Openbare procedure voor diensten

Bestek nr. SVL/TT/2018/06 dd. 23 juli 2018

Offertes moeten worden ingediend ten laatste op woensdag 29 augustus 2018 om 12.00 u.

INHOUDSTAFEL

1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT 1.3 PLAATSINGSWIJZE EN OPDRACHTOVEREENKOMST 1.3.1 Bekendmaking en gunning van de opdracht 1.3.2 Afsluiting van een opdrachtovereenkomst 1.3.3 Looptijd en verlenging 1.3.4 Stopzetting en overdracht

1.4 TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN 1.4.1 Algemeen 1.4.2 Taalgebruik en elektronische communicatie

2 OMSCHRIJVING OPDRACHT 2.1 BELEIDSMATIGE CONTEXT 2.2 ONDERDELEN OPDRACHT 2.2.1 Thema’s (onderwerpen) voor de workshops 2.2.2 Aanpak (eigenlijke onderdelen) 2.2.3 Samenwerking met steden en gemeenten

3 PLAATSING OPDRACHT 3.1 SELECTIE 3.1.1 Uitsluitingsgronden 3.1.2 Kwalitatieve selectie 3.1.3 Voordracht onderaannemers en draagkracht

3.2 MODALITEITEN 3.2.1 Varianten 3.2.2 Opties 3.2.3 Percelen

3.3 PRIJS EN VERBINTENIS 3.3.1 Prijsbepaling 3.3.2 Verbintenistermijn en prijsherziening 3.3.3 Prijsonderzoek en verbeteringsvoorstellen

3.4 OFFERTE 3.4.1 Indiening 3.4.2 Vorm en inhoud 3.4.3 Gunningscriteria 3.4.4 Opening en (regelmatigheids)onderzoek

4 UITVOERING OPDRACHT 4.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN 4.1.1 Uitvoeringstermijn(en) 4.1.2 Plaats(en) van dienstverlening 4.1.3 Leiding en toezicht 4.1.4 Borgtocht 4.1.5 Registratie van workshops en deelnemers 4.1.6 Evaluatie van de opleidingen

4.2 FACTURATIE EN BETALING 4.2.1 Wijze waarop de prijs wordt betaald 4.2.2 Gescheiden (analytische) boekhouding en financieel toezicht

4.3 INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID 4.3.1 Intellectuele (eigendoms)rechten 4.3.2 Vertrouwelijkheid

4.4 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN 4.4.1 Straffen en maatregelen van ambtswege 4.4.2 Aansprakelijkheid en rechtsvorderingen

4.5 ARCHIVERING 4.6 NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE

5 OFFERTEFORMULIER (en inventaris)

1 ALGEMENE BEPALINGEN

1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht is uitgeschreven en wordt verder opgevolgd door het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen1 (hierna: SYNTRA Vlaanderen), vertegenwoordigd door zijn leidend ambtenaar, de h. Bruno Tindemans, gedelegeerd bestuurder (hierna: de leidend ambtenaar). De basis voor deze opdracht vormt:

• de Beleidsstrategie DAEB2, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 27 februari 2015, en dit conform art. 4 en 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 september 2012 houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen;

• het interne actieplan DAEB 2017, zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen op 24 februari 2017.

Alle briefwisseling (incl. betrekking hebbend op beroepsprocedures of deurwaardersexploten) aangaande deze opdracht moet naar de centrale zetel (correspondentieadres) van SYNTRA Vlaanderen worden gestuurd, met name: Kanselarijstraat 19 te 1000 BRUSSEL.

1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht is een overheidsopdracht voor diensten in de zin van art. 2, 21° van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Deze opdracht is ook een toegewezen traject in de zin van art. 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie, projecten en het toezicht daarop vanwege SYNTRA Vlaanderen van 14 september 2012. Het voorwerp van deze opdracht is

, en wordt verder omschreven in: 2 OMSCHRIJVING OPDRACHT. Toepasselijke CPV-codes3:

• 80510000 (Gespecialiseerde opleidingsdiensten)

• 80530000 (Beroepsopleidingsdiensten)

• 80570000 (Opleidingsdiensten voor persoonlijke ontwikkeling).

1 Extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij Vlaams decreet van 7 mei 2004. 2 Diensten van Algemeen Economisch Belang. 3 Een CPV-code, voluit Common Procurement Vocabulary (EG-verordening nr 2195/2002), is een code te selecteren uit de nomenclatuur in e-Notification. Deze lijst omvat de meest courante producten, diensten, leveringen en werken bij overheids-opdrachten.

1.3 PLAATSINGSWIJZE EN OPDRACHTOVEREENKOMST

1.3.1 BEKENDMAKING EN GUNNING VAN DE OPDRACHT De gunning van deze opdracht gebeurt via een openbare procedure (voor diensten) in de zin van art. 2, 22° van voormelde Wet inzake overheidsopdrachten. Deze opdracht wordt algemeen bekendgemaakt via het daartoe voorziene publicatieplatform voor overheidsopdrachten (cfr. infra) op 23 juli 2018. SYNTRA Vlaanderen zal al haar mandaathouders (cfr. infra), of organisaties die een mandaat aangevraagd hebben, ook nog afzonderlijk uitnodigen om op deze opdracht in te schrijven. Deze uitnodiging zal alleszins niet vòòr de algemene bekendmaking gebeuren. De economisch meest voordelige offerte wordt vastgesteld op basis van de gunningscriteria vermeld in rubriek 3.4.4 (beste prijs-kwaliteitsverhouding). SYNTRA Vlaanderen kan (gemotiveerd) beslissen niet tot gunning van de opdracht over te gaan, en deze (nadien) eventueel opnieuw uitbesteden op dezelfde of een andere wijze.

1.3.2 AFSLUITING VAN EEN OPDRACHTOVEREENKOMST Het doel is het sluiten van een opdrachtovereenkomst (hierna: overeenkomst) met één of meer(dere) begunstigden (hierna: opdrachthouder).

1.3.3 LOOPTIJD EN VERLENGING De opdracht begint te lopen vanaf 15 oktober 2018 en eindigt op 30 september 2020. Alle trajecten en workshops (cfr. infra) dienen in die periode te worden georganiseerd, tenzij daar door SYNTRA Vlaanderen een uitzondering wordt op toegestaan. De opdracht kan – gelet op art. 57, tweede lid van voormelde Wet inzake overheidsopdrachten – niet meer worden verlengd, gelet op de op handen zijnde nieuwe aanpak in het uitbesteden van opleidingen, waarbij SYNTRA Vlaanderen wil werken op basis van innovatieve partnerschappen (waarover ter zijner tijd meer informatie zal volgen).

1.3.4 STOPZETTING EN OVERDRACHT De overeenkomst kan worden verbroken of voortijdig beëindigd door de opdrachthouder mits een uitdrukkelijke en gemotiveerde verklaring (mag ook per mail) die minstens één maand voor de gewenste beëindigingsdatum van de overeenkomst aan SYNTRA Vlaanderen wordt overgemaakt, en op voorwaarde dat de aangevoerde motivering aangenomen wordt door SYNTRA Vlaanderen. Als dat niet het geval is, kan SYNTRA Vlaanderen een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10% van de niet-gerealiseerde trajecten (cfr. infra) waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan. De overeenkomst kan niet worden overgedragen.4

4 Als de opdrachthouder juridisch overgaat of opgenomen wordt in een andere entiteit, kan deze nieuwe entiteit de overeenkomst eventueel wel voortzetten op voorstel van de opdrachthouder en na akkoord van SYNTRA Vlaanderen.

