1

H2 samenvatting Inkoop Week 1 Professionele inkoop Leerdoel: de student kent de definitie van het begrip professioneel inkopen De inkoopfunctie = Het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten (goederen & diensten) van externe bronnen te betrekken; ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie. Leerdoel: de student kent de aspecten van het begrip professioneel inkopen 3 aspecten die daarbij benadrukt worden: • Technisch aspect (juiste producten van juiste kwaliteit)

! Inkoper heeft veel kennis nodig van de markt, om te zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit tot beschikking zijn.

• Logistiek aspect (beschikbaar op juiste tijd, plaats en hoeveelheden) ! Inkoper moet er voor zorgen dat de leverancier de juiste bestelling op tijd op de juiste plaats en tijd heeft gebracht.

• Commercieel aspect (beschikbaar zijn tegen juiste prijs; laagste integrale kosten) ! Inkoper moet er ook voor een deel voor zorgen dat ze producten beschikbaar stellen voor een gunstige prijs.

Het technische en logistieke aspect zijn in veel bedrijven nog belangrijker dan het commerciële aspect. De inkoper moet er voor zorgen dat de leverancier zijn afspraken na komt, want anders loopt de hele planning in de knoop. Je kan niet verder als er geen producten zijn. Bijvoorbeeld een supermarkt kan echt niet zonder ijsjes op de warmste dag van het jaar. Wat is juist? Afstemming tussen inkoopvraagstukken van strategische aard (management van relaties) en op operationeel niveau (management van transacties). Ookwel, koppelen van externe oriëntatie (oog voor externe ontwikkelingen) aan interne oriëntatie (interne klanten & klantgerichtheid). ! Dus: Als inkoper ben je altijd een tussenschakel tussen de buitenwereld en de binnenwereld van een bedrijf. Dus tussen leverancier en het eigen bedrijf. Een inkoper krijgt nieuwe producten geleverd van een leverancier en moet deze dan proeven en intern gaan verkopen. (koppeling extern naar intern)

Verschil logistiek en inkoop: Inkoop: zorgt dat er contracten zijn, afspraken zijn gemaakt, leveranciers zoeken en contacten ermee houden. Logistiek: gaat hiermee aan de slag. Gaat over de hele goederenstroom van productie tot verkoop aan uiteindelijke consument. Logistiek besteld de goederen en gaat over de voorraad en magazijnen.

2

Inkoper bij industriële of commerciële markt:

! Begrijpen, je moet het kunnen uitleggen en wat verschillen kunnen noemen. Je hoeft niet de hele tabel uit je hoofd te leren! ! Prijselasticiteit bij industriële markt is relatief inelastisch. Als ze hem nodig hebben, zullen ze hem kopen. Wanneer ze het niet nodig hebben, kopen ze het niet, ook al is het in de aanbieding. Een consument is wel gevoelig voor de korting. Als het in de aanbieding is, dan zullen ze het eerder kopen. Verschil tussen een inkoper op de industriële markt en de consumentenmarkt: - Industriële markt inkoper: Een inkoper industriële markt is overwegend rationeel. Ze stellen eisen en gaan specificaties opschrijven en gaat daarna zoeken. De inkoper links heeft heel veel kennis van de markt. Welke E-nummers zitten erin, etc. - Commerciële markt inkoper: De inkoper commerciële markt koopt voornamelijk emotioneel. Voornamelijk impulsaankopen. De inkoper rechts heeft veel minder kennis van de markt. Ze kopen wat ze lekker/leuk/interessant vinden. Afgeleide vraag: de vraag wordt bepaald door de consument, niet door jezelf. Autonome vraag: je bepaalt wél zelf de vraag.

3

De Amerikaanse inkoophoogleraar David Burt stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaatst in een vierfasemodel: Daarnaast onderscheidt Weele onderscheid de volgende visies binnen het vakgebied inkoop: Vierfasemodel Burt Visies van Weele 1. Administratieve functie

laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers. “Laagste level” ! Advocaten etc. kopen af en toe wel cartridges en papier voor de printer etc. in, maar het is niet het voornaamste in de organisatie ! Je koopt wat er gevraagd wordt. Je wordt gevraagd 50 smartboards te kopen bij die en die leverancier.

1. Besteloriëntatie

2. Mechanische functie meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen. ! Op moment dat die advocaat gaat onderhandelen over die prijs, dan wordt het commercieel/mechanistisch. ! Je krijgt een aanvraag voor smartboards en mag gaan kijken welke prijs het gunstigste is.

2. Commerciële oriëntatie

3. Proactieve functie inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijnvisie en nemen initiatief in leveranciersmanagement ! Dit zal geen advocaat meer zijn, maar kom je bij Plieger of Jumbo. Iedere dag moet er geleverd worden, dus moet er rekening worden gehouden dat alles op juiste tijd, plaats en hoeveelheden is. ! je gaat kijken hoe je andere afdelingen kan helpen door goed in te kopen. Je gaat ook kijken of je het met minder leveranciers kan en welke goed zijn en welke minder = leveranciersmanagement.

3. Logistieke oriëntatie

4. Professionele strategische functie

inkoop is een strategisch wapen in de Concurrentiestrijd. “Hoogste level” ! Het succes van bijvoorbeeld Action, maar ook Plieger staat of valt met een goede inkoper. Om kosten laag te houden en bulk in te kopen om ooit eens te verkopen. Ze kopen in wat op dat moment goedkoop is en verkrijgbaar is voor een gunstige prijs, dus ze kopen overschotten op. Inkoop is mega belangrijk in dit soort bedrijven, want anders kunnen ze echt niet bestaan. Men komt naar dit soort winkels voor de lage prijzen. ! Plieger is een handelsbedrijf, dus ze moeten goedkoop inkopen en zo hoog mogelijk verkopen, maar daarbij wel opletten t.o.v. de concurrenten.

