1 | M M I C D M

PANDUAN PENGGUNA COMPUTER DATA MANAGEMENT - 2013

BCA BARCODE

PT.MULTIFILING MITRA INDONESIA Tbk Delta Silicon Industrial Park

Jl.Akasia II Blok A7 – 4A Lippo Cikarang Bekasi Phone: +6221 8990 7636

2 | M M I C D M

1. FORM LOGIN

Keterangan:

- Username : Pengguna yang telah didaftarkan oleh Administrator. - Password: Sandi pemilik Pengguna. - Timer: Waktu yang dibutuhkan saat akan masuk Aplikasi CDM, waktu yang diberikan 30 detik

dengan teknis hitungan mundur. - Otentikasi: Penggunaaan Aplikasi pertama kali menggunakan Otentikasi Database, artinya:

Username dan Password yang digunakan, harus sesuai dengan Username yang terdapat dalam Database CDM. Ketika Aplikasi sudah disetting dengan menggunakan Otentikasi Windows, maka Aplikasi akan integrasi dengan User yang terdaftar dalam Active Directory, dengan syarat, Usernama yang terdaftar dalam Database harus sesuai dengan Username yang terdaftar dalam Active Directory.

Note: - User Default Database: MMI dengan Password: password1! - User MMI memiliki LevelID : Administrator, artinya: user hanya memiliki hak akses pembuatan

User baru pada aplikasi CDM. - Masa berlaku password untuk otentikasi Database 30 hari, password harus diubah pada masa

tersebut, sedangkan masa berlaku password untuk otentikasi Windows, mengikuti polis yang berlaku pada group management Active Directory, dan password akan update secara otomatis.

3 | M M I C D M

2. FILE 2.1 REGISTRASI USER

Keterangan:

- Username : Diisi dengan username pengguna aplikasi. - Password: Diisi dengan sandi pengguna aplikasi. - Fullname: Diisi dengan nama lengkap pengguna aplikasi. - LevelID: Dipilih sesuai dengan level pengguna aplikasi. - E-mail Address: Diisi dengan e-mail address pengguna aplikasi.

2.2 UBAH PASSWORD

Keterangan:

- Password: Diisi dengan sandi baru pengguna aplikasi.

Note: - Untuk ganti password pengguna aplikasi digunakan ketika setting OTENTIFIKASI login

aplikasi menggunakan Database. - Masa berlaku password untuk otentikasi Database 30 hari, password harus diubah pada

masa tersebut, sedangkan masa berlaku password untuk otentikasi Windows, mengikuti polis yang berlaku pada group management Active Directory, dan password akan update secara otomatis.

4 | M M I C D M

3. MASTER 3.1 PROFILE PERUSAHAAN

Keterangan:

- Branch: Diisi dengan nama cabang. - Company Name: Diisi dengan nama perusahaan. - Address: Diisi dengan alamat. - Phone: Diisi dengan nomor telepon. - Fax: Diisi dengan nomor fax.

3.2 REGISTRASI PELANGGAN

Keterangan: - Tab Company Information:

o Diisi dengan data perusahaan pelanggan. - Tab Customer Information

o Diisi dengan data informasi pelanggan.

5 | M M I C D M

3.3 IMPORT MASTER DOSIR

Keterangan:

- Data Source: pilih lokasi file excel master dosir yang akan di import. - Filename: MASTER DOSIR.xlsx - Field File Excel: ILS (Format Text), PIN (Format Text), DEBITUR (Format General),

OPENDATE (Format Date), COLLATERALNO (Format Text), NOMMI (Format Text). - Cara Penggunaan:

o Klik IMPORT Button. o Pilih Lokasi penyimpanan file excel pada DATA SOURCE. o Klik File Excel (MASTER DOSIR.xlsx). o Klik CHECK button (Data Master Dosir Akan Tampil dalam Gridview). o Klik PROSES Button.

