Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

48

description

 

Transcript of Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Page 1: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau
Page 2: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

RapportAdvies project DOI:herinrichting processen

Opdrachtgever College van Bestuur

ProjectleidersErik Heijdendael & Jo op den Kamp

Versie 1.2 Datum 2012-12-11Kenmerk 56488

Page 3: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectgroep

Uitgangspunten

Projectplan

Samenhang projecten

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Fase 1: IST analyse

Fase 2 en 3: advies SOLL

Organigram aansturing

Fte’s

Overige aanbevelingen

Slot

Inhoud

Page 4: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectgroep

Dit project kon niet tot stand komen zonder de inbreng en ondersteuning van de projectgroep leden. Langs deze weg willen wij hen hartelijk danken voor hun steun, inzet en kritische blik.

Namens de directeuren:Cas Trausel, Paul Goossens, Lambert Schneiders

Namens de staf: Lei Lebens, Ellen de Graaf, Jo Stefens, Rene Schreijen, Ingrid Ploum, Piet Beckers, Herman Noppers, Danny Last, Dennis Lymandt, Marlou Stork, John Gulpen, Janet Wilkosz

En natuurlijk alle andere collega’s die met hun afdeling, of tijdens een projectbijeenkomst hun bijdrage hebben geleverd.  

 

Page 5: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Uitgangspunten

Analyse aanleiding

A. Disbalans inkomsten en uitgaven:- dalende inkomsten door dalende leerlingaantallen- bezuinigingen overheid

B. Disbalans overhead:- (gevoel) teveel overhead (meer dan noodzakelijk is voor kerntaken) -> wat zijn de kerntaken?- (gevoel) te dure overhead (veel boven de norm gewaardeerde medewerkers)- veel scholen met te weinig kritische massa om ondersteuning tegen werkelijke kosten ook af te nemen- te weinig differentiatie naar klanten- teveel aanbod gestuurd, te weinig vraag gestuurd

C. Disbalans cultuur:- kernwaarden zijn in de praktijk niet geladen- cultuur van niet-naleven van afspraken- integrale verantwoordelijkheid directeuren wordt in praktijk niet zo ervaren- hoge ambities t.a.v. kwaliteit

Bron: Conquaestor 2011

Page 6: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Kantelen organisatie: decentraal, tenzij

Anders en efficiënter werken

Subsidiariteit, verantwoordelijkheden

zo laag mogelijk

Betaalbare staf

Uitgangspunten

Page 7: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Uitgangspunten

Doelstelling projectplan

Werkprocessen stafbureau herdefiniëren, herinrichten ten behoeve van:

visie decentraal, tenzij

efficiëntere

werkwijze

besparing

Page 8: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectplanning

Projectplan

Page 9: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectplan

Fase 1

• Welke producten levert het huidige stafbureau;• Welke services en diensten vragen de scholen van: Controlling, Office

management, HRM, Facilitair, Financiën, O&I en ICT?• Welke services en diensten vraagt het bestuur van: Controlling, Office

management, HRM, Facilitair, Financiën, O&I en ICT?• Welke services en diensten leveren de scholen zelf?

• Welke diensten ontbreken nog?

Fase 2 • Welke activiteiten worden uitgevoerd door het servicebureau, welke door de school en wie is er verantwoordelijk voor, zodat dit leidt tot gestroomlijnde processen en een beter product; • Voor welk soort adviesvraag de school terecht kan bij het servicebureau;• Inbedding werkprocessen in servicebureau middels een efficiënte aansturingstructuur;

Fase 3 • Welke functionaris wordt eindverantwoordelijk voor de opgeleverde producten;• Welke minimale basisbezetting is er nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden door het service bureau;

• Aan welke voorwaarden dient voldaan te zijn wil succesvolle implementatie mogelijk zijn. (Over welke kennis en middelen dient de IMG’er en stafbureau te beschikken om de taken uit te voeren of verantwoordelijk te zijn. Welke minimale kwaliteitseisen stelt het bestuur).

Fase 4 • Voor de processen waarin de school een taak krijgt wordt het proces op hoofdniveau procesgericht beschreven. De taken van de school worden uitgewerkt in een werkinstructie.

