PROCEDURES EN REGLEMENTEN van STICHTING STEUN EMMA …media.tagthelove.com/64/files/REGLEMENTEN St...
50
1 PROCEDURES EN REGLEMENTEN van STICHTING STEUN EMMA KINDERZIEKENHUIS AMC Amsterdam Juni 2015
Transcript of PROCEDURES EN REGLEMENTEN van STICHTING STEUN EMMA …media.tagthelove.com/64/files/REGLEMENTEN St...
1
PROCEDURES EN REGLEMENTEN
van
STICHTING STEUN EMMA KINDERZIEKENHUIS AMC
Amsterdam
Juni 2015
2
PROCEDURES EN REGLEMENTEN
STICHTING STEUN EMMA KINDERZIEKENHUIS AMC
INHOUD
Bladzijde
0. Inhoud 2
1. Beleggingsstatuut 3
2. Gedragscode fondsenwerving 4
3. Procedure klachtenbehandeling 7
4. Functietoewijzing en aftreedrooster bestuursleden 12
5. Melding nevenfuncties 14
6. Functie- en taakomschrijving directeur en bureauleden 17
7. Vrijwilligersbeleid 21
8. Omschrijving administratieve organisatie en interne controle 22
9. Reglement aanvraag financiële ondersteuning voor EKZ projecten en
initiatieven Wetenschappelijk Onderzoek 25
10. Reglement aanvraag financiële ondersteuning voor EKZ projecten en
initiatieven, anders dan Wetenschappelijk Onderzoek 38
11. Reglement fondsen op naam 46
3
1. Beleggingsstatuut
De Stichting kan zijn tijdelijk overtollige geldmiddelen aanwenden ter verkrijging van extra
opbrengsten. De hier bedoelde aanwendingen zijn beperkt tot:
1. deposito’s, spaarrekeningen e.d. in al zijn verschijningsvormen, aan te houden bij
uitsluitend Nederlandse bankinstellingen met een hoge kredietwaardigheid
(bijvoorbeeld ABN AMRO Bank, ING Bank, RABO Bank). De termijnen waarop
deze gelden op deposito, spaarrekening etc. kunnen worden uitgezet, zijn begrensd
tot een looptijd van maximaal 2 aaneengesloten jaren. De termijnen waarop
bedragen worden uitgezet worden bepaald door voorzitter en penningmeester
gezamenlijk;
2. obligaties uitgegeven door organisaties met een voldoende hoge credit rating (van
geval tot geval vast te stellen door het voltallige bestuur), waarbij de intentie moet
bestaan deze obligaties aan te houden tot aflossing.
Er wordt niet belegd in aandelen, financiële derivaten, grondstoffen, onroerend goed of andere
beleggingsinstrumenten (behoudens hierboven genoemd). Evenmin wordt belegd in obligaties
van uitgevende organisaties, met de intentie deze obligaties aan te wenden voor de “handel”
(i.c. speculatie op koerswinsten). Obligaties, op enig moment aangeschaft met de intentie om
deze aan te houden tot aflossing, kunnen incidenteel vóór aflossing worden verkocht, echter
uitsluitend na een beslissing als zodanig, te nemen door het dagelijks bestuur (voorzitter,
secretaris en penningmeester), ongeacht de hoogte van de te verkopen waarde.
4
2. Gedragscode fondsenwerving
De Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC zal bij de werving, het beheer en de
besteding van de voor de doelstellingen van beide stichtingen verkregen middelen alles in het
werk stellen om het vertrouwen van het publiek in de stichting waar te maken en te
bevorderen.
De stichting erkent haar verantwoordelijkheden jegens:
de gevers,
waaronder wordt verstaan alle personen, groepen en instanties, die om niet en vrijwillig de
stichting ondersteunt door het geven van geld en middelen in natura;
het begunstigde doel,
waaronder wordt verstaan de door de stichting bij de werving aangegeven bestemming van de
geworven middelen (dit zijn uitsluitend bestemmingen naar bepaalde fondsen of projecten
binnen het Emma Kinderziekenhuis AMC, conform de statutair vastgelegde doelstellingen
van de beide stichtingen);
de vrijwilligers,
waaronder wordt verstaan de persoon of personen die zich om niet en op vrijwillige basis ter
beschikking stelt voor de fondsenwerving en de realisering van de doelstellingen van de
stichting;
de collega-instelling,
waaronder wordt verstaan die instelligen welke zich voor hun fondsenwerving op het
Nederlandse publiek richten;
de samenleving,
waaronder wordt verstaan de maatschappelijke omgeving waarbinnen de stichting
functioneert.
Het handelen van de stichting wordt bepaald door een aantal leidende basiswaarden. Deze
basiswaarden zijn respect, openheid, betrouwbaarheid en kwaliteit.
Respect
betekent het eerbiedigen van menselijke waardigheid en privacy, van de eigen identiteit van
personen en groepen, daarnaast heeft respect betrekking op keuzevrijheid en vrijwilligheid
van personen en groepen.
Openheid
5
betekent dat alle belanghebbenden geïnformeerd worden over alle voor hun belang relevante
gegevens van inhoudelijke en financiële aard.
Betrouwbaarheid
Betekent dat de belanghebbenden er van uit kunnen gaan dat de verstrekte informatie
waarheidsgetrouw is, dat de stichtingen professioneel en efficiënt werken aan het bereiken
van de gestelde doelen en dat de stichtingen zich juist en volledig verantwoorden.
Kwaliteit
betekent het voortdurend streven naar deskundig, slagvaardig en kostenbewust handelen.
Deze basiswaarden bepalen het handelen en nalaten van de stichting ten opzichte van de
belanghebbenden. In de dagelijkse zaken hebben deze basiswaarden concrete betekenis voor
de relatie van de stichting met de gevers en met het begunstigde doel, voor de omgang met
vrijwilligers, voor de relaties met collega-instellingen alsmede voor haar verhouding tot de
maatschappij.
Een en ander betekent:
dat de gever erop vertrouwen kan, dat-
volledige, juiste en toegankelijke informatie over het doel van werving wordt
verstrekt,
bij werving respect voor gever en begunstigde wordt betoond,
naar maximale kwaliteit wordt gestreefd bij alle uitvoerende werkzaamheden,
zoveel mogelijk van de ontvangen middelen aan de doelstellingen van de stichting
(d.w.z. aanwending voor benoemde fondsen en projecten binnen het Emma
Kinderziekenhuis AMC) wordt besteed,
volledig, eerlijk en begrijpelijk verantwoording wordt afgelegd over besteding van de
middelen en de activiteiten om de doelstellingen te realiseren;
dat de begunstigde erop vertrouwen kan, dat-
er met respect zal worden gehandeld,
gestreefd wordt naar maximale kwaliteit bij de activiteiten om de doelstellingen te
realiseren;
dat de vrijwilliger erop vertrouwen kan, dat-
6
algemeen aanvaarde regels van waarden en normen van goed opdrachtgeverschap
worden nageleefd, voorzover deze van toepassing zijn op hun werkzaamheden,
goede voorwaarden worden geschapen voor hun inzet,
zij op passende wijze worden gewaardeerd voor hun inzet;
dat collega-instellingen erop vertrouwen kunnen, dat-
onderling respect wordt betoond,
bereidheid tot overleg over gemeenschappelijke belangen bestaat,
gestreefd wordt naar afstemming en samenwerking bij werving, beheer en besteding,
publiekelijk geen negatieve uitspraken over elkaar worden gedaan;
dat de samenleving erop vertrouwen kan, dat-
de stichting zich houdt aan algemeen aanvaarde waarden en normen, zowel van
maatschappelijk gedrag als van principes van de democratische rechtsstaat, en dat te
allen tijde bereidheid bestaat en wordt getoond tot overleg en dialoog met relevante
maatschappelijke en politieke groeperingen over het eigen functioneren.
De stichting biedt iedereen de mogelijkheid een klacht in te dienen, als zij tekortschiet of lijkt
te schieten in haar streven naar een vertrouwenwekkend fondsen werven, beheren en
besteden, of anderszins de bovenstaande basiswaarden niet naleeft of lijkt na te leven.
7
3. Procedure klachtenbehandeling
1. ALGEMEEN
a. Klachten kunnen worden ingediend bij alle bureaumedewerkers van de Stichting. In
beginsel is de directeur het primaire meldpunt voor een klacht. Als de klacht de
directeur zelf betreft, kan de klacht ook worden ingediend bij de secretaris van het
bestuur. Alle binnengekomen klachten dienen op een klachtenformulier (zie hierna voor
voorbeeld) te worden geregistreerd.
b. Alle klachten dienen direct in behandeling te worden genomen.
c. Indien een klacht niet direct afdoende behandeld kan worden, dan ontvangt de klager zo
spoedig mogelijk informatie over de verwachte wijze en tijdsduur van afhandeling.
d. De klager mag verwachten dat de Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC de
voortgang van de afhandeling bewaakt; het is de taak van de Stichting om dit de klager
ook als zodanig te laten ervaren.
e. Klachten zijn voor de Stichting een waardevolle bron van informatie met betrekking tot
de kwaliteit van het functioneren, alsmede het beeld dat de buitenwereld heeft over het
functioneren van de Stichting.
f. In verband met het onder punt 1.d. gestelde is de directeur van de Stichting
verantwoordelijk voor de coördinatie en de uitvoering van het klachtenbeleid, onverlet
de verantwoordelijkheid van alle medewerkers van de Stichting actief te handelen
overeenkomstig het klachtenbeleid, zowel in- als extern.
g. Tenminste eenmaal per kwartaal zal binnen het bureau van de Stichting een evaluatie
plaatsvinden over de ingediende klachten om:
de naleving van de gedragscode fondsenwerving van de stichting te toetsen;
kwaliteit van de organisatie in algemene zin te toetsen;
structurele signalen zo vroeg mogelijk te onderkennen;
de communicatie met de doelgroep te verbeteren.
h. De directeur van de Stichting draagt ten behoeve van de evaluatie zorg voor rubricering
van de klachten en bereidt de evaluatie schriftelijk voor. Tevens stelt hij/zij tenminste
eenmaal per kwartaal het bestuur op de hoogte van ingediende klachten en de
afhandeling daarvan. Zie ook onder punt 3 hierna.
