New Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke … · 2017. 9. 19. · De expertgroepen...

1

Opleiden, trainen en oefenen

in de gemeentelijke crisisbeheersing

Project ‘GROOTER’

Taakorganisaties, processen en producten

van Bevolkingszorg

2

2

Colofon Dit document beschrijft de taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg. Dit product is tot stand gekomen binnen het project GROOTER, een vervolg op het project GROOT. Opdrachtgever Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen (Veiligheidsberaad) Ministerie van Veiligheid en Justitie Opdrachtnemer Dhr. M. Dewachter, adjunct coördinerend gemeentesecretaris, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Projectleiders Mw. K. Scheffers, gemeente Tilburg Dhr. R. van Zon, Advante Onderwijskundige ondersteuning Mw. A. Zonneveld, PLATO (Universiteit Leiden) Contactpersonen Expertgroepen Expertgroep Communicatie: Mw. S. van Petten, Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (+ secretaris GROOTER)

Mw. M. Delfgaauw, Ministerie van Veiligheid en Justitie Expertgroep Publieke zorg: Mw. M. van Dalen, gemeente Den Haag

Dhr. M. van de Wetering, Veiligheidsregio Zeeland Expertgroep Omgevingszorg: Dhr. J. van der Heijden, gemeente Lingewaard Dhr. P. van der Pol, Veiligheidsregio Flevoland en Gooi en Vechtstreek Expertgroep Ondersteuning: Mw. M. de Bas, gemeente Papendrecht Mw. A. Barrett, Veiligheidsregio Twente Expertgroep Informatie: Dhr. H. van den Berg, Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland

Dhr. M. Schipper, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond Met dank aan mw. A. Vos, BMC (deskundige RCP/CENS2) en alle overige leden van de Expertgroepen. Adres www.veiligheidsberaad.nl/groot.html www.linkedin.com/e/vgh/1968218

Waar in dit document ‘hij’ staat geschreven wordt bedoeld: ‘hij/zij’. Waar ‘zijn’ staat wordt bedoeld ‘zijn/haar’. Waar ‘hem’ staat wordt bedoeld ‘hem/haar’. Voor de leesbaarheid is steeds voor de verkorte vorm gekozen. Datum: 22 april 2013 Versie: 1.1 Status: Definitief © Projectgroep ‘GROOTER’

http://www.veiligheidsberaad.nl/groot.html

http://www.linkedin.com/e/vgh/1968218

3

3

Voorwoord

Het project GROOTER richt zich op de bevolkingszorgprocessen binnen de crisisbeheersingsorganisatie. Hiertoe zijn

binnen GROOTER een aantal documenten ontwikkeld. Het gaat om (beschrijvingen van):

- Taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg;

- Taakkaarten Bevolkingszorg;

- Opleidingskaders voor procesopleidingen Bevolkingszorg;

- Kwalificatieprofielen, opleidingskaders en model voor 'Proeven van bekwaamheid' voor functiegerichte

opleidingen Bevolkingszorg;

- Kwalificatieprofielen, opleidingskaders en model voor 'Proeven van bekwaamheid' voor sleutelfuncties

binnen de crisiscommunicatie (vastgesteld in september 2012 door het Landelijk Overleg Coördinerend

Gemeentesecretarissen).

Het eerste document, de beschrijving van taakorganisaties, processen en producten van bevolkingszorg, vormde de

basis voor het opstellen van de taakkaarten voor bevolkingszorg en de opleidingskaders voor de procesgerichte

opleidingen en de functiegerichte opleidingen (en daarbij behorende kwalificatieprofielen)1. De documenten moeten

dan ook in onderlinge samenhang worden bekeken.

Doel project GROOTER

Doel van de producten van GROOTER - en hiervoor GROOT - is enerzijds professionalisering van de bevolkingszorg en

anderzijds betere uitwisselbaarheid tussen gemeenten en veiligheidsregio's. De producten van GROOTER zijn

opgesteld door het veld en voor het veld. Dit betekent dat bij de ontwikkeling van de producten gebruik is gemaakt

van functionarissen die in de praktijk een rol binnen de (gemeentelijke) crisisbeheersing vervullen en die daarin ook

(praktijk)ervaring hebben opgedaan.

Gedurende de looptijd van het project GROOTER zijn we geconfronteerd met enkele andere landelijke projecten,

waaronder de uitkomsten van de Commissie 'Bevolkingszorg op orde' (juli 2012), 'Slachtofferinformatiesystematiek

(SIS)' (november 2012) en 'Bovenregionale samenwerking' (januari 2013). Onderstaand wordt aangegeven, hoe

binnen GROOTER gestalte is gegeven aan de relatie met deze projecten.

Relatie met 'Bevolkingszorg op orde'

Bij het opstellen van producten van GROOTER zijn de uitkomsten van de Commissie 'Bevolkingszorg op orde' en de

visie op zelfredzaamheid waar mogelijk meegenomen.

Daarnaast zijn, door de processen te beschrijven, de projectgroep en expertgroepen ook zelf tot de conclusie

gekomen dat het verder ontwikkelen van kwalificatieprofielen en opleidingskaders voor bepaalde processen en

functionarissen niet nodig was. Het belangrijkste voorbeeld daarvan is het proces Omgevingszorg. De werkzaamheden

die vallen onder omgevingszorg zijn praktisch geheel vergelijkbaar met de werkzaamheden die reguliere

gemeentelijke afdelingen zoals Milieu, Stadsbeheer en Bouw- en woningtoezicht dagdagelijks uitvoeren. Aanvullende

specifieke procesopleidingen en/of functiegerichte opleidingen zijn daarom niet nodig. Wel is het belangrijk dat de

betrokken leidinggevenden (HTo Omgevingszorg en teamleiders Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer) en

procesmedewerkers aansluiting vinden in de crisisorganisatie. Een algemene basisopleiding Bevolkingszorg (uit

GROOT) of Crisisbeheersing (uit CENS2), en voor het hoofd taakorganisatie resp. de teamleiders tevens een algemene

opleiding tot hoofd taakorganisatie resp. teamleider (uit GROOT), volstaan daarbij.

1 Uitgangspunt voor het eerste document waren het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 en het product van de Werkplaats

Oranje Kolom regionaal crisisplan (september 2011).

4

4

Relatie met 'Slachtofferinformatiesystematiek (SIS)’

In verband met de ontwikkeling van een slachtofferinformatiesystematiek (SIS) was bij de start van het project

GROOTER al besloten om het gemeentelijke proces Registratie van slachtoffers (‘CRIB’) nog niet uit te werken. Wel is

in de loop van het project besloten, na vaststelling van de slachtofferinformatiesystematiek, om het deelproces

Verwanteninformatie niet te positioneren onder de taakorganisatie Communicatie, maar dit terug te geven aan het

proces Registratie van slachtoffers. Informatieverstrekking over de uitvoering van verwanteninformatie is beschreven

als onderdeel van het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het project SIS zorgt voor een goede aansluiting met de

regio's en de bevolkingszorgprocessen. De producten van GROOTER zijn daarbij een van de uitgangspunten.

Relatie met 'Bovenregionale samenwerking'

In januari 2013 heeft het Veiligheidsberaad ingestemd met de uitwerking van het advies van de bestuurlijke

werkgroep 'Bovenregionale Samenwerking'. Het verbeteren van de samenwerking tussen overheden richt zich in dit

advies o.a. op eenduidigheid in (bovenregionale) crisiscommunicatie (aspect 4). Bij de uitwerking van het advies is

uitgegaan van de proces- en productbeschrijvingen, kwalificatieprofielen en opleidingskaders ontwikkeld in het

project GROOTER.

Verdere professionalisering bevolkingszorg

Na vaststelling van bovengenoemde GROOTER-producten door het Landelijk Overleg Coördinerend

Gemeentesecretarissen (opdrachtgever project GROOTER) zijn deze beschikbaar voor veiligheidsregio's, gemeenten

en opleidingsinstanties. Zij kunnen op basis van deze producten hun medewerkers toerusten voor hun taak bij een

crisis of incident. Ik hoop dat hiermee een volgende stap kan worden gezet in de verdere professionalisering van

bevolkingszorg, maar ook in uniformiteit en uitwisselbaar van functionarissen in Nederland.

Ik wil allen die hieraan hebben meegewerkt hartelijk dankzeggen voor hun professionele inbreng en betrokkenheid.

Maarten Dewachter,

Opdrachtnemer namens het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen

5

5

Inhoudsopgave

Inleiding ..................................................................................................................... 7

Procesbeschrijvingen ................................................................................................. 8

Afkortingen van de beschreven processen ...................................................................................... 9

Communicatie ................................................................................................................................ 10

Het functioneren van de taakorganisatie Communicatie ....................................................................... 10

Proces: Analyse en advies ....................................................................................................................... 16

Proces: Pers- en publieksvoorlichting ..................................................................................................... 21

Publieke zorg .................................................................................................................................. 29

Het functioneren van de taakorganisatie Publieke zorg ........................................................................ 29

Proces: Opvang ....................................................................................................................................... 32

Proces: Voorzien in primaire levensbehoeften ...................................................................................... 44

Proces: Bijzondere uitvaartzorg .............................................................................................................. 52

Proces: Verplaatsen mens en dier .......................................................................................................... 57

Omgevingszorg ............................................................................................................................... 64

Het functioneren van de taakorganisatie Omgevingszorg ..................................................................... 64

Proces: Milieubeheer .............................................................................................................................. 67

Proces: Ruimtebeheer ............................................................................................................................ 73

Proces: Bouwbeheer ............................................................................................................................... 79

Ondersteuning ............................................................................................................................... 85

Het functioneren van de taakorganisatie Ondersteuning ...................................................................... 85

Proces: Bestuurs- en managementondersteuning ................................................................................. 87

Proces: Preparatie nafase ....................................................................................................................... 94

Informatie .................................................................................................................................... 100

Het functioneren van de taakorganisatie Informatie ........................................................................... 100

Proces: Informatiemanagement ........................................................................................................... 102

Productbeschrijvingen generiek ............................................................................. 108

Totaalbeeld .................................................................................................................................. 109

Inzetverzoek (strategisch plan) .................................................................................................... 110

Inzetopdracht ............................................................................................................................... 111

Aanvraag extra mensen en middelen .......................................................................................... 112

Inzetplan ....................................................................................................................................... 113

Advies ........................................................................................................................................... 114

6

6

Voortgangs- en afwijkingsinformatie ........................................................................................... 115

Logboek ........................................................................................................................................ 116

Evaluatierapport .......................................................................................................................... 117

Productbeschrijvingen (proces)specifiek ................................................................ 118

Omgevingsanalyse ....................................................................................................................... 119

Adviesrapport omgevingsanalyse ................................................................................................ 120

Pers- en publieksbericht .............................................................................................................. 121

Q&A’s ........................................................................................................................................... 122

Persstatement .............................................................................................................................. 123

Overdrachtsformulier nafase ....................................................................................................... 124

Overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT .............................................................................. 125

1e concept ‘plan van aanpak nafase’ ........................................................................................... 130

7

7

Inleiding

In dit document zijn eerst per taakorganisatie de processen met bijbehorende kerntaken, hulpmiddelen,

informatieproducten, samenwerkingen e.d. beschreven. Vervolgens is van de genoemde (informatie)producten een

productbeschrijving opgenomen.

De expertgroepen hebben als uitgangspunt voor deze beschrijvingen het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009

gebruikt, en het product van de ‘Werkplaats oranje kolom regionaal crisisplan’ (september 2011). De beschrijvingen

vormen de basis om procesgericht werken en sturen te implementeren en te borgen in de veiligheidsregio en haar

gemeenten.

Een belangrijk aspect van procesgericht werken is het scherp krijgen van de werkprocessen. Dit brengt helderheid in

de wirwar van activiteiten, zodat duidelijk wordt op welke wijze deze (moeten) samenhangen. Door zicht te krijgen op

de processen wordt het vermogen om flexibel in te spelen op de dynamiek van de omgeving aanzienlijk vergroot, tot

op het niveau van organisatie (en keten) als geheel.

Bij het beschrijven van de processen zijn wegens landelijke ontwikkelingen enkele processen achterwege gelaten. Dit

betreft de processen Registratie van schade (CRAS), Registratie van slachtoffers (CRIB/SIS) en Evacuatie (grootschalig

verplaatsen van mens en dier). Indien hier behoefte aan is, kunnen deze processen in een vervolgproject worden

beschreven.

De proces- en productbeschrijvingen van GROOTER kunnen als blauwdruk worden gebruikt voor het inrichten van de

bevolkingszorgprocessen in de regio's. Op basis van de blauwdruk kunnen regio's hun bevolkingszorgorganisatie

inrichten en draaiboeken, checklists en taakkaarten opstellen resp. aanpassen. Evenals bij het project GROOT, geldt

ook voor de producten van GROOTER dat is uitgegaan van een 80% - 20% verdeling: 80% van de inhoud van de

producten geldt uniform voor alle regio's; voor de overige 20% geldt een lokale en/of regionale invulling. Dit laatste

deel is mede afhankelijk van het regionale risicoprofiel, de organisatievorm en de lokaal en/of regionaal geldende

termen.

8

8

Procesbeschrijvingen

9

9

Afkortingen van de beschreven processen

Communicatie:

A&A Analyse en advies

P&P Pers- en publieksvoorlichting

Publieke zorg:

OP Opvang

PLB Voorzien in primaire levensbehoeften

BUZ Bijzondere uitvaartzorg

VMD Verplaatsen mens en dier

Omgevingszorg:

MB Milieubeheer

RB Ruimtebeheer

BB Bouwbeheer

Ondersteuning:

BMO Bestuurs- en managementondersteuning

PrNafa Preparatie nafase

Informatie:

IM Informatiemanagement

10

10

Communicatie

Het functioneren van de taakorganisatie Communicatie

Positionering van taakorganisatie in operationele hoofdstructuur

Doel van taakorganisatie

Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte op basis van drie operationele doelen:

- informatie verstrekken;

- schade beperken;

- betekenis geven.

Randvoorwaarden/uitgangspunten van taakorganisatie

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor de

inzet van de taakorganisatie Communicatie, die garandeert dat de eerste activiteiten binnen 30 minuten na

alarmering kunnen starten (Besluit Veiligheidsregio’s).

