PLATO

ORGANISATIE ONTWIKKELING

Voetnoot: deze presentatie heeft als opzet ideeën en discussie stof aan te reiken,en omals ‘check’list te functioneren om deze materie verder aan te pakken. Ze kan geenantwoord bieden op iedere concrete situatie in uw organisatie.

Groeifases 1. OPSTART

FOCUS: ondernemers idee/creatie van nieuwe producten, markten, soms opportunistisch

ORGANISATIE: is meer hoe krijg ik het gedaan, lukt alles, is aan alles gedacht, reageren op het moment

organische ontwikkeling inkopen van bepaalde diensten/kennis

MEDEWERKERS: generalistisch, iedereen achter het idee en neemt veel op zich

ONDERNEMER: is met alles bezig

Deze fase eindigt dikwijls met een leiderschapscrisis

Groeifases: 2. UITBOUW

FOCUS: vormgeven aan de groei, met vallen en opstaanORGANISATIE: eerste taakverdeling en delegatie komt tot stand,

scheiding van leiding en uitvoering, intrede van procedures en regels, externe specialisatie wordt nog steeds ingekocht

MEDEWERKERS: ontstaan van rechterhand(en) die specialiteit voor hun rekening nemen/ ontstaan van verantwoordelijken voor een bepaald stuk

ONDERNEMER: delegeert maar blijft nog alles bewaken voelt zich dikwijls eenzaam in zijn/haar verantwoordelijkheid

Eindigt dikwijls met management crisis doordat medewerkers zich te beperkt voelen door de strakke leiding van de ondernemer

Groeifases: 3. SPECIALISATIE

FOCUS: uitbouw en uitdieping van markt en organisatie, meer focus naar buiten

ORGANISATIE: uitbouw van afdelingen, functiebeschrijvingen, volledige delegatie, beheers- en HRM systemen, vakbond?

MEDEWERKERS: intrede van directie, specialisatie binnen vakgebied, motivatie problematiek (afstand-betrokkenheid)

ONDERNEMER: ondernemer net zoals zijn management houdt meer afstand van het operationele, voorbeeldfunctie, concentreert zich op nieuwe business en uitbouw organisatie

Eindigt dikwijls met een beheerscrisis omdat de ondernemer voelt door zijn delegatie en afstand van de vloer het bedrijf

niet meer in de hand te hebben

Groeifases: 4. MATURITEIT

FOCUS: coördinatie, en blijven houden van ‘focus’ORGANISATIE: bureaucratischer, management structuur,

dikwijls business unitsMEDEWERKERS: focus op ontwikkeling van potentieel, HR

beleid bijsturen op vlak van efficiëntie en kostenbeheersing

ONDERNEMER: verplichting van positief kritisch te zijn, alles ter discussie stellen, aandacht voor mensen maximaal zetten

Eindigt dikwijls met een gevoel van saaiheid voor de ondernemer, verkoop van bedrijf

ORGANOGRAMDEFINITIE: tekening die de (hiërarchische of interne)

organisatie weergeeft

TOEGEVOEGDE WAARDE: duidelijkheid, duidelijkheid, duidelijkheid

basis voor communicatie werkverdeling wie is de ‘baas’

Begint vanaf het ogenblik dat je met meer dan één bent…

SAMENVATTING ORGANISATIE (123Management.nl)

DEFINITIES STRUCTUREN

ORGANIEKE STRUCTUUR: opdeling naar functies van en in de organisatie (zoals engineering, financiën, productie, verkoop etc)

ook: naar regio, markt en/of product

FUNCTIESTRUCTUUR: formeel bekrachtigde en beschreven rol binnen de organisatie, heeft arbeidsrechtelijke status = basis van aanwerving, arbeidsvoorwaarden en ontslag

PERSONELE STRUCTUUR: aantallen medewerkers niveaus en type

HOE ONTWIKKEL JE EEN ORGANISATIE?

Verschil tussen KERN taak en ONDERSTEUNENDE taak/proces

Meestal komt de druk van binnen uit (‘help’, het lukt niet meer…)

OF: je zet doelstellingen uitDenk ook vanuit de markt (rol business plan)

Belang van (voldoende) juiste processen (= werkinstructies, communicatie, werkmiddelen, documenten, rapportages,…)

Juiste persoon – Juiste plaatsGeneralist - Specialist

ALGEMEEN BUSINESSMODEL

2. Klanten

5. Concurrentie

3. Waarde

4. Relatie

1. Bedrijf

Strategie&Planning

Markt Positie

KlantPerceptie

‘preferred’Werkgever

Operational‘Excellence’

Financiële Performantie

Business

Support

Technisch

Tec

hnis

chB

usin

es

sS

uppo

rt

Tur

nove

r –

E

BIT

(DA

) -

R

OC

E

B2B B2C

Tec

hnis

chD

iens

t/in

houd

supp

ort

Hoe eraan beginnen? Vereenvoudigd model: wat heb ik

nodig?Strategieen actie

plan

Compe-tenties van

Organisatie en Mensen

Wat loopt er mis?

