doc.1

10.2.e

From: 102.eSent: dinsdag 3 april 2012 13:45To: 10.2.eCc: 10.2.eSubject: FW: Head of aid agency Oxfam in Haiti resigns amid inquiry (fwd)

Dank voor jouw bericht 10.2.e. We kijken uit naar het overleg! Vooruitlopend op dat overleg, nav de Oxfam casewaarover je rapporteert, forward ik je het onderstaand bericht. De zaak was ons al zij het op hoofdlijnen, ‘bekend’.Groet,lO2e

Original MessageFrom: 10.2.eSent: maandag 15 augustus 2011 18:49To: I10.2.eSubject: FW: Head of aid agency Oxfam in Haiti resigns amid inquiry (fwd)

( 3este

Wellicht al gelezen. Roland Van Hauwerrneiren is mij welbekend als Head of Office Oxfam GB. Oxfam GB is de“uitgever” van het SHO geld dat Oxfam Novib ontving. Tijdens mijn laatste bezoek heb ik hem verschillende malenontmoet, tijdens het SHO overleg dat ik had georganiseerd en als recent aangewezen INGO Representative van deIHRC (zijn andere pet). 11.1 maar Roland heeft geen enkele indicatiegegeven dat dit speelde.

Groeten,,10.2.e

Original MessageFrom: 10.2.eSent: zaterdag 13 augustus 2011 13:12To: STD-CDP; 10.2.eCc: 10.2.eSubject: Head of aid agency Oxfam in Haiti resigns amid inquiry (fwd)

From: 10.2.e 10.2.e

http://www.bbc.co.uk/news/world-latin-america-14514905

Head of aid agency Oxfam in Haiti resigns amid inquiryBBC - August 13, 2011

The director of Oxfam’s operations in Haiti has resigned amid an inquiryinto allegations of misconduct by staff.

The UK-based aid agency said Roland Van Hauwermeiren feIt he needed toresign as he had been in charge at the time.

A small number of Oxfam workers in Haiti have been suspended, pending the

1

outcome of an inquiry, It added.

The charity raised $98m (?60m) for relief operations after last year’smassive earthquake but Oxfam said the allegations were not linked to fraud.

Oxfam has used the money to try to improve sanitation in the face of acholera outbreak, said to have killed almost 6,000 people and made 420,000iii.

The staff suspended are not thought to be British nationals.

Under Mr Van Hauwermeiren’s direction, Oxfam was one of the fewinternational aid agencies to openly criticise relief efforts.

On the anniversary of the quake in January, It said in a report that 11theHaitian state, together with the international community, [was] makinglittle progress in reconstruction”.

“Too many donors from rich countries have pursued their own ald prioritiesand have not effectively co-ordinated amongst themselves or worked with theHaitian government,” Mr Van Hauwermeiren said at the time. (Oxfam has been working in Haiti, the poorest country in the Americas, since1978.

2

doc.2

2.e

From: 10.2.emaandag 12 september 2011 09:33

To: 102eCc 102eSubject 4E OcfamAttaclvnents UNH1CR riven by ôeper.ationpdf

Beste 10.2.e

Je zou in het gesprek met OXFAM het onderwerp sexual based violence kunnen opbrengen.Hoe gaat Oxfam om met bescherming van meisjes en vrouwen bij de distributie van hulpgoederen en bijkampmanagernent?Hoe voert Oxfam controle uit of hulpgoederen de uiteindelijke doelgroep bereiken?

Deze vragen komen bij mij op naar aanleiding van een recent rapport van UNHCFi : “Transactional Sex as a SurvivalStrategy in Port-au Prince IDP camps.Er komen klachten naar voren van vrouwen die zeggen dat waar distributie van hulpgoederen gaat via campcommittees, de leden van deze committees vaak “diensten’ van vrouwen vragen in ruil voor het geven vanhulpgoederen. Ook wordt gezegd dat hulporganisaties onvoldoende bij de doelgroep (vrouwen) controleren of zijwerkelijk de voor hen bestemde hulpgoederen krijgen.11.1

Ik ben benieuwd naar je bevindingen.