- De overheid stimuleert vooraf en tijdens crises dat betrokkenen zichzelf en elkaar informeren (Commissie

‘Bevolkingszorg op orde’; zelfredzamen).

- Uiterlijk 30 minuten na aanvang van het incident wordt feitelijke informatie beschikbaar gesteld aan

betrokkenen, zodat zij zelfredzaam kunnen handelen (Commissie ‘Bevolkingszorg op orde’; zelfredzamen).

- Het boegbeeld (‘het gezicht van de overheid’) geeft binnen een uur na aanvang van het incident duiding aan

de crisis door afhankelijk van de situatie burgers op te roepen tot (zelf)redzaamheid (Commissie

‘Bevolkingszorg op orde’; zelfredzamen).

- Iedere 30 minuten wordt via de (social) media en op geëigende momenten via andere middelen, mede op

basis van behoeften van betrokkenen, feitelijke informatie beschikbaar gesteld. Indien nodig worden

concrete handelingsperspectieven en/of instructies geboden (Commissie ‘Bevolkingszorg op orde’;

verminderd-zelfredzamen).

- Het boegbeeld geeft binnen een uur na aanvang van het incident duiding aan de crisis door (afhankelijk van

de situatie):

o de geschoktheid van de samenleving te adresseren;

o burgers op te roepen om te handelen voor het algemene brede belang (Commissie ‘Bevolkingszorg

op orde’; verminderd-zelfredzamen).

- Iedere twee uur daarna duidt het boegbeeld, afhankelijk van de situatie, opnieuw de crisis (Commissie

‘Bevolkingszorg op orde’; verminderd-zelfredzamen).

11

11

- De communicatieaanpak wordt bepaald vanuit de drie operationele communicatiedoelen.

- Communicatie haalt ‘de buitenwereld’ naar binnen en brengt ‘de binnenwereld’ naar buiten, via een cyclisch

proces van analyse advies aanpak effectmeting.

- Communicatie wordt ingezet wanneer de maatschappelijke informatiebehoefte dit vereist, ongeacht of er

sprake is van multidisciplinaire opschaling.

- De taakorganisatie is ten minste vertegenwoordigd in het CoPI, ROT, BT en team Bevolkingszorg op lokaal of

regionaal niveau. Met andere woorden: op operationeel, tactisch en strategisch niveau.

- Bij crisisdreiging is de taakorganisatie Communicatie vertegenwoordigd in een (regionale) crisisstaf.

- De taakorganisatie Communicatie kent een bestuurlijk gemandateerde handelingsvrijheid voor mensen,

middelen en producten van de taakorganisatie.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ draagt zorg voor het vakbekwaam zijn, worden en blijven van de

communicatieprofessionals.

- Er zijn voldoende (technische) hulpmiddelen en faciliteiten ter beschikking.

- Er is een herkenbaar, veilig, toegankelijk en op grote bezoekersaantallen berekend (lokaal of regionaal)

internetdomein beschikbaar voor het verspreiden van actuele publieksinformatie.

- Er zijn samenwerkingsafspraken met de regionale omroep en andere externe crisispartners.

Inrichten van taakorganisatie

Voorbereiden taakorganisatie Communicatie

Het hoofd taakorganisatie Communicatie prepareert de inzetopdrachten voor de processen

Analyse en advies en Pers- en publieksvoorlichting

Het hoofd taakorganisatie Communicatie formuleert op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de

Algemeen Commandant Bevolkingszorg (of de Officier van Dienst – Bevolkingszorg, na overleg met de

communicatieadviseur CoPI) en de beschikbare informatie, waaronder het totaalbeeld, een inzetopdracht per

benodigd communicatieproces, waarin de inrichting van de taakorganisatie in termen van samenstelling van het

team/de teams en de te hanteren hulpmiddelen is beschreven.

Hij activeert de bestaande samenwerkingsafspraken met ketenpartners en maakt werkafspraken met

sleutelfunctionarissen. Hij zorgt, op basis van een verzoek van de teamleider, voor de inzet van mensen en

middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Ondersteuning een aanvraag voor extra mensen en

middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).

Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten:

Kerntaak 1: Inrichten van de taakorganisatie Communicatie

Bijbehorende deeltaken van het hoofd taakorganisatie Communicatie:

- Bepalen, afhankelijk van de aard en omvang van het incident en de

(verwachte) informatiebehoefte, welke teams en functionarissen

ingezet dienen te worden

- Vertalen van inzetverzoek in inzetopdracht(en), toewijzen van

Informatieproduct(en)* als input:

- Totaalbeeld

- Inzetverzoek (strategisch

plan)

Informatieproduct(en) als output:

12

12

concrete taken en acties

- Regelen van (aanvullende) faciliteiten

- Regelen van herbezetting bij langdurige inzet

- Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en

procedures door de taakorganisatie

- Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de

eigen taakorganisatie

- Inzetopdracht

- Aanvraag extra mensen en

middelen

- Logboek

Hulpmiddelen**, waaronder:

- Taakkaarten/werkinstructie

- Checklists/formats

- Netwerkkaarten/telefoonlijsten

- Plannen/procedures/alarmeringslijsten

- Convenanten/overeenkomsten

- (Mobiel) internet met toegang tot LCMS2, social media en e-mail

- (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)

- E-mailaccounts

- Kantoor- en werkplekfaciliteiten

* Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig

uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of

procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen.

** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren.

Uitvoeren taakorganisatie Communicatie

Het hoofd taakorganisatie Communicatie geeft leiding aan de taakorganisatie Communicatie

Het hoofd taakorganisatie Communicatie geeft leiding aan de teamleiders Analyse en advies en Pers- en

publieksvoorlichting, en aan de communicatieadviseurs in CoPI, ROT en BT. Op basis van de inzetopdracht stellen de

teamleiders een inzetplan op.

Het hoofd taakorganisatie Communicatie ziet erop toe dat de informatie-uitwisseling binnen de taakorganisatie

Communicatie en met de andere taakorganisaties (mono- en multidisciplinair) optimaal verloopt. Daartoe informeert

hij de teamleiders en overige hoofden van taakorganisaties en rapporteert, informeert en adviseert hij aan de

Algemeen Commandant Bevolkingszorg over de uitvoering van de processen van de taakorganisatie Communicatie.

Zodra afwijkingen in de procesuitvoering hiertoe aanleiding geven, zorgt hij voor aanpassing van de inzetopdracht. Bij

beëindiging van de activiteiten start hij de afbouw van de taakorganisatie Communicatie. Dit houdt in dat overdracht

van producten, faciliteiten en logboek plaatsvindt aan de incidentgemeente en/of het proces Preparatie nafase.

De teamleiders leggen de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laten deze vastleggen).

Zo nodig wordt het functioneren van de taakorganisatie en/of de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd

taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo’n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op

verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan de evaluatie. De resultaten van de evaluatie worden, indien gewenst,

vastgelegd in een evaluatierapport.

2 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem

13

13


Kerntaak 2: Leiding geven aan de taakorganisatie Communicatie


- Leiding geven aan de medewerkers en communicatieadviseurs

binnen en buiten de taakorganisatie Communicatie, vanuit de visie

dat de maatschappelijke informatiebehoefte het uitgangspunt is van

waaruit de taakorganisatie werkt, en met de doelstelling:

informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving

- Strategische en tactische kaders en opdrachten vertalen in concrete

taken en acties, deze uitzetten binnen de taakorganisatie, voortgang

bewaken en waar nodig bijsturen

- Zorg dragen voor het afstemmen van werkzaamheden en

woordvoeringslijn met externe en interne partners

- Opstellen inzetopdracht ten behoeve van teamleiders

- Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en

procedures door de taakorganisatie

Informatieproduct(en) als input:

- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- (Aangepaste) inzetopdracht

Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren


- De Algemeen Commandant Bevolkingszorg en de andere hoofden

taakorganisatie informeren en adviseren over de voortgang van de

crisiscommunicatieoperatie

- Ontvangen van informatie vanuit de operationele en bestuurlijke lijn,

van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg en het hoofd

Informatie Bevolkingszorg

- Ontvangen van informatie vanuit de taakorganisatie

- Zorg dragen dat informatie wordt uitgewisseld (tussen de teamleider

Analyse en advies, de teamleider Pers- en publieksvoorlichting, en de

communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT) over het totaalbeeld en

het adviesrapport omgevingsanalyse

- Afspraken maken over de woordvoeringslijn, de ingezette

communicatiemiddelen, de te ontwikkelen producten en de

taakverdeling daarbij

- Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging

- Erop toezien dat de communicatie-inbreng correct wordt

overgenomen in LCMS


- Inzetopdracht

- Omgevingsanalyse

- Adviesrapport

omgevingsanalyse

- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie (van

teamleider naar HTo)


- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie (van

HTo [die de informatie

heeft ontvangen van de

teamleider] naar ACBz,

andere HTo’s, teamleiders,

communicatieadviseurs)

- Logboek

Kerntaak 4: Zorg dragen voor debriefing en nazorg van de medewerkers

binnen de taakorganisatie Communicatie


- Zorg dragen voor de debriefing van de taakorganisatie en de

communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT

- Oog hebben voor emotionele druk en werkdruk bij medewerkers

- Zo nodig evalueren van het optreden en zorgen voor opstellen

eindrapportage over / evaluatie van het proces

- Bij afschaling zorg dragen voor overdracht naar reguliere organisatie


- Evt. evaluatierapport

- Overdrachtsformulier voor

de nafase

14

14

Hulpmiddelen, waaronder:






- (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail


- E-mailaccounts


Sturing en terugkoppeling binnen taakorganisatie

Sturing en terugkoppeling in GRIP 1-situaties:

Bij kleinschalige multidisciplinaire inzetten (GRIP 1-incidenten) ligt de coördinatie van de pers- en publieksvoorlichting

bij de communicatieadviseur CoPI. De OvD-Bz kan, na overleg met de communicatieadviseur CoPI, een inzetverzoek

doen voor extra (gemeentelijke) medewerkers pers- en publieksvoorlichting. De aansturing van deze medewerkers

vindt functioneel plaats door de communicatieadviseur CoPI. Operationeel ligt de aansturing bij de OvD-Bz3.

Sturing en terugkoppeling in GRIP 2-situaties en verder:

Vanaf GRIP 2-incidenten, of na monodisciplinaire (asynchrone)4 opschaling, vindt de aansturing van de teamleider

plaats door het hoofd van de taakorganisatie, die op zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan)

van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De teamleider stuurt het onder hem vallende team aan. Schematisch:

3 Functionele leiding: het geven van richtlijnen en aanwijzingen vanuit een specifieke vakinhoudelijke verantwoordelijkheid.

Operationele leiding: het resultaatgericht aansturen van een concreet werkproces, met de bevoegdheid werkopdrachten te geven binnen bepaalde kaders. 4 Asynchrone opschaling van de taakorganisatie Communicatie kan plaatsvinden als de mediadruk of publieke perceptie daartoe

aanleiding geeft. In formele zin is er geen sprake van een 'crisis' of 'ramp', maar de maatschappelijke impact is zodanig dat onder (delen van) de bevolking een informatiebehoefte ontstaat. De omvang van de taakorganisatie Communicatie hangt direct samen met de benodigde hoeveelheid menskracht. Die inschatting moet worden gemaakt in een samenspraak tussen de burgemeester en de communicatiefunctionaris van de getroffen gemeente.

ACBz

HTo

Teamleider

Inzetverzoek (strategisch plan)

Inzetopdracht per proces

Inzetplan voor het proces

Voortgangs- en afwijkingsinformatie ter informatie

Inzetplan ter vaststelling

Beschikbare informatie, waaronder totaalbeeld

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/professionele-eigenschappen/resultaatgericht

15

15

Sturing van taakorganisatie in multidisciplinair verband

De Algemeen Commandant Bevolkingszorg staat onder leiding van de operationeel leider.

De adviseur in het CoPI ontvangt operationele leiding van de leider CoPI en functionele leiding van het hoofd

taakorganisatie Communicatie.

De adviseur in het ROT ontvangt operationele leiding van de operationeel leider en functionele leiding van het hoofd

taakorganisatie Communicatie.

De adviseur in het beleidsteam ontvangt operationele leiding van de voorzitter van het beleidsteam en functionele

leiding van het hoofd taakorganisatie Communicatie.

Afstemming en samenwerking

- Monodisciplinair:

De taakorganisatie Communicatie werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle andere

taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden taakorganisatie (stafsectie

Bevolkingszorg).

- Multidisciplinair:

Afstemming: Er wordt via de ROT-adviseur multidisciplinair (tactisch) afgestemd met de hulpdiensten en

overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit vindt plaats in

het regionaal operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het regionaal

operationeel team nodig is, kan door onderling contact tussen de secties plaatsvinden (via het HTo).

Daarnaast vindt multidisciplinaire (operationele) afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.

Voor de taakorganisatie Communicatie geldt, dat afstemming met hulpdiensten en overige crisispartners op

alle niveaus plaatsvindt.

Samenwerking: Er wordt op alle niveaus multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met hulpdiensten en

overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit betreft onder

andere Openbaar Ministerie, Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. Afstemming

vindt plaats in het regionaal operationeel team.

16

16

Communicatie

Proces: Analyse en advies

Positionering van proces in structuur

Doel van proces

Opstellen van een omgevingsanalyse en een adviesrapport omgevingsanalyse, naar aanleiding van het

omgevingsbeeld, op basis waarvan communicatiemiddelen en –activiteiten kunnen worden ontwikkeld

(geproduceerd) en ingezet.

Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die

garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten5 na alarmering, het betreffende

proces kan worden gestart.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde

voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ heeft afspraken gemaakt met externe partijen.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van

capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het

betreffende proces.

- De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol

naar behoren uit te voeren.

Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces

Het team Analyse en advies beschikt over:

- toegang tot radio en televisie in de werkruimte (niet alleen via internet);

- onbelemmerde toegang tot (mobiel) internet, social media en e-mail;

- onbelemmerde toegang tot (mobiele) ICT-voorzieningen;

- onbelemmerde toegang tot LCMS;

- gedrukte media.

5 Conform artikel 2.3.1, onder f, van het Besluit Veiligheidsregio's dient het hoofd taakorganisatie Communicatie binnen 30

minuten te starten met de werkzaamheden. Voor de sectie Bevolkingszorg (waaronder communicatie) geldt een tijdspanne van 90

minuten. Natuurlijk is het wenselijk om zo snel mogelijk te starten met de werkzaamheden.