8
i. Klachten kunnen zowel betrekking hebben op de fondsenwerving door de Stichting als
de uitoefening van haar feitelijke functie zoals subsidieverstrekking, standpuntbepaling
en voorlichting.
2. PROCEDURE
a. Mondelinge klachten.
- Een medewerker die een mondelinge/telefonische klacht krijgt handelt deze, indien
mogelijk, direct mondeling af. De klager kan ook korte tijd later worden teruggebeld,
nadat, indien wenselijk, overleg is gevoerd met de directeur van de Stichting.
- De klacht wordt geregistreerd op het daarvoor bestemde klachtenformulier met
vermelding van naam, adres en telefoonnummer van de klager.
- Soms kan het nuttig zijn ook nog een schriftelijke bevestiging van een mondeling
antwoord naar de klager te sturen. Dit gaat in overleg met de directeur van de Stichting.
- De afhandeling van de klacht wordt vastgelegd op het klachtenformulier.
b. Schriftelijke klachten (inclusief klachten via e-mail).
- De klacht wordt geregistreerd op het daarvoor bestemde formulier onder vermelding
van naam, adres en telefoonnummer van de klager. De schriftelijke klacht en het
klachtenformulier worden samengevoegd.
- De klager krijgt binnen twee weken na ontvangst van zijn/haar klacht een brief met
een officiële reactie, ondertekend door de directeur van de Stichting, welke de klacht
betreft. In deze reactie wordt de datum van ontvangst van de brief van de klager
vermeld.
c. Inhoud van de brief.
Het gaat er in de antwoordbrief niet om een oordeel te geven of de klacht al dan niet
gegrond is, maar om aandacht te geven aan wat de reden is van het handelen of nalaten
dat aan de klacht ten grondslag ligt. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan
consequenties van het algemene beleid. Voorts kan aan de orde komen:
snelle behandeling en herstel van fouten;
duidelijke informatie over genoemd onderwerp;
respect voor andermans mening;
9
hulpvaardigheid.
Als de klacht niet binnen twee weken kan worden afgehandeld, krijgt de klager binnen
deze termijn een ontvangstbevestiging met daarin:
datum waarop de brief is ontvangen
informatie over de verdere afhandeling (tijdsduur, verloop procedure,
contactpersoon, etc.).
3. GEGRONDE KLACHTEN
Een klacht kan door de directeur of het bestuur gegrond worden gevonden (waarbij het
bestuur het laatste woord heeft). Ook kunnen klachten uiteindelijk gegrond worden verklaard
na een gerechtelijke procedure. De consequenties daarvan (i.c. de opvolging van een gegronde
klacht) kunnen liggen in een mondeling of schriftelijk excuus, een noodzakelijk geachte
aanpassing van de organisatorische inrichting of personele bezetting van de Stichting,
financiële genoegdoening van benadeelde(n) of anderszins. Besluiten over aard, invulling en
timing van deze consequentie(s) dienen door het bestuur te worden genomen, evenals de
eventueel te voeren wijze van communicatie terzake en de aanwijzing van een woord- of
penvoerder in dezen. Zolang het bestuur dergelijke besluiten nog niet genomen heeft, is het
niemand in de Stichting (bureau, directeur noch individuele bestuursleden) toegestaan over de
klacht extern te communiceren (ook niet naar klager). Tot het moment van dit bestuursbesluit
heeft een ieder in de Stichting een algemene zwijgplicht en geheimhoudingsplicht over de
betrokken klacht. Niet naleving hiervan is een grond voor ontslag.
10
KLACHTENFORMULIER
Klachtnummer: ____________
Datum ingediend: ____________
Ingediend door: Naam: ________________________
Adres: ________________________
Postcode: ________________________
Woonplaats: _______________________
Telefoon: ________________________
E-mail adres:_______________________
Beschrijving van de klacht:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Afhandeling klacht:
Door: ___________________
Datum:__________________
Beschrijving afwikkeling:______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
11
Datum antwoordbrief: ________________
Getekend door: ________________
Klacht gegrond (beslissing directeur)?
____JA
Datum informatie naar bestuur: _____________
Bestuursbesluit terzake van opvolging: _____________
(aard bestuursbesluit is in notulen van betreffende bestuursvergadering te vinden)
____NEE
Samenvatting en rubricering voor communicatie naar bestuur:____________
12
4. Functietoewijzing en aftreedrooster bestuursleden
1. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Een
zittingsperiode korter dan 4 jaar kan aan de orde zijn als een nieuw bestuurslid een ander
(afgetreden) bestuurslid vervangt en diens aftreedrooster overneemt.
2. Statutair zijn personen maximaal 12 jaar bestuurslid, ongeacht de daarin vervulde functies.
3. Het bestuur kent statutair minimaal 5 leden en maximaal 9 leden.
4. De functie van vice-voorzitter kan gecombineerd worden met alle andere bestuursfuncties,
behoudens die van voorzitter. Indien de functie wordt gecombineerd met een andere
bestuursfunctie, volgt het aftreedrooster van de vice-voorzitter dat van de betrokken
persoon in die andere bestuursfunctie. De vice-voorzitter neemt alle taken en
verantwoordelijkheden over van de voorzitter in geval van ontstentenis van deze laatste.
5. Als een bestuurslid tussentijds aftreedt, neemt zijn vervanger de plaats in van zijn
voorganger, inclusief het bij die voorganger behorende aftreedrooster.
6. Indien het vervangende bestuurslid reeds bestuurslid was maar in een andere functie,
neemt dat vervangende bestuurslid ook het aftreedrooster over van zijn voorganger. Het
vervangende bestuurslid is echter verplicht (eventueel tussentijds) weer af te treden op het
moment dat hij zijn maximale bestuurstermijn van 12 jaar heeft volgemaakt.
7. Voor het aftreedrooster, ten behoeve van het tellen van bestuursjaren, wordt de datum van
aantreden en aftreden steeds geacht 31 december van enig jaar te zijn.
Het bestuur kent de volgende functies en rooster van (her)benoemingen behorende bij die
functies.
13
Functie Jaar eerste Jaar Jaar Jaar Uiterlijke datum
benoeming benoeming herbenoeming herbenoeming aftreden
Voorzitter 2007 2010 2014 2018 2019
R. Kuijten(Rene)
Secretaris 2011 2011 2015 2019 2023
H. Broeders (Henk)
Penningmeester 2015 2015 2019 2023 2019
A.Rahusen (Alexander)
Lid 1 2012 2013 2017 2021 2024
S. de Ranitz (Sijmen)
Lid 2 2011 2011 2015 2019 2023
R. Wisbrun (Ralph)
Lid 3 2011 2011 2015 2019 2023
H. Dijkhuizen(Herman)
14
5. Melding nevenfuncties
Uitwerking van statuten, artikel 5, lid 7 (bestuursleden) en artikel 10, lid 4 (directeur) van
Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC:
Alle individuele bestuursleden en de directeur van de stichting melden elke relevante
nevenfunctie aan het bestuur. Voor het aanvaarden of continueren van een betaalde of
onbetaalde nevenfunctie die strijdig kan zijn met de belangen van de stichting, behoeft het
bestuurslid en de directeur de goedkeuring van het bestuur. Aanvaarding of continuering van
een betaalde of onbetaalde nevenfunctie welke niet de goedkeuring van het bestuur verkrijgt,
is een grond voor ontslag.
Ieder bestuurslid en de directeur van de stichting dienen de directeur van het bestuur
onverwijld op de hoogte te stellen van nevenfuncties die strijdig kunnen zijn met de belangen
van de stichting (mogelijke onverenigbaarheid).
Ook kan door zich voordoende ontwikkelingen binnen de Stichting of ten aanzien van de
nevenfunctie een mogelijke onverenigbaarheid ontstaan die bij aanvaarding van het
bestuurslidmaatschap of directeurspositie van de Stichting of bij aanvaarding van de
nevenfunctie niet bestond. Ook dan moet onverwijld gemeld worden zodra deze ontwikkeling
zich voordoet.
De directeur brengt alle binnengekomen meldingen aan de orde op de eerstvolgende
bestuursvergadering, voor besluitvorming over het al of niet bestaan van onverenigbaarheid
met betrekking tot de nevenfunctie. Indien geconcludeerd wordt dat er sprake is van
onverenigbaarheid, dient ofwel het bestuurslidmaatschap van de de stichting, ofwel de
nevenfunctie te worden opgegeven (naar keuze van het betrokken bestuurslid). Mutatis
mutandis geldt hetzelfde voor de directeur van de stichting. Een besluit tot onverenigbaarheid
met betrekking tot een nevenfunctie en de gevolgen daarvan dienen ondubbelzinnig in de
notulen van de betreffende bestuursvergadering te worden vastgelegd.
