Nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006

NOTA INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 2006INHOUDSOPGAVE1. INLEIDING 32. INKOOPPROCES

42.1 Fasen in het inkoopproces 42.2 Onderscheid tussen inkoop en aanbesteding 42.3 De inkoopfunc-

tie 52.4 Inkooporganisatie 52.5 Selectie-criteria 63. INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE

GRAVE 73.1 Doelstelling inkoop 73.2 Uitgangspunten voor de organisatie van de inkoop 73.3 Europese

en Nationale Regels 73.4 Inkoopvoorwaarden 83.5 Interne richtlijnen in de gemeente Grave 83.6 Toetsing

94. “REGELING INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE 2006” 10Artikel 1

Doel 10Artikel 2 Inkoop en aanbesteding 10Artikel 3 Verantwoordelijkheid inkoopfunctie 10Artikel 4

Taken inkoopfunctie 10Artikel 6 Offertes inkoop goederen en diensten 11Artikel 7 Afwijkingen op offerte-

aanvraag 11Artikel 8 Aanbesteding 12Artikel 9 Leveranciersbeoordeling 12Artikel 10 Inkoopdossier

12Artikel 11 Inkoopnota's 13Artikel 12 Toetsing 13Artikel 13 Nadere uitwerking 13Artikel 14 Inwerking-

treding 13Artikel 15 Overige bepalingen 13ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE GRAVE

15

Hoofdstuk 1 INLEIDINGWaarom een nota inkoop- en aanbestedingenbeleid? In de afgelopen jaren is er veel mis gegaan op

het gebied van integriteit van bestuurders en ook zijn er grote fraudes aan het voetlicht gekomen. De

grote bouwfraude is hier een goed voorbeeld van. Dit heeft allemaal kunnen gebeuren, omdat er onvol-

doende regels op dit gebied waren. De nota inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Grave

is bedoeld om dit soort excessen te voorkomen. Vooral het college van B en W heeft aangedrongen

op een goede regeling met betrekking tot de inkopen.Bovendien gaat er bij het inkopen heel veel geld

in rond. Gemiddeld omvat de inkoop 60% van de beïnvloedbare uitgaven van een gemeente (de overige

bestaan voornamelijk uit salarissen). Extern onderzoek heeft uitgewezen, dat een gemeente per inwoner

gemiddeld voor € 1.500 inkoopt. Voor de gemeente Grave betekent dit ongeveer € 19.000.000 (dit bedrag

is afhankelijk van het niveau van de investeringen en de mate dat taken zijn uitbesteed). Het belang is

dus groot. Bij een goed inkoop- en aanbestedingenbeleid valt veel geld te verdienen.De gemeente

Grave heeft op dit moment een zeer beperkt inkoop- en aanbestedingenbeleid. Bij het samenstellen

van de budgethoudersregeling 2004 werd door de projectgroep Bedrijfsmatig en Productgericht Werken

(BPW) geconstateerd dat er binnen de gemeente Grave nauwelijks inkoopprocedures aanwezig zijn.

Wel is er in het verleden een notitie opgesteld door de heer J. Roelofs -toen nog van de afdeling Welzijns-

en Bestuurszaken- waarin wordt ingegaan hoe er met offertes moet worden omgegaan. Deze notitie

heeft de naam “Notitie offertebehandeling / (aanbestedingen)". In 1997 is door het college van Burge-

meester en Wethouders beslist volgens deze notitie te werken. In deze notitie wordt ingegaan op de

werkwijze voor de aanschaf van artikelen, materialen en materieel. Elk soort inkoop wordt hierin apart

genoemd. Per soort artikel is de huidige werkwijze beschreven en zijn de criteria voor de selectie be-

sproken. De naam aanbestedingen staat tussen haakjes, omdat er hierover slechts enkele algemene

opmerkingen staan. Deze notitie is nu echter gedateerd. In 2000 is wel het aanbestedingsbeleid van de

gemeente Grave beschreven in een korte notitie. In de praktijk van vandaag wordt hier mee gewerkt.

Dit is echter niet meer dan een informatiestuk aan de raad geweest. Een probleem is echter dat beide

notities niet algemeen bekend zijn en worden niet over de gehele organisatie gebruikt. Wel zijn beide

notities een goed uitgangspunt voor het formuleren van een nieuw inkoopen aanbestedingenbeleid.Hoe

is de situatie nu? Budgethouders maken in het algemeen zelf de afweging op welke manier er wordt

ingekocht. Wel heeft het college besloten, dat voor grotere aankopen drie offertes aangevraagd moeten

worden. Verdere uitdieping is er niet. Hierdoor is er niet één inkoopprocedure maar zijn er vele inkoop-

procedures, waardoor de gemeente Grave op inkoopgebied niet één gezicht heeft. Het ontbreken van

een inkoop- en aanbestedingenbeleid en inkoopprocedures zorgt ervoor dat het inkoopproces binnen

de gemeente Grave niet transparant is. Dit is niet wenselijk, gezien de groeiende aandacht voor bestuur-

lijke en ambtelijke integriteit. Het is van groot belang dat overheidsinkopen zoveel mogelijk openbaar

te controleren zijn.Het ontbreken van een inkoop- en aanbestedingenbeleid en inkoopprocedures zorgt

er ook voor dat budgethouders ieder voor zich inkopen, waardoor mogelijke financiële voordelen niet

gerealiseerd worden. Diverse overheden hebben in de laatste jaren grote besparingen gerealiseerd

door een heroriëntatie op de inkoop. Daarbij moet gedacht worden aan Europees aanbesteden en sa-

menwerkingsverbanden. Niet alleen de financiële voordelen zijn aantrekkelijk, van belang is ook de

uitstraling die een professionele organisatie van de inkoop heeft naar inwoners en bedrijven. Overheden,

en in het bijzonder gemeenten, worden immers door hun inwoners en het bedrijfsleven beoordeeld

op de manier waarop gemeenschapsgeldwordt besteed.De gemeente Grave stelt bij inkoop het econo-

misch handelen voorop. Hierbij wordt gekeken naar zaken als meer value for public money, beste

prijs/kwaliteit verhouding en het realiseren van besparingen. Hiermee wordt bedoeld het behalen van

een zo hoog mogelijk rendement uit publieke gelden.Het doel van deze nota inkoop- en aanbestedin-

genbeleid is een algemeen kader te scheppen voor de inkopen in het algemeen. Er wordt dus niet

specifiek op soorten inkoop ingegaan. Hoofdstuk 2 gaat in op de inkooptheorie in het algemeen. In

hoofdstuk 3 wordt deze vertaald naar de situatie van de gemeente Grave. In hoofdstuk 4 staat de "Re-

Nr.

CVDR79778_1CVDR 22 mei

2018

Officiële uitgave van Grave.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20181

geling Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006". Ten slotte worden in hoofdstuk 5 de

algemene voorwaarden genoemd.