Note:

- File Excel menggunakan Versi Microsoft Excel 2007 keatas (File Extension *.xlsx) - Import Master Dosir dilakukan oleh BCA dan file excel “MASTER DOSIR.xlsx” dikirim ke

MMI untuk selanjutnya di import di MMI.

6 | M M I C D M

3.4 IMPORT PENGIRIMAN DOSIR (MMI)

Keterangan: - Data Source: pilih lokasi file excel pengiriman dosir yang akan di import. - Filename: PENGIRIMAN DOSIR.xlsx

3.5 IMPORT PEMINJAMAN DOSIR (MMI)

Keterangan: - Menu ini diterangkan selanjutnya pada menu TRANSAKSI dengan Sub Menu

PENCARIAN DOSIR.

3.6 IMPORT TRANSAKSI PINJAMAN (FM)

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk import transaksi pinjaman. - File Name: Retrieval Transaction.xlsx - Field File Excel: CollateralNo, Nommi, Noloc, Type, Person, MID, Status, LastDate,

TransNo, TransDate, Service, Delivery, ComputerName, EntryDate, Username. Note:

- File Excel ini hasil Export Dari Laporan Retrieval Dosir Report yang di export oleh Peminjam Dokumen (FM atau MMI).

7 | M M I C D M

3.7 EKSPOR MASTER DOSIR (BCA)

Keterangan: - Menu ini diterangkan pada menu LAPORAN dengan Sub Menu Master Dosir Report.

3.8 EKSPOR PENGIRIMAN DOSIR (FM)

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk ekspor data pengiriman dosir.

3.9 EKSPOR PEMINJAMAN DOSIR (FM)

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk ekspor data peminjaman dosir.

3.9 EKSPOR TRANSAKSI PINJAMAN (MMI) Keterangan:

- Menu ini digunakan untuk ekspor data transaksi pinjaman dosir.

8 | M M I C D M

4. TRANSAKSI 4.1 VERIFIKASI DOSIR (BCA)

Keterangan:

- Verifikasi Dosir digunakan untuk Registrasi Dosir kedalam MAP yang dilakukan oleh BCA.

- Data yang diinput disisi INFORMASI DOSIR akan menampilkan semua data yang terkait dengan data yang diinput disisi DAFTAR PINJAMAN TERKAIT.

- Cara Menggunakan: o Lakukan Import Master Dosir (Menu 3.3). o Klik Button ADD. o Klik Button CREATE MID. o Pilih Type MAP. o Masukan ILS dan akan tampil semua data yang memiliki kaitan dengan ILS

tersebut di Gridview DAFTAR PINJAMAN TERKAIT. o Pilih ILS yang akan di save dengan memilih Vercode yang tampil di Gridview

DAFTAR PINJAMAN TERKAIT. Setelah memilih Vercode di Frame INFORMASI DOSIR akan tampil data ILS sesuai dengan Vercode yang dipilih.

o Setelah memastikan data yang di input dan yang dipilih sesuai klik Button SAVE. o Setelah data tersimpan akan muncul print out Sticker Barcode dengan data

ILS+PIN, Collateral, Nomor MID, Nama Debitur. o Lanjutkan sampai data ILS dalam Satu MAP selesai diregistrasi.

9 | M M I C D M

4.2 PENERIMAAN DOSIR (FM)

Keterangan:

- Penerimaan Dosir digunakan untuk meregistrasi dosir yang diterima. - Cara Menggunakan:

o Klik Button ADD. o Input Data Vehicle No dengan nomor kendaraan pembawa dokumen. o Input Seal Number sesuai dengan Nomor seal yang diterima (5 Digit). o Input Box No sesuai dengan nomor box yang diterima (2 digit). o Pilih Supporting MID. Pilihan With MID untuk Dokumen yang sudah memiliki

nomor MAP. Pilihan Without MID untuk Dokumen yang tidak memiliki Nomor MAP.

o Ketika Pilihan Supporting MID dipilih with MID, masukan data MAP ID dengan nomor MID dokumen. Ketika Pilihan Supporting MID dipilih without MID, klik Button CREATE MID.

o Pilih Type MID. o Masukan data ILS. o Masukan data PIN. o Pilih Collateral Number. o Klik button SAVE. o Setelah data tersimpan klik button CETAK dan akan keluar print out barcode

sticker MID dan LOKASI.

