Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 1 van 9

Think outside the box!

Opleidingen

OPLEIDINGEN & TRAININGEN

Folder

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 2 van 9

Think outside the box!

OPLEIDINGSFILOSOFIE VAN SQUARE DMS

Binnen de digitale strategie die Square DMS voor haar relaties in een

meerjarenplanning uitzet, speelt kennis en opleiding een belangrijke rol. Niet

alleen de kennis wordt verhoogd, maar ook het draagvlak bij de individuele

medewerker neemt toe voor de oplossing waarmee hij of zij werkt.

De opleidingsfilosofie van Square DMS is opgesplitst over drie termijnen, te

weten:

1. Lange termijn strategie

De digitale strategie zorgt ervoor dat de kwaliteit van informatie die digitaal

voorhanden is, op een dusdanige manier wordt gestructureerd dat de juiste

informatie toegankelijk en vindbaar is op het moment dat deze binnen het

werkproces nodig is.

Structurele opleiding zorgt ervoor dat deze denkwijze invulling krijgt.

2. Middellange termijn strategie

Square DMS beschikt over twee productsuites, te weten eWorX en ShareWorX.

Tijdens de implementatie van de producten eWorX of ShareWorX kunnen

gefaseerd verschillende modules worden geïmplementeerd. Denk hierbij aan de

Digitale Handtekening, de koppeling met een documentgenerator of de facturen

koppeling BIS NOA.

Door steeds opnieuw medewerkers op te leiden, kunnen ze ook deze nieuwe

modules goed toepassen in het dagelijkse werkproces. De modules worden als

logische eenheden onderkend.

3. Korte termijn strategie

Er wordt een inventarisatie gemaakt op bedrijfsniveau, maar ook op individueel

niveau. Op bedrijfsniveau wordt bekeken welke onderdelen van de eWorX of

ShareWorX suite er nodig zijn en welke afdelingen hiermee aan de slag moeten.

Ook wordt bepaald of eerst nog aan de bewustwording moet worden gewerkt en

hoe dit vorm moet krijgen. Immers niet iedere afdeling staat soms te popelen om

met een nieuwe methode of systeem te willen gaan werken!

Op individueel niveau wordt in kaart gebracht welke functionarissen gelijkgericht

werk doen en op welk niveau zij behoefte hebben aan opleiding in het kader van

het gebruik van eWorX of ShareWorX. Soms is het beter om individuele opleiding

te genieten omdat niet iedereen hetzelfde is of omdat de functie zo specifiek is

dat individuele opleiding het beste is.

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 3 van 9

Think outside the box!

SOORTEN VAN OPLEIDING

Klassikale training

Voor de klas staat een geïnspireerde trainer die de beginselen van het werken

met eWorX of ShareWorX, in al zijn facetten, verklaart. Als cursist kunt u hierop

direct sturing uitoefenen door feedback te geven en vragen te stellen, waardoor

de behandeling van de topics optimaal op uw wensen kan worden afgestemd.

Door een combinatie van taakgerichte lesstof en praktijkoefeningen helpt Square

DMS u de vereiste vaardigheden en expertise eigen te maken, zodat u deze zo

effectief en efficiënt mogelijk in kan zetten in de praktijk.

Reguliere trainingen zijn er op alle niveaus en zijn zowel van nut voor

organisaties die een algemeen overzicht inzake softwareaspecten willen

verkrijgen als voor organisaties die een gedegen technische training wensen.

Werkplek Begeleiding

Nadat u een of meerdere Square DMS trainingen hebt gevolgd, bestaat de

mogelijkheid om extra ondersteuning te krijgen als u weer aan het werk gaat om

de nieuw opgedane kennis en vaardigheden te implementeren.

Bij deze werkplekbegeleiding worden een of meer praktijksituaties gekozen.

Samen met de Square DMS trainer gaat u met uw nieuw verworven kennis en

vaardigheden aan de slag.

Deze werkplekbegeleiding is een aanvulling op het Individueel Maatwerk, het

Company Maatwerk, waar het al grotendeels in verweven is, de Computer Based

Training en de Klassikale training.

Hét grote voordeel van de werkplekbegeleiding is uiteraard het hoge

leerrendement; de beste manier namelijk om iets nieuws te leren, is dit direct te

kunnen toepassen in de praktijk.

Individueel Maatwerk

In plaats van klassikale training wordt u individueel begeleid door een ervaren

Square DMS trainer. Het trainingsmateriaal wordt volledig afgestemd op de

behoefte van de cursist.