4. Strategische oriëntatie

4

Fasen inkoopproces Tactische inkoop/initiële inkoop = De tactische koop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming met het contract ! Wat voor wastafels willen we gaan inkopen (wit, vierkant, rond?), van wie willen we deze inkopen (China, VS?) en maak hier ook een contract van!

Operationele inkoop = De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract en is gericht op het bestellen en verder afhandelen van orders. ! Dan gaan die witte ronde wastafels letterlijk besteld worden, dan wil je vervolgens ook weten of het al is verzonden etc en is vervolgens ook nazorg belangrijk.

Initiële inkoopfunctie = onderhandelingen, vast leggen in kopen. (ik heb afgesproken dat ik een telefoon voor 90 euro mag inkopen)

Verwervingsfunctie = ziet data, doet bestelling.

Bij ieder inkoopproces zijn diverse fasen te onderscheiden. Het inkoopprocesmodel van Van Weele onderscheidt 6 hoofdfasen: 1. Specificeren • Verschillende eisen opstellen

! Wat heb ik nodig? Hoe groot? Hoe veel? Etc.

• Gevaar: Back-door-selling! ! De inkoop loopt via de afdeling inkoop, maar je hebt altijd kans in een bedrijf dat het anders loopt. Dat een persoon uit de afdeling Productie iets koopt, of taarten namens het bedrijf besteld. Alles zou echter eigelijk via de afdeling inkoop moeten lopen. Of een leverancier geeft cadeautjes e.d. in de hoop dat zijn producten voorgetrokken worden.

2. Selecteren (incl. offreren)

• Op basis van de specificaties ! Inkoper gaat offertes aanvragen (RFQ) en kijken welke leverancier het gunstigste is. Deze ga je dan selecteren, ervoor kiezen

• Approved-vendor-list / Shortlist ! Lijst met goedgekeurde leveranciers. Plieger werkt met lijsten/ervaringen, welke leveranciers krijgen een vinkje. De shortlist, zijn bijvoorbeeld de leveranciers van de top 5 van deze lijst.

3. Contracteren (incl. onderhandelen)

• Contract opstellen ! Inkoper gaat een contract opstellen met de leverancier over de levering, maar ook de aftersales, dus de service en hoe ze het doen met producten die niet goed zijn. Kunnen die terug gestuurd worden naar de leverancier? Etc.

5

4. Bestellen • Gevaar! Maverick-buying ! Inkoop die niet langs de officiële weg van contracten verloopt. De inkoper spreekt iets af, maar degene die moeten bestellen blijven toch naar oude leveranciers gaan. Je kan hierdoor het volume wat is afgesproken met de leverancier niet waarmaken. Jij als inkoper bent dan toch verantwoordelijk. ! Gespreid inkopen, niet bundelen waardoor prijsafspraken niet nagekomen worden. Moet voorkomen worden, daarmee volume en betere prijs. Stomme inkoppertjes moeten samen werken, niet hun eigen plan trekken. Afspraakjes nakomen.

• Gevaar! Prijsverhogingen (niet in contract)

5. Bewaken • Spoedlevering ! bij bestellen of bij bewaken?

• Chasseren ! Najagen als bestellingen niet tijdig (lijkt te) worden geleverd. “Termijn is nog niet verstreken, maar gaat toch even bellen, kun je je belofte nakomen? Lukt het allemaal?”

6. Nazorg • Nazorg door factuurcontrole

• Leveranciersbeoordeling (Vendorrating) ! Vendorrating is een beoordelingssysteem waarbij men zo veel mogelijk werkt met objectieve, kwantificeerbare gegevens voor de te beoordelen

aspecten van leveranciers.

6

Bovengenoemd inkoopproces in stappen = standaardfasering van inkoopproces. Echter, in de praktijk zullen niet altijd alle fasen worden doorlopen (bv. door herhalingsaankoop). Zo kun je de volgende drie andere koopsituaties onderscheiden: New-task situatie (new task buy)

• Nieuw product bij onbekende leverancier. • Er is sprake van grote onzekerheid en van een uitgebreid

probleemoplossing. Hierdoor is er op het gebied van besluitvorming sprake van een lange doorlooptijd. ! veel werk voor inkoper.

Gewijzigde herhalingsaankoop (modified rebuy)

• Nieuw product bij bekende leverancier OF bestaand product van nieuwe leverancier.

• Hierdoor is er sprake van een beperkte probleemoplossing en bestaat er minder onzekerheid. ! Iets minder werk voor inkoper.

Rechtstreekse herhalingsaankoop (straight rebuy)

• Bekend product van een bekende leverancier. • Minste risico’s en de eisen van de leverancier en het

product zijn reeds bekend. ! weinig werk voor de inkoper. Fijnst voor consument

Leerdoel: de student kent algemeen gebruikte begrippen van het vakgebied Inkoop (bijvoorbeeld DMU, PSU, NEVI, global sourcing) Decision Making Unit (DMU) = Inkoper ! In de DMU zitten alle personen die bij een inkoopproces zijn betrokken. Belangrijkste zijn de beslissers! Deze zorgen ervoor dat een product ook echt gekocht gaat worden: • Gebruikers • Beïnvloeders

! De personen die d.m.v. wel/niet gevraagd advies de uitkomst van het inkoopproces beïnvloeden. In de bouwwereld zijn dit bijvoorbeeld architecten die invloed hebben op de materiaal inkoopkeuze.