Beste groeten,

10.2.eSenior Policy AdvisorHumanitarian Ald DivisionNetherlands Ministry of Foreign Affairs

10.2.e @rijbuza.nltel, 0031-70- 10.2.eMobile: 0031-6- 10.2.e

From: 10.2.eSent: donderdag 8 september 2011 21:11To:. 10.2.eCc: 10.2.eSubject: Oxfam

Beste 10.2.e

Ik heb volgende week donderdag middag (16 sept) een kennismakingsgesprekje met de nieuwe cq acting countrydirector van Oxfam. Ik was zelf ev slecht zijdelings van plan om in te gaan op de bekende problemen die Oxfam BGheeft, maar meer dan dat niet. Mochten jullie daar anders over denken, laat me dan weten & wat jullie dan graagwillen dat ik opbreng tijdens het gesprek.

Per as maandag ben ik in Port au Prince, dus graag reactie naar mn gmail.1

Algemene RekenkamerG de JongPostbus 200152500 EA DEN HAAG

iiIIjiIIiiIJii)IiJiiIjIijIliiJIiiIIiiI)i,Il

Mauritskade 9

Postbus 309192500 GX Den Haag

The Netherlands

T 070 342 1645

F 070 361 4461

1 0.2.e oxfamnovib ni

www oxfamnovb ni

doc. 3.

2 april 2012Bezoek Algemene Rekenkamer Haiti, ervaring met Oxfam

Geachte heer de Jong, B/e cÇa-ri 1,

Ons gesprek van afge1opei woensdag 29 maart geeft mij aanleiding u te schrijven over éen van debesproken onderwerpen, namelijk de ervaringen van de ARK missie met Oxfam Novib en OxfarnGreat Britain (0GB), één van de Oxfam’s, die op Haiti met SHO fondsen via Oxfam Novib wordtgesteund

Tijdens het gesprek heeft uw collega de heer 1 0.2.e aangegeven dat de gesprekken metOxfam in Haiti, en de samenwerking met Oxfam in het algemeen niet als open zijn ervarenDat heeft mij zeer verbaasd en ook bmtengewoon teleurgesteld Oxfam Novib heeft zich geheelvrijwillig aangeboden als deelnemer in het traject van de ARK om te helpen bij het verbeteren entransparanter maken van de verantwoording van de SHOVanaf het begin van dit traject hebben mijn medewerkers met de medewerkers van de ARKdiverse gesprekken gevoerd, veel informatie verstrekt en documenten gedeeld Wij zijn als Oxfamopen geweest over gevoelige issues die er in Haiti speelden Nimmer heeft mijn staf van debetrokken ARK medewerkers de indruk gekregen, noch is dat hen meegedeeld dat zijonvoldoende transparant en cooperatief zouden zijn

Deze open houding heeft zich voortgezet in Haiti De 0GB staf ter plekke heeft vanmt diezelfdeopen houding met uw delegatie gesproken, ook toen het incident over personele misdragingen aande orde kwam Een incident dat door mijn medewerkers aan de ARK was meegedeeld ruim vôÔrhet vertrek van de ARK delegatie naar Haiti Zowel in de interne communicatie tussen 0GB enOzfam Novib, als in de persberichten van 0GB is aangegeven, dat het incident betrekking had opovertredingen van de interne Code of Conduct, die door alle personeelsleden van 0GB isondertekend Ook is extern gemeld, en nog eens bevestigd in een direct contact tussen de 0GB enOxfam Novib, dat dit om gevallen van misdragingen in de omgang niet vrouwen ging en dat ergeen sprake was van fraude Vanzelfsprekend namen we het incident zwaar op en daarom zijndoor 0GB, op basis van de uitkomsten van het interne onderzoek, de arbeidscontracten van debetrokken medewerkers met onmiddellijke ingang beeindigd Maar er is vooralsnog geenaanleiding om te vermoeden dat dit incident invloed heeft gehad op de besteding vanaardbevmgsfondsen, waaronder de door Oxfam Novib verstrekte SHO fondsen De externe auditover de SHO bestedingen in 2011, zoals gewoonlijk een vereiste voor onze financiering zal in hetvoorjaar van 2012 worden uitgevoerd Deze audit zal nogmaals hiez over duidelijkheid moetenverschaffen

De ARK heeft de wens uitgesproken om inzicht te krijgen in het interne rapport van 0GB over ditincident We zijn in contact met 0GB over het verkrijgen en het delen van een kopie van hetinterne onderzoeksrapport Het gaat hier om een rapport over diverse individuele medewerkers

Rabobank 139263292KvK Haaglanden 27108436BTW Nummer NL 0028 72 237 BOl

BAN NL19 RABO 0139263292SwiftIBIC RABDNL2U

DatumOnderwerp

0GB zoekt op dit moment uit of en zo ja, hoe dit rapport met “derden” gedeeld kan worden Opbasis van privacy wetgeving kunnen rapporten met informatie over individuele stafleden metzondermeer met derden gedeeld worden We houden u hiervan op de hoogte

Door ons vrijwilhg als “case” aan te melden en actief te participeren in dit pilot project van deARK, werken we graag mee aan een proces dat volgens ons extra waarde heeft voor de SHO,Oxfam Novib en de ARK.