1.4 TOEPASSELIJKE (WETTELIJKE) BEPALINGEN5

1.4.1 ALGEMEEN Op deze opdracht zijn onder meer, maar niet uitsluitend, van toepassing:

- Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

- Koninklijk Besluit (op de) plaatsing (van) overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017 (hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten

en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, zoals gewijzigd door het KB van 22 juni 2017 (hierna: KB Uitvoering);

- Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheids-

opdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013, gewijzigd en geconsolideerd door de Wet van 16 februari 2017;

- Alle vigerende ministeriële omzendbrieven (van de federale en de Vlaamse overheid). Deze regelgeving is terug te vinden op de portaalsite van het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid (link): www.bestuurszaken.be/regelgeving-overheidsopdrachten.

- Besluit van de Vlaamse Regering houdende de toegewezen trajecten, innovatie en projecten en het toezicht van SYNTRA Vlaanderen daarop van 14 september 2012 (hierna: BVR TT6);

- De overeenkomst die met de opdrachthouder zal worden afgesloten;

- De samenwerkingsovereenkomst annex gedragscode die met elke inschrijver obligaat reeds werd afgesloten, of nog dient te worden afgesloten in het kader van diens mandaathouder-schap (cfr. infra).

1.4.2 TAALGEBRUIK EN ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE De inschrijver gebruikt, indachtig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke contacten met SYNTRA Vlaanderen, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bijlagen bij de offerte of documenten die naderhand (door de opdrachthouder) aan SYNTRA Vlaanderen worden overgemaakt, èn die in een andere taal opgesteld zijn, moeten vergezeld zijn van een vertaling in het Nederlands, tenzij daar een afwijking wordt op toegestaan. Bij een gebeurlijke plaatselijke (en vooraf aangekondigde) controle door SYNTRA Vlaanderen (lesbezoek, nazicht van de boekhouding, etc.) moet, indien nodig, iemand ter plaatse beschikbaar zijn die in het Nederlands kan communiceren of vertalen. Schriftelijke communicatie verloopt standaard elektronisch (via het publicatieplatform en per mail), ook m.b.t. de (verdere) uitvoering van de opdracht, dit met uitzondering van:

• (aan)getekende brieven die (administratieve) rechtshandelingen inhouden, en brieven betrekking hebbend op beroepsprocedures of deurwaardersexploten;

• verzending van overeenkomsten die (tegen)getekend dienen te worden.

5 Er wordt verondersteld dat elke inschrijver hiervan kennis heeft genomen en er zal naar handelen. 6 Link: https://codex.vlaanderen.be/Portals/Codex/documenten/1022407.html.

2 OMSCHRIJVING OPDRACHT

“De aanbestedende overheid ziet er op toe dat deze opdracht wordt uitgevoerd met inachtname van de anti-

discriminatiewetgeving.”

2.1 BELEIDSMATIGE CONTEXT Ondernemers en medewerkers van kleine en micro-ondernemingen volgen vaak minder opleiding dan hun collega’s werkzaam bij grotere ondernemingen. De voornaamste reden hiervoor is tijdsgebrek. Nochtans heeft een onderneming met beter opgeleide ondernemers en medewerkers meer kans op slagen. Het ondersteunen van zaakvoerders van kleine ondernemingen en hun medewerkers inzake professionele bijscholing vormt bijgevolg een bijzonder aandachtspunt. Om de ondernemers en medewerkers van kleine en micro-ondernemingen hierin te ondersteunen, dienen er per provincie kortlopende opleidingstrajecten (workshops) georganiseerd te worden i.s.m. de steden en gemeenten. Deze workshops zijn praktijkgericht en hebben een beheersmatige inhoud. Het is belangrijk dat de workshops inspelen op de ervaringen van de deelnemers. De begunstigde opleidingsverstrekker dient deze praktijkgerichte opleidingstrajecten te organiseren en in te staan voor de toeleiding en coördinatie van de samenwerking met de steden/gemeenten. Daarnaast is het belangrijk dat de trajecten laagdrempelig zijn. Uit vroegere ervaringen blijkt dat handelaars sneller workshops bijwonen als deze gecombineerd worden met een netwerkingsmoment, waarop ze ervaringen kunnen uitwisselen. In het kader van deze opdracht is het belangrijk dat dit in elk traject voorzien wordt (bvb. voor of na de workshop). Ook het inschrijvingsgeld dient laag gehouden te worden. Voor de toeleiding van de handelaars wordt er gewerkt met lokale partners. De opleiding gaat bij voorkeur door op een locatie dichtbij de ondernemingen, op uren die in overeenstemming zijn met de wensen van de handelaars (d.i. aansluitend op openingsuren/werktijden).

2.2 ONDERDELEN OPDRACHT

2.2.1 THEMA’S (ONDERWERPEN) VOOR DE WORKSHOPS Hieronder een niet-exhaustieve lijst van mogelijke onderwerpen (thema's) waar de opdrachthouder uit kan kiezen om de workshops inhoud te geven.

A. VERKOOP

A.1 Verkooptechnieken In deze workshop kunnen volgende elementen aan bod komen: welke fasen komen aan bod in een verkoopsgesprek, hoe kan een ondernemer inspelen op de verschillende types van klanten, handige verkooptechnieken, efficiënte communicatietips, etc.

A.2 Hospitality, gastvrijheid verkoopt

Klanten kopen niet enkel produkten of diensten. Ze kopen net zo goed een ervaring, een resultaat van hun indruk dat ze in goede handen zijn. Persoonlijke ervaring, van zichzelf of van vrienden, maakt vaak het verschil om te kiezen tussen 2 leveranciers of winkelpunten. Onbewust en bewust oordelen klanten permanent over het gevoel bij en de waarde van elk, zelfs kortstondig, moment van contact.

In deze workshop kunnen o.m. volgende onderwerpen aan bod komen:

• Wat zijn die momenten van waarheid?

• Wanneer is de klant er het gevoeligst voor?

• Hoe kunnen ondernemers, met soms kleine ingrepen, het verschil maken?

• Hoe kunnen de inzichten van hospitality of gastvrijheid toegepast worden in de dagelijkse omgang met klanten?

A.3 Non-verbale communicatie in de winkelverkoop

Lichaamstaal vertelt meer dan je denkt. Meer dan 70% van het effect van een boodschap wordt gecreëerd door non-verbale signalen, zoals lichaamshouding, stem, intonatie, mimiek, positionering, etc. Toch blijkt dat de meeste mensen tijdens verkoopgesprekken nauwelijks gebruik maken van de belangrijke informatie die de lichaamstaal geeft. Vaak geeft deze informatie veel meer prijs dan het gesproken woord. Het leren interpreteren van lichaamstaal kan ondernemers helpen om hun klanten beter te begrijpen en in te schatten. Daarnaast bevordert een goede non-verbale observatie de snelheid en effectiviteit van de communicatie.

A.4 Online communiceren met de klant (incl. klachtenbehandeling)

De meeste klanten bereiken een onderneming tegenwoordig online. Hoe antwoord je als ondernemer professioneel op chatberichten, mails, en niet in het minst klachten van klanten. Hoe stel je een online boodschap op? Waar moet je op letten? Wat zijn best en worst practices? Hoe volg je (online) een klacht op?

B. MARKETING

B.1 Y-generatie

Waarom zouden jongeren nog naar een winkel gaan als ze alles online kunnen bestellen? Is de ‘ouderwetse’ winkel enkel nog een showroom, waarna de jongeren de prijzen via een app vergelijken? De jongeren lijken een onbereikbare groep, ondanks het feit dat ze constant online zijn. Toch kan een merk of een winkel het verschil maken door deze groep op een passende manier te bereiken. Hun invloed op ouders en vrienden is immers groot !

