Proce sdossier · 2017-01-14 · Proce sdossier Organisatie Ontwikkeling Departamento di Enseñansa...

Procesdossier Organisatie Ontwikkeling Departamento di Enseñansa Aruba 2010 - 2013

November 2011

Frankrijkstraat 3, Oranjestad, Aruba T +297-528-3400 – F +297-528-3434 [email protected] – www.ea.aw

7 november 2011/BK 2

Inhoudsopgave Deel I Organisatieontwikkeling Directie Onderwijs 2010-2013 Noodzaak voor veranderingen Voorbereiding en Invoering van het traject OrganisatieOntwikkeling DO - White paper Education Management - Interne Trajecten 2002-2010 - Prioritering - Procesdossier Deel II Actieplan 2010-2013: Het groeidocument en 8 deelprojecten Groeidocument Deelprojecten 1. Het deelproject Kwaliteitsmanagement 2. Het deelproject Personeel 3. Het deelproject Informatievoorzieningen 4. Het deelproject Organisatie 5. Het deelproject Financiën 6. Het deelproject Administratie & Archief 7. Het deelproject Automatisering → ICT 8. Het deelproject Huisvestiging DEA Smart Deel III Resultaten mei 2010 – juni 2011 Jaarverslag

Waarnemend directeur Directie Onderwijs Coördinatie Organisatie Ontwikkeling Tijdslijn

- Tijd - Inhoud - Wat


Deel IV Toekomst INK – organisatieontwikkelingsmodel

- Organisatiegebieden: 1. Leiderschap 2. Strategie & Beleid 3. Management van medewerkers 4. Management van processen 5. Management van middelen - Resultaatgebieden: 6. Medewerkers 7. Klanten en leveranciers 8. Maatschappij 9. Bestuur en financiers

Bijlage Monitorverslag 1


Deel I Organisatieontwikkeling Directie Onderwijs 2010-2013 Noodzaak voor veranderingen De overheid van Aruba heeft sinds de Status Aparte in 1986 diverse pogingen ondernomen om hervormingen voor het overheidsbestel tot stand te brengen. Rapporten als “Calidad “(1997), de Kerntakenanalyse (2009) en ook het Nationaal Integraal Strategisch Plan “Nos Aruba 2025” (2009) zijn daar voorbeelden van. Ook voor de Directie Onderwijs (DO) zijn meerdere interne en externe publicaties opgesteld die betrekking hebben op organisatieverbetering en –verandering. Zo is in 2009 een traject doorlopen dat uitgemond heeft in het Nationaal Onderwijsplan “The learner our Focus”. In deze strategische nota komt het (dis)functioneren van de Directie Onderwijs aan bod als een van de aandachtspunten voor verbetering en vernieuwing van het onderwijs in Aruba. In 2010 heeft de Centrale Accountantsdienst van Aruba (CAD) een inhoudelijk doorlichting van DO verricht en een rapport over de interne bedrijfsvoering van DO uitgebracht. Uit bovengenoemde rapporten komt duidelijk naar voren dat het functioneren van de overheid en meer specifiek van DO, verbeterd moet worden. Behalve in rapporten zijn ook vanuit het onderwijsveld, de politiek en vanuit de Directie Onderwijs zelf signalen gekomen over het inadequate functioneren van DO. Daarom is DO in de periode februari-mei 2010 begonnen met een proces van organisatieontwikkeling op basis van het visiestuk (White Paper) “Realizing the Potential of Management Education in Aruba” (2010). Tevens heeft De Minister van Justitie & Onderwijs in zijn beleidsprioriteiten 2010-2013 organisatieontwikkeling als een van de speerpunten opgenomen. De doelstelling van organisatieontwikkeling DO is om te komen tot een effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering van DO om zo een betere service aan het onderwijsveld te kunnen leveren.

Het voorliggende procesdossier OrganisatieOntwikkeling voor Directie Onderwijs geeft de contouren van het proces van ontwikkeling en verbetering van de organisatie DO weer en doet een voorstel voor het traject dat DO in de periode 2010 tot en met 2013 zal doorlopen. De invulling en uitvoering van dit proces zal samen met de organisatie DO tot stand komen. Niet alleen vindt u in deze nota een strategisch kader en de planning voor het proces 2010-2013, maar ook de actieplannen (groeidocument en de smarts) en een terugblik op de resultaten tot nog toe (verslag en monitoring).

Voorbereiding en Invoering van het traject OrganisatieOntwikkeling DO Vanaf februari 2010 heeft DO een nieuwe waarnemend directeur gekregen. In dezelfde periode, namelijk in maart en april 2010, zijn vier personeelsleden van DO op een intensieve studiereis naar het “International Institute for Educational Planning (IIEP)”van UNESCO in Parijs geweest, op basis van een subsidie van UNESCO. Het doel van de studie was de deskundigheidsbevordering op het gebied van onderwijsgovernance en onderwijs- en informatiemanagement. De opgedane kennis en ervaringen zijn vastgelegd in het visiestuk (white paper) “Realizing the potential of Education Management in Aruba”(2010), en geldt als

eerste aanzet voor het organisatieontwikkelingstraject van DO voor de periode 2010-2013.


“White Paper Education Management” Het visiestuk “Realizing the potential of Education Management in Aruba” (juni 2010) geeft een eerste richting aan het denken over een andere aansturing voor organisaties in het onderwijs. De “White Paper” schetst een globaal kader en beschrijft 4 peilers van onderwijsmanagement, te weten 1) “Human Capital”, 2) “Culture”, 3) “Tools, Technology & Information” en 4) “Institutionalization”. De vier peilers zullen in het traject van organisatieontwikkeling verder ingevuld worden en als richtlijnen voor de verbetering en vernieuwing van de organisatie Directie Onderwijs dienen. Binnen elk van deze vier peilers worden concrete acties ter verbetering en vernieuwing van de DO-organisatie uitgevoerd. Om het proces van organisatieontwikkeling op gang te brengen heeft de waarnemend directeur DO vanaf mei 2010 een coördinator OrganisatieOntwikkeling aangesteld. Als eerste is op basis van interne trajecten, strategische plannen en rapporten uit de periode 2002-2010 een inventarisatie gemaakt welke stappen de overheid en DO zelf al allemaal hebben ondernomen om tot verbetering van de organisatie te komen. Het resultaat hiervan is vastgelegd in het overzicht van de Interne Trajecten DO 2002-2010. Interne trajecten DO 2002-2010 Vanaf 2002 heeft DO een aantal trajecten ingezet die tot verbetering van een of meerdere onderdelen van de organisatie DO zouden moeten leiden. Zo is in het meerjarenplan 2001-2005 voor FDA de visie “mas y mihor enseñansa” voor DO opgenomen. In de cursus “4 roles of leadership” in 2003 zijn een missie en een logo van DO geformuleerd en

