De komende maanden wordt in het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen hard gewerkt aan de invoering van burgerservice-nummers (BSN’s) van patiënten die zich aan de balie melden. Alie Schokker, teamleider patiëntenadministratie en projectleider invoering BSN, vertelt over het plan van aanpak en over de eerste stappen die gezet gaan worden.

‘Toen het gebruik van het BSN in de zorg wettelijk werd toegestaan, zijn we direct begonnen. Vorig jaar hadden we reeds een plan van aanpak geschreven. De invoering brengt nogal wat werkzaamheden met zich mee en dan kun je maar beter op tijd van start gaan met de voorbereidingen. Tenslotte is het gebruik van het BSN in de zorg over een jaar wettelijk verplicht.’ Dat zegt Alie Schokker, teamleider patiëntenadministratie van het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen en projectleider van de invoering van het BSN in het ziekenhuis.

‘Ons plan van aanpak is gericht op alle procesmatige en technische aspecten die voor een goede invoering van het BSN ingericht moeten worden. In eerste instantie richten we ons op de patiënten die zich melden aan onze centrale balie, waar ze worden ingeschreven en waar de ponsplaatjes worden uitgedeeld’, licht ze toe.Ook een van de eerste stappen is het nagaan hoe vervuild het patiëntenbestand is. ‘Uiteraard zitten er dubbelingen in dat systeem, die er moeten worden uitgehaald. Maar er zijn ook patiënten ingeschreven van 120 jaar of ouder, die kun je binnen je systeem aanpassen zodat ze voor vulling van BSN’s buiten beschouwing blijven.’Ook wordt nagegaan in hoeverre de inschrijving van patiënten moet worden aangepast. ‘Hoe checken we de identifi catie precies en hoe voorkomen we risico’s doordat mensen zich om de een of andere reden niet willen laten identifi ceren, bijvoorbeeld omdat ze geen identiteitsbewijs aanschaffen. Dat zijn vragen waarop een antwoord moet worden gevonden. Daarbij dienen de ponsplaatjes, die we in onze administratie voorlopig willen blijven gebruiken, te worden aangepast. Een mogelijkheid is die ponskaartjes met een BSN een andere kleur te geven, zodat ze in een oogopslag te onderscheiden zijn. En ten slotte is het nog een onderwerp van gesprek in hoeverre we gebruik mogen maken van de BSN’s die door verzekeraars worden aangeleverd binnen het declaratieverkeer. Je moet er natuurlijk wel zeker van zijn dat die gegevens zorgvuldig zijn gecheckt.’

TijdpadDe komende maanden wordt in het Wilhelmina Ziekenhuis dus hard gewerkt aan de invoering van de BSN’s van patiënten die zich aan de balie melden. Voor het plan van aanpak is dankbaar gebruik gemaakt van het handboek BSN in de zorg dat via VWS vorig jaar al beschikbaar was. ‘Alle informatie die we nodig hadden stond erin’, aldus Schokker. ‘En ook denken we veel gebruik te gaan maken van het voorlichtingsmateriaal dat voor patiënten is gemaakt.’Over het tijdpad van de invoering valt nog niet zo heel veel te zeggen, zo blijkt. ‘We hopen de komende periode een heel eind te komen met het vullen van het actuele patiëntenbestand via de inschrijving. Over een aantal maanden gaan we onderzoeken hoe ver we precies zijn gekomen en daar passen we onze plannen dan op aan. Er kunnen

NIEUWSBRIEF BSN-Z juni 2008

NIEUWSBRIEF BSN-Z JUNI 2008

INVOERING BURGERSERVICENUMMER IN DE ZORG

‘ We hebben dankbaar gebruik gemaakt van het handboek’

Alie Schokker

zich allerlei onverwachte ontwikkelingen voordoen en juist daarom is het zo belangrijk dat je als ziekenhuis op tijd met de invoering begint. Er zitten nogal wat haken en ogen aan zo’n proces, dat is nu eenmaal onvermijdelijk. Hoe eerder je begint, des te meer tijd je hebt om de problemen die zich aandienen het hoofd te bieden.’‘En het is het allemaal waard’, benadrukt Schokker. ‘Niet alleen geldt er binnenkort een wettelijke verplichting voor het BSN in de zorg, maar ook kun je door het vastleggen van het uniek BSN de kwaliteit van de zorgregistratie aanzienlijk vergroten. De kans op fouten en verwisseling van patiëntgegevens wordt verminderd.’

Proef ‘Twee portalen één BSN’Zorgverzekeraars Nederland, de Landelijke Huisartsen Vereniging en het ministerie van VWS hebben afgesproken om door middel van de proef ‘Twee portalen, één BSN’ inzicht te krijgen in de kwaliteit van BSN’s die via de zorgverzekeraars verkregen kunnen worden. Sinds 2 juni levert VECOZO immers het BSN mee bij een COV-check. In dit onderzoek dat medio mei is afgerond, is de werking van de twee portalen in een proefsituatie vergeleken.

Hiertoe zijn de patiëntenbestanden van zes zorgaanbieders (huisartsen, huisartsenpost, tandarts en apotheek) en een zorgkantoor zowel aan VECOZO als aan de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) aangeboden. VECOZO is het portaal voor fi nancieel administratieve

ColofonDit is een uitgave van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en SportPostbus 203502500 EJ DEN HAAGwww.infoBSNzorg.nl

ContactVragen over BSN in de zorg kunt u stellen via info@sbv-z.nl.