Page 10: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

ProjectplanUitgangspunten (1)   

Decentraal, tenzij

Geen dubbel werk

Wat hebben we al? Wat moet er veranderen? Wat ontbreekt?

Het project beperkt zich tot de (ondersteunende) werkprocessen van het service bureau en de

raakvlakken hiermee op schoolniveau

Gericht op een duurzame, gezonde en kwalitatief aan de maat zijnde organisatie, waar

medewerkers tellen en met plezier werken

Page 11: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

ProjectplanUitgangspunten (2):

Na kickstart Vaeshartelt (zie hst. 2) is het projectplan nader aangescherpt t.a.v. de uitgangspunten en projectaanpak :

zoveel mogelijk bottom up; eerst input verzamelen, daarna analyse; reshuffle processen na inzicht producten; kennis delen en uitwisselen; moet leiden tot een duidelijke balans tussen wat scholen willen en kunnen; duidelijke structuur; meer inzage bij directeuren op ondersteunende processen op staf en school; in verbinding tussen school, staf en andere projectgroepen.

 

Page 12: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectplan De daadwerkelijke realisatie

De primaire werkprocessen op school

De huidige systemen die op school en staf worden gebruikt

Implementatieplan incl. tijdlijn

Out of scope

Page 13: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Projectplan

Status Afgerond Niet afgerond

Fase 1 V*

Fase 2 V

Fase 3 V

Fase 4 X**

* Nog niet in kaart gebracht zijn de ondersteunende processen binnen het (V)SO / Centrum Ambulante Diensten** Is voorzien in een doorlooptijd tot maart 2013.

Page 14: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Samenhang projectenHet project herinrichting processen staat in nauwe samenhang met de andere projecten. De bevindingen en aanbevelingen van de andere projectgroepen zijn gedeeld in de stuurgroep. Buiten de stuurgroep zijn de projectleiders en projectgroep leden steeds in contact gebleven over hun bevindingen. De bevindingen en aanbevelingen zijn voor het formuleren van het eindadvies met elkaar gedeeld en voor zover mogelijk verweven in de verschillende adviezen.

Vertrekpunt voor het bepalen van de herinrichting van processen is de behoefte van de school en de directeur. Het resultaat van de projectgroepen Gemeenschappen van Scholen en HR zijn voor die processen die specifiek school ondersteunend zijn leidend geweest in de herinrichting.

Page 15: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Samenhang projectenPg

Gemeenschappen van scholen

• Verkennen van GvS nieuwe stijlPg HR • Ontwikkelen nieuw

profiel directeur

Pg Herinrichting processen

• Inrichting ondersteuning bestuur en scholen

PG Overlegstructuren

• Inrichting overleg

PGCommunicatie

Page 16: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Page 17: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Met de kickstart bijeenkomst HPS op 7 juni 2012, hebben we de aftrap gegeven aan het project. De kickstart bijeenkomst had twee doelen:

1. het aanscherpen / finetunen van het concept projectplan;2. start maken met de inventarisatie van de huidige werkprocessen en producten.

Aanpak kickstart:

brede range aan vragen gesteld doel is een goede onderbouwing van het projectplan en de projectdoelen iedereen (staf en directeuren) heeft op elke afzonderlijke vraag individueel antwoord

gegeven antwoorden zijn verzameld, gerubriceerd en samengevat tot kernpunten geeft een goed beeld van wat de algemene bevindingen zijn van de organisatie ten

aanzien van de huidige situatie

Na de kickstart: opdracht naderhand voltooid in afdelingsverband eindresultaat na bewerking nogmaals gevalideerd in dialoog met directeuren en staf

Page 18: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Specifiek hebben we aan de stafmedewerkers de volgende kernvragen gesteld t.a.v. de dienstverlening stafbureau:

Waar krijgen we complimenten voor van onze klanten?

Waar klagen onze klanten over?

- kwaliteit van advisering- aandacht

- snelheid ondersteuning 

- bureaucratie (inleving in de klant)- financiën (teveel sturing op euro’s te weinig op kwaliteit)- samenwerking (gebrek aan interne samenwerking, synergie INNOVO)- daadkracht (stroperigheid)- ICT ondersteuning- communicatie (bereikbaarheid)

Page 19: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Specifiek hebben we aan de directeuren gevraagd:

Wat gaat er goed in de samenwerking met het stafbureau?

