START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender...

7
START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES

Transcript of START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender...

Page 1: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES

Page 2: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

Papierloos werken heeft een grotere impact op je zakelijke ecosysteem dan ooit tevoren.

Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken worden geautoma-tiseerd. Recente technologische vorderingen hebben het creëren van een papierloze omgeving gemakke-lijker en noodzakelijk gemaakt.

Goede software voor een papierloos kantoor kan mensen helpen om snel toegang te krijgen tot de con-tent die ze nodig hebben, taken snel af te ronden en bestanden veilig te archiveren. Ze hoeven minder tijd te besteden aan saaie, tijdrovende taken en hebben minder frustraties omdat ze informatie niet kunnen vinden.

De kans is groot dat veel van jouw klanten en leveran-ciers al met volledig elektronische processen werken. Dit betekent dat papierloos werken een grotere impact heeft op jouw zakelijke ecosysteem dan ooit tevoren. Je digitaliseert niet alleen je eigen interne papieren processen, maar het stelt je ook in staat om samen met je externe partners digitaal te gaan. Wanneer jouw werkomgeving volledig elektronisch is, verloopt de verwerking van facturen, inkooporders en zelfs serviceorders sneller en nauwkeuriger. Als een leverancier bijvoorbeeld elektronisch informatie bij je indient, kan jouw software automatisch gegevens uit dergelijke bestanden en formulieren halen, zodat je niet nogmaals gegevens hoeft in te voeren. Medewer-kers kunnen zich nu richten op het beoordelen van gegevens in plaats van deze in te kloppen.

Papierloos werken heeft legio voordelen. Dit zijn slechts een paar redenen waarom steeds meer organisaties overstappen op papierloze processen:

Gestroomlijnde workflowsWanneer de juiste content met een druk op de knop toegankelijk is, duurt het slechts enkele seconden om documenten te delen met een willekeurig aantal personen op meerdere afdelingen en systemen. Dit verbetert de efficiëntie op allerlei niveaus, zoals tij-dens goedkeuringsprocessen. Hogere slagvaardigheid Jouw concurrenten worden alleen maar sneller en de slagvaardigheid die een papierloos proces met zich meebrengt, is van vitaal belang om concurrerend te blijven.

Minder bedrijfsrisico's Een volledig digitale omgeving stelt je in staat om niet alleen sneller, maar ook veiliger te werken. Toegangs-controles en gegevensbeveiliging maken het gemakke-lijker en goedkoper om de compliance te handhaven en de kans op ontbrekende documenten, die kunnen leiden tot inkomstenverlies, is een stuk kleiner. Ver-geleken met een papieren systeem maakt enterprise content management (ECM) het gemakkelijker om bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke informatie, zoals contractgegevens en werknemers- en patiëntgege-vens, te beschermen.

Verbeterde incasso's Boekhoudafdelingen hebben er veel baat bij om papierloos te werken, vooral als het gaat om incasso's. Het is voor incasso-afdelingen vaak moeilijk om toe-gang te krijgen tot de benodigde documenten als ze aan de telefoon zitten met een klant. Met een ECM- systeem zijn belangrijke documenten gemakkelijk terug te vinden, waardoor de incassocyclus korter wordt en de cashflow verbetert.

Verbeterde zichtbaarheid Het gebruik van digitale middelen in plaats van papier resulteert in een grotere transparantie, waardoor het management de bedrijfsprocessen in realtime kan mo-nitoren. Dit maakt het gemakkelijker om projecten op schema te houden en problemen en verbeterpunten te identificeren.

Bedrijven over de hele wereld voelen de druk om meer te bereiken met minder bronnen. Veel medewerkers vinden het lastig om dagelijkse workflows in de gaten te houden, omdat ze worden overspoeld met informatie en gehinderd door inefficiënte bedrijfsprocessen op papier.

Page 3: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

Als je van plan bent om papierloos te worden, is het belangrijk om een planning te maken. Het is een haalbaar concept voor veel organisaties en biedt een richtpunt om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Papierloos gaan in minder dan 90 dagen, is een mooie kwartaaldoelstelling en het houdt de vaart erin. Hoe eerder je die deadline haalt, hoe eerder je kunt genie-ten van de voordelen van papierloos werken.