het traject di “Nos pa Nos” uit 2005 heeft hieraan een vervolg gegeven door, uitgaande van de missie, de visie, de kernwaarden van DO vast te stellen. Het proces voor het Nationaal Onderwijsplan in 2009 heeft geleid tot een strategisch plan, waarin met een kritische blik naar verschillende onderwijsorganisaties, waaronder DO, is gekeken. De aanbevelingen in de vorm van acht “strategic drivers” gelden nu nog als onderbouwing voor het traject van organisatieontwikkeling DO. Een ander belangrijk meetmoment is de rapportage van de Centrale Accountantsdienst Aruba (CAD), die in 2010 in nauwe samenwerking met alle afdelingen en projecten van DO de interne bedrijfsvoering van DO heeft bekeken. Het resultaat en de aanbevelingen uit het CAD-rapport liggen mede aan de basis voor het proces van organisatieontwikkeling DO. De overige interne trajecten worden in deze nota niet verder uitgewerkt en zijn opgenomen in de bijlage. Een algemene conclusie naar aanleiding van dit overzicht van interne trajecten 2002-2010 is dat elk traject waardevolle informatie voor organisatieontwikkeling bevat, maar dat geen van deze trajecten definitief afgerond of uitgevoerd zijn. Voor het traject van organisatieontwikkeling 2010-2013 worden de aandachtspunten uit deze plannen alsnog als basis gebruikt. Prioritering Op basis van de inventarisatie en de gesignaleerde aandachts- danwel knelpunten is vervolgens als stap twee een aantal gebieden geïdentificeerd waaraan DO als eerste prioriteit moet geven voor verbetering van de interne bedrijfsvoering. Deze prioriteiten zijn vastgelegd in het groeidocument met 8 deelprojecten en diverse activiteiten. Vanuit DO zelf zijn medewerkers benoemd als deelprojectleiders en zij hebben in de vorm van SMARTS een meerjarenplan voor hun eigen deelproject opgesteld. In deel II is een nadere omschrijving per deelproject opgenomen. De algemene aansturing van organisatieontwikkeling ligt in handen van de waarnemend directeur DO.


Procesdossier Voor de opzet en uitvoering van OrganisatieOntwikkeling is vanuit de beschikbare informatie in eerste instantie een actieplan (groeidocument) opgesteld en is een team van interne experts van DO geïnstalleerd dat hiermee aan de slag is gegaan. Deze benadering heeft geleid tot de uitwerking van projecten in actieplannen (smart) en daarnaast in een vijftal informatiesessies voor alle personeelsleden van DO tijdens de periode 2010-2011. Gedurende de sessies is de behoefte aan een strategisch kader voor organisatieontwikkeling en het groeidocument gesignaleerd, wat heeft geleid tot het opstellen van dit procesdossier.


Deel II Actieplan 2010-2013: Het groeidocument met 8 deelprojecten Groeidocument Het groeidocument is een actieplan dat de grootste knelpunten in en de te nemen acties voor de bedrijfsvoering van DO weergeeft. In totaal zijn er acht (8) deelprojecten geïdentificeerd, waarvan het eerste deelproject (kwaliteitsmanagement → traject organisatieontwikkeling DO) een overkoepelend “design”- en oriëntatiekarakter heeft. Voor de overige deelprojecten is gekeken naar specifieke terreinen waarop DO zichzelf kan en moet verbeteren. Hieruit zijn acht prioriteiten en haalbare projecten naar boven gekomen, te weten: personeel, informatievoorzieningen (communicatie), organisatie, financiën, administratie & archief, automatisering (→ ICT), huisvestiging (faciliteiten) Voor de deelprojecten twee tot en met acht (# 1 - # 7) zijn medewerkers uit de organisatie DO gevraagd om als projectleider te fungeren, vanwege hun functie en/of vanwege hun expertise. Getracht is om te zoeken naar “young potential” in onze organisatie om op deze manier de poel

van leiders en deskundigen te vergroten. De deelprojecten zijn vervolgens opgedeeld in een of meerdere activiteiten, die op basis van prioritering uitgevoerd zullen worden in de periode 2011-2013. De activiteiten zijn uitgewerkt in projectbeschrijvingen, de zogenoemde “smart”. Hieronder vindt u een korte beschrijving van de

verschillende elementen.

Deelprojecten 1. Het deelproject # 0. Traject Organisatie Ontwikkeling DO (Kwaliteitsmngt) Dit deelproject wijkt af van de andere deelprojecten die één gebied bestrijken. Het deelproject “kwaliteitsmanagement” is een overkoepelend project dat de kaders voor het hele proces van organisatieontwikkeling omvat. Het bestaat uit de activiteiten 1) design traject organisatieontwikkeling & procesbegeleiding (strategieontwikkeling, procesbegeleiding, monitoren en evaluatie). 2. Het deelproject # 1. Personeel Voor het adequaat kunnen uitvoeren van de kerntaken van DO is het nodig dat de organisatie kan beschikken over voldoende, gekwalificeerd en gemotiveerd personeel. In het organogram 2005 is een afdeling Personeel & Organisatie voor het personeel van DO opgenomen. Deze afdeling heeft echter, mede door veelvuldige personeelswisselingen en onderbezetting, de enorme achterstanden op het gebied van personeelszaken en -beleid niet kunnen inlopen. Het deelproject personeel draagt zorg voor het wegwerken van de achterstanden en zal in samenwerking met directie “Recurso Humano” (DRH) komen tot invulling van intern P&O-beleid voor DO, binnen de kaders van het overheidbeleid. 3. Het deelproject # 2. Informatievoorzieningen (Communicatie) Communicatie is noodzakelijk voor het functioneren van élke organisatie, maar bijzonder van belang tijdens een proces van verandering. Daarom is in het kader van organisatieontwikkeling een deelproject communicatie opgenomen, dat naast het verder uitbouwen van de afdeling, het opzetten van een structuur voor interne en externe communicatie ook zorgdraagt voor de communicatie in verandering.


4. Het deelproject # 3. Organisatie De organisatiestructuur van DO is vanaf 1986 als vanzelf meegegroeid met verwachtingen en vernieuwingen voor het onderwijsveld. Versnipperde activiteiten en processen zoals een nieuw organogram voor DO (2005), de kerntakenanalyse in 2007 en het nationaal onderwijsplan in 2009 hebben getracht een onderbouwing voor de huidige structuur en capaciteit van DO te geven, maar zijn daarin slechts gedeeltelijk geslaagd. Voor de directie Onderwijs is zelfs nooit een instellingsbesluit met daarin de kerntaken voor de directie opgesteld. Daarom is in het proces van organisatieontwikkeling een deelproject organisatie opgenomen, met als doel het structureren en vastleggen van de interne bedrijfsvoering van DO. De structuur wordt ingezet door gebruikmaking van de zogenaamde “watervalmethode” en komt tot stand in nauwe samenwerking met de directie Recurso Humano (voormalig DPO). 5. Het deelproject # 4. Financiën De financiële subsidieprocessen waarvoor DO verantwoording draagt, zijn voor het grootste deel wel effectief, maar niet efficiënt (CAD, 2010). Ook de transparantie in de financiële processen laat te wensen over, volgens het Nationaal Onderwijsplan (NOP, 2009). Het deelproject financiën wil in samenwerking met het Bureau Minister Justitie & Onderwijs en de Directie Financiën komen tot eenduidige en inzichtelijke financiële (meerjaren)processen voor zowel het onderwijsveld alsook voor de DO zelf. Een belangrijk aspect waarmee rekening gehouden zal worden is dat verantwoordelijkheid daar gelegd wordt waar hij hoort. 6. Het deelproject # 5. Administratie & Archief Informatiebeheer en –voorziening zijn van essentieel belang voor de taakuitvoering van een organisatie. DO kent echter een gefragmenteerde administratie en postregistratie en heeft geen centraal noch digitaal systeem voor administratie en archief. Het deelproject administratie en archief zal zorg dragen voor het inventariseren, opschonen, automatiseren en digitaliseren van zowel het administratiesysteem alsook van het archief. Dit project wordt in samenwerking met Bureau Interne Diensten (BID) en Archivo Nacional di Aruba (ANA) uitgevoerd. 7. Het deelproject # 6. Automatisering (→ ICT) DO kent een achterstand op het gebied van Informatie en Communicatietechnologie (ICT) en automatisering en heeft bovendien verschillende infrastructuren per filiaal. Behalve dat de hardware te beperkt en verouderd is, is ook de software niet uniform en geactualiseerd. Het deelproject automatisering uit het proces van organisatieontwikkeling zal een versnelde investering op het gebied van automatisering en ICT tot stand brengen, waardoor administratie, informatievoorziening en communicatie op een efficiëntere en effectievere manier kunnen verlopen. 8. Het deelproject # 7. Huisvestiging (Faciliteiten DEA) Door de gestage groei van de functies van DO en de toename van personeel is ook het aantal filialen toegenomen. Inmiddels is het personeel van DO over vier filialen verspreid. Dit draagt bij aan de inefficiëntie in de uitvoering van werkzaamheden, maar ook aan hoge lasten voor de huur van de verschillende gebouwen. Sinds 2006 is het streven om DO in één gebouw te huisvesten. De huidige regering heeft het voornemen om overheidsinstellingen in bestaande overheidsgebouwen te vestigen en heeft voor DO de voormalige J.F. Kennedyschool aangewezen. Samen met een regeringscommissie infrastructuur is de projectleider van het deelproject faciliteiten DO bezig vorm te geven aan een nieuw gebouw voor DO. Naast het gebouw bestaat het deelproject faciliteiten DO ook uit de opzet en invulling van het facilitair management van de interne organisatie DO.


