van het ongeval af voor publiek en zorgt ervoor dat de weg voor de hulpdienst

wordt vrijgemaakt. Één van de werknemers vangt de hulpdienst op en

begeleidt/wijst de hulpdienst naar het ongeval. Indien nodig maakt Star

Promotions B.V. een vluchtroute vrij voor het publiek.

53

7. Beveiliging en veiligheid

Star Promotions B.V. is als hoofdorganisator verantwoordelijk voor een veilig en

ongestoord verloop van het evenement. Daartoe heeft Star Promotions B.V. zelf

maatregelen getroffen. De maatregelen hebben betrekking op diverse

veiligheidsaspecten, die hieronder zijn toegelicht.

7.1 Communicatie

Alle bewoners van het traject ontvangen twee á drie dagen van tevoren een brief

van Star Promotions B.V. Hierin staat dat Star Promotions B.V. een

markt/braderie organiseert in plaats. De bewoners worden verzocht om dan géén

auto’s, aanhangers en dergelijke te parkeren op het traject op datum en tijd

(bijlage 3). Er geldt geen wegsleepregeling tijdens deze markt/braderie. Als er

dan toch een auto staat wordt er op de plaats zelf een oplossing bedacht.

Alle deelnemers ontvangen enkele dagen van tevoren een plattegrond, een

routebeschrijving, hun kraamnummer(s) en de contactgegevens.

Naam: Telefoonnummer:

Contactpersoon op braderie

Algemeen nummer Star

Promotions B.V.

Medewerkers Star

Promotions B.V.

010–5243434

Eindverantwoording Dhr. M. Heydeman 06-53226554

Opdrachtgever

Alarmlijn algemeen - 112

Lokale politie

Lokale brandweer

GGD

Huisartsenpost

54

EHBO

7.2 Toezicht

Voor de markt/braderie wordt geen beveiligingspersoneel ingehuurd. Naam

organisator loopt gedurende het evenement rond en neemt bij calamiteiten

contact op met de politie/brandweer/ambulance. Waarvan de nummers in het

eerder weergegeven communicatieschema (paragraaf 7.1) staan. Tijdens de

naam markt zal de politie naar eigen inzicht aanwezig zijn op de markt/braderie.

7.3 EHBO tekst checken

Uit eerdere ervaringen is gebleken dat het niet nodig is om EHBO en

hulpdiensten stand-by te laten staan tijdens de naam markt. Hierdoor is er geen

EHBO aanwezig op de naam markt. Wanneer calamiteiten plaatsvinden, kan men

contact opnemen met de plaatselijke EHBO en plaatselijke/landelijke

hulpdiensten. De gegevens van de EHBO en hulpdiensten staan vermeld in

paragraaf 7.1.

7.4 Brandveiligheid

Deelnemers aan de braderie met braad- en/of bakkramen krijgen van tevoren te

horen dat zij verantwoordelijk zijn voor de wettelijke eisen zoals

brandweervoorschriften. Dit kunnen zij lezen door middel van de voorwaarden

die op internet staan, waar de deelnemers mee akkoord gaan voordat ze een

markt kunnen boeken (bijlage 2). Ook op de bevestiging worden de deelnemers

op hun verantwoordelijkheden gewezen. Op het gehele traject wordt rekening

gehouden met een vrije doorgang voor de brandweer, deze ruimte is 3,5 meter

breed. Na de opbouw van de marktkramen houdt de brandweer een controle om

tijd uur op datum. Tijdens de braderie houdt het personeel van Star Promotions

B.V. controle op bijvoorbeeld het uitbreiden van de kramen door de deelnemers.

Omdat de braderie in diverse straten is gelegen, zijn er ook diverse vluchtroutes.

55

In bijlage 1 kunt u zien waar op het traject brandkranen aanwezig zijn. Deze

brandkranen moeten vrijgehouden worden van obstakels.

7.5 Sanitaire voorzieningen tekst enkelvoud of meervoud maken

Tijdens het evenement kan gebruik worden gemaakt van toiletvoorzieningen.

Er worden 4 mobiele toiletten geplaatst. De sanitairvoorzieningen worden

geregeld door leverancier Eco Toilet.

Als er geen toiletten worden neergezet, hier schijven dat de bezoekers gebruik

kunnen maken van de sanitaire voorzieningen in de aanwezige

horecagelegenheden.

7.6 Verkeer

Deelnemers aan de braderie ontvangen een routebeschrijving en een indeling

van de braderie. Tijdens de braderie zijn werknemers van Star Promotions B.V.

aanwezig die de weg kunnen wijzen. Deelnemers rijden zo de kortste route naar

de kraam. De deelnemers mogen indien mogelijk, hun auto bij hun kraam laten

staan.