10 | M M I C D M

4.3 PEMINJAMAN DOSIR (FM-MMI)

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk input peminjaman dosir - Cara Mengunakan:

o Klik button ADD. o Pilih Cust Number. o Pilih Retrieval By dengan Nama PIC Peminjam. o Pilih Service. o Pilih Delivery. o Pilih Delivery Option, isi Jam Pengiriman Retrieval dan isi Request Description

dengan keterangan peminjaman dokumen. o Klik button ADD. o Input Seal Number. o Input Box Number. o Input ILS. o Input PIN. o Pilih MAP ID. o Klik SAVE. o Klik button PRINT REPORT. o Buka Retrieval Dosir Report (Menu 6.5). Lakukan Export ke Excel dengan

Method Transaction Number dan pilih nomor transaksi yang akan di export (Diterangkan di menu 6.5).

o Hapus baris pertaman file excel lalu kirim file excel ke FM.

11 | M M I C D M

4.4 PENGIRIMAN DOSIR (BCA)

Keterangan:

- Menu ini digunakan untuk input dosir yang akan dikirim ke FM setelah dosir selesai diverifikasi.

- Cara Menggunakan: o Klik button TAMBAH. o Input data Nomor Segel. o Input data Nomor Box. o Input semua data MID. o Untuk tambah nomor box klik Button TAMBAH BOX. o Untuk membatalkan kiriman klik Button BATAL PENGIRIMAN. o Setelah semua data MID yang akan dikirim terinput klik button CETAK dan akan

keluar List Pengiriman Dosir yang selanjutnya digunakan sebagai tanda terima pengiriman dokumen.

12 | M M I C D M

4.5 CHECK PENGIRIMAN DOSIR (FM)

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk mengecek kembali kesesuaian List Pengiriman Dosir dengan

Dokumen yang diterima. - Cara Menggunakan:

o Klik Button CHECK. o Masukan Data MID yang diterima. o Klik button OK ketika fisik dokumen ada dan nomor MID sesuai. o Klik button CANCEL ketika fisik dokumen tidak ada atau nomor MID tidak sesuai

dengan fisik dokumen.

4.6 PELUNASAN DOSIR (BCA-MMI)

Keterangan:

- Menu ini digunakan untuk melakukan pelunasan dosir per ILS. - Cara Menggunakan:

o Klik ADD. o Masukan Data ILS. o Masukan Data PIN. Ketika ILS dan PIN yang diinput terdapat dalam database

CDM maka akan tampil data Nama Debitur, OpenDate, CollateralNo. o Setelah memastikan data yang diinput sesuai klik SAVE.

13 | M M I C D M

4.7 PENCARIAN DOSIR

Keterangan: - Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian data dosir. - Untuk mencari data ILS bisa dengan input ILS dan akan tampil data dalam Gridview

sesuai dengan ILS yang diinput. - Untuk melakukan pencarian dokumen dengan banyak ILS (Contoh untuk mencari data

pinjaman / Retrieval Transaction) gunakan button IMPORT dengan terlebih dahulu menyimpan data ILS dan PIN ke dalam File Excel dengan cara:

o File Name: Inquiry.xlsx o Field File Excel: ILS (Format Text), PIN (Format Text) o Lokasi Penyimpanan: Drive C o Setelah data ILS dan PIN tersimpan di drive C dengan Filename Inquiry.xlsx klik

IMPORT. o Untuk mencetak klik CETAK.

