ProjectOrganisatie

AdministratieveOrganisatie

FunctioneelBeheer

ApplicatieBeheer

Onderwijs

Regie

InformatieVoorziening

TechnischBeheer

Regie op

Doelstellingen en TijdpadBorging in begroting en bemensing

Projectvorm en organisatieStakeholders

Voorziet in

Articulatie VAVO InformatiebehoefteAansturing Functioneel Beheer

Relatiebeheer leverancierRegie op integratie

Beheert

Relatie met Functioneel BeheerAplicatie-inrichting

Updates en UpgradesDatavoorziening t.b.v. IV

Bedrijfscontinuiteït bewaking

Beheert

Relatie met Applicatie BeheerTechnische infrastructuur

Onderhoud OS serverTechnische Continuïteitsbewaking

Beheert

Relatie met gebruikersorganisatieFunctionaliteiten voor OnderwijsFunctionaliteiten voor Adm. Org.

Gebruikersondersteuning

Magister VAVO

Voert uit

Deelname training Intake Presentieregistratie en waardering Registratie Summatieve Toetsing Contact met Zorgstructuur en

Trajectbureau. Afstemming met Functioneel Beheer

voor Onderwijs. Verkenning ondersteuning van andere

onderwijsprocessen op het gebied van LVS en pedagogisch dossier.

Voert uit

Deelname training Beheren Inschrijvingen. Beheren Bekostigingsdossier. Vastlegging AO proces. Afstemming met Functioneel Beheer

voor Administratieve Organisatie.

Organiseert

De uitvoering van projectvorm. Bewaken doelen, fases en afstemming. Documentatie en verslaglegging. Communicatie met regievoerders. Communicatie met stakeholders.

1

CultuurEn Mensen

Organisatie

Strategie

Scope: afbakening van het project in tijd en doelstellingProjectdoelstellingen: adequate ondersteuning van een gedeelte van de

onderwijsprocessen (Intake, Presentie, Toetsing, Examinering) en van het gehele administratieve proces voor VAVO studenten.

Afstemming tijdpad van project met die van een schooljaar en begrotingsjaar.

Project onderbrengen bij stuurgroep I-Projecten en stuurgroep DIS.Mapping lange termijn behoefte van VAVO versus applicatielandschap.Vaststellen projectvorm: Prince2Eigenaarschap: verschillen groepen (groot)verbruikers leiden tot gedeeld

eigenaarschap.Behoud van informatiehistorie.

Borging met randvoorwaarden: Vrijmaken van middelen en mensen aan zowel de onderwijskant als de dienstenkant.

Wie-is-Wie Wie-doet-watWanneer welk product of mijlpaalActies

Verantwoordelijkheid AmbitieHoudingOpenheidSamenwerking Innovatie

Regie

2

Op

Wordt onderhouden door

Van eigenaarschap

Van Informatiebehoefte

Regie

Aansturing

ArticulatiePrimaire Proces op sturingsniveau: aantallen studenten, instroom, uitstroom,

rendementen.Administratieve Proces: specificaties voor levering informatie in het kader

van externe verantwoording.

Functioneel Beheer Primaire Proces: vertegenwoordiging onderwijs.Functioneel Beheer Administratieve Proces: vertegenwoordiging Back-

Office

Integratie met identiteitenbeheer deelnemers Integratie met identiteitenbeheer medewerkersApplicatieafhankelijkheden op het gebied van facturering, printen,

netwerktoegang, gebruikersbeheer andere applicaties etc.Onderzoek consequenties van historische informatievoorziening.

3

RelatieGesprekspartner te zijn van de leverancier van de applicatie.Gesprekspartner te zijn van leveranciers van systemen waarmee

geïntegreerd moet worden.

InformatieVoorziening

Van de applicatie door

Door

Wordt onderhouden door

Van de applicatie door

Continuïteit

Onderhoud

InrichtingParametriseren: organisatiestructuur, opleidingen, codetabellen,

toetsresultaten etc.Authenticatie en identificatie binnen de applicatie

Het uitvoeren van updates en upgrades.Het opnieuw parametriseren voor nieuwe schooljaren en opleidingen.Authenticatie en identificatie binnen de applicatie

Upgrades en updates te testen, alvorens door te zetten naar productieomgeving.