Maatwerk voor uw organisatie

Maatwerk voor uw organisatie is een opleidingstraject dat optimaal wordt

afgestemd op de behoeften uit de praktijk en kan op uw bedrijfslocatie gegeven worden.

Square DMS inventariseert de beschikbare kennis en de gewenste

informatiebehoefte en vertaalt deze naar een concreet trainingsaanbod. Dit

trainingsaanbod is niet alleen volledig afgestemd op de praktijk binnen uw werkomgeving, maar ook op de individuele kennisniveaus van uw medewerkers.

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 4 van 9

Think outside the box!

CONCRETE OPLEIDINGEN

eWorX trainingen

1. Applicatiebeheer training eWorX

Doelstelling

training?

In de applicatiebeheer training wordt geleerd om gebruikers

en groepen te beheren in eWorX beheer. Tevens wordt

geleerd hoe de eWorX applicaties onderhouden moeten

worden. Ook het beheer van de applicatie MetaMining wordt

meegenomen.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het

beheer van eWorX.

Wat leert de

cursist?

De cursist krijgt inzicht in de beheermodule van eWorX en

zal samen met de trainer aan de computer praktijk

casussen doorlopen.

2. Gebruikers training eWorX

Doelstelling

training?

Cursisten kunnen na deze training in de praktijk met eWorX

Navigatie werken.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Medewerkers die nu nog niet maar binnenkort regelmatig

met eWorX navigatie in aanraking komen.

Wat leert de

cursist?

Tijdens deze training leren de medewerkers hoe ze in

eWorX Navigatie zelf hun scherm kunnen indelen om zo de

voor hun werk van belang zijnde informatie zichtbaar te

krijgen. Dit wordt gecombineerd met het leren zoeken in

eWorX. Daarnaast wordt er theorie behandeld over de

behandeling van documenten. (Dit gedeelte betreft de

verkorte training).

Het tweede deel betreft het zelf toevoegen of aanmaken

van documenten in eWorX . Dit wordt geleerd door middel

van antwoordbrief en initiatiefstuk. Hierbij wordt ook

geleerd om documenten uit MS-Word en Outlook toe te

voegen.

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 5 van 9

Think outside the box!

3. Key-user training eWorX

Doelstelling

training?

Speciaal voor key-users worden thema’s behandeld over

eWorX Navigatie.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Personen binnen uw organisatie die een rol hebben om

andere medewerkers te helpen om met eWorX te kunnen

werken.

Wat leert de

cursist?

De onderwerpen van eWorX Navigatie die op deze dag

worden verdiept zijn:

Uitgebreid zoeken met zoeksjablonen;

Werken met rappel;

Werken met meerdere schermindelingen / uitgebreid

werken met schermindeling;

Office integratie;

Het gebruik van de ‘Mijn documentenstructuur’.

gebruiken.

4. Maatwerktraining(en) eWorX, zoals:

- Koppeling met DocSys.Web

Doelstelling

training?

Gebruikers leren hoe ze met behulp van de module eWorX

een koppeling met DocSys.web documenten kunnen

maken.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Voor elke medewerker die documenten maakt c.q. creëert.

Wat leert de

cursist?

Er wordt geleerd hoe via de eWorX koppeling met

DocSys.web documenten gecreëerd kunnen. Ook het

terugvinden en bewerken van deze documenten komt aan

de orde.

Daarnaast wordt geleerd hoe men mailings met de eWorX

koppeling met DocSys.web kan samenstellen en direct kan

archiveren.

5. Scan- en Indexeer training eWorX

Doelstelling

training?

Gebruikers leren met eWorX te werken waarbij registratie

en distributie van digitale post centraal staan.

Voor wie is deze

training bedoeld?

De medewerkers in de organisatie die dagelijks de

binnengekomen of de uitgaande post behandelen.

Wat leert de

cursist?

Deze training kijkt specifiek naar het goed toevoegen van

documenten aan het DIS met de module eWorX Scanning

en Indexeren (het efficiënt invullen van kenmerken).

Daarnaast leren de medewerkers hoe ze adressen en

trefwoorden kunnen beheren.

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 6 van 9

Think outside the box!

ShareWorX trainingen

ShareWorX is de nieuwe productsuite van Square DMS. Een deel van het

opleidingsportfolio is nog ontwikkeling. Onderstaand zijn de opleidingen

weergegeven, die wij momenteel kunnen aanbieden.

6. Sjablonenbeheer training eWorX

Doelstelling

training?

De deelnemers leren concreet eWorX sjablonen te maken,

toe te voegen en te onderhouden zoals deze binnen eWorX

aanwezig zijn.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Applicatiebeheerder en personen die verantwoordelijk zijn

voor de huisstijl of externe communicatie.

