Papierloos werken

W. P. (Peter) Joosten MSc

Vlijmen 16 juni 2011

De gebruiker

iAnnotate

⁄ Ophalen

⁄ Lezen

⁄ Bewerken

⁄ Samenwerken

⁄ ‘Taggen’ (labels): dossieropbouw

⁄ Zoeken in en naar raadsstukken

Ophalen van documenten

⁄ Via Dropbox

Lezen van stukken

Navigeren en zoeken

⁄ Tussen documenten

⁄ In documenten

Documenten ‘labellen’

⁄ Raadsleden of fracties creëren een

eigen RIS

Bewerken

Raadsstukken delen

Dropbox

⁄ Documenten van griffie naar raadslid

⁄ Flexibel

⁄ Geen afhankelijkheid van leverancier

⁄ Gratis (tot 2 Gb)

⁄ Samenwerking met afdeling ICT

Extra’s van papierloos

⁄ Mail

⁄ Agenda

⁄ Documenten schrijven

⁄ Presenteren

Beren op de weg?

• - Documentbeheer

• - Business case

• - Te makkelijk denken over implementatie

• - Falende techniek

• - Onvoldoende kennis

• - (ambtelijke) weerstand

Succesfactoren

• + Initiatief uit de raad

• + Gebruiker centraal

• + Ondersteuning afdeling ICT

• + Goede instructie en helpdesk

Kan ‘Nijmegen’ bij jullie?

Afhankelijk van (1):

⁄ Wensen van de raadsleden

⁄ Cultuur van de raad

⁄ Vergaderstructuur

⁄ Inrichting van de griffie

⁄ Kennis bij de griffie

Afhankelijk van (2):

⁄ Werkprocessen op de griffie

⁄ Inrichting van het RIS

⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT

⁄ Afstemming met de ambtelijke

organisatie

Voordelen papierloos werken

⁄ Goedkoper

⁄ Effectiever

⁄ Gemakkelijker

⁄ Duurzamer

Goedkoper?

⁄Businesscase Nijmegen

•Kopieerkosten = 58.000 euro per jaar

•Voor 110 gebruikers = 530 euro per jaar

•Aanschaf iPad (600 euro afschrijven over

•drie jaar) + mobiel internet (17 euro per

•maand) = 424 euro per jaar

Personeelskosten?

⁄Business case Nijmegen

•Incidenteel (experiment): 4 uur per week

•Structureel: 1 uur per week

•maar ook minder uren kopiëren,

•bezorgen, etc.

Uw eigen business case

⁄ Kopieerkosten, drukkosten,

bezorgkosten, etc.

⁄ Keuze type apparaat en

afschrijvingstermijn

⁄ Keuze mobiel internet of wifi

⁄ Keuze gratis verzending of betalen

⁄ Keuze bruikleen of raadsvergoeding

⁄ Formatie analyse

Effectiever?

⁄ “Tegenwoordig ben ik 24 uur per dag

raadslid” Ruud Klein Hemmink

⁄ “De voorbereiding op een

raadsvergadering vindt nu flexibel en op

elk moment plaats” Evaluatierapport

Nijmegen

Gemakkelijker

⁄ “iPad is goed tot uitstekend geschikt voor het

lezen van raadsstukken en een prima alternatief

voor de papieren versie”

⁄ “Functionaliteiten zoals mail, agenda, internet en

tekstverwerken zijn van een grote toegevoegde

waarde” Evaluatierapport Nijmegen

Nadelen

⁄ ruimtelijkeplannen.nl

⁄ Engelstalig

⁄ Open source?

Rol van de griffie

⁄ Gebruiker staat centraal

⁄ Versiebeheer belangrijk

⁄ Navigeren in grote bestanden

⁄ Instructie

⁄ Helpdesk

Debat verandert

⁄ Google maps

⁄ Snel de APV bij de hand

⁄ Debat verandert

Toekomstmuziek

⁄ Informatievoorziening wordt anders

⁄ Flexibelere vergaderstructuur

⁄ Griffie als gatekeeper van informatie

1. Gebruikerswensen inventariseren

2. Technische randvoorwaarden

3. Business case opstellen

4. Maatwerkadvies

5. Projectimplementatie en begeleiding

6. Train de trainer

Necker van Naem ondersteunt

Meer informatie

⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos

werken in de raad

⁄ 06 265 127 73

⁄ peter@necker.nl