Papierloos vergaderen met NotuBox - Gelderland · K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam...
34
Handleiding Papierloos vergaderen met NotuBox NotuBiz K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam Telefoon: 010-789 09 90 E-mail: [email protected] Versie 4.5 van de applicatie voor Windows 10
Transcript of Papierloos vergaderen met NotuBox - Gelderland · K.P. van der Mandelelaan 110 3062 MB Rotterdam...
Handleiding
Papierloos vergaderen met NotuBox
NotuBiz KP van der Mandelelaan 110
3062 MB Rotterdam Telefoon 010-789 09 90
E-mail supportnotubiznl
Versie 45 van de applicatie voor Windows 10
copy NotuBiz ndashoktober 2018
1
Inhoud
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm 3
2 Installatie van de NotuBox-App 4
3 Inloggen in NotuBox 6
4 Kalender 7
41 De kalender 7
42 Vergaderingen in de kalender 7
5 Menu 10
6 Instellingen 11
61 Accountgegevens 11
7 Een vergadering 12
71 De agenda 12
8 Documenten 14
81 Document opties 14
82 Documenten raadplegen 14
9 Notities 17
91 Notities maken 17
92 Notities delen 17
93 Groepen en personen beheren 18
93 Notities ontvangen 21
94 Overzicht recente notities 21
10 Persoonlijke mappen 23
101 Mappen aanmaken 23
copy NotuBiz ndashoktober 2018
2
102 Mappen bekijken 23
103 Persoonlijke mappen beheren 24
11 Gedeelde Mappen 26
111 Gedeelde mappen beheren 26
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox 26
12 Vergadermappen 28
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox 28
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal 28
13 Raadsinstrumenten en dossiers 30
131 Raadsinstrumenten 30
132 Dossiers 31
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken 32
copy NotuBiz ndashoktober 2018
3
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm
Hartelijk dank dat u NotuBox gaat gebruiken op uw Windows 10 apparaat Deze handleiding helpt u
bij het eerste gebruik en informeert u tevens over alle functionaliteiten van NotuBox voor Windows
10
NotuBox werkt op tablets laptops en desktops die Windows 10 als besturingssysteem hebben Dit
betekent dat u NotuBox kunt gebruiken met muis en toetsenbord maar ook met aanraakschermen
In deze handleiding hebben we ervoor gekozen om het gebruik zo te omschrijven alsof u NotuBox
gebruikt op een Windows 10 tablet oacutef dat u NotuBox gebruikt in de Tabletmodus op een Windows 10
apparaat met een aanraakscherm
Deze keuze is zichtbaar in de handleiding daar waar de besturing wordt beschreven In deze
handleiding gaan we ervan uit dat u een tabletaanraakscherm gebruikt In deze handleiding is
omschreven hoe u de betreffende actie uitvoert op een apparaat met een aanraakscherm terwijl u
wellicht een computer met muis en toetsenbord gebruikt
Alle functies in NotuBox zijn toegankelijk met zowel schermaanrakingen als met muisklikken
In hoofdlijnen laat de besturing van een tablet of aanraakscherm zich als volgt verhouden tot de
besturing van een computer of laptop
Tabletaanraakscherm Computerlaptop
Het scherm voor enkele tellen aangeraakt houden Rechtermuisklik
Wij wensen u veel plezier in het gebruik van NotuBox
copy NotuBiz ndashoktober 2018
4
2 Installatie van de NotuBox-App
Ga naar de Microsoft Store U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon
Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu
te zoeken op lsquomicrosoft storersquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
1
Inhoud
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm 3
2 Installatie van de NotuBox-App 4
3 Inloggen in NotuBox 6
4 Kalender 7
41 De kalender 7
42 Vergaderingen in de kalender 7
5 Menu 10
6 Instellingen 11
61 Accountgegevens 11
7 Een vergadering 12
71 De agenda 12
8 Documenten 14
81 Document opties 14
82 Documenten raadplegen 14
9 Notities 17
91 Notities maken 17
92 Notities delen 17
93 Groepen en personen beheren 18
93 Notities ontvangen 21
94 Overzicht recente notities 21
10 Persoonlijke mappen 23
101 Mappen aanmaken 23
copy NotuBiz ndashoktober 2018
2
102 Mappen bekijken 23
103 Persoonlijke mappen beheren 24
11 Gedeelde Mappen 26
111 Gedeelde mappen beheren 26
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox 26
12 Vergadermappen 28
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox 28
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal 28
13 Raadsinstrumenten en dossiers 30
131 Raadsinstrumenten 30
132 Dossiers 31
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken 32
copy NotuBiz ndashoktober 2018
3
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm
Hartelijk dank dat u NotuBox gaat gebruiken op uw Windows 10 apparaat Deze handleiding helpt u
bij het eerste gebruik en informeert u tevens over alle functionaliteiten van NotuBox voor Windows
10
NotuBox werkt op tablets laptops en desktops die Windows 10 als besturingssysteem hebben Dit
betekent dat u NotuBox kunt gebruiken met muis en toetsenbord maar ook met aanraakschermen