Ik hoop en verwacht dat wij in een open en zorgvuldig proces onze samenwerking met u kunnenvoortzetten en we zien uit naar het vervolgtraject van uw onderzoek in Haiti

102Met vriendelijke groet, i’i”

Farah KarimiAlgemeen DirecteurOxîam Novib

Pagina 2 van 22 april 2012

• ,- doc. 4

10.2.e

From: :10.2.e rekenkamer.nl>Serit: dinsdag 3 april 2012 13:07To: 10.2.eCc: ‘10.2.eSubject: haïti missie

Beste Karin en Margriet,

Even een korte briefing over de Haïtireis. We zijn op dit moment bezig met een ander rapport en zodradat voorbij is, zal ik een overleg plannen.Alles is goed verlopen in Haïti, maar er is één zaak bij het Oxfam/Novib programma dat wellicht eenstaartje gaat krijgen en waarover ik jullie nu al wil informeren.

De drie organisaties hebben hun best gedaan om ons bezoek zo goed mogelijk te laten verlopen. De

( samenwerking is in een goede sfeer verlopen. De contactpersonen van BuZa (10.2.e ) en deNederlandse consul zijn zeer behulpzaam geweest bij het faciliteren van ons bezoek. Ze hebbenervoor gezorgd dat we efficiënt afspraken hadden met de overige actoren (VN, Wereidbank, EUUSAID, Cour des Comptes de Haïti). Dank daarvoor.

11.1

Tijdens het gesprek kwamen er ook onfrisse praktijken uit 2011 aan de orde die gebeurd zijn bijOxfam GB en die voor veel commotie hebben gezorgd bij de medewerkers. Er is een interne audituitgevoerd door Oxfam GB in Haïti in augustus. De auditors hebben misdragingen vastgesteld bij 6expat medewerkers en die zijn vervolgens ontslagen. De toenmalige directeur van kantoor in Haïtiheeft als gevolg hiervan ontslag genomen. De huidige country director vertelde ons alleen dat het ging

r over het inhuren van Dominicaanse prostituees en het logeren van deze dames in het Oxfam guestiouse en ze te vervoeren in de auto’s van Oxfam. Lokale staf is ook onder druk gezet om mee te

werken. Het is ons niet duidelijk wat de omvang is van deze zaak en hoe structureel de misdragingenwaren en wat er verder fout was met deze medewerkers.

Oxfam GB heeft op 6 september een persbericht uitgebracht waarin wordt verteld dat het ontslag hetgevolg is van misdragingen (zie bijlage aan het einde van deze mail) en dat er geen geld isverduisterd en niemand van de doelgroep nadeel heeft geleden. Tijdens het gesprek heb ikaangegeven dat we graag inzage hebben in het interne auditrapport. De reden is dat we een aantalvragen hebben bij deze zaak:

• Wat waren de functies en verantwoordelijkheden van de ontslagen personen?• Waren de ontslagen personen betrokken bij de financiële administratie of activiteiten die

(deels) gefinancierd werden met Nederlands geld?• Zijn de beslissingen en rapportages (financieel en narratief) gemaakt door deze 6 personen

tijdens hun werkzaamheden in Haïti opnieuw gecheckt op hun betrouwbaarheid, integriteit nahet bekend worden van de feiten? Zo ja, wat was de uitkomst en hoe zijn die controles en/ofonderzoeken uitgevoerd?

t’t t

,, t

• Heeft Oxfam GB maatregelen genomen om herhaling te vermijden? Zo ja, welke?

Ondertussen heeft Karimi overleg gehad met Oxfam GB. De persoon van NOV15 die bij ons was inHaïti zei dat de lijn waarschijnlijk zal zijn dat Oxfam GB het interne auditrapport niet deelt met externepartijen en het beschouwt als een intern personeelsprobleem dat is opgelost.

