Mobiliteit Momentum

Case

“Marktanalyse rondom mobiliteit bij de Gemeente Delft”

Serious AmbtenaarGemeente Delft

15 maart en 19 april

Quotes

“een baan voor het leven bestaat niet meer”

“mensen met een vaste baan komen nu moeilijk in beweging”

“heeft Delft afdelingshoofden of managers*”

*achterliggende gedachte is dat afdelingshoofden meer op de inhoud zitten en managers het beste uit hun personeel willen halen

Adviesteam:Miranda Koster Lisanne AlbersIvo BlommaartMirjam HubertElke JacobsFreek SoetengaFrank van MeursIpe van der Deen

woensdag 24 april 2013

Opzet van dit advies Achtergrond Opdracht Werkwijze Doel Randvoorwaarden Aanbesteding Succesfactoren Vervolg

AchtergrondDe gemeente Delft groeit toe naar een regie-organisatie wat impliceert dat uitvoerende taken zoveel mogelijk aan derden zullen worden overgelaten. In dat kader, en vanwege de noodzakelijke bezuinigingen, is het interne mobiliteitsteam per 1 februari jl. opgeheven. Delft beraamdt zich momenteel op een nieuwe manier van organiseren van mobiliteit, waarin het volledige mobiliteitsvraagstuk gestructureerd is vormgegeven. Bij voorkeur door het uitbesteden van deze diensten. Er zijn op dit gebied partijen die een volledig concept kunnen aanbieden van interne en externe mobiliteit. OpdrachtDe Gemeente Delft heeft behoefte aan een marktanalyse. Een analyse waarin vragen zoals “wat houdt het concept in, wat is de werkwijze, wat kost het, wat zijn de voorwaarden” dienen te worden gesteld. Het mag ook een game-changing manier zijn. De grote bekende marktpartijen kunnen vergeleken worden, maar ook frisse en fruitige aanpak van kleine partijen kunnen hierin worden meegenomen. Deze marktanalyse moet de gemeente Delft helpen om hun eigen wensen scherp te krijgen en het besluit of we het gaan uitbesteden.

WerkwijzeNa de inleiding van Suzan Bos over de achtergrond van deze case zijn we gestart met het zelfstandig verkennen van het thema mobiliteit. Op basis van onze eigen ervaringen, wensen en achtergrond hebben we gezamenlijk een lijst met kenmerken opgesteld die onder mobiliteit kunnen vallen. Om in slechts twee dagen een marktanalyse uit te voeren en advies op te stellen over mobiliteit hebben we besloten om het thema slechts op hoofdlijnen te behandelen. Een deel van de groep heeft een overzicht gemaakt van marktpartijen en een selectie voorgesteld op basis van omvang en aanbod van diensten van de diverse aanbieders. De andere hebben met de eerder benoemde kenmerken een vragenlijst opgesteld. Deze lijst is aan geselecteerde marktpartijen meegeven om vooraf te beantwoorden en werd de basis van de interviews. Tijdens de interviews met Randstad, Manpower, Leeuwendaal en GITP is losjes gediscussieerd over het thema mobiliteit en zijn diverse succes- en faalfactoren besproken. Als afronding van de twee dagen heeft het adviesteam een korte presentatie gegeven aan de gemeentesecretaris en het hoofd P&O over de bevindingen.

Serious Ambtenaar Marktanalyse mobiliteit gemeente Delft2

DoelWat is het einddoel, de stip op de horizon, voor de gemeente Delft? Afslanken naar een kleine organisatie in het kader van de regie gemeente zou niet een doel op zich moeten zijn. Wij adviseren om de stappen in de juiste volgorde te nemen.

Bedrijfsconcept Regiegemeente => Strategisch personeelsbeleid => Mobiliteitsbeleid

Het bedrijfsconcept geeft inzicht in de taken van de regiegemeente. Daaruit kan de vraag naar capaciteit en kwaliteit van medewerkers worden vastgesteld, het strategisch personeelsbeleid. Uiteindelijk is met het mobiliteitsbeleid, de in-, door- en uitstroom van medewerkers, vorm te geven. Het is essentieel voor de organisatie om de kerntaken vast te stellen en scherp te houden zodat er geen hiaten in het personeelsbestand ontstaan.