B.2 Goedkope vormen van promotie

Klanten naar de zaak lokken, is één van de voornaamste bezigheden van een ondernemer. Maar iedereen weet dat promotie voeren zeer duur kan zijn. En het resultaat ervan is niet altijd te meten. In deze workshop kunnen volgende elementen aan bod komen:

• Hoe kan een ondernemer zijn zaak op een rendementsvolle manier promoten?

• Hoe kan het budget van een promotiecampagne beter opgevolgd worden?

• Tips om op te vallen met een zaak, etc.

B.3 Klantgericht ondernemerschap

De concurrentie voor zelfstandige ondernemers is vaak heel groot. Het is in dit kader belangrijk om als ondernemer op zoek te gaan naar jouw meerwaarde ten opzichte van de concurrenten en deze op een goede manier te communiceren.

B.4 Google Adwords

Google Adwords geeft aan website-eigenaars de mogelijkheid om te verschijnen bij bepaalde zoekopdrachten. Het is een populaire en een van de effectiefste vormen van online adverteren. Google Adwords gaat verder dan het schrijven van advertentietekst. Naast een goede voorbereiding moet de campagne verder opgevolgd en beheerd worden.

In deze workshop komen volgende elementen aan bod: hoe kan een Google Adwords-campagne geoptimaliseerd worden, welke zoekwoorden worden het best gebruikt, hoeveel kosten een campagne, etc.

B.5 E-commerce

Webshops, Facebook, Google, e-Commerce, etc. Consumenten zoeken, vergelijken en kopen online. Welke vormen van online aanwezigheid bestaan er en hoe kunnen deze ten volle benut worden? In deze workshop kunnen volgende elementen aan bod komen: de mogelijkheden van e-commerce, het belang van de kruisbestuiving tussen de fysieke zaak en de online aanwezigheid, hoe laagdrempelig starten met e-commerce, etc.

B.6 Laat je website renderen

Door een goede website te maken, biedt een ondernemer zijn klanten een extra service. In deze workshop kunnen volgende elementen aan bod komen: tips om de eigen website te verbeteren en boeiend te houden, tips om beter te scoren in de resultaten van zoekmachines, feedback op maat over de eigen website, etc.

B.7 Sociale media

Een groot deel van de retailers laat de mogelijkheden van nieuwe media, zoals Facebook en Instagram onbenut. Dit terwijl sociale media belangrijk zijn voor de toekomstige verkoop. Het adequaat inzetten van sociale media wint aan belang en zal meer en meer uitgroeien tot een essentieel onderdeel van de verkoop. Het is dus belangrijk dat handelaars leren omgaan en werken met deze nieuwe communicatiemiddelen. Volgende elementen kunnen aan bod komen in deze workshop:

• Hoe starten met sociale media?

• Praktische tips om een bedrijvenprofiel aan te maken en te beheren (ook mobiel) op sociale media (Facebook, Instagram,…)

• Hoe kunnen sociale media (facebook, instagram,…) ingezet worden om het rendement van een onderneming te verhogen?

o De Interactie en het bereik van volgers beïnvloeden door efficiënt gebruik te maken van de tijdlijn,

o Praktische tips en best practices voor het efficiënt gebruik van foto- of videoboodschappen, hashtags, etc.

o Hoe behoud je volgers en maak je van klagers merkambassadeurs, o Meet het bezoek en de reacties op je pagina met statistieken, o Adverteren op sociale media, o …

C. ENERGIEBESPARENDE MAATREGELEN

Energie is een noodzakelijke bedrijfskost die de komende jaren zeker zal toenemen. Efficiënt omgaan met, en besparen op energie, wordt dus een belangrijk item binnen de toekomstige bedrijfsvoering. In deze workshop kunnen volgende onderwerpen aan bod komen: een overzicht van de belangrijkste energieverslinders (verlichting, verwarming en koeling), concrete besparingstips, informatie over diverse steunmaatregelen van de Vlaams overheid, etc.

D. ETALAGE

D.1 Visual merchandising

Aantrekkelijke uitstalramen trekken de aandacht van de voorbijganger en nodigen uit tot kopen. Etaleren op een efficiënte manier kan de verkoop aardig stimuleren. Met een evenwichtige etalage-opbouw leidt men de aandacht van de klant naar het product dat men wil verkopen. In deze workshop komen de basisprincipes m.b.t. het opbouwen van een etalage aan bod.

D.2 Kleurgebruik in je etalage en winkel

Hoe kan je van een etalage een eye-catcher maken door speciale kleurcombinaties te gebruiken.? In deze workshop leren de deelnemers kleuren kiezen en combineren.

D.3 Verlichting Sluit aan bij het vorige, maar nu met de focus op verlichting.

E. ONDERHANDELEN MET LEVERANCIERS

Volgende onderwerpen kunnen in de workshop aan bod komen: de basisvaardigheden van het onderhandelen, de do's en don’t's, de valkuilen, de gesproken en zeker de niet gesproken bood-schappen, recente modellen om een onderhandeling voor te bereiden, het principe van win-win, etc.

F. TIME- EN STRESSMANAGEMENT

Iedereen krijgt wel eens te kampen met spanningen omwille van tijdgebrek. Nochtans kan een efficiënte planning ervoor zorgen dat je tijd beter verdeeld wordt. In deze workshop worden de vaardigheden en inzichten voor een efficiënt tijdbeheer ingeoefend, waardoor de deelnemers de tijd leren beheersen in plaats van ze te ondergaan.

G. BEDRIJFSBEHEER

G.1 Fiscaliteit

In deze workshop kunnen de fiscale opportuniteiten op korte en lange termijn aan bod komen, zoals individuele pensioentoezeggingen, VAPZ, inkomensmodulering via vennootschap, overstap van bestuurder-werknemer naar bestuurder-zelfstandige, etc.

G.2 Kostenbeheer voor de zelfstandige ondernemer

Als zelfstandige ondernemer volstaat het niet alleen om een eigen vak te kennen. Bijkomend zijn er heel wat andere aspecten die uitermate belangrijk zijn om een succesvolle zaak uit de grond te stampen en te behouden. Daarvan is kostenbeheer een essentieel onderdeel. Volgende elementen kunnen in deze workshop aan bod komen:

• Het berekenen van de verkoopprijs?

• Waar haal je de juiste kostengegevens om dit te berekenen?

• Wanneer draai je break-even?

• Wat is een afschrijving en wanneer kan je afschrijven?

G.3 Voorraadbeheer

Volgende elementen kunnen in deze workshop aan bod komen:

• Hoe en wanneer koop je aan bij welke leverancier?

• Waar moet je op letten bij de bepaling van de voorraad bij inventaris?

• Wat doe je met verouderde, kapotte of onverkoopbare voorraad?

G.4 Meepraten met de boekhouder

Regelmatig krijgt een ondernemer van zijn boekhouder een rapportering en raadpleegt hij hem over investeringsbeslissingen. Een boekhouder gebruikt echter een bepaald vakjargon en volgt bepaalde systemen die voor een ondernemer vaak niet helemaal duidelijk zijn. In deze workshop kunnen de terminologie van de boekhouder en de verschillende soorten rappor-teringen besproken worden, zodat de ondernemer met begrip en inzicht kan meepraten met zijn boekhouder.

H. DIEFSTALPREVENTIE

Winkeldiefstal is een fenomeen waarmee iedere handelaar geconfronteerd wordt. Geen enkele winkel is er vrij van. Een betrouwbaar artikelbeveiligingssysteem is een eerste stap, maar ook organisa-torische maatregelen in combinatie met alert winkelpersoneel helpen winkeldiefstallen voorkomen. In deze workshop kunnen er zowel technische, elektronische, organisatorische en menselijke maat-regelen besproken worden.