Smart Elk deelproject bestaat uit een aantal activiteiten. Voor elke activiteit is door iedere projectleider een startdocument (SMART) opgesteld waarin het hele project op hoofdlijnen is beschreven. Deze smarts bevat de opdracht en verantwoordelijkheid van de projectleider, het proces en tijdspad en het gewenste product of service.


Deel III Resultaten mei 2010 - juni 2011 Jaarverslag Voor u ligt het verslag van het eerste jaar OrganisatieOntwikkeling van Directie Onderwijs (DO). Het jaar 2010-2011 is voor organisatieontwikkeling een oriënterend jaar geweest, waarin aan de hand van documenten zoals het Nationaal Onderwijsplan 2007-2017 (NOP), het CAD-rapport 2010 en de concept-Kerntakenanalyse van de overheid (2009) een begin is gemaakt met een proces voor organisatieontwikkeling. De doelen voor dit eerste jaar waren het aanpakken van achterstanden op verschillende gebieden, het openen van interne communicatiekanalen en het weghalen van wantrouwen en opbouwen van vertrouwen. Met dit verslag willen wij een overzicht geven over de activiteiten die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden en de resultaten die de inspanningen hebben opgeleverd.

Waarnemend directeur Directie Onderwijs Per 17 februari 2010 is de waarneming van de directeur DO door AM Proveyer-Groot gestart. Naast het in kaart brengen en aanpakken van de achterstand op het gebied van personeelsaangelegenheden, is er veel aandacht besteed aan het opnieuw opzetten van communicatie zowel binnen als buiten de Directie Onderwijs. Een andere doelstelling was om het proces van organisatieontwikkeling DO voor de periode 2010-2013 in gang te zetten.

Coördinatie OrganisatieOntwikkeling Per 01 mei 2010 is er een coördinator OrganisatieOntwikkeling DO aangesteld voor de periode van een jaar tot 30 april 2011. De eerste taak was het adviseren van de waarnemend directeur over de ontwikkeling van de organisatie DO en het optreden als counterpart voor de Minister en het Bureau Minister. Daarnaast was het opstellen van een procesdossier een van de taken. In februari 2011 is besloten de aanstelling van de coördinator met twee jaar te verlengen tot 31 mei 2013. De hoofdtaak is uitgebreid en naast de bovengenoemde taken behoren de ontwikkeling en de coördinatie over de uitvoering van het gehele proces van organisatieontwikkeling voor DO tot de hoofdtaak van de coördinator. Bij een tussentijdse evaluatie is er gesignaleerd dat een proces als organisatieontwikkeling het beste door de leiding van DO aangestuurd kan worden. Daarom is per september 2011 de taak van de coördinator overgedragen aan de waarnemend directeur, die met ondersteuning van facilitatoren, coördinatoren en projectleiders de verantwoordelijkheid van organisatieontwikkeling op zich neemt en zal zorg dragen voor de coördinatie van alle taken uit het groeidocument.


Tijdslijn In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de activiteiten die in de periode februari 2010 tot en met december 2011 zijn ondernomen in het kader van het organisatieontwikkelingstraject van DO. In plaats van een uitvoerige beschrijving per activiteit of gebeurtenis is ervoor gekozen de informatie in een schematisch overzicht te plaatsen.

Tijd Inhoud Wat Februari 2010 Start waarneming Directeur DO door

AM. Proveyer-Groot Troep opruimen Trust ontwikkelen, “distrust”

ontmantelen

Maart- April 2010 Dienstreis 4 medewerkers DO naar IIEP Parijs: J. Briseño, M.Thiel, N.Dresscher, B.Kreykenbohm

Deskundigheidsbevordering voor organisatieontwikkeling (educational management) DO

Mei 2010 Start coördinator B.Kreykenbohm OrganisatieOntwikkeling

Ontwikkelen van traject voor OrgOntw en opzet van team voor OrgOntw

Start projectleider Communicatie en Informatie (deelproject # 2): J.Harms

Ontwikkelen en implementeren van communicatie van en over het traject van OrganisatieOntwikkeling

Start werkgroep Bureau Minister met doorlichting functioneren DO

Team OrgOntw als “counterpart” voor werkgroep van Bureau Minister

“Interview” leiderschap met wnd DirDO EMIS-team (J. Briseño, M.Thiel, N.Dresscher, B.Kreykenbohm ) interviewt om visie op leiderschap DO helder te krijgen

Mei/Juni 2010 Onderwijsfonds (EU-middelen) Vergaderingen met MinJ&O, BurMin, Dezhi, “consultant” en EU-delegatie

Juni 2010 Oriëntatie door OrgOntw DO bij afdeling Curriculumontwikkeling

Bekijken of afd. curr kan dienen als pilot op gebied orgontwikkeling vanwege hun ervaring hiermee

Oriëntatie door coördinator OrgOntw bij DIP

Informatie over successen en knelpunten bij de organisatieontwikkeling van DIP

Oriëntatie door coördinator OrgOntw bij Comision Edificio Nobo (CEN) van DO

Informatie over stand van zaken en voortgang nieuw gebouw DO

Hernieuwing traject kernwaarden DO (code of ethics)

Oriëntatie bij commissie concept-nota uit 2009: informatie en mogelijke doorstart

Organisatie activiteit voor dia di Enseñansa (01 juli ieder jaar)

Oriëntatie, informatie en afspraken: Mis, 1e Noticiero en pan dushi

Start projectleider Personeel (deelproject # 1): M.Geerman, S.Montesant

Informatie van OrgOntw aan afdeling P&O van DO ontwikkelen en implementeren van personeelsbeleid DO en inhalen achterstand (rechtspositie)

