Papierloos werken

W. P. (Peter) Joosten Msc.

Griffiersmiddagje 15 april – De Bilt

Raadsleden

Voordelen papierloos werken⁄ Goedkoper⁄ Effectiever⁄ Gemakkelijker⁄ Duurzamer

Goedkoper?⁄ Businesscase Nijmegen

Kopieerkosten = 58.000 euro per jaar Voor 110 gebruikers = 530 euro per jaar

Aanschaf iPad (600 euro afschrijven overdrie jaar) + mobiel internet (17 euro per maand) = 424 euro per jaar

Personeelskosten?⁄ Business case Nijmegen

Incidenteel (experiment): 4 uur per week

Structureel: 1 uur per weekmaar ook minder uren kopiëren,bezorgen, etc.

Uw eigen business case⁄ Kopieerkosten, drukkosten,

bezorgkosten, etc.⁄ Keuze type apparaat en

afschrijvingstermijn⁄ Keuze mobiel internet of wifi⁄ Keuze gratis verzending of betalen⁄ Keuze bruikleen of raadsvergoeding⁄ Formatie analyse

Effectiever?⁄ “Tegenwoordig ben ik 24 uur per dag

raadslid” Ruud Klein Hemmink

⁄ “De voorbereiding op een raadsvergadering vindt nu flexibel en op elk moment plaats” Evaluatierapport Nijmegen

Gemakkelijker⁄ “iPad is goed tot uitstekend geschikt voor het

lezen van raadsstukken en een prima alternatief voor de papieren versie”

⁄ “Functionaliteiten zoals mail, agenda, internet en tekstverwerken zijn van een grote toegevoegde waarde” Evaluatierapport Nijmegen

Nadelen

Rol van de griffie

⁄ Gebruiker staat centraal⁄ Versiebeheer belangrijk⁄ Navigeren in grote bestanden⁄ Instructie⁄ Helpdesk

Nijmegen⁄ Niet dé oplossing! Papierloos werken is

maatwerk

Dropbox⁄ Documenten van griffie naar raadslid

⁄ Flexibel⁄ Geen afhankelijkheid van leverancier⁄ Gratis (tot 2 Gb)⁄ Samenwerking met afdeling ICT

De gebruiker

iAnnotate⁄ Ophalen⁄ Lezen⁄ Bewerken⁄ Samenwerken ⁄ ‘Taggen’ (labels): dossieropbouw⁄ Zoeken in en naar raadsstukken

Ophalen van documenten⁄ Via Dropbox

Lezen van stukken

Navigeren en zoeken⁄ Tussen documenten⁄ In documenten

Documenten ‘labellen’⁄ Raadsleden of fracties creëren een

eigen RIS

Bewerken

Raadsstukken delen

Extra’s van papierloos⁄ Mail⁄ Agenda⁄ Documenten schrijven

Kan ‘Nijmegen’ bij jullie?

Afhankelijk van (1):⁄ Wensen van de raadsleden⁄ Cultuur van de raad⁄ Vergaderstructuur⁄ Inrichting van de griffie⁄ Kennis bij de griffie

Afhankelijk van (2):⁄ Werkprocessen op de griffie⁄ Inrichting van het RIS⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT⁄ Afstemming met de ambtelijke

organisatie

Succesfactoren+ Initiatief uit de raad+ Gebruiker centraal+ Ondersteuning afdeling ICT+ Goede instructie en helpdesk

Faalfactoren- Documentbeheer (multichanneling)- Te makkelijk denken over implementatie- Falende techniek- (ambtelijke) weerstand

Debat verandert⁄ Google maps⁄ Snel de APV bij de hand⁄ Debat verandert

Toekomstmuziek⁄ Informatievoorziening wordt anders⁄ Flexibelere vergaderstructuur⁄ Griffie als gatekeeper van informatie

1. Gebruikerswensen inventariseren2. Technische randvoorwaarden3. Business case opstellen4. Maatwerkadvies5. Projectimplementatie en begeleiding6. Train de trainer7. Werkprocessen griffie8. Ondersteuning

Necker van Naem ondersteunt

Meer informatie⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos

werken in de raad

⁄ 06 265 127 73⁄ peter@necker.nl