Opdracht 13: Verslag Serious Ambtenaren & KNP lokale overheid v1.0

Verslag Serious Ambtenaren en KPN Lokale Overheid

Pagina 1 van 11

Datum: 27 maart en 24 april 2013

Locatie:

Dat

Deelnemers:

Martien Brander, gemeente Haarlemmermeer

Jeannette Vaandrager, Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) Ministerie van BZK

Mark van der Velden, gemeente Nijmegen

Ewelina Smymczak, gemeente de Bilt

Hilde van Slooten, gemeente Delft

Ina Kalf, ministerie van SZW

Ellen Isendoorn, ministerie van BZK

Rebecca Schoon, stichting Intermin

Sander Dortland, gemeente Rotterdam

Lucas en Matthieu, 2e jaars studenten Politicologie (afkijkers)

Bregje Tichelaar, gemeente Houten (afkijker op afstand)

Stefan de Wit, KPN Lokale Overheid

Johan van Marle, KPN Lokale Overheid

Laurens Verschuur, KPN, coördinator Social Return

Marga Klomp, KPN, coördinator Duurzaamheid

Aanleiding

In december 2012 heeft KPN Lokale Overheid (toen nog Gemnet) besloten om het goede doel

Serious Request te steunen, via het initiatief Serious Ambtenaar. De manier van werken van

Serious Ambtenaar sprak KPN Lokale Overheid aan.

doet het gewoon!

Bij Serious Ambtenaar zijn 29 opdrachten uitgezet onder 380 ambtenaren. Een aantal van de

problemen die achter die opdrachtformuleringen schuilgaan, zijn niet uniek voor de

opdrachtgevende overheid. Wij zouden het daarom leuk vinden als er ‘afkijkers’ mee willen

doen.

Wij denken dat de kracht van Serious Ambtenaar II ligt in het feit dat de kennis die opdrachtgevers

en ambtenaren opdoen tijdens Serious Ambtenaar niet exclusief is. Wij willen door dit project

nieuwe samenwerkingsverbanden creëren en zo veel mogelijk kennis en ervaringen delen.

Daarom krijgt iedereen de mogelijkheid om (in overleg met de betrokkenen) het proces van de

opdracht en de resultaten ‚af te kijken‛.


Pagina 2 van 11

1. 1.Opdracht KPN Lokale Overheid vraagt aan @serious ambtenaar om advies om het begrip duurzaamheid

In relatie tot ICT dienstverlening om te zetten naar praktische waarden.

KPN doet al veel op het gebied van Duurzaamheid en Sociale projecten.

Toch is het voor KPN lastig om het begrip operationeel te maken en zich onderscheiden als

leverancier.

KPN heeft de volgende vragen:

- Wat is duurzaamheid in relatie tot ICT dienstverlening (hardware, software en diensten)?

- Hoe kan KPN duurzaamheid in relatie tot ICT dienstverlening wat manifester maken zo ja

hoe, en daarmee de leverbetrouwbaarheid versterken?

- Wat is dat dan echt: groene stroom en groene datacenters? Wat gezegd wordt door

leveranciers en wat gevraagd wordt door overheid moet hierbij matchen. Wellicht ook

bekijken hoe dit zich verhoudt tot keurmerken en criteria die inkopers van overheden bij

aanbestedingen hanteert.

- In het verlengde daarvan willen we graag werken aan ‘Social Return’. Steeds vaker wordt

in offertes gevraagd naar Social Return, maar hoe maakt KPN dat concreet, wat zijn

voorbeelden en goede aanpakken. Hoe kan KPN dat verantwoord opnemen in zijn

business-strategie.

Vraag: Welke elementen en details zijn voor Gemeenten van belang als het gaat om Duurzame ICT

dienstverlening en Social Return en geven de leverancier een voorsprong tot van andere

aanbieders.

De twee vraagstukken, duurzaamheid en Social Return, zijn beide maatschappelijke doelstellingen

voor KPN. Het helpt ons als we deze doelstellingen concreter kunnen maken.