INVOERING BURGERSERVICENUMMER IN DE ZORG

communicatie tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars en de SBV-Z is specifi ek in het leven geroepen om het zorgveld het BSN en de juiste persoonsgegevens van patiënten te kunnen leveren.

Er is onderzocht of:De bronbestanden de juiste BSN’s bevattenHet zoekmechanisme van beide portalen het juiste BSN teruggeeft bij de in de vraag meegestuurde gegevens

Het onderzoek leverde de volgende resultaten op:Het aantal foute BSN’s in de bestanden van de verzekeraars is klein (0,03%)Een aantal personen in de bestanden van de zorgverzekeraars is niet voorzien van een BSN (5%)Beide zoekmechanismen werken goedIn een beperkt aantal gevallen (0,3%) werd een verkeerd BSN teruggegeven. Dit zijn zogenaamde ‘false positives’: de zorgaanbieder krijgt een BSN terug, maar dat hoort bij een andere persoon. De SBV-Z geeft in die gevallen de melding ‘Goed met afwijkingen’, een dergelijke melding geeft VECOZO niet. In alle gevallen werd de fout veroorzaakt door fouten in de persoons- of verzekeringsgegevens in de administratie van de zorgaanbieder. Hierdoor werden verkeerde gegevens in de vraag meegestuurd.

ConclusieHet BSN van in totaal 46.530 patiënten is opgevraagd, dit geeft een representatief beeld. Uit dit onderzoek komt naar voren dat het opvragen van het BSN via beide portalen kan plaatsvinden. Toegang tot beide portalen is raadzaam voor zorgaanbieders die al gegevens via VECOZO uitwisselen. Voor andere zorgaanbieders volstaat de SBV-Z. Uit het onderzoek zijn wel enkele tips en aandachtspunten voor zorgaanbieders naar voren gekomen. Deze zijn in een factsheet verzameld, raadpleegbaar op www.infoBSNzorg.nl.

––

–

–

––

NIEUWSBRIEF BSN-Z JUNI 2008

Vernieuwde handboekenDe gedrukte versie van het handboek ‘Invoering en gebruik BSN in de zorg’ is verkrijgbaar bij Postbus 51, op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot 20.00 uur, telefoonnummer 0800-8051.

Voor zorgaanbieders die te maken krijgen met het elektronisch patiëntendossier (EPD) is alle relevante BSN-informatie te vinden in het handboek ‘EPD’ dat begin juli raadpleegbaar is op www.infoEPD.nl.

BSN Zorg KeurmerkDe SBV-Z heeft het BSN Zorg Keurmerk ontwikkeld voor zorg informatiesystemen. Dit keurmerk wordt verleend als het zorg informatiesysteem het BSN op een juiste en gebruikers vriendelijke wijze bij de SBV-Z ophaalt en vastlegt in de patiënten administratie. ICT-leveranciers kunnen hun zorginformatie systeem door de SBV-Z laten schouwen om het BSN Zorg Keurmerk te verkrijgen.

Er zijn drie typen BSN Zorg Keurmerk. Het type ‘Reguliere bevraging’ wil zeggen dat het zorginformatiesysteem aan alle eisen met betrekking tot reguliere bevraging voldoet. Een zorginformatiesysteem dat het keurmerk ‘Reguliere bevraging/Initiële vulling’ krijgt, voldoet aan alle eisen van zowel reguliere bevraging als initiële vulling. Het BSN Zorg Keurmerk plus (+) wordt toegekend wanneer ook alle aanbevelingen zijn overgenomen.

Na het toekennen van een BSN Zorg Keurmerk ontvangt de ICT-leverancier voor het betreffende zorginformatiesysteem een ‘verklaring BSN Zorg Keurmerk’ en het ‘logo BSN Zorg Keurmerk’ voor plaatsing op de eigen website. Op www.infoBSNzorg.nl worden naam van de ICT-leverancier, naam van de applicatie en het door de SBV-Z toegekende keurmerk vermeld.

Zorgaanbieders wordt geadviseerd om bij hun ICT-leverancier te informeren of het zorginformatiesysteem het BSN Zorg Keurmerk heeft of binnen afzienbare tijd verkrijgt.

Vernieuwde Kieshulp en formulierenOm zorgaanbieders beter van dienst te kunnen zijn, heeft het UZI-register de Kieshulp en de elektronische formulieren verbeterd.

Op het Informatiepunt BSN in de zorg en landelijk EPD bevinden zich verschillende kieshulpen, namelijk voor zorgaanbieders die al abonnee zijn en voor zorgaanbieders die nog gaan starten met het gebruik van UZI-middelen. Na het doorlopen van de Kieshulp worden de benodigde formulieren gegenereerd. Deze zijn zo veel mogelijk op maat en voorzien van een specifi ek overzicht van de gegevens en bijlagen die nodig zijn om de aanvraag snel in orde te maken.

Achtergrondinformatie: het opnemen van BSN’s in de administratieBij uitwisseling van persoonsgegevens met gebruikmaking van het BSN moet zeker zijn dat de juiste persoon aan het juiste nummer is gekoppeld. De zorgaanbieder mag een BSN overnemen van een andere zorgaanbieder, een zorgverzekeraar of indicatieorgaan als deze het BSN heeft geverifi eerd. Toch werd vanuit het veld met enige regelmaat de vraag gesteld of de kwaliteit van BSN’s die van verzekeraars komen aan de gestelde betrouwbaarheidseisen voldoet. In de proef ‘Twee portalen, één BSN’ was dit één van de onderzoeksvragen.