17

17

Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten van proces

Voorbereiden analyse en advies

De teamleider Analyse en advies bereidt aan de hand van de inzetopdracht Analyse en advies het proces Analyse

en advies voor

De inzetopdracht Analyse en advies vraagt om de inzet van het team Analyse en advies. De teamleider Analyse en

advies is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan.

De teamleider Analyse en advies vormt zich op basis van het totaalbeeld een beeld van de aard en omvang van het

incident en de (verwachte) maatschappelijke impact en informatiebehoefte. Hij zorgt voor de inzet van mensen en

middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en




Kerntaak 1: Inrichten van het team Analyse en advies

Bijbehorende deeltaken en functionarissen:


- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Analyse en advies


middelen

- Logboek

- Vertalen van de inzetopdracht in een inzetplan

Analyse en advies

TL A&A

- Bepalen samenstelling en bezettingsgraad team TL A&A

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL A&A

- Toewijzen van taken TL A&A

- Regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen

en middelen

TL A&A

- Regelen van het bijhouden van een

logboek/verslaglegging in het eigen team

TL A&A









- E-mailaccounts


- Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media





18

18

Uitvoeren analyse en advies

De teamleider Analyse en advies stuurt de communicatiemedewerkers aan, die verantwoordelijk zijn

voor het opstellen van de omgevingsanalyse en het adviesrapport omgevingsanalyse

Aan de hand van het inzetplan Analyse en advies kan worden gestart met de uitvoering van het proces Analyse en

advies, onder leiding van de teamleider Analyse en advies. De omgevingsanalist ontvangt van de teamleider Analyse

en advies de opdracht een omgevingsanalyse van 'de buitenwereld' te leveren. Vervolgens ontvangen de

communicatieadviseurs van de teamleider Analyse en advies de opdracht om het totaalbeeld (LCMS) en de

omgevingsanalyse te vertalen in een adviesrapport omgevingsanalyse aan het hoofd taakorganisatie Communicatie.

De teamleider Analyse en advies draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het

team en met de taakorganisatie. Ook stemt hij het adviesrapport omgevingsanalyse af met het hoofd taakorganisatie

Communicatie en de teamleider Pers- en publieksvoorlichting.

Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door de teamleider medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie

Communicatie, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de

inzetopdracht. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra

mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

De teamleider legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).

Zo nodig wordt de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en

intensiteit van zo’n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan

die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm.


Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Analyse en advies



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL A&A

- Bepalen van de frequentie, scope en doelstelling

van de analyses en adviezen

TL A&A

- Bewaken van de voortgang van het proces; waar

nodig bijsturen

TL A&A

- Zorg dragen voor het hanteren van relevante

regels, plannen en procedures door het team

TL A&A

- Bewaken van het welzijn van de medewerkers in

het team

TL A&A

- Zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van

extra mensen en middelen

TL A&A




- Inzetplan


- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie

- Het hoofd taakorganisatie Communicatie

informeren en adviseren over voortgang,

productie en eventuele afwijkingen in de

procesuitvoering

TL A&A

19

19

- Zorgen dat binnen het team iedereen op de

hoogte is van voortgang, productie, prioriteiten

en effectiviteit

TL A&A - Logboek

- Afstemmen met hoofd taakorganisatie

Communicatie, teamleider Pers- en

publieksvoorlichting, communicatieadviseur ROT

en communicatieadviseur BT

TL A&A

- (Laten) bijhouden van een


TL A&A

Medewerkers

A&A

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Analyse en advies



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Q&A’s


- Omgevingsanalyse

- Adviesrapport

omgevingsanalyse

- Opstellen (en monitoren) van een

omgevingsanalyse, mede op basis van het

totaalbeeld, het (online) mediabeeld (toon,

sfeer, gedrag, vragen, geruchten, onjuistheden,

tegenstrijdigheden, onzekerheden, angsten,

trends, (voorgenomen) activiteiten en

ontwikkelingen), pers- en publieksvragen (FAQ’s)

en websites van stakeholders

Omgevingsanalist

- Opstellen van een adviesrapport

omgevingsanalyse

Communicatie-

adviseur

Kerntaak 5: Afronden van het proces



- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport

- Geven van een inhoudelijke overdracht (door de

teamleider aan het hoofd taakorganisatie), ten

behoeve van de nafase

TL A&A

- Zo nodig op verzoek van het hoofd

taakorganisatie een bijdrage leveren aan de

evaluatie van de uitvoering van het proces, in de

overeengekomen (evaluatie)vorm

TL A&A









- E-mailaccounts


- Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media

20

20

Monodisciplinaire afstemming en samenwerking

In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau. Daarnaast kan monodisciplinaire afstemming en samenwerking

plaatsvinden met de communicatieadviseur CoPI, ROT en BT. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS,

telefonisch, per mail of face-to-face.

Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus

niet een uitputtend overzicht.

Tussen proces Analyse en advies en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- De geregistreerde informatiebehoefte (omgevingsanalyse) vormt de input voor een gerichte

communicatieaanpak. Deze wordt door de communicatieadviseur A&A uitgewerkt in het adviesrapport

omgevingsanalyse. De informatiebehoefte wordt mede bepaald op basis van veelgestelde publieks- en

persvragen. Deze FAQ’s worden niet alleen onttrokken aan social media en traditionele media, maar ook aan

interne en externe front offices (zoals het gemeenteloket), informatie- en opvangcentra, websites en het

publieksinformatienummer, die alle onder regie staan van het team Pers- en publieksvoorlichting. De FAQ’s

worden door dit team verzameld en doorgegeven aan het team Analyse en advies.

Tussen proces Analyse en advies, proces Pers- en publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT:

- Het adviesrapport omgevingsanalyse (van het proces Analyse en advies) bevat de (geactualiseerde)

communicatieaanpak. Ze vormt het productiekader voor de producten en diensten van het team Pers- en

publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT. Het adviesrapport omgevingsanalyse

geeft een gerichte aanpak voor:

o doelen doelgroepaccenten;

o op te stellen pers- en publieksberichten;

o keuze van communicatiemiddelen en -kanalen;

o woordvoeringslijnen;

o gewenste bijdrage(n) van ‘het boegbeeld’;

o organisatie, locatie en timing van publieks- en mediaoptreden.

- Het proces Analyse en advies kan (door te monitoren) zien of de uitvoering van de communicatieaanpak tot

het gewenste effect leidt of dat aanpassing nodig is. De voortgangs- en afwijkingsinformatie is onderdeel van

het periodiek te actualiseren adviesrapport omgevingsanalyse.

Tussen proces Analyse en advies en proces Preparatie nafase:

- Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie

Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces

Analyse en advies), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Multidisciplinaire afstemming en samenwerking

Niet van toepassing.

21

21

Communicatie

Proces: Pers- en publieksvoorlichting


Doel van proces

Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte, door het leveren van communicatieproducten en -diensten.



garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende







betreffende proces.




Het team Pers- en publieksvoorlichting beschikt over:

- toegang tot radio en televisie in de werkruimte (niet alleen via internet);

- onbelemmerde toegang tot (mobiel) internet, social media en e-mail;

- onbelemmerde toegang tot (mobiele) ICT-voorzieningen;

- mobiele ICT-voorzieningen voor pers- en publieksvoorlichters op locatie (informatie- en opvangcentra)

- een herkenbaar, veilig, toegankelijk en op grote bezoekersaantallen berekend (lokaal of regionaal)

internetdomein voor het verspreiden van actuele publieksinformatie;

- regionale faciliteiten om NL-Alert ‘maatwerkberichten’ te versturen;

- faciliteiten voor het inrichten van een lokaal of regionaal publieksinformatienummer;

- faciliteiten voor het inrichten van een lokaal of regionaal persinformatienummer.

De producties van het team Pers- en publieksvoorlichting stimuleren (zelf)redzaamheid.

22

22


Voorbereiden pers- en publieksvoorlichting

De teamleider Pers- en publieksvoorlichting bereidt aan de hand van de inzetopdracht Pers- en publieksvoorlichting de pers- en publieksvoorlichting voor

De inzetopdracht Pers- en publieksvoorlichting vraagt om de inzet van pers- en publieksvoorlichting. De teamleider

Pers- en publieksvoorlichting is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe

maakt hij een inzetplan. Hij analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop pers- en

publieksvoorlichting gerealiseerd kunnen worden. Daarbij maakt hij gebruik van checklists, die al in de

preparatiefase zijn gemaakt. De teamleider Pers- en publieksvoorlichting vormt zich, mede op basis van het

totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse (op basis van de omgevingsanalyse), een beeld van de aard en

omvang van het incident, de (verwachte) maatschappelijke impact en informatiebehoefte. Hij zorgt voor de inzet

van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor

extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Pers- en publieksvoorlichting



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht

- Omgevingsanalyse

- Adviesrapport

omgevingsanalyse


- Inzetplan Pers- en

publieksvoorlichting


middelen

- Logboek


Pers- en publieksvoorlichting

TL P&P

- Bepalen van de samenstelling en bezettingsgraad

van het team

TL P&P

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL P&P

- Toewijzen van taken TL P&P


en middelen

TL P&P



TL P&P









- E-mailaccounts


23

23





Uitvoeren pers- en publieksvoorlichting

De teamleider Pers- en publieksvoorlichting stuurt de communicatiemedewerkers aan, die verantwoordelijk zijn

voor de uitvoering van de pers- en publieksvoorlichting

Aan de hand van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting, het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse

van het team Analyse & Advies, ontvangen de pers- en publieksvoorlichters de opdracht van de teamleider Pers- en

publieksvoorlichting, om communicatiemiddelen voor te bereiden en uit te voeren. Dit betreft onder andere pers- en

publieksberichten, Q&A’s en persstatements.

Terwijl de pers- en publieksvoorlichters vervolgens actief informatie aan pers en publiek verstrekken, zorgt de

teamleider Pers- en publieksvoorlichting voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het

team en met de taakorganisatie. Ook zorgt hij voor afstemming met publieks- en persvoorlichters op locatie, externe

callcentra en de teamleider Analyse en advies. Gedurende de periode dat pers- en publieksvoorlichting wordt

uitgevoerd, verstrekt de teamleider Pers- en publieksvoorlichting informatie aan het hoofd taakorganisatie

Communicatie over de voortgang van de uitvoering.

Ook eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Communicatie, met

behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht.

Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en







Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Pers- en publieksvoorlichting



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Omgevingsanalyse

- Adviesrapport

omgevingsanalyse



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL P&P

- Bepalen welke communicatiemiddelen worden

ingezet

TL P&P

- Bewaken van de voortgang van het proces; waar

nodig bijsturen

TL P&P



TL P&P


het team

TL P&P

24

24



TL P&P




- Inzetplan


- Voortgangs- en


- Logboek

- Het hoofd taakorganisatie Communicatie

informeren en adviseren over voortgang,


procesuitvoering

TL P&P



en effectiviteit

TL P&P

- Afstemmen met hoofd taakorganisatie

Communicatie en teamleider Analyse en advies

TL P&P



TL P&P

Medewerkers

P&P

- Erop toezien dat de communicatie-inbreng

correct wordt overgenomen in LCMS

TL P&P

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Omgevingsanalyse

- Adviesrapport

omgevingsanalyse


- Pers- en publieksberichten

- Q&A’s

- Persstatement

- Opstellen van pers- en publieksberichten en

verspreiden door middel van beschikbare

communicatiemiddelen

Medewerkers

P&P

- Opstellen van Q&A-scripts op basis van FAQ’s en

beschikbare (proces)informatie

Medewerkers

P&P

- Organiseren van publieksvoorlichting op locatie

(zoals informatie- en opvangcentra) en via

(externe) front offices (gemeenteloket,

publieksinformatienummer en calamiteiten-

website)

Medewerkers

P&P

- Opstellen van persstatement voor

persbijeenkomst/persconferentie

Medewerkers

P&P

- Organiseren van persconferentie Medewerkers

P&P

- Begeleiden (desgevraagd) van autoriteiten

tijdens contacten met de media en het publiek

Medewerkers

P&P

- Uitvoeren woordvoering bij persvragen Medewerkers

P&P




- Evt. bijdrage aan

25

25




TL P&P evaluatierapport





TL P&P









- E-mailaccounts



In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau. Daarnaast kan monodisciplinaire afstemming en samenwerking

plaatsvinden met de communicatieadviseur CoPI, ROT en BT. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS,

telefonisch, per mail of face-to-face.



Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting, proces Analyse en advies en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT:

- Het adviesrapport omgevingsanalyse (van het proces Analyse en advies) bevat de (geactualiseerde)

communicatieaanpak. Ze vormt het productiekader voor de producten en diensten van het team Pers- en

publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT. Het adviesrapport omgevingsanalyse

geeft een gerichte aanpak voor:

o doelen doelgroepaccenten;

o op te stellen pers- en publieksberichten;

o keuze van communicatiemiddelen en -kanalen;

o woordvoeringslijnen;

o gewenste bijdrage(n) van ‘het boegbeeld’;

o organisatie, locatie en timing van publieks- en mediaoptreden.

- Het proces Analyse en advies kan (door te monitoren) zien of de uitvoering van de communicatieaanpak tot

het gewenste effect leidt of dat aanpassing nodig is. De voortgangs- en afwijkingsinformatie is onderdeel van

het periodiek te actualiseren adviesrapport omgevingsanalyse.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Opvang:

- Op de opvanglocatie geeft een publieksvoorlichter informatie aan gedupeerden (de publieksvoorlichter op de

opvanglocatie werkt samen met de leider opvanglocatie).

26

26

- Op de opvanglocatie kan een persvoorlichter de aanwezige pers te woord staan.

- Pers- en publieksvoorlichters zijn ‘ogen en oren’ in de opvanglocatie: zij melden specifieke

informatiebehoeften aan het team Pers- en publieksvoorlichting en zorgen dat FAQ’s worden beantwoord via

Q&A’s.

- Een verzoek voor een persvoorlichter en/of een publieksvoorlichter op de opvanglocatie wordt gedaan door

de teamleider Opvang, aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting.