14 | M M I C D M

5. MAINTENAN 5.1 KONFIGURASI LOKASI

Keterangan:

- Menu ini digunakan untuk membuat lokasi baru penyimpanan MAP. - Cara Menggunakan:

o Klik button ADD. o Pilih Initial Lokasi yang akan dibuat. o Pilih Row/Baris lokasi yang akan dibuat. o Pilih Column/Kolom lokasi yang akan dibuat. o Pilih Shelve/Bal lokasi yang akan dibuat. o Pilih Category lokasi yang akan dibuat. o Pilih Contain lokasi yang akan dibuat. o Klik Button SAVE untuk menyimpan data lokasi yang dibuat.

15 | M M I C D M

5.2 RELOKASI DOSIR

Keterangan:

- Menu ini digunakan untuk memindahkan dosir kelokasi yang baru. - Cara Menggunakan:

o Klik button ADD. o Masukan data Seal Number. o Masukan data Box Number. o Ketika Nomor MID sudah ada masukan data MID. Ketika Nomor MID tidak ada

klik button CREATE MID. o Masukan Data ILS dan PIN. o Klik SAVE untuk menyimpan. o Klik PRINT STICKER MID untuk MID baru. o Klik PRINT STICKER LOCATION.

16 | M M I C D M

5.3 UBAH MAP ID

Keterangan:

- Untuk kondisi dimana MAP ID tidak sesuai dengan kondisi seharusnya, Menu ini bisa digunakan untuk mengubah MAP ID sesuai dengan kondisi yang seharusnya.

- Untuk memastikan data ILS benar silakan gunakan menu PENCARIAN DOSIR terlebih dahulu.

- Cara Menggunakan: o Masukan data MID dan LOCATION yang akan diubah. o Klik BUAT MID dan akan otomatis membuat MID baru. o Pilih TYPE sesuai dengan type dokumen. o Masukan data ILS. o Klik CETAK untuk mencetak sticker barcode MID dan LOCATION baru.

6. LAPORAN

6.1 MASTER DOSIR REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan semua data MASTER DOSIR dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.2 VERIFICATION DOSIR REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan semua data VERIFIKASI DOSIR dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.3 INCOMING TRANSACTION REPORT

Keterangan: o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Penerimaan Dosir sesuai dengan Periode

yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

17 | M M I C D M

6.4 RETURN TRANSACTION REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Pengembalian Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.5 RETRIEVAL DOSIR REPORT

Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Peminjaman Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

o Cara Export Ke Excel: Klik PRINT. Pilih Method dengan TRANSACTION NUMBER. Pilih Nomor Transaksi. Klik button EXPORT. Buka File Excel hasil Export, Hapus Baris Pertama lalu save kembali.

6.6 DESTRUCTION DOSIR REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Destroy Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.7 DOSIR INVENTORY REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.8 DOSIR DOCUMENT REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data dokumen Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.9 RELOCATION REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Relokasi Dosir sesuai dengan Periode yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

18 | M M I C D M

6.10 DOSIR STILL OUT REPORT Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan semua data Dosir dengan status OUT dan bisa di export sesuai kebutuhan.

6.11 REPRINT STICKER BARCODE

Keterangan:

o Menu ini digunakan untuk mencetak kembali barcode yang gagal cetak (MID dan atau LOCATION).

o Ketika memilih STICKER TYPE ILS + PIN Sticker, masukan data MID + ILS + PIN pada isian Contain.

o Ketika memilih STICKER TYPE LOCATION Sticker, masukan data MID pada isian Contain. o Ketika memilih STICKER TYPE MAP Sticker, masukan data LOKASI pada isian Contain. o Kemudian Klik PRINT.

6.12 PELUNASAN DOSIR REPORT

Keterangan: o Menu ini digunakan untuk mengeluarkan data Pelunasan Dosir sesuai dengan Periode

yang dipilih dan bisa di export sesuai kebutuhan.

7. BANTUAN 7.1 BUKU PANDUAN

Keterangan: o Menu ini digunakan sebagai panduan penggunaan aplikasi.

Demikian panduan aplikasi CDM ini dibuat untuk mempermudah penggunaan aplikasi. Apabila ada pertanyaan seputar penggunaan aplikasi silakan ditanyakan ke IT Support Department MMI.