I. HELP, DE INSPECTIE OP BEZOEK

Bedrijven krijgen regelmatig de fiscale, sociale of nog een andere inspectie over de vloer. Tijdens deze controles weet men vaak niet wat de rechten en plichten zijn. Achteraf wordt vaak de vraag gesteld: hoe hadden we ons beter kunnen voorbereiden op een dergelijke controle? In deze workshop kunnen volgende elementen aan bod komen: het verloop van een controle, wat de fiscus en de sociaal inspecteur al dan niet mogen controleren, wat de rechten en plichten zijn van een ondernemer bij een controle, etc.

Belangrijke opmerkingen Het is belangrijk dat de workshops praktijkgericht zijn, dat de theorie opgebouwd wordt a.d.h.v. voorbeelden en dat er ingespeeld wordt op de situatie van de betrokken deelnemers. Het traject mag niet te belastend noch te duur zijn voor de deelnemers, maar wel bruikbaar. Het is belangrijk dat de deelnemers, na het volgen van een workshop, over een aantal nieuwe ideeën beschikken, waarmee ze aan de slag kunnen. De opdrachthouder mag (en wordt zelfs verondersteld conform art. 8 BVR TT) een bijdrage te vragen aan de deelnemers in de opleidingskosten. Het bedrag hiervan (incl. eventuele opdelingen naar categorieën – bvb. leden vs. niet-leden) dient expliciet en ondubbelzinnig opgenomen te worden in het offertedossier.

2.2.2 AANPAK (EIGENLIJKE ONDERDELEN) A. De organisatie van maximum 20 opleidingstrajecten per perceel (cfr. infra)

Een traject:

• mag jaarlijks7 maximaal 2x worden georganiseerd in eenzelfde stad of gemeente;

• bestaat uit 3 kortlopende workshops van elk minstens 2 en maximaal 4 opleidingsuren (verder: uur);

• deze workshops kunnen zowel verschillende en losstaande thema’s (onderwerpen) omvatten, maar evenzeer modulair (samenhangend) aangeboden worden.

Een workshop:

• telt minstens 6 deelnemers uit minstens 3 verschillende KMO’s (of zijn zelfstandig);

• gaat over een welbepaald (deel)onderwerp;

• is praktijkgericht, met een beheersmatige inhoud en wordt gecombineerd met een netwerkings-moment (met een hapje en drankje) voor of na de workshop (hiervoor mag max. een half uur worden aangerekend).

(Dezelfde) deelnemers kunnen zich voor één of meerdere workshops in een traject inschrijven. Bij een modulair aanbod gaat het sowieso steeds om dezelfde deelnemers. In het kader van de gunning wordt gevraagd om reeds het volgende op te geven:

o een niet-exhaustieve oplijsting van mogelijke inhouden van workshops (onderwerpen) te geven, al dan niet uit het gamma van rubriek 2.2.1;

7 Jaarlijks is hier te verstaan als een periode die loopt van oktober t/m september van het daaropvolgende jaar.

o het geplande aantal uren per workshop; o de didactische aanpak; o het tijdstip waarop de workshops georganiseerd zullen worden; o de aanpak van het netwerkingsmoment; o het eventuele inschrijvingsgeld (richtprijs: 10 tot 20 EUR/workshop); o de geplande locaties van de workshops; o de relevante ervaring van de inschrijver.

B. Het zoeken van geschikte docenten

Zij dienen gespecialiseerd te zijn in het te behandelen onderwerp en over de nodige beroeps- en praktijkervaring te beschikken. In het kader van de gunning wordt gevraagd om reeds een beschrijving te geven van de deskundigheid en expertise van de docenten.

C. Het aanmaken van cursusmateriaal (syllabi, slides, filmpjes, etc.)

Dit materiaal kan altijd opgevraagd of ter plaatse ingekeken, èn beoordeeld worden door SYNTRA Vlaanderen, waarbij – in geval van een negatieve evaluatie – een herwerking ervan kan worden gevraagd. Het materiaal blijft wel eigendom van de auteur / opdrachthouder (zelf).

D. Het organiseren van de toeleiding i.s.m. steden en gemeenten

Het is belangrijk dat de toeleiding breed is en via verschillende kanalen verloopt, zowel digitaal (website, mailings, Facebook, etc.) als op papier (folders, advertenties, etc.). In het kader van de gunning wordt gevraagd om reeds een beschrijving te geven van de aanpak van de toeleiding en de kanalen die gebruikt zullen worden.

E. De coördinatie van de samenwerking met de betrokken steden en gemeenten

Dit wordt verder omschreven in de volgende rubriek 2.2.3 SAMENWERKING MET STEDEN EN GEMEENTEN.

In het kader van de gunning wordt gevraagd om reeds een beschrijving te geven van de aanpak van deze coördinatie, waarbij volgende zaken aan bod dienen te komen: een overzicht van de steden en gemeenten die gecontacteerd zullen worden, de aanpak van de startvergadering en de evaluatievergadering, de werking rond de samenwerkingsovereenkomst en de manier waarop er tussentijds wordt gecommuniceerd.

2.2.3 SAMENWERKING MET STEDEN EN GEMEENTEN De coördinatie van de samenwerking met de betrokken steden en gemeenten omvat het voorstellen van het project aan steden en gemeenten (dienst lokale economie), het sluiten van een jaarlijkse samenwerkingsovereenkomst met de betrokken steden en gemeenten, het organiseren van een startvergadering met de lokale partners, het registreren van de inschrijvingen, het bijhouden en verwerken van de aanwezigheidslijsten en evaluatieformulieren, het organiseren van een evaluatievergadering (na afloop van elk opleidingstraject) en het uitbetalen van de steden en gemeenten. De opdrachthouder sluit een jaarlijkse samenwerkingsovereenkomst met de betrokken steden en gemeenten. Via deze samenwerkingsovereenkomst krijgen de steden en gemeenten een subsidie van 500 EUR per opleidingstraject (forfait). Ze maken hiervoor een factuur op en adresseren deze rechtstreeks aan SYNTRA Vlaanderen, samen met een exemplaar (minstens een getekende scan) van de afgesloten overeenkomst.

De steden en gemeenten nemen volgende taken op zich: ze brengen de betrokken partijen samen (via het centrummanagement, handelaarsverenigingen, professionele of interprofessionele organisaties, etc.) en kiezen in overleg met de betrokkenen (en de opdrachthouder) de onderwerpen van de workshops. Daarnaast helpen de steden en gemeenten bij de toeleiding van de handelaars door folders te verdelen en promotie te maken voor de workshops (op de eigen website, in regionale bladen, etc.). Zij zorgen (in samenspraak met de opdrachthouder) ook voor een locatie en de catering tijdens het netwerkingsmoment.

3 PLAATSING OPDRACHT

3.1 SELECTIE

3.1.1 UITSLUITINGSGRONDEN Voorwaarden opgelegd aan de inschrijver die een wettelijk verplichte uitsluitingsgrond uitmaken:

➢ niet in staat van faillissement of vereffening verkeren, of alle activiteiten gestaakt hebben;

➢ niet veroordeeld8 zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast, of bij de beroepsuitoefening een ernstige (vastgestelde) fout hebben begaan;

➢ niet veroordeeld zijn voor de niet-naleving van eender welke milieu- en sociale wetgeving9, en (voor deze laatste categorie) meer specifiek:

• de wet betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk van 4 augustus 1996, en meer bepaald hoofdstuk Vbis: bijzondere bepalingen betreffende […] geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;

• de wetten ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, en meer specifiek die tussen mannen en vrouwen, beide van 10 mei 2007;

• de wet tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden van 30 juli 1981, als gewijzigd door de wet van 10 mei 2007;

• het Vlaams decreet houdende een kader voor het Vlaamse gelijke kansen -en gelijke behandelingsbeleid van 10 juli 2008.