Augustus-Oktober 2010

Rapport van Bureau Minister over doorlichting DO

DO krijgt alle ruimte om zelfstandig het traject voor organisatie-ontwikkeling op te zetten en te implementeren (carte blanche)

Augustus 2010 2e interview leiderschap DO Diepte-interview EMIS-team met wnd


DirDO

September 2010 CAD-rapport over effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsvoering van DO

“Feedbacksessies” van wnd DirDO en 2e wnd met CAD en definitief rapport

Start projectleider Archief & Documentatie (deelproject # 5): G.Lampe, R.Kelly

Ontwikkelen en implementeren van beleid voor archief en documentatie

Oktober 2010 Oriëntatie door coördinator OrgOntw bij afdeling Begeleiding en Bureau Traimerdia voor personeelsbeleid

Informatie vergaren en bekijken of afd/bureau kan dienen als pilot op gebied personeelsbeleid vanwege hun ervaring hiermee (functionerings- en beoordelingssystematiek)

Start project automatisering, digitalisering, ICT, administratie (deelproject # 6): M.Thiel, J-M. Rosenstand

Inventarisatie van alle activiteiten op gebied van ICT, automatisering etc voor DO

Oriëntatie coördinator OrgOntw bij afd. Scholing voor loopbaanbeleid en deskundigheidsbevordering

Aanzet voor Human Resource Development voor DO

November 2010

Onderwijsbeleid 2010-2013 Minister van Onderwijs

5 beleidsprioriteiten voor onderwijs

Start organisator/logistiek OrgOntw E.Franken

Organisatie van activiteiten en ondersteuning van OrgOntw-team

Oriëntatie door coördinator OrgOntw bij IPA ivm kwaliteitsproces en “leadership & quality management”

Kennis- en ervaringsuitwisseling over kwaliteitszorg in organisatie idee: komen tot kenniskring Kwaliteit

CAD-rapport naar alle coördinatoren Transparantie in informatie over organisatie DO

December 2010 Oriëntatie door wnd DirDO en coördinator OrgOntw bij externe consultant P.Lemmen

Informatie over organisatieontwerp voor DO

December 2010 / Januari 2011

Informatiesessie 1 voor heel DO Thema: wat versta jij onder OrganisatieOntwikkeling?

Januari 2011 Start projectleider Faciliteiten DO (deelproject # 7): D.Mathilda, D.Maduro

Ontwikkelen en implementeren van faciliteitsbeleid en nieuw gebouw DO

Informatiesessie 2 voor heel DO

Verduidelijking missie & visie voor DO obv eerder geformuleerde visie en missie

Start projectleider Organisatie (deelproject #3): C.Ecury

Ontwikkeling en implementatie van het deelproject # 3 Organisatie van OrgOntw

Start projectleider Financiën (deelproject # 4): M.v/d Linde, L.Rasmijn

Ontwikkeling en implementatie van het deelproject # 4

Start monitoring en evaluatie (activiteit) van het traject OrgOntw, activiteitenleider M.Thiel

Ontwikkeling en implementatie van activiteiten voor de monitoren en evaluatie van het traject/proces van OrgOntw

Februari 2011 Kick-off bijeenkomst projectleidersteam OrganisatieOntwikkeling: “Change Agents”

Presentatie aan “Change Agents”:

kennismaking, doel en verwachting van projectleiders OrgOntw ‟10-„13


Maart 2011 Bijeenkomst 1 projectleidersteam OrgOntw: groeidocument

Presentatie van groeidocument en vaststellen van het doel van orgontw voor DO

Informatiesessie 3 voor heel DO

“Nos Logronan”: werkbezoeken op locatie en verzamelen successen per afdeling op het gebied van organisatieontwikkeling, presentatie over samenhang visie/missie en 4 elementen uit White Paper (HC, C, I, TTI)

Informatie van OrgOntw aan MinJ&O Informeren van MinJ&O over traject door DirDO en coördinator OrgOntw

April 2011 Bijeenkomst 2 projectleidersteam OrgOntw

Presentatie en werken met SMARTS

Mercado (informatiesessie 4) OrganisatieOntwikkeling voor heel DO

Informatiemarkt Inhoud van OrgOntw met 8 deelprojecten en stand van zaken (groeidocument)

Juni 2011 Bijeenkomst 3 en 4 projectleidersteam OrgOntw

Werkbijeenkomsten om te werken aan de SMARTS

Kerntaken DO in coördinatorenoverleg Presentatie aan coördinatoren en input door coördinatoren (16 en 30 juni jl)

Start procesbegeleidingsteam Kwaliteitsmanagement DO (INK)

Voorbereiding van Team dat als “counterpart” voor mogelijke consultant INK gaat fungeren: A. Tempelaars

Oriënterend gesprek met INK te Utrecht door B. Kreykenbohm

Overzicht van wensen voor ondersteuning en training (offerte door INK d.d. juli 2011)

September 2011 September -Oktober 2011

Retreat OO-team (1,2,5)

Behandelen van groeidocument en vervolg

Waarneming DirDO door mw. G. Garcia-Dijkhoff

Gedurende afwezigheid mw. Proveyer-Groot 3 weken waarneming van lopende zaken en organisatie-ontwikkeling DO

November 2011 Goedkeuring training INK door minJ&O

Februari 2012 Ink training Beginsituatie voor het volgende onderdeel van het O&O traject


Deel IV Toekomst 2012 - 2013 Zoals hierboven beschreven is vanuit een participatief perspectief met aandacht voor de eigen expertise en historie van DO de vormgeving van het organisatieontwikkelings-traject tot stand gekomen. In het tweede jaar 2011-2012 van de organisatieontwikkeling zullen de doelstelling (resultaat) en de planning 2012-2013 van organisatieontwikkeling vastgesteld worden door het organisatieontwikkelingsteam, bestaande uit waarnemend directeuren, projectleiders, coördinatoren en facilitatoren. Een van de activiteiten is de training voor het gebruik van het INK-model, met specifieke aandacht voor de vijf organisatiegebieden van het INK-model leiderschap, strategie en beleid, en management van medewerkers, processen en middelen. Voor het derde jaar (2012-2013) van organisatieontwikkeling zullen naast de organisatiegebieden ook activiteiten op de 4 resultaatgebieden van het INK-model ingezet worden.

INK-organisatieontwikkelingsmodel Organisatiegebieden

1. Leiderschap 2. Strategie & Beleid 3. Management van medewerkers 4. Management van processen 5. Management van middelen

Resultaatgebieden

6. Medewerkers 7. Klanten en leveranciers 8. Maatschappij 9. Bestuur en financiers


Activiteiten per INK-gebied voor het jaar 2012-2013 Ad 1 Leiderschap

Leiderschapstraining voor de waarnemend directeur DO, 15 coördinatoren van DO en 10 projectleiders van OrganisatieOntwikkeling

Ad 2 Strategie & Beleid Ad 3 Management van Medewerkers Ad 4 Management van Processen Ad 5 Management van Middelen Ad 6 Medewerkers Ad 7 Klanten en leveranciers Ad 8 Maatschappij Ad 9 Bestuur en financiers In februari 2012 zal er in samenwerking met het INK een aantal bijeenkomsten plaatsvinden waarin met het leidersteam zoals hierboven genoemd verder vorm gegeven gaat worden aan de activiteiten binnen het O&O project. Tijdens deze bijeenkomsten worden: 1. Alle in het O&O traject geplande activiteiten in het INK model onder gebracht; 2. Wordt er geanalyseerd welke hiaten er in zitten en welke stappen er verder nog ondernomen moeten worden. Hiervoor worden planningen gemaakt; 3. Er wordt een monitor proces opgezet die het monitoren van de onder 2 genoemde activiteiten planning beschrijft.

