xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 1

Vinden en verbinden

dilemma’s bij het organiseren van

onderwijslogistiek

bart.faber@hu.nl marcel.laks@hu.nl

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 2

In 2017 op het Utrecht Sciencepark

+ Citycampus Amersfoort

38000 studenten - 123 opleidingen

- 23 instituten - 6 Faculteiten

Van bedrijfsverzamelgebouw

naar één HU

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 3

HU Amersfoort

HU Amersfoort

20 % reductie ondersteunend

personeel in 3 jaar

30% reductie m2 in 3 jaar Gelijkblijvend aantal studenten

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 4

Onderwijslogistiek: waar

hebben we het over?

Onderwijslogistiek richt zich op de

organisatie, planning, besturing en uitvoering van

individuele leertrajecten met de daarbij behorende

informatiestromen via ontwikkeling van opleidingen, intake, opstellen en

uitvoering leerarrangementen en kwalificering met het benodigde personeel, met als doel om

tegen optimale kosten en kapitaalgebruik te voldoen aan de ontwikkelingsbehoeften van zowel de lerende als de arbeidsmarkt.

De juiste diensten, op de juiste

tijd, op de juiste plaats, in de

juiste hoeveelheden

Zo goedkoop mogelijk

Excellente kwaliteit

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 5

De sturingsillusie

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 6

Public value

Maatschappij vraagt om ‘’value for money”

Student én docent = bewuste ‘consument’

Organisatie

Onderwijs en visie continue in beweging

Efficiency noodzaak (20%)

Centraal sturen – decentraal uitvoeren

Outsourcing naar de klant

Uitvoering

Verantwoordelijkheden/eigenaarschap diffuus

Gegevens te laat/onvolledig/steeds anders

Dilemma’s….

De term dilemma duidt gewoonlijk een keuze

aan uit twee of meer alternatieven, die even

(on)aantrekkelijk zijn.

Hoe oplossen?

Zoek de meetlat (strategisch beleid)

Bepaal de norm

Maak de keuze (verdeel de 100 knikkers)

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 7

De meetlat: ambitie en doel

13

Missie

Hoogwaardige onderwijsondersteuning bieden tegen

acceptabele kosten

Strategische

ambitie

Betrouwbare leverancier

Professioneel partner

Strategische doelen

Procesmatig werken

Uniform wat kan,

maatwerk wat moet

Partner van onderwijs en

onderzoek

• Student/docent

krijgt wat deze

nodig heeft

• Effectief

• Efficient

• Op dezelfde

manier

• Maatwerk waar

nodig

Onderwijs en OL,

horizontaal verbonden

Afspraken maken over

de verwachtingen en

verantwoordelijkheden

Dat betekent…

Proces Plannen & Roosteren:

de norm

Proces/

aandachtsgebied Wat gaan we doen? Belangrijkste acties Resultaten (KPI’s)

Plannen &

Roosteren

Het tijdig, correct en voorspelbaar rooster

publiceren conform het gestelde

kaderdocument proces P&R.

Het verminderen van het aantal mutaties in het

gepubliceerde rooster conform norm 5% van de

geroosterde activiteiten per periode.

De verbinding met het onderwijs optimaliseren

(ketenbewustzijn kweken, inzetplanning

ondersteunen en waar mogelijk/gewenst

uniformeren)

Processen optimaliseren (effectiviteit van het

werk verhogen en meetbare efficiëntieslagen

slaan)

Sturen op een door het onderwijs gedragen

uniformering van (de output van) het proces van

curriculumplanning en docentinzet van het

onderwijs

Reduceren 20% van de totale kosten met de

peildatum 1-4-2014

De kennis en ervaring met de impact van de

verhuis- en nieuwbouwbewegingen kan worden

verzameld en opnieuw ter beschikking gesteld.

Professionalisering van de planners en

roostermakers (verbinding met het onderwijs)

Interne mobiliteit van planners en

roostermakers.

Vaststellen van profielen, minimaal benodigde

inzet van medewerkers (aantal fte) en

plaatsingstraject van functionarissen.

Eenduidige werkwijze binnen het hoofdproces

gedocumenteerd in handboek (AO)

Implementatie van het kaderdocument P&R

(stuurinformatie/IC)

Automatiseren gegevensoverdracht

Teamvorming en -building medewerkers en

teamleiders P&R.

Harmonisatie van gebruik van de

roosterapplicatie.

Efficiëntie slag in het proces (o.a. processen

‘lean’ maken)

Kwaliteitsverbetering op product & diensten

niveau (= levering volgens overeengekomen

specificaties)

Binnen het team van medewerkers P&R wordt

in gezamenlijkheid op structurele basis kennis

en kunde gedeeld, de focus ligt daarbij op een

continue leerproces.

Capaciteitsproblemen (met name incidenteel)

worden intern opgelost.

Rapportages (o.a. benutting en bezetting,

roosterwijzigingen); (op regelmatige basis en

waar gewenst)

Ondersteuning project (her-)huisvesting HU

(proefroosters en analyses ruimtegebruik)

Q3 2014: taakanalyse om profielen

vast te stellen & vaststellen profielen.

Q2 2014: keuze teamleiders clusters

en HUA.

Q3 2014 – Q3 2015: processen in

kaart

Q3 2014: processen in kaart - pilot

FE

Q2 2014: aanbesteding inzetsysteem

Q1/2 2015: proefdraaien nieuw

inzetsysteem & implementatie t.b.v.

studiejaar 2015-2016

Q3 2014: Teamvorming en -building

heisessie

Q4 2014: heisessie net ophalen cq

reflectie

Q3/4 2014: Cursus/bedrijfsbezoek

‘Lean’ voor P&R procesmanager en

teamleiders.

Q3 2014: Onderzoek

randvoorwaarden inrichting ACO

Q3 2014: uniformering procedure

roosterwijzigingsaanvraag HU-breed

uniformeren.

Q3 2014: Lokalenaanvraag (via

WebRoomBooking) waar efficiënt

uniformeren.

14

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 8

Maak de keuze met het onderwijs

15

1.

• Kerntaken bepalen de vraag

• Welke dienst/product, wanneer, kwaliteit

2.

• OL geeft randvoorwaarden aan

• OL geeft aan wat het onderwijs moet leveren

3.

• Overeenkomst van levering tussen Directeur Bedrijfsvoering per faculteit met OL

• Rapportage over levering

Dilemma’s in

onderwijslogistiek

de docent als klant versus de student als klant

uniform organiseren versus flexibiliteit

Behoeftegestuurd versus middelengestuurd

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 9

De standaard HU oplossing

Meer knellende kaders, strakke normen en nog

meer regels

Effect: weinig verbetering, frustratie,

ongewenste nalevingsdrang

Trendrede 2014 (trendrede.nl)

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 10

Alternatief:

Procesmatig werken:

Vinden en verbinden

Organogram OL afdelingen

21

200 fte

350 medewerkers

OL

Manager

Plannen &

Roosteren

Studie

voortgang BIM

Bureau

Inschrijving FrontOffice

Praktijk

bureau

Proces

Manager Manager

KERNTEAM OL

Proces

Manager

Proces

Manager

Proces

Manager Manager

xxxxxxxxxxxxxxx 7/14/2014

xxxxxxxxxxxxx 11

Procesmatig denken en

organiseren

Denken

Macht wordt invloed (informalisering)

Gericht op outcome = output x value

Organiseren

Horizontaal i.p.v. verticaal

Aansluiten bij de behoefte(n)