De kern van projectmanagement

Module VIHoofdstuk 1

Projectmanagement 2

Een project: wat, hoe, waarom?

In organisaties worden steeds vaker werkzaamheden als project aangepakt.

Bij een project werken een aantal mensen met een beperkte hoeveelheid geld tijdelijk samen om een bepaald doel te bereiken.

Voordat een project begint is veel tijd nodig om eenzelfde manier van werken af te spreken.

Wanneer je deze tijd niet neemt, zullen projectmedewerkers behoorlijk langs elkaar heen kunnen werken.

Gevolg?...Een voorspelbaar slecht projectresultaat.

Projectmanagement 3

Kenmerken van een project

Duidelijk omschreven eindresultaat.Het projectresultaat is uiteindelijk de oplossing voor de aanleiding van het project.

Er zijn meerdere belanghebbenden.Er is een opdrachtgever (eigen organisatie, klant) die belang heeft bij het eindresultaat.

Tijdelijk (startdatum en einddatum bekend).Er is een deadline.

Beperkt budget. Tijdelijke 'baas' (projectleider). Opdeling in fasen. Tijdelijk samenwerkingsverband.

Duidelijk omschreven eindresultaat.Het projectresultaat is uiteindelijk de oplossing voor de aanleiding van het project.

Er zijn meerdere belanghebbenden.Er is een opdrachtgever (eigen organisatie, klant) die belang heeft bij het eindresultaat.

Tijdelijk (startdatum en einddatum bekend).Er is een deadline.

Beperkt budget. Tijdelijke 'baas' (projectleider). Opdeling in fasen. Tijdelijk samenwerkingsverband.

Projectmanagement 4

Voorbeelden van projecten

Bouwen van een brug, gebouw, schip. Doen van een marktonderzoek. Maken van een computerprogramma. Reorganiseren van een bedrijf. Invoeren van een computerprogramma. Inrichten van een groot magazijn. Bouwen van een fabriek. Maken van een film. Openen van een nieuw winkelfiliaal. Ontwikkelen van een nieuw product.

Bouwen van een brug, gebouw, schip. Doen van een marktonderzoek. Maken van een computerprogramma. Reorganiseren van een bedrijf. Invoeren van een computerprogramma. Inrichten van een groot magazijn. Bouwen van een fabriek. Maken van een film. Openen van een nieuw winkelfiliaal. Ontwikkelen van een nieuw product.

Projectmanagement 5

Typen projecten

Voorbeelden

1 bouwen brug, aanleg spoorlijn,aanleg computernetwerk

2 aanpassen werkprocedures,reorganiseren afdeling

3 automatiseringsprojecten,verhuizing van een fabriek

Voorbeelden

1 bouwen brug, aanleg spoorlijn,aanleg computernetwerk

2 aanpassen werkprocedures,reorganiseren afdeling

3 automatiseringsprojecten,verhuizing van een fabriek

1 Technische projecten2 Sociale projecten3 Gemengde projecten

Projectmanagement 6

Waarom op school leren in een project?

Je leert in een team te werken.

Je leert planmatig te werken (plannen).

Je leert informatie te verzamelen en te ordenen.

Je leert je eigen leerdoelen te formuleren.

Je leert als groep verantwoordelijk te zijn voor een eindresultaat.

Projectmanagement 7

Mensen betrokken bij een project (1)

stuurgroepstuurgroep

projectmanagerprojectmanager

projectleiderprojectleider

medewerkermedewerker

medewerkermedewerker

projectleiderprojectleider

medewerkermedewerker

medewerkermedewerker

Opdrachtgever

Projectmanagement 8

Mensen betrokken bij een project (2)

Voorzitter van de stuurgroep Opdrachtgever.

Lid van de stuurgroep Heeft veel kennis van het bedrijf.

Projectmanager Stuurt meerdere projecten.

Projectleider Leiding van het project, stuurt dagelijkse gang van zaken, regelt informatie naar stuurgroep, kijkt of planning gehaald wordt.

Projectmedewerker Met eigen kennis en vaardigheden. Voert, samen met anderen, deelaspecten uit van het totale project.

Projectmanagement 9

Projectorganisatie

Samenwerking

Stuurgroep• Bewaken voortgang (deel)project.• Uitwisseling informatie.• Zorgen voor benodigde randvoorwaarden & faciliteiten.• Beslissen of project doorgaat. ('go - no go beslissing')• Op school: meestal docenten.

Werkgroep• Voert deeltaken uit.• Bestaat uit projectleden.

Stuurgroep

Projectgroep

Projectgroep

Projectgroep

Werkgroep

Werkgroep

Linking pin

Projectmanagement 10

Communicatie

Goede communicatie is noodzakelijk voor het slagen van een project.

Afspraken over hoe je binnen de drie hiërarchische groepen met elkaar communiceert zijn dan ook belangrijk.‣ Linking-pin principe‣ Voortgangsverslag‣ Agenda en notulen

Projectmanagement 21

Verantwoordelijkheden projectleider

Zorgen voor de juiste mensen op de juiste plaats in de projectgroep.

Maken van een plan = plan van aanpak (PVA).

Bekend maken van het PVA bij projectleden en opdrachtgever (goedkeuring).

Voortgang rapporteren aan de

opdrachtgever.

De dagelijkse leiding nemen binnen de projectgroep (het team.)

Voorzitten van de projectteamvergaderingen.

Zorgen voor een goede motivatie binnen het projectteam.

Oplossen van conflicten. Voor de werkverdeling zorgen

binnen het projectteam. Bewaken van de planning, budget

en kwaliteit.

Niet te onderschatten!

Niet te onderschatten!

Een projectleider moet ervoor zorgen dat het project goed verloopt.

Dit vereist nogal wat vaardigheden, zowel zakelijk als persoonlijk.

Projectmanagement 24

Samenwerken in een groep

eerlijk zijn betrouwbaar zijn verdraagzaamheid loyaal zijn redelijkheid pro-actief denken respect voor anderen loyaliteit t.o.v. degenen die niet aanwezig zijn

(bijv. niet roddelen) kwaliteit leveren en dit van anderen verwachten

(wederkerigheid)

eerlijk zijn betrouwbaar zijn verdraagzaamheid loyaal zijn redelijkheid pro-actief denken respect voor anderen loyaliteit t.o.v. degenen die niet aanwezig zijn

(bijv. niet roddelen) kwaliteit leveren en dit van anderen verwachten

(wederkerigheid)

Wees duidelijk naar elkaar

In een groep werk je mèt elkaar. Je hebt waarschijnlijk allemaal zo je principes over hoe je met elkaar omgaat. Maak eens een 'persoonlijk statuut'. Een voorbeeld:

Projectmanagement 26

Bewaak je tijd

Maak een actielijst.‣ Puntsgewijs noteren,

aftekenen indien gereed.‣ Maak elke dag een of

meer taken af die je af kunt krijgen.

Maak een eenvoudige planner.

Probeer actiepunten zo snel mogelijk af te handelen.

Houdt contacten kort.

Probeer weinig fouten te maken, fouten herstellen kost veel tijd!

Zorg voor een opgeruimde werkplek.

Lees alleen zaken die de moeite waard zijn.

Wees betrouwbaar in afspraken.

Je zult op school of thuis de uren die je besteedt aaneen project goed moeten bewaken. Een aantal tips:

Projectmanagement 28