Hiermee wordt een einde gemaakt aan de oriëntatie en ontwerp fase van het O&O traject en maken we een begin met de fase waarin we tot uitvoering over gaan.


Bijlage


Informatiesessies Organisatie Ontwikkeling Directie Onderwijs Monitorverslag 1 Monitor en evaluatiecommissie Directie Onderwijs

Directie Onderwijs Oranjestad, december, 2011

ii

Inhoudsopgave

Voorwoord ................................................................................................................................. - 2 -

Inleiding .......................................................................................................................................... 1

Aanleiding .................................................................................................................................. 1

Leeswijzer .................................................................................................................................. 1

Hoofdstuk 1. .................................................................................................................................. 3

Doel van het rapport ................................................................................................................ 3

Opzet van de informatiesessies ............................................................................................. 3

Hoofdstuk 2. .................................................................................................................................. 6

Medewerkers aan het woord .................................................................................................. 6

Aanleiding informatiesessie 1................................................................................................. 6

Aanleiding informatiesessie 2................................................................................................. 9

Aanleiding informatiesessie 3................................................................................................11

Aanleiding informatiesessie 4............................................................................................... 13

Aanleiding informatiesessie 5............................................................................................... 14

Hoofdstuk 3 ................................................................................................................................. 16

Bevindingen en Aanbevelingen ............................................................................................ 16

Bijlage........................................................................................................................................... 18

7 november 2011/BK - 2 -

Voorwoord

Voor jullie ligt het resultaat van de eerste ronde van het monitoren de informatiesessies van het proces van OrganisatieOntwikkeling van Directie Onderwijs. Met dit eerste verslag willen we graag terugkijken op het eerste jaar van de OrganisatieOntwikkeling (OO)van Directie Onderwijs. Tijdens de 4 verschillende gezamenlijke informatiesessies die het afgelopen jaar zijn georganiseerd, hebben we jullie mening over de opzet, de aanpak en de gegeven informatie. De 5de informatiesessie, de lancering van de website op 1 juli 2011, is niet geëvalueerd en dus ook niet opgenomen in dit verslag. Ook hebben we in de informatiesessies informatie verzameld op flappen, posters en “handouts”. Daarvan willen we jullie met dit verslag een overzicht bieden. Ook zullen we de resultaten gebruiken om de informatiesessies te verbeteren. Behalve voor het verzamelen van de inhoudelijke informatie hebben we met het monitor-team van OO een begin gemaakt met het opzetten van een systematiek, waarmee niet alleen de informatiesessies maar het hele proces van OO en alle deelprojecten geëvalueerd kunnen worden. Met dit verslag ronden we ook het eerste jaar van informatiesessies in het kader van organisatieontwikkeling af. De gegevens die dit verslag oplevert zullen gebruikt worden voor de informatiesessies van de komende jaren. We willen alle betrokkenen die hebben geparticipeerd aan de informatiesessies van OrganisatieOntwikkeling bedanken voor hun bijdragen en informeren over hoe de informatiesessies zijn ervaren. Aruba, 5 januari 2012 Mevr. drs. A.M.R. Proveyer-Groot Wnd. Directeur Directie Onderwijs Aruba

1

Inleiding

Aanleiding

In 2009 heeft Directie Onderwijs (DO) een traject doorlopen dat uitgemond heeft in het Nationaal Onderwijsplan The learner our Focus. In deze strategische nota is het functioneren van de Directie Onderwijs een van de aandachtspunten. De Centrale Accountantsdienst van Aruba (CAD) heeft in 2010 een inhoudelijk doorlichting van DO verricht en een rapport over de interne bedrijfsvoering van DO uitgebracht. Uit deze rapporten komt duidelijk naar voren dat het functioneren van DO, verbeterd moet worden. Daardoor is DO vanaf februari 2010 begonnen met een proces van organisatieontwikkeling op basis van het National Onderwijs Plan (NOP) in 2009, het visiestuk (White Paper) “Realizing the Potential of Management Education in Aruba” (2010), en de beleidsprioriteiten 2010-2013 van de Minister van Justitie & Onderwijs waar organisatieontwikkeling als een van de speerpunten is opgenomen.

Per 17 februari 2010 is de waarneming van de directeur DO door AM Proveyer-Groot gestart. Naast het in kaart brengen en aanpakken van de achterstand op het gebied van personeelsaangelegenheden, is er veel aandacht besteed aan het opnieuw opzetten van communicatie zowel binnen als buiten de Directie Onderwijs. Een andere doelstelling was om het proces van organisatieontwikkeling DO voor de periode 2010-2013 in gang te zetten. Per 01 mei 2010 is er een coördinator OrganisatieOntwikkeling DO aangesteld voor de periode van een jaar tot 30 april 2011. Per september 2011 is de taak van de coördinator overgedragen aan het OrganisatieOntwikkelingsteam, een team van zes personen die als waarnemend directeur DO fungeren en vier facilitatoren. Vanaf december 2010 tot juli 2011, zijn er verschillende informatiesessies over de ontwikkeling van de organisatie DO georganiseerd. De resultaten/ervaringen hebben we verzameld via een aantal korte schriftelijke enquêtes die zijn afgenomen bij medewerkers en genodigden van de drie informatiesessies en de informatiemarkt. De verschillende informatiesessies hebben plaatsgevonden in eind december 2010, januari 2011, maart 2011, april 2011. Tevens is er op 1 juli 2011, de officiële dag van onderwijs, de website; ea.aw gelanceerd.

Leeswijzer

In het rapport dat voor u ligt wordt verslag gedaan van de resultaten en bevindingen van de hiervoor genoemde sessies. Hoofdstuk 1 beschrijft het doel van dit rapport en de opzet van de informatiesessies.

2

In hoofdstuk 2 worden de antwoorden van de medewerkers van Directie Onderwijs gepresenteerd. De resultaten van de korte schriftelijke enquêtes van de verschillende informatiesessies. Hoofdstuk 3 is gereserveerd voor de bevindingen en aanbevelingen.

3

Hoofdstuk 1.

Doel van het rapport

Doel van het rapport is alle betrokkenen inzicht te geven in hoe het traject van OrganisatieOntwikkeling verloopt. Via korte schriftelijke enquêtes is aan de 213 medewerkers van DO gevraagd naar het informatiegehalte en de opzet van de informatiesessies. Na afname van de korte schriftelijke enquêtes, zijn de resultaten/ervaringen besproken met de monitorgroep, die bestond uit 3 personen van verschillende afdelingen van Directie Onderwijs. Het doel van de monitorgroep is om een opzet systematiek voor monitoren/evaluatie te creëren voor het hele traject van OrganisatieOntwikkeling voor terugkoppeling van ontwikkelingen (verbetering en resultaten) naar projectleiders, afdelingen/projecten en medewerkers en als input voor beleidsontwikkeling en uitvoering voor organisatie DO (toekomst) op het gebied van kwaliteitszorg. Het afgelopen jaar hebben we met de evaluaties vooral de aanpak van de informatiesessies en de duidelijkheid en begrijpelijkheid van de informatie bekeken. En dat doen we niet alleen nu, maar ook voor de komende jaren. Door het traject van vernieuwing gestructureerd te blijven volgen ( te monitoren) krijgen we immers informatie die nodig is om goede beslissingen te nemen over de verdere implementatie van het traject OrganisatieOntwikkeling.