Waar loop je als directeur tegenaan in de samenwerking met het stafbureau?

- Financiële ondersteuning (deskundigheid)- Basishouding, ondersteunend in brede zin

- verplichte levering van producten (HRM bepaalt teveel het personeelsbeleid)- wisselingen personeel HRM afdeling- ontbreken integraliteit (weinig samenhang, HRM teveel cijfermatige benadering)- efficiency in de afhandeling van vragen (trage behandeling)- beperkt inlevingsvermogen- teveel aanbod gericht, te weinig vraaggericht- bereikbaarheid medewerkers staf

Page 20: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

De directeuren hebben we ook gevraagd naar welke processen / procedures nu niet goed verlopen en wat is er aan de hand?

ICT processen

• Ontbreken van beleid, structuur, aansturing, kennis

Sturing

• Algeheel, integraliteit tussen afdelingen, processen, prioritering

Processen• Onduidelijkheid taken en verantwoordelijkheden

• Afstemming en integraliteit• Verantwoording

Communicatie

• Door bestuur, binnen stafbureau

Page 21: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Samenvattend (1)

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Samenvattend, klanten en

collega´s hebben meest

last van:

Page 22: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Samenvattend (2)De antwoorden op de tijdens de Vaeshartelt gestelde vragen over de kwaliteit van de dienstverlening dienen bij de herinrichting van de toekomstige ondersteunende processen als belangrijk richtinggevend kader meegenomen te worden om medewerkers op school en staf te laten ervaren dat dit veranderproces in uitwerking zal leiden tot een betere ondersteuning voor directeuren en werkomgeving voor medewerkers van het nieuwe stafbureau.

Vaeshartelt kickstart 2 juni 2012

Page 23: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

ProcesanalyseTijdens de kickstart bijeenkomst is een aftrap gegeven aan het in kaart brengen van alle ondersteunende werkprocessen en producten van het stafbureau en (reguliere) scholen.

In de periode juni – oktober is veel effort gestoken in het completeren van het dit overzicht. Alle afdelingen, maar ook de projectgroep HR namens de scholen, hebben hun ondersteunende werkprocessen en producten in kaart gebracht.  Inmiddels kunnen we stellen dat we voor het belangrijkste deel een voldoende overzicht hebben van de secundaire processen in onze organisatie. ‘Black spots’ zijn bijvoorbeeld nog de ondersteunende processen van het speciaal onderwijs. Dat is echter geen bezwaar om op hoofdlijnen reeds conclusies te kunnen formuleren over hetgeen er geconstateerd is.

In de uitwerking is tevens geconstateerd dat de beschrijving van de HRM processen nog een nadere finetuning behoeven.

Fase 1: IST analyse

Page 24: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Definiëring rollen (1)

Opdrachtgev

er

Proceseigena

ar

Eigenaar

(tussen /

eind) produc

t

Afnemer

Page 25: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Definiëring rollen (2)

OpdrachtgeverGeeft kaders aan en houdt toezicht op de output

van het proces of oplevering van het product. Kan ook gebruiker / afnemer zijn van het (eind)product.

ProceseigenaarPlant, regisseert, stuurt aan, bewaakt, signaleert, adviseert, stuurt bij op het totale procesniveau en

legt verantwoording af aan opdrachtgever.

Eigenaar (tussen / eind) productPlant, regisseert, stuurt aan, bewaakt, signaleert,

adviseert (gevraagd en ongevraagd), initieert en levert het tussen of eindproduct in afstemming met de

proceseigenaar op.

Page 26: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Plannen

Regisseren /

uitvoeren

Signaleren / evalueren

Adviseren

Bijsturen

Proceseigenaar

O.a. ook verantwoordelijk voor beleid, monitoren landelijke richtlijnen of beleidswijzigingen.

Page 27: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Elk (ondersteunend) proces, product / dienst is volgens dezelfde systematiek in kaart gebracht. Tevens is in kaart gebracht evt. derden die betrokken zijn, de systemen en de frequentie.