Continuïteit van de bekostiging borgen door BRON koppeling te testen voor migratie.

4

RelatieGesprekspartner te zijn van functioneel beheer en technisch beheer.Gesprekspartner te zijn van ontwikkelaars van de leverancier.Tijdig onderhoud te communiceren en af te stemmen.

ApplicatieBeheer

Van de infrastructuur door

Door

Wordt onderhouden door

Van de infrastructuur door

Continuïteit

Onderhoud

InrichtingParametriseren van netwerkOntsluiten van de applicatie binnen eigen infrastructuur.Distributie van applicatieServer operating systeem

Het uitvoeren van updates en upgrades van het server operating systeem.Het uitvoeren van updates en upgrades van het database systeem.

Upgrades en updates van server OS en database systeem te testen, alvorens door te zetten naar productieomgeving.

Technische Continuïteit borgen door in back-up en noodstroom te voorzien.

5

RelatieGesprekspartner te zijn van functioneel beheer en applicatie beheer.Gesprekspartner te zijn van ontwikkelaars van de leverancier.Tijdig onderhoud van server en netwerk te communiceren en af te stemmen.

TechnischBeheer

Beheren door

Bieden door

Wordt onderhouden door

Beheren door

Ondersteuning

FunctionaliteitenAdministratie

FunctionaliteitenOnderwijs

Procesonderzoek te doen op het gebied van Intake, Presentie, Toetsing en Examinering.

De behoefte aan functionaliteit vertalen naar oplossingen.Parameters aan te leveren voor Applicatiebeheer.

Procesonderzoek te doen op het gebied van Inschrijving en bekostigingsdossiers.

De behoefte aan functionaliteit vertalen naar oplossingen.Parameters aan te leveren voor Applicatiebeheer.

Call-afhandeling van eindgebruikers.Eindgebruikers te voorzien van handleidingen, klussenwijzers en ander

cursusmateriaal.

6

Relatie

Gesprekspartner te zijn van applicatie beheer en technisch beheer.De registratie van gegevens af te stemmen met IV.Gesprekspartner te zijn van trainers van de leverancier.Tijdig wijzigingen en onderbreking in functionaliteit te communiceren.Te communiceren met Centrum Onderwijs & ICT voor trainingen.

FunctioneelBeheer

Ondersteunen door

Stimuleren door

Wordt onderhouden door

Door

Innovatie

PrimaireProcessen

Scholing

Initiële training te volgen.Expertise en gebruikerservaringen uit te wisselen Vaardigheden te oefenen door ingebruikname.Landelijke gebruikersdagen te bezoeken.

De intake module te gebruiken voor planning en verslaglegging.Afwezigheid te waarderen in de presentiemodule.Toetsresultaten te registreren.De examenmodule te gebruiken.

De behoefte aan ondersteuning van andere primaire processen te onderzoeken.

7

RelatieGesprekspartner te zijn van Functioneel Beheer Onderwijs.Te communiceren met Zorgstructuur en Trajectbureau.

Onderwijs

Ondersteunen door

Stimuleren door

Wordt onderhouden door

Door

Innovatie

AdministratieveProcessen

Scholing

Initiële training te volgen.Expertise en gebruikerservaringen uit te wisselen Vaardigheden te oefenen door ingebruikname.Landelijke gebruikersdagen te bezoeken.

De inschrijfmodule te gebruiken.Het bekostigingsdossier van de deelnemer te beheren.Deze processen vast te leggen, inclusief stappen, keuzes, acties en

werkinstructies.

De behoefte aan ondersteuning van andere ondersteunende processen te onderzoeken.

8

Relatie Gesprekspartner te zijn van Functioneel Beheer Administratie.

AdministratieveOrganisatie

door

Wordt onderhouden door

van

Ondersteuning

Bewaken

Het bereiken van de doelstellingen.Het starten van nieuwe fases.Formats van documentatie en verslagleggingVoortgang, door signalen aan regie groep door te geven.

Te helpen SMART doelstellingen te formuleren.Reminders te communiceren.Projectdocumentatie te beheren.

9

Relatie Gesprekspartner te zijn van alle stakeholders, middels projectstructuur.

ProjectOrganisatie