Procestypologie. Inkoop- en crediteurenproces

Expenditure cycle

Vergelijking expenditure cycle met stappen inkoop- en crediteurenproces

Expenditure Cycle

Request goods (Bestelaanvraag)

Order goods (Leveranciersselectie

en bestellen )

Receive goods (Ontvangst goederen)

Approve

vendor invoice (Factuurcontrole)

Pay for goods (Betaalbaarstelling)

Inkoopproces

1. Impuls: voorraadbestand, verkooporder, productieorder etc.

2. Leveranciersselectie3. Bestelling4. Goederenontvangst5. Ontvangst en controle factuur: startpunt

crediteurenproces.

Managementinformatie in relatie tot begroting en

de vorige periode

Inkoopkosten

Omvang Inkopen per inkoper

Prijsverschillen per inkoper

Contractpositie

Omvang uitstaande offerteaanvragen

Omvang uitstaande bestellingen

Contractpositie

Leverbetrouwbaarheid leveranciers

Presteren van leveranciers

Toepassingsvraag 1Welke informatie heeft de directie nodig om de

betrouwbaarheid van de inkoopkosten te kunnen beoordelen?

1. Impuls: Bestelaanvraag (request goods)Risico Maatregelen van interne controle

Bevoegdheid

aanvrager

Competentietabel: wie, wat, tot welk bedrag?

Juiste

inkoophoeveelheid

- Werken met bestelniveaus en vaste

bestelhoeveelheden

- Zorgen voor een correcte

voorradadministratie

- Vastleggen van inkoopbeslissingen, versturen

van orderbevestigingen

- Bestelling omvat onder meer: kwaliteit,

levertijd, plaats levering, wijze van verpakking

Toepassingsvragen 2• Wie bepaalt de competentietabel met

betrekking tot inkopen?

• Stel dat een inkoper bevoegd is om tot 10.000 euro te bestellen en hij wil voor 100.000 euro bestellen. Hoe kun je dan voorkomen dat hij 10 keer een bestelling van 10.000 plaatst?

2. Leveranciersselectie (order goods)Risico Maatregelen van interne controle

Bevoegdheid

inkoper

Competentietabel: wie, wat, tot welk bedrag?

Bij afwijkingen van de competentietable is

autorisatie door de directie vereist.

Juistheid

inkoopprijs

Offerteprocedure

Samenspanning

leverancier met

inkoop

- Periodieke roulatie van inkopers

- Adequate offerteprocedure (zie inkoopproces)

- Training hoe om te gaan met giften van

leveranciers

Toepassingsvragen 3• Stel dat je tijdens de interim-controle van een

handelsbedrijf in bouwmaterialen constateert dat de inkoper wel schriftelijk offertes aanvraagt maar deze ook zelf ontvangt, opent en bewaart. In hoeverre vind je het dan noodzakelijk om deze offertes voortaan door het directiesecretariaat in gesloten enveloppen te laten bewaren?

3. Bestelling: mutatie inkoopbestand (order goods)

Risico Maatregelen van interne controle

Bevoegdheid van

besteller

Beveiliging van inkoopbestanden via de

inkoopapplicatie door koppeling aan een

competentietabel (logische

toegangsbeveiliging)

Volledige en juiste

registratie van

verplichtingen

- Contractprocedure met doorlopende

nummering, logische

- Toegangsbeveiliging en invoercontroles tot

contractbestand

Zie deel 5 automatisering voor invoercontroles

Toepassingsvragen 4• Welke inputcontroles kun je bedenken ten

aanzien van de invoer in het inkoopbestand?

4. Goederenontvangst: mutatie voorraadbestand (receive goods)

Risico Maatregelen van interne controle

Alleen bestelde

goederen/diensten

worden ontvangen

Raadplegen van het inkoopbestand door

magazijnmeester en of ontvanger van de dienst

Telfouten Informeer tellende ontvanger niet over de

bestelde hoeveelheid; laat ontvangstrapport

tekenen

Volledige

registratie van de

ontvangen

aantallen

Administratie legt verband tussen bestelde

goederen/ diensten en geleverde

goederen/diensten

Toepassingsvragen 5Bij een handelsbedrijf in bouwmaterialen voer je

de interim-controle uit. De directeur ontsteekt in woede als jij hem na de interim-controle vertelt dat de magazijnmeester soms een weekje wacht met het verwerken van de ontvangsten in het voorraadbestand omdat het zo druk is. Waarom zou de beste man zo kwaad worden en vind je het terecht?

