Opdracht timeamanagement

Time ManagementDocent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines

Time managementEr bestaat niet zoiets als “te weinig tijd hebben”, je moet enkel je

prioriteiten anders stellen.

Na zo’n rijkelijke openingszin kan ik u vervolgens informeren over hoe

deze taak is opgedeeld. Gaande van Digital Time Management waar ik

uitleg geef over de tools die me seconderen in het succesvol afronden van

projecten tot Oldschoold Time Managenent waarbij ik ten strijde ga met

pen & papier tegen het huiveringwekkende gebeuren dat betiteld wordt

als “Tijd”.


Digital Time Management Tools

Basecamp

Basecamp is een geweldige web-applicatie die je in staat steldt om online

projecten te beheren. Als project manager maak ik hier grondig gebruik

van voor de day-to-day opvolging van projecten waarbij ik een mooi

overzicht krijg van de uitgevoerde projectupdates, to-do’s, bugs, inboekte

resources, events, milestones, en meer. Bovendien stuurt Basecamp me

dagelijks een een mailtje waarin al de updates staan met betrekking tot

mijn projecten.

NetNewsWire

De dag van vandaag worden we overspoeldt met informatie. Er gebeurd

zo gigantisch veel in de wereld, dat het onmogelijk is om met alles mee te

zijn. Bij het kijken van het nieuws op televisie kom ik amper iets tegen dat

mij kan bekoren en daarom richt ik mij tot het internet. Maar om het met

een niet al te zindelijke taal te verwoorden, er is te veel crap op het

internet. Het internet is één grote vuilnisbelt waar je na eindeloos

zoeken,pas iets van waarde kan tegen komen. Met die reden hou ik dan

ook graag bij waar ik dat één pareltje heb gevonden, en daar helpt

NetNewsWire me mee.

NetNewsWire is een RSS-lezer met een zeer aantrekkelijke -en

gebruiksvriendelijke user-interface waar ik al de content verzamel van

websites en blogs die me inspireren. NetNewsWire maakt het je zeer

makkelijk om alles proper te structureren door het mogelijk te maken om

je rss-feeds te gaan categoriseren. Buiten de aantrekkelijkheid van de

applicatie moet ik zeker vermelden dat NetNewsWire mooi gebruik maakt

van sociale media kanalen zoals bijvoorbeeld Instapaper, waar je je eigen

krant online kan publiceren. Wanneer je een intressant artikel tegen komt,

kan je door middel van 1 klik, het artikel posten naar je eigen Instapaper.

Geweldig toch?!

timely.is

Buiten mijn stage projecten, school en studentenjob moet ik ook werken

aan personal branding. Voor personal branding maak ik gebruik van het


door allen gekende Twitter. Hierop deel ik interessante content die ik

tegen kom op mijn dagelijkse quest naar inspiratie zoals artikels,

afbeeldingen en video’s. Jammer genoeg zijn de enige momenten die ik

vrij kan maken om te twitteren, de momenten waar er maar zeer weinig

mensen online zijn. Met als gevolg dat mijn tweets door maar een zeer

beperkte groep gelezen wordt. Hierbij is timely.is een lifechanger.

Wanneer ik iets tegenkom dat ik wens te delen op twitter, plaats ik mijn

tweet in een wachtrij (queue). Vervolgens zorgt Timely.is ervoor dat mijn

tweet op het moment wanneer de meeste mensen online zijn wordt

getweet, om zo een maximum bereik te verkrijgen.

Buiten het plannen van je tweets biedt Timely.is ook de mogelijkheid om

te volgen hoe groot het bereik van je tweet was, indien je een link hebt in

je tweet te zien hoeveel mensen er op hebben geklikt, en hoeveel

response je hebt gehad op je tweet (mentions, retweets,…).

Evernote

Evernote is nog zo’n time-saver. Evernote is een “access anywhere”-

applicatie, dit wilt zeggen dat je van overal aan je informatie kan. Via

smartphone, laptop en tablet kan je alles opslaan wat je maar nodig hebt.

Evernote gebruik ik vooral tijdens meetings of interviews omdat het zeer

gemakkelijk is om notities te nemen, afbeeldingen toe te voegen en zels

audio fragmenten op te nemen en toe tevoegen aan je notities. Als ik dit

allemaal zonder Evernote zou moeten doen, zou ik gigantisch veel tijd

verliezen door alles :

1. Met pen en papier op te schrijven, eventueel opnemen met een

voice-recorder

2. Overtypen op de laptop en in een gezamelijke map steken met het

audio fragment

3. Ervoor zorgen dat alles cross-platform kan werken want niet elk

toestel ondersteundt bijvoorbeeld een word document of een .wav

geluid-fragment

Bovendien kan ik ook zeer makkelijk al mijn notities delen met andere, wat

op zijn beurt dan weer zorgt voor betere communicatie tussen de

verschillende betrokken partijen.