- Vanuit het proces Opvang wordt de opvanglocatie (plus eventueel het adres) gemeld aan het proces Pers- en

publieksvoorlichting. Het proces Pers- en publieksvoorlichting kan deze informatie communiceren via de tot

haar beschikking staande communicatiemiddelen, zoals website, Twitter en calamiteitenzender.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Voorzien in primaire levensbehoeften:

- Als vanuit het proces Voorzien in primaire levensbehoeften goederen of diensten worden verstrekt, dan moet

hierover gecommuniceerd worden via het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het gaat dan om informatie

over bijvoorbeeld te leveren goederen/diensten, distributiepunten en tijdstippen. Het proces Voorzien in

primaire levensbehoeften levert deze informatie aan het proces Pers- en publieksvoorlichting, die op basis

hiervan pers- en publieksberichten opstelt en publiceert via de beschikbare communicatiemiddelen en via de

publieksvoorlichter Opvanglocatie.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bijzondere uitvaartzorg:

- Het proces Bijzondere uitvaartzorg levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over

bijvoorbeeld herdenkingsdiensten en stille tochten.

- Het proces Pers- en publieksvoorlichting ondersteunt het proces Bijzondere uitvaartzorg door:

o het leveren van pers- en publieksvoorlichters bij de activiteiten;

o het opstellen en verspreiden van pers- en publieksberichten;

o het volgen van een communicatieaanpak, die voor dit doel wordt bepaald door het team Analyse en

advies, met het accent op informatie verstrekken en betekenis geven.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Verplaatsen mens en dier:

- Het proces Verplaatsen mens en dier levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over

opstaplocatie en nadere instructies, voor de op te stellen pers- en publieksberichten.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Milieubeheer:

- Het proces Milieubeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van milieuschade door burgers en bedrijven;

o de door de overheid genomen of te nemen milieumaatregelen.

- Als bij de bevolking vragen leven over het milieuproces, dan kan het proces Milieubeheer zorg dragen voor

antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en

publieksvoorlichting.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Ruimtebeheer:

- Het proces Ruimtebeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van schade aan de openbare ruimte;

o de door de overheid genomen of te nemen maatregelen.

27

27

- Als bij de bevolking vragen leven over het ruimteproces (bijvoorbeeld over het afsluiten van wegen), dan kan

het proces Ruimtebeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden

opgesteld en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bouwbeheer:

- Het proces Bouwbeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van vervolgschade aan gebouwen;


- Als bij de bevolking vragen leven over het bouwproces (bijvoorbeeld de toegankelijkheid van gebouwen), dan

kan het proces Bouwbeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden


Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting

informatie over bijvoorbeeld noodverordeningen, noodbevelen en overige bestuurlijke zaken die van belang

zijn voor de te volgen gedragslijn door het publiek (schadebeperking).

- Deze informatie wordt door het proces Pers- en publieksvoorlichting verwerkt in pers- en publieksberichten

en verspreid via beschikbare of aangewezen communicatiemiddelen.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Preparatie nafase:

- Het proces Preparatie nafase levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over het

informatie- en adviescentrum en alle andere activiteiten in de nafase.

- Pers- en publieksvoorlichting is geborgd binnen het informatie- en adviescentrum.



Pers- en publieksvoorlichting), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Registratie slachtoffers:

- Het proces Registratie slachtoffers (‘CRIB’) levert via de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aan het

proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o waar (bij welke front office) verwanten en getroffenen6 zich kunnen melden (verwanteninformatie-

nummer, locatie of website);

o hoeveel getroffenen inmiddels zijn geregistreerd.

- Het proces Pers- en publieksvoorlichting neemt deze informatie op in de pers- en publieksberichten. Daarin

wordt/worden:

o zelfredzame betrokkenen/getroffenen gestimuleerd zelf actief contact te zoeken met (de

contactpersoon van) hun verwanten;

o verwanten gestimuleerd zelf actief contact te zoeken met hun betrokken/getroffen familielid/kennis;

o verwanten geïnformeerd over doel, doelgroep (verminderd-zelfredzamen) en proces van registreren

en informeren;

o uitgelegd hoe zelfredzame betrokkenen/getroffenen waar nodig worden gefaciliteerd om in contact

te komen met hun verwanten.

6 In lijn met de commissie Bruinooge wordt hier gesproken over ‘getroffenen’, waar voorheen over ‘slachtoffers’ werd gesproken.

Dit past in de landelijke discussie over veerkracht en zelfredzaamheid.

28

28

- Het proces Pers- en publieksvoorlichting zorgt ervoor dat ‘het boegbeeld’ (als onderdeel van de duiding)

uitlegt hoe het proces ‘informeren van verwanten’ is georganiseerd, en welke problematiek dit met zich

meebrengt (waaronder zorgvuldigheid versus snelheid).

Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Registratie schade:

- Het proces Registratie schade (‘CRAS’) levert (eventueel via Stichting Salvage) aan het proces Pers- en

publieksvoorlichting informatie over:

o het totale schadebeeld;

o waar gedupeerden onverzekerbare of verzekerbare schade kunnen melden: bij hun verzekeraar of

elders.

- Als bij gedupeerden vragen leven over het schadeproces, dan kan het proces Registratie schade (eventueel

i.s.m. Stichting Salvage) zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden opgesteld

en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting.


Er wordt multidisciplinair in de uitvoering afgestemd en samengewerkt met betrokken hulpdiensten, lokale/

regionale/ nationale overheden en overige betrokken crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie

naar pers en publiek. Dit betreft onder andere Openbaar Ministerie, Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties

en bedrijfsleven. Afstemming vindt formeel plaats in het regionaal operationeel team. Informeel kunnen producten op

procesniveau worden afgestemd (bijvoorbeeld gezamenlijk opstellen Q&A’s en pers- en publieksberichten).

29

29

Publieke zorg

Het functioneren van de taakorganisatie Publieke zorg



Tijdelijk voorzien in de basisbehoeften van getroffenen (mensen en dieren) ten tijde van een (dreigende) ramp of

crisis. Tevens wordt, op basis van behoeften van bevolking en hulpdiensten, de bijzondere uitvaartzorg gefaciliteerd of

mede georganiseerd.



inzet van de taakorganisatie Publieke zorg, waardoor de eerste activiteiten binnen 60 minuten na alarmering

kunnen starten.

- De taakorganisatie Publieke zorg kent een bestuurlijk gemandateerde handelingsvrijheid voor mensen,

middelen en producten van de taakorganisatie.


functionarissen binnen de taakorganisatie Publieke zorg.

- Er zijn voldoende (technische) hulpmiddelen en faciliteiten ter beschikking.

30

30



In geval van kleinschalige multidisciplinaire inzetten (GRIP 1-incidenten) vindt de aansturing van de teamleider plaats

door de OvD – Bevolkingszorg. De teamleider stuurt op zijn beurt het betreffende team aan.


Vanaf GRIP 2-incidenten vindt de aansturing van de teamleider plaats door het hoofd van de taakorganisatie, die op

zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De

teamleider stuurt het onder hem vallende team aan.



ACBz

HTo

Teamleider Inzetverzoek (strategisch plan)






OvD-Bz

Teamleider





31

31


- Monodisciplinair:

De taakorganisatie Publieke zorg werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle andere

taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden taakorganisatie.


Afstemming: Er wordt via de Algemeen Commandant Bevolkingszorg multidisciplinair afgestemd met de

hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van publieke zorg. Dit vindt plaats in het

regionaal operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het regionaal


Daarnaast vindt multidisciplinaire afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.

Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het ROT multidisciplinair in de uitvoering

samengewerkt met hulpdiensten, crisispartners en overige betrokkenen, onder andere Openbaar Ministerie,

Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven.

32

32

Publieke zorg

Proces: Opvang


Doel van proces

Voorzien in tijdelijke opvang en basale verzorging (zoals ontbijt/lunch/avondeten en zo nodig een overnachtingsplek)

van getroffenen op een veilige locatie.










betreffende proces.




- ‘Tijdelijke opvang’ dient te worden begrepen als een - meestal - acuut ontstane opvangsituatie, die niet

bedoeld is om langer te duren dan strikt noodzakelijk. Zodra een verblijf beschikbaar is dat meer is

toegesneden op de individuele noden en behoeften (waaronder terugkeer naar het eigen woonadres of

vervangende woonruimte), wordt de opvang beëindigd.

- Het proces Opvang richt zich op de opvang van niet-medisch-geïndiceerde en (indien nodig) T3-geïndiceerde

getroffenen, dieren en/of eventueel andere betrokkenen (verwanten, getuigen e.a.). Het GHOR-proces Triage

(taakorganisatie Spoedeisende medische hulpverlening) voorziet in de medische indicatie van de getroffen

doelgroep. Binnen de groep niet-medisch-geïndiceerden richt het proces Opvang zich met name op de niet-

of verminderd-zelfredzamen en het vanuit de opvangsituatie (waar mogelijk) faciliteren van het herstel van

zelfredzaamheid.

- Afbakening: de eerste opvang (verzamelplaats) bij acute ontruiming komt doorgaans voor rekening van de

parate diensten; snelle overname door het proces Opvang is gewenst, in verband met andere prioriteiten van

de parate diensten.

33

33

- Het proces Opvang verzorgt tijdelijke opvang en het basale verzorgingsniveau (zoals ontbijt/lunch/avondeten

en zo nodig een overnachtingsplek) in opvangcentra. Een hoger verzorgingsniveau (bijvoorbeeld ook kleding

en financiële middelen) en vervangende woonruimte valt in eerste instantie onder het proces Voorzien in

primaire levensbehoeften, maar kan desgewenst en indien de situatie dit toelaat ook geregeld worden door

het team Opvang.


Onderstaande procesfasen gaan uit van de warme fase, d.w.z. een situatie waarin daadwerkelijke uitvoering van het

proces Opvang aan de orde is.

Voorbereiden opvang

De teamleider Opvang en de leider opvanglocatie bereiden aan de hand van de inzetopdracht Opvang de opvang

voor

De inzetopdracht Opvang vraagt om de opvang van mensen (en/of dieren). De teamleider Opvang is de aangewezen

verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe vertaalt hij de inzetopdracht, mede op grond van

het totaalbeeld, in een inzetplan. Aan de hand van de inzetopdracht en de verdere informatie die de teamleider

Opvang ontvangt van het hoofd taakorganisatie Publieke zorg of de OvD – Bevolkingszorg, vormt hij zich een beeld

van de aard en omvang van het incident en maakt hij een inschatting van de opvangbehoefte. Hij analyseert de

situatie en bepaalt de eerste stappen die nodig zijn om de opvang te realiseren. Hiertoe gebruikt hij de checklists en

overzichtslijsten met onder andere locaties, andere middelen en externe partijen. Deze overzichten zijn opgesteld in

de preparatiefase en worden voortdurend geactualiseerd. Uiteindelijk bepaalt de teamleider Opvang de aard en de

omvang van de in te zetten hoeveelheid mensen en middelen en de opvanglocatie(s), in samenspraak met de

leider(s) opvanglocatie. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra

mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

De teamleider Opvang zorgt er ook voor dat hijzelf (met zijn team) kan beschikken over een passende werkplek en

bijbehorende faciliteiten (de back office Opvang). In zijn team bevinden zich in elk geval een logboekschrijver en een

algemeen assistent.

De teamleider Opvang geeft per opvanglocatie een leider opvanglocatie opdracht de opvanglocatie voor te bereiden

met de hiervoor benodigde mensen en middelen. De leider opvanglocatie informeert de teamleider over de

voortgang. Nadat de voorbereidingen zijn afgerond – en voor zover nodig ook tijdens de voorbereidingen –

rapporteert de teamleider Opvang aan het hoofd Publieke zorg of de OvD – Bevolkingszorg dat de opvanglocatie(s)

gereed is/zijn. De teamleider Opvang en leiders opvanglocatie zorgen voor het vastleggen van de ondernomen

activiteiten in een logboek.


Kerntaak 1: Inrichten

Op te splitsen in:

Kerntaak 1a: Inrichten van de back office Opvang bij de start van de opvang

Kerntaak 1b: Inrichten van de opvanglocatie(s) bij de start van de opvang


- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


34

34

Kerntaak 1a: Inrichten van de back office Opvang bij de start van de opvang


- Inzetplan Opvang


middelen

- Logboek

- Opstellen van het inzetplan Opvang, op basis van

de inzetopdracht en het totaalbeeld:

o Analyseren van de informatie (in elk

geval inzetopdracht en totaalbeeld)

o Inschatten van de aard van de

doelgroep op te vangen mensen en/of

dieren

o Inschatten verwachte tijdsduur opvang,

wel/niet overnachten

o Inschatten van de zorgbehoefte en

bepalen zorgniveau

o Kiezen type opvanglocatie en bepalen

(voorkeurs)locatie(s) voor opvang

o Bepalen locatie back office (wel/niet in

opvangcentrum)

TL Opvang, evt.

met hulp van

medewerkers

back office

Opvang


van de back office en de opvanglocatie

TL Opvang

- Alarmeren

o Raadplegen alarmeringslijst

o Formuleren alarmeringsboodschap(pen)

met o.a. informatie over aard incident,

veiligheidsaspecten, opkomstlocatie en

aanrijroute

o (Laten) alarmeren leider(s)

opvanglocatie(s)

o (Laten) alarmeren sleutelhouder(s)

opvanglocatie(s) (= locatie-beheerders)

o (Laten) alarmeren medewerkers back

office

o (Laten) alarmeren medewerkers

opvanglocatie(s)

o Afhankelijk van de ingeschatte eerste

zorgbehoefte en in overleg met de

leider opvanglocatie: alarmeren / om

assistentie vragen van interne en

externe partners (bijvoorbeeld NRK,

GHOR/GGD, verbindingen, logistiek,

catering)

TL Opvang

- Toewijzen van taken TL Opvang

- Regelen van (aanvullende) faciliteiten voor de

back office, waar nodig met aanvraag extra

mensen en middelen

TL Opvang

35

35



TL Opvang

Medewerkers

back office

Opvang

Kerntaak 1b: Inrichten van de opvanglocatie(s) bij de start van de opvang


- In overleg met de teamleider Opvang bepalen en

inrichten van de organisatie op de opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Toewijzen van taken op de opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Bepalen van de fysieke inrichting van de

opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Regelen van (aanvullende) faciliteiten voor de

opvanglocatie via de back office, waar nodig met

aanvraag extra mensen en middelen

Leider

opvanglocatie



Leider of

medewerkers

opvanglocatie







- ICT en communicatiemiddelen

- E-mailaccounts






Uitvoeren opvang

Het team Opvang voert de opvang uit, onder leiding van de teamleider Opvang

Aan de hand van het inzetplan Opvang, alsmede het totaalbeeld, kan worden gestart met de uitvoering van het

proces Opvang. De teamleider Opvang draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling

binnen het team en met de taakorganisatie.