Om dit initiatief een succes te laten worden, moeten er in 90 dagen drie gebieden worden gedigitaliseerd: Het vastleggen van informatie Documenten komen op verschillende manieren bij een organisatie binnen, zoals via e-mail, fax, post en formulieren. Elk van deze routes moet worden gedigitaliseerd. Aangezien je toch stopt met faxen en papieren post, is scannen niet zo'n punt. Het verzamelen en verdelen van e-mail wordt echter steeds belangrijker. Door een 'slimme inbox' te creë-ren, kunnen mensen snel e-mails naar de juiste kana-len van jouw systeem sturen. Of het nu gaat om het archiveren van e-mails in de centrale documentopslag of ze gebruiken om een bedrijfsproces op te starten. E-mails worden gebruikt op een manier die bijdraagt aan een taak, in plaats van dat ze zich opstapelen in individuele mailaccounts.

Routinginformatie Zodra informatie jouw papierloze kantoor binnenkomt, moet deze door de organisatie worden gerouteerd. Het doel is om het verplaatsen van papier te vervangen door gestroomlijnde digitale workflows, met vooraf gedefinieerde processen voor routing, review en goed-keuring van documenten.

Informatie opvragen Nadat de informatie is gerouteerd, moet deze zodanig worden gearchiveerd dat je het gemakkelijk kunt terug-vinden en beheren. Je wilt er zeker van zijn dat jouw digitale documenten correct zijn vastgelegd, gelabeld en genoemd, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gevonden met een zoekopdracht. Laten we eens kijken naar hoe dit digitaliseringspro-ces op een boekhoudafdeling eruit zou zien. Als jouw crediteurenadministratie (AP) grotendeels op papier werkt, zijn er verschillende mogelijkheden om facturen in elektronische vorm vast te leggen.

Ten eerste kun jij je leveranciers en leveranciers vragen of ze je elektronische facturen kunnen sturen in plaats van papieren facturen. Of je nu elektronische facturen ontvangt of papieren documenten scant, intelligente indexerings- of tekstherkenningshulpmiddelen kunnen automatisch bestanden lezen en essentiële informatie eruit halen, zoals de naam van de klant, het factuur-nummer, bedragen, enz. Zodra die informatie is vastgelegd, kan het ECM-systeem digitale workflows gebruiken om een factuur automatisch naar de juiste verwerkingswachtrij te sturen. Een factuur wordt dan doorgestuurd naar de juiste mensen ter beoordeling in een vooraf gedefinie-erd goedkeuringsproces. De laatste stap is het archi-veren van de digitale documenten en de bijbehorende gegevens in het centrale documentenarchief van het ECM-systeem. Dat is al geïndexeerd, zodat alles later eenvoudig kan worden teruggevonden.

Ben jij in minder dan90 dagen papierloos?

Page 4: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

Dit is slechts één voorbeeld van wat er moet gebeuren om een afdeling in 90 dagen papierloos te maken. De grote winst in dit voorbeeld is dat je de verwer-kingstijd van facturen aanzienlijk verkort. Het systeem is namelijk in staat is om veel belangrijke gegevens te extraheren, waardoor medewerkers niet veel tijd hoeven te besteden aan het handmatig invoeren van gegevens in de indexvelden. En in plaats van meerdere kopieën van een rondzwervend document, heb je één hoofddocument, dat zodanig is opgeslagen dat het al-tijd en overal toegankelijk is. Mensen hoeven daardoor minder moeite te doen om bestanden te beheren. Met een papierloze ECM-oplossing leg je het vast, verwerk je het en sla je het in één keer op.

Om deze doelstelling binnen 90 dagen te berei-ken, heb je de juiste soft- en hardware nodig. Het is daarnaast belangrijk dat je de doelstelling opdeelt in zes kleinere stappen die een strategische route volgen.

6 stappen om jouw proces papierloos te maken Dit zijn de belangrijkste stappen om in minder dan 90 dagen papierloos te gaan. Het kan verleide- lijk zijn om hier en daar wat bochten af te snijden om die deadline van 90 dagen te halen. Echter alle fasen spelen een essentiële rol om bij het creëren van een succesvolle papierloze oplossing.

1. Ontwikkeling van het managementteam

De belangrijkste voorwaarde voor een succesvol ini-tiatief is het verkrijgen van de steun van bestuurders en topmanagers. Die steun helpt je bij het bepalen van de richting en de doelstellingen van het project. Daarom is de eerste stap naar papierloos het creëren van een intern ECM-team. Dit team moet bestaan uit de bovengenoemde leiders, specifieke stakeholders en interne deskundigen die in staat zijn van elke afdeling om feedback te geven over de uitdagingen en kansen die zij tegenkomen bij de stap naar papierloos. Wellicht is het verstandig om een externe ECM-professional aan het managementteam toe te voegen - een externe consultant of ECM-vendor - om te bespreken wat haalbaar is. Het doel is om ervoor te zorgen dat elke afdeling een stem heeft en begrijpt waar je naartoe wilt werken.