1.2 We hebben na de Kick Off in Zwolle op 6 februari het volgende gedaan: - Op 12 maart 2013 jl. is een conference call gehouden om het doel van de opdracht toe te

lichten en te verhelderen

- De opdrachtformulering is aangescherpt

- Er is een werkgroep via PLEIO aangemaakt

- Er zijn relevante stukken gedeeld die binnen onze organisaties voorhanden waren (Social

Return en Duurzaamheid/Energie)

- De Serious ambtenaren hebben binnen hun organisaties de relevante documentatie over

duurzaamheid, MVO en Social Return verzameld en gedeeld via Pleio

- Voor de 1e dag op 27 maart is een agenda opgesteld

- Voor de eerste bijeenkomst is een mooie leerzame passende locatie gekozen, het Netwerk

Operation Centre (NOC) van KON in Hilversum

- Er is toelichting gegeven Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen bij

KPN en (http://www.kpn.com/corporate/overkpn/duurzaam/Maatschappelijke-themas-

1.htm)

http://www.kpn.com/corporate/overkpn/duurzaam/Maatschappelijke-themas-1.htm

http://www.kpn.com/corporate/overkpn/duurzaam/Maatschappelijke-themas-1.htm


Pagina 3 van 11

2. De eerste dag, 27 maart 2013: Na ontvangst in het Network Operation Centre (NOC) en een toelichting over de activiteiten die

daar worden verricht door KPN volgde uiteraard het kennismakingsrondje.

Een gemêleerde groep die achteraf bezien zeer Serious

Ambtenaar mogen noemen. Gedreven, energiek, maatschappelijk

betrokken, breed geïnteresseerd, intelligent en inhoudelijk sterk.

Wat wil je nog meer….

Vervolgens is de groep als eerste aan de slag gegaan met het

onderwerp Social Return (SR).

Het onderwerp werd verdeeld in 4 invalshoeken van waaruit

bijdragen konden worden geleverd voor het onderwerp;

1. Juridisch

2. Huidige uitvoering (praktijk)

3. Mogelijkheden voor de bedrijven en organisatie

(niet alleen beperken tot KPN)

4. Wilde ideeën

Alle adviezen en bespreekpunten zijn op een flipover gezet, met

elkaar doorgenomen en samengevat. In de bijlage staan alle

punten op een rijtje.

De uitkomsten van de serious ambtenaren heeft KPN intern opgepakt en intern besproken en op

de 2e dag teruggekoppeld aan de groep.

De volgende tips en uitgangspunten zijn met de groep geformuleerd:

Ad 1. Juridisch

- Als Social Return (SR) wordt opgenomen in de eisen en/of wensen; vraag dan om nadere

inlichtingen wat wordt verstaan onder de invulling van SR voor deze specifieke opdracht.

- De voorwaarden die voor SR van toepassing zijn moeten duidelijk zijn beschreven,

- Vraag desgewenst voor het uitbrengen van de Nota van Inlichtingen om verduidelijking,

bijvoorbeeld waarop het percentage SR is gebaseerd, en hoe de opdrachtgever graag wil dat

hier invulling aan wordt gegeven.

- Er zijn verschillende opties voor SR mogelijk: opnemen kan in programma van eisen,

gunningscriteria, wensen en/of in contractvoorwaarden.

- De uitvraag van Social Return moet verband houden met de uit te voeren opdracht.

- Bij ‚Leveringen‛ is het niet mogelijk om SR uit te vragen, indien er geen loonsom in de te

verwerven opdracht zit.

- Bij de toepassing van SR dient de opdrachtgever zich te houden aan de verplichtingen van de

EG richtlijnen / Aanbestedingswet 2012.

- In de Aanbestedingswet 2012 staat dat de opdracht ‚maatschappelijke waarde‛ moet

toevoegen voor de aanbestedende dienst, hieronder zou ook SR kunnen worden verstaan.

- Let op het tijdig gereed hebben van het (desgevraagde) plan van aanpak bij de implementatie

van SR.

- Rijksoverheid past SR bij EA voor diensten, leveringen en werken toe boven een loonsom in de

opdracht van meer dan € 250.000,-.

- Bij het uitvragen van opdrachten moet sprake zijn van een Level Playing Field: dit is een

belemmering voor vooroverleg over de mogelijke invulling van SR; een individuele

ondernemer mag geen informatievoorsprong hebben.