Hoofdstuk 2 INKOOPPROCES

Artikel 2.1 Fasen in het inkoopprocesDe wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd loopt conform het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat

uit een zestal fasen. De eerste drie fasen behoren tot de tactische inkoop. De fasen vier tot en met zes

behoren tot de operationele inkoop. De tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en

met de totstandkoming van een contract of overeenkomst. De operationele inkoop gaat uit van een

bestaand contract of overeenkomst. In de onderstaande tabel staan de fasen uit het inkoopproces

weergegeven. Bij elke fase horen een aantal activiteiten. Deze kunnen als volgt worden aangegeven:

- marktonderzoek uitvoeren- programma van eisen/bestek/offerteaanvraag opstellen- inkoop-

stromen analyseren- acties initiëren- keuze aanbestedingsprocedure

1.Specificeren

- offertes aanvragen- leveranciers selecteren- offertes beoordelen2. Selecteren

- onderhandelen met leveranciers- contract afsluiten3. Contracteren

- orders plaatsen4. Bestellen

- contract bewaken- individuele bestelling bewaken- facturering verifiëren5. Bewaken

- klachten en claims afhandelen- meer-/minderwerk afhandelen- contractherziening opstarten-

leveranciersprestaties evalueren.

6. Nazorg

Artikel 2.2 Onderscheid tussen inkoop en aanbestedingWat is nu het onderscheid tussen inkoop en een aanbesteding. Inkoop is te definiëren als:“Alle hande-

lingen, waar een externe factuur tegenover staat.”Inkoop heeft dus betrekking op het inschakelen van

derden. Het kan gaan om de levering van goederen (koop, huur, lease etc.), het verrichten van diensten

of het uitvoeren van (grote) werken.Aanbesteden is een onderdeel van de inkoop. Maar aanbesteden

heeft specifiekere kenmerken. Aanbesteden wordt in het algemeen omschreven als "een uitnodiging

aan drie of meer aannemers om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod

voor de uitvoering van een opdracht”. In de gemeente Grave gaat het specifiek om werken in de bouw,

civiel- en cultuurtechniek.Het gaat bij aanbesteding dus voornamelijk om de wijze waarop de inkoper

de externe markt benadert. De volgende elementen zijn heel specifiek voor de aanbesteding. Op basis

van interne besluitvorming vindt een selectie plaats vanuit de externe markt, waarbij specifieke wet-

en regelgeving van toepassing is, bedoeld om een open en eerlijke marktwerking te bewerkstelligen.

Hierbij gaat het om grote sommen geld. Ook het afbreukrisico is hierbij groot.Bij een aanbesteding

gaat het voornamelijk om de eerste drie fasen van het inkoopproces, het specificeren, selecteren en

contracteren van een leverancier. Deze is voornamelijk inhoudelijk / procedureel gericht. Aanbesteden

maakt dus deel uit van het inkoopproces. Dit betekent dat het inkoopbeleid steeds de algemene uit-

gangspunten en de randvoorwaarden voor een aanbesteding bepaalt. Daar waar het aanbestedingsbeleid

uit haar aard specifieke aanpassingen noodzakelijk maakt, gaat zij als bijzondere regelgeving boven

het meer algemene inkoopbeleid.

Artikel 2.3 De inkoopfunctieDe inkoopfunctie bestaat uit meer dan alleen het inkoopproces. Het inkoopproces is wel het hart van

de inkoopfunctie. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van

inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op een verantwoorde wijze worden uitgevoerd.

De beleidsmatige keuzes die vastgelegd zijn in het inkoop- en aanbestedingenbeleid zijn bepalend voor

het functioneren van de inkoopfunctie en de verschillende elementen daarin.De inkoopfunctie ligt primair

bij de budgethouder. De taken zijn:

a. leidt het inkoop- of aanbestedingstraject en is de eindverantwoordelijke;

b. is verantwoordelijk voor het werken binnen de vastgestelde centrale kaders;

c. stelt de inhoudelijke eisen voor het bestek op;

d. zorgt ervoor dat er besteld wordt binnen de afgesloten raamovereenkomsten en contracten;

e. voert activiteiten in het inkoopproces uit: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken

en nazorg (zie hoofdstuk 3.1).

De kaders en uitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingenbeleid worden vastgesteld door het

college van Burgemeester en Wethouders. De controle op de naleving van de in de nota inkoop- en

aanbestedingenbeleid vastgestelde procedures en processen wordt uitgevoerd door de controller.

Artikel 2.4 InkooporganisatieDe inkoopfunctie kan op verschillende manieren worden georganiseerd. In de praktijk kunnen drie or-

ganisatievormen worden onderscheiden.In de centrale inkooporganisatie is er sprake van één inkoop-

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20182

afdeling die voor de totale organisatie de inkoopfunctie verzorgt. In de decentrale inkooporganisatie is

de inkoopfunctie over de verschillende afdelingen verdeeld. Elke afdeling koopt datgene in wat nodig

is, veelal zonder dat er afstemming met andere afdelingen heeft plaatsgevonden. In de gecoördineerde

inkooporganisatie wordt, afhankelijk van het in te kopen product, een team samengesteld. De regie

over het inkoopproces wordt centraal gevoerd. De voor- en nadelen zijn als volgt weer te geven:

NadelenVoordelenKenmerkenInkoopmodel

· Gebrek aan draagvlak(lage effecti-

viteit)

· Inkoopvolumesafdelingsover-

schrijdendbundelen (hogeeffi-

· Inkoopexpertise gebundeld· Inkopen

lopen verplichtvia centrale bureauinkoop

Centraalgeorganiseerd-

einkoopfunctieciëntie)· Hoge mate vaneen-

duidigheid en goedinzicht

· Versnippering van deinkopen (la-

geefficiëntie)· Lage mate vaneendui-

· Groot draagvlak (hogeeffec-

tiviteit)

· Verantwoordelijkheidinkoop decentraal·

Geen centrale sturing /coördinatie· Bud-

gethouder kooptzelfstandig in

Decentraal georgai-

seerdeinkoopfunctiedigheid enslecht inzicht· Kans op

slechterenaleving Europeseregels

· Kans op minderefficiënte inkoop·

Kleineoverheidsorganisatiesmoeten

· Combineert voordelencen-

traal en decentraalmodel

· Nadruk opgecoördineerd inkopen· Be-

perkte centrale inkoop· Central afdeling

Gecoördineerdeinkoop-

functiespecialecapaciteit inzetten /aantrek-

ken

wordtdecentraal ininkoopteams ingezet·

Centrale afdeling zorgtvoor synergievoor-

delenen beheert contracten

Gezien de grootte van de gemeente Grave hebben wij een decentrale inkooporganisatie. De budgethou-

der heeft de mogelijkheid zelfstandig inkopen te doen voor wat binnen zijn budget ligt. Hij wordt hierin

begrensd door wettelijke en interne regelingen. Hierbij is te denken aan de budgethoudersregeling, de

mandaatregeling en deze nota inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006. Op een paar

gebieden is er wel een centrale inkoop. Het gaat hier om de centrale inkoop van kantoorartikelen en

energie. Door regionale samenwerkingen kunnen deze uitgebreid worden. Momenteel vindt er tevens

een samenwerking plaats tussen vele gemeenten in Midden en Oost-Brabant en de provincie Noord-

Brabant om te komen tot samenwerking op het gebied van de inkoop. Een convenant is ondertekend.