• Kopers • Beslissers • Gatekeepers

! Gatekeepers beheersen de informatiestroom naar de andere leden van de DMU, bijvoorbeeld door brochures te screenen of door te bepalen welke vertegenwoordigers toegang hebben tot de DMU. ! Kan bijvoorbeeld de secetaresse zijn ‘Waarom belt u?’ … ‘Oke, prima, dan verbind ik u even door’ ! De informatie stroom met folders moeten naar de inkoper toe en een secretaris die filtert alle folders die binnen kopen. Ze kan er dus voor zorgen dat informatie tegen gehouden of gefilterd wordt. Ze zorgen dat de informatie niet bij de kopers terecht komt. Google is ook een voorbeeld. Je kijkt op de links die boven aan uitkomen als je een zoekterm invoert op internet. De informatie op blz. 100 wordt niet meer gelezen.

Problem Solving Unit (PSU) = Verkoper ! Bij complexe koopbeslissingen is het niet wenselijk dat alle contacten via een en dezelfde persoon verlopen. Ook de verkopende partij werkt daarom met een team van specialisten, de Problem Solving Unit (PSU).

7

Global Sourcing Bij een strategie van Global Sourcing worden niet allen de inkoop en logistieke stromen geïntegreerd, maar worden ook de bedrijfsactiviteiten of delen daarvoor zodanig over de wereld geplaatst, dat de kosten en toegevoegde waarde voor de organisatie gunstig zijn. Beroepscode voor de inkoper dankzij NEVI: De nieuwe gezag code omvat vier kernwaarden • Zakelijk fatsoen: eerlijkheid, geheimhouding, betrouwbaarheid en niet-schadelijk

gedrag • Deskundigheid en objectiviteit: innemen van een onafhankelijke positie en het

verschaffen van juiste informatie en oordelen • Vrije mededinging: niet samenspannen, het vermijden van gedwongen winkelnering • Duurzaamheid: respect voor mens, milieu en winst. Leerdoel: De student heeft inzicht in het belang van inkoop als onderdeel van de totale bedrijfsvoering Leerdoel: De student kent de ontwikkelingen en de trends van het vakgebied Inkoop

8

Week 1 E-procedurement Leerdoel: de student kent specifieke begrippen over het onderdeel E-procurement

E-procurement

Het inkopen met gebruikmaking van internettechnologie ! De verzamelterm

E-ordering

Bestellen via internet ! Vliegreis via internet bestellen

E-sourcing

Leveranciers zoeken via internet. ! Je hebt hier speciale sites voor, waar alle leveranciers over de hele wereld op te vinden zijn.

E-tendering

Elektronisch aanbesteden ! Aanbesteden is ‘Ik wil 100 badkuipen’ en dan maken 20 leveranciers een offerte en dan kies ik bijvoorbeeld nummer 3. ! Je zet je aanvraag op internet en leveranciers kunnen er op reageren

RFI = Request For Information ! vragen om informatie

RFQ =Request For Quotation ! Vragen om offerte

E-auctions

Veilingen via internet

Daarbij zijn er twee belangrijke verschillen: • het aantal dimensies (alleen prijs) • en de veilingstijd (is veel korter).

Er zijn diverse soorten veilingen. Deze zijn te onderscheiden in: • English auction

= Opbod, continu stijgende biedingen. ! Veiling bij opbod ’80, wie biedt er meer? 90! Iemand meer? Nee, Verkocht!’ ! Bijvoorbeeld bij kunst

• Dutch auction = Afslag, continu dalende biedingen. ! Biedt er iemand 100? Nee, wie biedt er 90? Wie biedt er 80? Ja, verkocht! ! Bijvoorbeeld bij bloemen

• (Electronic) reverse auction = Een veiling waarbij de inkopende partij een aanbod van wat hij wil hebben, niet de verkopende partij. De verkopers mogen bieden voor welke prijs ze dit gaan leveren. Steeds lager ook tot de laagste prijs is bereikt en diegene mag de levering gaan doen.

• First price sealed bid = Per e-mail of post worden verzegelde biedingen uitgebracht en tegelijkertijd bekend gemaakt. Degene met het beste bod krijgt de order.

• Vickrey = Zelfde als vorige, maar dan betaalt de winnaar de prijs van het op één na beste bod.

• Continuous double auction = Vraag en aanbod wisselen elkaar af. Lijkt op aandelenbeurs.

• Sealed double auction = Tegelijkertijd bieden, m.b.v. een veilingmeester. ! Voor voordelen en nadelen zie boek, blz. 73 t/m 75.

9

Lock-in-effecten

Treden op als een gebruiker geïnvesteerd heeft in meerdere complementaire en duurzame activa ! Ik heb eenmaal Apple aangeschaft en nu wil ik niets anders meer. Als ik een nieuwe wil, dan wil ik ook weer Apple. ! Ziekenhuis heeft gekozen voor Philips en gebruikt dit nu altijd. Als er een update nodig is, dan zullen ze dit weer kopen. Voor inkopers is dit nadelig, ze hebben dan geen inspraak meer.

Switching costs

De kosten die gepaard gaan met het overstappen op een andere leverancier ! Als je dan toch overstapt naar een ander, dat er tijd en geld in gaat zitten omdat je gegevens kwijt bent bijvoorbeeld. (Ik heb nu Apple en stap over naar Android, moet ik agenda en alles aanpassen en alles opnieuw leren.)