Het traject wordt afgezet door gebruik te maken van aantal hekken op alle

aangrenzende straten op het traject. Op deze afzettingen worden borden

bevestigd met de tekst ‘Doorgaand verkeer afgesloten i.v.m. braderie’.

De omwonenden worden per brief verzocht om hun auto in de directe omgeving

te parkeren. In de straten traject opnoemen zal een parkeerverbod gelden op

datum en tijd. Op de locatie worden ‘verboden te parkeren’ borden opgehangen.

Bezoekers komen hoofdzakelijk met het openbaarvervoer, auto, fiets of te voet.

Bebording met omleidingroutes voor verkeer zullen gemaakt en geplaatst worden

door gemeente naam.

57

7.7 Horeca

De deelnemers met etens- en drinkwaren dienen op de hoogte te zijn en te

voldoen aan de warenwet.

Er zullen kabels over de weg lopen vanaf de horecawagens. Deze kabels zijn

afgeplakt met tape of afgedekt met loopmatten. Dit wordt gedaan zodat er geen

rondslingerende kabels aanwezig zijn en om de kans op struikelen kleiner te

maken. Op de bevestiging staan ook de voorwaarden (bijlage 2) die de

deelnemers ontvangen, staat dat de deelnemers die etens- en drinkwaren

verkopen verplicht zijn om op de hoogte te zijn van de wettelijke eisen met

betrekking tot de bereiding, behandeling, verpakking en bewaring van etens- en

drinkwaren. Ook is dit in de voorwaarden te lezen waarmee de deelnemers

akkoord zijn gegaan voordat ze zich hebben ingeschreven (bijlage 2). Er worden

geen alcoholische dranken verkocht op de markt/braderie.

7.8 Verkooptijden

De deelnemers kunnen hun koopwaar verkopen op datum en tijd.

7.9 Vuurwerk

Vuurwerk zal tijdens de naam markt niet van toepassing zijn. Het is dan ook

verboden om vuurwerk af te steken tijdens het evenement.

7.10 Afval en reiniging

Op het terrein worden geen containers geplaatst door Star Promotions B.V. waar

de deelnemers hun afval in kunnen gooien. De deelnemers krijgen echter een

vuilniszak bij een kraam en dienen deze vuilniszak na afloop zelf mee te nemen

naar huis.

58

Wanneer de naam markt ten einde is op datum en tijd uur moeten alle

deelnemers het terrein weer verlaten. De schoonmaak van het traject wordt

geregeld door Star Promotions B.V. Star Promotions B.V. heeft leverancier

Geregeld ingeschakeld om het terrein op te ruimen en schoon te vegen. De

schoonmaak duurt op datum van begin tijd tot eindtijd. Tijdens de

schoonmaakwerkzaamheden zal de wegafzetting over het gehele traject blijven

staan.

59

7.11 Kramen

Star Promotions B.V. heeft leverancier Tuithof de opdracht gegeven om de

kramen te plaatsen. Dit zal gebeuren op datum en tijd uur. Dit zal plaatsvinden

onder toezicht van Star Promotions B.V. De kramen worden weggehaald op

datum en tijd uur.

De deelnemers kunnen kramen en/of grondplaatsen boeken. Een kraam is vier

meter lang, met een tafel van 1 meter diep en bestaat uit een bovenzeil, twee

planken, twee rekken, een bok en een balk. Een grondplaats is een open ruimte

waar de deelnemer zelf een eigen wagen, tafel of dergelijke kan neerzetten.

Op de naam markt op datum vorig jaar 2009 in plaats hebben aantal

marktkramen gestaan. Naar schatting zal de naam markt op datum markt 2010

in plaats bestaan uit aantal marktkramen.

Star Promotions B.V. levert geen stroom bij markten. De deelnemers dienen zelf

stroom te regelen. Dit kan door aan een winkelier, bewoner of andere deelnemer

te vragen of door zelf een aggregaat mee te nemen.

De standhouders worden van tevoren geïnformeerd over het feit dat zij hun

kraam (kramen) niet naar voren mogen uitbouwen.

Er zit geen verlichting bij de kramen.

7.12 Attracties tekst enkelvoud/meervoud maken

Op de naam markt kunnen attracties aanwezig zijn. De leveranciers van de

attracties weten dat zij zelf voor stroom moeten zorgen. De leverancier van de

attractie is verantwoordelijk bij eventuele schade aan de attractie en bij letsel

van bezoekers.