Doel is om gezamenlijk in te kopen om kosten te besparen. Ook in het Land van Cuijk zijn samenwer-

kingen gestart op het gebied van inkopen.Samenwerkingen op het gebied van inkoop worden door de

gemeente Grave gestimuleerd. Zij gaan boven de decentrale inkoopfunctie door budgethouders. In de

regeling is hiermee rekening gehouden in artikel 3.

Artikel 2.5 Selectie-criteriaBij de selectie van een product/dienst kunnen diverse criteria gehanteerd worden. De belangrijkste zijn:

a. Prijs. Als het gaat om het doelmatig omgaan met gemeenschapsgelden wordt er in eerste instantie

aan geld gedacht.

b. Kwaliteit. Het product / de dienst zal aan bepaalde eisen moeten voldoen. Deze eisen zullen van

te voren bekend moeten zijn.

Samen met de prijs is kwaliteit het belangrijkste criterium. Kort gezegd moet de prijs-kwaliteitverhouding

goedzijn.Naast deze twee hoofdcriteria kunnen er andere criteria zijn die mogelijk nog belangrijker

kunnen zijn. Veelal fungeren zij als randvoorwaarde. Normaliter dienen deze wel in samenhang met

de prijs-kwaliteitverhouding bezien te worden. Aanvullende criteria kunnen zijn:

a. Betrouwbaarheid. Een leverancier van goede naam verdient de voorkeur boven een leverancier

met een twijfelachtige reputatie. Een leverancier, die een "conflict" met de gemeente heeft, valt

hier ook onder.

b. Service. Het after sales traject kan ook heel belangrijk zijn. Als er problemen zijn met een pro-

duct/dienst in hoeverre kan dan op een leverancier teruggevallen worden en hoe snel kan de ca-

lamiteit verholpen worden.

c. Veiligheid. Een product dient veilig te zijn.

d. Milieuvriendelijk. Binnen de gemeente Grave staat het milieu in hoog aanzien, denk bijvoorbeeld

aan de duurzaamheidstoets. Een product dient dan ook te voldoen aan de minimale milieueisen.

e. Leveringstijd. De leveringstijd van een product of dienst dient reëel te zijn.

f. Operationele voordelen zoals standaardisatie. Hier kan sprake van zijn als het product een bepaald

standaard formaat heeft. Omschakeling levert veelal additionele kosten op.

In de nota is geen rekening gehouden met lokale werkgelegenheidsaspecten. De reden is, dat deze

moeilijk kwantificeerbaar zijn. Het belang van lokale ondernemers wordt echter wel onderkend. In artikel

6 van de regeling is hiermee rekening gehouden.

Hoofdstuk 3 INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE

Artikel 3.1 Doelstelling inkoopDe doelstelling van inkoop is de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet

bij de uitvoering van gemeentelijke taken en het gemeentelijk beleid. Het gaat hierbij om een doelma-

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20183

tige besteding van publieke gelden. Ook kan op deze wijze gestreefd worden naar kostenbeheersing.

Optimaal houdt in dat de prijs en de kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan.

Artikel 3.2 Uitgangspunten voor de organisatie van de inkoopVoor de inkoop van de gemeente Grave gelden de volgende uitgangspunten c.q. randvoorwaarden:

a. Europese en nationale regelgeving worden ten allen tijde in acht genomen. In paragraaf 3.3 wordt

hier op ingegaan.

b. De richtlijn INKOOP mag niet in strijd zijn met het bedrijfsvoeringsconcept en de budgethouders-

regeling. In deze twee regelingen staan veelal richtlijnen die ook op de inkoop betrekking kunnen

hebben.

c. De leidraad “Integer handelen van medewerkers in de gemeente Grave” is hier onverkort van

toepassing. Omdat het bij INKOOP altijd gaat om externe relaties is het erg belangrijk dat de

medewerker van de gemeente Grave zich integer opstelt. Deze leidraad geeft duidelijke richtlijnen

hoe hierin gehandeld moet worden.

d. De inkopen in de gemeente Grave vinden decentraal plaats voor zover het gaat om afdelingsspe-

cifieke producten. Dit wil zeggen dat er niet een centrale inkoopcoördinator aanwezig is en dat

elke afdeling zijn eigen verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot de inkopen.

e. De inkopen in de gemeente Grave vinden centraal plaats voor zover het gaat om organisatie

brede producten. Momenteel gaat het specifiek om kantoorartikelen en energie.

f. Elke afdeling is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de kwantiteit en het proces van de eigen inkoop

en neemt de regels uit hoofdstuk 4 in acht. Een uitzondering zijn de inkopen die centraal geregeld

worden

g. Er is binnen de gemeente Grave geen sprake van een voorkeursbeleid ten aanzien van lokale

ondernemingen. Dit is strijdig met het doel van het "Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente

Grave 2006", namelijk de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet

bij de uitvoering van gemeentelijke taken en het gemeentelijke beleid. Omdat de gemeente Grave

wel een groot belang hecht aan de lokale werkgelegenheid krijgen de lokale ondernemingen de

kans om mee te dingen naar opdrachten. In de richtlijn is hier rekening mee gehouden.

Artikel 3.3 Europese en Nationale RegelsDe volgende reglementen en wetten worden genoemd.

1. Europese Richtlijnen

2. Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001)

3. Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en Uniform Aanbestedingsreglement

2005 (ARW 2005)

4. Wet “Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur” (wet BIBOB)

De Europese Unie publiceert regelmatig richtlijnen die betrekking hebben op overheidsopdrachten

voor het verlenen van diensten, de levering van producten en voor de uitvoering van werken. Het doel

van deze richtlijnen is het openstellen van overheidsopdrachten voor bedrijven gevestigd in de Euro-

pese Unie (EU), ongeacht nationaliteit. Een nationale overheid mag dus geen opdrachten voorbehouden

aan ondernemingen in het eigen land. Een ander doel van de Europese Richtlijnen is het gelijkschakelen

van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van EU. De Richtlijnen zijn bindend en de nationale

wetgeving dient er op aangepast te zijn. De lidstaten van Europese Unie zijn zelf verantwoordelijk voor

een goede implementatie van deze richtlijnen in hun eigen wetten. Voor Nederland zijn deze vastgelegd

in de Uniforme Aanbestedingsreglementen en het besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrach-

ten.Het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) gaat in op aanbestedingen. De Europese

richtlijnen zijn hierin verwerkt.De UAR 2001 omschrijft de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure

moet voldoen. Die eisen hebben onder andere betrekking op:

a. de te volgen procedure;

b. de in acht te nemen termijnen;

c. de te verstrekken gegevens;

d. de te hanteren criteria;

e. de verplichting een selectie/keuze te motiveren.