Week 2 interne relatief vakgebied inkoop Leerdoel: de student kan algemene elementen van een inkoopstrategie beschrijven, benoemen en toepassen. Interne-klant perspectief = De Inkoper is meer dan alleen onderhandelaar. De inkoper voegt waarde toe aan andere bedrijfsfuncties, bijvoorbeeld logistiek en marketing. ! Als docent belt naar ICTafdeling omdat Smartbord het niet doet. Dan is de docent een soort interne klant. ! Logistiek: producten schrappen, leveranciers terug dringen, betere voorwaarde: Een inkoper kan mee kijken met iemand in de logistiek naar de voorraad en zo ziet hij welke producten minder goed verkopen (20-80%) en zo producten/leveranciers schrappen. Of afspraken maken met logistiek wanneer de leveranciers hun producten moeten leveren. ! Marketing: productontwikkeling, kennis van markt, prijzen: Marketing en inkoop zijn twee vijanden van elkaar. Allebei heel veel verstand van de markt! de kennis van de inkoper van de markt kan gebruikt worden bij het ontwikkelen van producten. Een inkoper heeft verstand van materialen en de prijzen. Je zou een alternatief halffabricaat kunnen ontwikkelen, inkoper heeft kennis van de markt en de techneut heeft verstand van de materialen. Interne relaties Inkoop Organisatiestructuur = Matrixstructuur Interne differentiatie (F-indeling) (Inkoop/Productie/Verkoop) ! We geven iedereen een aparte afdeling en iedereen heeft zijn eigen specialisme. Maar nu verdwijnt dit het wordt veel meer verdeeld in productgroepen. Samen zijn ze 1 geheel. Klassiek heb je een F structuur, maar in het echt ga een team vormen en werken alle afdelingen met elkaar samen.

10

Cross-Functional teams = projectteams die bestaan uit leden van diverse functionele gebieden en die gericht zijn op een flexibele uitvoering van inkooptaken. Een nog verdere ontwikkeling is het cross-functional team waarin de leverancier ook participeert. Let op! Cross-functional samenwerken is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Daarom is het handig als er gebruik gemaakt wordt van randvoorwaarden:

o Richtfase (strategisch) o Inrichtfase (tactisch) o Verrichtfase (operationeel)

! Een team met een aantal mensen van inkoop, productontwikkeling, engineering, design etc. en die gaan iets nieuws bedenken! Vroeger ging dit echter stap voor stap.

Interne relatie tussen inkoop en logistiek ! Juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden ! Order moet gecommuniceerd worden naar de logistieke afdeling, want anders kan het niet besteld worden! (Cruciaal belang communicatie)

Push- en pullmechanismen 1. Push mechanismen

! Westen ! Bijvoorbeeld BMW ! productiebedrijven: wij verwachten de komende maanden zoveel producten af te zetten ! Vaak grote voorraad, als de prognose niet klopt ! Koop 1

2. Pull mechanismen

! Oosten ! Bijvoorbeeld DAF, Scania ! We gaan pas produceren als er een order is. ! aan het einde van de dag, géén voorraad: dus niet risico dat je veel overhoud. ! Heet JIT en kun je vergelijken met koop 5!

Just-in-time-management (JIT) • Alle materialen en producten zijn precies op het tijdstip beschikbaar • Pull-mechanisme • Producent heeft in principe GEEN voorraad ! Als je op deze manier produceert, moet alles werken!! (hele goede band met de leverancier!) want je kunt de hele productie niet stil leggen dit kan in het westen wel. Er is geen voorraad en de producten zijn al verkocht! Terwijl in de westerse wereld het helemaal niet erg om een dagje niet te produceren want het is toch al op voorraad. Meteen problemen oplossen!

11

Interne relatie met afdeling Kwaliteit ! Total Quality Management (TQM) / Integrale kwaliteitszorg (IKZ) 1. De klant bepaalt de kwaliteit. 2. Data is een vereiste en geen meningen (kwaliteitsmeetsysteem). 3. Mensen die binnen systemen werken creëren kwaliteit. 4. Het vereist toewijding naar continue verbetering. 5. Preventie in plaats van detectie.

! Voorkomen/tijdig controleren in plaats van achteraf verbeteren.

6. Kwaliteit moet in het ontwerp zitten en variaties zoveel mogelijk uitsluiten. 7. Het top management moet leiderschap bieden en alle kwaliteitsinitiatieven

ondersteunen. Interne relatie met productontwikkeling

! Inkoopmanoeuvreerruimte = De mogelijkheid tot keuzes maken van de inkoop/ontwerp. Naarmate het koopproces verder is gevorderd, wordt de manouvreerruimte kleiner. ! Misschien heeft inkoop wel suggesties voor grondstoffen, wanneer de specificaties steeds meer vastliggen is het steeds moeilijker om voor inkoop er iets over te zeggen wat betreft leveranciers. Hoe meer suggesties, hoe minder leveranciers! ! Kosten verboden aan technische wijzingen wordt steeds duurder. Als je in begin weet dat je een brievenbus in je deur wilt, wordt dat relatief goedkoop erin geplaatst. Als dat pas op het einde wordt gezegd, dan kost het enorm veel geld om er nog een brievenbus in te plaatsen.

Co-makership • Philips, een van de eerste Europese bedrijven die zich richtte op partnership,

introduceerde eind jaren ’80 de term ‘co-makership.’ • Broersma (1991) omschreef dit als: ‘ het opbouwen van een lange termijnrelatie

opbouwen met een beperkt aantal leveranciers gebaseerd op wederzijds vertrouwen’ • Leveranciers kans zelfs als co-developers of co-designers ! De leverancier ontwerpt dan

zelfs de producten.

= Hele sterke band met je leveranciers, dus een hele strategische relatie met je leveranciers. De keten komt dichter bij elkaar. Je hebt zo’n sterke band met de leverancier, dat hij bijna onderdeel uitmaakt met de onderneming.

