Jaarwerkplan A2 gemeenten I&A 2012 - 2013: Optimale I&A dienstverlening door efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen

Ambities colleges 2011-2014

� Jaarlijks een sluitende begroting. Vanaf 2014 een sluitende

meerjarenbegroting

� Middelen zijn nodig om het financiële pakket te updaten, waardoor

registratie, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid drastisch toeneemt.

Invoeren van verplichtingenadministraties en digitale facturering geeft inzicht

in voortgang en toekomst van uitgavenpatroon.

� Voldoen aan de wettelijke verplichtingen op gebied van elektronische

dienstverlening.

� Verbeterpunten dienstverlening: terugdringen aantal balies door integratie

van producten, werken op afspraak, invoeren gemeentelijk servicenummer,

vergroten telefonische bereikbaarheid, website verbeteren, e-dienstverlening.

� Verzoeken van burgers worden snel en tijdig beantwoord

� Binnen de gemeente moet voor alle burgers duidelijk zijn wie welke

contactpersonen zijn voor het melden van klachten

� Het college verzorgt periodiek een voortgangsrapportage over de

uitvoering

� Verbetering van de efficiency, effectiviteit en dienstverlening van de

organisatie zal plaatsvinden. O.a. door terugdringen/verkorten van

procedures, automatisering en/of uitbesteding

� De (digitale) bereikbaarheid van Valkenswaard wordt versterkt. Ingezet

wordt op een adequate gemeentelijke dienstverlening met een centraal

aanspreekpunt voor het bedrijfsleven

� Herbezinning op gemeentelijke taken

� Doelstelling is om de voorzieningen en dienstverlening voor de burgers van

Cranendonck zo veel mogelijk op peil te houden

� Een klantvriendelijke website zal zo snel mogelijk moeten worden

gerealiseerd. De komende jaren zal ook het digitale loket verder worden

doorontwikkeld.

� Waar mogelijkheden zijn, zal er verder moeten worden gedereguleerd. In

ieder geval zal de procedure met betrekking tot het verlenen van

bouwvergunningen onder de loep worden genomen.

� Er wordt gestreefd naar een jaarlijks sluitende begroting.

Missie en doelen

Inspelen op trends en ontwikkelingen� Het Nieuwe Werken

� Social Media (Twitter, Facebook, Yammer etc.)

� Cloud Computing, hosting en webservices

� Digitaal werken, papierluw vergaderen

� Bring Your Own Device (iPad, iPhone etc.)

� Generatie Y, Einstein-generatie

� Vergrijzing

� Mondige, goed geïnformeerde burger

� Duurzaam ondernemen

� Co-creatie

� Bindend leiderschap

Wetgeving, decentralisatie, bezuiniging� Wet Werken naar Vermogen, overheveling AWBZ-taken en Jeudzorg

� Regiegemeenten, RUD’s, GSD’s, Shared Service Center, Outsourcing

� Korting gemeentefonds, Economische tegenwind

� Concept Antwoord© , Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode,

Kwaliteitshandvest

� i-NUP: Nationaal Uitvoerings Programma (20 bouwstenen waaronder DigiD,

Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling)

� Gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI), gebruik overige

basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), ruimtelijkeplannen.nl,

WKPB, Webrichtlijnen, Wet elektronische bekendmakingen, Wet electronische

handtekening)

Concept Versie 1.2 4-06-2012 Jaarplan A2 gemeenten

Efficiëntere en effectievere informatie-

voorziening door samenwerking

3. Digitaal werken op orde

Fase in de bedrijfsvoering Afspraken bedrijfsvoering

1. Planning en Organisatie • We vertalen de strategische beleidsdocumenten naar tactische en operationele plannen

• We hebben een duidelijke taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen de I&A functies en de functioneel

beheerders

• De toekomstige exploitatie-kosten van projecten worden meegenomen binnen de projectbudgetten.

• De gebruikersorganisatie is optimaal betrokken bij de uitwerking van strategische doelen t.a.v. IT.

• We borgen de relatie tussen IT projecten en operationele doelstellingen d.m.v. het informatiebeleid

• We gaan projectmatig werken en borgen dit ook

• Project budgetten zijn altijd actueel en worden geïndexeerd op basis van veranderende omstandigheden en

keuzes.

2. Aanschaf en implementatie • Er is een optimale afstemming van de eisen/wensen van de gebruikersorganisatie bij de aanschaf van nieuwe

software

• We zorgen ervoor dat er voldoende en actuele documentatie beschikbaar is rondom systemen

(inrichtingsdocumentatie, trainingsmateriaal, werkinstructies, etc.)

• We zorgen voor voldoende documentatie en borging van de specifieke kennis van (functioneel) beheerders

over de systemen

3. Levering en Onderhoud • We beschikken over een centrale registratie met daarin alle configuratie items (hardware en software)

• We beschikking over een dienstverleningsovereenkomst ICT met de gebruikersorganisatie

• We maken gebruik van een periodieke monitoring van de geleverde dienstverlening door de I&A functie.