Opzet van de informatiesessies

De opzet van elke informatiesessie die georganiseerd werd gedurende de periode december 2010 t/m juli 2011 was anders. Voor elke informatiesessie is rekening gehouden met locatie, doel van de sessie, en werktijden van bepaalde afdelingen. De uitnodiging van alle informatiesessies, is aan de hand van een tabblad gebeurd, en iedereen heeft een blauwe map ontvangen met informatie van informatiesessies. Informatiesessie 1 Het doel van informatiesessie1 was om informatie te geven over het traject OrganisatieOntwikkeling binnen Directie Onderwijs. De participatie voor deze informatiesessie was verplichten de inhoud van de informatiesessie van tevoren niet bekend gemaakt. Het doel was om samen meningen en gedachten uit te wisselen over dit onderwerp. Het personeel is verdeeld over 11 bijeenkomst tussen 6 december t/m 15 december 2010.

4

Informatiesessie 2 Het doel van informatiesessie 2 was om de missie en visie vast te leggen aan de hand van oefeningen over wat wordt begrepen onder „mas‟ y „miho‟ ensenañsa, „percura pa maneho‟ y „crea condicion‟ is getracht de eerder geformuleerde visie en missie te verhelderen en begrijpend te maken. Codemsa was gekozen voor vergaderplaats bij deze sessie. Dit om onder andere kennis te maken met het nieuwe filiaal van Directie Onderwijs. Om deze informatiesessie te organiseren is rekening gehouden met de werktijd en geplande vergadering van afdelingen. De bijeenkomsten zijn van 26 t/m 27 januari 2011 georganiseerd in de ochtend en middag uren. Informatiesessie 3 Het doel van informatiesessie 3 was om alle filialen op de hoogte te brengen van de vier elementen uit het strategisch beleidskader voor OO, zoals geformuleerd in de “white paper 2010”. Aan de hand van een poster zijn de vier elementen ; “Human Capital” “Institutianalisation”, “Culture” en “Tools and Technology” uitgelegd Na de informatiesessie was de opdracht voor alle afdelingen om hun projecten en de successen die door hen behaald zijn, “nos logronan”, op een poster te zetten. De bijeenkomsten zijn van 8 t/m 15 april 2011 georganiseerd. Informatiesessie 4 Het doel van informatiesessie 4 was om al het personeel van Directie Onderwijs kennis te laten maken met de 8 deelprojecten in het groeidocument van het traject OrganisatieOntwikkeling. Daarom is deze informatiesessie in de vorm van een informatiemarkt georganiseerd. 1. Traject Organisatieontwikkeling 5. Faciliteiten 2. Communicatie 6. Automatisering 3. Organisatie 7. Administratie & Archief 4. Personeel 8. Financiën Er is ook deze keer weer rekening gehouden met de werktijd van het personeel. De bijeenkomsten zijn verdeeld in 3 dagen van 18 t/m 20 april ‟s ochtends en ‟s middags met 4 gemengde groepen (mensen uit verschillende afdelingen) van 10 mensen werden de verschillende stands in een halve dag bezocht.

5

Informatiesessie 5 Het doel van informatiesessie 5 was om op 1 juli “Dia di Educacion y Enseñansa”, de nieuwe website “Enseñansa Aruba” www.ea.aw te lanceren. Dit is gedaan gedurende de expo van projecten voor materiaal voor scholen van de afdeling curriculum ontwikkeling van Directie Onderwijs. Ieder personeelslid heeft via email een uitnodiging gekregen om de expo te bezoeken.

6

Hoofdstuk 2.

Medewerkers aan het woord

Aanleiding informatiesessie 1

In december 2010 is een “kick-off” informatiesessietraject OrganisatieOntwikkeling (informatiesessie1) georganiseerd ter informatie en uitwisseling van meningen en gedachten over het onderwerp OrganisatieOntwikkeling. In het eerste week van 6 t/m 10 december hebben de meeste collega‟s van verschillende afdelingen en projecten geparticipeerd. In januari 2011 (18 en 21), zijn twee extra informatiesessies ingelast voor diegenen die in december niet konden participeren vanwege vakantie of ziekte. Zo is ervoor gezorgd dat iedereen die bij Directie Onderwijs werkt de kans heeft gekregen om hun meningen en gedachten over het onderwerp OrganisatieOntwikkeling naar voren te brengen.

De meningen en gedachten van wat verstaan wordt onder Organisatie Ontwikkeling en verwacht wordt door iedereen van OrganisatieOntwikkeling zijn op flappen genoteerd. Deze zijn in het document Input informatiesessies 1 verwerkt. De meningen en gedachten zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m N.

In tabel 1 wordt weergegeven welke kernwoorden van A t/m N het meest naar voren zijn gekomen.

Tabel1: Het meest voorkomend kernwoorden

A Communicatie 13 keer

B Deskundigheidsbevordering 12 keer

C “unification”, verwachtingen van elkaar 12 keer

D Personeel/HR (zorg voor) waardering, steun 11 keer

E Organisatie doelen, procedures, beleid, processen, structuren 9 keer

Aan het eind van de informatiesessies is er een evaluatieformulier uitgedeeld om iedereen de mogelijkheid te geven zijn mening over deze informatiesessie te geven. De vragen die gesteld zijn in de enquête in de eerste informatiesessie zijn:

1. Wat vind je van het organisatie/ het doel van de informatiesessie van vandaag? 2. Was de informatie duidelijk? 3. Waar moet meer aandacht gezet worden? 4. Hebt u suggesties?

In totaal waren 215 personeel uitgenodigd, waarvan 176 personeelsleden hebben meegedaan en 147 personeelsleden hebben de enquêtes ingevuld.

7

Hieronder volgen de resultaten van de enquête over de eerste informatiesessie die werd georganiseerd in het kader van OrganisatieOntwikkeling.

Vraag 1 informatiesessie 1 De eerste vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Wat vind je van het organisatie/het doel van de informatiesessie van vandaag? De meeste medewerkers die geparticipeerd hebben aan de sessie (90%) zijn positief over het organisatie/doel die in de eerste informatiesessie werd gebracht. Ze vinden dat de informatiesessie, duidelijk, goed georganiseerd, en dat het goed is dat medewerkers hun input kunnen geven en hierbij betrokken wordt. 8% van de respondenten hebben hun agenda gemist en 2% vindt dat het lijkt alsof we helemaal opnieuw zijn begonnen met organisatieontwikkeling.

Figuur 1: Percentage respondenten van vraag 1

Vraag 2 informatiesessie 1

De tweede vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Was de informatie duidelijk? Volgens 80% van de medewerkers was de informatie duidelijk, begrijpelijk, relevant, en dat we een stap zetten naar transparantie met de neuzen dezelfde kant op. 16 % vinden dat er mis meer achtergrond informatie over organisatie ontwikkeling van Directie Onderwijs, of meer gedetailleerde informatie, en het doel van de sessie. 4% waren negatief over de informatie die gegeven werd in de sessie.


8


De derde vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Waar moet meer aandacht gezet worden? De meningen en gedachten zijn gecategoriseerd naar kernwoorden. In tabel 2 wordt weergegeven welke kernwoorden het meest naar voren gekomen zijn.