Collegelid Gerrit de Jong en Karimi hebben op 28 maart een bestuurlijk overleg gehad waarbij Gerritheeft aangegeven dat de Rekenkamer verwacht dat Novib publiekelijk openheid van zaken geeft overdit voorval. Hij heeft tegelijk gezegd dat als dat niet gebeurd zou zijn v66r de publicatie van onsrapport over Haïti in oktober, de AR genoodzaakt is hierover te rapporteren. Karimi heeft aangegevendat ze nog met OXfam GB overleg zal voeren, maar heeft verder geen toegevingen of uitleg gegeven.

Het is ons niet bekend of jullie op de hoogte zijn van deze zaak en voordat deze zaak zou kunnenescaleren is het belangrijk dat BZ als subsidieverstrekker een belangrijke rol speelt bij detransparantie die we aan Oxfam Novib gevraagd hebben.

Overigens heb ik afgelopen vrijdag overleg gehad met 1O.2.e en i1O.2.e en daar hebbenwe kort gezegd dat dit voorval nog speelt.

c

2

Met vriendelijke groet,

10.2.e

Oxfam Great Britain: Internal investigation confirms staff misconductin HaitiSeptember 5th, 2011 al 4.26 pm.

OXFAM GB PRESS RELEASE

Monday 51h September 2011 (Port au Prince): An internal investigation carried out by aid agency, OxfamGreat Britain, has confirmed cases of misconduct by a small number of its staff members working in Haïti.

The investigation found that six members of Oxfam GB staff had been involved in a number of instances ofmisconduct, the charges against them include:

- Breach of Oxfam GBs behavioral code of conduct; bringing Oxfam’s name into disrepute; abuse ofpower and bullying within Ox[am. None of these charges involved beneficiaries.

As a result of the internal investigation, disciplinary action has been taken and all six individuals have leftthe organization. None of them were Haitian and all have now left Haiti.

“Oxfam does not tolerate breaches of its code of conduct and whenever instances of staff misconduct arediscovered we will take robust action against those involved,” said Penny Lawrence, Oxfam GBInternational Director.

‘The action of these individuals is not representative of the strong commitment shown and the hard workcarried out by Oxfam’s team in Haiti. Our staff have made a very real difference to peopl&s lives in thecountry following the devastating earthquake and they will continue to make a difference as we work withHaitians to help them re-build their lives.”

The misconduct identified by the investigation was not related to fraud and did not affect the approximately

( US$98 million Oxfam fundraised following the earthquake in Haiti. The remaining funds will continue to beused for the reconstruction of the country and helping communities in need.

“Oxfam has a commitment to high ethical standards in all the countries where we work,” Lawrence said.“We make sure that there are systems in place so that when misconduct is discovered, there arerepercussions and penalties, which has proven effective in this instance. Lessons have been learned fromthis experience and we are reviewing how we reinforce adherence to our code of conduct in order toensure that we do everything we çan to prevent future misconduct issues from arising. Our programmes inHaiti have not been affected by the internal investigation and will continue to operate as normal.”

Oxfam GB’s Country Director in Haïti resigned taking managerial responsibility for issues that occurredwhile he was heading the programme.

3

doc. 5.1

Ministerie van Buitenlandse ZakenT.a.v. 10.2.ePostbus 200612500 EB Den Haag

Mauritskade 9Postbus 309192500 GX1Jen HaagThe NetherlandsT 070 342 1621F070 361 4461

info@oxfamnovib.nlww.oxfamnovb.nI

DatumOnderwerp

19 april 2012Rapportage Oxfam Great Britain Haïti

Onze referentie HU Haïti

Geachte 10.2.e

Bijgesloten vindt u een kopie van onze correspondentie met de Algemene Rekenkanier tenaanzien van het rapport van het onderzoek dat door Oxfam Great Britain (Oxfain GB) is verrichtin verband met schendingen van de Oxfam GB Code of Conduct en beschuldigingen van fraudedoor een aantal medewerkers.

Gezien de Europese Privacywetgeving (EG Data Protection Directive 95/46/EC) vragen wij u ditrapport vertrouwelijk te behandelen.

We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben, dan horenwij dat graag.

VIt vriendelijke eroet,

Farah KrimiAlgemeen directeur

Rabobank 13 9263 292KvK Haaglanden 27108436BTW Nummer NL 0028.72.237.BO1

BAN NLI9 RABO 0139263292SwiftlBIC RABONL2U

(

)10.2.e

c.