Pagina 4 van 11

Ad 2. Huidige uitvoering (praktijk)

- SR is meestal 5% van de waarde van de opdracht dit is de algemene norm.

- Een aantal gemeenten heeft een SR loket ingericht om vraag en aanbod op elkaar af te

stemmen.

- De invulling van vraag om SR wordt aan de markt over gelaten, er is geen/nauwelijks

organisatie visie.

- Dienst-werk-levering (zie juridisch).

- Blokkenmodel als model ter verantwoording van SR op 5% norm.

- Bij SZW wordt gedacht aan de invoering van een quotum voor alle bedrijven.

- SR heeft als doel: arbeidstoeleiding (dit is een enge definitie). Ook participatie werkt door naar

betere sociale structuur.

- Wat is het doel van SR? Wat is de visie van gemeenten/overheden hierop en wat is de visie van

marktpartijen?

- Kijk breder; niet per individuele gemeente.

- Gewenste situatie: van ‘moeten’ naar ‘willen’. Gezamenlijk belang definiëren tussen vraag en

aanbod (vooraf in gesprek).

- Doel: participatie voor beide partijen. Eigen belang en eigen richtlijnen laten aansluiten op

eigen visie en doelstelling.

- Toewerken naar meer mogelijkheden dan de 5% norm in financiële zin, geef meer ruimte aan

de marktpartijen om het begrip SR invulling te geven.

Ad 3. Mogelijkheden voor de bedrijven en organisatie (niet alleen beperken voor KPN)

- MVO- corporate (intern en extern).

- Draagvlak creëren bij uitdragen van verkoopargument extern.

- Eigen inkoop en onderaannemers betrekken bij de invulling van SR,

personeelsbeleid betrekken in SR.

- Operationele activiteiten (rondom de opdracht) betrekken bij SR.

- Bijdragen aan participatie van maatschappelijke projecten, bijv. zorg of onderwijs.

MVO bij KPN:

- Verbinding, iedereen uit de maatschappij doet mee.

- Met elkaar in contact brengen.

- Moet iets bevatten wat de bijdrage van KPN aan de samenleving uitdrukt.

- HRM visie: werknemer en vacatures.

- Denk in begeleiding, diversiteit, goed werkgeverschap, investeringen, opleidingen.

Wat heeft KPN te bieden voor de samenleving?

- Kennis

- Techniek

- Geld

- Werk

- Producten en toepassingen

- Jongeren: kunnen kennis opdoen, werkervaring opdoen, marktkennis opdoen,

maatschappelijk vraagstukken laten behandelen (hou je marktvoorsprong qua kennis).

- Ouderen: participatie in samenleving

- Zorg sector

- Sluit aan op de beleidsprioriteiten van de gemeente, bijvoorbeeld het collegeprogramma


Pagina 5 van 11

Hoe?

- SR is integraal onderdeel van het HR-beleid van marktpartijen.

- SR vraag uitzetten binnen eigen organisatie.

- Gesprek tussen gemeenten en aanbieder( gezamenlijk belang).

- Aansluiten bij marktontmoetingen met (rijks)overheden. Samen in gesprek, bijvoorbeeld met

KING en VNG.

- Weten wat jezelf te bieden hebt. Breng je mogelijkheden in kaart rondom SR.

Ad 4. De wilde ideeën

Dit is een bron voor workshop KPN management in relatie tot zwakke doelgroepen op de

arbeidsmarkt! Een aantal managers binnen KPN is benaderd om de wilde ideeën uit te werken en

te komen tot uitvoerbare bijdragen.


Pagina 6 van 11

3. De tweede dag, 24 april 2013:

Op het hoofdkantoor van KPN in Den Haag zijn we gestart met terugkoppeling van de eerste dag.

De tweede dag stond de concrete invulling van Duurzaamheid op het programma.

Helaas waren 3 Serious Ambtenaren afwezig vanwege omstandigheden en was de groep wat

kleiner. Maar het enthousiasme van de aanwezigen mocht er zijn. Wat een fantastische groep

mensen!

Gestart werd met een terugkoppeling door Laurens Verschuur van KPN, met ruimte voor discussie,

aanscherping en toelichting.