Wat leert de

cursist?

De deelnemer leert hoe eWorX sjablonen gemaakt worden

en hoe ze onderhouden en getest moeten worden.

Daarnaast leert de cursist hoe de sjablonen in eWorX

beschikbaar gesteld kunnen worden voor eindgebruikers.

1. Gebruiker training ShareWorX

Doelstelling

training?

Cursisten kunnen na deze training in de praktijk met

ShareWorX Navigatie werken.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Medewerkers die nu nog niet maar binnenkort regelmatig

met ShareWorX navigatie in aanraking komen.

Wat leert de

cursist?

Tijdens deze training leren de medewerkers hoe ze in

ShareWorX Navigatie de voor hun werk van belang zijnde

informatie zichtbaar te krijgen. Dit wordt gecombineerd met

het leren zoeken in ShareWorX. Daarnaast wordt er theorie

behandeld over de behandeling van documenten.

2. Key-user training ShareWorX

Doelstelling

training?

Speciaal voor key-users worden thema’s behandeld over

ShareWorX Navigatie.

Voor wie is deze

training bedoeld?

Personen binnen uw organisatie die een rol hebben om

andere medewerkers te helpen om met ShareWorX te

kunnen werken.

Wat leert de

cursist?

De onderwerpen van ShareWorX Navigatie die op deze dag

worden verdiept zijn:

Uitgebreid zoeken

Werken met rappel

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 7 van 9

Think outside the box!

3. Maatwerk training ShareWorX

Doelstelling

training?

Medewerkers die naast de ShareWorX functionaliteiten ook

SharePoint elementen gaan gebruiken bij hun

werkzaamheden.

Voor wie is deze

training bedoeld?

De medewerkers in de organisatie die ook andere

werkprocessen digitaal hebben vorm gegeven.

Wat leert de

cursist?

Deze training leert de cursist om te werken met die

SharePoint onderdelen die uw organisatie gebruikt en de

toepassing daarvan in uw praktijk.

4. Manager training ShareWorX

Doelstelling

training?

Managers en leidinggevenden leren met ShareWorX

Navigatie te werken waarbij doorloopbewaking van

ontvangen documenten centraal staan.

Voor wie is deze

training bedoeld?

De medewerkers in de organisatie die verantwoordelijk zijn

voor de bedrijfsprocessen die gekoppeld zijn aan

inkomende en uitgaande documenten.

Wat leert de

cursist?

Deze training kijkt specifiek naar het bewaken van

doorlooptijd en het verdelen van de werkvoorraad. Ook het

verwijderen van documenten komt in deze training aan de

orde. Deze training is uitermate geschikt om te combineren

met delen van de ShareWorX Eindgebruikerstraining.

5. Scan- en Indexeer training ShareWorX

Doelstelling

training?

Gebruikers leren met ShareWorX Scanning en ShareWorX

Navigatie te werken waarbij registratie en distributie van

ontvangen documenten centraal staan.

Voor wie is deze

training bedoeld?

De medewerkers in de organisatie die dagelijks de

binnengekomen of de uitgaande documenten behandelen.

Wat leert de

cursist?

Deze training kijkt specifiek naar het goed toevoegen van

documenten met de module ShareWorX Scanning en

Registreren (het efficiënt invullen van kenmerken).

Daarnaast leren de medewerkers hoe ze adressen en

trefwoorden kunnen beheren.

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 8 van 9

Think outside the box!

Verdiepingsworkshops

Als een document informatiesysteem werkend is opgeleverd, begint de kunst om

het systeem juist te gebruiken en te onderhouden. De ervaring leert dat juist in

deze fase ondersteuning belangrijk is. Ondersteuning die ook in de vorm van een

workshop gegeven wordt.

Omdat medewerkers ervaring opbouwen en in een fase komen dat ze meer

inhoudelijke vragen verzamelen, heeft Square DMS een aantal

verdiepingsworkshops samengesteld. De essentie van deze workshops is gericht

op bewustwording in de vorm van informatiedeling, kennisdeling en praktische

uitvoerbaarheid.

Square DMS heeft de volgende workshops ontwikkeld:

Zoeken en vinden

Bewaren en vernietigen

Digitale bewijslast (digitale handtekening)

Management Informatie en DIV

Digitale duurzaamheid

E-Mail strategie

Documentontsluiting

Documentaire informatievoorziening in praktijk (PrakWon)

Informatievoorziening & beleid (BelWon)

Workshop applicatiebeheer eWorX (kennisdeling)

Opleidingen d.d. 29-9-2011 Pagina 9 van 9

Think outside the box!