De directeur houdt een “register nevenfuncties” bij van alle gemelde nevenfuncties per
bestuurslid en de directeur, welke door het bestuur zijn goedgekeurd (i.c. besloten is dat geen
sprake van onverenigbaarheid is), voorzien van datum waarop de betreffende nevenfunctie
15
aan de directeur is gemeld, respectievelijk de datum waarop de betreffende nevenfunctie door
het bestuur is goedgekeurd. Tenminste eens per jaar informeert de directeur bij alle
bestuursleden en de directeur of er wijzigingen zijn in samenstelling, aard of inhoud van de
nevenfuncties, welke een nieuwe beoordeling van mogelijke onverenigbaarheid door het
bestuur zouden kunnen rechtvaardigen. De bestuursleden en de directeur zijn verplicht deze
informatie onverwijld, juist en volledig te verstrekken.
Indien een eerder gemelde nevenfunctie ophoudt te bestaan, wordt door het betrokken
bestuurslid of de directeur deze nevenfunctie afgemeld bij de directeur, die daarvan
aantekening houdt in het register nevenfuncties.
16
MELDING NEVENFUNCTIE(S)
Naam bestuurslid: ____________________________________
Naam directeur: ____________________________________
Nevenfunctie: Bij bedrijf Omschrijving Datum Datum Datum
of instelling: nevenfunctie: melding: goedkeuring afmelding
bestuur: nevenfunctie
1.__________________________________________________________________________
2.__________________________________________________________________________
3.__________________________________________________________________________
4.__________________________________________________________________________
5.__________________________________________________________________________
6.__________________________________________________________________________
7.__________________________________________________________________________
Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC
Meibergdreef 9
1105 AZ Amsterdam
17
6. Functie- en taakomschrijving directeur en bureauleden
Functieomschrijving directeur (Henriette van Eeghen)
Fondsenwerving
Ontwikkeling van relaties met notarissen, ter stimulering van opneming van stichting
steun emma kinderziekenhuis amc als erfgenaam of legataris in testamenten.
Goede communicatie met (potentiele) donateurs van een zekere geldelijke omvang,
warm houden van netwerk.
Communicatie spil met EKZ, AMC en AMC Foundation in algemene zin.
Verder uitbouwen van Charibase gebruik, voorzover dienstig aan fondsenwerving.
Uitwerken van IT mogelijkheden, voorzover dienstig aan fondsenwerving (digitale
betalingsmogelijkheden, sociale media e.d.).
Kanaliseren van aanvragen voor financiele ondersteuning van ststekz (aanvragen <=
2.000 kunnen zelfstandig door Henriette van Eeghen en Callista Scheffers gezamenlijk
worden goedgekeurd), behoudens die van/voor de fondsen op naam.
Kanaliseren van aanvragen via de wetenschappelijke adviesraad.
Voorbereiden bestuursvergaderingen, organiseren van eventuele “gasten” voor
presentaties, toelichting op aanvragen e.d., verantwoordelijk voor een deugdelijke
verslaglegging van deze vergaderingen (notulen, besluiten, acties,
voortgangsrapportages, etc).
Informatievergaring t.z.v. bestedingen door ststekz (m.n. zijn de bestedingen gedaan in
overeenstemming met de aanvankelijke doelstellingen t.t.v. de aanvraag/toekenning,
i.c. invulling van de effectiviteitsvraag, incl. rapportage daarover aan het bestuur), ook
voor de fondsen op naam (zij het dat hiervoor 1 of 2 keer per jaar op de totale
bestedingen toereikend moet zijn).
Aansturing van de medewerkers van het Stichtings bureau
redactie halfjaarlijkse nieuwsbrief en het e-nieuws
Overzicht tav beheer en updaten van website: www.steunemma.nl en social media van
de Stichting
18
Functieomschrijving bureaumedewerker algemeen (Vivian Samallo)
Fondsenwerving werkzaamheden
- directe versterking en ondersteuning van de directeur
secretariële werkzaamheden
- zelfstandig correspondentie behandelen
- postbehandeling
- agendabeheer
- voorbereiden, notuleren en uitwerken vergaderingen
- beheer relatienetwerk met database Charibase
- archiveren
- administratieve coordinatie van de jaarlijkse WAR-ronde
Organisatieactiviteiten
- organisatie activiteiten in relatie tot vrijwilligers
- coordinatie van de halfjaarlijkse nieuwsbrief
19
Functieomschrijving administratief medewerk(st)er (Callista Scheffers)
Betalingen
1. Factuur coderen
2. Factuur accorderen Callista/Alexander/Rene
3. Betaling doen middels Access on Line
Incasso’s (n.a.v. Machting donateur en volmacht lijfrente)
1. Coderen incasso
2. Invoeren N.A.W. in Charibase
3. Betaling controleren en doen via Charibase en Access on Line
Lijfrente/schenking
1. Akten opvolgen, ontvangst toegezegde bedragen
Nalatenschap
1. Ondertekening benificiaire aanvaarding twee bestuursleden,
(eventueel 1 bestuurslid
met machtiging van een
ander bestuurslid)
2. Afhandeling door bureau in overleg met Alexander
Renteberekening
1. renteberekening t.g.v. de verschillende beheerfondsen Alexander/ Orchestra
2. invoer in Globe exact
Administratie
1. Coderen kosten en binnengekomen gelden
2. Filen rekeningoverzichten en overige zaken (bedankbrieven
etc)
3. Invoeren N.A.W. in Charibase
4. invoeren rekeningoverzichten Globe exact
Fondsen op naam
1. Ontvangen elke januari: overzicht stand van zaken
2. Ondersteuning bij volmacht lijfrente
20
3. “Aanmaken nieuw fonds” en wijzigingen autorisatie
Zie fondsen op naam, “beleid en procedure”
Jaarrekening
1. Accountant (arrangement letter, fees, deadlines etc) Alexander
2. Rekening houden met CBF eisen
3. Eindbespreking Accountant en Stichting Alexander
4. Vaststellen concept Jaarrekening in bestuursvergadering Alexander
21
7. Vrijwilligersbeleid
Vrijwilligers vallen niet onder de Stichting; zij worden direct aangetrokken en vallen onder
aansturing van het Emma Kinderziekenhuis AMC. De Stichting heeft derhalve geen
zelfstandig vrijwiligersbeleid.
22
8. Omschrijving administratieve organisatie en interne controle
De Stichting als organisatie kent een bestuur, onderverdeeld in een toezichthoudend bestuur
en een dagelijks bestuur (deze laatste in de persoon van voorzitter, secretaris en
penningmeester), wier onderscheidenlijke taken in de statuten nader zijn uitgewerkt.
Daarnaast bestaat een bureau, belast met de dagelijkse uitvoering. De onderscheidenlijke
functies binnen het bureau zijn een functie fondsenwerving, een functie liaison met het
ziekenhuis EKZ en een functie finance & administratie. De stichting heeft een directeur, voor
wie de functieomschrijving primair gericht is op fondsenwerving.
De Stichting kent slechts één begunstigde en dat is het Emma Kinderziekenhuis AMC
(“EKZ”). Daarbinnen zijn uiteraard wel verschillende belanghebbenden (verschillende
afdelingen, specialismen e.d.). Normaliter worden vanuit het EKZ initiatieven aangedragen
naar de Stichting ter financiële ondersteuning: de Stichting ontwikkelt in dit opzicht geen
eigen bestedingsbeleid en is derhalve normaliter passief. Deze EKZ initiatieven bereiken in
eerste instantie als aanvraag de ziekenhuis liaison functie binnen het stichtingsbureau. De
stichting subsidieert in voorkomende gevallen deze aanvragen, maar houdt zich in principe
afzijdig bij het aanschaffen van materialen of exploitatie.
Dat betekent dat:
de stichting geen activa aanschaft (het EKZ schaft activa aan, en wordt dus ook
eigenaar van deze activa, die in voorkomende gevallen door de stichting betaald
worden), en
de stichting geen betrokkenheid heeft bij de exploitatiekosten van een afdeling,
activiteit etc, welke door financiering door de stichting totstand is gekomen.
Exploitatie is aan het EKZ.
de stichting geen personeel in dienst heeft, en derhalve geen arbeidsrechtelijke en
fiscaalrechtelijke relatie heeft met personen. Personen die een activiteit ontplooien
welke door de stichting gefinancierd wordt (m.a.w. wier personele vergoedingen
uiteindelijk worden gefinancierd door de stichting), worden geacht hun
arbeidsrechtelijke relatie met het AMC te hebben (of een andere, aan AMC gelieerde,
bekende partij). De stichting heeft geen loonbelastingnummer.
23
Deze uitgangsstelling kent sinds diverse jaren twee bijzonderheden (zonder dat deze
uitzonderingen op deze uitgangsstelling zijn):
(1) de medewerksters van het bureau van de stichting hebben een arbeidsrechtelijke relatie
met het AMC. Het AMC bepaalt (aanpassingen van) het salaris, is verantwoordelijk voor
“hiring & firing”, en houdt de loonadministratie van betrokkenen bij, zorgt voor afdrachten
loonbelasting en sociale lasten aan de fiscus e.d.. Van tijd tot tijd worden specifieke afspraken
gemaakt tussen AMC en de stichting voor welke medewerksters een detacherings-
overeenkomst wordt opgemaakt, verlengd of beëindigd, en voor welke medewerksters het
AMC de salariële kosten van deze medewerksters al of niet, geheel of ten dele, doorbelast aan
de stichting;
De onderscheidenlijke processen binnen de stichting zijn veelal in dit document
“PROCEDURES EN REGLEMENTEN van STICHTING STEUN EMMA KINDER-
ZIEKENHUIS AMC separaat uitgewerkt. Daarnaast is het volgende vermeldenswaard.