In deze handleiding hebben we ervoor gekozen om het gebruik zo te omschrijven alsof u NotuBox
gebruikt op een Windows 10 tablet oacutef dat u NotuBox gebruikt in de Tabletmodus op een Windows 10
apparaat met een aanraakscherm
Deze keuze is zichtbaar in de handleiding daar waar de besturing wordt beschreven In deze
handleiding gaan we ervan uit dat u een tabletaanraakscherm gebruikt In deze handleiding is
omschreven hoe u de betreffende actie uitvoert op een apparaat met een aanraakscherm terwijl u
wellicht een computer met muis en toetsenbord gebruikt
Alle functies in NotuBox zijn toegankelijk met zowel schermaanrakingen als met muisklikken
In hoofdlijnen laat de besturing van een tablet of aanraakscherm zich als volgt verhouden tot de
besturing van een computer of laptop
Tabletaanraakscherm Computerlaptop
Het scherm voor enkele tellen aangeraakt houden Rechtermuisklik
Wij wensen u veel plezier in het gebruik van NotuBox
copy NotuBiz ndashoktober 2018
4
2 Installatie van de NotuBox-App
Ga naar de Microsoft Store U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon
Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu
te zoeken op lsquomicrosoft storersquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
2
102 Mappen bekijken 23
103 Persoonlijke mappen beheren 24
11 Gedeelde Mappen 26
111 Gedeelde mappen beheren 26
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox 26
12 Vergadermappen 28
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox 28
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal 28
13 Raadsinstrumenten en dossiers 30
131 Raadsinstrumenten 30
132 Dossiers 31
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken 32
copy NotuBiz ndashoktober 2018
3
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm
Hartelijk dank dat u NotuBox gaat gebruiken op uw Windows 10 apparaat Deze handleiding helpt u
bij het eerste gebruik en informeert u tevens over alle functionaliteiten van NotuBox voor Windows
10
NotuBox werkt op tablets laptops en desktops die Windows 10 als besturingssysteem hebben Dit
betekent dat u NotuBox kunt gebruiken met muis en toetsenbord maar ook met aanraakschermen
In deze handleiding hebben we ervoor gekozen om het gebruik zo te omschrijven alsof u NotuBox
gebruikt op een Windows 10 tablet oacutef dat u NotuBox gebruikt in de Tabletmodus op een Windows 10
apparaat met een aanraakscherm
Deze keuze is zichtbaar in de handleiding daar waar de besturing wordt beschreven In deze
handleiding gaan we ervan uit dat u een tabletaanraakscherm gebruikt In deze handleiding is
omschreven hoe u de betreffende actie uitvoert op een apparaat met een aanraakscherm terwijl u
wellicht een computer met muis en toetsenbord gebruikt
Alle functies in NotuBox zijn toegankelijk met zowel schermaanrakingen als met muisklikken
In hoofdlijnen laat de besturing van een tablet of aanraakscherm zich als volgt verhouden tot de
besturing van een computer of laptop
Tabletaanraakscherm Computerlaptop
Het scherm voor enkele tellen aangeraakt houden Rechtermuisklik
Wij wensen u veel plezier in het gebruik van NotuBox
copy NotuBiz ndashoktober 2018
4
2 Installatie van de NotuBox-App
Ga naar de Microsoft Store U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon
Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu
te zoeken op lsquomicrosoft storersquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
3
1 Over het gebruik van apparaten met aanraakscherm
Hartelijk dank dat u NotuBox gaat gebruiken op uw Windows 10 apparaat Deze handleiding helpt u
bij het eerste gebruik en informeert u tevens over alle functionaliteiten van NotuBox voor Windows
10
NotuBox werkt op tablets laptops en desktops die Windows 10 als besturingssysteem hebben Dit
betekent dat u NotuBox kunt gebruiken met muis en toetsenbord maar ook met aanraakschermen
In deze handleiding hebben we ervoor gekozen om het gebruik zo te omschrijven alsof u NotuBox
gebruikt op een Windows 10 tablet oacutef dat u NotuBox gebruikt in de Tabletmodus op een Windows 10
apparaat met een aanraakscherm
Deze keuze is zichtbaar in de handleiding daar waar de besturing wordt beschreven In deze
handleiding gaan we ervan uit dat u een tabletaanraakscherm gebruikt In deze handleiding is
omschreven hoe u de betreffende actie uitvoert op een apparaat met een aanraakscherm terwijl u
wellicht een computer met muis en toetsenbord gebruikt
Alle functies in NotuBox zijn toegankelijk met zowel schermaanrakingen als met muisklikken
In hoofdlijnen laat de besturing van een tablet of aanraakscherm zich als volgt verhouden tot de
besturing van een computer of laptop
Tabletaanraakscherm Computerlaptop
Het scherm voor enkele tellen aangeraakt houden Rechtermuisklik
Wij wensen u veel plezier in het gebruik van NotuBox
copy NotuBiz ndashoktober 2018
4
2 Installatie van de NotuBox-App
Ga naar de Microsoft Store U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon
Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu
te zoeken op lsquomicrosoft storersquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
4
2 Installatie van de NotuBox-App
Ga naar de Microsoft Store U komt in de Microsoft Store door in het Startmenu te klikken op dit icoon
Als u het icoon van de Microsoft Store niet kunt vinden kunt zoeken door rechtsonder in het Startmenu
te zoeken op lsquomicrosoft storersquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
5
De Microsoft Store ziet er als volgt uit (de weergegeven inhoud kan per gebruiker verschillen)
Zoek in de Microsoft Store in de zoekbalk naar lsquoNotuBoxrsquo U klikt NotuBox aan en gaat naar een
vervolgscherm met meer informatie Rechts naast het NotuBox logo staat GRATIS Hieronder klikt u
op lsquoDownloadenrsquo Vervolgens begint het downloadproces Als het downloaden is voltooid ziet u de
knop lsquoStartenrsquo Klik op de knop lsquoStartenrsquo om NotuBox te gaan gebruiken
U bent klaar om aan de slag te gaan
Na de installatie kunt u NotuBox lsquoaan de taakbalk vastmakenrsquo of lsquoaan start vastmakenrsquo om NotuBox
goed vindbaar te maken Houdt uw vinger enkele tellen op het pictogram van de NotuBox-
applicatie Als u loslaat verschijnt het menu met de optie in beeld
Als u NotuBox aan de taakbalk vastmaakt blijft NotuBox altijd in uw taakbalk aanwezig
Als u NotuBox aan start vastmaakt is NotuBox direct zichtbaar onder lsquoStartrsquo in het overzicht met
uw favoriete apps
Tip
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
6
3 Inloggen in NotuBox
Om de NotuBox-applicatie op te starten tikt u met uw vinger op het pictogram U krijgt nu het volgende
inlogscherm te zien
Als het goed is hebt u al een activeringsmail ontvangen waarmee u een wachtwoord heeft
aangemaakt U kunt ook een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen hebben van de NotuBiz-
contactpersoon binnen uw organisatie U vult uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vervolgens
selecteert u lsquoInloggenrsquo Als u nog geen inloggegevens heeft ontvangen kunt u contact opnemen met
de NotuBiz-contactpersoon binnen uw organisatie
Als u onverhoopt uw wachtwoord of inlognaam vergeten bent klik dan op de link wachtwoord
vergeten die u onder de knop Inloggen vindt U wordt dan doorgeleid naar
http[organisatie]notubiznl waar u uw gebruikersnaam en een nieuw wachtwoord aan kunt vragen
(let op Hiervoor moet u wel verbinding hebben met het internet)
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
7
4 Kalender
41 De kalender
Als u de applicatie opent komt u terecht in de kalender U ziet in eacuteeacuten oogopslag welke vergaderingen
en evenementen er deze week zijn Aan de linkerzijkant kunt u naar een andere datum navigeren met
de snelle datum selectie
42 Vergaderingen in de kalender
Als u op een evenement met een agenda klikt opent er een nieuw scherm waarin de agenda wordt
getoond Een evenement met een agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u het lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
8
Bovenaan het agendascherm wordt de algemene informatie van de vergadering getoond Onder de
algemene informatie worden de bijbehorende agendapunten getoond
Als u op een agendapunt klikt opent er een nieuw scherm waarin alle aanwezige informatie en
documenten van het agendapunt worden getoond
Een lsquoslotjersquo voor een agendapunt geeft aan dat het agendapunt vertrouwelijk is Allen personen met
specifieke leesrechten kunnen de betreffende agendapunten inzien De tekstwolk met de rode badge
geeft aan hoeveel (gedeelde) notities er aan een agendapunt zijn gekoppeld Het documenticoon geeft
aan hoeveel documenten er aan een agendapunt zijn gekoppeld
Als u in de kalender klikt op een evenement zonder agenda opent er een pop-up met daarin alle
beschikbare informatie van het evenement
Een evenement zonder agenda wordt als volgt weergegeven in de kalender
Rechts onderin ziet u geacuteeacuten lsquoagenda icoonrsquo
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
9
Als u klikt op het bovenstaande evenement opent er een pop-up zoals in het onderstaande voorbeeld
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
10
5 Menu
In de linker bovenhoek bevindt zich een knop
met drie streepjes Als u deze knop aantikt komt
u in het menu Via dit menu kunt u navigeren
naar de verschillende onderdelen in NotuBox
U beschikt over de knop Organisaties als u
vanwege uw werkzaamheden een account heeft
welke aan meerdere organisaties is gekoppeld
(optioneel)
Met de knop Kalender navigeert u vanuit ieder
scherm eenvoudig naar de dag van vandaag in de
kalender
Met de knop Persoonlijke Mappen navigeert u
naar uw persoonlijke digitale archief De
persoonlijke mappen bieden u de mogelijkheid
om mobiel toegang te hebben tot uw digitale
documenten
Met de knop Gedeelde Mappen navigeert u naar
de documenten die met u zijn gedeeld Hier vindt
u ook de mappen en documenten terug die u via