Knelpunten:

Er is op dit moment geen centraal KPN beleid op Social Return;

KPN personeelsbeleid is gericht op het uitbesteden van lage kennis arbeid;

Er zijn op dit moment 4 lopende contracten van KPN met een SR verplichting

geïdentificeerd. Bij 3 van deze contracten is de invulling nog niet gerealiseerd;

Operationele afdelingen van KPN Zakelijke Markt kunnen niet (of voelen zich op dit

moment daartoe niet geroepen) zonder meer bijdragen aan SR doelstellingen;

Contractuele SR verplichtingen zijn in de praktijk vaak het probleem van de verkoop;

KPN en Social Return

Hoe kan KPN de vragen en eisen van verschillende overheden zodanig beantwoorden dat:

KPN de verplichtingen kan realiseren

Goed overleg plaatsvindt met de betrokken overheden

Het passend is in de visie van KPN op MVO

KPN daarmee onderscheidend is ten opzichte van concurrenten


Pagina 7 van 11

KPN loopt een financieel risico: accepteren van SR clausules leid tot een verplichting tussen

de 3 en de 10 miljoen euro (SR eis op 2 tot 7% van de contractwaarde,

opdrachtverwachting 500 miljoen contractwaarde, scoringskans 30%);

Niet (kunnen) invullen van een SR verplichting (en dus betalen claim) leidt tot

ontevredenheid bij de klant;

Omgekeerd: goed invullen van SR leidt tot een sterk ‘Unique Selling Point’

Acties:

KPN ontwikkelt beleid op Social Return in combinatie met bestaande KPN zwakke groepen

beleid.

SR eis wordt waar mogelijk neergelegd bij partners op dit gebied.

SR wordt ook toegepast bij onderaannemers als KPN onderaannemers inzet binnen

verkregen opdrachten.

Huidige verplichtingen zijn ingevuld vanuit KPN zwakke groepen beleid.

SR wordt een speerpunt binnen HR beleid.

SR wordt verankerd in de operationele processen.

SR risico wordt afgedekt door een solide SR beleid.

KPN is in staat om voldoende SR werkplekken te realiseren om de verplichtingen in te

vullen.

KPN wil een SR beleid dat bijdraagt aan MVO en een sterk onderscheidend vermogen.

Wat goed werd ontvangen is dat de Serious Ambtenaren hebben ervaren dat hun ideeën en

aangereikte expertise zijn verwerkt . Deel 1 van opdracht is gerealiseerd naar ieders

tevredenheid!


Pagina 8 van 11

Duurzaamheid: De tweede voordracht was een presentatie van Marga Klomp van KPN over hetgeen KPN nu

allemaal al doet op het gebied van Duurzaamheid, energie en klimaat.

In een kleine 2 uur werd de groep meegenomen in de manier waarop KPN omgaat met dit

onderwerp. De conclusie van de groep was; KPN doet zoveel en is al zover met energie en

klimaatbeheer dat KPN daarin een voorbeeld functie zou kunnen hebben.

Het doel van KPN rondom duurzaamheid en klimaat:

Klimaatneutraal in 2020:

- Door zo veel mogelijk zelf aan energie te besparen in netwerk, datacentra en wagenpark

(alleen ABC label, stimuleren OV en video conferencing) en kantoren, mede door reductie

van vierkante meters (in volgorde van energieverbruik)

- Door 100% duurzame energie te gebruiken:

- 100% groene stroom uit Nederland te gebruiken (sinds 2011)

- Gas (sinds 2012) en autobrandstoffen (deels vanaf 2013) te vergroenen (deels biogas en

deels gold standard projecten)


Pagina 9 van 11

- Door evenveel energie te besparen bij onze klanten als KPN zelf verbruikt. Dit laatste vindt

KPN nog lastig meetbaar. Maar door dit als ambitie neer te zetten en dat extern te

rapporteren dwingt KPN zichzelf te zoeken naar betrouwbare methoden om de realisatie

van die doelstelling aan te tonen. KPN heeft bij de eigen interne energie-besparing gezien

hoe belangrijk het is voor de motivatie en voortgang om de resultaten te meten.