De UAR 2001 wordt gekenmerkt door openheid en doorzichtigheid, objectivering van de selectie, het

stellen van kwaliteitseisen en mogelijkheid van arbitrale toetsing.Vanaf 2004 is de UAR 2001 vervangen

door het Aanbestedingsreglement Werken 2004 (ARW 2004). Ook zijn hierin de regels van het Uniform

Aanbestedingsreglement-EG 1991 (UAR-EG 91) geïntegreerd. De ARW 2004 is verplicht voor de vier

bouwministeries (VROM, Verkeer en Waterstaat, Defensie en LNV), echter niet voor gemeentes. De

VNG heeft de gemeenten geadviseerd om deze niet van toepassing te verklaren. De belangrijkste redenen

zijn:

a. Het ARW 2004 heeft geen mededingingsrechtelijke toets ondergaan bij de Europese Commissie.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20184

b. De VNG heeft twijfels of het mogelijk is dat er één reglement is voor zowel Europese aanbestedin-

gen als voor nationale aanbestedingen. De eerste is namelijk veel dwingender dan de laatste.

c. De ARW 2004 zal slechts korte tijd bestaan. In 2006 zullen Europese aanbestedingsregels in nati-

onale wetgeving geïmplementeerd moeten zijn. In 2006 zal de Raamwet 2006 verschijnen. Praktisch

gezien is het beter de definitieve Raamwet af te wachten.

Op 6 september 2005 is het Besluit aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) in het

staatsblad gepubliceerd. Hierin zijn weer diverse Europese Aanbestedingsregels verwerkt. Uit de Bao

zal de ARW 2005 volgen. Deze zullen per 1 januari 2006 ingaan. In hoeverre wij deze gaan toepassen

is nog afhankelijk van de beoordeling door de VNG. Het lijkt echter niet waarschijnlijk dat wij deze van

toepassing gaan verklaren op de Graafse situatie gezien het standpunt van de VNG zoals hierboven

aangegeven. Tot die tijd gaan wij nog uit van de UAR 2001.De wet BIBOB is ingegaan op 1 juni 2003.

Zij is toepasbaar op vergunningen, subsidies en aanbestedingen. In het kader van deze nota zijn de

aanbestedingen van belang. Binnen de aanbestedingen gaat het specifiek over aanbestedingen op het

gebied van bouw, milieu en ICT. Het doel van de wet BIBOB is het voorkomen dat door de aanbesteding

van overheidsopdrachten de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde "criminele" activiteiten zou facili-

teren. Het heeft betrekking op de betrouwbaarheid van de leverancier. Voor aanbestedingen biedt de

Wet BIBOB géén weigeringsgrond. Wel kan Bureau BIBOB onderzoek doen of er sprake is van de uit-

sluitingsgronden uit de Europese Richtlijnen Leveringen, Werken en Diensten. In de praktijk blijkt weinig

gebruik te worden gemaakt van de diensten van bureau BIBOB.

Artikel 3.4 InkoopvoorwaardenDe algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het sluiten van iedere overeenkomst. Het is van belang

deze algemene voorwaarden uitdrukkelijk in de beginfase aan de leverancier bekend te maken en als

uitgangspunt van de gemeente te hanteren. Afwijkingen op de algemene voorwaarden van de gemeente

Grave zijn alleen geldig voorzover zij uitdrukkelijk door de gemeente Grave zijn aanvaard en gelden

slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking heeft.De inkoopvoorwaarden dienen

gedeponeerd te worden bij de arrondissementsrechtbank van Den Bosch.

Artikel 3.5 Interne richtlijnen in de gemeente GraveEr zijn twee nota’s in de gemeente Grave die richting geven aan het te voeren inkoop- en aanbestedin-

genbeleid binnen de gemeente Grave. De eerste is het bedrijfsvoeringsconcept. Onder het bedrijfsvoe-

ringsconcept verstaan we de visie op het wenselijk functioneren, de aansturing en beheersing van ac-

tiviteiten van de organisatie. Hiermee wordt beoogd voor alle betrokkenen binnen de gemeente Grave

helder te maken vanuit welke uitgangspunten en in welke richting de organisatie wil functioneren.Het

gehele bedrijfsvoeringsconcept dient als richtlijn voor de nota inkoop- en aanbestedingenbeleid 2006.

In het bijzonder geldt dit voor de organisatorische voorwaarde integraal management. De uitgangspo-

sitie dat elke afdeling zijn eigen verantwoordelijkheid heeft komt voort uit het integraal management.Een

andere belangrijke nota is de budgethoudersregeling. Hierin staan diverse bepalingen die raakvlakken

hebben met het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Onder andere wordt ingegaan op de bestedingsbe-

voegdheden per budgethouder en zijn of haar verantwoording hierover. In de nota inkoop- en aanbe-

stedingsbeleid wordt aansluiting gezocht met de budgethoudersregeling.

Artikel 3.6 ToetsingBehalve het toepassen van de opgestelde regels is het zeer belangrijk, dat de regels in het kader van

de rechtmatigheid ook getoetst worden. Een grote rol hierin heeft de controller. Deze houdt in het

jaarlijks op te stellen meerjarenplan en het daaruit afgeleide jaarplan rekening met de toetsing van de

regeling “Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006”. In de regeling is hiermee rekening

gehouden in artikel 12.

Hoofdstuk 4 “REGELING INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE 2006”Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente,gelet op artikel 15 van de "Organisatie-

verordening 2001",gelet op artikel 24 van de "Financiële verordening gemeente Grave 2006"b e s l u i

tvast te stellen de volgende:"Regeling Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006"

Artikel 1 DoelHet doel van de “Regeling Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006” is:

1. De optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van

gemeentelijke taken en het gemeentelijk beleid in casu een doelmatige besteding van publieke

gelden;

2. Het realiseren van een doelmatig inkoop- en aanbestedingenbeleid;

3. Het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;

4. Het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit met betrekking van het inkoop- en aanbeste-

dingenbeleid;

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20185

5. Het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingenproces zowel op bestuurlijk als op

ambtelijk niveau.

Artikel 2 Inkoop en aanbestedingInkoop wordt gedefinieerd als "alle aankopen waar een factuur tegenover staat".Een aanbesteding is

een specifieke vorm van inkoop en wordt gedefinieerd als "een uitnodiging aan drie of meer aannemers

om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod voor de uitvoering van

werken in de bouw, civiel- en/of cultuurtechniek”. Het college van Burgemeester en Wethouders kan

inkopen, die niet onder aanbesteding vallen, aanwijzen als zijnde een aanbesteding.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid inkoopfunctieDe gemeente Grave hanteert een decentrale inkoopfunctie. De verantwoordelijkheid voor de inkoop

ligt primair bij de budgethouder. Het college van Burgemeester en Wethouders zorgt voor de kaders

van de inkoopfunctie door het vaststellen van regels en procedures.Voor bepaalde goederen en diensten

is de inkoopfunctie gecentraliseerd. Het college van Burgemeester en Wethouders is bevoegd voor

met name genoemde goederen en diensten een gecentraliseerde inkoopfunctie aan te wijzen. De ge-

centraliseerde inkoopfunctie gaat altijd boven de gedecentraliseerde inkoopfunctie.