Politiek Portaal met andere heeft gedeeld
Met de knop Recente notities navigeert u naar
het overzichtsscherm waarop u snel kunt zien
welke notities u recent gemaakt heeft en welke
notities er recent met u gedeeld zijn
Via Instellingen kunt u instellingen wijzigen
Hierover kunt u meer lezen in het volgende
hoofdstuk
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
11
6 Instellingen
In het menu vindt u onderaan de knop Instellingen Als u hierop klikt krijgt u het volgende scherm te
zien
61 Accountgegevens
Onder de kop lsquoAccountgegevensrsquo kunt u uitloggen uit NotuBox U vindt hier ook de helpbestanden de
handleiding en de tutorial
Uw accountgegevens kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te vinden
op http[organisatie]notubiznl Na inloggen klikt u op Beheer en daarna op Account Onderstaand
scherm wordt weergegeven
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
12
7 Een vergadering
71 De agenda
Na het aantikken van een vergadering in de kalender wordt de bijbehorende vergaderbundel geopend
U ziet een overzicht van de agenda
Achter de agendapunten staat aangegeven hoeveel bijlagen aan de agendapunten gekoppeld zijn
Daarnaast ziet u of er zich notities in het agendapunt bevinden
Als u klikt op een agendapunt opent het agendapunt en verschijnen de stukken die bij het agendapunt
horen en eventueel extra informatie over het agendapunt Als u klikt op een bijlage wordt deze
geopend Bij een agendapunt kunt u ook notities maken Zie het hoofdstuk lsquoNotitiesrsquo voor meer
informatie over het maken en delen van notities
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
13
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
14
8 Documenten
81 Document opties
Achter ieder agendapunt met bijlagen ziet u een aanduiding van het aantal bijlagen Door op een
agendapunt te tikken opent agendapunt-scherm met daarin een overzicht van de bijlagen Als het
PDF-icoon van de bijlage lichtgrijs is betekent dit dat de bijlage nog niet gedownload is en dus niet
offline in te zien Als de bijlage al wel gedownload is dan is het PDF-icoon donkergrijs gekleurd
Achter iedere bijlage is via de drie puntjes een menu te openen met een aantal opties
Open document
U opent het document zodat u het kunt lezen Het document is ook te openen door op de titel te
tikken
Openen methellip
Naast de standaard PDF-reader van Windows 10 kunnen PDF-documenten ook met de andere PDF-
readers die op uw apparaat geiumlnstalleerd zijn worden geopend en bekeken De eerste keer dat u deze
optie gebruikt verschijnt een disclaimer in beeld waarin de voorwaarden voor het gebruik van een
externe reader staan beschreven U dient akkoord te gaan met deze voorwaarden om de optie te
kunnen gebruiken Nadat het document is gedownload wordt een menu getoond waarin u kunt kiezen
met welke reader u het document wilt openen In dit menu worden de PDF-readers getoond die op
uw apparaat zijn geiumlnstalleerd NotuBiz is uiteraard niet verantwoordelijk voor de werking van deze
externe readers Het openen met een externe PDF-reader is standaard alleen toegestaan bij niet-
vertrouwelijke documenten Tenzij uw organisatie dit vrijgegeven heeft kunnen vertrouwelijke
documenten alleen met de standaard PDF-reader van Windows 10 worden bekeken
Kopieer naar map
Hiermee plaatst u het stuk in uw Persoonlijke mappen Zie ook het hoofdstuk lsquoPersoonlijke mappenrsquo
82 Documenten raadplegen
Na het openen van een document ziet u bovenin het scherm een balk met daarop een aantal
gereedschappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
15
Bladeren
Met deze opties kunt u een overzicht van alle paginarsquos in het
document openen en snel bladeren navigeren naar een andere
pagina
Slepen
Met deze optie kunt u de paginarsquos verslepen als u werkt met een muis
In- en uit-zoomen
Met deze opties kunt u inzoomen of uitzoomen op het document
Aanpassen aan scherm
Met deze optie kunt u het document passend maken aan het scherm Het document kan in de
lengte of in de breedte het scherm vullen
Vrij tekenen
U kunt ook tekenen in een document De kleur dikte en transparantie van de lijnen kunt u
instellen via het menu dat u kunt openen met het gekleurde rondje
Vormen tekenen
Naast de optie om vrij te tekenen in een document is er ook de optie
om vormen te tekenen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
16
Markeren
Als u tekst wilt markeren dan houdt u uw vinger enige tijd op de plaats van de tekst die u wilt
markeren Er verschijnt dan een selectie box op de betreffende tekst en er opent een menu In het
menu kunt u de gewenste markering kiezen (markeren onderstrepen en doorhalen)
Notities maken
In documenten kunt u uw eigen notities toevoegen op de plaatst die u wenst Om een notitie
te maken tikt u op het notitie-knopje en tikt u vervolgens op de pagina waar u de notitie wilt
toevoegen In het hoofdstuk Notities leest u meer over het maken en delen van notities
