PLOEG

15 juni 2006Workshop Proeftuinen PLOEG+: Samen leren uit

ervaringen

Marcel Van Lerberge – Adviseur Agentschap OverheidspersoneelAnja D’hoe – Adviseur Departement Bestuurszaken

PROEFTUINEN

Managementinstrument van de Vlaamse overheid

om mens en organisatie met elkaar te verbinden

2

Inhoud

1. PLOEG: uitgangspunten

2. Proeftuinen PLOEG+2.1. Doel Proeftuinen PLOEG+2.2. Voor wie bestemd?2.3. Kader waarbinnen proeftuin werkt2.4. Overzicht van de lopende proeftuinen2.5. Doelstellingen van de proeftuinen

Proeftuinsessies

3

Inhoud

2.6. Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies

2.7. Tussentijdse evaluatie

2.8. Randvoorwaarden tot efficiënte proeftuinwerking

2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden

2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing

2.11. Programma 2006

2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten

4

1. PLOEG: uitgangspunten

Opgestart in 1995 met als doelstellingen:

resultaten verbeteren motivatie verhogen rechtvaardige evaluatie communicatie en samenwerking verbeteren responsabilisering grote betrokkenheid

5

PLOEG is een instrument

6

Hoofdprincipe:Verbeteren is belangrijker dan meten

PLOEG: jaarlijkse managementcyclus van Plannen, Leidinggeven & Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden

Sturen van prestaties is meer dan evalueren

Strategisch belangrijk instrument om verbeteringsprocessen te ondersteunen

Continue verbetering voor medewerker en organisatie verbetering voor iedereen

7

Instrument is goed, maar knelpunten in gebruik:

PLOEG louter evaluatie-instrument i.p.v. managementinstrument

Systeem komt bureaucratisch over, niet aangepast aan eigenheid entiteit

Perceptie: niet altijd rechtvaardig, objectief, billijk,…

Functioneringstoelagen oneigenlijk gebruikt om interne onbillijkheid op te lossen

…

2. Proeftuinen PLOEG +

Stand van zaken, tussentijdse evaluatie

& aanbevelingen (april 2006)

Inzicht krijgen in randvoorwaarden om knelpunten weg te werken

Leidinggevenden ondersteunen in de samenwerking met medewerkers om resultaten en afspraken te behalen

2.1. Doel Proeftuinen PLOEG +

10

2.2. Voor wie bestemd?

(Sub)entiteiten die durven voorop lopen om bepaalde

aanpassingen en vereenvoudigingen aan klassiek PLOEG-formaat door te voeren

bereid zijn kennis en ervaring te delen

Win-win voor alle betrokkenen

11

2.3. Kader waarbinnen een proeftuin werkt

Algemene principes van PLOEG

Aanvankelijke doelstellingen van PLOEG

Geldende statutaire bepalingen

12

2.4. Lopende proeftuinen PLOEG+

ABAFIM (dep. AZF) APO (dep. AZF) Afd. Gesubsid. Infrastructuur (dep. AZF) Export Vlaanderen (nu: FIT) AWV (dep. LIN) DAB Catering (dep. AZF) DAB Loodswezen (dep. LIN) Afd. Scheepvaartbegeleiding (dep. LIN) (in opstart) VIZO (sectie ‘Bedrijfsadvies’, nu VLAO) OC – GIS (VLM) Afd. Gezondheidszorg (dep. WVC)

13

2.5. Doelstellingen: ‘Planning’

o Nieuwe functiebeschrijvingen/ functiefamilies en competentiekaarten/ eigen competentiewoordenboek opstellen

o Maatgerichte planningsdocumenten opstellen bijv. dynamisch planningsdocument voor hele afdeling met vermelding van individuele doelstellingen

o Planningsdocumenten invoeren met gebruik van kengetallen, afspraken, prestatienormen

14

2.5. Doelstellingen: ‘leidinggeven en opvolgen’

o Tussentijdse opvolging stimuleren door functioneringsgesprek aan te moedigen

o Opleiding voor personeelsleden niveau D om inbreng in PLOEG-gesprekken te verhogen

o Evaluatoren tijdens evaluatie aanspreken op ‘people management’

o ‘Leidinggeven’ expliciet onder de aandacht brengen door vermelding in functiebeschrijving, ondersteuning aan te bieden, meer tijd en ruimte te gunnen,…

15

2.5. Doelstellingen: ‘Evaluatie’

o BUE en Collega-feedback invoeren

o Evaluatie kwantificeren of ‘rubriceren’

o Meetfactoren invoeren

16

2.5. Doelstellingen: ‘Waardering’

Toekenning prestatietoelagen objectiveren: Lijst met criteria uitwerken Afspraken maken rond gegadigden onder

consensus van evaluatoren Standaardformulieren invoeren

Motivering van voorstel ‘vertraging’: Lijst met criteria opstellen Standaardformulieren invoeren

…

?!

Proeftuinsessies

1. DAB Catering – 2 B 43-44

2. Adm. Wegen & Verkeer – balkon 2 links

3. VIZO – balkon 3 links

4. Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – balkon 3 rechts

18

2.6. Korte terugkoppeling vanuit proeftuinsessies

1. DAB Catering – Christine Vissenaekens

2. Adm. Wegen & Verkeer – Karlien Declercq

3. VIZO – Anja D’hoe

4. Afd. Gesubsidieerde infrastructuur – Marcel Van Lerberghe

19

2.7. Tussentijdse evaluatie

‘SWOT- analyse’ (zie sjabloon) per proeftuin t.b.v. P & O en lijn

Leerpunten en case-study per proeftuin

Geïntegreerde ‘SWOT- analyses’

Aanbevelingen t.b.v. P & O en lijn/beleid

…

20

2.7. Sjabloon van ‘SWOT – analyse’:

Sterktes:.....….….