Page 28: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Opbrengsten IST analyse (1)

Meer inzicht in proces denken bij staf en directeuren

Meer inzicht in ondersteunende processen

Vergroting kennis bij directeuren t.a.v.

werkzaamheden staf

Vergroting bewustzijn t.a.v. noodzakelijke

dienstenpakket

Page 29: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Opbrengsten IST analyse (2)

Meer vertrouwen in doorontwikkeling,

door nieuwe werkwijze

Meer begrip, minder wij-zij

Meer rust in organisatie

Routemap verbeteragen

da

Basis voor sturen op output

Basis gelegd voor SOLL t.a.v. eigenaarschap en verbeterpunten!

Page 30: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Bevindingen (1)De belangrijkste bevindingen zijn: stroperigheid / bureaucratie in secundaire processen vooral door onduidelijkheid in rollen,

taken, verwachtingen; gebrek aan duidelijke aansturing en afstemming; gebrek aan integrale systemen; onvoldoende afstemming en integrale benadering HRM en Financiën processen; onduidelijkheid m.b.t. de invulling van de rol en verwachtingen t.a.v. van consulent HRM /

Financiën; huidige processen en producten (2012) zijn conform wat redelijkerwijs verwacht mag

worden van een stafbureau in een organisatie van onze omvang;

De belangrijkste kritiekpunten van schooldirecteuren en medewerkers stafbureau t.a.v. de diensten en huidige werkwijze van het stafbureau worden gestaafd vanuit de analyse van de werkprocessen.

De onduidelijkheid in de aansturing leidt tot een beperkte slagvaardigheid, overbodige bureaucratie en een beperktere efficiëntie en effectiviteit.

Page 31: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 1: IST analyse

Bevindingen (2)Wij hebben geen ‘gekke’ of overbodige producten in het producten-dienstenaanbod van het stafbureau kunnen ontdekken. De validatieslag op 18 september 2012, waarbij alle processen en producten per afdeling met alle directeuren stapsgewijs zijn doorgenomen, hebben dit beeld bevestigd. Dit is een belangrijke constatering omdat dit eerdere aannames gedaan door Berenschot en Conquaestor ondergraaft.  Tot op heden heeft het gesprek met de directeuren of het CvB ook geen bijzondere ontbrekende diensten of producten opgeleverd. De conclusie van de projectgroep HR dat de schooldirecteur, hoewel integraal verantwoordelijk, vooral focus dient te hebben op onderwijs en personeelszorg en ontwikkeling, sluiten goed aan bij het aanbod producten en diensten.  In algemene zin kan gesteld worden dat de inventarisatie inzage heeft gegeven in het ‘wat’ en ‘waarom’. Deze bevatten over het algemeen weinig bijzonderheden die aangepakt moeten worden en waar op korte termijn flinke besparingen mogelijk zijn door het afstoten van processen en producten, extern of intern (scholen). De financiële en kwalitatieve risico’s worden terecht afgedekt door bepaalde activiteiten gezamenlijk te organiseren en uit te laten voeren door ter zake inhoudelijk deskundigen.

Page 32: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLLBevindingen (1) Het ‘hoe’ is daarentegen wel een punt van aandacht. Met name het aanpakken van de geconstateerde inefficiëntie bij veel processen, systemen en in de aansturing, waaronder prioritering in tijd, geld en capaciteit, moet aangepakt worden. Het ontbreekt nu aan een integrale planning, duidelijke afspraken inzake aansturing, afbakening van verantwoordelijkheden en integrale afstemming.

De huidige afdelingsstructuur, die functiegericht is ingericht en de versnippering in de aansturing, versterkt de geconstateerde problematiek.

Een procesgerichte inrichting van de organisatie, met duidelijke afspraken over rollen, taken en bevoegdheden, onder een vereenvoudigde hiërarchieke aansturing, verhelpt een groot deel van de geconstateerde structuur problemen in combinatie met planmatig werken, innovatie en integrale systemen.

Page 33: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLLBevindingen (2)De projectgroep is inmiddels zover dat een advies uitgebracht kan worden over fase 2 en 3. Uitgesplitst over 15 november en 6 december heeft er een tweede validatie bijeenkomst plaatsgevonden met College van Bestuur, directeuren en medewerkers stafbureau.