Algemene RekenkarnerT.a.v. de heer G. de JongPostbus 200:152500 EA Den Haag

DatumOnderwerp

18 april 2012SHO Haiti rapportage Oxfam Great Britain

Mauritskade 9Postbus 30919

2500 GX Den HaagThe NetherandsT070 3421621F070351 4461

info@oxfamnovib.nlvN,oxamnovb.n

Geachte heer De Jong,

Naar aanleiding van het bezoek van de ARK delegatie aan Haiti heeft u ons gevraagd om uinzage te verschaffen in het rapport van het onderzoek dat door Oxfam Great Britain (Oxfam GB)is verricht in verband met schendingen van de Oxfam GB Code of Conduct en beschuldigingenvan fraude door een aantal medewerkers.

Bijgesloten vindt u de rapportage van het interne onderzoek, dat in juli en augustus 2011 door deInternal Audit afdeling en HR afdeling van Oxfam GB is uitgevoerd.

Het rapport bestaat uit een management samenvatting, een overzicht welke disciplinairemaatregelen per individu zijn getroffen en een uitleg van de aanpak van het onderzoek.

Tijdens dit onderzoek zijn voor een drietal personeelsleden beschuldigingen van fraude verderonderzocht. Dit betrof beschuldigingen van inkoopfraude en nepotisme. De Internal audit afdelingvan Oxfam GB heeft ons hierover aanvullende informatie verstrekt. Die informatie vindt u inbijlage 2.

De conclusie is dat deze beschuldigingen ongegrond zijn gebleken.

Gezien de Europese Privacywetgeving (EC Data Protection Directive 95/46/EC) vragen wij u ditrapport vertrouwelijk te behandelen.

Op dit moment vindt op Haiti de externe accountantscontrole plaats van de bestedingen, die doorOxfam GB in 2011 met 8110 fondsen zijn gedaan. In verband met de bovengenoemde zaak hebbenwij de externe accountant verzocht om tijdens de controle extra aandacht te besteden aanspecifieke risico gebieden, die uit bovengenoemde zaak voortvloeien.

Wij zullen u het externe accountantsrapport toesturen, zodra wij dat hebben ontvangen.

doc. 5.2

0

Rabobank 139263292KvK Haaglanden 27108436

IBAN NL19 RABO 0139263292SwiftIBIC RABONL2U

Deze brief met hijlagen hebben wij ook rechtstreeks aan het Ministerie van Buitenlandse Zakenverzonden.

We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben dan horenwij dat graag.

Met vriendelijke rnt1O.2.e

FaraliKarimiAlgemeen directeur Oxfam Novib

Pagina 2 van 2

AIgcn’eii Rekenkarner •.1 doc. 6.

PERSOONLIJK

• Mevrouw F. Karimi

Algemeen directeur Oxfarn NovibPostbus 30919

2500 GX DEN HAAG

21 mei 2012

l-laïti onderzoek Oxfarn Great Britain

Geachte mevrouw Karimi,

Lenge Vc’orIwut

r-nstbus 7.0015

2500 EA Den Hea

1 1O.2.eT 070- 1O.2.e

070-34?. 41 30

10.2.ee.11fl1

t’: vw. eke n):amer, ni

Y3

Hartelijk dank voor uw brieven van 2 en 18 april en 8 mei ji., waarin u onder meeringaat op het onderzoek dat Oxfam Great Britain heeft verricht naar schendingen vande gedragscode en de accountantscontrole in Haïti ten aanzien van de uitgaven vanhet beschuldigde personeel. Ik wil u met name dankzeggen voor de snelle toezendingvan het onderzoeksrapport en het verslag van de accountantscontrole 2011 Haïti.Wij hebben van de inhoud van het rapport vanzelfsprekend met belangstellingkennisgenomen, evenals van de bevindingen van de externe accountant.

We stellen vast dat zowel het onderzoek van Oxfam Great Britain eis deaccountantscontrole geen aanwijzingen van fraude hebben vastgesteld. Daarmeebeschouwen we deze zaak als afgehandeld en kunnen wij ons volledig richten op deverdere verbetering van de verantwoording van de huipgelden.

Met vriendelijke groet,10.2.e

Drs. G. de Jong

UW KENMERK

ONS KENMERK 12003345 R/C

EIJLAGEN