• We zorgen ervoor dat de I&A functie is vertegenwoordigd in de MT’s van de 3 gemeenten

• Uitdienstmeldingen gaan we consequent doorgeven.

• Beveiligingsincidenten worden gerapporteerd en geëvalueerd.

4. Opvolging en evaluatie • We zullen regelmatig monitoren op de naleving van beleid, procedures, werkinstructies rondom IT.

• De performance van de I&A functie zal regelmatig worden geëvalueerd en we zullen gebruik maken van

specifieke KPI's

• We zorgen voor de rapportering richting de 3 gemeenteraden, niet alleen aan de hand van financiële gegevens

maar ook t.a.v. de kwaliteit van de geleverde dienstverlening

• We zorgen ervoor dat we voldoende know how in huis hebben m.b.t. de specifieke wet- en regelgeving waar

de gemeente aan moet voldoen

4. Klant Contact Centra op orde

Toekomstige Informatie- en Applicatie architectuurDoelstellingen bedrijfsvoering I&A

Criteria prioritering en randvoorwaarden

1. I&A dienstverlening op orde 2. Informatie op orde

1a. Hardware en beveiliging ICT op orde: alles op 1 centrale plek, snelle verbindingen

1b. I&A organisatie orde: planning, servicedesk, systeembeheer, gegevens- en applicatiebeheer, inkoop, architectuur en informatiebeleid, juridisch, financieel, teamintegratie, communicatie, service-levels, huisvesting, projectmatig werken

2a. Documentenstroom op orde: implementatie nieuwe generatie DMS

2b. Informatiestroom op orde: Inrichting midoffice en aansluiting op backoffice voor 3 gemeenten

2c. Competenties gebruik informatiesystemen op orde

3a. Digitaal vergaderen Raad-College-MT

3b. Telewerken 3 gemeenten op orde

3c. Invoering papierloos werken voor 3 gemeenten (optimaliseren gebruik DMS)

3d. Sturen met managementinformatie d.m.v. dashboard

Q1 2012 – Q4 2012 Q2 2012 – Q2 2013 Q3 2012 – Q3 2013 Q4 2012 – Q4 2013

- Optimale bezetting van werkplekken

- Flexibel in werktijden en werklocatie

- Resultaatgericht werken

- Inzet van ICT hulpmiddelen voor

effectievere communicatie en samenwerking

- De burger krijgt snel antwoord

- 1 loket dus de burger is altijd bij het juiste adres

- Medewerkers KCC beschikken over de meest

relevante informatie over de burger

- Met telefoon, internet of balie krijgt de burger

hetzelfde antwoord

- Gegevens eenmalig vragen, meervoudig gebruiken

Externe Ontwikkelingen, Interne Ambities Graduele aanpak

Ontwikkelingen & Doelen Optimale inzet door gefaseerde, iteratieve en projectmatige aanpak Planning, Uren en Investeringen

4a. Doorontwikkeling websites 3 gemeenten

4b. Herinrichting realisatie dienstverlening

4c. Implementatie Zaakgericht werken

4d. Implementatie KCS en aansluiting op Midoffice

De missie van de samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied is om de

informatievoorziening efficiënter en effectiever te organiseren met een betere kwaliteit.

Daarbij wordt de kwetsbaarheid verminderd door samenvoeging van expertises en

kunnen tegelijkertijd de gemeenten hun zelfstandigheid behouden.

Door een gezamenlijke aanpak van de verschillende projecten waarbij informatisering

een grote rol speelt en t.a.v het beheer van de informatievoorziening kan aanzienlijk op

de kosten bespaard worden. De A2 gemeenten zijn dienstverlenend, met het oog op

kwaliteitsverbetering en kostenbeparing.

Concrete doelen A2 gemeenten I&A1. Realiseer een regionale I&A-dienst voor de gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard.

2. Zorg voor het integreren van het personeel en centrale servers in Valkenswaard en voor een goede

uitwijkvoorziening.

3. Implementeer een dienstverleningsconcept I&A dat zich kenmerkt door flexibiliteit, openheid en

klantgerichtheid.

4. Bied medewerkers een uitdagende en passende werkomgeving waarin ruimte is voor ontwikkeling van

kennis en vaardigheden als competenties.

5. Realiseer een gezamenlijke inkoopfunctie voor alle hardware, software en ICT-Diensten

6. Draag zorg voor verbindingen tussen alle locaties die 100% betrouwbaarheid zo dicht mogelijk

benaderen en een voor alle gemeenten acceptabele snelheid bieden.

7. Lever diensten die zich kenmerken door professionaliteit, kennis van zaken en toegevoegde waarde.

8. Ontwikkel een uniforme gezamenlijke en gedeelde functionele en technische architectuur die als

toetsingskader dient bij alle investeringsbeslissingen. Maak afspraken onder welke voorwaarde en over de

mate waarin afwijkingen van deze architectuur beperkt zijn toegestaan. Deze architectuur strekt zich uit

over systemen, verbindingen, applicaties, gegevens en processen.