De attracties die aanwezig kunnen zijn op de markt:

60

- Draaimolen

- Power Jump - Zweefmolen

61

8. Ontruimingsplan

Als bij een calamiteit het terrein ontruimt dient te worden, dient Star Promotions

B.V. alle mogelijke hulp te verlenen. Het besluit zal doorgaans genomen worden

door de burgemeester, politie of brandweer. Ook kunnen hulpdiensten hier een

taak in hebben. Vanwege het feit dat de naam markt in de buitenlucht

plaatsvindt en niet in een gebouw of bouwwerk is de kans op een ontruiming

zeer gering. Er is immers geen kans op instortingsgevaar en het terrein kan via

meerdere kanten ontvlucht worden.

Desalniettemin bestaat er een realistische kans dat hulpdiensten moeten worden

ingeschakeld waarbij de communicatie tussen deze hulpdienst(en) en Star

Promotions B.V. gecoördineerd moet verlopen.

De taken voor Star Promotions B.V. vanuit het ontruimingsplan bestaan uit:

Verlenen van eerste hulp bij ongevallen. Beperken en bestrijden van een (beginnende) brand en het beperken van

ongevallen. Alarmeren en evacueren van het publiek. Alarmeren en samenwerken met de hulpdienst(en).

Om de communicatielijnen met de hulpdiensten kort te houden is contactpersoon

organisator aangesteld als contactpersoon. Contactpersoon organisator dient als

een linking-pin tussen de Star Promotions B.V. en de hulpdiensten om meerdere

communicatielijnen en dus onduidelijkheid betreffende de leiding/coördinatie te

voorkomen.

Contactpersoon organisator heeft vanuit de ontruiming de volgende taken:

Inlichten van de hulpdiensten en EHBO’ers

Inlichten en instrueren van beveiligingsmedewerkers. Inlichten en instrueren van andere medewerkers van Star Promotions B.V. Opvangen van hulpdiensten ter plaatse en verslag doen van stand van

zaken.

De communicatie naar andere medewerkers van Star Promotions B.V. verloopt

via mobiele telefoons, de telefoonnummers zijn te vinden in het

communicatieschema (paragraaf 7.1)

62

De hulpdiensten kunnen Star Promotions B.V. instrueren via de contactpersoon.

Contactpersoon organisator beschikt over een telefoonlijst (paragraaf 7.1). Deze

telefoonlijst zal worden gedistribueerd naar alle organisatiemedewerkers.

Aangezien de telefoonlijst in dit calamiteiten- en ontruimingsplan zit, beschikt de

brandweer, politie en GHOR ook over deze informatie.

9. Evaluatie

De evaluatie zal plaatsvinden op een later te bepalen datum en tijdstip. Over het

algemeen zal de evaluatie plaatsvinden tussen de werknemers van Star

Promotions B.V. en de opdrachtgever.

63

Bijlage 1 Plattegrond markt

64

Bijlage 2. Algemene voorwaarden

VOORWAARDEN STAR PROMOTIONS B.V.

U WORDT VOOR DE MARKT INGEDEELD INDIEN (voor de uiterste

betaaldatum):

* UW BETALING BIJ ONS IS BIJGESCHREVEN OF

* WIJ HET LINKERSTROOKJE VAN DE ACCEPTGIROKAART GESTEMPELD

DOOR HET POSTKANTOOR OF BANK VAN U HEBBEN ONTVANGEN

(EVENTUEEL PER FAX)

Snel betalen kunt u via internetbankieren of op het postkantoor / bank het

verschuldigde bedrag direct contant storten op ons rekeningnummer. Het

stortingsbewijs stuurt of faxt u dan aan ons. Op deze manier kunnen wij u

binnen 1 dag definitief inschrijven!

U krijgt enkele dagen voor de markt uw kraamnummer en routebeschrijving

toegestuurd. Geen bericht? Bel ons dan! (de organisatie is gerechtigd om

deelnemers van plaats te wijzigen).

Al onze vermelde prijzen zijn inclusief 19,0 % omzetbelasting.

BTW nummer: 8019.67.739.B 01

1. De deelname aan een evenement is definitief indien het verschuldigde

bedrag voor de gestelde uiterlijke betaaldatum op de giro- of

bankrekening van Star Promotions B.V. is bijgeschreven.

2. Indien het verschuldigde bedrag niet voor de gestelde betaaldatum op de

giro- of bankrekening van Star Promotions B.V. is bijgeschreven, heeft

Star Promotions B.V. de mogelijkheid een andere gegadigde voor het

evenement in te schrijven.

3. Bij annulering van de inschrijving voor een evenement wordt het betaalde

bedrag teruggestort indien de annulering schriftelijk wordt gemeld uiterlijk

65

vier weken voor de datum van het desbetreffende evenement. Hierop zijn

geen uitzonderingen van toepassing.

4. De hoogte van het borgbedrag dient te allen tijde minimaal €150, = te

zijn. Indien het totale borgbedrag (€150, =) op onze bankrekening is

bijgeschreven, is het mogelijk het inschrijfgeld op de marktdag te betalen.