Overzicht annotaties
U kunt een overzicht openen van alle annotaties in het document U ziet hier uw eigen
notities en de notities die met u gedeeld zijn
Zoeken
Met de zoekfunctie doorzoekt u de tekst van het document
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
17
9 Notities
91 Notities maken
U kunt in NotuBox notities maken bij agendapunten en in documenten Een notitie bij een agendapunt
maakt u door in het agendapunt te tikken op de knop lsquoMaak notitiersquo Er verschijnt een notitievenster
waarin u kunt typen U kunt maar eacuteeacuten persoonlijke notitie bij een agendapunt maken
Om een notitie te maken in een document tikt u eerst op het notitie-knopje in de menubalk
Vervolgens tikt u op de pagina waar u de notitie wilt toevoegen Er verschijnt een geel
notitiescherm waarin u kunt typen
92 Notities delen
U kunt uw notities delen met anderen Bij een notitie op een agendapunt doet u dit door in het
aanmaakscherm op het hiernaast weergegeven icoon te klikken
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
18
Nadat u op de Deel-knop klikt opent zich
een scherm waarin u personen kunt
selecteren waarmee u uw notitie wilt
delen Nadat u de juiste personen heeft
gekozen klikt u op lsquoSelecterenrsquo
Op de Deel-knop verschijnt een badge welke aangeeft met hoeveel personen u de notitie
gaat delen Klik vervolgens op lsquoOpslaanrsquo om uw notitie te delen
Bij een notitie in een document klikt u rechtsboven in de blauwe menubalk op het deel icoon
om een notitie te delen Dit icoon verschijnt wanneer u een gemaakte notitie selecteert
Nadat u op de deelknop hebt geklikt opent een lijst met personen waarmee u kunt delen U kunt de
gewenste personen om mee te delen selecteren Bij het opslaan van de notitie wordt deze gedeeld
met de geselecteerde personen
93 Groepen en personen beheren
Als u raadslid bent dan worden in de lijst van personen om mee te delen standaard alleen de personen
weergegeven die ook raadslid zijn Als u geen raadslid bent dan ziet u standaard alleen de personen
die ook geen raadslid zijn Om notities te delen met personen buiten deze groepen moeten eerst
andere groepen met personen aangemaakt worden
Groepen en personen kunt u beheren en bewerken via de webomgeving van NotuBox Deze is te
vinden op http[organisatie]notubiznl
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
19
Op de webomgeving kunt u inloggen met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als waar
u ook mee inlogt op de NotuBox-applicatie op de iPad Na het inloggen heeft u toegang tot heb
beheren van groepen en personen Om een nieuwe groep voor het delen van notities aan te maken
klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Groepen Hierna kiest u voor Nieuwe groep
Vervolgens verschijnt het scherm Nieuwe groep aanmaken
Allereerst dient er in het veld Titel een naam gekozen te worden voor de groep waarmee u notities
wilt delen Deze naam wordt getoond in de NotuBox-applicatie op de iPad Nadat u een naam hebt
ingevuld voor de groep kunnen er personen worden toegevoegd aan de groep om hier notities mee
te kunnen delen Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen personen met een NotuBox-
account en personen zonder NotuBox-account
U kunt eerst personen met een NotuBox-account toevoegen aan de groep Dit doet u door een
gebruiker te selecteren en vervolgens op de knop voeg toe te tikken Om meerdere personen tegelijk
te selecteren houdt u de control-knop op uw toetsenbord ingedrukt en vervolgens selecteert u de
gewenste gebruikers
Door op de knop Voeg toe aan gebruikerslijst te tikken zet u vervolgens de geselecteerde personen
klaar om definitief toe te voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld Gekozen gebruikers en
verdwijnen uit het bovenstaande veld Gebruikers
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
20
Nadat u de gewenste personen met een NotuBox-
account heeft toegevoegd kunt u vervolgens onder
de kop Externe gebruikers ook mensen toevoegen die
geen NotuBox-account hebben Dit doet u door de
volgende velden in te vullen
Naam hier kunt u een naam invoeren voor de
betreffende persoon Deze naam wordt getoond in
de NotuBox-applicatie op de iPad
E-mail hier dient u het e-mailadres van de
betreffende persoon in te voeren Deze gebruiker
ontvangt de notities die u deelt ook op dit e-
mailadres Aangezien deze persoon zelf geen
NotuBox-account heeft is dit dan ook de enige
manier voor deze persoon om de notities te bekijken
Door vervolgens op de knop Voeg toe te klikken zet u
de ingevoerde persoon klaar om definitief toe te
voegen aan de groep Ze verschijnen dan in het veld
Geselecteerde gebruikers Hierna kunt u eventueel
ingevoerde personen nog weer verwijderen door op
de betreffende gebruiker te dubbelklikken
Als u tevreden bent over de lijst met mensen in het
veld Gekozen gebruikers dan voegt u deze definitief
toe aan de groep door te tikken op de knop Opslaan