Betalingsbevoegdheid
Medio 2008 is binnen de stichting het betaalsysteem ABNAMRO Access on Line
geimplementeerd. In dit systeem zijn betalingsbevoegdheden strikt ingegeven (wie heeft voor
welke bankrekening tot welk bedrag betalingsbevoegdheid, enkelvoudig danwel samen met
een ander). Twee personen zijn in combinatie met elkaar aangewezen als administrator: zij
kunnen deze bevoegdhedentabel slechts gezamenlijk aanpassen. Het betreft hier de
bureaumedewerkster finance & administratie (Callista Scheffers) samen met de
penningmeester (Alexander Rahusen – lid dagelijks bestuur stichting).
Betalingsbevoegdheden zijn als volgt ingeregeld:
<= € 7.500 Callista Scheffers
<= € 25.000 Rene Kuijten (voorzitter) of Alexander Rahusen (penningmeester)
> € 25.000 Rene Kuijten en Alexander Rahusen (gezamenlijk)
Daarnaast hebben enkele medewerkers binnen EKZ (normaliter personen achter de fondsen
op naam) voor specifieke bankrekeningen een zelfstandige betalingsbevoegdheid tot € 7.500
of minder. Voor grotere betalingen is ook voor deze situaties een accoord noodzakelijk van
Rene Kuijten en/of Alexander Rahusen.
24
Financieel toezicht
De bureaumedewerkster finance & administratie (Callista Scheffers) ziet toe op betaling van
alleen goedgekeurde facturen, heeft in beperkte mate een eigen betalingsbevoegdheid en ziet
toe op de administratie. De penningmeester doet van zijn bevindingen verslag in de
bestuursvergaderingen (normaliter in of omtrent mei, september, december en januari). In dit
verslag komen tevens aan de orde ontwikkelingen t.a.v. fondsenwerving en bestedingen
(mede in vergelijking met begroting), en indien nodig worden op deze momenten bijsturingen
besproken. De uitvoering van de administratie is sinds 2014 uitbesteed aan Orchestra Beheer
BV.
Algehele interne afstemming
Ofschoon er een toezichthoudend bestuur bestaat met taken welke statutair zijn geregeld, is
dit toch primair een bestuur en niet een min of meer van het bestuur losstaand
toezichthoudend orgaan. Alle bestuursvergaderingen worden altijd in volledige
bestuurssamenstelling gehouden. Het onderscheid tussen dagelijks en toezichthoudend
bestuur is vooral gemaakt om voor de dagelijkse bezigheden en besluiten praktisch en snel te
kunnen handelen en niet voor allerhande zaken een voltallig bestuur bij elkaar te moeten laten
komen.
Leden van het dagelijks bestuur hebben frequent contact met elkaar ter afstemming en interne
goedkeuring voor die zaken die dat behoeven.
25
9. Reglement aanvraag financiële ondersteuning voor EKZ projecten en initiatieven
Wetenschappelijk Onderzoek
De Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC kent een Wetenschappelijke Adviesraad
die het bestuur van de Stichting adviseert over aanvragen voor financiële ondersteuning van
wetenschappelijk onderzoek.
De Wetenschappelijke Adviesraad bestaat uit de volgende personen:
Prof. dr. A.J. van der Heijden (Erasmus MC - Sophia Rotterdam), voorzitter
Prof. dr. E.H.H.M. Rings (Erasmus MC - Sophia Rotterdam / Willem Alexander
Kinderziekenhuis Leiden)
Prof. dr. L.J.I. Zimmerman (Academisch Ziekenhuis Maastricht)
Voorwaarden
1. De Stichting ondersteunt alleen die wetenschappelijke onderzoeken, projecten en
werkzaamheden waarvoor geen of onvoldoende financieringsbron is te vinden en buiten
de reguliere zorgfinanciering van het Emma Kinderziekenhuis AMC vallen.
2. De Stichting stelt aan het begin per elk kalenderjaar vast welk budget voor onderzoek in
dat jaar beschikbaar is. De Stichting bepaalt uit welk fonds of budget wetenschappelijke
onderzoeken, projecten en werkzaamheden worden gefinancierd. Budgetten kunnen
overgeheveld worden naar volgende jaren.
3. De Stichting legt geen wetenschappelijke criteria aan. Dat is de taak van de
Wetenschappelijke Adviesraad.
4. De Wetenschappelijke Adviesraad dient unaniem akkoord te zijn over de aanvraag.
5. Randvoorwaarden die de Stichting stelt:
- hoogstaand wetenschappelijk kaliber van zowel het onderzoek als de onderzoeker;
- aanvragen dienen door tenminste 1 hoogleraar van buiten het AMC, die niet bij het
onderzoek betrokken is en er geen direct belang bij heeft, beoordeeld te worden;
- er bestaat een sterke voorkeur dat tenminste één externe sponsor/donateur mee
financiert. Dit ter validatie van het onderzoek. De Stichting financiert bij voorkeur niet
alleen;
26
- Het onderzoek moet van groot belang zijn voor het Emma Kinderziekenhuis AMC;
- De onderzoeker geeft bij aanvraag een korte presentatie aan het bestuur van de
Stichting
- De toezegging geldt altijd gedurende een afgesproken en vastgelegde periode;
- Verzoek om uitstel kan alleen schriftelijk ingediend worden;
- Het toegezegde bedrag mag uitsluitend aan het ingediende project worden besteed,
conform de projectaanvraag, en gedurende de vastgestelde periode. Hoofdregel is dat
betaling van het toegezegde bedrag zal plaatsvinden na afronding van het onderzoek
en indiening van gespecificeerde declaraties en betalingsbewijzen, mits (1) de
projectleider van het wetenschappelijk onderzoek aan de Stichting aannemelijk heeft
gemaakt (a.d.h.v. rapportageformulier) dat het wetenschappelijk onderzoek conform
aanvraag is uitgevoerd en (2) de schriftelijke declaratie binnen 3 maanden na
afronding van het onderzoek is ingeleverd bij de Stichting;
- Het bestuur van de Stichting wordt halverwege de looptijd van het onderzoek door de
voorzitter van de Wetenschappelijke Adviesraad en de betreffende projectleider
(a.d.h.v. een rapportageformulier of mondeling) op de hoogte gehouden over het
verloop van het onderzoek waarvoor een financiële toezegging is gedaan. Bij het
eventueel stopzetten van het onderzoek wordt het bestuur van de Stichting te allen
tijde vooraf geïnformeerd;
- Het divisiebestuur en de Wetenschappelijke Adviesraad (gezamenlijk) kunnen de
Stichting verzoeken reeds een deelbetaling van de toegezegde vergoeding te doen,
gedurende het onderzoek (zulks dus in afwijking van de hoofdregel dat betaling van
het toegezegde bedrag pas zal geschieden na afronding van het onderzoek). Bij een
dergelijk verzoek zal de Stichting specifieke eisen stellen over de voortgangs-
rapportage ter zake van het onderzoek (wordt het onderzoek conform plan en
tijdsdoorloop uitgevoerd e.d.), alvorens zo’n verzoek tot deelbetaling zal worden
gehonoreerd. Een deelbetaling kan alleen een vergoeding betreffen voor reeds
gemaakte kosten; de stichting zal niet bij wijze van vooruitbetaling een onderzoek
financieel ondersteunen;
- Het bestuur van de Stichting kan bij twijfel over een deugdelijke uitvoering van het
onderzoek een beroep doen op de deskundigheid van de Wetenschappelijke
Adviesraad of het divisiebestuur. Bij niet (deugdelijke) uitvoering van een toegezegd
wetenschappelijk onderzoeksproject vervalt de verplichting van de Stichting tot
uitbetaling van de toegekende financiële vergoeding geheel of ten dele, zulks ter
27
beoordeling van het bestuur van de Stichting. Indien al door de Stichting is uitbetaald,
dan dienen de reeds betaalde bedragen te worden terugbetaald aan de Stichting door de
ontvanger van deze bedragen.
Procedure
1. Aanvraag wordt ingediend (via aanvraagformulier van de Stichting) bij de voorzitter
van de Wetenschappelijke Adviesraad.
2. Wetenschappelijke Adviesraad bespreekt, geeft advies en levert aanvraag in bij de
Stichting.
3. De aanvrager geeft presentatie aan het bestuur van de Stichting.
4. Bij toekenning van de aanvraag maakt de Stichting een formeel contract met de
aanvrager.
5. Tussentijdse rapportage moment wordt afgesproken.
6. Inleveren van tussentijdse rapportage resp. eindrapportage bij de Stichting.
7. Beoordeling door de Wetenschapelijke Adviesraad.
8. Presentatie (max. 8 min) van onderzoeksresultaten door aanvrager aan bestuur.
9. Declaratie.
NB:
Aanvragen voor financiële ondersteuning van een wetenschappelijk onderzoek welke
niet het positieve advies van de Wetenschappelijke Adviesraad krijgen, worden niet
voorgelegd aan het bestuur van de Stichting. De Stichting zal uitsluitend positief
kunnen beschikken over financiële ondersteuning van een wetenschappelijk onderzoek
indien de Wetenschappelijke Adviesraad positief heeft geadviseerd.
Indien de aanvraag een onderzoeksgebied betreft waarin een lid van de
Wetenschappelijke Adviesraad een persoonlijk belang heeft, onthoudt dit lid zich van
stemming over de advisering; in deze gevallen dienen de twee overige leden van de
Wetenschappelijke Adviesraad unaniem tot hun advies te komen.