9. Zorg er voor dat de functionele en technische architectuur gebaseerd is op functionele en technische

standaarden. Leg alle relevante aspecten voor de inrichting van de informatievoorziening in de

deelnemende gemeenten vast in een meerjaren-informatiebeleidsplan inclusief informatiebeveiliging en

zorg voor acceptatie daarvan in de gemeenten.

10. Zorg voor ruim voldoende kennis en vaardigheden om gemeenten op het vlak van administratieve,

documentaire en ruimtelijke informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau adequaat te adviseren

- Huidige ICT middelen werken optimaal

- Verbetering van het serviceniveau I&A

- Projecten worden effectief en efficiënt uitgevoerd

- Kortere besluitvormingsprocessen A2 – 3 gemeenten

- Start implementatie basisregistraties

- Niveau informatievoorziening gemeenten gelijk

- Verbetering kwaliteitsniveau van de gegevens

- Uitvoering van wettelijke taken m.b.t. basisregistraties

Per

iod

eW

etModernisering GBA

Koppeling basisregistratiesP

rog

ram

ma

Ou

tpu

t

Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT

Doorlooptijd ->

Intensiteit

(uren / FTE)

1 2 3 4

De graduele aanpak zorgt ervoor dat enerzijds er rekening wordt gehouden met een basisvolgorde voor een efficiënte uitvoering

(eerst organiseren, dan de ICT basis op orde, dan verder informatiseren) anderzijds met het belang en urgentie van de

doelstellingen van de organisatie en daarmee de effectiviteit (KCC, Nieuwe Werken, Digitaal vergaderen etc.). Iedere fase (1 t/m

4) ondersteunt weer de volgende fase, en op die manier groeit de volwassenheid van de informatievoorziening.

Niveau volwassenheidsgraad informatievoorziening

eHerkenning bedrijven

Aansluiting op Nationaal Handelsregister (NHR)

Criteria die gebruikt zijn ter bepaling van de prioriteit van het project:

1. De uitvoering van een wettelijke bepaling (bijv. BGT)

2. Het organiseren van de I&A voor efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten

3. Afdelingsoverstijgende activiteiten (bijv. DMS)

4. Het efficiënter maken van de gemeentelijke processen

5. Een urgent project bij de individuele gemeente

6. Een quickwin c.q. een al lopend project

7. Ondersteuning van het digitaal werken

8. Verbetering van de klantgerichtheid

Daarnaast zijn de volgende randvoorwaarden geformuleerd:

� Zoveel mogelijk projecten worden in gezamenlijkheid van de 3 gemeenten opgepakt

zodat de kostenvoordelen optimaal worden benut

� Afschrijftermijn van hard- en software voor 5 jaar

� De softwarelicentie en hardware incl. implementatie wordt zoveel mogelijk onder lease

gebracht, i.v.m. spreiding van de kosten

Gemeentelijk Model Architectuur (GEMMA): Standaardisering van informatiestromen ter

bevordering van klantgerichtheid en efficiënte dienstverlening

Groeimodel van de informatiearchitectuur van de 3 gemeenten gezamenlijk: Stapsgewijze

integratie van de verschillende informatiesystemen en architecturen naar 1 centrale

informatie architectuur, waarbij wordt uitgegaan dat iedere gemeente zelfstandig haar

eigen dienstverlening en processen blijft verzorgen. Dit zorgt voor verlaging van de kosten

(=minder meer kosten) en verbetering van de beheerbaarheid.

Visie op informatiebeleid

• We willen slim investeren en doen geen

desinvesteringen

• Basisgegevens worden ontsloten en gebruikt

binnen de gehele organisatie

• Er wordt aangesloten op de e-

overheidsvoorzieningen (volgens iNUP);

• We zullen aansluiten op de keten (bijv. SUWI)

• Wat betreft de architectuur gaan we uit van

het midoffice concept

• In ons ICT beleid houden we rekening met

zaakgericht werken

• We gaan uit van zo min mogelijk leveranciers

t.b.v. de beheerbaarheid en kostenreductie

• Document management professionaliseren

• We zullen dubbeling in systemen en/of

functionaliteiten zoveel mogelijk tegen gaan

• Gegevens die al bekend zijn bij de overheid

worden hergebruikt en niet opnieuw aan de

klant gevraagd

• De gemeente voert de intake zodanig uit dat

voor een bepaald proces, ongeacht het

intakekanaal, altijd dezelfde gegevens worden

verzameld

• Onze gemeente past de landelijk vastgestelde

gemeentelijke en landelijke standaarden voor

basisgegevens toe

• Klanten kunnen aanvragen 24 uur per dag

digitaal indienen, de status volgen en

ontvangen

• Er is een vergaande digitalisering van

documenten en gebruik van workflow

• Een document wordt eenmalig digitaal

opgeslagen, ook al hoort het bij meerdere

zaken

• Onze gemeente communiceert met andere

overheidsorganisaties zoveel mogelijk via de

Digikoppeling

Copyright © Native Consulting BV, Beesd, 2012