De leider opvanglocatie ontvangt van de teamleider Opvang de opdracht om de opvanglocatie open te stellen, te

bemensen en in te richten. De leider opvanglocatie zet hiertoe het team Opvang in, en maakt gebruik van checklists

en vragenlijsten die in de preparatiefase tot stand zijn gekomen en voortdurend worden geactualiseerd.

36

36

Afhankelijk van aard en omvang van het incident en van het aantal (verwachte) getroffenen op de opvanglocatie,

bepaalt de leider opvanglocatie de indeling en structuur van het team Opvang. Waar nodig wijst de leider

opvanglocatie groepsleiders of coördinatoren aan, voor bepaalde taken op de opvanglocatie.

De leider opvanglocatie omringt zich naar behoefte met een aantal directe medewerkers (bijvoorbeeld

logboekschrijver, telefonist, algemeen assistent). Tevens bepaalt hij de overlegstructuur en -frequentie, tussen alle

betrokken groepsleiders en coördinatoren (ook die van externe partijen) die op de opvanglocatie werkzaam zijn.

Wanneer de opvanglocatie gereed is, meldt de leider opvanglocatie dit onmiddellijk aan de teamleider Opvang. Op

de opvanglocatie worden de taken gericht op het realiseren van de tijdelijke opvang en basale verzorging uitgevoerd.

De back office Opvang ondersteunt en faciliteert de opvanglocatie. Komt de leider opvanglocatie tot de conclusie dat

bepaalde voorzieningen of faciliteiten, die niet aanwezig zijn op de opvanglocatie, op korte of langere termijn nodig

zijn, dan dient hij een gemotiveerd verzoek hiertoe in bij de teamleider Opvang.

De leider opvanglocatie rapporteert periodiek – afhankelijk van de situatie – aan de teamleider Opvang. Met deze

overlegt hij ook over de voortgang van de opvang. Tevens bepaalt de leider opvanglocatie het aflossingsschema voor

zijn medewerkers op de opvanglocatie. Waar nodig, overlegt de leider opvanglocatie met de teamleider Opvang over

de inzet van medewerkers uit andere processen of van externe partijen.

Is beëindiging van de opvang in zicht, dan bereidt de leider opvanglocatie samen met zijn team de afbouw voor.

Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door de teamleider Opvang medegedeeld aan het hoofd

taakorganisatie Publieke zorg, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot

aanpassing van de inzetopdracht. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een

aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

Alle activiteiten en besluiten die op de opvanglocatie worden genomen/uitgevoerd, worden vastgelegd in het

logboek. De leider opvanglocatie is hiervoor verantwoordelijk.

Zo nodig wordt de uitvoering van het proces op passende wijze met de betrokkenen geëvalueerd.


Kerntaak 2: Leiding geven

Op te splitsen in:

Kerntaak 2a: Leiding geven aan de back office Opvang

Kerntaak 2b: Leiding geven aan het team op een opvanglocatie; afhankelijk

van de grootte van de hulpvraag te splitsen in leiding:

- door de leider opvanglocatie (multidisciplinair)

- door de groepsleiders (monodisciplinair)


- Totaalbeeld

- Inzetplan


- Aanvraag extra mensen

en middelen

Kerntaak 2a: Leiding geven aan de back office Opvang


- Vertalen inzetplan in concrete acties en taken in

de back office

TL Opvang

- Opdrachten geven tot het uitvoeren van de

opvang, o.a.:

o Waar?

o Hoe lang?

o Hoeveel?

o Welk zorgniveau?

TL Opvang

37

37



TL Opvang

- Bewaken van de veiligheid en het welzijn van de

medewerkers in het team

TL Opvang

- Bewaken van de voortgang van het proces

Opvang en zo nodig bijsturen

TL Opvang

- Erop toezien dat het team gedurende het

incident over de benodigde mensen en middelen

kan beschikken; zo nodig zorg dragen voor het

aanvragen van extra mensen en middelen en/of

zorg dragen voor tijdige aflossing van de

ingezette medewerkers

TL Opvang

Kerntaak 2b: Leiding geven aan het team op een opvanglocatie;

afhankelijk van de grootte van de hulpvraag te splitsen in

leiding:

- door de leider opvanglocatie (multidisciplinair)

- door de groepsleiders (monodisciplinair)


- Vertalen inzetplan in concrete acties en taken op

de opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Opdrachten geven tot het uitvoeren van de

opvang, o.a.:

o Groep(en) samenstellen en taken

verdelen, incl. afspraken met externe

partijen

o Zo nodig groepsleiders aanwijzen

o Waarnemer/observator aanwijzen

o Werkplekken/ruimtes voor

medewerkers en getroffenen bepalen

o Huisregels bepalen

Leider

opvanglocatie



Leider

opvanglocatie

Groepsleider

- Bewaken van de veiligheid en het welzijn van

allen die op de opvanglocatie werkzaam zijn en

de opgevangen doelgroep

Leider

opvanglocatie

Groepsleider


Opvang op de opvanglocatie (hiertoe ook fysieke

inrichting opvanglocatie checken en toetsen aan

eerste zorgbehoefte); zo nodig bijsturen

Leider

opvanglocatie

Groepsleider





Leider

opvanglocatie

Groepsleider

38

38


ingezette medewerkers via de back office


Schematisch verloopt de informatieoverdracht als volgt:

TL Opvang ↔ Leider opvanglocatie ↔ Groepsleider(s)



- Inzetplan


- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie (incl.

bericht ‘Gereed voor

opvang’)

- Logboek

- Informeren/adviseren van de leider

opvanglocatie over de voortgang, productie en

eventuele afwijkingen in de procesuitvoering ten

opzichte van het inzetplan

Groepsleider

- Informeren/adviseren van de teamleider Opvang

over de voortgang, productie en eventuele

afwijkingen in de procesuitvoering ten opzichte

van het inzetplan

Leider

opvanglocatie

- Informeren/adviseren van het hoofd

taakorganisatie Publieke zorg over de voortgang,


procesuitvoering ten opzichte van het inzetplan

TL Opvang

- Zorgen dat iedereen (de medewerkers back

office en allen die op de opvanglocatie werkzaam

zijn en/of daar worden opgevangen) op de

hoogte is van ontwikkelingen in totaalbeeld,

voortgang, prioriteiten en effectiviteit

TL Opvang

Leider

opvanglocatie

Groepsleider

- Fungeren als aanspreekpunt voor de teamleider

Opvang, de medewerkers en andere disciplines

op de opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Activiteiten, besluiten en ingekomen/uitgaande

berichten laten bijhouden in logboek

TL Opvang

Leider

opvanglocatie

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Opvang

Op te splitsen in:

Kerntaak 4a: Uitvoeren taken in back office Opvang

Kerntaak 4b: Uitvoeren taken op een opvanglocatie


- Totaalbeeld

- Inzetplan

Kerntaak 4a: Uitvoeren taken in back office Opvang


- Ondersteunen en faciliteren van de

opvanglocatie, bijvoorbeeld:

o regelen van drinken, voedsel,

communicatiemiddelen en andere

zaken voor het benodigde zorgpakket

o aanvragen van de inzet vanuit andere

TL Opvang

Medewerkers

back office

Opvang

39

39

processen/teams (bijvoorbeeld

afstemming met proces Verplaatsen

mens en dier, medische en/of

psychosociale en geestelijke

hulpverlening, inzet crisiscommunicatie,

eventueel registratie getroffenen)

o zorgen voor aflossing voor medewerkers

in back office en opvangcentrum

o zorgen voor goede informatie naar het

opvangcentrum (ontwikkelingen

totaalbeeld e.d.)

Kerntaak 4b: Uitvoeren taken op een opvanglocatie


- Leiden van het periodieke afstemmingsoverleg

met groepsleiders en vertegenwoordigers van

andere disciplines; doel is afstemming en

coördinatie tussen de diverse processen,

bijvoorbeeld:

o afstemmen met en bepalen van

ruimtelijke indeling en routering

(bijvoorbeeld ruimte voor psychosociale

en geestelijke hulp, ruimte voor

EHBO/medische hulp)

o afstemmen huisregels met de andere

procesvertegenwoordigers

o afstemmen interne communicatie, zodat

alle hulpverleners goed geïnformeerd

zijn en blijven (o.a. ontwikkelingen in

totaalbeeld)

o afstemmen informatie naar opgevangen

doelgroep (eenduidige en liefst

geïntegreerde informatie), zowel over

de situatie op de opvanglocatie als de

ontwikkelingen rond het incident (o.a.

op basis van het totaalbeeld)

o afstemmen afscherming/bewaking

Leider

opvanglocatie

- Deelnemen aan het periodieke

afstemmingsoverleg onder leiding van de leider

opvanglocatie, voor afstemming en coördinatie

tussen de diverse processen die op de

opvanglocatie actief zijn

Groepsleider

- Openen van de opvanglocatie voor de ontvangst

van getroffenen

Medewerkers

opvanglocatie

- Ruimtes voor getroffenen (voor zover mogelijk)

gereed maken

Medewerkers

opvanglocatie

40

40

- Routing aanduiden Medewerkers

opvanglocatie

- Huisregels verspreiden Medewerkers

opvanglocatie

- Doorlopend zorgbehoefte van getroffenen

monitoren, t.b.v. bepalen zorgniveau

Medewerkers

opvanglocatie

- Aandacht geven aan speciale groepen (kinderen,

ouderen, gehandicapten e.d.)

Medewerkers

opvanglocatie

- Verzorgen van getroffenen: voedsel, kleding,

informatie etc.

Medewerkers

opvanglocatie

- Doorlopend de gang van zaken op de

opvanglocatie ‘op de vloer’ monitoren

Medewerker

opvanglocatie

(waarnemer/

observator)

- Ontvangen en verzorgen van huisdieren Medewerkers

opvanglocatie

- Verzorgen van de algemene logistiek op de

opvanglocatie, o.a. schoonmaak

Medewerkers

opvanglocatie

- Indien nodig: getroffenen en locatie

voorbereiden op langdurige opvang, in het

bijzonder nachtopvang

Medewerkers

opvanglocatie

- Faciliteren en waar nodig stimuleren van

zelfredzaamheid en zelfwerkzaamheid van

getroffenen op de opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

Groepsleider

Medewerkers

opvanglocatie




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport

- Voorbereiden van beëindiging van de opvang TL Opvang

- Signaal ‘Einde opvang’ geven Leider

opvanglocatie

- Opvanglocatie(s) ontruimen, schoonmaken en in

oude staat herstellen

Medewerkers

opvanglocatie

- Na beëindiging van de opvang: opvangteam(s)

ontbinden en opvanglocatie(s) laten sluiten

TL Opvang

Leider

opvanglocatie

Groepsleider

- Bijdrage leveren aan de inhoudelijke overdracht

(aan HTo Publieke zorg) t.b.v. de nafase, onder

andere door het inventariseren van lopende

activiteiten, mede in relatie tot het totaalbeeld

Allen

- Debriefen van de deelnemers aan het

afstemmingsoverleg

Leider

opvanglocatie

41

41

- Op verzoek van HTo Publieke zorg: zorgen dat

het proces op passende wijze wordt geëvalueerd

TL Opvang

- Evalueren van de totale gang van zaken op de

opvanglocatie

Leider

opvanglocatie

- Zo nodig zorg dragen voor begeleiding en nazorg

van de ingezette gemeentelijke medewerkers

TL Opvang, in

samenspraak met

leider

opvanglocatie en

groepsleider










In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau, tenzij anders geregeld. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden

via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face.



Tussen proces Opvang en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Op de opvanglocatie geeft een publieksvoorlichter informatie aan gedupeerden (de publieksvoorlichter op de

opvanglocatie werkt samen met de leider opvanglocatie).

- Op de opvanglocatie kan een persvoorlichter de aanwezige pers te woord staan.

- Pers- en publieksvoorlichters zijn ‘ogen en oren’ in de opvanglocatie: zij melden specifieke

informatiebehoeften aan het team Pers- en publieksvoorlichting en zorgen dat FAQ’s worden beantwoord via

Q&A’s.

- Een verzoek voor een persvoorlichter en/of een publieksvoorlichter op de opvanglocatie wordt gedaan door

de teamleider Opvang, aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting.

- Vanuit het proces Opvang wordt de opvanglocatie (plus eventueel het adres) gemeld aan het proces Pers- en

publieksvoorlichting. Het proces Pers- en publieksvoorlichting kan deze informatie communiceren via de tot

haar beschikking staande communicatiemiddelen, zoals website, Twitter en calamiteitenzender.

Tussen proces Opvang en proces Voorzien in primaire levensbehoeften:

- Is er een opvanglocatie ingericht, dan hebben de teamleider Opvang en de teamleider Voorzien in primaire

levensbehoeften afstemmingsoverleg over hun taken en verantwoordelijkheden bij de opvang van

gedupeerden en eventueel de overdracht hiervan.

42

42

Tussen proces Opvang en proces Verplaatsen mens en dier:

- De teamleider Opvang en de teamleider Verplaatsen mens en dier wisselen informatie uit over:

o het adres van de opvanglocatie;

o wanneer de opvanglocatie geopend is;

o wanneer de opvanglocatie weer wordt gesloten en de bewoners kunnen terugkeren naar huis of

vervangende huisvesting.

Tussen proces Opvang en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Als er bijvoorbeeld hoogwaardigheidsbekleders naar de opvanglocatie komen, dan kan vanuit het team

Bestuurs- en managementondersteuning protocollaire ondersteuning en advies komen aan de teamleider

Opvang.

Tussen proces Opvang en proces Preparatie nafase:



Opvang), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Tussen proces Opvang en proces Registratie slachtoffers:

- Op verzoek van de teamleider Registratie slachtoffers, kan registratie van getroffenen plaatsvinden op de

opvanglocatie.