Toekenning
1. Toezeggingen kunnen in 1 van de onderstaande vormen worden gedaan:
a) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag (indien voor het
aangevraagde bedrag in de Stichting gelden beschikbaar zijn of voor het aangegeven
doel benoemd en gereserveerd zijn in een bestemmingsfonds);
28
b) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag, tot maximaal voor
dit project nog te werven middelen (binnen een aangegeven periode of voor een
bepaalde datum in de toekomst);
c) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag, zonder een
koppeling met voor dit project nog te werven middelen (indien voor het
aangevraagde bedrag in de Stichting geen gelden zijn afgezonderd en niet voor het
aangegeven doel benoemd en gereserveerd zijn in een bestemmingsfonds). Dit type
toezegging betekent dat de Stichting de toezegging voor een bepaald bedrag gestand
moet doen en dient te financieren uit de continuiteitsreserve van de Stichting (of
eventueel uit een bestemmingsreserve).
Voor toezeggingen volgens vorm a) en vorm b) geldt het volgende autorisatieschema:
Bedragen Toezegging door
<= € 25.000,- accoord van ten minste twee leden van het dagelijks bestuur van de
Stichting.
> € 25.000,- accoord van een meerderheid van het bestuur van de Stichting
Voor toezeggingen volgens vorm c) geldt het volgende autorisatieschema:
Bedragen Toezegging door
<= € 10.000,- accoord van ten minste twee leden van het dagelijks bestuur van de
Stichting
> € 10.000,- accoord van een meerderheid van het bestuur van de Stichting
Indien het Bestuur dient te besluiten over een aanvraag, dient de aanvraag en het van de
Wetenschappelijke Adviesraad afkomstige positieve advies 2 weken voor vergaderdatum van
het Bestuur te worden ingediend.
Beoordelingscriteria onderzoeksaanvragen
Bij het beoordelen van de onderzoeksaanvragen zal de Wetenschappelijke Adviescommissie
de volgende criteria meewegen:
1. Maximaal € 75.000 (voor ondersteuning door de Stichting) per aanvraag
29
2. Vooral pilot/start-up projecten (binnen gekozen thema’s), toepasbaar onderzoek, niet
fundamenteel onderzoek
3. Medefinanciers van het onderzoek (naast de Stichting)
4. De te verwachten publicaties n.a.v. het onderzoek
5. Het passen van de patiëntengroep binnen het EKZ profiel
Thema(‘s) voor wetenschappelijke onderzoeken worden van tijd tot tijd gekozen, in overleg
tussen divisiebestuur, Wetenschappelijke Adviesraad en Stichtingsbestuur. AMC/VUMC
samenwerking is nog in wording. De (vvorlopig gekozen) thema’s zijn vooral oncologie,
infectie/immunologie, neurologie, maagdarm /metabool /voeding.
Afwikkeling
1. Binnen twee weken na de bestuursvergadering ontvangen alle aanvragers van het Bureau
van de Stichting schriftelijk bericht over de beslissing. Een kopie van deze brief gaat naar
het divisiebestuur en de voorzitter van de Wetenschappelijke Adviesraad. Toegekende
projecten ontvangen een projectnummer, waarmee het door de Stichting toegezegde
ondersteuningsbedrag wordt gereserveerd. Op basis van declaraties krijgen aanvragers de
subsidie uitbetaald, mits door de wetenschappelijk onderzoek projectleider tegenover de
Stichting aannemelijk wordt gemaakt (a.d.h.v. een rapportageformulier, zie punt 2) dat het
wetenschappelijk onderzoek conform aanvraag is uitgevoerd.
2. Het bestuur van de Stichting wordt per periode van ten hoogste 6 maanden door de
wetenschappelijk onderzoek projectleiders a.d.h.v. een rapportageformulier of in een
mondelinge presentatie op de hoogte gehouden over het verloop van het wetenschappelijk
onderzoek waarvoor een financiële toezegging is gedaan en wordt te allen tijde
geïnformeerd over het eventueel stopzetten van wetenschappelijk onderzoek projecten.
3. Financiële toezeggingen blijven in principe 12 maanden van kracht, gerekend vanaf het
moment van schriftelijke bevestiging. Het wetenschappelijk onderzoek project dient
binnen deze periode te worden afgerond. Hierop kan na toestemming van de Stichting
worden afgeweken. Het toegezegde bedrag dient uiterlijk 3 maanden na afronding van het
wetenschappelijk onderzoek project gedeclareerd te zijn bij de Stichting.
4. Het bestuur kan bij twijfel over een deugdelijke uitvoering van de toegekende
wetenschappelijk onderzoeksprojecten een beroep doen op de deskundigheid van de
Wetenschappelijke Adviesraad of het Divisiebestuur. Bij niet (deugdelijke) uitvoering van
een toegezegd wetenschappelijk onderzoeksproject vervalt de verplichting van de
30
Stichting tot uitbetaling van het door de Stichting toegekende bedrag geheel of ten dele,
zulks ter beoordeling van het Stichtingsbestuur. Indien al door de Stichting is uitbetaald,
dan dienen de reeds betaalde bedragen te worden terugbetaald aan de Stichting door de
ontvanger(s) van deze bedragen (i.c. de aanvrager of het Emma Kinderziekenhuis).
Geldstromen
1. De Stichting financiert wetenschappelijk onderzoek bij voorkeur niet alleen, maar
gezamenlijk met één of meer andere partijen. De financiёle steun van die andere
partij(en) dient bij voorkeur te worden overgemaakt aan de Stichting, niet aan de
onderzoeker en evenmin aan het Emma Kinderziekenhuis AMC zelf.
2. De Stichting maakt in principe het voor het onderzoek toegezegde bedrag over aan het
Emma Kinderziekenhuis AMC, niet aan de onderzoeker zelf en evenmin aan andere
partijen welke al of niet bij het onderzoek betrokken zijn geweest.
3. De Stichting betaalt de toegezegde financiёle ondersteuning in principe na afronding van
het onderzoek (en na declaratie). Op voordracht van de wetenschappelijke adviesraad kan
een ander betalingsschema worden overeengekomen (vergoeding per kwartaal of per
halfjaar gedurende de looptijd van het onderzoek). In dat geval kan de Stichting
zwaardere eisen stellen aan de voortgangsrapportages van de onderzoeker, en de kritische
beoordeling daarvan door de Wetenschappelijke Adviesraad.
31
==================================================================
Aanvraagformulier Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC
===================================================================
Met dit formulier kunt u een aanvraag indienen voor financiële ondersteuning.
1. Titel project:
2. Datum van aanvraag:
3. Aanvrager (Principle Investigator en/of Hoofd onderafdeling):
Naam:
Functie:
Afdeling:
Email adres:
4a. Projectbeschrijving
Max 1000 woorden
Abstract
Vraagstelling
Vooronderzoek en evt. samenwerking
Methodiek
Verwachte uitkomsten
4b. Projectbeschrijving voor de leek
Max 250 woorden
5. Planning
Start per:
32
Afronding per:
6. Specificatie van kosten (inclusief BTW)
Personeel
Materieel
Toestemming METC (indien van toepassing)
7. Voor welke kosten en bedrag (inclusief BTW) doet u beroep op de Stichting?
Gespecificeerde begroting; voor het personele deel is goedkeuring van de HR
adviseur van de divisie of van de AMR, is noodzakelijk (als bijlage).
Geef - indien van toepassing - aan welk deel van het onderzoek buiten het
AMC zal plaatsvinden.
Indien aanwezig: melden van additionele financiële bronnen.
Aanvrager (PI/Hoofd subafdeling) Ter akkoord indiening
aanvraag
Naam Naam leidinggevende
______________________ ________________________
Functie en afdeling
________________________
Handtekening Handtekening
leidinggevende
33
_______________________ _________________________
Toelichting procedure:
1. U stuurt uw aanvraagformulier naar het bureau van de Stichting; in geval van vragen:
[email protected] of 63933
2. Uw aanvraag wordt beoordeeld door de Wetenschappelijke Adviesraad van de
Stichting en indien nodig door een externe deskundige.
3. Projecten worden 1x per jaar beoordeeld.
4. U ontvangt bericht over het besluit.
34
BRIEF TOEZEGGING FINANCIëLE ONDERSTEUNING VOOR
WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK PROJECT
T.a.v. (naam aanvrager invullen)
Amsterdam (datum invullen)
Ref.nr (jaartal, nummer ovk, initialen opsteller)
Betreft: onderzoek (naam onderzoek) o.v.v. opgegeven projectnummer, bijv. STS 11-02
Geachte heer / mevrouw…,
Het bestuur van de Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC heeft uw aanvraag voor de
financiële ondersteuning van het wetenschappelijk onderzoek “ naam van het onderzoek” in
het Emma Kinderziekenhuis ontvangen en in de bestuursvergadering d.d. (datum ingeven)
besproken.
Uw aanvraag is tevens beoordeeld door de leden van de Wetenschappelijke Adviesraad. Het
is mij een genoegen, u namens het bestuur van de Stichting Steun, te kunnen berichten dat
voor bovenvermeld project een financiële ondersteuning ter beschikking wordt gesteld voor
een bedrag van € (bedrag invullen). U dient gemaakte kosten te declareren bij het Emma
Kinderziekenhuis AMC. In een later stadium zal de Stichting Steun deze kosten verrekenen
met het Emma Kinderziekenhuis AMC. U kunt daarom de door u te maken kosten niet
rechtstreeks bij de Stichting Steun declareren.
o Startdatum:
35
o Looptijd /einddatum:
o Mede financier:
o Declaratiemoment:
o Rapportagemoment:
Bij deze overeenkomst is een rapportageformulier en een voorwaardenformulier toegevoegd.