Opportuniteiten:….….….

Zwaktes:….….….

Bedreigingen:….….….

21

2.8. Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (1)

Vooraf: omgevings- en risicoanalyse kunnen negatief inwerkende organisatorische aspecten preventief in kaart brengen

Onderliggende problemen moeten eerst worden aangepakt

Randvoorwaarden uitwerken om PLOEG te gebruiken als globaal en continu verbetertraject voor organisatie en medewerkers, eerder dan het individueel te bekijken

22

2.8. Randvoorwaarden tot een efficiënte proeftuinwerking (2)

Kader, krijtlijnen, objectieven zijn bij opstart duidelijk en worden aanvaard

Voorafgaand overleg met vakbonden is nodig

Organisatorische transformaties en reorganisaties (cfr. BBB): niet het geschikte moment of juist wel?

Aangehouden engagement van P & O-functie en lijnmanagement is conditio sine qua non

23

2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden (1)

Kern proeftuin: niet PLOEG- uitvoeringsmodaliteiten maar nastreven goed ‘people management’

Lijnmanagement moet borg staan voor responsabilisering en is eindverantwoordelijk

Alle leidinggevende niveaus moeten tijdig en correct geïnformeerd en betrokken worden

24

2.9. Aanbevelingen voor leidinggevenden (2)

Leidinggevenden zijn tussenschakel tussen management en medewerkers, zij maken (tussentijdse) resultaten bespreekbaar bij medewerker(s)

P & O-functie en (vertegenwoordigers van) lijn werken voorstellen uit

Ook medewerkers kunnen betrokken worden, bijv. via focusgroepen

Leidinggevenden moeten over vaardigheden inzake people-management beschikken ondersteuning via instrumenten; van managementcode tot persoonlijke coaching

25

2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (1)

Planning: Globaal, dynamisch planningsdocument voor

hele entiteit kan overwogen worden

Planningsdocument met bijhorende meetfactoren maakt takenpakket transparant en verhoogt kans op objectieve evaluatie

Bij de planning nodige aandacht besteden aan gepast loopbaanperspectief zie functiefamilies Vlaamse overheid

26

2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (2)

Leidinggeven & opvolgen: Kandidaten voor leidinggevende functies

grondig screenen op aanwezigheid en kwaliteit van leidinggevende competenties en motivatie

Leidinggevende componenten opnemen in functiebeschrijving + competentieprofiel en bespreken tijdens evaluatiegesprek

Lijnmanagement erkent en bevordert kwaliteit van leidinggeven nodige aandacht, waardering, ruimte

27

2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (3)

Evalueren: Zelfevaluatie verhoogt inbreng, verlicht werk

evaluatoren (feiten en vbden)

Kwantitatieve evaluatie (rubrieken, geen cijfers!) combineren met beschrijvende evaluatie

Evaluatie ‘onder de norm’ moet aanleiding geven tot ontwikkelingsgerichte afspraken

Leidinggevenden ondersteunen in kwaliteitsborging via checklists, feedback op verslagen,…

28

2.10. Aanbevelingen voor PLOEG-toepassing (4)

Waarderen: Evaluatoren spreken onder consensus criteria

voor FUTO’s af en delen deze mee bij planning

Prestatietoelagen worden toegespitst op ‘uitstekend presteren’, boven de norm

Negatief waarderen richt zich ook op ‘onderpresteren’ (waarschuwing, niet noodzakelijk vertraging of onvoldoende)

Bevorder informele waardering

29

2.11. Programma 2006

Terugkoppeling bevindingen naar doelgroepen:

P & O–professionals (via workshop) Lijn (door P & O–professionals, met

ondersteuning IVA Overheidspersoneel) Beleid (via Nota ‘Beleidsaanbevelingen’) Representatieve vakbonden (via thematisch

‘Open Forum’) …

Inbedding proeftuinen PLOEG+ in ‘Kwaliteitsvol leidinggeven’

Bijsturing PLOEG vanuit Sectoraal Akkoord

30

2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten (1)

De proeftuinen:

haken in op de aanvankelijke doelstellingen van ‘PLOEG’

staan voor ‘voortdurend verbeteren’

spitsen zich toe op de knelpunten in gebruik van ‘PLOEG’

31

2.12. Terugkoppeling naar de uitgangspunten (2)

De proeftuinen zijn:

maatwerk gericht (voor- en nadelen!)

team georiënteerd (voor- en nadelen!)

een draagvlak voor kwaliteitsvol leidinggeven (voor- en nadelen!)

Is dit herkenbaar ?

33

Bedankt voor uw aandacht!

Voor meer informatie:

Marcel Van Lerberge, marcel.vanlerberge@azf.vlaanderen.be, tel: 02/5535019

Anja D’hoe, anja.dhoe@azf.vlaanderen.be, tel: 02/5535496

PLOEG-site: http://www2.vlaanderen.be/personeelsbeleid/ploeg/index.htm