Tussen proces Opvang en proces Registratie schade:

- Op verzoek van de teamleider Opvang:

o kan schaderegistratie plaatsvinden op de opvanglocatie; of:

o kan iemand vanuit het proces Registratie schade aan gedupeerden informatie verstrekken over het

afhandelen van de schade (bijvoorbeeld afhandeling van schaderegistratie door Stichting Salvage of

individuele verzekeraars).


Uitgangspunt voor de externe samenwerking is dat externe partijen (naar behoefte) worden ingeschakeld door of via

de teamleider Opvang. De leider opvanglocatie geeft aan de teamleider Opvang aan, welke ondersteuning nodig is. Bij

twijfel beslist de teamleider Opvang. Het kan gaan om onder andere de volgende externe partijen (niet limitatief):

- drinkwatervoorziening;

- leveranciers van noodstroomvoorzieningen;

- cateraars;

- grootwinkelbedrijven/groothandels/supermarkten;

- vervoersbedrijven;

- huisartsen/dierenartsen;

- NRK/EHBO (eventueel BHV);

- psychosociale hulpverleners;

- geestelijk verzorgers / kerkelijke instellingen;

- maatschappelijk werk;

- slachtofferhulp;

- financiële instellingen (stads- of kredietbank);

- dierenasiels/kinderboerderijen/boerenorganisaties;

43

43

- tolkendiensten;

- verzekeraars/salvage;

- bewakingsbedrijven;

- schoonmaakbedrijven;

- telecombedrijven.

Al deze externe partijen werken op of bij de opvanglocatie onder verantwoordelijkheid van de leider opvanglocatie.

Uiteraard hebben zij daarbij hun eigen professionele verantwoordelijkheid, maar ten aanzien van de gang van zaken

op de opvanglocatie is de leider opvanglocatie leidend.

44

44

Publieke zorg

Proces: Voorzien in primaire levensbehoeften


Doel van proces

Voorzien in noodhulp op een hoger verzorgingsniveau (naast eten en drinken bijvoorbeeld ook kleding en financiële

middelen), voor getroffenen die in geval van een ramp of crisis tijdelijk zelf niet in hun levensbehoeften kunnen

voorzien, anders dan de tijdelijke opvang en basale verzorging op een opvanglocatie.

NB 1. Die ‘tijdelijke opvang en basale verzorging op een opvanglocatie’ vinden namelijk plaats binnen het proces

Opvang.

NB 2. Afhankelijk van waar de getroffenen verblijven, vindt het proces Voorzien in primaire levensbehoeften plaats

op een opvanglocatie of in de eigen omgeving van de getroffenen.










betreffende proces. De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in

staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren.


- Het proces Voorzien in primaire levensbehoeften beperkt zich in principe tot de verzorging van particulieren.

De problematiek van getroffen bedrijven wordt inzichtelijk gemaakt, om te kunnen beoordelen of

gemeentelijke bijstand wenselijk is.

- In grote lijnen wordt bij het proces Voorzien in primaire levensbehoeften onderscheid gemaakt in twee

situaties:

o Voorzien in primaire levensbehoefte indien mensen (al dan niet tijdelijk) ontheemd raken.

In dit geval moeten de getroffenen worden opgevangen in een opvangcentrum. In een opvangcentrum

voorziet het proces Opvang in het basale verzorgingsniveau (zoals ontbijt/lunch/avondeten en zo nodig

een overnachtingsplek). Een hoger verzorgingsniveau (bijvoorbeeld ook kleding en financiële middelen)

45

45

valt in eerste instantie onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften maar kan, indien de

situatie dit toelaat, ook geregeld worden door het team Opvang.

o Voorzien in primaire levensbehoefte indien mensen in hun eigen omgeving afgesloten raken van de voor

hen essentiële hulpbronnen of voorzieningen.

In dit geval hoeven de getroffenen niet te worden opgevangen in een opvangcentrum, omdat ze zelf

onderdak hebben gevonden of in hun eigen woning kunnen blijven. Ze hebben echter wel primaire

levensbehoeften nodig. In dit geval wordt het proces Voorzien in primaire levensbehoeften direct

gestart.

Primaire levensbehoeften worden onderverdeeld in een aantal productgroepen:

o eten en drinken;

o kleding, toiletartikelen, sanitaire artikelen;

o medicamenten;

o financiële noodhulp;

o huisvesting, onderdak, noodonderkomen;

o aggregaten voor stroom, warmte, koude/koelte, indien cruciaal voor particulieren/instellingen.

De distributie van nooddrinkwater valt onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften.

Waterleidingmaatschappijen nemen in voorkomende gevallen de levering van nooddrinkwater voor hun

rekening. Hiertoe is/wordt een (regionaal) convenant afgesloten.


Voorbereiden voorzien in primaire levensbehoeften

De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften bereidt aan de hand van de inzetopdracht Voorzien in

primaire levensbehoeften het voorzien in de benodigde primaire levensbehoeften voor

De inzetopdracht vraagt om de verstrekking van primaire levensbehoeften. De teamleider Voorzien in primaire

levensbehoeften is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hiertoe

maakt hij een inzetplan. Hij vormt zich, mede op basis van het totaalbeeld, een beeld van aard en omvang van het

incident en de behoefte aan primaire levensbehoeften, aan de hand van de inzetopdracht Voorzien in primaire

levensbehoeften en het totaalbeeld. Hij analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop de primaire

levensbehoeften gerealiseerd kunnen worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan

Voorzien in primaire levensbehoeften. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist Voorzien in primaire

levensbehoeften en overeenkomsten met leveranciers/locaties/middelen, die al in de preparatiefase zijn gemaakt.

Hij zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg

een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Voorzien in primair levensbehoeften



- Totaalbeeld

46

46

- Opstellen van het inzetplan Voorzien in primaire

levensbehoeften, op basis van de inzetopdracht

en het totaalbeeld:

o Randvoorwaarden opnemen t.a.v. de

kwaliteit van de zorgbehoeften (incl.

financiën)

o Bepalen wat de behoeften en

prioriteiten zijn (aan wie eerst wordt

uitgegeven)

o Bepalen op welke wijze er wordt

uitgegeven en wat de distributiepunten

zijn (één of meerdere locaties; huis aan

huis)

o Bepalen wat de aanrijroute is t.b.v. de

distributiepunten

o Bepalen wie de goederen levert en

vervoert

o Handelingsperspectief opnemen t.b.v.

zelfredzaamheid: wat kunnen de

mensen zelf doen?

o Bepalen van de informatievoorziening

en communicatiestrategie

TL PLB - Inzetopdracht


- Inzetplan Voorzien in

primaire levensbehoeften


middelen

- Logboek


van het team

TL PLB

- Formuleren van het alarmeringsbericht; regelen

menskracht door alarmeren van de


TL PLB

- Toewijzen van taken TL PLB

- Verwerven en laten leveren van de goederen:

o Contacten leggen met leveranciers, wie

wat op welk tijdstip kan regelen

o Afspraken maken over de levering en

vervoer; zijn er externe partijen

(bijvoorbeeld Defensie) nodig?

o Afstemmen met de coördinatoren van

de distributiepunten

TL PLB en/of

medewerker PLB



TL PLB en/of

medewerker PLB







47

47


- E-mailaccounts






Uitvoeren voorzien in primaire levensbehoeften

Het team Voorzien in primaire levensbehoeften voert het voorzien in primaire levensbehoeften uit, onder leiding

van de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften

Aan de hand van inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften, alsmede het totaalbeeld, kan worden gestart met

de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. De teamleider Voorzien in primaire

levensbehoeften draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het team en met

de taakorganisatie.

De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften verwerft aan de hand van het inzetplan de benodigde goederen

en diensten. Hij draagt zorg voor het (doen) verstrekken van de benodigde primaire levensbehoeften. Op de

distributiepunten stemt hij de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken (keten)partners. Gedurende de

periode dat goederen en diensten worden verstrekt, verstrekt de teamleider informatie aan het hoofd

taakorganisatie Publieke zorg over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden

door teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften middels het product voortgangs- en afwijkingsinformatie

doorgegeven aan het hoofd van de taakorganisatie. Bijstelling van de inzetopdracht respectievelijk het inzetplan vindt

plaats door het hoofd van de taakorganisatie respectievelijk de teamleider.

Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en


Zodra de activiteiten worden beëindigd, start de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften met de afbouw

van het proces. Iedere medewerker in het proces legt de door hem ondernomen activiteiten vast in een logboek.





Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Voorzien in primaire levens-

behoeften, op het distributiepunt en in de back office



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vanuit het totaalbeeld vertalen van het inzetplan

in concrete acties en taken

TL PLB

- Opdrachten geven tot het voorzien in primaire

levensbehoeften (= coördineren van de

TL PLB

48

48

werkzaamheden van de medewerkers)


Voorzien in primaire levensbehoeften; zo nodig

bijsturen

TL PLB



TL PLB

Coördinator

distributiepunt


medewerkers, op de distributiepunten en/of bij

de verstrekking van goederen

TL PLB

Coördinator

distributiepunt






ingezette medewerkers

TL PLB




- Inzetplan


- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie, incl.


distributie’

- Logboek

- Informeren van de teamleider Voorzien in

primaire levensbehoeften over de voortgang van

het inzetplan en eventuele knelpunten op het

distributiepunt

Coördinator

distributiepunt

Medewerkers

PLB

- Informeren van de teamleider Voorzien in

primaire levensbehoeften wanneer men gereed

is voor distributie

Coördinator

distributiepunt

- Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg

informeren/adviseren over de voortgang van het

inzetplan, productie en eventuele afwijkingen in

de procesuitvoering, incl. doorgeven van het

bericht ‘Gereed voor distributie’ (afkomstig van

de coördinator distributiepunt)

TL PLB



en effectiviteit

TL PLB

- Informatie uitwisselen over het verloop van het

voorzien in primaire levensbehoeften met de

medewerkers

TL PLB

- Doorlopend afstemmen met gerelateerde

teamleiders en partners op operationeel niveau

(al dan niet via tussenkomst van OvD-Bz in CoPI)

TL PLB

- Activiteiten, besluiten en ingekomen/uitgaande

berichten (laten) bijhouden in logboek

TL PLB

Medewerkers

PLB

- Bijhouden van de personele bezetting in de back Verslaglegger/

49

49

office archiveerder

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Voorzien in primaire

levensbehoeften



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Verwerven van primaire levensbehoeften en

verzorgen van alle logistieke processen rond de

uitvoering van de taken

Medewerker

PLB

- Coördineren van de uitgifte van producten op

het distributiepunt

Coördinator

distributiepunt

- Inrichten van het distributiepunt Coördinator

distributiepunt

- Prioriteiten faciliteren (in overleg met de

teamleider Voorzien in primaire

levensbehoeften): wie ontvangt wanneer welk

product?

Coördinator

distributiepunt

- Registreren van de uitgifte t.b.v. de

voorraad/inkoop

Medewerker PLB

- Zorgen voor orde, rust en veiligheid op het

distributiepunt

Coördinator

distributiepunt

- Afstemmen t.b.v. de voorraad Coördinator

distributiepunt

Medewerker PLB

- Communicatie t.b.v. de uitgifte bepalen: zijn er

tolken nodig?

Coördinator

distributiepunt

bepaalt,

medewerker PLB

regelt

- Ondersteunen van de coördinator distributiepunt

bij het inrichten van het distributiepunt en de

uitgifte van goederen

Medewerker PLB

- Uitvoering geven aan de communicatiestrategie

t.b.v. de uitgifte van goederen: exact bepalen

wat/wanneer/waar wordt uitgegeven, en

vervolgens met team Communicatie afstemmen

wat/wanneer/door wie hierover wordt

gecommuniceerd

TL PLB (in

samenwerking

met team

Communicatie)




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport




TL PLB

- Inventariseren lopende projecten, mede in

relatie tot het totaalbeeld

TL PLB

- Zo nodig op verzoek van het hoofd TL PLB

50

50




- Zo nodig zorg (laten) dragen voor begeleiding en

(psychologische) nazorg van de ingezette

medewerkers

TL PLB








- E-mailaccounts







Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Als vanuit het proces Voorzien in primaire levensbehoeften goederen of diensten worden verstrekt, dan moet

hierover gecommuniceerd worden via het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het gaat dan om informatie

over bijvoorbeeld te leveren goederen/diensten, distributiepunten en tijdstippen. Het proces Voorzien in

primaire levensbehoeften levert deze informatie aan het proces Pers- en publieksvoorlichting, die op basis

hiervan pers- en publieksberichten opstelt en publiceert via de beschikbare communicatiemiddelen en via de

publieksvoorlichter Opvanglocatie.

Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Opvang:

- Is er een opvanglocatie ingericht, dan hebben de teamleider Opvang en de teamleider Voorzien in primaire

levensbehoeften afstemmingsoverleg over hun taken en verantwoordelijkheden bij de opvang van

gedupeerden en eventueel de overdracht hiervan.

Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Ruimtebeheer:

- Het proces Ruimtebeheer kan ondersteuning leveren aan het proces Voorzien in primaire levensbehoeften bij

het inrichten van een distributiepunt, bijvoorbeeld door het zorg dragen voor dranghekken of bewaking.

Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan juridische ondersteuning leveren bij de uitvoering

van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. Dit betreft bijvoorbeeld het opstellen van noodbevelen

en noodverordeningen, maar ook het leveren van algemene juridische kennis over wetgeving op dit punt.

51

51

Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Preparatie nafase:



Voorzien in primaire levensbehoeften), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.


Er wordt multidisciplinair afgestemd en samengewerkt met:

- Andere kolommen:

o politie: voor de processen ordehandhaving, bewaken en beveiligen (in geval van distributiepunten);

o brandweer: eventueel assistentie van de taakorganisatie Ondersteuning binnen Brandweerzorg, met

facilitaire en personele middelen. Dit is met name van toepassing bij transport en logistiek,

eventuele pompen/verlichting en eventuele catering van personeel rond distributiepunten.

- Externe partners (niet limitatief):

o Nutsbedrijven (water, energie, telecom e.d.);

o leveranciers van noodstroomvoorzieningen;

o grootwinkelbedrijven/groothandels/supermarkten;

o vervoersbedrijven;

o maatschappelijk werk;

o financiële instellingen (stads- of kredietbank);

o tolkendiensten;

o verzekeraars/salvage.

Uitgangspunt voor de externe samenwerking is dat externe partijen (naar behoefte) worden ingeschakeld

door of via de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften.