De geselecteerde personen ontvangen een e-mail
waarmee zij kunnen aangeven of zij notities van u
willen ontvangen Zodra zij toestemming hebben
gegeven worden deze personen zichtbaar in de
NotuBox applicatie Overigens werkt het geven van
toestemming niet vice versa als deze persoon ook notities met u wil delen dient deze u hier zelf voor
uit te nodigen
Nadat u een groep hebt aangemaakt en eventueel gebruikers hebt toegevoegd komt de groep te staan
in het overzicht Als u in een later stadium nog mensen wilt toevoegen aan de groep of juist verwijderen
klikt u op het potlood-icoon
Als u notities met anderen deelt dan wordt uw notitie zichtbaar in de applicatie van de personen
waarmee u gedeeld heeft
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
21
93 Notities ontvangen
Als een NotuBox-gebruiker een notitie met u heeft gedeeld ontvangt u hierover een e-mail op het e-
mailadres dat bij uw account is ingevoerd op http[organisatie]notubiznl In deze e-mail staat de
tekst van de notitie en een verwijzing naar het agendapunt of het document waarbij de notitie is
gemaakt Hiernaast verschijnen de gedeelde notities ook in het overzicht recente notities die u via het
menu kunt openen
Gedeelde notities bij agendapunten
Als er een notitie bij een agendapunt met u is gedeeld dan wordt de gedeelde notitie getoond onder
uw eigen notitie Als er een omvangrijke notitie met u is gedeeld worden alleen de eerste regels van
de notitie weergegeven Om de volledige notitie te tonen klikt u op de gedeelde notitie om deze in
een pop-up te openen In de pop-up kunt u door de volledige tekst scrollen Onder iedere notitie staat
de naam van de afzender vermeld
94 Overzicht recente notities
Via het hoofdmenu kunt u een overzicht openen van alle recente notities Dit scherm wordt
weergegeven in de volgende afbeelding Hierin ziet u een lijst met alle door u gemaakte notities en
een lijst met alle notities die anderen met u gedeeld hebben Door op eacuteeacuten van de notities te tikken
wordt de notitie geopend op de plaats waar deze gemaakt is
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
22
Via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) kunt u een overzicht downloaden
van alle door u gemaakte notities Na inloggen op de site klikt u op Beheer en daarna op Notities
Onderstaand scherm wordt weergegeven U kunt hier kiezen voor een overzicht van uw notities in de
bestandsformaten xls html csv
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
23
10 Persoonlijke mappen
In de Persoonlijke mappen is het mogelijk om een aantal persoonlijke dossiermappen aan te maken
Vervolgens kunnen documenten die aan vergaderingen zijn gekoppeld eenvoudig in een map geplaatst
worden Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle documenten over een bepaald onderwerp bij elkaar
in een map plaatsen Zo heeft u alle documenten snel beschikbaar en hoeft deze niet in oude
vergaderingen naar de documenten te zoeken Ook kunt u via de webomgeving uw eigen documenten
in uw persoonlijke mappen plaatsen
101 Mappen aanmaken
U opent uw persoonlijke mappen via de knop Persoonlijke mappen in het menu Voordat er bestanden
in uw mappen geplaatst kunnen worden dient u eerst mappen aan te maken Dit doet u door op het
plusje in de menubalk te tikken Vervolgens verschijnt het volgende scherm
In het invoerveld in het scherm dat wordt getoond kunt u een naam voor de map opgeven Door
vervolgens op Maak te drukken wordt de map ook daadwerkelijk gemaakt
102 Mappen bekijken
Door in het menu tikken op de knop Persoonlijke mappen keert u weer terug naar uw Persoonlijke
mappen
Op de map staat weergegeven hoeveel bestanden er in zitten U opent de map door erop te tikken
Door te klikken op de kolomtitels lsquoTitelrsquo of lsquoLaatst gewijzigdrsquo kunt u de bestanden zowel oplopend als
aflopend ordenen op alfabetische en chronologische volgorde
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
24
Door op de drie puntjes achter de naam van een bestand te drukken verschijnt een menu In het
uitklapmenu staan de volgende functies weergegeven
- Open document opent het document in de app
- Openen met hiermee kunt u het document in een PDF-reader naar keuze openen
- Verwijderen verwijdert het document uit de map
- Verplaats document Hiermee kunt u een document verplaatsen naar een andere map
103 Persoonlijke mappen beheren
Het is mogelijk om via de webomgeving van NotuBox (http[organisatie]notubiznl) eigen
documenten toe te voegen aan de Persoonlijke mappen van de NotuBox-applicatie Deze documenten
zijn dan dus via NotuBox te bekijken Omgekeerd zijn de documenten die vanuit de NotuBox-applicatie
in de persoonlijke mappen worden geplaatst ook via de webomgeving te openen
Om mappen en bestanden via de webomgeving van NotuBox toe te kunnen voegen aan de
persoonlijke mappen dient u eerst met uw account in te loggen op http[organisatie]notubiznl U