! Let op ! Extra literatuur op BB

12

Interne relatie met marketing De relatie tussen inkoop en marketing ligt anders als de relatie tussen inkoop met logistiek, kwaliteit en ontwikkeling. Bij de relatie tussen inkoop en marketing wordt gesproken van natuurlijke tegenstellingen: Big Spenders (marketing) • Omzet georiënteerd • Tailormade producten

! op maat gemaakte producten voor de klant en termen als “Ach dat doen wij wel voor u!”

Penny-Pinchers (inkoop) • Kosten georiënteerd • Standaardproduct Inkoop en strategie Waardeketen = de hele omvang van het bedrijf, alle afdelingen etc. Door het hele bedrijf worden er beetjes waarde toegevoegd aan het product. • Onderste lichte balk is het primaire proces: Bij ieder onderdeel wordt er steeds meer

waarde aan het product toegevoegd. Flesje shampoo is bij de inkoop €0,10 en bij de verkoop €5,00

• Daarbij zijn er secundaire processen, support activities. Het primaire proces wordt ondersteund door deze afdelingen (HRM, Inkoop en Technologie)

• Porter zegt kijk nou eens waar je goed in bent? Dan weet je ook waar je niet goed in

bent en kun je dit gaan uitbesteden! ! Nike is goed in marketing en Sales = waardetoevoegend. Een schoen inkopen voor €10 en verkopen voor €80 dan zit je marketing wel goed! De rest uitbesteden of minder waarde aan kunnen hechten. Doodsteek voor action zou zijn om de inkopers uit te besteden.

13

Belang inkoopfunctie • Focus op kernactiviteiten • Veel uitbesteden van niet-kernactiviteiten • Ook voor Avans is het belang van inkoop toegenomen ! Ook voor Avans is het belang van inkoop toegenomen. Avans denkt goed les te geven = Waardetoevoegend (Belang van de inkoopfunctie) Daarentegen worden de schoonmaak en catering uitbesteed, want het is niet de Core Business.

Inkoop en strategie Als bedrijf kun je keuzes maken: of je gaat tegen iedereen concurreren met lage prijs of je gaat naar een niche segment en een uniek product leveren. Stel: nergens heel goed in C1000 ! niet goedkoop en nergens goed in

Op basis van concurrentie van prijs • Industry wide = concurreren met iedereen • Particular segment: = concurreren met bepaalde groep Ondernemersstrategie <> Inkoopstrategie Als een onderneming besluit om naar links te gaan, zal de inkoop moeten volgen. Voorbeeld Aldi: Ondernemingsstrategie = goedkoopste zijn ! inkoop: producten met laagste prijs inkopen

Ondernemersstrategie Inkoopstrategie

14

1. Commoditymarkt • Opportunity Buying

! Op zoek naar eenmalige goedkope aanbiedingen. Eigen merk van een winkel is de ene week door leverancier A en de andere maand door leverancier B. Het gaat om de goedkope deal

• Veel wisselingen van leveranciers • Veel leveranciers • Harde prijsonderhandelingen • Hoge eisen aan leveranciers, logistiek / financieel

! Op deze markt is iedereen aanwezig, convenience goederen. Jumbo kaas/brood/beschuit etc. allemaal commodity’s. Je gaat in zo’n markt naar aanbiedingen en daar ga je bestellen. Dus minder bezig met kwaliteit en meer met mooie deals sluiten (dus prijs). Kaas van Jumbo is dus niet altijd van zelfde leverancier, ze switchen juist veel van leveranciers, maar staan daarbij wel voor kaas van de beste deal.

2. Nichemarkt • Kostenbesparing relatief minder invloed • Hoge kwaliteit leveranciers (betrouwbaarheid) • Weinig leverancierswisselingen • Hoge eisen kwaliteit van de producten

! Hier ben je op zoek naar kwaliteit! Veel trouwer aan de leveranciers. Meer gericht op kwaliteit en betrouwbaarheid van leveranciers dan gericht op de prijs. ! Denk aan speciale Franse kazen (kaashandels)

Inkoopdoelstellingen Algemene inkoopdoelstellingen: • Inkoop van materialen en diensten naar wens interne klant Specifieke inkoopdoelstellingen: • Product- en procesvernieuwing • Verminderen strategische kwetsbaarheid • Make-or-buy-beslissing

! Zelf maken of het inkopen? Wat is slim?

• Leveranciersmanagement • Samenwerkingsverbanden

15

Week 3 interne relatief vakgebied inkoop Leerdoel: de student kan een make-or-buy beslissing maken

Make-or-buy: bepalen of een bedrijf een product (goed of dienst) het beste kan maken of het beter kan inkopen? Aanleidingen voor make of buy analyse: • Productontwikkeling.

! Kijken of nieuwe onderdelen (componenten voor nieuw goed) in huidige situatie ook kunnen worden gefabriceerd. ! Zie pagina 11 productontwikkeling

• Ontevredenheid over (huidige) leveranciers ! Huidige leveranciers vervangen. Goedkoop is belangrijk, maar als je niet tevreden bent over leevertijd, communicatie, prijs etc. moet je ook nadenken of het beter is om het zelf te maken.

• Afzetverandering !Grote stijging of daling vraag naar eindproduct ! BV: voortaan producten zelf maken die eerst ingekocht werden (daling), inkopen die eerst zelf gemaakt werden (stijging). Festivals die eerst alles zelf maakte e.d. maar inmiddels zo gegroeid zijn dat ze tijdelijke piek hebben in “afzet” en daardoor dan podiums en een tap enzo huren.