Crediteurenproces

1. Ontvangst en controle facturen (approve vendor invoice)

2. Bijwerken crediteurenadministratie3. Vervaardigen betaaladvieslijst4. Betaling (pay for goods)

Managementinformatie in relatie tot begroting

en vorige periode

Totale omvang van de inkoopschulden

Omvang schulden per leverancier

Omvang schulden per vervalperiode

Toepassingsvraag 6• Welke informatie zal de directeur nog meer

gebruiken om de betrouwbaarheid van de inkoopschulden te kunnen beoordelen?

1. Ontvangst en controle facturen (approve vendor invoices)

Risico Maatregelen van interne controle

Juistheid van de

factuur

Controle door crediteurenadministratie:

Prijs op factuur = prijs in inkoopbestand?

Aantal op factuur = aantal ontvangen?

Rekeningnummer en naam komt overeen met

leveranciersbestand?

Paraaf op factuur van goedkeurder = paraaf op

parafenlijst

Deze controle kan ook geautomatiseerd

uitgeveoerd worden (zogenaamde 3 way-match)

Toepassingsvraag 7Je werkt op de controllersafdeling van een groot

bouwbedrijf en hoort van een collega die bij een ander groot bedrijf in de regio werkt, dat bij hun regelmatig spookfacturen worden ontdekt. Je schrikt en denkt: “Bij ons is me dat nog niet opgevallen”? Wat is een spookfactuur en zijn de bij stap 1 genoemde maatregelen voldoende om spookfacturen te ontdekken?

2. Bijwerken crediteurenadministratie

Risico Maatregelen van interne controle

Juistheid

bevoegdheid van

degene die facturen

toevoegt met

mogelijk doel fraude

Juistheid invoer

factuurgegevens

Juistheid invoer

betaal (inclusief

betaalrekening)

gegevens

Logische toegangsbeveiliging tot

crediteurenadministratie gekoppeld aan

competentietabel

Invoercontroles

Controle van de juistheid van de

rekeningnummers van de crediteuren

Omvang aantal facturen verwerkt = Opboeking

crediteurenbestand

Toepassingsvraag 8De inkoper van een handelsbedrijf in

bouwmateriaal beklaagt zich bij de directeur:“Ik wordt hier als een potentiële fraudeur

weggezet. Ik heb niet eens de bevoegdheid om het crediteurenbestand te raadplegen wanneer een leverancier belt met de vraag of wij hem al betaald hebben”. Vind je zijn klacht terecht?

3. Vervaardigen betaaladvieslijstRisico Maatregelen van interne controle

Toevoegen van

onrechtmatige

posten

Juistheid en

volledigheid

Controle door procuratiehouder

Per run:

- Totaal betaaladvieslijst = Totaal af te boeken uit

crediteurenbestand

- Som van de rekeningnummers van de

betaaladvieslijst = som van de rekeningnummers

van de betaalopdracht

Toepassingsvraag 9Stel dat je op de crediteurenadministratie werkt.

Op een dag komt de directeur buiten adem aangerend en geeft je op een papier een bedrag en een rekeningnummer. Kun jij dat even betalen? Mijn handtekening staat er op? Wat doe je?

4. Betaling (pay for goods)

Risico Maatregelen van interne controle

Juistheid

bevoegdheid

opdracht tot betaling

Juistheid betaalde

bedragen

Procuratieregeling: wie mag tot welk bedrag

accorderen?

Totaal betaaladvieslijst = Totale afboeking bank ,

Som van de rekeningnummers van de

betaalopdracht = som van de rekeningnummers

van de afgeboekte crediteuren,

Afboeking crediteurenbestand = Afboeking bank.

Toepassingsvraag 10Je werkt op de controllersafdeling van een groot

bouwbedrijf en vangt in de gang een deel van het gesprek op tussen de directeur en de controller. Controller: Voor de betrouwbaarheid is het absoluut noodzakelijk dat jij (directeur) alle posten checkt voordat we gaan betalen. Directeur: Maar daar heb ik jou toch voor aangenomen! Wie heeft er gelijk en waarom?