komt dan in het startscherm met uw accountgegevens Vervolgens klikt u in het menu op de knop
Persoonlijke mappen U komt dan in het volgende scherm
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
25
Bovenin beeld staan de huidige mappen In het voorbeeld staan er twee mappen in met de namen
Testmap en Inbox Voor het beheer van de Persoonlijke mappen zijn er de volgende opties
- Nieuwe map Via deze knop kunt u mappen toevoegen De mappen worden dan zichtbaar in
de webomgeving en in op de tablet
- Upload document Hier kan een document aan een van de mappen worden toegevoegd
- Wis een map Wanneer u op het prullenbaksymbool klikt rechts van de titel van een map
wordt deze map inclusief de documenten die erin staan gewist
Overigens kunnen alleen PDF-bestanden worden toegevoegd aangezien ook alleen PDF-bestanden in
NotuBox getoond kunnen worden
Door op de naam van het bestand te tikken opent het document zich Afhankelijk van uw
internetbrowser gebeurt dit in een nieuw venster of een nieuw tabblad Mocht u het bestand willen
verwijderen dan kunt u tikken op het prullenbaksymbool achter de naam van het document De
bestanden en mappen die via de webomgeving zijn toegevoegd zijn ook meteen te raadplegen via de
tablet
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
26
11 Gedeelde Mappen
Met de functie Gedeelde mappen kunnen mappen en bestanden via de webomgeving worden
toegevoegd die vervolgens via de NotuBox-app te bekijken zijn Hiermee lijken de Gedeelde mappen
qua functionaliteit sterk op de Persoonlijke mappen Belangrijk verschil is echter dat de bestanden en
mappen van Gedeelde mappen door de hele groep te bekijken zijn Personen waarmee u deze mappen
deelt zijn de NotuBox-gebruikers die in het NotuBox-beheersysteem zijn ingesteld als lid van dezelfde
partij als u Als u niet tot een partij behoort deelt u deze mappen met iedereen die net als u niet bij
een bepaalde fractie is ingedeeld
111 Gedeelde mappen beheren
Om mappen en bestanden toe te voegen aan Gedeelde mappen dient allereerst te worden ingelogd
op de webomgeving van NotuBox Vervolgens klikt u in het menu op Beheer en daarna op Gedeelde
mappen
U kunt mappen toevoegen via de optie Nieuwe map Bestanden toevoegen aan de map via de
webomgeving gaat op dezelfde manier als bij de persoonlijke mappen
Door op de bestandsnaam te tikken wordt een document geopend Afhankelijk van de browser
gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad Onder het document staat weergegeven door wie het
bestand aan de map is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd Via de knop met het prullenbaksymbool
kunnen documenten uit de map verwijderd worden Alle fractieleden kunnen documenten
verwijderen uit een gedeelde map ook als zij de documenten zelf niet toegevoegd hebben
112 Gedeelde mappen raadplegen in NotuBox
De mappen en bestanden die via de webomgeving zijn toegevoegd aan de Gedeelde mappen zijn via
NotuBox te bekijken door alle fractieleden
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
27
Zoals is te zien wordt in de applicatie op de map weergegeven hoeveel documenten er in de map
zitten Als er op een map wordt getikt wordt de inhoud van de map getoond Door op het document
te tikken opent het document zich in de PDF-reader
In tegenstelling tot de Persoonlijke mappen kunnen er via NotuBox alleen documenten uit de Gedeelde
mappen worden bekeken en niet worden toegevoegd Mappen of bestanden toevoegen of
verwijderen kan alleen via de webomgeving in Politiek Portaal
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
28
12 Vergadermappen
Met de functie Vergadermappen kunnen mappen en documenten via de webomgeving in Politiek
Portaal worden toegevoegd Hiermee lijken de Vergadermappen qua functionaliteit sterk op Gedeelde
mappen Belangrijk verschil is echter dat de documenten en mappen uit de Vergadermappen alleen
door geselecteerde gebruikers (commissievoorzitters bijvoorbeeld) kunnen worden aangemaakt en
toegevoegd De selectie van deze personen vindt plaats in overleg tussen NotuBiz en de NotuBiz-
contactpersoon van uw organisatie
Mappen en documenten in Vergadermappen kunnen bekeken worden in NotuBox en op de
webomgeving in Politiek Portaal via http[organisatie]notubiznl
121 Vergadermappen raadplegen in NotuBox
In Notubox worden de vergadermappen weergegeven in het scherm zoals getoond op de volgende
afbeelding
Op iedere map staat aangegeven hoeveel sub-mappen zich in de map bevinden Door door te klikken
krijgt u een overzicht van alle sub-mappen met daarin de documenten die zich in de map bevinden
Door op een van de documenten te tikken opent het betreffende document zich in de PDF-reader
Mappen of bestanden toevoegen of verwijderen via de app is niet mogelijk
121 Vergadermappen raadplegen op Politiek Portaal
Om bestanden te bekijken in de webomgeving (http[organisatie]notubiznl) moet u daar eerst
inloggen Vervolgens klikt u in het menu op de knop Beheer en daarna op Vergadermappen