Tabel 2: Het meest voorkomend kernwoorden bij vraag 3 informatiesessie1

A Personeelsbeleid Deskundigheidsbevordering Waardering Verbinding van personeel Capaciteit personeel

22 keer

B Communicatiebeleid 21 keer

C Organisatie DO 7 keer

D Logistiek informatiesessie Locatie Meer “flipchart” gebruiken Versturing van uitnodiging

5 keer

E Automatisering 3 keer


De vierde vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Heb je suggesties?, heeft geleid tot een veelvoud aan antwoorden. Deze antwoorden zijn gecategoriseerd door het clusteren van verwante thema‟s. De categorieën die zo ontstaan hebben een eigen kernwoord gewegen, zoals te zien is in tabel 3. De suggesties zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m H.

9

In tabel 3 wordt weergegeven welke kernwoorden het meest naar voren gekomen zijn.


A Positief commentaar sessie 17 keer

B Communicatie beleid 16 keer

C Personeelsbeleid Deskundigheidsbevordering Waardering Verbinding van personeel Capaciteit personeel

11 keer

D Logistiek informatiesessie Locatie Meer “flipchart” gebruiken Versturing van uitnodiging via email

10 keer

E Organisatie DO 5 keer

F Continuïteit in de informatiesessies 5 keer

De antwoorden op vraag 3 en 4 van informatiesessie1 vertonen veel overeenkomsten. Daarom is besloten om voor de overige informatiesessies vraag 3, waar moet meer aandacht gezet worden? weg te laten en alleen gebruik te maken van vraag 4 Heb je suggesties?


Tijdens de workshop “4 Roles of Leadership” in 2003 is een missie voor DO geformuleerd die bekrachtigd is tijdens de bijeenkomst.

Op 26 t/m 28 januari 2011 is de tweede informatiesessie georganiseerd, met als doel het vaststelen van Onderwijs tot invulling van de begrippen “mas y miho enseñansa”, “percura pa maneho” en “crea condicion” te komen. Gedurende 3 dagen hebben in totaal 137 collega‟s uit verschillende afdelingen en project groepen geparticipeerd, en zijn 126 hebben de enquêtes ingevuld.

Hieronder volgen de resultaten van de enquête van de tweede informatiesessie die werd georganiseerd in het kader van OrganisatieOntwikkeling.

10


Op de eerst vraag: Wat vind je van het organisatie/doel van de informatiesessie van vandaag?, heeft 83% van de medewerkers positief geantwoord. Men vond dat de sessie goed georganiseerd en productief was. Terwijl 15% van de medewerkers vinden dat de tijd tekort was, de zaal was te klein, de suggesties moeten niet in de la gestopt worden, en het doel van de informatiesessie was niet duidelijk. 2% van de participanten hebben een negatief commentaar.



De tweede vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Was de informatie duidelijk? Volgens de meeste medewerkers (91%) is de informatie duidelijk en begrijpelijk. Ze vinden dat het brainstormen in de groep meer duidelijkheid creëert. 7 % vindt dat de informatiesessie een beetje rommelig was, dat de informatiesessie beter georganiseerd wordt aan de hand accumulatie van gegevens, meer steeds opnieuw aangeven van wat deze stap/bijeenkomst onderdeel is, en missen het doel van de sessie. 2% van de deelnemers vinden dat ze geen informatie hebben gekregen.


11


De derde vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Waar moet meer aandacht gezet worden? De meningen en gedachten zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m H.

In tabel 4 wordt weergegeven welke kernwoorden zijn het meest naar voren gekomen.

Tabel 4: Het meest voorkomend kernwoorden bij vraag 3 informatiesessie 2

A Logistiek informatiesessie Locatie Meer “flipchart” gebruiken Versturing van uitnodiging via email Meer duidelijkheid creëren bij uitleg In kleine groepen verdelen Aan de tijd denken voor de sessie

26 keer

B Positief commentaar sessie 26 keer

C Continuïteit in de informatiesessies 9 keer

D Organisatie DO 7 keer


Van 8 t/m 15 maart 2011, is de derde informatiesessie georganiseerd. Voor deze sessie, is het team van OO. naar elk filiaal van Directie Onderwijs gegaan om een korte uitleg te geven van het model dat gebruikt wordt voor het traject van OO. Het model bestaat uit vier elementen, te weten; “Capital Humano”, “Cultura”, “Herment, Technologia & Informacion”, en “Institutionalisacion”. De elementen vormen het uitgangspunt van de organisatie DO en geven richting aan onderwijsmanagement en het ontwikkelen van onderwijsbeleid. Het doel van deze infosessie was om per element te inventariseren welke acties de afdeling en projecten ondernomen hebben en wat er bereikt is, de “logronan”. Bij elk filiaal is een poster achtergelaten, zodat elke afdeling per filiaal hun bereikte resultaten erop kunnen zetten. De verwerking van de posters is opgenomen in de bijlage 1. Aan informatiesessie3 hebben 128 collega‟s geparticipeerd, waarvan 105 de enquêtes hebben ingevuld. Bij informatiesessie3 zijn dezelfde vragen van de eerste twee informatiesessie gehanteerd. Hieronder volgen de resultaten van de enquête over de derde sessie.

12


De eerste vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Wat vind je van het organisatie/doel van de informatiesessie van vandaag? De meeste medewerkers (82%) vinden dat het informatiesessie goed, informatief, duidelijk. Terwijl 10% van de medewerkers vinden dat de “hand-out” essentials is, een beetje krap maar gezellig. 8% vinden dat de ruimte te klein waar het was gehouden (de ruimte was niet voor alle informatiesessies hetzelfde), saai, te snel en verwarrend, het doel was niet duidelijk, en dat het informatie via email gestuurd kan worden.

82%

10%

8%

+

±

-86 personen



De tweede vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Was de informatie duidelijk? Volgens de meeste medewerkers (68%) vinden dat de informatie was duidelijk en “hand-out” was ook duidelijk. 22% vinden dat het was beter minder moeilijke woorden van Papiamento te gebruiken, meer voorbeelden geven, het was misschien handig geweest om van te voren aan te geven wat het onderwerp van de vergadering zou zijn, en dat de informatie (op papier) is wel moeilijk in taal, maar wel goed toegelicht. 10% vinden dat de informatie was moeilijk en te snel door de informatie gegaan, weten de link niet van de informatie, en vinden dat het was een repetitie van informatie.



De derde vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Waar moet meer aandacht gezet worden? De meningen en gedachten zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m F.

In tabel 5 wordt weergegeven welke kernwoorden zijn het meest naar voren gekomen.

13


A Logistiek informatiesessie Locatie Meer “flipchart” gebruiken Versturing van uitnodiging via email Meer duidelijk creëren bij uitleg In kleine groepen verdelen Aan de tijd denken voor de sessie De poster was onleesbaar

24 keer

B Geen commentaar 24 keer

D Positief commentaar sessie 8 keer


Voor het traject van OrganisatieOntwikkeling is een groeidocument ontwikkeld, waarin de prioriteiten voor de ontwikkeling van DO in de periode 2010-2013 zijn genomen. Aan de hand van de prioriteiten zijn 8 deelprojecten benoemd. Het doel van de vierde informatiesessie, de “Mercado” is om informatie te bieden aan iedere collega van Directie Onderwijs over de inhoud van elke project uit het groeidocument. Aan informatiesessie 4, heeft geparticipeerd 137 collega‟s, waarvan 107 de enquêtes hebben ingevuld.