Artikel 4 Taken inkoopfunctieDe taak van de decentrale inkoopfunctie is:

a. Eindverantwoordelijk voor het inkoop- en/of aanbestedingstraject;

b. Het leiden van het inkoop- en/of aanbestedingstraject;

c. Het op een juiste en volledige wijze registreren van het inkoop- en/of aanbestedingstraject (speci-

ficeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en de nazorg);

d. Het opstellen van de inhoudelijke eisen van het bestek bij aanbestedingen;

e. Controle op bestellingen binnen contracten en raamovereenkomsten;

f. Nacalculatie van de offertes en aanbestedingen.

Artikel 5 Criteriaa. Het uitgangspunt voor de inkoop en aanbesteding is prijs en kwaliteit. De ingekochte producten

en/of diensten dienen te voldoen aan een goede prijs / kwaliteitsverhouding.

b. De volgende criteria betreffen randvoorwaarden voor de inkoop van roerende zaken. In bepaalde

gevallen kunnen zij belangrijker zijn dan de prijs / kwaliteitsverhouding. Indien dit het geval is,

wordt dit nadrukkelijk geregistreerd. Het gaat om de volgende randcriteria:

1. veiligheid. Een product of dienst dient aan de geldende veiligheidseisen te voldoen.

2. milieu. Een product of dienst dient aan de geldende milieueisen te voldoen.

3. betrouwbaarheid. Een leverancier van een product of dienst dient van onbesproken gedrag

te zijn.

4. service. Een leverancier van een product of dienst dient hierop een goede service te verlenen.

5. leveringstijd. De leveringstijd van een product of dienst dient reëel te zijn.

6. operationele voordelen. Als een product een standaard formaat heeft, verdient het aanbe-

veling dezete handhaven. Criterium hierbij is, dat bij een verandering van product of leve-

rancier dit onevenredigveel kosten oplevert.

Artikel 6 Offertes inkoop goederen en dienstena. Bij de inkoop van goederen en diensten worden offertes aangevraagd volgens de volgende tabel:

Soort offerteAantal offertesWaarde inkoop

Niet van toepassingGeenminder dan € 2.500

Schriftelijk1 of meertussen € 2.500 en € 10.000

Schriftelijk2 of meertussen € 10.000 en € 100.000

Schriftelijk3 of meertussen € 100.000 en Europeesdrempelbedrag 1

Volgens regels EuropeseRichtlijnen4 of meermeer dan EuropeesDrempelbedrag 1

b. In elke offerteaanvraag wordt vermeld dat de inkoopvoorwaarden van de gemeente Grave van

toepassing zijn en dat verkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.

c. Offertes van een product of dienst worden met elkaar vergeleken en vastgelegd in een offerte

evaluatie.

d. In de offerte evaluatie wordt gemotiveerd aangegeven waarom de keus op een bepaalde leverancier

is gevallen. De criteria genoemd in artikel 5 worden hierin gebruikt.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20186

e. Bij het aanvragen van 3 of meer offertes dient in ieder geval een offerte van een lokale leverancier

gevraagd te worden (indien mogelijk).

f. Bij inkopen beneden € 250 wordt de inkoop bij voorkeur bij een lokale ondernemer gedaan.

g. Het is niet toegestaan om een offerte te splitsen in deeloffertes.

Artikel 7 Afwijkingen op offerte-aanvraagIn de volgende gevallen hoeft geen offerte aangevraagd te worden:

a. De waarde van het goed of de dienst is minder dan € 2.500.

b. De goederen of diensten zijn gedekt door een afroeporder of een jaarcontract.

c. Er is slechts één leverancier voor het product of de dienst en er is geen substituut aanwezig.

d. Er is sprake van een noodsituatie.

e. Er kunnen nog geldende offertes worden gebruikt.

f. Er bestaan afspraken op regionaal of nationaal niveau.

Artikel 8 Aanbestedinga. Bij de aanbesteding worden de volgende criteria gehanteerd:

Soort offerteAantal offertesWaarde aanbestedingAanbestedingsvorm

SchriftelijkMinimaal 3minder dan € 50.000Onderhands

SchriftelijkNiet van toepassing 3€ 50.000 - € Europesedrempel 2Openbaar

Volgens regelsEuropeseRicht-

lijnen

Niet van toepassing 3Vanaf Europese drempel 2Europees

b. Bij een onderhandse, een openbare of een Europese aanbesteding wordt een bestek opgemaakt,

waarin minimaal de volgende punten zijn opgenomen: de in acht te nemen inschrijvingstermijn,

de te verstrekken gegevens en de te hanteren selectie- en gunningscriteria.

c. In elke aanbesteding wordt vermeld dat de inkoopvoorwaarden van de gemeente Grave van

toepassing zijn en dat eventuele verkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.

d. Offertes van een aanbesteding worden met elkaar vergeleken en vastgelegd in een offerte evalu-

atie.

e. In de offerte evaluatie wordt gemotiveerd aangegeven waarom de keus op een bepaalde leverancier

is gevallen. De criteria genoemd in artikel 5 worden hierin gebruikt.

f. Een aanbesteding dient te voldoen aan het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001).

g. De gemeente Grave vergoedt geen inschrijvingskosten.

h. Bij twijfel over de integriteit van een leverancier wordt Bureau BIBOB ingeschakeld. Het gaat hier

alleen om aanbestedingen op het gebied van bouw, milieu en ICT.

Artikel 9 Leveranciersbeoordelinga. De leverancier van een product of dienst dient van onbesproken gedrag te zijn.

b. De betrouwbaarheid van een leverancier wordt vooraf bepaald door middel van het inwinnen

van informatie over deze leverancier.

c. De mate van informatie inwinnen over een leverancier wordt bepaald op basis van diverse criteria.

De criteria hebben betrekking op leveringsbetrouwbaarheid, de levertijd en de kwaliteit van de

producten of de diensten. De producten worden daartoe in 3 categorieën ingedeeld.

1. Categorie A betreffen strategische producten en diensten. Voor deze producten en diensten

worden zware eisen gesteld aan de leverancier, omdat het afbreukrisico groot is en de kosten

hoog zijn bij het wisselen van leverancier.

2. Categorie B betreffen kritische producten en diensten. Voor deze producten en diensten is

een beperkt afbreukrisico, maar kunnen de kosten voor het wisselen van leverancier aan-

zienlijk zijn.

3. Categorie C betreffen de overige producten en diensten. Het afbreukrisico voor deze produc-

ten en diensten is gering en er zijn geen kosten verbonden aan het wisselen van leverancier.

Voor deze categorie hoeft geen leveranciersbeoordeling plaats te vinden.

d. De geschiktheid van een leverancier op basis van bovenstaande categorieën wordt in het inkoop-

dossier vastgelegd.