In dit scherm zijn de Vergadermappen te zien van de vergadercategorieeumln waar u lid van bent De
gebruiker uit het voorbeeld is dus lid van de lsquovergaderingenrsquo Gemeenteraad College en Commissie
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
29
Algemeen welke bij de organisatie Demo horen Tussen haakjes staat achter elke commissienaam
hoeveel mappen aanwezig zijn binnen de vergadercategorie Door op een commissie te klikken opent
het overzicht van de vergadermappen
Hier is te zien dat in de Vergadermap van de Commissie algemeen 5 mappen zitten Door op de naam
van de commissie te klikken worden de mappen zichtbaar en kunt u de documenten hierin openen
Onder de naam van elk document staat door wie dit bestand is toegevoegd en wanneer dit is gebeurd
Door op de bestandsnaam te klikken kunnen de documenten zelf geopend worden Afhankelijk van de
browser gebeurt dit in een nieuw scherm of tabblad
Mocht u de rechten hebben om mappen en documenten toe te voegen aan de Vergadermappen dan
gaat dit op dezelfde wijze als bij Gedeelde mappen
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
30
13 Raadsinstrumenten en dossiers
131 Raadsinstrumenten
Naast agendarsquos is het in NotuBox ook mogelijk om overzichten te tonen van schriftelijke vragen
moties toezeggingen ingekomen stukken bestuursdocumenten en collegeberichten Als er binnen
uw organisatie gebruik wordt gemaakt van deze overzichten zijn ze in NotuBox te openen via het
menu Standaard opent de module met alle items van de huidige maand Er kan gefilterd worden per
maand en jaar
In de overzichten van schriftelijke vragen toezeggingen en moties zijn extra filteropties aanwezig
- Afgedaan Beantwoord van alle schriftelijke vragen moties en toezeggingen wordt
geregistreerd of hier al een (tussen)antwoord op is gekomen en of deze is afgedaan Door lsquoJarsquo
lsquoNeersquo of lsquoBeidersquo te selecteren kan hierop gefilterd worden
- Partij(en) van schriftelijke vragen en moties worden de indienende fracties geregistreerd
Door eacuteeacuten of meerdere partijen te selecteren worden de items getoond door deze partij(en)
(mede) ingediend zijn
- Portefeuillehouder Met dit filter kunnen alle toezeggingen van eacuteeacuten of meerdere
portefeuillehouders geselecteerd worden
Net als bij agendapunten kunnen er bij de items in de overzichten notities gemaakt worden Door op
een item in het overzicht te tikken wordt gedetailleerde informatie over het item zichtbaar
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
31
132 Dossiers
Dossiers zijn voor een deel vergelijkbaar met de eerder beschreven Mappen (zie het hoofdstuk
Mappen) De inhoud wordt beheerd door geselecteerde personen binnen de organisatie
(bijvoorbeeld de griffie) In tegenstelling tot Mappen kunnen dossiers meerdere lagen diep gaan
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
32
14 Zichtbaarheid vertrouwelijke stukken
Binnen NotuBox is het mogelijk vertrouwelijke stukken in te zien door de gebruikers die daar de
rechten toe hebben Vertrouwelijkheid kan op drie niveaus voorkomen het niveau van een gehele
agenda het niveau van een agendapunt en het niveau van een bijlage
Vertrouwelijke agendarsquos
Vertrouwelijke agendarsquos zijn agendarsquos van vergadercategorieeumln die enkel voor de leden zichtbaar
mogen zijn Denk hierbij aan agendarsquos van het presidium of het college van BampW Als een agenda
vertrouwelijk is is deze niet zichtbaar in de kalender van gebruikers die hier geen rechten voor hebben
Heeft een gebruiker wel de rechten om een agenda te zien dan is deze zichtbaar Als een agenda
vertrouwelijk is gemaakt zijn ook alle onderliggende agendapunten en stukken vertrouwelijk
Vertrouwelijke agendapunten
Het is ook mogelijk dat niet een gehele agenda maar slechts eacuteeacuten of enkele agendapunten
vertrouwelijk zijn alleen personen die hier recht op hebben zien dan het agendapunt Het is
aangemerkt als vertrouwelijk Onderstaande afbeeldingen laten zien hoe een agenda met een
vertrouwelijk agendapunt erin eruit ziet voor een gebruiker die er wel en die er geen rechten toe heeft
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) maar deze gebruiker
heeft geen rechten dit te zien
Het agendapunt wordt dus niet getoond
Deze agenda bevat een vertrouwelijk
agendapunt (5) deze gebruiker heeft
recht dit punt te zien dus het wordt
getoond
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
copy NotuBiz ndashoktober 2018
33
Vertrouwelijke documenten
Is een agendapunt wel openbaar maar bevat deze een vertrouwelijk document dan zal deze bijlage
alleen zichtbaar zijn voor de gebruikers die recht hebben om vertrouwelijke stukken van deze
vergadercategorie te zien Gebruikers die deze rechten niet hebben kunnen het agendapunt en de
overige stukken wel gewoon inzien Hieronder ziet u een voorbeeld van een besloten bijlage te
herkennen aan het slotje in het PDF-icoontje