Mijn mail-client

Mijn mail-client mag ik zeker niet vergeten te vermelden, misschien wat

vanzelf sprekend maar toch mijn beste timesaver. Als ik iedere keer zou

moeten aanmelden op mail.google.com voor mijn personal mail, en lotus

notes voor mijn professional mail, zou ik ten eerste verscrhikkelijk veel tijd

verliezen en ten tweede zeker heel wat belangrijke en dringende mails

mislopen. Bovendien krijg ik een mooi overzicht van welke mail bij welke

project of klant hoort en kan ik zo makkelijk gaan prioriseren.

Oldschool Time Management Tools

Pen & Paper

Voor het digitale was er pen & papier, toch wel één van de basis tools die

elke Project Manager op zak moet hebben. Al doe je zoals mij, het enkel

gebruiken voor snel een paar notities te nemen, het is een minimum

vereiste dat je die tools altijd op zak hebt. We geven allemaal volgaarne

toe dat het onmogelijk is om deftig en snel iets te noteren op een tablet.

Checklists

Ik ben geen checklist-freak, verre van zelf. Maar toch heb ik er vaak baat

bij om ze te gebruiken, al is het louter om niets te vergeten van de

supermarkt. Maar zoals ik al eerder zei, ik gebruik ze niet al te veel.

To-do

Iets waar ik absoluut niet zonder kan, gedeeltelijk omdat ze zo

buitengewoon verslavend zijn maar vooral door er mijn op

achteruitgaande geheugen, zijn TO-DO lijstjes. De vreugde die ik onttrek

bij het afchecken van een vooraf gedefinieerde taak is haast

onbeschrijfelijk. Deze TO-DO lijstjes staan ook digitaal ter mijn

beschikking, maar er gaat niets boven een to-do item in inkt te doorhalen,

wetende dat die verplichting voorgoed uit mijn takenlijst wordt verbannen.

Bij het gebruik van TO-DO lijstjes plan ik mijn acties, dit met als reden dat

ik meer geneigd ben om deze dan ook effectief te ondermen en

vervolgens zo meer vooruitgang te boeken.


Na het indienen van deze taak, zal ik ten langen leste weer dat genot

kunnen ervaren wanneer ik de volgende TO-DO’s mag schrappen:

1. Maak de opdracht Time Management

2. Dien de opdracht Time Management in

Het CitaatVan uitstel komt afstel

Ik beschouw dit citaat als de houding die ik aanneem tegenover het leven.

Niet geheel de meest positieve attitude maar ik ben maar al te goed op de

hoogte van mijn zwakke punten. Ik plan, ik attesteer, ik spreek groot, ik

procrastineer (Een woord dat u waaarschijnlijk maar al te frequent zal

tegen komen in onze taken) en ik annuleer. Ik ben een man met grootste

plannen, ik wil dit doen, ik wil dat doen, ik ga naar het buitenland, … Merk

het gebruik van de toekomende tijd op. Alles wordt gepland maar weinig

wordt daadwerkelijk uitgevoerd.

In de 22 jaar dat ik rond dwarrel op deze planneet heb ik al veel grootse

plannen gemaakt, maar heb die telkens weer uitgesteld en sommige

afgesteld. Om dit tegen te gaan maak in gebruik van een handige online

tool genaamd “TEUXDEUX”, een online to-do lijst, die ik niet persé gebruik

voor de to-do’s maar eerder voor de Someday-lijst. De to-do lijst

veranderd van dag tot dag, maar de Someday-lijst blijft je elke dag

achtervolgen. Op deze manier probeer ik mijn afstel gedrag tegen te gaan.

Boeken

Boeken die ik heb gelezen ivm time management

Getting Things Done: “The art of Stress-Free Productivity” door David Allen

Als u het u misschien kunt herinneren, Ik had deze toen ook bij in de klas.

Boeken die ik in mijn bezit heb, maar nog niet heb gelezen

First Things First door Stephen R. Covey en A. Roger Merrill

Opdracht timeamanagement

Documents

Transcript of Opdracht timeamanagement