• Kostenbeheersing en flexibiliteit ! Mogelijke besparingen / financiering van nieuwe ontwikkelingen. Denk aan vrachtwagen Plieger.

" Minder zorgen (arbeidsrecht) ! ontslagen & lonen " Financieel voordeel (investeringen) " Overzicht kosten " Deskundigheid en kwaliteit " Risicobeperking

• Strategische heroverweging kernactiviteiten !Vanuit ondernemingsstrategie en verlengde niveau. Denken vanuit de kernactiviteit en waar de concurrentiekracht ligt. ! Zegt eigenlijk: “waar zijn we goed in? In Operations bijvoorbeeld, als we DAAR heel goed in zijn, moeten we dat zelf doen MAKE en dan moet de rest uitbesteed worden BUY bij bijvoorbeeld Service”

Make-or-buy beslissingen Zeker niet ‘make’: • Producten die je zelf niet (goed) kunt maken • Product met geringe waarde

! potloden maak je niet meer winst op als je die zelf maakt bijvoorbeeld. Dit kan je dan beter uitbesteden. • Makkelijk in te kopen (routineproduct)

! producten die op elke hoek van de straat te koop zijn kan je beter niet zelf doen. (advocatenkantoor kan een pen beter kopen, niet zelf maken)

Zeker niet ‘buy’: • Kern activiteiten

! Zalando moet haar marketing niet gaan uitbesteden, Nike ook niet

16

Tendens Make-or-buy Productie keert terug naar Europa want: • Crisis geeft meer inzicht

! Als we alles uitbesteden hier geen werk meer is, er verdwijnen hier banen. Om werk te creëren kan je beter hier laten produceren.

• Lonen Azië stijgen hard ! Vroeger waren lonen in Azië echt veel lager, deze stijgen echter ook steeds meer. Dus niet meer veel voordeliger om uit te besteden. Kan ook voortaan zelf voor ong. die prijs.

• Transport en levertijden ! Het duurt 6 a 7 weken tot een container van Hongkong naar Nederland is gekomen. Lange wachttijden en soms zelfs havegeld betalen. Dus sneller zelf doen voortaan.

• Copycat en communicatie ! Produceren betekent ontwerpen naar Azië ! kopiëren (50.000 voor jou 50.000 op andere manier uitbrengen) Betere prijs op westerse markt uitbrengen. ! Je stuurt een ontwerp naar Azië, dat zij het goedkoop maken. Vervolgens maken zij naast jouw versie een private label. Hierdoor krijg je concurrenten van hetzelfde product voor goedkopere prijs onder andere naam.

Original Equipment Manufacturer (OEM) = Een bedrijf dat producten levert ten behoeve van een merkleverancier. De merkleverancier verwerkt het product in eigen producten alsof het een eigen fabricaat is. Kant en klaar, productie wordt helemaal uitbesteed, alleen eigen merkje erop. ! Enige wat jij nog hoeft te doen is een merkje erop. Bij OEM wordt een volledig product voor je gemaakt. Je besteed het uit, jij bent de originele maker. Een derde maakt het voor je, dan zet jij er een merkje op en levert het aan de markt. ! Rico doet niets meer zelf. Als klant een kopieermachine wil, wordt deze gemaakt door een derde, doet Rico er een merkje op en zegt ‘alsjeblieft een rekenmachine’ ! Windows levert bijvoorbeeld ook aan DELL computers kant en klare software. In de winkel doet het een verpakking om en bij Dell is het alleen een CD’tje de OEM-versie. Automatiseringsbedrijven doen dit ook.

Een OEM wordt aangeleverd door: • First tier leveranciers (tientallen) = eerste in de rij

Deze worden aangeleverd door:

• Second tier leveranciers (honderden) = tweede in de rij Deze worden aangeleverd door:

• Third tier leveranciers (duizenden) = derde in de rij Bijvoorbeeld: Daf wordt aangeleverd door tien hoofdproducenten (cabine/onderstel/etc.) (first tier). In een cabine zit een pook en deze wordt weer aangeleverd door andere leveranciers. (second tier) De onderdelen van een pook worden weer geleverd door andere leveranciers (third tier)

Bij failliet gaan van eindproduct ! kost meer banen door aanleveren. Als de OEM dus stopt dan komen er duizenden mensen zonder baan.

17

Leerdoel: de student kent de portfoliobenadering van Kraljic en kan deze toepassen Portfoliobenadering van Kraljic = Een manier om alle producten die je hebt te classificeren, beheersen leveranciers. ! Allereerst kijk je hoeveel je er van inkoopt, volume (verticaal) en vervolgens hoeveel leveranciers hiervan zijn, hoe hoog is je inkooprisico (horizontaal) Voordelen is dat je per product een strategie bedenken

Hefboomproducten: Veel van je omzet (80%), kan je overal krijgen (hoog – laag) leveranciers tegen elkaar uitspelen

Strategische producten: Hardloper, die moeilijk te krijgen, groot deel van winst! 80% bestaat die uit die grondstof ! lego de kunststof (ABS verkrijgbaar bij 2/3 leveranciers)

Routine producten: Relatief weinig inkoop, makkelijk in te kopen (laag – laag) ! plakband

Knelpuntproducten: Vereist focus want je hebt het weinig nodig qua inkoop, zeer lastig te verkrijgen ! iPhone, metaaltje waar maar 2 leveranciers in zijn (1 euro van totale product)

Plannetje: Hefboomproducten: Leveranciers tegen elkaar uitspelen.

Strategische producten:

Behouden, contracten, vriendjes mee zijn. Van strategisch belang, zorgen dichter bij elkaar komt.

