Ontwikkeling beheer & onderhoud

Nieuwbouw TNW Zuid

• Symposium, 9 mei 2017

• Rob Weststrate (manager Beheer & Onderhoud)

2

Tijdlijn ontwikkeling Fase C :

beheer & onderhoud

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase A

Fase B

Fase C

bestek

bouw

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

Fase C:

beheer & onderhoud

afgestemd met èn van invloed op fase A en Fase B

bedenken

fase C

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

3

Aanleiding uitvraag beheer & onderhoud

1) hoge eisen vanuit gebruiker t.a.v. onderzoek en onderwijs :

• strenge ruimte condities (onderzoek),

• trilling arm,

• grote beschikbaarheid, (weinig downtijd),

• hoge betrouwbaarheid, (weinig verstoringen),

• conditieniveau langdurig op hoog niveau (30 jaar).

2) optimalisatie fasen A + B vanuit de beheer “bril”,

3) financiële voorspelbaarheid (taakstellend budget, als basis).

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

4

Keuze van contractvorm beheer & onderhoud

Contract vormen:

• traditioneel (activiteit gestuurd),

• resultaat gericht (activiteiten + set soft KPI’s),

• resultaat (geen activiteiten, harde KPI’s).

Waarom resultaat contract ?:

• borgen ontwerpeisen (= KPI’s = gebruikers eisen),

• risico verlegging leverancier (ontwerp & latere strategische keuzen),

• max. inzet & benutting kennis en kunde leverancier.

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

5

Keuze van contractduur beheer & onderhoud

Contractduur:

• korte termijn : ca. 3 - 4 jaar,

• middellange termijn: ca. 5 – 15 jaar,

• lange termijn : ca. 15 – 30 jaar.

Waarom 30 jaar ?:

• 3 – 4 jaar : geeft geen continuïteit, arbeidsintensief,

• 5 – 15 jaar : weer aanbesteden, risico indekking nieuwe leverancier,

• 15 – 30 jaar: vervangingsmomenten (10-15-25 jaar) geborgd.

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

6

Bestek vorm van uitvraag beheer & onderhoud

Operationeel deel:

• KPI’s,

• formats LCC sheets,

• bonus en malus systeem,

• meetmethodieken,

• implementatie eisen,

• rapportage vormen,

• overleg structuren,

• eisen t.a.v. kwaliteit personeel,

• etc.

Juridisch deel:

• contract duur,

• entiteiten,

• penvoerder schap,

• verzekeringen,

• gele- & rode kaarten systeem

• exit scenario’s,

• etc.

Bestek = prestatiecontract bestaande uit:

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

7

Invloed Beheer & Onderhoud op fase A & B

Groep van specialisten op gebied van beheer & onderhoud:

• maakten integraal deel uit van projectteam,

• 1 onderhoudsengineer vanuit leverancier,

• 1 onderhoudsengineer vanuit B&O / FMVG

• 3 technisch specialisten vanuit B&O / FMVG ( B, W en E discipline)

Focus op kwaliteit en optimalisatie:

• ontwerp,

• bestek,

• bouw.

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

8

Invloed Beheer & Onderhoud op fase A & B

• betere Q installaties (door integrale blik op ontwerp, bouw èn

onderhoud),

• redundancy op de kritische installatieonderdelen,

• meerdere meetpunten GBS (beter in control),

• mutaties op ontwerp en tijdens bouw middels LCC sheets

doorgerekend

Belangrijke successen optimalisatieslag fase A & B

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

9

Voorbereiding beheer (fase c)

• capaciteit vrijmaken vanuit bestaande operatie (B&O),

• teams OC en B&O op elkaar inspelen,

• bedenken nieuwe processen en -procedures,

• kennis en toepassing van contractinhoud,

• inregelen contract mgnt en -beheer,

• implementeren onderhoud systeem (Planon),

• meenemen van gebruiker in de spelregels van het contract.

Belangrijkste implementatie uitdagingen

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

10

Ervaring & lering implementatie (fase c)

• mandaat kwaliteitsteam onvoldoende in begin vastgelegd,

• OC (leverancier) onderdeel van kwaliteitsteam maken,

• bijhouden LCC berekeningen m.b.t. wijzingen erg bewerkelijk geweest,

• strakker sturen op planning en op definitieve versies van nieuwe processen en

procedures. In begin te makkelijk zaken naar achteren verschoven,

• belang van separaat implementatie team is gebleken,

• implementatie periode van 1 jaar, tijd hard nodig gehad om alles in te richten.

Belangrijke leringen:

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

11

Ervaring & lering 1ste jaar beheer (fase c)

• tijdstip oplevering en ingebruikname >> verstoring opstart onderhoudsfase,

• B&O centraal & decentraal onvoldoende op elkaar afgestemd,

• processen en procedures goed uitgewerkt, onvoldoende in de praktijk getoetst,

• impact en organisatie van buiten contractueel werk onderschat,

• structurele / officiële rapportages nog onvoldoende op management niveau,

• afstemming onderhoudsplanning met primair proces is een uitdaging,

• impact van contract onvoldoende “geland” bij gebruikers.

Voor verbetering vatbaar:

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling

12

Ervaring & lering 1ste jaar beheer (fase c)

• lange voorbereidende samenwerkings- en gewenningsperiode (KSF),

• teams nu goed op elkaar ingespeeld,

• teams genereren nu zelf verbetervoorstellen (PDCA),

• gezamenlijk huisvesten van Gebouwbeheerders B&O en OC blijkt efficiënt,

• contract zit goed in elkaar, e.e.a. goed werkbaar,

• principe van 1 penvoerder voor alle disciplines vereenvoudigt de samenwerking,

• OC steeds meer direct in contact met gebruikers,

• B&O steeds beter in contact met gebruikers voor afstemming en ondersteuning.

Positieve zaken:

bedenken

fase C

2012 2013 2014 2015 2016 2017

Fase C

bestek kwaliteit implementatie exploitatie

meedenken

fase A & B

voorbereiden

beheer

operationeel

beheerB&O ontwikkeling