Wij verzoeken u het rapportageformulier en eventuele publicaties aan het einde van uw
project, doch uiterlijk voor (datum invullen) ingevuld in te leveren bij de voorzitter van de
Adviesraad. Wij verzoeken u verder bij uw declaraties en eventuele correspondentie altijd het
projectnummer (projectnummer invullen) te vermelden.
Namens het bestuur van Stichting Steun wens ik u veel succes bij de uitvoering van uw
onderzoeksproject.
Deze overeenkomst is d.d. (datum invullen) in tweevoud opgemaakt. Wij verzoeken u beide
overeenkomsten te ondertekenen en één overeenkomst retour te sturen naar Stichting Steun
Emma Kinderziekenhuis AMC, Meibergdreef 9, 1105 AZ Amsterdam.
Met vriendelijke groeten,
te plaatsen handtekening
H. van Eeghen naam aanvrager
Directeur Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC functie
36
Rapportageformulier Stichting Steun EKZ AMC t.b.v. Onderzoeksprojecten
1. Titel :
2. Projectnummer:
3. Datum toezegging:
4. Toekenning (bedrag en termijn):
5. Startdatum project:
6. Verwachte datum afronding project:
7. Projectleider:
8. Uitvoerende:
2. Samenvatting doelstelling onderzoek(max. 5 regels)
3. Verloop van het project (tot nu toe) (max. 10 zinnen)
4. Te verwachten publicaties? (wanneer, waar?)
De Stichting Steun dient van elke publicatie een exemplaar te ontvangen.
37
5. Financiële verantwoording onderzoeksproject
a. Declaratiedatum Stichting Steun
b. Door wie gedeclareerd
c. Datum geld ontvangen
d. Nog te verwachten declaraties
6. Datum en naam en handtekening projectleider/ aanvrager en hoofd (onder)afdeling
Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC
Tel: 63933
38
10. Reglement aanvraag financiële ondersteuning voor EKZ projecten en initiatieven,
anders dan Wetenschappelijk Onderzoek
Voorwaarden
1. De Stichting ondersteunt alleen die projecten en initiatieven waarvoor geen
financieringsbron is te vinden en buiten de reguliere zorgfinanciering van het Emma
Kinderziekenhuis AMC vallen.
2. De Stichting bepaalt uit welk fonds of budget projecten en werkzaamheden worden
gefinancierd.
Aanvragen en projecten en intiatieven geentameerd door de Stichting zelf
1. Het Stichtingsbestuur stelt aan het begin van enig jaar het beschikbare budget voor EKZ
projecten en initiatieven voor dat jaar vast.
2. Het Bureau kan zelf projecten en initiatieven voorstellen aan het Emma Kinderziekenhuis
AMC. Deze dienen vergezeld van een beschrijving en een kostenraming van het
voorgestelde project of initiatief, te worden voorgelegd aan, en goedgekeurd door het
divisiebestuur van het Emma Kinderziekenhuis AMC, alvorens deze uitgevoerd kunnen
worden.
3. Aanvragen voor projecten en initiatieven kunnen ook uit het Emma Kinderziekenhuis
AMC komen. Daartoe dient een aanvraagformulier te worden ingediend bij het Bureau.
4. Projecten en initiatieven voorgesteld door zowel het Bureau zelf, als door een aanvrager
vanuit het Emma Kinderziekenhuis AMC, kunnen alleen worden toegekend na
goedkeuring volgens het hiernavolgende autorisatieschema.
Toekenning
1. Aanvragen voor financiele ondersteuning voor projecten en initiatieven komen binnen bij
het Bureau van de Stichting.
2. Het Bureau van de Stichting bevestigt de ontvangst aan de aanvrager
3. Het Bureau beoordeelt de aanvragen en zendt het advies ten aanzien van de aanvragen aan
het Divisiebestuur van het Emma Kinderziekenhuis AMC.
39
4. Het Divisiebestuur beoordeelt en accordeert het advies binnen 2 weken, en stelt het de
Stichting hiervan op de hoogte, waarna de Stichting besluit, conform het onderstaande
autorisatieschema.
Toezeggingen kunnen in 1 van de onderstaande vormen worden gedaan:
a) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag (indien voor het
aangevraagde bedrag in de Stichting gelden beschikbaar zijn of voor het aangegeven
doel benoemd en gereserveerd zijn in een bestemmingsfonds);
b) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag, tot maximaal voor dit
project nog te werven middelen (binnen een aangegeven periode of voor een bepaalde
datum in de toekomst);
c) De Stichting doet een toezegging voor het aangevraagde bedrag, zonder een maximum
voor dit project nog te werven middelen (indien voor het aangevraagde bedrag in de
Stichting geen gelden zijn afgezonderd en niet voor het aangegeven doel benoemd en
gereserveerd zijn in een bestemmingsfonds). Dit type toezegging betekent dat de
Stichting de toezegging voor een bepaald bedrag gestand moet doen en dient te
financieren uit de continuiteitsreserve van de Stichting (of eventueel uit een
bestemmingsreserve).
Voor toezeggingen volgens vorm a) en vorm b) geldt het volgende autorisatieschema:
Bedragen Toezegging door
<= € 25.000,- Accoord Divisiebestuur EKZ AMC alsmede ten minste twee leden
van het dagelijks bestuur van de Stichting
> € 25.000,- Accoord Divisiebestuur EKZ AMC alsmede een meerderheid van het
bestuur van de Stichting
Voor toezeggingen volgens vorm c) geldt het volgende autorisatieschema:
Bedragen Toezegging door
<= € 10.000,- Accoord Divisiebestuur EKZ AMC alsmede ten minste twee leden
van het dagelijks bestuur van de Stichting
> € 10.000,- Accoord Divisiebestuur EKZ AMC alsmede een meerderheid van het
bestuur van de Stichting
40
Indien het Bestuur dient te besluiten over een aanvraag, dient de aanvraag 2 weken voor
vergaderdatum van het Bestuur te worden ingediend.
Afwikkeling
1. Binnen twee weken na autoristie ontvangt de aanvrager van het Bureau van de Stichting
schriftelijk bericht over de beslissing. Een kopie van deze brief gaat naar het
Divisiebestuur. Toegekende projecten ontvangen een projectnummer of
bestemmingsfonds-identificatie, waarmee het door de Stichting toegezegde
ondersteuningsbedrag wordt gereserveerd. Op basis van declaraties krijgen aanvragers de
subsidie uitbetaald, mits door aanvragers tegenover de Stichting aannemelijk wordt
gemaakt (a.d.h.v. een rapportageformulier, zie punt 2) dat het project conform aanvraag is
uitgevoerd.
2. Het bestuur van de Stichting wordt per periode van ten hoogste 6 maanden door de
aanvrager a.d.h.v. een rapportageformulier op de hoogte gehouden over het verloop van
het project waarvoor een financiële toezegging is gedaan en wordt te allen tijde
geïnformeerd over het eventueel stopzetten van het betreffende project.
3. Financiële toezeggingen blijven in principe 12 maanden van kracht, gerekend vanaf het
moment van schriftelijke bevestiging. Het project dient binnen deze periode te worden
afgerond. Hierop kan na toestemming van de Stichting worden afgeweken. Het
toegezegde bedrag dient uiterlijk 3 maanden na afronding van het project gedeclareerd te
zijn bij de Stichting.
4. De Stichting kan, afhankelijk van de aard, omvang en doorlooptijd van een project, de
aanvrager een verplichting opleggen periodiek een voortgangsrapportage te overleggen
aan de Stichting, opdat de Stichting zich een beeld kan vormen over de deugdelijke
voortgang van het project en besteding van gelden door de aanvrager, welke financieel
worden ondersteund door de Stichting. Vormgeving en periodiciteit van deze
voortgangsrapportage dienen door de directeur van de Stichting aan de aanvrager
schriftelijk kenbaar te worden gemaakt op hetzelfde moment dat de toekenning van de
aangevraagde financiele ondersteuning door de Stichting wordt bevestigd aan de
aanvrager. Het niet overleggen van deze voortgangsrapportage door de aanvrager in de
aangegeven vormgeving en periodiciteit kan een grond zijn voor gehele of gedeeltelijke
intrekking van de door de Stichting aanvankelijk afgegeven toekenning voor financiele
ondersteuning, zulks ter besluitvorming door het bestuur.
41
5. Het bestuur kan bij twijfel over uitvoering van de toegekende projecten een beroep doen
op de deskundigheid van het divisiebestuur van het Emma Kinderziekenhuis AMC of
externe deskundigen. Bij niet (deugdelijke) uitvoering van een toegezegd project vervalt
de verplichting van de Stichting tot uitbetaling van het door de Stichting toegekende
bedrag geheel of ten dele, zulks ter beoordeling van het bestuur. Indien al door de
Stichting is uitbetaald, dan dienen de reeds betaalde bedragen te worden terugbetaald aan
de Stichting door de ontvanger(s) van deze bedragen (i.c. de aanvrager of het Emma
Kinderziekenhuis AMC).
Aanvrager berichten over besluit en afhandeling door Emma Kinderziekenhuis AMC
De aanvrager krijgt schriftelijk bericht over de toekenning c.q. afwijzing van het door hem
aangevraagde bedrag voor het betreffende project.
Toekenning als bedoeld onder vorm a).
Geld voor project is reeds binnen de Stichting aanwezig (benoemd als bestemmingsfonds).
De Stichting doet een toezegging voor een vast bedrag, conform aanvraag. Stichting maakt op
basis van begroting en betalingsafspraken geld over naar kostenplaatsnummer Emma
Kinderziekenhuis AMC. Emma Kinderziekenhuis AMC start project.