➢ in regel zijn met de RSZ, de fiscus en alle andere Belgische (en buitenlandse) wettelijke instanties. De docenten of opleiders die zullen worden ingezet, moeten zelf ook in regel zijn met alle vigerende (Belgische en buitenlandse) nationaliteits- en sociale regelgevingen.

Voor de Belgische inschrijver vraagt SYNTRA Vlaanderen de statuten, evenals de benodigde fiscale en sociale attesten op via elektronische weg. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die (voor de uitvoering van de opdracht) personeel zal inzetten dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of verklaring volgens de bepalingen van art. 62 §3, 3de alinea KB Plaatsing. Optioneel kan aan de begunstigde inschrijver een bewijs van goed gedrag en zeden worden gevraagd. Het bestaan (of ontstaan) van een uitsluitingsgrond kan bovendien niet alleen de uitsluiting van een inschrijving, maar ook de schorsing of zelfs stopzetting van de naderhand gesloten overeenkomst tot gevolg hebben. Voorwaarden door SYNTRA Vlaanderen opgelegd die eveneens een uitsluitingsgrond voorstaan:

➢ mandaathouder zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of dit ten laatste op de dag van de sluiting van de indieningstermijn van de offertes (29 augustus 2018) hebben aangevraagd (BVR TT).10 De sluiting van de overeenkomst zal in dat geval slechts kunnen gebeuren onder voorbehoud van de effectieve toekenning van dit mandaat door de Raad van Bestuur van SYNTRA Vlaanderen;

➢ de voorwaarde (of minstens één ervan) op basis waarvan het mandaathouderschap verkregen werd, moet nog van kracht zijn, d.w.z. ofwel:

8 Dit betreft een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (alle beroepsmogelijkheden zijn m.a.w. uitgeput). 9 Niet-discriminatieclausule. 10 Meer informatie op onze website: www.syntravlaanderen.be/mandaat-voor-toegewezen-trajecten. Als de inschrijver een tijdelijke vereniging/handelsvennootschap is, dienen àlle rechtspersonen die daar deel van uitmaken, mandaathouder te zijn of een aanvraag ingediend hebben.

• een erkenning genieten in het kader van de VDAB-opleidingscheques of de KMO-portefeuille die nog minstens geldig is tot en met de einddatum van de opdracht (30 september 2020);

• een referentiebrief kunnen voorleggen vanwege de sociale partners of een overkoepelende beroepsinstantie waarin de ervaring in het geven van opleiding (in het volwassenenonderwijs en de KMO-sector) wordt gevalideerd of geattesteerd, en die niet ouder is dan 1 januari 2018 (niet van toepassing als in de inschrijver zelf een overkoepelende beroepsinstantie of sectorfederatie is);

• over een kwaliteitscertificaat beschikken als bedoeld in (maar niet gelimiteerd tot) het aanvraagformulier voor (een nieuw) mandaathouderschap, en dat nog minstens geldig is tot en met de einddatum van de opdracht (30 september 2020);

• een verklaring van een auditkantoor voorleggen waaruit blijkt dat een procedure tot het behalen van een (voormeld) kwaliteitscertificaat lopende is, met dien verstande dat dit certificaat ook behaald moet zijn vòòr aanvang van de toegekende opdracht;

• kunnen aantonen dat in het verleden reeds gelijkaardige opdrachten succesvol uitgevoerd werden.

Indien toch een uitsluitingsgrond van toepassing is, mag de inschrijver bewijzen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen (zoals bedoeld in art. 70 Wet Overheidsopdrachten) om aan deze uitsluitingsgrond te verhelpen, minstens zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks het bestaan ervan. Voor het desgewenst bestaan van sociale en fiscale schulden mag de inschrijver aantonen dat een afbetalingsplan werd overeengekomen met de bevoegde instanties. SYNTRA Vlaanderen beoordeelt in elk geval steeds discretionair of het aangetoonde bewijs toereikend is om de inschrijver niet uit te sluiten van de plaatsingsprocedure. Indien twee of meer rechtspersonen inschrijven als tijdelijke vereniging/handelsvennootschap met één offerte, gelden bovenstaande bepalingen op elk van deze deelnemende rechtspersonen.

3.1.2 KWALITATIEVE SELECTIE Er worden verder geen (bijzondere) voorwaarden m.b.t. de kwalitatieve selectie gesteld.

3.1.3 VOORDRACHT ONDERAANNEMERS EN DRAAGKRACHT De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de voorgestelde onderaannemers. Alle onderaannemers dienen op zich eveneens te voldoen aan voormelde bepalingen m.b.t. de selectie, alleen hoeven zij zelf geen mandaathouder te zijn. Onderaannemers kunnen ook gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen. Wie bovendien zelf een offerte heeft ingediend (als titularis), kan geen onderaannemer (meer) zijn voor een andere inschrijver.11 Elke opdrachthouder blijft naderhand ook ten volle verantwoordelijk voor zijn onderaannemers (en de verbintenissen die hij aan hen toevertrouwt). SYNTRA Vlaanderen heeft geen contractuele band met deze derden. De inschrijver kan zich daarnaast beroepen op de (financiële) draagkracht van onderaannemers en/of andere entiteiten, ook al heeft hij daar geen juridische band mee. Hij voegt dan de nodige documenten toe aan zijn offerte waaruit onmiskenbaar de verbintenis van deze derden blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. Voormelde andere entiteiten dienen eveneens te voldoen aan de bepalingen m.b.t. de selectie, alleen hoeven zij zelf ook geen mandaathouder te zijn. Zij kunnen evenzeer gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen.

11 Hierop kan SYNTRA Vlaanderen na de gunning wel een afwijking toestaan met de opdrachthouder.

3.2 MODALITEITEN

3.2.1 VARIANTEN Er zijn geen varianten.

3.2.2 OPTIES Er zijn geen opties.

3.2.3 PERCELEN Deze opdracht is opgesplitst in 5 percelen, elk met een gebiedsomschrijving van één provincie12:

o perceel WVL (provincie West-Vlaanderen); o perceel OVL (provincie Oost-Vlaanderen); o perceel ANT (provincie Antwerpen); o perceel LIM (provincie Limburg); o perceel BRA (provincie Vlaams-Brabant13).

SYNTRA Vlaanderen heeft ook te allen tijde het recht één of meerdere percelen niet te gunnen, en (nadien) evt. opnieuw uit te besteden op dezelfde of een andere wijze.

3.3 PRIJS EN VERBINTENIS

3.3.1 PRIJSBEPALING

Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst met opgegeven eenheidsprijzen (cfr. INVENTARIS).

De tussenkomst per (opleidings)uur bedraagt forfaitair 120 EUR, excl. BTW. De opdrachthouder ontvangt ook maximum 250 EUR, excl. BTW, voor het organiseren van de toeleiding per opleidingstraject, maar alleen voor bewezen èn door SYNTRA Vlaanderen aanvaarde kosten. De tussenkomst voor elke uitgevoerde jaarlijkse samenwerkingsovereenkomst met een stad of gemeente wordt rechtstreeks vergoed aan deze lokale overheid voor een forfaitair bedrag van 500 EUR (nà realisatie van de opgenomen workshops).