RandvoorwaardenOm mobiliteit tot een succes te maken is het belangrijk dat een aantal punten goed geregeld zijn in de organisatie voordat Delft uitvoering gaat of laat geven aan het thema mobiliteit:

gemeenschappelijk vertrekpunt o nut en noodzaak van mobiliteit

transparantieo duidelijkheid over het doel en de te behalen targets

budget o afspraken over bij-, her- of omscholing etc.

commitment management o management draagt en voert het beleid uit, het is geen P&O feestje

draagvlak medewerkers o aanstellen lokale ambassadeurs voor draagvlak op de werkvloer

stakeholders akkoord o vooraf meedenken en instemmen van de OR en het GO

tussenevaluatie o plan, do, check, act cyclus

kwaliteit o duurzame inzetbaarheid

communicatieo open, eerlijk en duidelijk naar alle medewerkers

waarborgen kennis o door overdracht kennis via mentorschap, peer-to-peer etc.o aandacht voor vergrijzing personeelsbestand

gemeente belang boven afdelingsbelango afdelingen blokkeren mobiliteit door vertrek medewerkers uit eigen

belang te voorkomen opvoeden leidinggevenden

o mobiliteit vraagt een andere manier van denken van afdelingshoofden: ‘denk als een manager’

doorzettingsmacht o de mogelijkheid om zaken in gang te zetten, vliegwielprincipeo de mogelijkheid om op hoger niveau beslissingen door te zetten of terug

te draaien

Serious Ambtenaar Marktanalyse mobiliteit gemeente Delft3

AanbestedingDe opdrachtomschrijving aan de marktpartijen vraagt om een aantal keuzes van de gemeente Delft:

mobiliteit volledig uitbesteden of in co-creatie met P&O om kennisverlies te voorkomen

in-, door-, uitstroom, interne en externe mobiliteit in één pakket op de markt zetten om versnippering te voorkomen

uitvoering van en processen rondom mobiliteit splitsen om het beste van diensten en kwaliteiten van marktpartijen te verkrijgen

gedwongen en vrijwillige mobiliteit splitsen i.v.m. tegenstrijdige uitgangspunten en belangen

SuccesfactorenOp basis van de gesprekken met de marktpartijen en onze eigen analyse hebben we een lijst met succesfactoren opgesteld. Naar ons inziens zijn dit factoren die een groot deel bijdragen aan het succes van mobiliteit, zonder andere zaken uit te sluiten. De gemeente kan deze lijst gebruiken voor de opdrachtomschrijving aan en de beoordeling van de marktpartijen:

vlootschouwo overzicht personeelsbestand met competenties, kwaliteiten etc.

ambities werknemerso ingaan op eigen ambitie intern, extern, omscholing, ZZP of ZPP

eigenaarschap mobiliteito je wordt verantwoordelijk voor je eigen loopbaan

loopbaanmanagement opleidingen en scholing matchpoint

o interne locatie, persoon en systeem waar vraag en aanbod samenkomt flexibiliteit contractpartner regionale samenwerking

o overheden in de regio die gezamenlijk het vraagstuk mobiliteit oppakken

arbeidsmarkt vernieuwend organisereno nieuwe verfrissende ideeën om vraag en aanbod samen te brengeno stages en traineeships pool opstellen

Losse factorenPunten die tijdens het proces naar boven zijn gekomen, niet direct in een lijstje te vangen zijn maar wel het vermelden waard:

arbeidsovereenkomsto afspraken maken met werknemer om na vijf jaar van baan te

veranderen (Unilever principe)o afspraken met afdelingshoofden voor een mobiliteitsquotum

VervolgHet adviesteam heeft een eerste verkenning van het vraagstuk mobiliteit gemaakt. Het is nu aan de gemeente Delft om dit verhaal verder op te pakken en strategische keuzes te maken. Een mogelijkheid zou zijn dit advies verder uit te werken in een businesscase op basis van de keuzes van Delft. Wellicht zijn er twee marktpartijen te vinden die Delft willen helpen bij het opzetten van de businesscase. Omdat de gemeente Delft mobiliteit mogelijk in samenwerking met marktpartijen wil uitvoeren zijn de businesscases te gebruiken bij het formuleren van de aan te besteden opdracht. Het adviesteam van de ‘serious ambtenaren’ is bereid om nogmaals een dag te investeren bij een vervolgstap van de gemeente Delft.

Serious Ambtenaar Marktanalyse mobiliteit gemeente Delft4