Artikel 10 Inkoopdossiera. Alle bescheiden met betrekking tot offertes worden in een inkoopdossier bewaard.

b. De minimale bescheiden die het inkoopdossier dient te bevatten zijn de offertes, de offerte evalu-

atie, de leveranciersbeoordeling en de schriftelijke bestelling. Alles voor zover dit van toepassing

is.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20187

Artikel 11 Inkoopnota'sa. Een inkoopnota bevat de volgende informatie:

De contactpersoon.1.

2. Een omschrijving van de inkoop of aanbesteding

Staan deze niet vermeld dan wordt de nota teruggezonden naar de leverancier.

b. Het verdient aanbeveling te werken met referentiecodes. Dit kunnen nummers van beheerspro-

ducten en/of namen van contactpersonen zijn.

Artikel 12 Toetsinga. De procedures en processen in deze regeling worden periodiek getoetst door de controller.

b. Het inkoop- en aanbestedingenbeleid wordt eens in de 4 jaar geëvalueerd.

Artikel 13 Nadere uitwerkingTer nadere uitwerking van deze regeling kan het college van burgemeester en wethouders een uitvoe-

ringsinstructie vaststellen.

Artikel 14 Inwerkingtredinga. Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van het besluit van het college van

Burgemeester en Wethouders.

b. Alle overige bepalingen met betrekking tot inkoop en aanbesteding zijn hiermee vervallen.

c. Dit besluit kan worden aangehaald als "Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006".

Artikel 15 Overige bepalingenIn gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van Burgemeester en Wethouders.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave, d.d. 1

november 2005De secretaris, De burgemeester,

Toelichting 1 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE

GRAVE

1. Algemeen

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeen-

komsten met betrekking tot de levering van goederen en/of diensten aan de gemeente Grave

(hierna te noemen gemeente) door de leverancier (hierna te noemen wederpartij). Onder diensten

is in deze algemene voorwaarden de aanneming van werk begrepen.

2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij, onder welke benaming dan

ook, wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen.

3. Wijzigingen in de overeenkomst en afwijkingen van deze algemene voorwaarden zullen slechts

van kracht zijn indien zij schriftelijk tussen gemeente en wederpartij zijn overeengekomen.

4. Waar in deze algemene voorwaarden wordt gesproken over ''schriftelijk'' bevestigen, verwerpen

of anderzins reageren, wordt daaronder ook het gebruik van de fax verstaan.

5. Op deze algemene voorwaarden, alsmede op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarop deze

geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing met

uitsluiting van internationale regelingen inzake koop van roerende zaken waarvan de werking

door partijen kan worden uitgesloten.

6. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst nietig is of vernietigd

wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden van kracht blijven. De ge-

meente en de leverancier zullen in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen overeen te komen

ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de

strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

2. Geldigheid aanbod en totstandkoming overeenkomst

1. Een aanbod van een wederpartij is onherroepelijk gedurende een termijn van dertig dagen nadat

het de gemeente heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van de gemeente tot het doen van het aanbod

een afwijkende termijn inhoudt. Ingeval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag

waarop de inschrijving sluit.

2. De overeenkomst komt tot stand, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de we-

derpartij door de gemeente schriftelijk door een daartoe bevoegde persoon is aanvaard of het

overeengekomene op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20188

3. De gemeente kan aan de wederpartij het gebruik van een bepaald formulier voor de opdrachtbe-

vestiging en een termijn, waarbinnen deze bij de gemeente moet zijn terugontvangen, voorschrij-

ven.

4. Bij afroepcontracten komt de overeenkomst tot stand telkens op het moment dat de opdracht

voor een (deel)levering, binnen het kader van de afroepovereenkomst, door de gemeente wordt

verzonden.

3. Prijzen

1. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen is de overeengekomen prijs vast voor de duur van

de overeenkomst.

2. De overeengekomen prijs is exclusief BTW en luidt in euro's. De wederpartij geeft daarnaast in

de offerte een specificatie van eventuele bijkomende kosten.

3. Kosten gemaakt ten behoeve van het uitbrengen van offertes, zijn niet declarabel.

4. Indien partijen overeenkomen dat de wederpartij ten behoeve van de opdracht gemaakte kosten

in rekening kan brengen, komen de volgende kosten in aanmerking voor geheel of gedeeltelijke

vergoeding:* de reiskosten;* de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken,

tekeningen,* berekeningen, rapporten e.d.;* de kosten van porti, telecommunicatie, registratie

en andere verschotten.

5. Indien partijen geen vaste prijs zijn overeengekomen, informeert de wederpartij de gemeente

periodiek over de hoogte van de te betalen vergoeding en, indien van toepassing, van de gemaakte

kosten die de gemeente aan de wederpartij verschuldigd is.

4. Levering

1. De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de wederpartij. Bij levering van producten

levert de wederpartij de producten DDP (Delivered Duty Paid), conform de “Incoterms”, laatste

versie, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is over-

eengekomen.

2. Levering geschiedt op de overeengekomen plaats van levering, op het overeengekomen tijdstip

en binnen de overeengekomen termijn.Indien de gemeente, voordat de levering heeft plaatsge-

vonden, verlangt dat producten en/-of diensten op een andere dan in de opdracht vermelde plaats

worden geleverd, is de wederpartij verplicht hieraan te voldoen.

3. De levertijd vangt aan op de dag waarop door de gemeente schriftelijk de opdracht wordt gegeven.

Ingeval van mondelinge of telefonische opdracht vangt de levertijd aan op de dag waarop de

opdracht schriftelijk door de gemeente wordt bevestigd.

4. Indien de wederpartij op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is daarvoor schriftelijk

toestemming van de gemeente vereist. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter

plaatsvinden conform de oorspronkelijke overeengekomen betalingstermijn(en).

5. Indien niet binnen de overeengekomen, dan wel verlengde, termijn de volledige verrichting van

de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie

ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de wederpartij aan de gemeente na verloop

van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd van

0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd

met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10 % daarvan.

Indien nakoming, anders dan door overmacht, blijvend onmogelijk is geworden, is de boete on-

middellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt de gemeente toe, onverminderd haar an-

dere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:a) het recht nakoming te vorderen;b) het

recht op schadevergoeding.De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde

betalingen.

6. Onverminderd het bepaalde in lid 6 geeft de wederpartij onmiddellijk schriftelijk bericht aan de

gemeente, zodra zij weet of behoort te weten, dat de levering niet, niet tijdig of niet naar behoren

zal plaatsvinden, onder vermelding van de omstandigheden die aanleiding zijn van deze tekortko-

ming.

5. Wijziging van de opdracht

1. De gemeente is te allen tijde bevoegd in overleg met de wederpartij de omvang en/of hoedanigheid

van de te leveren goederen en/of diensten te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk overeenge-

komen.