Toekenning als bedoeld onder vorm b).
Geld moet nog door de Stichting worden geworven, EKZ AMC staat garant voor het totaal
aangevraagde bedrag. Toezegging van de Stichting betreft het aangevraagde bedrag, tot
maximaal voor dit project geworven of te werven middelen (al of niet binnen een aangegeven
periode of voor een bepaalde datum). Emma Kinderziekenhuis AMC start project.
Binnengekomen geld zal t.z.t. door de Stichting worden overgemaakt naar
kostenplaatsnummer van desbetreffende afdeling.
Toekenning als bedoeld onder vorm b).
Geld moet door de Stichting worden geworven, niemand staat garant. Toezegging van de
Stichting betreft het aangevraagde bedrag, tot maximaal voor dit project geworven middelen
(al of niet binnen een aangegeven periode of voor een bepaalde datum). Emma
Kinderziekenhuis AMC wacht met uitvoering van het project totdat geld bijeen is.
Toekenning als bedoeld onder vorm c).
42
Geld kan (na de toekenning) door de Stichting worden geworven (dan wordt het project in het
activiteitenplan opgenomen) maar de Stichting kan ook besluiten de toekenning te financieren
uit de continuiteitsreserve (eventueel een bestemmingsreserve), de Stichting staat garant. De
Stichting maakt op basis van een begroting en betalingsafspraken geld over naar
kostenplaatsnummer Emma Kinderziekenhuis AMC (echter pas na een verzoek daartoe van
het Emma Kinderziekenhuis AMC). Emma Kinderziekenhuis AMC start project.
Ingeval van goederen: aanschaf en betaling
Aanschaf goederen indien mogelijk via afdeling Inkoop met aankoopbon AMC
Voorkeur 1. Kostenplaatsnummer afdeling
Aanschaf, bestelling en betaling door afdeling met kostenplaatsnummer afdeling.
Terugbetaling aan kostenplaats ziekenhuis: de Stichting ontvangt vervolgens het
kostenplaatsnummer met de (kopie) aankoopbon/factuur, almede een schriftelijke bevestiging
dat de bestelde goederen in goede orde ontvangen zijn. De Stichting maakt het geld over naar
het desbetreffende kostenplaatsnummer.
Mogelijkheid 2. Persoonlijk rekeningnummer
Aanvraag en bestelling door aanvrager. Terugbetaling aan de aanvrager: de Stichting ontvangt
(kopie) aankoopbon/factuur met het rekeningnummer, woonplaats van de aanvrager, almede
een schriftelijke bevestiging dat de bestelde goederen in goede orde ontvangen zijn. Stichting
maakt het geld over op het persoonlijk rekeningnummer. Deze mogelijkheid zal slechts in
zeer beperkte mate en voor kleinere uitgaven worden geboden.
NB:
De Stichting bestelt en ontvangt goederen verband houdende met de doelstelling in beginsel
niet zelf (behoudens zaken die zeer specifiek de Stichting zelf aangaan; dit betreft i.h.a.
alleen goederen verbonden aan de organisatie van de Stichting, zoals promotiemateriaal
voor fondsenwerving, briefpapier en enveloppen, visitekaartjes e.d.). De Stichting heeft
derhalve geen voorraadfunctie of een leverings-/verkoopfunctie, noch jegens de
begunstigde (i.c. het Emma Kinderziekenhuis AMC), noch jegens begunstigers het kader
van verkoopactiviteiten t.b.v. fondsenwerving, kan derhalve ook geen juridisch eigenaar
worden van goederen in het kader van de doelstelling, en heeft normaliter ook geen
rechtstreekse juridische relatie met leveranciers van goederen in het kader van de
43
doelstelling. Afwijkingen van dit uitgangspunt behoeven de goedkeuring van het bestuur,
waartoe dan eveneens een specifieke procedure moet worden ontwikkeld.
44
VOORBEELD BRIEF TOEZEGGING FINANCIëLE ONDERSTEUNING VOOR EEN
EKZ PROJECT (NIET WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK)
Datum
Ons kenmerk:
Betreft: Projectnummer
Onderzoek
Geachte,
Het bestuur van de Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC heeft uw verzoek dd. xx-
xx-xxxx aangaande uw aanvraag voor de financiële ondersteuning van PROJECT xxx binnen
het Emma Kinderziekenhuis AMC ontvangen en in de bestuursvergadering dd. xx-xx-xxxx
besproken. Het is mij een genoegen, namens het bestuur van de Stichting, u te kunnen
berichten dat voor bovenvermeld project door de Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis
AMC een financiële ondersteuning voor het onderzoek xxx ter beschikking wordt gesteld
voor een bedrag dat aan het project zal worden besteed, echter tot een maximum van € xxxx,-.
Uit het Reglement aanvraag financiële ondersteuning voor EKZ projecten en initiatieven licht
ik een aantal zaken toe:
1. Het toegezegde bedrag mag uitsluitend aan het ingediende project worden besteed,
conform de projectaanvraag.
2. Deze toezegging geldt slechts gedurende 12 maanden en het aan het project bestede
bedrag tot maximaal de toezegging dient gedeclareerd te worden binnen 3 maanden na
afronding van het onderzoek. U dient het project dus uit te voeren en de kosten aan het
onderzoek besteed te hebben voor 1 januari 20xx en bij de Stichting gedeclareerd te
hebben voor 31 maart 20xx (danwel 3 maanden na afronding van het onderzoek indien
eerder dan 1 januari 20xx). Na 1 januari 20xx vervalt de toezegging. Een eventueel
verzoek om uitstel met onderbouwing kunt u alleen schriftelijk indienen.
45
3. Op basis van declaraties wordt het toegezegde bedrag uitbetaald, mits door de aanvrager
tegenover de Stichting aannemelijk wordt gemaakt (a.d.h.v. een voortgangsrapportage-
formulier, zie punt 3) dat het project conform aanvraag is uitgevoerd.
4. Het bestuur van de Stichting wordt per periode van ten hoogste 3 maanden door de
aanvrager a.d.h.v. een voortgangsrapportageformulier op de hoogte gehouden over het
verloop van het project waarvoor een financiële toezegging is gedaan en wordt te allen
tijde geïnformeerd over het eventueel stopzetten van het betreffende project.
5. Het niet overleggen van deze voortgangsrapportage door de aanvrager in de aangegeven
vormgeving en periodiciteit kan een grond zijn voor gehele of gedeeltelijke intrekking van
de door de Stichting aanvankelijk afgegeven toekenning voor financiele ondersteuning,
zulks ter besluitvorming door het bestuur.
6. Het bestuur kan bij twijfel over uitvoering van de toegekende projecten een beroep doen
op de deskundigheid van het divisiebestuur van het Emma Kinderziekenhuis of externe
deskundigen. Bij niet (deugdelijke) uitvoering van een toegezegd project vervalt de
verplichting van de Stichting tot uitbetaling van het door de Stichting toegekende bedrag
geheel of ten dele, zulks ter beoordeling van het bestuur. Indien al door de Stichting is
uitbetaald, dan dienen de reeds betaalde bedragen te worden terugbetaald aan de Stichting
door de ontvanger(s) van deze bedragen (i.c. de aanvrager of het Emma
Kinderziekenhuis).
Bijgaand ontvangt u het rapportageformulier. Wij verzoeken u dit aan het eind van uw
project, doch ook uiterlijk voor 1 januari 20xx bij mij ingevuld in te leveren. Wij verzoeken u
verder bij uw declaraties en eventuele correspondentie altijd het projectnummer xxxx te
vermelden.
Namens het bestuur wens ik u veel succes met de uitvoering van uw project.
Met vriendelijke groet,
Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC
H. van Eeghen
Directeur
46
11. Reglement fondsen op naam
Een fonds op naam is een mogelijkheid die de Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC
in beperkte mate aanbiedt aan medewerkers of afdelingen binnen het Emma Kinderziekenhuis
AMC om de door hen geworven middelen voor een specifiek aangegeven doel, aansluitend
bij de doelstelling van de Stichting, te beheren. Dit betekent dat een fonds op naam volledig
valt onder de werkwijze en verantwoordingssfeer van de Stichting, de ANBI status en het
CBF-keurmerk.
Criteria Fondsen op Naam bij Stichting Steun Emma Kinderziekenhuis AMC:
- Oprichters, initiatoren van een fonds op naam, ondergebracht bij de Stichting moeten
werkzaam zijn in vast dienstverband binnen het Emma Kinderziekenhuis AMC, of
binnen het AMC hieraan gelieerd zijn.
- Doelstelling van een fonds op naam moet overeenkomen met of vallen binnen de
doelstelling van de Stichting.
- Er mogen geen tegenstrijdige belangen zijn tussen een fonds op naam en de Stichting
en/of het Emma Kinderziekenhuis AMC.
Opening en autorisatie fondsen op naam
De opening van een fonds op naam kan alleen worden aangevraagd door een persoon
werkzaam in vast dienstverband binnen het Emma Kinderziekenhuis AMC, of binnen het
AMC hieraan gelieerd zijn. De aanvrager dient de aanvraag schriftelijk te doen onder
begeleiding van:
een beschrijving van de doelstelling van het fonds op naam,
een globale begroting van de te werven fondsen en te besteden middelen, per jaar en
gedurende de verwachte levensduur van het fonds op naam,
een opgave hoe fondsenwerving voor het fonds op naam zal plaatsvinden en dat de
goede naam en faam van de kring van beoogde begunstigers in het oog zal worden
gehouden;
een opgave wie de beschikkingsbevoegde(n) zal/zullen zijn voor de geldmiddelen van
het fonds op naam (voor fondsenwerving, voor het aangaan van verplichtingen
namens het fonds op naam, respectievelijk –ingeval van een zelfstandige
47
bankrekening voor het fonds op naam, met de Stichting als rekeninghouder- voor de
betalingsbevoegdheid).