3.3.2 VERBINTENISTERMIJN EN PRIJSHERZIENING De opdrachthouder blijft gebonden aan zijn offerte gedurende de gehele looptijd van de overeen-komst. Er wordt geen prijsherziening toegestaan.

12 Er is uiteraard geen verplichting voor een inschrijver om voor alle percelen in te schrijven. 13 Vlaams-Brabant omvat in het kader van deze opdracht eveneens het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

3.3.3 PRIJSONDERZOEK EN VERBETERINGSVOORSTELLEN Op verzoek van SYNTRA Vlaanderen vertrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijs-(of kosten)onderzoek van zijn offerte mogelijk te maken.

3.4 OFFERTE

3.4.1 INDIENING De uiterste indieningsdatum van de offertes is 29 augustus 2018 om 12.00 u. Op die datum en dat uur moet elke geldige offerte SYNTRA Vlaanderen hebben bereikt. De offertes worden uitsluitend elektronisch overgemaakt via het daartoe voorziene publieke overheidsplatform e-Tendering. De inschrijver zal, indien hij nog niet geregistreerd is op dit platform, eerst een account dienen aan te maken, en zich daarna inloggen om zijn deelname te bevestigen. De offerte en alle andere gevraagde en/of benodigde stukken moeten (mee) worden opgeladen. Er dient ook een indieningsrapport te worden ondertekend met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening. Link naar het elektronisch platform: https://eten.publicprocurement.be. Link naar een begeleidende handleiding (checklist): http://www.publicprocurement.be/sites/default/files/documents/man_e-proc_offertes-indienen-via-internet_nl.pdf. Voor meer info over deze opdracht kan contact worden opgenomen met adviseur Bart De Geeter, bart.degeeter@syntravlaanderen.be – T. +32 495 17 28 16. Op te merken valt dat de offerte ge(dag)tekend moet zijn en dit uitsluitend door een persoon die gemachtigd is om de inschrijver, als dit een rechtspersoon is, te binden. Dit moet blijken uit de statuten of een ander rechtsgeldig document (dat dan als bijlage aan de offerte wordt gevoegd). Er zal hoogstens één offerte aanvaard worden per inschrijver. Indien twee of meer rechtspersonen inschrijven als tijdelijke vereniging/handelsvennootschap met één offerte, mogen zij afzonderlijk geen eigen offerte meer indienen.

3.4.2 VORM EN INHOUD De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij het bestek horende (offerte)formulier met bijhorende inventaris, dit op straffe van nietigheid. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle andere bij de offerte te voegen documenten:

• een toelichtend offertedossier bestaande uit één of meerdere stukken, waarbij naar vorm de structuur van de opdrachtonderdelen en de gunningscriteria zo nauwgezet mogelijk gevolgd wordt;

• het bewijs of een af te toetsen bewering dat het mandaathouderschap nog steeds van kracht is (niet voor wie zijn mandaat gelijktijdig met zijn inschrijving aanvraagt);

• voor tijdelijke verenigingen/handelsvennootschappen, een getekend exemplaar van de onderling gesloten samenwerkingsovereenkomst;

• alle andere vereiste attesten of verklaringen.

De inschrijver kan uiteraard naar wens nog andere stavingsstukken of relevante documenten toevoegen. Praktische beperkingen m.b.t. opgeladen bijlagen:

• max. 10 bestanden (de offerte inbegrepen);

• max. grootte van elk individueel bestand : 100 Mb;

• max. grootte van alle toegevoegde bestanden : 500 Mb.

3.4.3 GUNNINGSCRITERIA De beoordeling gebeurt door een jury, a.d.h.v. de offerte en de bijgevoegde stukken.

• 20% - organisatie van de trajecten en workshops:

Volgende elementen worden beoordeeld:

• het aantal trajecten dat men wil realiseren (max. 20);

• de oplijsting van de mogelijke inhouden van de workshops;

• het tijdstip waarop de workshops georganiseerd zullen worden;

• de duur(tijd) van de workshops;

• de aanpak van het netwerkingsmoment.

• 25% - inhoudelijke en didactische aanpak van de trajecten en workshops:

Volgende elementen worden beoordeeld:

• de praktijkgerichtheid en de bruikbaarheid. De inhoud van de workshops dient maximaal in te spelen op de vragen van de betrokken deelnemers;

• de (didactische) aanpak. De gebruikte methodieken dienen afgestemd te zijn op de doelgroep van kleine en micro-ondernemingen (cfr. interactief werken, voorbeelden gebruiken, etc.);

• welk cursusmateriaal aangeboden zal worden (al dan niet op papier, format);

• is er ook online meer informatie te vinden over het onderwerp (en dat zeker in de cursus verwerkt zal worden)?

• 20% - toeleiding i.s.m. steden en gemeenten (en het lokale socio-economische middenveld)

Dit is de manier waarop de handelaars aangesproken en gemobiliseerd zullen worden, in samenwerking met de stad of gemeente (en eventuele andere lokale partners). Het is belangrijk dat de toeleiding breed is en via verschillende kanalen verloopt. Ook het eventuele inschrijvingsgeld dat gevraagd zal worden is van belang (richtprijs: 10 tot 20 EUR per workshop).

• 25% - aanpak van de coördinatie met de deelnemende steden en gemeenten:

Volgende elementen worden beoordeeld:

• de steden en gemeenten die zullen gecontacteerd worden;

• de aanpak van de startvergadering en de evaluatievergadering. Het is belangrijk dat de steden en gemeenten een bepalende rol kunnen spelen: de inhoud van de workshops bepalen, de betrokken partijen selecteren, een locatie aanbieden, etc.;

• de werking rond de samenwerkingsovereenkomst met de steden en gemeenten;

• de manier waarop er tussentijds gecommuniceerd wordt.

• 10% - ervaring:

Hierbij wordt rekening gehouden met de ervaring van de inschrijver en de docenten met het aanbieden van workshops met een beheersmatige inhoud voor de doelgroep van zelfstandigen en KMO’s.

De opdracht zal worden toevertrouwd aan de inschrijver die globaal de hoogste score heeft behaald, maar waarbij de scores van de inschrijvers per perceel vergeleken zullen worden, want men kan uiteraard alleen de percelen binnenhalen waarvoor men ingetekend heeft. Dit impliceert dat één inschrijver alle percelen kan bemachtigen, maar even goed dat er uiteindelijk meerdere of zelfs 5 verschillende begunstigden zullen zijn. In elk geval dient in het totaal een minimale score van 65% te worden behaald om de opdracht toevertrouwd te krijgen.

3.4.4 OPENING EN (REGELMATIGHEIDS)ONDERZOEK Op de zetel van SYNTRA Vlaanderen worden de ingediende offertes geopend op woensdag 29 augustus 2018 om 14.00 u. Daar zal de openingscommissie de namen van de inschrijvers laten opnemen in een proces-verbaal dat ter plaatse wordt opgesteld. Dit proces-verbaal kan vanaf de opening steeds op eenvoudig verzoek worden opgevraagd. De geopende offertes worden vervolgens onderworpen aan een kwalitatief onderzoek naar de uitsluitingsgronden (cfr. rubriek 3.1.1 UITSLUITINGSGRONDEN. Pas als een offerte dit onderzoek met succes doorstaat, wordt deze voorgelegd aan de jury ter beoordeling van de gunningscriteria (cfr. rubriek 3.4.3 GUNNINGSCRITERIA).