Tijdens deze bijeenkomsten zijn de resultaten van de IST analyse in samenhang met de resultaten van de projectgroepen GvS, HRM, overlegstructuren en communicatie vertaald naar een gewenst ondersteuningsscenario van de scholen. Vertrekpunt is de behoefte van de schooldirecteur ‘nieuwe stijl’. Daarbij is gezocht naar verschillen tussen de vier soorten schoolprofielen binnen INNOVO in de ondersteuningsbehoefte.

Deze gewenste ondersteuningsscenario’s zijn vervolgens getoetst aan de wensen en opdrachtstelling van het bestuur (vertaald in een bestuursvisie), het wettelijk kader, efficiëntie voordelen en kwaliteitsborging.

Dit gesprek met directeuren is vertaald in een advies t.a.v. de invulling van een nieuw organigram, waarin de processen en producten die directeuren van een serviceorganisatie verwachten, zijn ondergebracht.

Gezien het feit dat het bestuur de tweede opdrachtgever voor de serviceorganisatie is, heeft eerder ook met het College van Bestuur een gesprek plaatsgevonden t.a.v. de huidige en gewenste ondersteuning.

Page 34: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Schoolprofielen INNOVO

• School > 450 ll. 1 directeur

• Zelfstandige school, gedeeld directeurschap

(2-3 scholen)• Gemeenschappen van

scholen nieuwe stijl (3-5 scholen)

• Speciaal onderwijs

Page 35: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Visie DOI Geborgd in advies?

Duidelijke, consistente kaders -> policy governance VSubsidiariteit V Verantwoordelijkheden decentraal, tenzij VAnders denken, anders werken V

Platte organisatiestructuur V Focus scholen op primair proces, personeelsontwikkeling en personeelszorg

V

Verbetering dienstverlening aan scholen VVerbetering van de onderwijskwaliteit, van goed naar excellent

V

Betaalbare en duurzame organisatie V

Page 36: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLLOpbrengstenDe implementatie van dit advies leidt niet op korte termijn tot aanvullende substantiële reducties op personele capaciteit, maar biedt wel kansen om met het juiste formatie beleid en formatieplanning belangrijke slagen te maken in de nabije toekomst.

Wij zijn ervan overtuigd dat implementatie wel zal leiden tot een organisatiestructuur in lijn met de visie t.a.v. subsidiariteit en decentraal, tenzij, meer efficiëntie, verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening en uiteindelijk besparingen.

De door het College van Bestuur gekozen aanpak om te kiezen voor een gecombineerde bottom up / top down aanpak, leidt in ieder geval tot meer vertrouwen en draagvlak.

Page 37: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Inrichting ondersteuning (1)Op basis van de bestuursvisie en de betaalbaarheidsdoelstelling, zullen werkprocessen tussen school- en bovenschoolniveau vooral efficiënter met de juiste kwaliteit en omvang ingericht moeten worden. De eerder uitgesproken verwachting dat op taakniveau processen en producten afgestoten kunnen worden naar scholen, met behoud van kwaliteit en daarmee gepaard gaande lagere kosten, wordt niet gestaafd op basis van de analyse van IST situatie. Uitgangspunt is:1. een kanteling van de aansturingorganisatie - de vraag van de lijn is in eerste aanleg leidend;2. een kanteling van een functioneel ingericht stafbureau, naar een proces ingericht ondersteuningsbureau

Het is niet meer de kenniskolom die de organisatie aanstuurt, maar de proceseigenaren, in opdracht van hun opdrachtgevers (directeuren of bestuur)!  

Page 38: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

School ondersteuning

Proces A

Proces B

Inrichting ondersteuning (2)Ondersteunende processen worden ondergebracht in drie proceskolommen (schoolondersteuning, bestuurondersteuning, bedrijfsvoering). Het opdrachtgeverschap van de school ondersteuning ligt primair bij de agezamenlijke directeuren. Bij de kolommen bestuur en bedrijfsvoering ligt het opdrachtgeverschap primair bij het College van Bestuur, secundair bij de beleidsgroepen directeuren.