U dient het verschuldigde bedrag direct aan de marktmeester te voldoen

ten tijde dat deze zelf naar u toe komt. Het is niet mogelijk uw betaling uit

te stellen.

5. Het verschuldigde inschrijfgeld wordt van de borg afgetrokken indien de

inschrijving door de ingeschrevene wordt geannuleerd korter dan vier

weken voor de marktdatum.

6. Deelnemers welke na de begintijd van de markt (vermeld op de

toewijzing) niet op het evenement aanwezig zijn, kunnen geen aanspraak

meer maken op een plaats. Het inschrijfgeld wordt niet teruggestort en

een eventuele borg zal voor het inschrijfbedrag worden ingenomen.

7. Star Promotions B.V. is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies, schade in

welke vorm dan ook. Ook schade toegebracht door omvallende

marktkramen (wind) komen voor risico van de deelnemer zelf.

8. Star Promotions B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor

omzetderving door slecht weersomstandigheden. Indien er officieel besloten wordt dat de markt geen doorgang mag vinden (i.v.m. slechte weersomstandigheden) heeft u recht op 50% restitutie van uw

inschrijfgeld. Van deelnemers met borg wordt 50% van het inschrijfgeld in mindering gebracht van de borg.

9. Star Promotions B.V. zal binnen de mogelijkheden zo goed als mogelijk trachten een evenement te doen slagen. Desondanks is het niet mogelijk om aantallen publiek te garanderen. Het is daarom niet mogelijk om Star

Promotions B.V. aansprakelijk te stellen voor tegenvallende opkomst van publiek.

10. Wij zullen uw wensen zo goed als mogelijk inwilligen. Het is dus niet zeker

dat dit ook altijd lukt.

11. Aansprakelijkheid wordt nimmer aanvaard voor zover deze niet is gedekt

onder de door Star Promotions B.V. gesloten aansprakelijkheidsverzekering.

12. Indien u geen gebruik maakt van deze bevestiging(en) verzoeken wij u

vriendelijk dit tijdig aan ons te melden. 13. Onze evenementen worden georganiseerd onder voorbehoud van het

verkrijgen van de benodigde vergunningen. Indien een vergunning niet wordt verleend zal het evenement worden geannuleerd. Star Promotions B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele

schade als gevolg van het niet doorgaan van het evenement. 14. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de wettelijke eisen van de

overheid zoals: belastingplicht, brandweervoorschriften, warenwet, namaakbestrijding, kamer van koophandel, CRK, etc. Restitutie van het

66

inschrijfgeld bij het niet voldoen aan wettelijke eisen is niet mogelijk.

15. Indien een deelnemer stroom nodig heeft dient deze hier zelf voor te zorgen. Bijvoorbeeld vragen aan een winkelier of bij een deelnemer die

zelf een aggregaat heeft. Star Promotions B.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet verkrijgen van een stroomaansluiting.

16. Als standhouder bent U verplicht om op de hoogte te zijn van de wettelijke

eisen m.b.t. de bereiding, behandeling, verpakking en het bewaren van eet- en drinkwaren. Voor informatie: Voedsel en Waren Autoriteit (VWA)

Algemene Directie, telefoon nummer: 070-448.48.48 faxnummer: 070-448.47.47.

17. Het is verboden om de kramen aan derden te verhuren zonder

toestemming van Star Promotions B.V.

67

Bijlage 3. Brief naar bewoners/winkeliers met parkeerverbod

Bleiswijk, 27 juni 2013

Betreft: Parkeerverbod.

Geachte heer/mevrouw,

A.s. datum markt organiseren wij in samenwerking met de Naam opdrachtgever

de naam markt in plaats.

De marktkramen worden op datum opbouw geplaatst vanaf tijdstip opbouw uur.

Voor het traject verwijs ik u graag naar de plattegrond op de achterzijde van

deze brief.

Wij verzoeken u vriendelijk om geen auto’s, aanhangwagens e.d. te parkeren op

het traject van de naam markt.

A.S. datum en tijd markt .

Voorkom schade aan uw auto tijdens de Naam markt door uw auto elders te

parkeren.

Voor vragen kunt u ons tijdens kantooruren bellen op het volgende

telefoonnummer: 010–5243434

Tijdens de markt kunt u bellen op het nummer: telefoonnummer organisator

Wij danken u alvast voor de medewerking en wensen u ook een leuke naam

markt toe!

Met vriendelijke groet,

Namens Star Promotions,

Martin Heydeman

Rapport Onderzoek Calamiteiten- En Ontruimingsplan

Documents

Transcript of Rapport Onderzoek Calamiteiten- En Ontruimingsplan