Kies bij het selecteren van stakeholders een repre-sentatieve groep mensen die in staat is om deze visie uit te leggen aan en uit te dragen naar de rest van de organisatie. De stakeholders moeten ook hoog genoeg in de boom zitten om het managementteam voort te stuwen, of het nu gaat om het verbeteren van de cash-flow of het vergroten van het inzicht in hoe lang het duurt om dossiers te verwerken. Zonder zo'n managementteam gaat het initiatief waar-schijnlijk uit als een nachtkaars door gebrek aan steun of loopt het vast door tegenstrijdige belangen. Het is belangrijk om het team zorgvuldig samen te stellen: er zijn mensen van verschillende afdelingen nodig die samenwerken aan een papierloze strategie. Managers hebben daarnaast vaak hun eigen ideeën, belangen en problemen. Een veelgemaakte fout is dat mensen van de ene afdeling zich verzetten tegen een nieuwe manier van werken, terwijl ze verwachten dat andere afdelingen hen wel tegemoetkomen. In een dergelijk geval richt de leidinggevende in het team zich op het algemene doel en helpt hij/zij afde-lingen samen te werken, terwijl jij het systeem uitrolt. Stel het team voorop en probeer iedereen te verbete-ren door papierloos te worden.

2. Bewustwording creëren

Als je eenmaal een managementteam hebt samenge-steld, moet de visie van het team met betrekking tot het papierloze proces worden gedeeld met de eindge-bruikers. Het creëren van bewustwording is de sleutel tot effectief veranderingsmanagement.Sommige gebruikers zullen aarzelen of zich verzet-ten tegen het afschaffen van vertrouwde, op papier gebaseerde processen. Als ze echter zien dat het initiatief veel steun heeft onder het management en ze begrijpen wat men probeert te bereiken, heeft men minder de neiging om dingen op de oude manier te blijven doen en krijgen gebruikers meer binding met de missie. Het laatste wat je wil is dat gebruikers het gevoel hebben dat ze gedwongen worden om een procesver-andering door te voeren zonder dat ze enige inbreng hebben. Te vaak richt een ECM-managementteam zich uitsluitend op de algemene voordelen voor de orga-nisatie en specifieke afdelingen, zoals boekhouding of human resources, maar slaagt het er niet in om de voordelen aan individuele eindgebruikers over te brengen.

Page 5: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

Eindgebruikers richten zich weer meer op hun dage-lijkse werk dan op de bedrijfsbrede strategie, dus beoordelen zij de waarde van het papierloze proces op basis van hoe zij denken dat het hun werk gaat beïnv-loeden. Als ze geen duidelijke voordelen zien, hebben ze de neiging om hun hakken in het zand te zetten als het tijd is om de ECM-oplossing uit te rollen, en dat is slecht voor de acceptatie onder gebruikers.

Door al in een vroeg stadium bewustwording te creëren omtrent de doelen van het initiatief, worden bezwaren voorkomen. Gebruikers hebben de tijd om aan het idee te wennen en beter te begrijpen welke invloed de overstap heeft op hun dagelijkse taken.

ECM-managementteam Zonder een ECM-managementteam mislukt een papierloos initiatief waarschijnlijk door gebrek aan steun.

Een goede manier informatie te verspreiden is door YouTube-video's of documentatie te delen die een goed beeld geven van de oplossing. Het is het beste om een inhoudsbibliotheek op te bouwen die is gericht op de voordelen van het papierloze kantoor. Het doel is niet om gebruikers de technologie aan te smeren, maar om bewustzijn te creëren over hoe ECM specifieke onderdelen van jouw bedrijfsvoering verbetert. Door al in een vroeg stadium bewustwording te creë-ren, zijn gebruikers bekend met de concepten en doel-stellingen tegen de tijd dat je de oplossing uitrolt. Dan voelen ze zich in ieder geval niet overvallen met wat nieuws. De voordelen van deze fase zijn misschien pas later in het proces zichtbaar, maar het feit dat iedereen naar hetzelfde doel van 'papierloos in 90 dagen' toe-werkt, is een belangrijke succesfactor.