Naast deze ondersteunende processen zijn er ook processen die samenhangen met concern-control. Dit is de vierde proceskolom, die echter qua capaciteit gebruikt maakt van expertise uit de andere kolommen.

Page 39: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

School ondersteuning

Inrichting ondersteuning (3)De gedachte achter het opknippen van bedrijfsvoering , bestuursondersteuning en schoolondersteuning, is dat bedrijfsvoeringprocessen overwegend algemeen zijn, d.w.z. niet INNOVO specifiek.

Daar waar er sprake is van shared services delen met andere besturen, zien wij vooral in deze processen en producten op korte termijn mogelijkheden. De processen die ondergebracht zijn in de andere twee kolommen, definiëren veel meer de INNOVO-kleur.

Page 40: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Inrichting ondersteuning (4)Ondersteunende processen stoppen niet op de Ruys de Beerenbroucklaan, maar reiken tot in de scholen. Ons advies is om ook hier te kijken naar kwalitatieve en kwantitatieve verbeterslagen.

1. Gezien het budgettaire belang van de leerlingadministratie is het van groot belang te investeren in kennisontwikkeling en begeleiding van de administratieve medewerkers op school. Gezien de specifieke specialistische aspecten is onze aanbeveling om de functionele aansturing niet bij de school te beleggen, maar bij de specialist in de serviceorganisatie.

2. Inventariseer administratieve capaciteit alle scholen, cluster, selecteer en comprimeer huidige capaciteit. Laat administratie minimaal schooloverstijgend, maar bij voorkeur op netwerk niveau werkzaam zijn. Focus ligt daarbij op leerlingadministratie, leerlingverzuim.  

  Mogelijke aanvullende nieuwe taakgebieden voor administratieve krachten zijn: - personeel verzuimadministratie- personeel vervangingen (vervangingsbank)- administratieve / secretariële ondersteuning netwerkvoorzitters / beleidsgroep voorzitters  

Page 41: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Inrichting ondersteuning (5)Wij hebben onze bevindingen en adviezen in een nieuw organisatiemodel uitgewerkt.  In hiërarchie is de directeur stafbureau eindverantwoordelijk voor het totaal.

Gezien de complexiteit en integraliteit van de bedrijfsvoeringprocessen, alsmede de span of control van de directeur stafbureau, adviseren wij om een aparte manager bedrijfsvoering te benoemen.  Omdat we uitgaan van aansturing op het niveau van procesverantwoordelijke, heeft de concerncontroller een functioneel inhoudelijk aansturende taak bij een beperkt aantal processen. De functionarissen die in het proces werkzaam zijn worden echter vanuit de ondersteunende kolommen ‘geleverd’.

Page 42: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fase 2 en 3: advies SOLL

Inrichting ondersteuning (6)De operationele uitvoering vindt plaats vanuit het uitgangspunt van zelfsturende clusters / professionals, waarbij een senior functionaris het eerste aanspreekpunt is voor de dagelijkse gang van zaken. Sturing vindt plaats op proces en productniveau, waarbij de functionaris een grote mate van verantwoordelijkheid heeft om zijn rol in te vullen.

Vertrouwen

1. Persoonlijk leiderschap

3. Samenwe

rking

2. Eigenaarschap

Wat verwachten we van medewerkers?

Page 43: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Organigram

CvB

Concern-Controller

Directeur servicebureau

Manager

Bedrijfsvoering

Structuur en processen service bureau

Bestuursondersteuning

Bestuurssecretariaat

Strategisch beleidsplanBesluitvorming

Onderwijs bestuursondersteuningCommunicatie, PR en evenementen

PersoneelsbeleidGezondheidszorg en welzijnBezwaar en beroep

Innovatie en ontwikkeling (onderwijs en ICT)

Nieuwbouw en/of renovatie

Bedrijfsvoering

DebiteurenCrediteurenGrootboekRegelgeving soc verz, pensioen, fiscus, verzekeringenFormatiebeheerMarapVerzuimbeheerAdm verwerking instroom, doorstroom, uitstroom, mutatiesTreasuryVerantwoorden doelsubsidiesLeerlingregistratieDocumentatie en info voorziening(On)gebruiksklaar maken van het gebouwAanbestedenAdm Beheer en exploitatie brede schoolFunctioneel beheer klachtenmodule plazaGroot onderhoudReceptieFacility/huismeesterschapICT/Applicatiebeheer