4 UITVOERING OPDRACHT

4.1 ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN

4.1.1 UITVOERINGSTERMIJN(EN) De workshops binnen de opdracht dienen:

• aangeboden te worden tijdens de looptijd van de overeenkomst, met name van 15 oktober 2018 tot en met 30 september 2020, tenzij hier door SYNTRA Vlaanderen een afwijking wordt op toegestaan;

• minstens 3 weken voor de aanvang ervan aan SYNTRA Vlaanderen overgemaakt te worden a.d.h.v. een online applicatie waarop de opdrachthouder een inlogaccount zal krijgen. Als dat om één of andere reden niet mogelijk (meer) is, moeten ze in elk geval zo snel mogelijk aan SYNTRA Vlaanderen worden doorgegeven.

4.1.2 PLAATS(EN) VAN DIENSTVERLENING De workshops dienen plaats te vinden, ofwel:

• op de maatschappelijke (of hoofd)zetel van een (al dan niet deelnemende) onderneming;

• op een plaats waar de (of een aantal van de) op te leiden deelnemers (gewoonlijk) werkzaam zijn;

• in een (erkend) opleidingscentrum of een daartoe adequaat uitgeruste accommodatie (de opdrachthouder dient hiervoor zelf de nodige bewijsstukken aan te leveren, rekening gehouden met wat hij terzake al spontaan in zijn aanvraagdossier voor mandaathouderschap heeft aangetoond).

4.1.3 LEIDING EN TOEZICHT Het mandaat van de leidend ambtenaar, evenals elkeen die daartoe door hem specifiek gedelegeerd wordt, bestaat uit:

• de technische en administratieve opvolging van de toegekende opdracht, incl. het geven van bijkomende en afdwingbare onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdracht-documenten, of de naderhand af te sluiten overeenkomst, onvolledig of onduidelijk zijn;

• het toezicht op (en desgewenst de beoordeling van) : o de (inhoudelijk) ontwikkelde thema’s (onderwerpen) annex cursusmateriaal o de activiteiten kaderend in de toeleiding o de samenwerkingsovereenkomsten die met de betrokken steden/gemeenten

afgesloten zullen worden;

• het toezicht op en de (goed)keuring van de daadwerkelijk georganiseerde workshops door of op basis van:

o (minstens aanwezigheid op) voorbereidende en evaluatievergaderingen; o al dan niet aangekondigde lesbezoeken; o nazicht ter plaatse of door gevraagde opsturing van aanwezigheidslijsten en

evaluatieformulieren; o nazicht ‘on desk’ van de gegevens ingebracht in de online applicatie (cfr. supra);

• het nazicht van de schuldvorderingen en facturen.

4.1.4 BORGTOCHT Er wordt, indachtig de vrijstellingscategorie voor onderwijsopdrachten geen borgstelling vereist voor deze opdracht (met verwijzing naar de artt. 25 t/m 33 KB Uitvoering).

4.1.5 REGISTRATIE VAN WORKSHOPS EN DEELNEMERS De opdrachthouder moet alle georganiseerde workshops en de deelnemers registreren en overmaken op de manier die SYNTRA Vlaanderen oplegt (ook via voormelde online applicatie – die nader zal worden toegelicht door de opvolgende adviseur op de opstartvergadering). Dit kan nooit aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost. Daarnaast moet gewerkt worden met aanwezigheidslijsten voor de deelnemers (cursisten), waarop minstens volgende gegevens opgenomen dienen te worden:

• naam onderwerp of voorwerp van de workshop;

• datum en plaats (adres van de locatie);

• uur aanvang en duurtijd (in uren);

• naam (en hoedanigheid) docent (of opleider);

• van elke aanwezige deelnemer:14 o volledige naam o handtekening of paraaf o geslacht o geboortejaar o arbeidsstatus o naam en grootte15 onderneming van tewerkstelling (of zelfstandige) o de bestatiging dat hij kennis heeft gekregen van de gedragscode uit het mandaatdossier.

4.1.6 EVALUATIE VAN DE OPLEIDINGEN De opdrachthouder dient de deelnemers de mogelijkheid te geven de aangeboden opleidingen te evalueren, eveneens op de manier die SYNTRA Vlaanderen (al dan niet in onderling overleg) oplegt. Dit kan evenmin aanleiding geven tot de facturatie van enige meerkost.

4.2 FACTURATIE EN BETALING

4.2.1 WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD De gerealiseerde (en goedgekeurde) trajecten, alsook de bewezen kosten voor toeleiding mogen trimestrieel worden aangerekend (einde maart, einde juni, einde september en einde december). Op het eind van elk kalenderjaar dat deze overeenkomst loopt (2018 en 2019) dient in elk geval alles aangerekend te worden wat van het voorbije jaar nog openstaat. Op elke factuur dient een duidelijk overzicht van de aangerekende onderdelen te worden vermeld, en moeten (kopies of scans van) de bewijsstukken voor de toeleiding worden gevoegd (indien van toepassing).

14 De opdrachthouder bewaart deze gegevens met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 15 Alleszins moet volgend onderscheid worden gemaakt: grote onderneming met >250 werknemers (GO), middelgrote onderneming met >50 werknemers (MO), kleine onderneming met >10 werknemers (KO), micro-onderneming met ≤10 werknemers (micro-O) of eenmanszaak (EZ).

Facturen (met bijlagen) worden per mail overgemaakt aan bart.degeeter@syntravlaanderen.be en geadresseerd aan SYNTRA Vlaanderen, t.a.v. Bart De Geeter, Kanselarijstraat 19 te 1000 Brussel (met de post kan ook). Dit in afwachting van het operationaliseren van het nieuwe elektronische facturatiesysteem OraFin16, waaromtrent ter zijner tijd verder gecommuniceerd zal worden. In de overeenkomst kunnen nog bijkomende procedurevoorschriften worden opgelegd.

4.2.2 GESCHEIDEN (ANALYTISCHE) BOEKHOUDING EN FINANCIEEL TOEZICHT

De opdrachthouder moet een gescheiden (analytische) boekhouding voeren die controle op overcompensatie (in casu: onredelijke winst)17 toelaat, en dit conform de wettelijke regelgeving. Daarvoor moeten alle kosten (incl. de parameters voor toerekening ervan) en opbrengsten (annex inkomsten) die met de opdracht (direct of indirect) verband houden afzonderlijk worden bijgehouden. De gegevens moeten beschikbaar zijn vòòr 1 november van het kalenderjaar volgend op dat waarop ze betrekking hebben. Indien bij een gebeurlijke controle overcompensatie wordt vastgesteld, kan dit aanleiding geven tot (gedeeltelijke of volledige) stopzetting van de overeenkomst, en zelfs tot (gedeeltelijke of volledige) terugvordering naderhand van de vastgestelde overcompensatie.

4.3 INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID

4.3.1 INTELLECTUELE (EIGENDOMS)RECHTEN De inschrijver dient bij zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De eventuele aankoopprijs of verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten zijn voor zijn rekening.

4.3.2 VERTROUWELIJKHEID De informatie die SYNTRA Vlaanderen in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De opdrachthouder dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. Hij dient, indien van toepassing, in zijn contracten met onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

16 SYNTRA Vlaanderen zal het nodige doen om elke opdrachthouder met deze applicatie vertrouwd te maken 17 Met verwijzing naar het toepasselijke Besluit nr. 2012/21/EU van 20 december 2011 van de Europese Commissie.