Routine producten: Makkelijk bestellen ! binnen minuut bestelling naar leverancier verwerken.

Knelpuntproducten: Zoeken naar andere oplossingen ! iPhone zoeken naar andere metalen.

18

Uitwerking: Routine producten: ! Linksonder • Laag aantal producten inkopen (klein onderdeel) • Laag inkooprisico (veel leveranciers)

! Bijvoorbeeld plakband, koffie etc. weinig inkoopvolume en kun je vrijwel overal wel kopen.

Strategie: Moet je afzonderlijk van elkaar bestellen. Zorgen dat je deze snel kan bestellen zonder veel gedoe.

Hefboomproduct: ! Linksboven • Heel veel volume (invloed op winst is hoog) en laag inkooprisico (veel leveranciers) • Veel leveranciers en je hebt ook heel veel volume

! Bijvoorbeeld papier voor een drukkerij. Dit heb je heel veel nodig, maar is wel overal te koop. Bent hier maar 20% van je tijd aan kwijt om te kopen, maar is wel heel belangrijk dat je dit hebt.

Strategie: Je kan hier je macht uitoefenen op de leveranciers. Kunt die vele leveranciers tegen elkaar uit spleen door allemaal bod te laten doen

Knelpuntproducten: ! Rechtsonder • Weinig volume (klein onderdeel, invloed op winst is laag) maar inkooprisico is hoog

(weinig leveranciers) • Producten die je perse nodig hebt, maar die je op heel weinig plaatsen kan krijgen.

(maar voor 20% of minder groot onderdeel van je eindproduct) ! Bijvoorbeeld de metalen die Apple nodig heeft voor haar Iphone. Is maar een klein onderdeel van het totale product, maar dit is wel nodig om het te kunnen maken. Zijn helaas maar 2 leveranciers van.

Strategie: Je moet op zoek naar andere oplossingen zodat je niet meer zo afhankelijk bent van die paar leveranciers.

Strategische producten: ! Rechtsboven • Veel volume (groot onderdeel, veel invloed op winst) en inkooprisico is hoog (weinig

leveranicers) • Een hardloper die ik moeilijk kan inkopen • Jouw product bestaat voor 80% uit grondstof waar moeilijk aan is te komen.

! 80% van Lego bestaat uit ABS (extra dikke kunstof), maar stel dat deze maar 10 leveranciers heeft Hebt dus hoog inkoop risico, want zijn weinig leveranciers van dit onderdeel, maar de vraag naar is groot, veel van dat onderdeel nodig.

Strategie: Goede relatie met deze leveranciers, partnerships, je moet zorgen dat je ze echt kan behouden. Contracten sluiten, vriendjes worden. Ze zijn gewoon heel erg belangrijk voor je als onderneming. Als het kan zelfs overnemen!

19

Leverancier beoordeling systeem: Key Performance Indicators (KPI) In kaart brengen welke leverancier het goed of niet goed doen. Wat vind ik nou echt belangrijk dat mijn leverancier doet/levert? ! Je begint bij de strategische uitgangspunten van het bedrijf. Hieruit leidt je een aantal kritische succesfactoren uit, welke weer leiden tot KPI’s

Performance Indicators (PI) = Hoe meet ik de KPI’s? Bijvoorbeeld: Strategie: vandaag bestellen/morgen in huis (snelle levering). KSF: leverbetrouwbaarheid naar je klanten toe KPI: snelle levering van je leveranciers PI: Levering binnen 24u, altijd mogelijkheid tot bestellen Strategie: leverbetrouwbaarheid KSF: leverbetrouwbaarheid naar je klanten KPI: leveranciers moeten dan ook lever betrouwbaar zijn. PI: Op tijd leveren, Volledig leveren, Op de juiste plaats geleverd

Gegevens verzamelen van de PI’s • Strafpunten • Prijsindex (zie boek) • Zonder gewichten (niet compensatorisch)

Kritische succes factoren (KSF)

Strategische uitgangspunten bedrijf

Key performance indicators (KPI)

20

Week 4 Leerdoel: de student kent inhoudelijk de verschillende fases van het inkoopproces Tactische inkoop/initiële inkoop = De tactische koop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming met het contract ! Wat voor wastafels willen we gaan inkopen (wit, vierkant, rond?), van wie willen we deze inkopen (China, VS?) en maak hier ook een contract van!

Operationele inkoop = De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract en is gericht op het bestellen en verder afhandelen van orders. ! Dan gaan die witte ronde wastafels letterlijk besteld worden, dan wil je vervolgens ook weten of het al is verzonden etc en is vervolgens ook nazorg belangrijk.

Initiële inkoopfunctie = onderhandelingen, vast leggen in kopen. (ik heb afgesproken dat ik een telefoon voor 90 euro mag inkopen)

Verwervingsfunctie = ziet data, doet bestelling.

Specificeren = fase 1 van het inkoopproces “Het doel van specificeren is het zo objectief mogelijk beschrijven en vastleggen van de in te kopen goederen en diensten. Niet alleen het product/dienst beschrijven, maar ook de dienstverlening eromheen (bijvoorbeeld logistiek en facturering).” ! Duidelijk maken als inkoper wat je precies nodig hebt, met functionele eisen, maar wel dat er meerdere leveranciers mogelijk zijn, niet richting bepaald merk formuleren. ! Niet op gevoel, maar op ratio. Een product moet aan specifieke eisen voldoen. Je noemt hier nog geen merknamen, maar wel prijs en levertijd.

