Pres bab hoofdstuk4

Hoofdstuk 4 : ERP

systemen en integratie met

Bibliotheeksystemen

CVO VOLTInterleuvenlaan 5 • 3001 Heverlee • T 016 22 48 10 • [email protected]

Justus Lipsiusstraat 69 • 3000 Leuven • T 016 22 4 46 • [email protected]

1. Data-integratie (1)

• Veel informatie al aanwezig in andere

systemen

• Niet meer alle informatie in ILS

• Zeker niet meer intypen

• Data via een elektronische koppelen

herbruiken



1. Data-integratie (2)

Enkele voorbeelden

• Linken met een leveranciersplatform (vb. Claim

informatie voor tijdschriften)

• Inladen van bibliografische beschrijvingen

• Koppeling tussen ILS en een

bevolkingsregister / studentenadministratie

• Koppeling tussen een ERP-systeem en een

ILS



2. Wat is een ERP-systeem? (1)

= Enterprise Resource Planning

• Ondersteuning van alle processen binnen

een organisatie

• Bestaat uit modules voor specifieke taken

• Georganiseerd vanuit een centrale

databank




• Voorbeelden van ERP-systemen

– SAP

– PeopleSoft

– ProCure

– Odoo

– Compiere

– iDempiere




• Voorbeelden van processen– Beheer van soft- en hardware binnen de organisatie

– Uitwerken van procedures en workflows voor werkplanning

– Inkopen van goederen via een gemeenschappelijk platform

(een e-catalogus), waarop leveranciers informat kunnen

plaatsen

– Human resource management of

personeelsbeleid/beheer/planning

– Boekhouding en financiële processen

Laatste van groot belang voor ILS



3. Technisch IDE (1)

• IDE = Electronic Data Interchange

• Automatische uitwisseling van gegevens




Stappen in het proces :

• Gegevens invoeren voor koppeling

• Export vanuit ILS in EDI-format (XML)

• Verzenden via FTP

• Antwoord versturen met aangepaste

gegevens

• ILS ontvangt file via FTP

• Inladen file met aangepaste gegevens




Voorbeeld : Koppeling tussen ILS en

tijdschriftenleverancier

Problematiek van claimen

– Veel opzoekwerk

– Veel typwerk

– Tijdrovend voor de bibliotheek



4. Koppeling op factuurniveau




Workflow stappen :

• Bestellling enkel aanmaken in ILS (en

versturen)

• Ontvangst : Materiaal registreren in ILS

• Factuur invoeren in ILS

• Koppeling van factuur naar ERP

• Betaling factuur in ERP

• Terugkoppeling naar ILS

• Catalografische afwerking




Voordelen :

• Geen dubbel werk

• Bibliotheekpersoneel : werkt enkel in ILS

• Financiële gegevens : in beide systemen

Nadelen :

• Bestelling enkel in ILS

• Ontvangst enkel in ILS

• Bibliotheek is een uitzondering



5. Koppeling op bestelniveau




Workflow stappen :

• Bestelling wordt aangemaakt in ILS

• Bestelling gekoppeld naar ERP via IDE

• Bibliotheekpersoneel zoekt bestelling op

in EPR en vervolledigt deze

• Versturen bestelling vanuit ERP

(bestelbon = organisatie)

• Materiaal registreren in ILS en ERP




Workflow stappen :

• Factuur naar financiële diensten voor

betaling (na controles)

• Catalografische afwerking




Voordelen :

• Financiële diensten hebben volledig plaatje

• Facturen niet meer verwerkt door bibliotheek

• Bibliotheken zijn geen uitzondering meer

Nadelen

• Bibliotheekpersoneel moet zowel in ILS als

ERP werken

• Stukje dubbel werk (registratie)

• Financiële gegevens moeilijker bereikbaar voor

bibliotheek

Pres bab hoofdstuk4

Software

Transcript of Pres bab hoofdstuk4