De eerste vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Wat vind je van het organisatie/doel van de informatiesessie van vandaag? De meeste medewerkers (85%) vinden dat het informatiesessie heel goed georganiseerd is (heel professioneel in elkaar gezet), dat het goed in elkaar is gezet, heel goede informatie, goed manier om personeel betrokken te houden. Terwijl 14% van de medewerkers vinden dat het was een leuke presentatie, maar er mis stoelen om te zitten, dat de ruimte was te krap, dat het wel goed is, maar te veel, de tijd was tekort bij sommige boots.


14


De tweede vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Was de informatie duidelijk? Volgens de meeste medewerkers (85%) vinden dat de informatie was duidelijk en informatief, dat het informatie was in een creatieve manier gepresenteerd, en goede materiaal en “hand-outs”. 14 % vinden dat tijd was krap om vragen te stellen, te veel informatie tegelijker tijd, te rumoerig door de kleine ruimte. 1% van de participanten hebben een negatief commentaar. Figuur 8: Percentage respondenten van

vraag 2


De derde vraag die gesteld werd in de enquête luidt: Waar moet meer aandacht gezet worden? De meningen en gedachten zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m D .

In tabel 5 wordt weergegeven welke kernwoorden van A t/m D zijn het meest naar voren gekomen.

Tabel 5: De meest voorkomende kernwoorden bij vraag 3 informatiesessie 4

A Logistiek informatiesessie Locatie Meer “flipchart” gebruiken Versturing van uitnodiging via email In kleine groepen verdelen Aan de tijd denken voor de sessie

27 keer

B Geen commentaar 15 keer

C Positief commentaar sessie 14 keer

D Continuïteit in de informatiesessies 5 keer


Op 1 juli 2011, de officiële dag van het onderwijs op Aruba, heeft de Minister van Justitie en Onderwijs, de nieuwe website van “Enseñansa Aruba” www.ea.aw officieel gelanceerd. Tevens is er een expo van projecten en het materiaal dat voor scholen ontwikkeld wordt door de afdeling Curriculum Ontwikkeling van Directie Onderwijs georganiseerd.

http://www.ea.aw/

15

De website is een initiatief van Directie Onderwijs en is opgezet als een centraalpunt van informatie met betrekking tot onderwijs op Aruba. Voor informatiesessie 5 is er geen evaluatieformulier verdeeld.

16

Hoofdstuk 3

Bevindingen en Aanbevelingen

In het verslag kunt u lezen hoe de participanten de sessies hebben ervaren. In dit hoofdstuk worden de bevindingen per vraag behandeld.

3.1 Bevindingen ten aanzien van vraag 1; organisatie/opzet van de informatiesessie

Als gekeken wordt naar de antwoorden van het aantal respondenten voor vraag 1, dan mag gezegd worden dat de meesten een positief antwoord geven over de organisatie van de informatiesessie, en de informatie die gegeven wordt in de informatiesessie. Ook dat iedereen betrokken en geïnformeerd is over het traject Organisatie- Ontwikkeling. Weinig respondenten hadden een opmerking met betrekking tot het doel van de informatiesessies. Er wordt gevraagd om door te gaan met de informatiesessies voor het verder informeren van de stand van zaken van OrganisatieOntwikkeling.

Over het logistieke gedeelde van de informatiesessies, was het personeel van mening dat er rekening gehouden moet worden met de grootte van de locatie waar de informatiesessies gehouden worden en de gezelligheid. Het werken in groepen, moet meer in kleine groepen en er moet voldoende tijd voor ingedeeld worden. Voor de versturing van uitnodigingen wordt gevraagd om dit via email te laten gebeuren ten behoeve van besparing van papier. Er wordt verder ook gevraagd om meer “filpcharts” te gebruiken, en meer duidelijkheid te creëren bij uitleg via visueel materiaal

3.2 Aanbevelingen ten aanzien van vraag 1; organisatie/opzet van de informatiesessie

Er moet rekening gehouden worden met grootte van een ruimte waar de informatiesessies in de toekomst gehouden worden, geluid overlast als de ruimte te klein of als 2 of meer presentaties naast elkaar worden gehouden. Het tempo van de presentatie is ook belangrijk om over na te denken,. De presentaties mogen niet te lang en niet te kort zijn. Er wordt aan het OO team gevraagd om rekening te houden met een continuïteit van het proces OrganisatieOntwikkeling.

3.3 Bevindingen ten aanzien van vraag 2; duidelijk informatie

De meeste respondenten vonden dat de informatie in de informatiesessies duidelijk en informatief was. Als uitzondering zijn genoemd: de moeilijkheid van de woorden die gebruikt worden in de presentaties, de “hand-outs”, en er wordt gevraagd meer duidelijkheid te creëren bij de uitleg.

17

3.4 Aanbevelingen ten aanzien van vraag 2; duidelijke informatie

De taal die gebruikt wordt voor de presentatie kan ook een rol spelen om de aandacht van de personen te blijven houden. Geen moeilijke taal of woorden gebruiken voor een presentatie en voor “hand-outs”. 3.5 Bevindingen ten aanzien van vraag 3; waar moet meer aandacht gezet worden

Bij informatiesessie 1, 2, 3 en 4 waren de meest voorkomende aandachtsgebieden,

a. Dat er meer gewerkt moet worden aan het personeelbeleid, dit met betrekking tot waardering van het personeel, verbinding van personeel, deskundigheidsbevordering en ontwikkeling van de capaciteiten van het personeel.

b. Het andere gebied waar aandacht op gericht moet worden is het communicatiebeleid binnen de organisatie. Het personeel vraagt naar meer transparantie bij besluiten die genomen worden, en wil meer geïnformeerd zijn over alles wat gaande is binnen Directie Onderwijs en direct of indirect betrekking heeft op hun werk.

c. Net als bij vraag 1, is men van mening dat er rekening moet worden gehouden met de locatie en de grootte van de groepen bij elke sessie.

d. Ook wordt de wijze van versturing van de uitnodiging genoemd. Deze kan beter per mail verstuurd worden.

e. Er wordt als laatste aandacht gevraagd voor de organisatiestructuur van Directie Onderwijs de interne processen, doelen van de organisatie, taak en verantwoordelijkheden van het personeel.

3.6 Aanbevelingen ten aanzien van vraag 3; waar moet meer aandacht op gericht worden Aanbeveling: Gezien het aantal reacties van het personeel met betrekking tot personeel en communicatie beleid en de organisatie binnen Directie Onderwijs, is het van belang om deze punten als prioriteit te nemen in het Organisatie Ontwikkel traject.

3.7 Bevindingen ten aanzien van vraag 4; heb je suggesties

Deze vraag was alleen gesteld bij de eerste sessie. De suggesties zijn gecategoriseerd naar kernwoorden van A t/m H. Bij deze vraag die ongeveer hetzelfde luidt als vraag 3, heeft het merendeel van het personeel suggesties gegeven over personeel, communicatie beleid, logistiek en de organisatie.

18

Bijlage

Proce sdossier · 2017-01-14 · Proce sdossier Organisatie Ontwikkeling Departamento di Enseñansa...

Documents

Transcript of Proce sdossier · 2017-01-14 · Proce sdossier Organisatie Ontwikkeling Departamento di Enseñansa...