Schoolondersteuning

Onderwijs school/bestuur ondersteuningOnderwijs professionele ontwikkeling

Innovatie en ontwikkeling (onderwijs en ICT)ICT beheer incl. processen I-coach

Verhuur en medegebruikBeheer en exploitatie bredeschoolPersoneelszorgPersoneelsontwikkelingWerving en selectie

Onderwijskwaliteit monitoringJaarverslagBegrotingIntegrale monitor

Page 44: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Fte inzet

School ondersteuning

Aantal fte (vast) 8.4*

Aantal fte (tijdelijk) 0,6* Inclusief 2.42 fte I-coach capaciteit

** N.b. exact aantal fte nog feitelijk controleren.

Vanaf 1-1-2013 wordt huidige inzet fte’s als vertrekpunt genomen voor de verdeling van de inzet van functionarissen over de kolommen.

Page 45: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Overige aanbevelingen

Aanbevelingen (1)1. Werk naast een organisatie strategie ook een innovatiestrategie en planning

uit en maak een nadere analyse t.a.v. de ontwikkeling van omvang en bekostiging van de drie kolommen in vierjarig perspectief.

2. Verkondig een vacaturestop voor ondersteunend personeel af, tenzij specialistische kennis geborgd moet worden.

3. Maak maximaal gebruik van natuurlijk verloop. 4. Voorkom versnippering van kennis op kerngebieden.5. Benoem naast proceseigenaren ook systeemeigenaren.6. Flexibiliseer de bekostiging naar mate van beïnvloedbaarheid van

vraagarticulatie door opdrachtgevers. 7. Richt een proces innovatie en ontwikkeling (waaronder koppeling onderwijs

en ICT) in meerjarig perspectief in. 8. Benoem een vaste voet ICT beheer capaciteit t.b.v. school – staf en stichting

en maak onderscheid tussen stichtingsbrede beheer – project – schoolspecifiek.

9. Bekostig schooloverstijgende ICT beheer processen bovenschools i.p.v. volledig op schoolniveau.

10.Zorg voor een implementatiebudget t.b.v. het innoveren van systemen, personele ontwikkeling, formatieve ontwikkeling.

Page 46: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Overige aanbevelingen

Aanbevelingen (2)

1. Analyseer de processen, producten en noodzakelijke omvang van de huidige afdeling HRM en de consulenten financiën.

2. Heroverweeg de functie consulent financiën en vorm deze om naar een functie ‘assistent-control’ waarbij de aandacht ligt bij de bewakende, adviserende en initiërende taken in de planning en control cyclus en ondersteuning van bestuur en schooldirecteur.

3. Beleg de verantwoordelijkheid voor het formatiebeheer bij de assistent-control functionaris(sen).

4. Laat de HRM consulenten zich primair richten op de ‘echte’ HRM zorg ondersteuningstaken in opdracht van de schooldirecteur.

En: 5. Analyseer de ondersteunende processen speciaal onderwijs.6. Blijf investeren in cultuur, houding en gedrag, dit dient gericht te zijn op

samenwerking, constructieve feedback. 7. Richt minimaal de volgende permanente beleidsgroepen in:

Onderwijs en HR (schoolondersteuning), Innovatie (bestuursondersteuning), Financiën en Facilitair (bedrijfsvoering).

Page 47: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Overige aanbevelingen

Implementatie1. Benoem z.s.m. kwartiermaker – beoogd directeur stafbureau en

kwartiermaker – beoogd manager bedrijfsvoering. 2. Geef deze functionarissen de opdracht een implementatieplan op te stellen

gericht op afronding implementatiefase voor 1-7-2013. 3. Werk met medewerkers nadere detaillering t.a.v. rollen, taken en

bevoegdheden gezamenlijk uit.

Page 48: Rapport doorontwikkeling INNOVO - herinrichting processen stafbureau

Slot

Marc Lammers, Hockeycoach,

2x Olympisch goud:

1. Probeer niet van een 3 een 6 te maken, maar van een 7 een 10.2. Niet harder, maar slimmer werken.3. Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg.