PAVO

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

met de internet-werkomgeving van Helder & De Witte

De waarde van procesmanagement

act. B act. C act. Dact. Aproducten of diensten

afd. A afd. B afd. C afd. A

Procesmanagement

PAVO =

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

Proces-Analyse:• hoe verloopt het proces?• waar gaat het goed, wat kan/moet

beter?

Proces-Verbetering:• wat moet hoeveel beter?• hoe en per wanneer realiseren we dat?• wie doet wat?

Proces-Ontwikkeling:• welke vernieuwingen voeren we door in

het bestaande proces? • hoe richten we een nieuw proces in?

Zo werkt 't:1.

Proceseigenaar:nodigt deelnemers uit

voor (jaarlijkse) procesevaluatie

2.Procesdeelnemers:

a. beoordelen procesvoering en procesresultaten

b. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing

3.Gezamenlijk procesoverleg:a. overall beeld en consensus

b. verbeteractiviteiten en –projecten

c. taakverdeling

4.Voortgangsbewaking en

rapportage:a. realiseren/volgen verbeterafspraken

b. voortgang inzichtelijk voor management en auditor6.

Auditor:audit (rapport)

5.Manager:

inzicht/sturing

De PAVO-categorieën

Verbeteren en vernieuwen

WaarderingResultaten

Kennis

PAVO

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

PAVO-starten

1.Proceseigenaar:

nodigt deelnemers uit voor (jaarlijkse) procesevaluatie

Activiteiten:1. plaats procesbeschrijving in de applicatie (bibliotheek)2. plaats de belangrijkste proces-indicatoren in de PAVO3. plaats de beschikbare procesresultaten in de applicatie

(bibliotheek)4. uitnodigen deelnemers voor PAVO

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

• Proceseseigenaar plaatst documenten en nodigt met één druk op de knop PAVO-deelnemers uit.

PAVO-deelname

Activiteiten:1. lezen procesbeschrijving en procesresultaten in de

applicatie (bibliotheek)2. scoren kennis, resultaten, procesverloop en de noodzaak

en mogelijkheden tot verbetering en vernieuwing3. benoemen knelpunten, kansen voor verbetering,

suggesties voor verbetering en vernieuwing

2.Procesdeelnemers:

a. beoordelen procesvoering en procesresultaten

b. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

• Deelnemers: beoordelen eerst individueel proceskennis, werkwijze, resultaten en doen op basis daarvan verbetersuggesties

Prestatie-indicator

Scoren

Toelichting

Verbeterpunt

Procesoverleg

Activiteiten:1. vaststellen gemeenschappelijk beeld van :

a. sterke punten b. noodzaak /kansen tot bijstelling of ontwikkeling

2. bespreken belangrijkste verbeterpunten3. prioriteren en maken verbeterplan , o.a.doelen,

verantwoordelijkheden, activiteiten, planning (tijd, capaciteit)

3.Procesoverleg

a. waarderen procesresultatenb. signaleren noodzaak/kansen tot verbetering en vernieuwing

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

• procesoverleg: voorzitter en deelnemers bespreken gegeven antwoorden

• Proceseigenaar + deelnemers bepalen consensusscore + verbeteracties

• Proceseigenaar + deelnemers werken verbeteracties uit in verbeterplan, deadlines in verbeterplan worden on-line door PAVO bewaakt

• Manager en/of auditer kunnen eindresultaat van het procesoverleg inzien en becommentariëren (incl. PAVO-auditrapport).

De PAVO faciliteert de communicatie tussen alle betrokkenen

PAVO-applicatie:1. procesbeschrijving2. procesresultaten3. PAVO-overlegverslag4. verbeterprojecten5. voortgangsbewaking en -rapportage

Manager:inzicht/sturing

verantwoording

Proceseigenaar:resultaatgericht

overleg

Procesdeelnemers:procesinzicht

samenwerking

Auditor:audit/advies

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

De belangrijkste voordelen van de PAVO

• bevordert constructieve bijdrage van procesdeelnemers• ondersteunt de communicatie tussen alle betrokkenen• is gericht op verbetering en ontwikkeling• eenvoudig procesbeheer• ondersteunt alle procesbeschrijvingen (software-onafhankelijk)• legt procesoverleg en verbeterprojecten vast• faciliteert ISO 9000 en verantwoordingsinformatie• toepasbaar zonder externe ondersteuning of specialisme• faciliteert tijd- en plaatsonafhankelijk werken (ook internationaal)• lage kosten

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

De PAVO biedt als optie:

Het procesmodel van Helder & De Witte

De voordelen van dit procesmodel:

• één A4: procesinzicht in één oogopslag

• processtappen, betrokkenen en resultaten in beeld

• procesbeschrijving in 2 uur gemaakt

• verdiepingsslag als het nodig is• geen aparte software nodig, voor iedereen toegankelijk• ondersteunt resultaatsturing en procesoverleg• bewezen effectief• geen extra kosten

Proces: Eigenaar:

product/dienst: Klant:

activiteit verantwoordelijke resultaat prestatie-indicator

norm opmerkingen

start:

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

Proces-Analyse, -Verbetering en -Ontwikkeling

Kosten van de PAVO (per proces)

jaartraject met verbeterplan € 485,-

jaartraject met verbeterplan en audit € 535,-

De PAVO

Meer weten?

Starten?

www.helderendewitte.nl

Klik op “Modellenbureau”