Resultaatsgebied

Hoe eraan beginnen: vereenvoudigd model

FORMELESTRUCTUUROrganogramVerantwoorde-lijkhedenFunctieinhoudenProcessen WerkinstructiesBeslissings-StructuurCommunicatie en overlegISO

Wat heb je nodig

Wat is aanwezig

ROL VAN COMPETENTIES

ZELF DOENHOUDEN

AANVULLING ZOEKEN/

ONTWIKKELEN

OPPASSEN VOORROUTINE

MAKKELIJK TECONTROLEREN

DELEGEREN

CONTROLERENMETEN (KPI’s…)

GRAAG

NIET GRAAG

GOED NIET GOED

PRAKTISCHSCHRIJF EEN STAPPENPLAN UIT, DENK NA OVER DE ROL VAN

EENIEDERPROJECTMANAGEMENT/DOCUMENTEER/FORMALISEER

REFLECTEER OVER JE BUIKGEVOEL

BETREK JE MEDEWERKERS ZOVEEL MOGELIJK (maar kies en weet wanneer)

• Om hen te informeren• Om hun input te krijgen• Om hen mee te laten beslissen

GROEI? : splitsing – kloving van functiesDURF MEDEWERKERS AAN TE WERVEN DIE STERKER ZIJN DAN JEZELF

TAKEN/VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDENTAAK: een te verrichten werk, een ‘doe’ ding, of ook: ‘een

afgerond geheel van arbeidsverrichtingen door een medewerker uitgevoerd’

VERANTWOORDELIJKHEID: ‘de plicht verantwoording af te leggen’ of ook: grote zorg en toewijding die voor iets vereist zijn:

Aan te vullen met: ‘voor een afgelijnd gebied (met al dan niet ruimte voor eigen invulling) zorgen dat dit in orde is

BEVOEGDHEID: het recht opdrachten te geven en beslissingen te nemen over het uit te voeren werkeen afgelijnd gebied met beslissingsmacht, dus ook over eigen invulling van dat gebied

FUNCTIEBESCHRIJVING: BELANG

geven een duidelijk en helder zicht op wat van medewerkers verwacht wordt (verantwoordelijkheden, concrete resultaatsverwachtingen, taken,…)vermijden van overlappingen in taken (dubbel werk)vermijden dat verantwoordelijkheden worden doorgeschovengeven directie, management en alle medewerkers inzicht in hoe zij bijdragen tot het bedrijfsdoel zijn een basis voor een performante organisatie en een degelijk HR-beleid: evaluatie- en ontwikkelingsgesprekken worden hierdoor vergemakkelijkt, link naar competenties en competentie beleid

FUNCTIEBESCHRIJVING: INHOUDWat staat er zeker in een functiebeschrijving?

functietiteldoel van de functie in de organisatie (verantwoordelijkheden)resultaatsgebiedenplaats in de organisatie (afdeling - rapporteringslijnen – overleglijnen – geeft leiding aan)taken

Wat kan er in een functiebeschrijving worden opgenomen?arbeidsregimekennis en ervaringinterne & externe contactenwerkomstandighedenrisico’ en speciale vereistenKPIs

Wat staat er niet in?Functiehouder en/of andere namenhoe de taken uitgevoerd moeten worden (procedures – werkinstructies)promotiemogelijkheden

VOORBEELD FUNCTIE OMSCHRIJVING

Invoegen VB document

MIJN FAVORIETE FUNCTIEOMSCHRIJVING igv competente, volwassen medewerkers

FUNCTIETITEL 

DOEL/CONTEXT VAN DE FUNCTIE

VERANTWOORDELIJKHEDEN

KERNCOMPETENTIES

PROCESSEN IN KAART BRENGEN

DOEL: maakt helder wat mogelijk verborgen zit focus op bewustwording, is tegelijk de eerste stap naar verbetering eenduidigheid

METHODES: flowchartprocess flowbrown papercritical path analyseen vele andere al dan niet met software

ondersteund

Bestu-rende

processen

VerbeterProcessen

Primaireprocessen

Ondersteunende processen

OUTPUTINPUT

Besturende Processen

PrimaireProcessen

OndersteunendeProcessen

FUNCTIONELE ORGANISATIE

Directie

Inkoop Productie Verkoop

Staf: personeel/financiën/veiligheid

DIVISIE ORGANISATIE

Directie

Productie/diensten Productie/diensten Projectleiding

Staf

BUSINESS UNIT ORGANISATIE

Directie

Business unit 1 Business unit 2 Business unit 3

Staf

BU staf BU staf BU Staf

PROJECT ORGANISATIE

Directie

inkoop productie verkoop

staf

Project 1Project 2Project 3

ROLLEN VOLGENS BELBIN

EFFECTIEF BESTUREN

Besturingsaspect Managementbouwsteen Oriëntatie

1. Juiste dingen doen Resultaten Effectiviteit2. Dingen goed doen Mensen en Middelen Efficiëntie3. Dingen beter doen Structuur en Cultuur

Lerend vermogen4. Dingen laten doen Ketens/Processen

Kerncompetenties