2. Indien een wijziging naar het oordeel van de wederpartij gevolgen heeft voor de overeengekomen

vaste prijs en/of het tijdstip van de levering, is hij verplicht alvorens aan de wijziging gevolg te

geven, de gemeente hieromtrent zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 8 dagen na

kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor

de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de gemeente onredelijk zijn, zullen partijen hierover

in overleg treden. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt kan de wederpartij daaraan

geen rechten ontlenen en neemt de gemeente daardoor geen plichten op zich anders dan die

welke voorvloeien uit de bestaande overeenkomst.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 20189

3. Indien de wederpartij van mening is dat er meer uren en/of kosten moeten worden gemaakt dan

is overeengekomen, is deze gehouden dit de gemeente zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden.

Pas na schriftelijke accordering daarvan door de gemeente is er sprake van meerwerk dat voor

betaling in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden

en/of gewijzigde inzichten die de wederpartij bij het sluiten van de overeenkomst had behoren te

voorzien.

4. Indien door gewijzigde inzichten van de gemeente of door wijziging van de voor de te verrichten

prestaties relevante wettelijke voorschriften, de prestaties die de wederpartij op grond van de

overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is er sprake

van minderwerk dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van min-

derwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere

partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, wordt deze prijs naar evenredigheid van de door

de wederpartij behaalde of te behalen kostenbesparing verminderd.

6. Verpakking en verzekering

1. Producten moeten behoorlijk verpakt zijn (tenzij de aard van de producten zich daartegen verzet)

en op zodanige wijze beveiligd worden dat zij bij normaal vervoerde plaats van bestemming in

goede staat bereiken. De wederpartij zal zich ten genoegen van de gemeente voldoende verzekeren

tegen redelijkerwijze aanwezig te achten risico's gedurende het transport.

2. De gemeente heeft te allen tijde de bevoegdheid verpakkingsmaterialen aan de wederpartij te

retourneren.

3. Retourzendingen van verpakkingsmaterialen geschiedt voor rekening en risico van de wederpartij

naar het verzendadres van de wederpartij.

4. De verpakking dient, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering,

op milieuvriendelijke wijze te geschieden en het verpakkingsmateriaal dient milieuvriendelijk te

zijn.

7. Kwaliteit en garantie

1. De wederpartij garandeert dat het geleverde beantwoordt aan de overeenkomst en dat de goederen

en/of diensten beschikken over de eigenschappen en specificaties die zijn overeengekomen, vrij

zijn van gebreken, geschikt zijn voor het aan de wederpartij kenbaar gemaakte doel en voldoen

aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften evenals aan de eisen van de binnen de

branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteitsnormen, alle zoals deze gelden op het moment van

levering.

2. Goederen worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om deze

naar behoren te kunnen gebruiken alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of certificaten, hulp-

stukken en hulpmaterialen.

3. De wederpartij verbindt zich alle gebreken die zich aan de geleverde goederen en/of diensten

voordoen na de aflevering of voltooiing en gedurende een in de opdracht dan wel overeenkomst

bepaalde periode vanaf de ingebruikstelling van het object waaraan of waarvoor de levering

verricht is voor haar rekening binnen door de gemeente bij aanzegging gestelde redelijke termijn

weg te nemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg

zijn van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.

4. Voornoemde periode wordt verlengd met het aantal dagen dat van het goed waaraan of waarvoor

de levering of prestatie is verricht, geen gebruik kon worden gemaakt wegens het wegnemen van

de gebreken in de geleverde goederen of diensten.

5. Bij gehele of gedeeltelijke vervanging van de geleverde goederen of diensten, begint voor het

vervangen deel de hiervoor vermelde periode opnieuw te lopen. Gehele of gedeeltelijke vervanging

leidt in geen enkel geval tot het verlies voor de gemeente van rechten en aanspraken die zij met

betrekking tot de (gedeeltelijk) vervangen goederen en/of diensten had.

8. Milieu

1. Producten dienen vervaardigd te worden in een productieproces dat wordt beheerst met behulp

van een gecertificeerd milieuzorgsysteem. De wederpartij verstrekt op verzoek alle beschikbare

milieu relevante informatie over de samenstelling en opbouw van de producten (gebruikte mate-

rialen, samenstellende stoffen).

2. Producten mogen geen stoffen bevatten die op de zwarte lijst (de zgn. zwarte lijst is opgesteld

n.a.v. de Kaderrichtlijn van de Europese Kaderrichtlijn uit 1982) voorkomen.

3. Producten dienen zo min mogelijk stoffen te bevatten die onder de Wet milieugevaarlijke stoffen

(Wms) vallen. Bij een product dat stoffen bevat die onder de Wms vallen, wordt de leverancier

verzocht tevens een milieuvriendelijk alternatief voor het product aan te bieden.

4. Producten dienen zo min mogelijk niet biologisch afbreekbare bestanddelen te bevatten en bij

een niet of slechts gedeeltelijk biologisch afbreekbaar product wordt de wederpartij verzocht tevens

een volledig afbreekbaar alternatief voor het product aan te bieden, indien dit bestaat.

5. Bij de fabricage van de producten dient maximaal rekening te worden gehouden met de milieu-

aspecten, zodat het product op de minst milieubelastende wijze wordt vervaardigd.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 201810

6. Voor zover toepasselijk, dienen producten en/of samenstellende materialen hervulbaar, herbruik-

baar en/of recyclebaar te zijn (bijvoorbeeld hervullen toner-cassettes van printers en kopieerma-

chines).

7. De wederpartij streeft ernaar een product te leveren dat in het afvalstadium bij de gebruikelijke

verwerkingsmethode zo min mogelijk milieubelasting veroorzaakt.

8. In geval van onderhoud, reparaties of sloop door de wederpartij dienen afvalstoffen gescheiden

te worden afgevoerd en aantoonbaar te worden gestort, opgeslagen of vernietigd, met inachtne-

ming van de door de overheid gestelde wettelijke voorschriften.

9. Risico

1. Goederen zijn voor risico van de gemeente vanaf het tijdstip van aflevering op de overeengekomen

plaats.

2. Indien de gemeente de goederen echter afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede

gronden en binnen redelijke termijn na levering het recht op ontbinden van de overeenkomst of

op vervanging van de goederen inroept, zijn zij van aanvang af voor rekening en risico van de

wederpartij gebleven.

10. Diensten

1. De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente niet gerechtigd

de personen die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen,

tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente weigert haar toestemming

niet op onredelijke gronden en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden.

De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven worden bij vervanging niet verhoogd.

2. Indien de gemeente andere personen wenst voor de uitvoering van de opdracht, omdat zij meent

dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de opdracht, deelt zij dit schriftelijk mee aan

de wederpartij, onder opgave van redenen. De wederpartij draagt alsdan zorg voor vervanging.

3. Bij een vervanging van de personen worden personen beschikbaar gesteld die qua deskundigheid,

opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

Indien deze niet beschikbaar zijn heeft de gemeente het recht de overeenkomst te ontbinden.

11. Betaling

1. Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen zal betaling plaatsvinden binnen 30 dagen na

ontvangst van de factuur, mits de geleverde prestaties zijn goedgekeurd en alle bijbehorende

bescheiden door de gemeente zijn ontvangen. De gemeente is gerechtigd betaling uit te stellen

totdat de wederpartij aan al zijn openstaande verplichtingen heeft voldaan.