3. Uw bedrijfsprocessen leren begrijpen

Als e geen duidelijk idee hebt van jouw bedrijfsproces-sen en wat er nodig is wanneer u ze naar een digitale omgeving verplaatst, loopt het waarschijnlijk op niets uit en zit je met een systeem dat niet aan jouw wensen voldoet. Door een belangrijke stap niet uit te voeren loop je aan tegen lagere inkomsten en neem je bestaande inefficiënties mee naar het papierloze kantoor.

Als je de tijd neemt om je in die processen te verdie-pen, heeft jouw ECM-managementteam straks een goed inzicht in de huidige knelpunten. Eindgebruikers weten vaak prima waar deze knelpunten zitten, maar leidinggevenden niet. Deze 'ontdekkingsreis' is dus essentieel.

Het doel is om elk proces te doorlopen, waarbij de belangrijkste stappen en de frustraties van de ge- bruikers met betrekking tot het huidige systeem in kaart worden gebracht. Door deze problemen vast te leggen kun je ze tijdens de ontwerpfase aanpakken en geef je de eindgebruiker een stem in het proces.

Als je het papieren spoor volgt, kom je de meeste knel-punten vanzelf tegen.

Begin met het doorlopen van de levenscyclus van een specifiek document of proces en stel vragen:

• Waardoor start het proces? Een e-mail, een tele- foontje, een inloopspreekuur?• Wie zijn er betrokken bij het proces?• Hoe leg je de informatie vast?• Waar leidt jij dat document of die gegevens naartoe?• Wie moet op de hoogte worden gebracht?• Waar wordt het gearchiveerd?• Hoe vindt je het later terug?

Terwijl jij deze vragen probeert te beantwoorden, kunnen gebruikers je helpen bij het vaststellen van problemen, zoals: "Ik wou dat het dit kon" of "Wat een tijdverspilling dat we dit moeten doen". Als problemen tijdens het creëren van digitale workflows snel worden opgelost, zorgt dit voor verbeterde efficiëntie en tevre-denheid op het werk.

Page 6: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

4. Het ontwerpen van de oplossing

Zodra jouw team een goed idee heeft van de bedrijfs-processen, is het tijd om de ECM-expert (zoals een consultant of leverancier) in te schakelen om een papierloze oplossing te ontwerpen die knelpunten en andere ondoelmatigheden aanpakt. Belangrijke overwegingen zijn onder meer hoe bestanden aan el-kaar moeten worden gekoppeld, waar informatie moet worden gedeeld en welke indexvelden in het systeem moeten worden ingebouwd. Deze bepalen vervolgens welke componenten en functies moeten worden ge-bruikt bij het creëren van uw papierloze proces.

Het belangrijkste doel van de ontwerpfase is om jouw kennis van je zakelijke behoeften te combineren met de expertise van de ECM-consultant of -vendor, zodat je een gemeenschappelijke visie hebt en de oplossing van de vendor bij je past. Als de oplossing niet is wat je voor ogen had, is er voldoende tijd om verschillende aspecten te heroverwegen totdat het goed is.

Een voordeel van de ontwerpstap is dat het eindge-bruikers in staat stelt om te zien hoe de oplossing eruit komt te zien.

Ze kunnen visualiseren hoe de verandering hen ten goede kan komen, waardoor ze positiever zijn over de stap naar het papierloze proces. Als je de voorgaand drie stappen hebt gevolgd en eindgebruikers bij het proces heeft betrokken, krijg je zo rond de ontwerpfa-se de vraag: "Hoe snel kunnen we dit implementeren?" Ze hebben input gehad tijdens de ontdekkingsfase en het ontwerp laat ze zien hoe hun problemen worden aangepakt. Ze zien het idee en zijn het ermee eens.

Dat enthousiasme komt niet alleen van de eindge-bruikers. Afdelingshoofden raken ook enthousiast als ze zien hoe het papierloze kantoor ervoor zorgt dat het team veel meer tijd krijgt voor belangrijke taken, wat met het oude systeem niet lukte.

5. Jouw ECM-oplossing uitrollen

Afhankelijk van het ontwerp kan de uitrol van je ECM-oplossing beginnen met een testsysteem of in meerde-re fasen plaatsvinden. Dit is ook een goed moment om met trainingen te beginnen. Laat je IT-beheerders het voortouw nemen terwijl ze het systeem op de servers of in de cloud installeren. De vendor of consultant houdt zich op de achtergrond.Als het systeem eenmaal in gebruik is genomen, door-loop dan een van je processen met een of meerdere voorbeelddocumenten, en gebruik dit als een training.