52

52

Publieke zorg

Proces: Bijzondere uitvaartzorg


Doel van proces

Faciliteren en/of (mede) organiseren van de collectieve rouwverwerking (stille tochten en herdenkingsdiensten) en

bijzondere uitvaartzorg, op basis van behoefte van de bevolking en hulpdiensten.










betreffende proces.




- Bij dit proces wordt de reguliere uitvaartzorg buiten beschouwing gelaten.

- Op verzoek van de hulpdiensten kan gevraagd worden een morgue in te richten. Dit dient in de preparatieve

fase georganiseerd te worden.

53

53

Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten

Voorbereiden bijzondere uitvaartzorg

De teamleider Bijzondere uitvaartzorg bereidt aan de hand van de inzetopdracht Bijzondere uitvaartzorg de

bijzondere uitvaartzorg voor

De inzetopdracht Bijzondere uitvaartzorg vraagt om bijzondere uitvaartzorg. De teamleider Bijzondere uitvaartzorg is

de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider vormt zich,

mede op basis van het totaalbeeld, een beeld aan de hand van de aard en omvang van het incident en de behoefte

aan bijzondere uitvaartzorg. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop deze bijzondere uitvaartzorg

gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan Bijzondere uitvaartzorg.

Hierbij maakt hij gebruik van de checklist Bijzondere uitvaartzorg, die al in de voorbereidingsfase is gemaakt.

Afhankelijk van de aard van de bijzondere uitvaartzorg en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor

extra mensen en middelen bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag

mensen en middelen kan de uitvoering starten.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Bijzondere uitvaartzorg



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Bijzondere

uitvaartzorg


middelen

- Logboek


Bijzondere uitvaartzorg

TL BUZ


van het team

TL BUZ

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL BUZ

- Toewijzen van taken TL BUZ


en middelen

TL BUZ



TL BUZ








- E-mailaccounts



54

54




Uitvoeren bijzondere uitvaartzorg

Het team Bijzondere uitvaartzorg voert de bijzondere uitvaartzorg uit, onder leiding van de teamleider Bijzondere

uitvaartzorg

Aan de hand van het inzetplan Bijzondere uitvaartzorg, alsmede het totaalbeeld worden mensen en middelen

verworven en locatie(s) ingericht. Het team Bijzondere uitvaartzorg draagt er zorg voor dat de activiteiten worden

uitgevoerd. De teamleider Bijzondere uitvaartzorg draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-

uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie.

De teamleider Bijzondere uitvaartzorg stemt de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken

(keten)partners. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de

uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Publieke zorg, zodat nieuwe besluiten kunnen

worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Na beëindiging van de activiteiten wordt gestart met

de afbouw van het proces en/of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces Preparatie nafase). Indien nodig

doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven

de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

De teamleider legt alle ondernomen acties vast in een logboek (of laat deze vastleggen).





Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Bijzondere uitvaartzorg



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vanuit het totaalbeeld vertalen van het inzetplan

in concrete acties en taken

TL BUZ

- Opdrachten geven tot het voorbereiden van de

bijzondere uitvaartzorg

TL BUZ


Bijzondere uitvaartzorg; zo nodig bijsturen

TL BUZ



TL BUZ


het team

TL BUZ



TL BUZ

Kerntaak 3: Informeren en rapporteren



- Inzetplan

55

55

- Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg

informeren over de voortgang, productie en

eventuele afwijkingen in de procesuitvoering

TL BUZ


- Voortgangs- en


- Logboek

- Informatie uitwisselen over het verloop van (het

voorbereiden van) de bijzondere uitvaartzorg

met de medewerkers in het team

TL BUZ

- Afstemmen met de betrokkenen buiten het team TL BUZ

Medewerkers

BUZ



TL BUZ

Medewerkers

BUZ

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Bijzondere uitvaartzorg:

maken van een advies voor de bijzondere uitvaartzorg



- Totaalbeeld

- Inzetplan


- Advies (aan GBT/RBT)

m.b.t. de bijzondere

uitvaartzorg, incl.

bijvoorbeeld:

o draaiboek voor

herdenkings-

bijeenkomst

o draaiboek voor

stille tocht

- Maken van een globale analyse van de omgeving Medewerkers

BUZ

- Analyseren van het netwerk en de sociale

omgeving

Medewerkers

BUZ

- Maken van een plan van aanpak voor uitvoering

van het proces Bijzondere uitvaartzorg

Medewerkers

BUZ

- Actief netwerkpartners betrekken bij de

uitvoering van het proces

Medewerkers

BUZ

- Afspraken maken met de teamleider Bijzondere

uitvaartzorg over verantwoordelijkheden en

taakverdeling bij de bijzondere uitvaartzorg

Medewerkers

BUZ

- Advies (aan GBT/RBT) opstellen voor de

bijzondere uitvaartzorg, incl. bijvoorbeeld:

o draaiboek voor herdenkingsbijeenkomst

o draaiboek voor stille tocht

Medewerkers

BUZ




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport




TL BUZ





TL BUZ



medewerkers

TL BUZ


- Taakkaart teamleider Bijzondere uitvaartzorg

56

56

- Checklist inrichten bijzondere uitvaartzorg (benodigde faciliteiten, capaciteit en middelen ten behoeve van

inrichten morgue of organiseren herdenkingsdienst en/of stille tocht)

- Netwerkkaart (inclusief korte taakomschrijving) / telefoonlijsten

- Alarmeringslijst regionale pool bijzondere uitvaartzorg; alarmeringslijst/overzicht grote uitvaartonderneming

- Voorbeeld draaiboek herdenkingsbijeenkomst

- Voorbeeld draaiboek stille tocht

- Wet op de lijkbezorging


- E-mailaccounts







Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Bijzondere uitvaartzorg levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over

bijvoorbeeld herdenkingsdiensten en stille tochten.

- Het proces Pers- en publieksvoorlichting ondersteunt het proces Bijzondere uitvaartzorg door:

o het leveren van pers- en publieksvoorlichters bij de activiteiten;

o het opstellen en verspreiden van pers- en publieksberichten;

o het volgen van een communicatieaanpak, die voor dit doel wordt bepaald door het team Analyse en

advies, met het accent op informatie verstrekken en betekenis geven.

Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan het bevoegd gezag ondersteunen in geval van

herdenkingsdiensten en stille tochten, bijvoorbeeld door het opstellen van een noodverordening/noodbevel

of bij protocollaire zaken.

Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Preparatie nafase:



Bijzondere uitvaartzorg), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.


Er wordt multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met:

- Politie: Op verzoek van de politie kan gevraagd worden een morgue in te richten, in geval van veel

(onherkenbare) slachtoffers en/of lichaamsdelen.

- Externe partners: Er kan worden samengewerkt met vervoerders (transportbedrijven); Defensie (bijvoorbeeld

bij het inrichten van een morgue); brancheorganisaties van uitvaartondernemingen.

- Burgers: Het initiatief om te herdenken ligt vaak bij burgers. De gemeente(n) kunnen meedenken, regie

voeren en/of coördineren.

57

57

Publieke zorg / Evacuatie

Proces: Verplaatsen mens en dier


Doel van proces

In veiligheid brengen van mensen en dieren, door deze te verplaatsen of te zorgen dat zij zich verplaatsen van een

getroffen of bedreigde plaats naar een veilige plaats.










betreffende proces.




- Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg treedt tevens op als hoofd taakorganisatie Evacuatie. Dit tenzij de

situatie zo complex en/of grootschalig is, dat een extra HTo wordt ingezet als hoofd taakorganisatie

Evacuatie.

- Afbakening: de eerste verplaatsing (naar de verzamelplaats) bij acute ontruiming komt doorgaans voor

rekening van de parate diensten. Het proces Verplaatsen mens en dier richt zich in dit geval op de eventuele

verdere verplaatsing van de verzamelplaats naar een beter toegeruste opvanglocatie.

58

58


Voorbereiden verplaatsen mens en dier

De teamleider Verplaatsen mens en dier bereidt aan de hand van de inzetopdracht Verplaatsen mens en dier de

verplaatsing voor

De inzetopdracht vraagt om de verplaatsing van mensen (en dieren). De teamleider Verplaatsen mens en dier is de

aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan.

Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan vervoer/transport, aan de hand

van de inzetopdracht Verplaatsen mens en dier en het totaalbeeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de

wijze waarop de verplaatsing gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een

inzetplan Verplaatsen mens en dier. Hierbij maakt hij gebruik van de lijst met leveranciers en overeenkomsten.

Indien de benodigde inzet van menskracht en middelen het mandaat van de teamleider overstijgt, doet de

teamleider een aanvraag voor extra menskracht en/of middelen. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een

logboek (of laat deze vastleggen).


Kerntaak 1: Inrichten van het team Verplaatsen mens en dier



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Verplaatsen mens

en dier


middelen

- Logboek

- Opstellen van het inzetplan Verplaatsen mens en

dier, op basis van de inzetopdracht en het

totaalbeeld:

o Analyseren inzetopdracht en totaalbeeld

o Analyseren aard en volume te

verplaatsen doelgroep

o Bepalen aanpak (benodigde menskracht,

middelen en tijd)

o Afstemmen met benodigde partners

voor het verplaatsen van mens en dier

(binnen Bevolkingszorg, multidisciplinair

en met derden):

Bepalen en afstemmen

opstapplaatsen (meestal i.o.m.

politie/CoPI)

Bepalen en afstemmen routes

(meestal i.o.m. politie/CoPI)

Bepalen en afstemmen

bestemming (meestal i.o.m.

Opvang)

Aandragen handelings-

TL VMD (evt. met

ondersteuning

van mede-

werkers VMD)

59

59

perspectief niet-zelfredzamen

naar Pers- en


o Afstemmen met benodigde partners

voor het stimuleren en faciliteren van

zelfredzaamheid, zodat mensen zichzelf

gaan verplaatsen:

Aandragen

handelingsperspectief

zelfredzamen naar Pers- en


Afstemmen met

politie/wegbeheerders i.v.m.

routering, begidsing,

verkeersbegeleiding/-

management


van het team

TL VMD

- Formuleren van het alarmeringsbericht (met o.a.

aard incident, opkomstlocatie, eventuele

aanwijzingen voor eigen veiligheid en/of

aanrijroutes); regelen menskracht door

alarmeren van de medewerkers in het team

TL VMD

- Regelen van vervoerscapaciteit, routes,

opstelplaatsen, uitgangsstelling, opstapplaatsen

TL VMD (evt. met

ondersteuning

van mede-

werkers VMD)

- Toewijzen van taken TL VMD

- Aanvragen eventueel benodigde extra

menskracht en/of middelen via HTo Publieke

zorg (bijvoorbeeld communicatiemiddelen)

TL VMD



TL VMD








- E-mailaccounts




60

60



Uitvoeren verplaatsen mens en dier

Het team Verplaatsen mens en dier coördineert de uitvoering van de verplaatsing, onder leiding van de teamleider

Verplaatsen mens en dier

Aan de hand van het inzetplan Verplaatsen mens en dier, alsmede het totaalbeeld, kan worden gestart met de

uitvoering van het proces Verplaatsen mens en dier. Aan de hand van het inzetplan voorziet de teamleider

Verplaatsen mens en dier in de benodigde vervoerscapaciteit. De teamleider Verplaatsen mens en dier stemt de

operationele activiteiten af met zijn (keten)partners. Hij draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-

uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie.

De teamleider draagt zorg voor het (doen) vervoeren. De teamleider verstrekt informatie over de voortgang en

eventuele afwijkingen in de uitvoering aan hoofd taakorganisatie Publieke zorg of de OvD – Bevolkingszorg, zodat

waar nodig nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Zodra de

mensen op de opvanglocatie en dieren in dierenasiels/dierenpensions of elders zijn ondergebracht, start de

teamleider (na goedkeuring van het hoofd taakorganisatie Publieke zorg of de OvD – Bevolkingszorg) met de afbouw

van het proces.

Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Publieke zorg, met

behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht.

Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en







Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Verplaatsen mens en dier



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL VMD


Verplaatsen mens en dier; waar nodig bijsturen

TL VMD



TL VMD



TL VMD




TL VMD

61

61

aanvragen van extra mensen en middelen




- Inzetplan


- Voortgangs- en

afwijkingsinformatie, incl.


vervoer’

- Logboek

- Informeren van de teamleider Verplaatsen mens en dier over de voortgang en eventuele knelpunten

Medewerkers

VMD

- Informeren/adviseren van de ‘opdrachtgever’

(het hoofd taakorganisatie Publieke zorg / de

OvD-Bz) over de voortgang, productie en

eventuele afwijkingen in de procesuitvoering ten

opzichte van het inzetplan, incl. doorgeven van

het bericht ‘Gereed voor vervoer’

TL VMD

- Informatie uitwisselen over het verloop van het

verplaatsen van mens en dier met de


TL VMD

- Doorlopend afstemmen met en informeren van

gerelateerde teamleiders en partners op

operationeel niveau (al dan niet via tussenkomst

van OvD-BZ in CoPI)

TL VMD

- Activiteiten (laten) bijhouden in logboek TL VMD

Medewerkers

VMD

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Verplaatsen mens en dier



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Uitvoeren van de taken in de back office:

uitzoeken, plannen, regelen onderdelen van het

inzetplan, bepalen van opstapplaatsen, routing

e.d.

TL VMD en

medewerkers

back office VMD

- Feitelijk verplaatsen van mens en dier Medewerkers

VMD in het veld

- Begeleiden bij opstapplaatsen Medewerkers

VMD in het veld

- Begeleiden tijdens vervoer Medewerkers

VMD in het veld

- Informeren van de te verplaatsen doelgroep: wat

is er aan de hand, waar gaan we heen? Dit mede

o.b.v. de door de teamleider geleverde

informatie uit het totaalbeeld

Medewerkers

VMD in het veld




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport



behoeve van de nafase.

TL VMD

- Inventariseren lopende projecten, zowel vanuit

het eigen proces als met het oog op het

TL VMD

62

62

totaalbeeld





TL VMD



medewerkers

TL VMD








- E-mailaccounts







Tussen proces Verplaatsen mens en dier en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Verplaatsen mens en dier levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over

opstaplocatie en nadere instructies, voor de op te stellen pers- en publieksberichten.

