1

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Verdere uitwerking doelstellingen en strategische projecten

Het ondernemingsplan 2013 van IVA Centrale Accounting is gebaseerd op de beheersovereenkomst

2011-2015. De beheersovereenkomst vermeldt 5 strategische doelstellingen die telkens zijn

opgedeeld in operationele doelstellingen en strategische projecten. Hierna volgt per strategische

doelstelling (behalve strategische doelstelling 5) de strategische projecten die voor 2013 in de kijker

worden gebracht. Daarbij wordt aangegeven hoe het project aangepakt wordt en wat de te

verwachten resultaten zijn.

2

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Strategische doelstelling 1

Correcte financiële administratie voeren ten einde tijdige en correcte

wettelijke en ad hoc rapporteringen over de financiële situatie van de

Vlaamse Overheid te verschaffen

Voor deze strategische doelstelling wordt het hiernavolgend project onder de aandacht

gebracht

Strategisch Project 0102: Uitbouw van een competentiecentrum inzake de toepassing van

de ESR-methodologie, in samenwerking met de afdeling beleidsondersteuning en

begroting van het departement

Eurostat en het Instituut voor Nationale Rekeningen doen de druk op correctere ESR-

rapportering gestaag toenemen omwille van de economische realiteit. Eurostat stipt aan dat

het nodig is sneller over betrouwbare gegevens te beschikken en dat de exhaustiviteit ervan

ook van belang is. Alle entiteiten van de Vlaamse Overheid worden hiermee geconfronteerd

en er is nood aan een eenduidige ondersteuning op vlak van de toepassing van de ESR-

reglementering. Deze reglementering is mede bepalend voor de wijze waarop verrichtingen

boekhoudkundig verwerkt worden.

Voor 2013 worden volgende acties ondernomen om de competentie van de medewerkers

van de IVA Centrale Accounting m.b.t. ESR verder uit te bouwen.

• Er worden nauwe contacten onderhouden met de contactpersoon van het INR via

deelname aan de ESR95-werkgoep.

• IVA Centrale Accounting is ook vertegenwoordigd in de werkgroep van de Algemene

Gegevensbank.

• De komende wijzigingen op basis van ESR2010, te implementeren vanaf 2013, worden

eveneens op de voet gevolgd.

• Er wordt deelgenomen aan informatiesessies.

De tweede doelstelling voor 2013 in dat verband is gericht op ESR-informatie doorgegeven

naar de eindgebruikers door:

• Het ter beschikking stellen, onderhouden en bijsturen van een handleiding over de

boekhoudregels.

• Geven van infosessies en opleidingen over het ESR, en meer specifiek voornamelijk over

het toepassingsgebied, basisprincipes, rekeningenstelsel en link met het economisch

rekeningenplan. Zo worden infosessies gepland voor de regeringscommissarissen van de

universiteiten en hogescholen, aan bedrijfsrevisoren in samenwerking met het IBR. Het

BVR van 7 september 2012 inzake controle en single audit vertrouwt immers aan de

bedrijfsrevisor een opdracht toe, bestaande uit de controle van de jaarrekening, de

ESR95 rapportering en de controle van de uitvoering van de begroting. In de opstartfase

zullen duidelijke richtlijnen volgen vanuit Centrale Accounting.

3

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Strategische doelstelling 2

Financiële controle boekhouding

Hiervoor worden volgende strategisch project in 2013 naar voor geschoven.

Strategisch project 0201: Uitbouw informatie-data bank inzake de rechtspersonen volgens

toepassingsgebied van het nieuw rekendecreet

Het permanent dossier wordt opgesteld zoals voorzien in het BVR betreffende controle en

single audit van 1 juni 2012. De praktische uitwerking ervan wordt opgevolgd binnen de

stuurgroep “single audit”. Het permanent dossier bestaat uit een algemeen gedeelte en een

vertrouwelijk gedeelte. Momenteel is het algemeen gedeelte reeds beschikbaar.

Het permanent dossier wordt ter beschikking gesteld via de website “repertorium

rechtspersonen”. Het vertrouwelijk gedeelte zal beschikbaar gesteld worden zodra de IT-

beveiliging onder controle is (voorzien tegen september 2013) zodat de verklaringen en/of

opmerkingen van de controleactoren over boekjaar 2012 en de 2 voorgaande jaren

beschikbaar zijn voor de bevoegde personen.

Doelstelling 2013:

• Permanent dossier, deel 1 (algemeen gedeelte) is reeds beschikbaar

• Permanent dossier, deel 2 (vertrouwelijk gedeelte) beschikbaar tegen september 2013

4

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Strategische doelstelling 3

Productieondersteuning van het financieel systeem en functionele

ondersteuning bieden aan de gebruikers ervan

Operationele doelstelling 0302: Operationeel technisch beheer van de financiële en

rapporteringsapplicatie en FCH

Dé doelstelling binnen deze strategische doelstelling is de technische upgrade van het

financieel systeem Oracle e-business suite naar de versie 12.1.3. In 2010 werd er gekozen

voor de implementatie van een standaardpakket waardoor het nu mogelijk is een beperkte

upgrade uit te voeren die garandeert dat er mee kan geëvolueerd worden met de nieuwe

ontwikkelingen op softwaregebied. De upgrade zal geïmplementeerd zijn tegen eind mei

2013 en is gestart in januari. De upgrade heeft een doorlooptijd van ruim 4 maanden.