De uitrol knoopt de eindjes van alle eerdere plannings-fasen aan elkaar. Als je het proces hebt gevolgd, kun je beginnen met het toepassen van de juiste technolo-gie, zodat je een papierloos kantoor wordt.

6. Uw papierloze proces vastleggen

Beschouw jouw papierloze proces als een groeiend, evoluerend ecosysteem en niet als iets wat je net hebt opgezet en waar je daarna nooit meer aan denkt. Naarmate je bedrijf groeit, wil je het proces uitbreiden naar nieuwe gebieden en nieuwe processen. Het doel is om je bedrijf en het systeem voor te bereiden op de toekomst.

Daarom is het essentieel dat je de oplossing die jij heeft geïnstalleerd, vastlegt, inclusief de bevindingen van de ontdekkings- en ontwerpfasen en de configu-ratie-instellingen van het systeem. Je documentatie moet ook informatie bevatten over de beheerders, zodat mensen weten met wie ze intern contact moeten opnemen als ze vragen hebben.

Je wilt namelijk niet dat iemand die niet begrijpt wat het systeem doet, een ECM-managementrol van iemand anders overneemt. Als een ECM-systeem al jaren bestaat, weten mensen wel dat het nog steeds ergens draait, maar hebben ze geen idee wat de voor-delen zijn of hoe ze het moeten gebruiken.Als er geen kennis is van het systeem en niemand weet wat het moet doen, is de investering voor niets geweest.

Het vastleggen van informatie over jouw papierlo-ze systemen draagt bij aan consistentie, wat op de langere termijn voordelen heeft voor eindgebruikers en de organisatie. Het supportteam van de vendor kan zo eenvoudig zien wat er is geïnstalleerd, zodat het aanpakken van eventuele problemen of het systeem upgraden eenvoudiger wordt.

Page 7: START BINNEN 90 DAGEN EEN PAPIERLOOS PROCES · Een proces zonder papier maakt het werken vloeiender en productiever doordat handmatige workflows wor-den gewijzigd en repetitieve taken

Wil je meer weten? Onze consultants staan voor je klaar met advies om documentmanagement binnen jouw organisatie te verbeteren en AVG-proof te maken.

KYOCERA Document Solutions Nederland - Beechavenue 25 | 1119 RA Schiphol-Rijk | Tel.: +31 (0)20 587 72 00 www.kyoceradocumentsolutions.nl | [email protected]

De impact meten van het papierloze proces

Hoewel individuele omstandigheden altijd een factor zijn, kan een organisatie door het volgen van deze zes stappen in minder dan 90 dagen papierloos worden. Maar hoe meet u het succes van het initiatief nu u zonder papier werkt?

Heeft u uw algemene doelen bereikt en de missie om papierloos te worden in minder dan 90 dagen volbracht? Heeft het papierloze proces het werk en de tevredenheid van uw werknemers in de dagelijkse praktijk verbeterd?

Om de installatie van het systeem te kunnen beoorde-len, moet u eerst kijken naar hoe goed u de drie geno-emde gebieden heeft gedigitaliseerd: het vastleggen, routeren en opvragen van informatie.

Het vastleggen van informatieKunt u al uw documenten snel opslaan in uw ECM-systeem? Heeft u het aantal overbodige kopieën verminderd? Als u informatie effectief vastlegt, ziet u mensen geen kopieën meer afdrukken voor hun eigen administratie.

RoutinginformatieKunt u documenten snel verwerken in een digitale workflow? U kunt dit meten door te bepalen hoe lang het duurt om goedkeuringen te verwerken. Als het vroeger vijf dagen duurde en nu duurt het een dag of minder, dan is dat een enorme verbetering. Informatie opvragenHoe snel en gemakkelijk kunnen medewerkers bestan-den in uw systeem vinden? Een goede maatstaf voor succes is in hoeverre eindgebruikers het gevoel heb-ben dat ze eenvoudig een document kunnen vinden wanneer ze het nodig hebben.

Uiteindelijk is voor de meeste bedrijven de belang-rijkste reden om papierloos te gaan werken het verbeteren van de efficiëntie, zodat u meer dingen kunt doen met hetzelfde aantal medewerkers. Voor/na-vergelijkingen van uw essentiële bedrijfsprocessen kunnen een goed inzicht geven in alles wat u heeft bereikt door afscheid te nemen van papier.