4.4 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN

4.4.1 STRAFFEN EN MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE Een georganiseerde (of nog geplande) workshop kan gemotiveerd worden geweigerd door SYNTRA Vlaanderen, en zal dan ook niet worden gefinancierd. SYNTRA Vlaanderen kan een schadevergoeding bepalen tot een maximaal beloop van 10% van de niet-gerealiseerde workshops waarvoor contractueel het engagement werd aangegaan. Elke andere vastgestelde en welomschreven gebrekkige uitvoering van de overeenkomst kan aanleiding geven tot het geheel of gedeeltelijk niet-uitbetalen van de gecontesteerde prestaties, eventueel zelfs tot een gehele of gedeeltelijke vernietiging van de overeenkomst zelf. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde prestaties zullen moeten worden herbegonnen. Deze bepaling geldt eveneens bij niet-opvolging van gegeven onderrichtingen als omschreven in 4.1.3 LEIDING EN TOEZICHT. Indien de opdrachthouder in gebreke blijft bij de uitvoering van de opdracht18, kan SYNTRA Vlaan-deren de voltooiing van de opdracht in handen geven van een derde, of opnieuw uitbesteden. De vaststelling van het in gebreke blijven en de beslissing om tot maatregelen van ambtswege over te gaan worden de opdrachthouder per aangetekend schrijven ter kennis gebracht.

4.4.2 AANSPRAKELIJKHEID EN RECHTSVORDERINGEN SYNTRA Vlaanderen is nooit aansprakelijk voor schade of verlies aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van handelingen gesteld door (vertegenwoordigers van) de opdrachthouder in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Hij zal SYNTRA Vlaanderen vrijwaren van elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband. Elke rechtsvordering dient te worden ingesteld bij de Rechtbank van Eerste Aanleg te Brussel en voor een Nederlandstalige kamer, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

4.5 ARCHIVERING Cursusmateriaal (syllabi, presentaties, filmpjes, etc.) moet altijd (bij voorkeur digitaal) ter beschikking zijn voor SYNTRA Vlaanderen voor desgewenst nazicht en dit tot 3 jaar na afloop van de overeen-komst. SYNTRA Vlaanderen kan ook verzoeken dit materiaal op te sturen. Getekende aanwezigheidslijsten, ingevulde evaluatieformulieren en alle boekhoudkundige of finan-ciële documenten (dienend als bewijsstukken in het kader van rubriek 4.2.1 WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD) dienen tot 10 jaar na afloop van de overeenkomst gearchiveerd te worden (en dit uiteraard in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming)19. Dit mag ook a.d.h.v. digitale scans.

18 Of de overeenkomst eenzijdig verbreekt. 19 Link: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.

4.6 NIET-DISCRIMINATIECLAUSULE De opdrachthouder verbindt zich ertoe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeels-leden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers, etc. De opdrachthouder verbindt zich ertoe, voor zover redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. De opdrachthouder verbindt zich ertoe de werknemers en derden, zoals deelnemende cursisten, bezoekers, externe medewerkers, etc., mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachthouder, of een derde die door hem betaald is ingezet, zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachthouder de nodige maatregelen treffen om een einde te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers (of andere personen) met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachthouder, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachthouder vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer (of andere persoon) met hiërarchische verantwoordelijkheid. De opdrachthouder verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor eender welke rechtbank in dit verband. De opdrachthouder ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.

5 OFFERTEFORMULIER

Bestek SVL/TT/2018/06 (Opmerking: de hier opgevraagde informatie wordt verwerkt en bijgehouden conform de Algemene Verordening Gegevens-bescherming.)

1 IDENTITEIT INSCHRIJVER

NAAM of NAAM TV20 (Natuurlijk of rechtspersoon) (TV indien toepassing)

Klik of tik om tekst in te voeren.

ADRES (Zetel of correspondentieadres)

Klik of tik om tekst in te voeren.

VERTEGENWOORDIGER (Naam èn hoedanigheid)

Klik of tik om tekst in te voeren.

CONTACTPERSOON21 (Indien verschillend)

Klik of tik om tekst in te voeren.

E-MAIL Klik of tik om tekst in te voeren.

TELEFOON / GSM Klik of tik om tekst in te voeren.

2 VERBINTENIS De inschrijver verbindt zich ertoe bij daadwerkelijke toewijzing van de in het bestek omschreven opdracht en alle andere vigerende (wettelijke) bepalingen, de toegekende opdracht nauwgezet uit te voeren tegen een som van:

Prijs excl. BTW Klik of tik om tekst in te voeren.

BTW-percentage (%) Klik of tik om tekst in te voeren.

Totale prijs samenwerkingsovereen-komsten met steden / gemeenten

Klik of tik om tekst in te voeren.

3 ONDERAANNEMERS Zo ja:

NAAM (Natuurlijk of rechtspersoon)

Klik of tik om tekst in te voeren.

20 Tijdelijke handelsvereniging. 21 Voor de gehele overeenkomst, niet voor de opleidingstrajecten en/of workshops.

4 PERSONEEL De inschrijver is er zich ten volle van bewust dat alle personeelsleden die hij zal inzetten, moeten voldoen aan de Belgische en/of – indien van toepassing – buitenlandse nationaliteitswetgevingen, evenals alle vigerende arbeids- en sociale zekerheidsreglementeringen.

5 MANDAATHOUDERSCHAP De inschrijver bevestigt mandaathouder te zijn voor toegewezen trajecten van SYNTRA Vlaanderen, of er kennis van te hebben dat hij de mandaataanvraag moet doen ten laatste op de sluitingsdag van de indieningstermijn van de offertes (substantiële vormvereiste). Bij een TV dienen àlle deelnemende rechtspersonen mandaathouder (of -aanvrager) te zijn. De inschrijver voegt indien van toepassing ook bewijsstukken bij dat dit mandaathouderschap nog steeds van kracht is (cfr. rubriek 3.1.1 UITSLUITINGSGRONDEN).

6 ANDERE VERPLICHTINGEN De inschrijver bevestigt daarnaast:

• zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61 §1 en 2 KB Plaatsing;

• niet in een staat van faillissement of vereffening te verkeren, of alle activiteiten gestaakt hebben;

• niet veroordeeld22 te zijn voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast, of bij de beroepsuitoefening een ernstige (vastgestelde) fout te hebben begaan;

• niet veroordeeld te zijn voor de niet-naleving van eender welke milieu- en sociale wetgeving23,

wetend dat het niet-voldoen hieraan de uitsluiting van zijn inschrijving of, naderhand, zelfs de schorsing of stopzetting van de afgesloten overeenkomst tot gevolg kan hebben.

7 BIJLAGEN

• ...

8 ONDERTEKENING De vertegenwoordiger van de inschrijver dagtekent deze offerte en de bijgevoegde inventaris annex bijlagen te (plaats) op (datum) Klik of tik om een datum in te voeren..

22 Dit betreft een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (alle beroepsmogelijkheden zijn m.a.w. uitgeput). 23 Niet-discriminatieclausule.

9 INVENTARIS Gelieve de percelen aan te duiden waarvoor ingeschreven wordt (minstens één). Per perceel waarvoor men inschrijft, ook het aantal trajecten opgeven (max. 20).

Perceel WVL ☐ Aantal trajecten:

Perceel OVL ☐ Aantal trajecten:

Perceel ANT ☐ Aantal trajecten:

Perceel LIM ☐ Aantal trajecten:

Perceel BRA ☐ Aantal trajecten:

ALG. TOTAAL

Berekening offerteprijs

= Aantal geplande trajecten (zie hoger) x 3 workshops x max. 4 uren/workshop x 120 €/uur

+ Aantal geplande trajecten x max. 250 € toeleiding

€

€

Totale prijs van de offerte (excl. BTW) €

Percentage BTW %

Prijs BTW €

Totale prijs van de offerte (incl. BTW) €

Aantal geplande trajecten x 500 € voor de samenwerkings-overeenkomsten (dit bedrag wordt wel rechtstreeks aan de contracterende steden/gemeenten betaald)

€

max. 100