Waarom is een technische upgrade belangrijk? Een ERP-systeem is een complex geheel van

software. Regelmatig worden volledig vernieuwde versies aangeboden. Deze nieuwe versies

gebruiken vaak vernieuwde technologie en bevatten nieuwe functionaliteit. Na verloop van

tijd wordt de oudere versie niet meer ondersteund waardoor een overstap naar de nieuwe

versie noodzakelijk wordt. Zo is Release 11 van Oracle EBS in gebruik geweest bij de Vlaamse

Gemeenschap van 2001 tot eind 2009, daarna zijn we overgestapt op release 12.1.1. Tussen

twee grote vernieuwingen in blijft de producent bijna onophoudelijk aanpassing doorsturen

om eventuele anomalieën of dringend gevraagde functionele aanpassingen door te geven

aan de gebruikers. Het in gebruik nemen van deze kleine aanpassingen moet regelmatig

gebeuren om vlot te kunnen rekenen op de ondersteuning van de leverancier. Immers,

indien zich een fout voordoet waarvoor reeds een aanpassing bestaat, dan komt de Oracle

support niet tussen als de aanpassing niet geïnstalleerd is. Het is derhalve noodzakelijk om

op “regelmatige“ tijdstippen de aangeleverde bijwerkingen te installeren. Voor de Vlaamse

Gemeenschap was het 3 jaar geleden dat er nog software aanpassingen doorgevoerd

werden.

Strategisch project 0303: Automatisering van het aankoopproces en het financiële proces

door middel van elektronische bestelling en facturatie

In 2013 wordt de volgende stap gezet in de automatisering van het aankoopproces. Het

“intelligent scannen” moet ervoor zorgen dat het proces sneller, transparanter en

nauwkeuriger verloopt.

Met intelligent scannen wordt het proces bedoeld waarbij inkomende facturen in de

organisatie binnenkomen via de specifieke facturenpostkamer. In deze postkamer worden de

documenten gescand. Via software wordt van dit beeld zoveel mogelijk data gecapteerd

(optical character recognition – OCR). Deze data wordt dan gebruikt om zoveel als mogelijk

geautomatiseerd de boeking in OraFin voor te bereiden. Het goedkeuringsproces verloopt

dan op basis van de digitale informatie en wordt ingegeven in OraFin (via de workflow of

5

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

werkstroombesturing). Er wordt gestart met een 5-tal pilootprojecten om het proces op te

starten. Een informatiesessie wordt in maart 2013 gegeven aan alle leidend ambtenaren van

de Vlaamse Gemeenschap om hen te informeren over het project en vervolgens tot 5

entiteiten te komen die als piloot willen fungeren.

De Europese Commissie doet heel veel inspanningen om het gebruik van de elektronische

factuur ingang te doen vinden, gezien de globale kostenbesparing die dit met zich

meebrengt. In de context van overheidsopdrachten is e-facturatie de digitale overdracht en

verwerking van factuurgegevens tussen de onderneming en de aanbestedende overheid. e-

facturatie omvat zowel de processen die zorgen voor de aanlevering van informatie door de

leverancier als de verwerkingsprocessen bij de overheid. Om de ingang van de e-facturatie te

bevorderen stelt de Europese Commissie de open source software e-Pior te beschikking.

Indicator: intelligent scannen: beschikbaar voor piloten vanaf eind juni 2013; e-invoicing:

afhankelijk van de beslissing rond het gebruik van e-prior

6

Ondernemingsplan IVA Centrale Accounting 2013

Strategische doelstelling 4

Het aansturen van een analytische boekhouding

Strategisch project 0401: meewerken aan de realisatie van een ontwikkelpad om vanuit

een correcte analytische boekhouding de link met niet-financiële prestatiegegevens te

kunnen leggen en uiteindelijk de stap naar managementaccounting te kunnen zetten

De scope wordt in eerste instantie beperkt tot 6 pilootentiteiten die een weerspiegeling zijn

van de verschillende soorten entiteiten binnen de consolidatiekring Vlaamse Overheid (MOD,

departement, agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, agentschap met

rechtspersoonlijkheid). De gekozen piloten weerspiegelen zoveel mogelijk de diversiteit

binnen de entiteiten om tot een algemeen plan van aanpak tot het uitbouwen van een

analytische boekhouding te komen. Het omvat volgende stappen:

• Verfijnen en toepassen van verdeelsleutels om de algemene kostengroepen (ICT,

huisvesting en lonen) toe te wijzen aan de andere kostengroepen (=kostenobjecten)

• Identificeren van prestaties en processen/kostenplaatsen/activiteiten en toewijzen

van kosten aan processen/kostenplaatsen/activiteiten en aan prestaties met aandacht

voor de link naar prestatiebegroting

Na het analyseren van de uitvoering en de resultaten en bespreking ervan in werkgroep en

stuurgroep kan een uitrol uitgevoerd worden naar andere betrokken entiteiten,

mogelijkerwijze opgesplitst in verschillende fasen, afhankelijk van de bekomen bevindingen

bij de pilootentiteiten.

De bespreking in werkgroep en stuurgroep is gepland tegen 30 juni 2013. Indicator is de

beschikbaarheid van een plan van aanpak voor entiteiten die een analytische boekhouding

wensen op te zetten.