2. De wederpartij is verplicht op de factuur en begeleidende bescheiden het opdrachtnummer en

de betalingskenmerk(en) van de gemeente, alsmede de factuurdatum, factuuradres en indien van

toepassing) het artikelnummer gespecificeerd naar aantal aan te geven. Bij niet-vermelding van

één of meerdere, ofandere relevante, gegevens wordt de betalingsverplichting opgeschort totdat

de bedoelde gegevens zijn vermeld. Van het ontbreken van deze gegevens wordt dewederpartij

zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

3. De gemeente is bevoegd te verlangen dat de wederpartij voor haar rekening een onvoorwaarde-

lijke en onherroepelijke bankgarantie doet afgeven door een voor de gemeente acceptabele

bankinstelling om de nakoming van de verplichtingen van de wederpartij zeker te stellen.

4. Betaling van de geleverde goederen ontslaat de wederpartij niet van enige garantie en/of aanspra-

kelijkheid zoals deze voortvloeit uit de tussen partijen gesloten overeenkomst.

12. Hulpmiddelen

1. Door de gemeente ter beschikking gestelde dan wel voor rekening van de gemeente door de

wederpartij aangeschafte of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specifi-

caties en overige hulpmiddelen blijven eigendom van de gemeente c.q. worden eigendom van

de gemeente op het moment van aanschaf of vervaardiging.

2. De wederpartij is verplicht de in het vorige lid bedoelde hulpmiddelen –voor zover mogelijk- te

merken als herkenbaar eigendom van de gemeente, deze in goedestaat te houden en voor zijn

risico te nemen, zolang de wederpartij ten aanzien van die hulpmiddelen als houder optreedt.

13. Aansprakelijkheid

1. De wederpartij is in verband met de door haar geleverde goederen aansprakelijk voor alle (verdere)

schade, gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden totvergoeding van bedrijfsschade,

winstderving, alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken

van derden jegens de gemeente of welke andere schade dan ook. Deze aansprakelijkheid strekt

zich mede uit jegens natuurlijke en/of rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente alsmede

derden waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan.

2. De wederpartij vrijwaart de gemeente terzake van alle aanspraken van derden ter vergoeding van

schade die verband houdt met door de wederpartij aan de gemeente geleverde goederen en/of

diensten.

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 201811

3. De wederpartij zal zich tegen aansprakelijkheid als bedoeld in dit artikel voldoende verzekeren en

verleent de gemeente desgewenst inzage in de betreffende polissen.

4. De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen

voor zover betrekking hebbende op schade waarvoor de wederpartij op grond van deze overeen-

komst jegens de gemeente aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaat-

schappijen rechtstreeks aan de gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op

de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente te betalen schadevergoeding

14. GeheimhoudingPartijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle informatie die

hen omtrent de andere partij ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijke karakter dienen te be-

grijpen.15. Intellectuele eigendom

1. De wederpartij garandeert dat door het bezit dan wel het gebruik van geleverde goederen en

toebehoren geen inbreuk wordt gemaakt op enig recht van derden, zoals intellectuele eigendoms-

rechten.

2. De wederpartij vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken van derden die verband kunnen

houden met enige schending van de wederpartij van het in lid 1 gestelde en zal de gemeente alle

schade vergoeden die daarvan het gevolg is.

3. Ten aanzien van de door de gemeente verstrekte tekeningen, ramingen, schema’s, ontwerpen en

dergelijke behoudt de gemeente zich naast het eigendomsrecht ook het auteursrecht voor. Deze

mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de gemeente noch geheel noch gedeeltelijk

worden gekopieerd en of aan derden worden getoond of ter hand gesteld of door de wederpartij

worden gebruikt ter vervaardiging van goederen of uitvoering van werken waarop deze betrekking

hebben.

4. Indien de geleverde prestatie bestaat uit het verlenen van diensten, draagt de wederpartij eventueel

aan de prestatie verbonden intellectuele eigendomsrechten uitdrukkelijk over aan de gemeente

en verricht daartoe, voor zover noodzakelijk, op eerste verzoek van de gemeente al die

(rechts)handelingen die daarvoor nodig zijn. De wederpartij doet tevens afstand jegens de ge-

meente van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten inzake de aan de ge-

meente geleverde prestaties, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

5. De wederpartij draagt er zorg voor dat de rechten van de gemeente ten aanzien van het verlenen

van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten

van de opdrachtnemer of derden, bijvoorbeeld - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intel-

lectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeen-

komst door de wederpartij aan de gemeente kenbaar is gemaakt.

16. Overdracht en Uitbesteding

1. De wederpartij zal de rechten en verplichtingen die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien

noch geheel noch gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestem-

ming van de gemeente. De gemeente heeft het recht aan deze toestemming voorwaarden te

verbinden.

2. De wederpartij heeft de voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente nodig voor

uitbesteding aan derden. De wederpartij blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor

door derden in verband met de opdracht te verrichten werkzaam heden en zal de gemeente vrij-

waren voor elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en

regelingen.

17. Ontbinding

1. Onverminderd alle andere rechten of vorderingen is de gemeente bevoegd de overeenkomst

door een schriftelijke verklaring zonder ingebrekestelling, geheel of gedeeltelijk te ontbinden

zonder rechterlijke tussenkomst en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van

de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor rekening van de wederpartij aan derden op te dragen

zonder dat de gemeente tot enige schadevergoeding gehouden is indien:· de wederpartij in staat

van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt

verleend;· de wederpartij besluit tot ontbinding van zijn onderneming;· er beslag gelegd wordt

op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij en dat

beslag een belemmering kan vormen voor de uitvoering en nakoming van de overeenkomst;·

door of vanwege de wederpartij enig voordeel is aangeboden of verschaft aan personeel, mede-

werkers of vertegenwoordigers van de gemeente.

2. Indien de overeenkomst op grond van het in het eerste lid bepaalde is ontbonden, zal de weder-

partij de reeds aan hem verrichtte betalingen aan de gemeente terugbetalen, vermeerderd met

de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop is betaald.

3. Indien de overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden bestaat de terugbetalingsverplichting alleen

voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.

4. Door de ontbinding worden alle openstaande vorderingen van de gemeente onmiddellijk opeisbaar.

18. Geschillen

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 201812

1. Alle geschillen in verband met de overeenkomst of overeenkomsten die daarmee samenhangen

worden beslecht door de bevoegde rechter in Den Bosch.

2. Lid 1 laat onverlet:· de bevoegdheid van de gemeente om voor beslechting van een geschil te

kiezen voor de volgens de wet bevoegde rechter;· de bevoegdheid van partijen om bij overeenkomst

een geschil aan arbitrage te onderwerpen.

Gedeponeerd op 31 december 2005 bij dearrondissementsrechtbank te 'sHertogenboschAkteregistra-

tienummer 2005/100Depotnummer 2005/100

Cvdr 2018 nr. CVDR79778_1 22 mei 201813