Projectmanagement:

De basisprincipes? Het nut?

Wat is een project?

• Heeft een doel dat bijdraagt tot resultaten van de organisatie

• Is eenmalig

• Heeft uniek resultaat

• Beperkt in tijd, met een duidelijk begin en einde

• Met beperkte middelen

• Met een project organisatiestructuur

Wat kan er mis gaan? • Geen of geen uniforme aanpak projectmanagement

• Geen / niet realiseerbare doelstellingen (verwachtingmanagement)

• Geen of slechte planning

• Geen voortgangsbewaking door projectleider

• Geen transparante rapportering naar managent (risico’s, budget, planning, …)

• Geen of trage besluitvorming

• Geen of onvoldoende ondersteuning van het management. mensen & middelen

• Onvoldoende gemotiveerde teamleden

• Spanningsveld reguliere taken en projectwerking

• Resultaat voldoet niet aan behoeften van de klant

De projectdriehoek

middelen

tijdscope

kwaliteit

Fasen in een project

Opstart

Planning

Uitvoeren

Afsluiten

Rollen in een project • Projectleider: leidt het project en/ of deelprojecten zodat de

afgesproken projectdoelstellingen worden gerealiseerd.

• Sponsor is:

• vaak de opdrachtgever

• de eigenaar van de business case

• verantwoordelijk gemaakt voor het projectsucces

• de belangrijkste beslisser binnen het project

• Senior Klant: vertegenwoordigt de gebruikers die met de

resultaten van het project moeten werken en keurt de resultaten

van het project goed vooraleer die in gebruik worden genomen.

• Senior Leverancier(s) is verantwoordelijk voor het vrijgeven van

de juiste vaardigheden en mensen en middelen benodigd om het

project uit te voeren.

Rollen in een project

• Projectteam: Alle projectmedewerkers die bij het

project betrokken worden en de projectleider.

• De Projectstuurgroep is hoofdverantwoordelijk

voor de zorg dat het project op koers blijft en de

gewenste uitkomsten levert volgens de vereiste

kwaliteit.

Bestaat uit sponsor, senior leverancier, senior klant

• Stuurgroepvergadering = stuurgroep + projectleider

Opstartfase

• Doel:

Een stevige en volledige fundering voor

de initiatie van een project bieden

• Managementproducten:

– Business case

– Projectvoorstel

Inhoud projectvoorstel

• Wie is opdrachtgever en wie projectleider

• Doelgroep / klant / eindgebruikers

• Scope (afbakening van het project)

• Projectaanpak in grote lijnen

• Relatie en / of raakvlakken met andere

projecten

• Belanghebbenden in kaart brengen

• Voorstel van de projectorganisatie

Opstart

Inhoud business case

• Redenen / aanleiding voor starten van project

• Wat willen we bereiken met dit project

• Per alternatief de identificatie van de

voordelen en de kosten

• Tot welke strategische en of operationele

doelstellingen het project bijdraagt

• Weergave van de belangrijkste risico’s voor

het project

Opstart

© Crown Copyright 2005. Reproduced under licence from OGC.

Business case

Ontwikkelpad

Opstart Planning Uitvoeren Afsluiten

Ontwikkelen business case Onderhouden business case

Verifiëren

hoofdlijnen

business case

Verifiëren

gedetailleerde

business case

Business case

actualiseren

& beoordelen

Business case

actualiseren

& beoordelen

Bevestigen

baten

Bevestigen

baten

Opstart

Fase Fase

Planningsfase

• Doel:Verdere uitwerking en planning van het project ná goedkeuring van de business case en het projectvoorstel in de opstartfase.

• Managementproducten:

– Projectinitiatiedocument (PID)

– Risicoregister

– Communicatieplan

Inhoud Project Initiatie Document

• PID bestaat uit

–Goedgekeurd projectvoorstel uit de opstartfase

–Verfijnde business case

–Productbeschrijving

–Gedetailleerde projectaanpak

–Gedetailleerde projecttiming (planning)

–Teamsamenstelling

–Overzicht middelen

–Bevestiging projectorganisatie

Planning

Voorbeeld: Productdecompositie

Planning

Kritiek pad - planning

25/10/2017 19

A

B

C

D

E

F

G

5

9

3

6 6

2

Valkuil voor planning

• Vooral bepaald door 2 wetten en 1 syndroom:

– Wet van Murphy: er zal altijd wel iets mislopen op het moment dat je het niet verwacht (“ook dat nog”)

– Wet van Parkinson: Opgebruiken wat je krijgt• geef mensen 150 dagen en ze zullen er ook 150 dagen

over doen

– Studentensyndroom: uitstellen tot de laatste moment.

• geeft mensen 150 dagen en ze zullen pas op dag 100 eraan beginnen

Uitvoeringsfase

• Doel:

– Uitvoeren en monitoren van het projectwerk

– Geeft aanleiding tot deelresultaten of tot een eindresultaat

– Projectleider bewaakt de afgesproken grenzen: tijd, budget, kwaliteit en risico’s.

• Managementproducten:

– Issueregister

– Rapportering stuurgroep

Rapportering stuurgroep

• De projectleider informeert de stuurgroep– Indien er issues zijn met impact op het project (tijd,

budget, scope, kwaliteit)

=> Stuurgroepvergadering!

• Inhoud:– Stand van zaken

– Problemen

– Planning

– Budget

– Actualisatie business case

– Beslissingen stuurgroep

– (Volgende stuurgroep vastleggen)

Uitvoeren

Afsluitfase

• Doel: – Acceptatie van het eindproduct van het project

– Afchecken projectdoelstellingen

– Overdragen van het project aan de klant

• Door de projectstuurgroep, op aanraden van projectleider

• Kan op eender welk moment tijdens het project

• Managementproducten:– Eindeproject rapport

– Leerpuntenrapport

Projectmatig werken VO

• De toolbox is terug te vinden op:

https://overheid.vlaanderen.be/toolbox/projectmanagement

24