Onderzoek naar de kosten digitale duurzaamheid

Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)

Herman Uffen MSc.Tamar Kinkel MSc.Ernst van Velzen (EYE)

Week van het Digitaal Erfgoed13 april 2017

Agenda

• Presentatie Kostenmodel

– Onderzoek

– Resultaten

– Toekomst

• Ervaring met het kostenmodel

– Ernst van Velzen – EYE

• Discussie

– Toegevoegde waarde kostenmodel voor de toekomst

Vraagstelling

1. Wat zijn de kosten van beheer, behoud en toegang van digitaal

erfgoed bij de betrokken instellingen, en uit welke

kostencomponenten zijn deze kosten opgebouwd?

2. Hoe verhouden de kosten zich tot elkaar (vergelijking)?

3. Wat is de verklaringen voor eventuele verschillen?

4. Welke aanbevelingen vloeien hier uit

voort voor de betrokken instellingen

en de subsidieverstrekkende instellingen?

anderzijds?

Doel

• Opstellen van een kostenmodel die door de collectiebeherende instellingen

kan worden gebruikt om de kosten van digitale duurzaamheid te bepalen en

beheersen.

• Vergelijking van de kosten (voor zover mogelijk)

• Identificeren van verbetermogelijkheden

Uitgangspunten:

• Resultaten 4C project dienen als uitgangspunt

• De kosten van analoge collecties worden niet meegenomen

• Ook de baten van digitale duurzaamheid blijven buiten beschouwing

• Het onderzoek brengt de gerealiseerd kosten in beeld

• De verzamelde kostengegevens blijven eigendom van de deelnemende

instellingen

Inzicht in de kosten

Kwantitatief

Forecasting kosten

Strategische notitie

Kwalitatief

Toekomstperspectief

Het kostenmodel – Dutch Cost Model voor Digital Preservation

Het kostenmodel – Dutch Cost Model voor Digital Preservation

Grondslag

ABC (activity based costing):

Activiteiten

Selection

Ingest

Processing

Documentation

Archive

Access

User support

Proces

Metadata

Preservation Management

Infrastructure

ICT

Kwantitatieve gegevens:

Kosten

Fte’s

# TB

# Objecten

Kwalitatieve gegevens:

Doelstellingen en context instelling

Cost Drivers

Deelnemende instellingen

Naam instelling

Nationaal Archief

Historisch Centrum Overijssel

Stadsarchief Rotterdam

Koninklijke Bibliotheek

EYE

Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG)

Het Nieuwe Instituut

SURFSara

DANS

Resultaten

Kosten in euro’s per TB voor activiteiten

en overkoepelende procesactiviteiten,

uitgedrukt in euro’s

Resultaten

Kosten per object voor instellingen met minder dan één miljoen objecten, uitgedrukt in euro’s.

Resultaten

Kosten per object voor instellingen met meer dan één miljoen objecten, uitgedrukt in euro’s.

Resultaten

Totale personele kosten als percentage van de totale kosten

Resultaten

Totale personele kosten als percentage van de totale kosten per activiteit

Potentie van het model

Inzicht:Kosten per activiteit;

Aantal fte’s per activiteit;

Hoeveelheid TB’s en objecten van collecties;

Cost drivers – kwalitatieve factoren.

Vergelijk:Vergelijking op onderdelen inzicht (per TB en per object);

Trends en observaties door vergelijking;

Vergelijking in eerste instantie sectoraal en verkenning bovensectoraal.

Forecasting:Correlaties tussen kwantitatieve en kwalitatieve gegevens (wat is het effect op

de kosten als aan ‘knoppen wordt gedraaid)?

Opmaat voor MKBA’s.

Vervolg – Roadmap

Ernst van Velzen

Stellingen