Er wordt bij specificeren dus wél een programma van eisen gemaakt: • Functionele eisen (gebruiksdoel)

! Je moet ermee kunnen schrijven • Technische eisen (technische kenmerken)

! Het moet blauw zijn • Logistieke eisen

! Bepaald leverpunt • Kwaliteitseisen

! Km mee kunnen schrijven • Commerciële eisen

! Wanneer betalen / korting? • Milieuaspecten

! Milieu vriendelijk • Sociale aspecten

! Hoor ik er wel bij

21

Problemen met specificeren • Gebrekkige specificatie

! Geen goede vergelijking mogelijk door slechte kenmerken. Niet specifiek • Veranderende specificatie

! Kenmerken in loop van tijd aangepast. “Ik wil toch graag een roze frame” • Overspecificatie

! Te veel specificaties gevraagd, waardoor er nog maar 1 keuze/leverancier overblijft die er dan meteen de hoofdprijs voor kan vragen.

Offreren: Wanneer ga je een offerte aanvragen? • Incidentele aankopen

1x ! je kent de prijs niet, dan informeren over prijzen en kwaliteit • Reguliere aankoop

! boos op leverancier, wil nieuwe • Mogelijke reguliere aankoop

! nieuwe product, blijven aankopen. • Reguliere aankoop (marktverkenning)

! prijs in markt voelen, betaal jij een goede prijs voor een product 4 stappen bij offereren

2. Leverancierslijst / bestand

- Approved-vendorlist

- Preferred suppliers

- Potentiële leveranciers

1. Pré-kwalificatie

Eerste selectie van leveranciers toevoegen aan

3. Bidderslist

Lijst van leveranciers uitgekozen om een offerte uit te brengen

Meestal 3-5 leveranciers, afhankelijk van o.a.:

financiële belang, beschikbare tijd, voorkeur van organisatie

4. Aanvragen van offertes

Is een voorstel ten aanzien van de voorwaarden waaronder de gevraagde producten x diensten zullen worden geleverd

22

1. Pre-kwalificatie

A. Pré-kwalificatie: ! Eerste sectie van leveranciers. Opzoek naar leveranciers die er aan zouden kunnen voldoen/uitvoeren. (grote hoeveelheden bijzonder belangrijk) technisch mogelijk?

B. Marktonderzoeken ! Vendorrating: in eigen systemen kijken

C. Programma eisen Waaraan moet het voldoen? Zelfde als bij specificatie. Eisen die betrekking hebben op de geschiktheid van een leverancier om producten te leveren.

2. Leverancierslijst ! Opzoek naar veel leveranciers die order uit zouden kunnen leveren.

A. Approved vendorlist ! Met welke zou ik nu zaken mogen doen ik nu zaken, welke zijn al goed gekeurd?

B. Preferred suppliers ! Binnen bestaande ! paar met welke je echt graag zaken mee doet

C. Potentiële leveranciers ! Selectie van bedrijven die het zouden kunnen

3. Bidderslist

! Lijst van leveranciers uitgekozen om een offerte uit te brengen. Meestal 3-5 leveranciers, afhankelijk van o.a.: financiële belang, beschikbare tijd, voorkeur van organisatie

4. Aanvragen van offertes Is een voorstel ten aanzien van de voorwaarden waaronder de gevraagde producten / diensten zullen worden geleverd. Daadwerkelijk aanvragen “beste leverancier geef mij de prijs voor P/Dienst”. = vrijblijvend ! je vraagt bij meerdere offerte aan ! vergelijken

23

Leerdoel: de student kent de richtlijnen van een aanbesteding Aanbesteding = Het aanvragen van een bindende prijsopgave voor het uitvoeren van een project of de levering van een product.

2 soorten aanbestedingen: • Openbare aanbesteding:

! Publiceert via internet (aanbestedende partij) vermeld aan wereld, ik heb bepaald project/ik heb bepaald product nodig. Alle leveranciers zijn uitgenodigd. Geef mij de beste prijs ! Hebt selectie punten op papier, dan ga je kiezen en na afloop bekent maken waarom je welke hebt gekozen.

• Onderhandse aanbesteding:

! Potentiele leveranciers , lijkt offerte aanvraag. Eerst voorselectie ! Binnen netwerk zoeken naar leveranciers, van te voren selecteren. Prijs voorstel vragen (offerte) ! zien als offerte ronden voor groter project doe mij een prijsvoorstelling = beste volgens criteria is bindend.

Europese aanbestedingen = Openbare aanbesteding, ieder overheidsorgaan bij investering boven 130.000 euro! Voordelen aanbesteding: • Transparant

= Idereen in Europa kan opdracht zien. • Objectiviteit

= Diegene die rotonde maakt ! vooraf criteria vaststellen ! gunfactoren/selectiecriteria bepalen wie leverancier gaat worden

• Non-discriminatie = Iedereen die inschrijft krijgt zelfde informatie en rechten. Altijd naar alle andere bedrijven terugkoppelen (informatie).

Chinese muur principe: = Als iemand die mee eisen opstelt voor de aanbeveling, mag uiteindelijk niet mee om het te gaan leveren. Dus: Voor aanbesteding ! informatie winnen ! bedrijf die jou informatie verschaft, mag niet meer meedoen met aanbesteding (adviseur van aanbesteder mag niet meedingen)

Extra stof NEVI: Nederlandse vereniging inkoopmanagement ! doel vakbekwaamheid en professionaliteit die bij uitoefening inkoopfunctie betrokken zijn te vergroten. Global sourcing: = Strategie waarbij niet alleen inkoop en logistieke stromen geïntegreerd, maar worden de bedrijfsactiviteiten of delen daarvan zodanig over de wereld geplaatst, dat de kosten en toegevoegde waarden voor de organisatie gunstig zijn.