- Ten behoeve van het personeel en medewerkers worden ook veel initiatieven genomen

zoals het aanbieden van zonnepanelen met korting, en vooral bewustwording en gedrag.

Erkenning in externe benchmarks:

- Carbon Disclosure Project: Deze ranking wordt vanuit een groot aantal investeerders

georganiseerd. Hierin wordt de top 1000 (Global 500) beursgenoteerde bedrijven gerankt

op CO2 en klimaatdoelen. Beoordeeld wordt of transparant wordt gerapporteerd over

beleid en resultaten, maar ook in hoeverre ambitieuze doelstellingen daadwerkelijk

worden gerealiseerd.

- KPN staat in 2012 in de Global 500 lijst als Energie Telecom Operator wereldwijd in zowel

Disclosure als ook performance lijst.

- KPN staat in 2012 in de Benelux lijst als enige bedrijf in de performance lijst.

- Dow Jones Sustainability Index (DJSI): is ook een organisatie die namens beleggers naar

duurzame performance van bedrijven kijkt. DJSI meet niet alleen op klimaatdoelen, maar

ook op andere duurzaamheid performance indicatoren (bijv ook HR-beleid).

- Na invoering van de ‚mobile lease‛ is KPN door rank a brand als duurzaamste internet en

telefonie aanbieder geselecteerd.


Pagina 10 van 11

Welke Tips en adviezen geven de Serious Ambtenaren KPN over de wederzijdse afstemming

en beïnvloeden om Duurzaamheid beter in aanbesteding tot zijn recht te laten komen?

- Bewerk stakeholders en vraag hun meer adviezen te geven naar overheden over het

opnemen van criteria over Duurzaamheid in bestekken bij (Europese) aanbestedingen

zoals:

NEVI

VNO-NCW

King en VNG

Ministerie van EZ, MKB-NL

AgentschapNL

ICT NL

Gemeenten en andere overheden

- Voer een (Europees) Keurmerk in, bijvoorbeeld NEN norm ISO certificaat.

- Vraag naar de eisen vóór dat een aanbestedingen op de markt komt en stimuleer om goed

meetbare duurzaamheidscriteria criteria op te nemen.

- Stel ‚white papers‛ op en ga publiceren, bloggen en maak meer werk van deze belangrijke

informatie. Maak het onderdeel van je marketing strategie (door het organiseren van

seminars, workshops of regio informatiesessies), door een duurzaamheidsprijs uit te

reiken of bijvoorbeeld regionale projecten te sponsoren.

- Laat een stagiair functioneel beschrijven of een samenvatting opstellen die kan worden

gelinked aan gemeente- of overheidsdoelstellingen. Doe desk research over lessons

learned.

- Beïnvloeden van eisen op gebied van duurzaamheid door Standaard teksten/product

bladen met verschillende duurzaamheid onderwerpen en maak overheden duidelijk dat dit

meegenomen wordt in het overzicht van Total Cost of Ownership of Economisch Meest

Voordelige Inschrijver (EMVI).

- De eigen medewerkers ambassadeurs voor het duurzame beleid van KPN te maken door

ze in ieder geval goed in te voeren in wat er gedaan wordt op dat gebied.


Pagina 11 van 11

3. Conclusie na 2 dagen

KPN Lokale Overheid heeft met veel plezier gewerkt aan het project voor het goede doel. De

Serious Ambtenaren hebben een enorme bijdrage gegeven aan de begrippen Social Return en

Duurzaamheid en praktische tips, adviezen en waarden gegeven die hier en daar direct in de

praktijk al zijn opgenomen.

KPN Lokale Overheid dankt alle vrijwilligers voor hun inzet, creativiteit, en betrokkenheid.

Voor de Serious Ambtenaren was dit een prachtige gelegenheid om kennis en informatie uit te

wisselen met elkaar - vanuit een verschillende achtergrond en expertise als ambtenaar - en met

marktpartij KPN Lokale Overheid waarbij ze gastvrij en hartelijk zijn ontvangen.

Opdracht 13: Verslag Serious Ambtenaren & KNP lokale overheid v1.0

Documents

Transcript of Opdracht 13: Verslag Serious Ambtenaren & KNP lokale overheid v1.0