Elke persoon die gemachtigd is voor een fonds op naam moet zich geïdentificeerd
hebben bij de Stichting.
De Stichting kan het beheer van een fonds op naam accepteren nadat:
Schriftelijke bevestiging door het divisiebestuur is ontvangen dat de aanvragende
persoon (eventueel personen) werkzaam is/zijn in vast dienstverband binnen het
Emma Kinderziekenhuis AMC, of binnen het AMC hieraan gelieerd zijn, en dat met
het genoemde fonds op naam naar doelstelling, aard en omvang, en betrokken
perso(o)n(en) door het divisiebestuur wordt ingestemd;
De Stichting heeft geconcludeerd dat de doelstelling van het fonds op naam past
binnen de doelstellingen van de Stichting die het fonds op naam in beheer neemt, en
geen tegenstrijdige belangen bestaan tussen het fonds op naam, Stichting en het Emma
Kinderziekenhuis AMC;
De aanvragende persoon de Stichting heeft bevestigd dat de wijze van de voor het
fonds op naam voorgenomen fondsenwerving past binnen de gedragscode
fondsenwerving van de Stichting.
Het fonds op naam wordt geopend na ondertekening van een overeenkomst daartoe,
ondertekend door Stichting en geautoriseerde(n). In deze overeenkomst wordt vermeld:
De naam van het fonds op naam;
De naam/namen van personen die voor het fonds op naam bevoegd zijn fondsen te
werven, vanuit het fonds op naam verplichtingen aan te gaan en betalingen te
verrichten;
Of voor het fonds op naam al dan niet een zelfstandige bankrekening (met de Stichting
als rekeninghouder) wordt gecreëerd (indien niet, dan zijn nadere afspraken nodig
voor declaraties door voor het fonds op naam geautoriseerde personen aan de Stichting
welke vervolgens voor betaling zal zorgdragen; indien wel, dan dient daarvoor het
bankrekeningnummer te worden vermeld en tekeningsbevoegdheden en -limieten te
worden geregeld).
Voorts wordt in deze overeenkomst melding gemaakt van een aantal eisen en voorwaarden:
48
De voor het fonds op naam geautoriseerde persoon mag en zal slechts verplichtingen
aangaan tot een maximum van het bedrag dat door de Stichting voor het fonds op
naam aan middelen uit fondsenwerving voor het fonds op naam is ontvangen; voor
aangegane verplichtingen voor een hoger bedrag dan wat door de Stichting voor het
fonds op naam is ontvangen zal de Stichting betaling aan betreffende schuldeisers
blokkeren. Indien dat niet (meer) mogelijk is, is de geautoriseerde persoon persoonlijk
aansprakelijk voor terugbetaling aan de Stichting. De Stichting kan daartoe zo nodig
het EKZ verzoeken door middel van inhouding op het salaris van de geautoriseerde
persoon deze persoonlijke aansprakelijkheid te materialiseren;
De betalingsbevoegdheid voor een voor het fonds op naam met een eigen
bankrekening geautoriseerde persoon is gelimiteerd tot Euro 7.500. Voor bedragen
daarboven is altijd een tweede handtekening nodig, van een of meer daartoe
aangewezen lid/leden van het bestuur van de Stichting;
Voor/door een fonds op naam geworven en door de Stichting ontvangen middelen
welke (nog) niet zijn besteed, zijn eigendom van de Stichting (in de vorm van een
bestemmingsfonds) , maar staan ter beschikking van de voor het fonds op naam
geautoriseerde persoon. De Stichting is niet bevoegd zelfstandig deze middelen te
besteden, ook niet binnen de doelstelling van het fonds op naam (behoudens in
specifieke gevallen, zoals hierna bepaald);
De voor het fonds op naam geautoriseerde persoon dient binnen door de Stichting
nader aan te geven tijdsintervallen aan de Stichting te rapporteren c.q. te bevestigen
dat het fonds op naam ten aanzien van fondsenwerving zich houdt / heeft gehouden
aan de gedragscode fondsenwerving van de Stichting, en ten aanzien van bestedingen
de middelen uitsluitend besteedt / heeft besteed aan de doelstelling van het fonds op
naam. De Stichting heeft het recht een en ander zelfstandig of met inschakeling van
een extern deskundige of vertegenwoordigers van het Emma Kinderziekenhuis AMC
te (laten) controleren;
Indien voor het fonds op naam een zelfstandige bankrekening is geopend (met de
Stichting als rekeninghouder), dan heeft te allen tijde een daartoe aangewezen lid van
het bestuur van de Stichting volledige tekeningsbevoegdheid (teneinde –indien nodig-
altijd schuldeisers van het fonds op naam te kunnen betalen als de geautoriseerde
persoon dat zou nalaten);
Indien daartoe aanleiding bestaat (bijvoorbeeld als het fonds op naam op een
onwenselijke wijze fondsen werft of middelen besteedt in strijd met de doelstelling
49
van het fonds op naam, zulks ter beoordeling van de Stichting) kan de Stichting de
overeenkomst met het fonds op naam onmiddellijk eenzijdig opzeggen en de eventueel
voor het fonds op naam binnen de Stichting aanwezige gelden terugbetalen aan
begunstigers van het fonds op naam (op Last In First Out (LIFO) basis) of besteden
aan een nader te bepalen project (zoveel mogelijk in lijn met de doelstelling van het
fonds op naam) binnen het Emma Kinderziekenhuis AMC (in overleg met het EKZ
divisiebestuur), maar in geen geval uitbetalen aan de geautoriseerde persoon van het
fonds op naam;
Indien de geautoriseerde persoon het fonds op naam wil staken of opheffen (en dus de
overeenkomst met het fonds op naam wil beeindigen), dan kan dat door de
geautoriseerde persoon schriftelijk aan de Stichting worden kenbaar gemaakt, onder
opgave van een bestemming van bij de Stichting eventueel resterende gelden van het
fonds op naam. Die bestemming dient zoveel mogelijk in lijn te zijn met de
doelstelling van het fonds op naam. Indien de aangegeven bestemming daaraan niet
voldoet en ook na nader overleg met de geautoriseerde persoon blijft niet voldoen,
behoudt de Stichting zich het recht voor de resterende gelden terug te betalen aan de
begunstigers (op LIFO basis) danwel in overleg met het EKZ divisiebestuur een
andere bestemming te kiezen, zoveel mogelijk in overeenstemming met de doelstelling
van het fonds op naam, danwel (als dat niet mogelijk blijkt) de Stichting. In geen geval
worden eventueel resterende gelden betaald aan de geautoriseerde persoon.
Wijziging van de geautoriseerde persoon / personen moet schriftelijk door de huidige en
nieuwe geautoriseerde schriftelijk worden ondertekend en worden bevestigd.
Betalingen
Schriftelijk door geautoriseerde ondertekende verzoeken naar het bureau van de Stichting
voor betaling o.v.v fonds op naam, naam begunstigde, rekeningnummer, plaatsnaam en
kostenplaatsnummer.
Cash < 1.000,- per dag
Schriftelijk/per email door geautoriseerde verzoeken voor cash, alleen in afgeronde bedragen.
Bij ontvangst moet door de geautoriseerde worden getekend.
50
Verslaglegging en verantwoording:
- Bij elk verzoek om mutatie (kasopname of overboeking) dient een door een voor een
fonds op naam gemachtigde ondertekend verzoek overlegd te worden met daarbij
datum, reden overboeking, bedrag en begunstigde.
- Voor fondsen op naam waar veel mutaties plaatsvinden, kan -in overleg- een specifiek
benoemde bankrekening worden geopend, waaraan gekoppeld een bankpas en
mogelijkheid voor internetbankieren.
- Er dient na afloop van elk kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart van het
daaropvolgende jaar een korte financiële verantwoording over de uitgaven te worden
overlegd.
- De te ontvangen rente wordt automatisch aan de subrekening toegevoegd.
- De eventuele kosten voor bankpas en internetbankieren worden doorberekend aan het
fonds op naam.
- De dagafschriften zullen op het bureau van de stichting geadministreerd
- Rood staan is niet toegestaan.
- De Stichting kan voor de werkzaamheden t.b.v. fondsen op naam een
kostenvergoeding overeenkomen. Voor 2011 e.v. is deze vastgesteld op 3% van het
gemiddelde saldo van het fonds op naam gedurende een kalenderjaar, met een
maximum van € 3.500 (per kalenderjaar).
- De Stichting kan een deel van de ontvangen interest ten gunste van het fonds op naam
bijschrijven. Voor 2011 e.v. is deze vastgesteld op 2% van het gemiddelde surplus van
het saldo van fonds op naam, boven het banksaldo van de specifiek voor het fonds op
naam bestaande bankrekening, gedurende een kalenderjaar (echter nooit negatief).
- Teneinde de mogelijkheid van bijschrijving van interest ten gunste van een fonds op
naam te maximaliseren, kan de Stichting een actief beleid voeren het banksaldo van de
specifiek voor het fonds op naam bestaande bankrekening te minimaliseren (door
overboeking naar bijvoorbeeld een interest genererende spaarrekening, omdat voor
een reguliere rekening courant bankrekening door de banken geen interest wordt
vergoed). Dit beleid maximaliseert immers het in het voorgaande punt bedoelde
surplus (waarover interest aan het fonds op naam wordt vergoed).