Tussen proces Verplaatsen mens en dier en proces Opvang:

- De teamleider Opvang en de teamleider Verplaatsen mens en dier wisselen informatie uit over:

o het adres van de opvanglocatie;

o wanneer de opvanglocatie geopend is;

o wanneer de opvanglocatie weer wordt gesloten en de bewoners kunnen terugkeren naar huis of

tijdelijke huisvesting.

Tussen proces Verplaatsen mens en dier en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Bij een evacuatie kan een noodverordening worden afgekondigd, om mensen te gelasten een bepaald gebied

te verlaten (geen verplichting om het huis te verlaten). Het proces Bestuurs- en managementondersteuning

kan een dergelijke noodverordening opstellen voor het proces Verplaatsen mens en dier.

Tussen proces Verplaatsen mens en dier en proces Registratie slachtoffers:

- Op verzoek van de teamleider Registratie slachtoffers, kan ook al registratie van getroffenen plaatsvinden

tijdens of voorafgaand aan het vervoer naar de opvanglocatie.

63

63


Op multidisciplinair niveau kan als volgt worden samengewerkt:

- M.b.t. brandweerzorg (in geval van besmetting):

o samenwerken met het brandweerproces Redding. Dit proces zorgt ervoor dat mensen verplaatst

worden uit een gevaarlijke situatie. Hierna kan verdere verplaatsing worden overgenomen door het

proces Verplaatsen mens en dier;

o samenwerken met het brandweerproces Ontsmetten mens en dier, ten behoeve van besmette

medewerkers van het team Verplaatsen mens en dier;

o samenwerken met het brandweerproces Ontsmetten voertuigen, ten behoeve van besmette

voertuigen die zijn ingezet voor het verplaatsen van mens en dier.

- M.b.t. geneeskundige zorg:

o samenwerken met het GHOR-proces Triage, om te bepalen wie wel/niet vervoerd kan worden en in

hoeverre speciaal vervoer nodig is;

o samenwerken met het GHOR-proces Vervoeren, zodat de mensen vervoerd worden die door

medische omstandigheden niet vervoerd kunnen worden door het proces Verplaatsen mens en dier.

- M.b.t. politiezorg:

o samenwerken met de politieprocessen Statisch verkeersmanagement en Dynamisch

verkeersmanagement, om te zorgen dat de juiste verplaatsingroutes bepaald worden en

verkeerstechnisch mogelijk gemaakt worden. Ook dienen deze politieprocessen de verplaatsing van

wél zelfredzamen (met eigen vervoer) verkeerstechnisch te ondersteunen;

o samenwerken met de politieprocessen Crowdmanagement en Crowdcontrol, in die situaties dat

door schaarste aan vervoersmogelijkheden ordeproblemen verwacht kunnen worden bij de

verzamel-/opstappunten.

- M.b.t. (maatschappelijke) partners en m.b.t. zelfredzaamheid/zelfwerkzaamheid:

o samenwerken met vervoerders (o.a. spoor- en busvervoer en transportbedrijven);

o samenwerken met het Nederlandse Rode Kruis (met name m.b.t. speciaal vervoer en eventuele

begeleiding);

o samenwerking met Defensie;

o samenwerking met brancheorganisaties, instellingen en dergelijke. Voorbeelden zijn: land- en

tuinbouworganisaties en het betreffende ministerie m.b.t. verplaatsing van vee;

dierenasiel/dierenambulance m.b.t. verplaatsing van kleinere dieren; zorginstellingen m.b.t.

verplaatsing van minder- of niet-zelfredzame bewoners; bedrijven m.b.t. verplaatsing van hun

medewerkers;

o samenwerken met de bevolking m.b.t. onderlinge (buren)hulp.

Deze actoren dienen waar nodig gefaciliteerd en/of gestimuleerd en gecoördineerd te worden vanuit met name het

proces Verplaatsen mens en dier, in combinatie met Communicatie. Bovenstaande opsomming laat zien waarop de

samenwerking zich richt. Vaak valt de uitvoering van die activiteiten onder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid

van die organisaties.

64

64

Omgevingszorg

Het functioneren van de taakorganisatie Omgevingszorg



Voorzien in maatregelen t.b.v. een veilige en leefbare samenleving door de volgende drie operationele doelen:

- beperken van schadelijke effecten voor mens, dier en omgeving;

- beperken van economische schade;

- treffen van veiligheidsvoorzieningen om fysieke schade te beperken.



inzet van de taakorganisatie Omgevingszorg, die garandeert dat binnen 90 minuten na alarmering het proces

Omgevingszorg kan worden gecoördineerd en uitgevoerd7.

- De aanpak van de omgevingszorg wordt bepaald vanuit de drie operationele doelen.

- Omgevingszorg voorkomt of beperkt (vervolg)schade via een cyclisch proces van analyse advies aanpak

effectmeting.

- Omgevingszorg wordt ingezet wanneer milieu, veiligheid of schadebeperking dit vereist, ongeacht of er

sprake is van een multidisciplinaire opschaling.

- De taakorganisatie Omgevingszorg handelt ten tijde van crisis in opdracht van de Officier van Dienst –

Bevolkingszorg of de Algemeen Commandant Bevolkingszorg.


medewerkers omgevingszorg, met specifieke aandacht voor het functioneren in een crisissituatie.

- Er zijn voldoende hulpmiddelen ter beschikking.

- Er zijn schriftelijke samenwerkingsafspraken met samenwerkingspartners.

7 Mogelijk wordt deze bereikbaarheid en beschikbaarheid uitgevoerd door de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD), voor wat betreft

milieubeheer en/of bouwbeheer.

65

65







zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Het

hoofd van de taakorganisatie is in basis het hoofd van de taakorganisatie Publieke zorg. Indien de span of control te

groot wordt, wordt het hoofd taakorganisatie Omgevingszorg geactiveerd en vindt de aansturing via hem plaats8.

De teamleider stuurt het onder hem vallende team aan.

8 Voor de leesbaarheid is ervoor gekozen het hoofd taakorganisatie aan te duiden als ‘hoofd taakorganisatie Omgevingszorg’, ook

wanneer deze functie wordt ingevuld door het hoofd taakorganisatie Publieke zorg.

ACBz

HTo

Teamleider







OvD-Bz

Teamleider





66

66




- Monodisciplinair:

De taakorganisatie Omgevingszorg werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle andere

taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden taakorganisatie.



hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van omgevingszorg. Dit vindt plaats in het





samengewerkt met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van omgevingszorg.

Dit betreft onder andere RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu), Arbeidsinspectie, NVWA

(Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit), KLIC (Kabels Leidingen Informatie Centrum), AGS/RAGS

(adviseurs gevaarlijke stoffen), waterleidingbedrijven, waterschappen, rijksheren, uitvoeringsorganisaties en

bedrijfsleven.

67

67

Omgevingszorg

Proces: Milieubeheer


Doel van proces

Voorkomen en beperken van milieuschade door het geven van adviezen en het coördineren van maatregelen.




proces kan worden gestart9.






betreffende proces.




- De gemeente zorgt voor toegang tot en ontsluiting van lokale geo- en milieu-informatie.

- De gemeente zorgt voor een regionale mandatering voor toezichthoudersfuncties.

- De gemeente zorgt voor een eenduidige mandatering voor bestuursdwang.

- De medewerkers omgevingszorg hebben voor de uitoefening van hun functie toegang tot de ramplocatie.

- De gemeente zorgt ervoor, dat de toegang tot de back office is geregeld.

9 Mogelijk wordt deze bereikbaarheid en beschikbaarheid uitgevoerd door de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD).

68

68


Voorbereiden milieubeheer

De teamleider Milieubeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht Milieubeheer het inzetplan Milieubeheer

voor

De inzetopdracht van het hoofd taakorganisatie Omgevingszorg of de OvD – Bevolkingszorg vraagt om de inzet van

milieubeheer. De teamleider Milieubeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit

proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. De teamleider vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident,

aan de hand van de opdracht en het totaalbeeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop het

doel van de opdracht gerealiseerd kan worden. Hij bepaalt de aanpak en maakt een inzetplan Milieubeheer. Daarbij

maakt hij gebruik van checklists. Op basis van het inzetplan vraagt hij, indien nodig, extra mensen en middelen aan.

Wanneer het plan past binnen de inzetopdracht en/of de opdrachtgever akkoord gaat met de aangepaste

inzetopdracht, kan de uitvoering starten.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Milieubeheer



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Milieubeheer


middelen

- Logboek


Milieubeheer

TL MB


van het team

TL MB

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL MB

- Toewijzen van taken TL MB


en middelen

TL MB



TL MB



- Veiligheidsinstructie medewerkers

- Checklists

- Afhandelscenario’s

- Beschikbaarheid van meteogegevens






69

69





Uitvoeren milieubeheer

Het team Milieubeheer draagt zorg voor de uitvoering van milieubeheer, onder leiding van de teamleider

Milieubeheer

Aan de hand van het inzetplan Milieubeheer en het totaalbeeld worden de te treffen milieumaatregelen

gecoördineerd door de teamleider Milieubeheer. De teamleider draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en

informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De teamleider stuurt de medewerkers aan en

stemt de operationele maatregelen periodiek af met de betrokken (keten)partners. Indien nodig geeft hij een

milieuadvies aan het proces Werk verdelen. De teamleider draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de

werkzaamheden. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de

uitvoering worden direct gemeld, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de

inzetopdracht.

Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Omgevingszorg een aanvraag voor extra mensen en


Zodra de benodigde maatregelen zijn getroffen en er geen extra schadelijke gevolgen meer zijn voor het milieu,

wordt gestart met de afbouw van het proces als onderdeel van de crisisorganisatie.

De teamleider legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Zo nodig wordt de

uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo’n

eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de

overeengekomen (evaluatie)vorm.


Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Milieubeheer



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL MB


Milieubeheer; waar nodig bijsturen

TL MB



TL MB



TL MB



TL MB




- Inzetplan

70

70

- Bepalen van de frequentie van de

voortgangsinformatie

TL MB


- Voortgangs- en


- Logboek

- Het hoofd taakorganisatie Omgevingszorg

adviseren/informeren over aanpak, voortgang,


procesuitvoering, mede ten behoeve van het

overleg in de stafsectie (communicatie en

informatie)

TL MB



en effectiviteit

TL MB

- Afstemmen met de betrokkenen buiten het

team, o.a. teamleiders Ruimtebeheer en

Bouwbeheer, taakorganisatie Informatie en

taakorganisatie Ondersteuning

TL MB



TL MB

Medewerkers

MB

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Milieubeheer



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- (Laten) inventariseren, analyseren en

rapporteren m.b.t.:

o Aard en kenmerken verontreinigende

stoffen

o Aard en omvang bedrijven/

bewoners binnen bron- en effect-

gebied

o Kwaliteit compartimenten

o Milieuhygiënische bedreigingen

o Maatregelen voor beperken resp.

saneren milieuverontreiniging

o Relevant kaartmateriaal en/of

vergunningen bron- en effectgebied

o Liaisons en derden (waterschappen,

RIVM)

o Toezicht en handhaving

TL MB

Medewerkers

MB

(Keten)partners

- (Laten) beperken van de aard en omvang van de

verontreinigingen

TL MB

Medewerkers

MB

(Keten)partners

- (Laten) uitvoeren van de overige in het inzetplan

vastgestelde maatregelen m.b.t. het

daadwerkelijk zorgen voor handhaving kwaliteit

milieu of leefomgeving

TL MB

Medewerkers

MB

(Keten)partners

71

71




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport

- Vaststellen uiteindelijke aard en omvang

verontreiniging, saneringsmaatregelen,

overtreder en aansprakelijkheid

TL MB




TL MB





TL MB



medewerkers

TL MB



- Checklists

- Productinformatiebladen milieu

- Vergunningen




- Toegang tot en gebruik van ICT en communicatiemiddelen







Tussen proces Milieubeheer en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Milieubeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van milieuschade door burgers en bedrijven;

o de door de overheid genomen of te nemen milieumaatregelen.

- Als bij de bevolking vragen leven over het milieuproces, dan kan het proces Milieubeheer zorg dragen voor

antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en

publieksvoorlichting.

Tussen proces Milieubeheer en proces Ruimtebeheer:

- Als sprake is van (dreigende) milieuschade in de openbare ruimte, dan kunnen door het team Ruimtebeheer

schadebeperkende maatregelen worden genomen. Vanuit het proces Milieubeheer kan een deskundige

advies geven over de te nemen (schadebeperkende) milieumaatregelen in de openbare ruimte.

72

72

Tussen proces Milieubeheer en proces Bouwbeheer:

- Als sprake is van (dreigend) vrijkomen van gevaarlijke stoffen (o.a. asbest), dan zal afstemming plaatsvinden

tussen de teamleider Milieubeheer en de teamleider Bouwbeheer over de te nemen (schadebeperkende)

maatregelen t.a.v. gebouwen.

Tussen proces Milieubeheer en proces Bestuurs- en managementondersteuning:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan juridische ondersteuning bieden met betrekking tot

het proces Milieubeheer, bijvoorbeeld aangaande het inzetten van handhavende bevoegdheden en/of

noodbevoegdheden.

Tussen proces Milieubeheer en proces Preparatie nafase:



Milieubeheer), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Tussen proces Milieubeheer en proces Registratie schade:

- Bij schade ten aanzien van het milieu kan registratie daarvan plaatsvinden door het team Registratie schade.


Multidisciplinaire afstemming:

De procesbewaking van de activiteiten van milieubeheer heeft vooral te maken met:

- de gevolgen van bron- en effectbestrijding;

- eventuele ontsmettingsactiviteiten;

- toegankelijk maken en opruimen van het rampterrein;

- de gevolgen van de schade;

- indien van toepassing: (acuut) waarschuwen van de bevolking.

Ook kan er een relatie zijn met volksgezondheid en de preventieve geneeskundige hulpverleningsketen.

Communicatie naar alle betrokkenen is essentieel. Milieu-incidenten hebben in de regel een intensief nazorgtraject,

vooral in strafrechtelijke en financiële zin.

Multidisciplinaire samenwerking in de uitvoering:

Er wordt multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met de hulpdiensten en overige partners die actief zijn op

het gebied van milieubeheer. Hierbij kan worden gedacht aan provinciale diensten en rijksdiensten, en ook aan

particuliere organisaties (al dan niet als uitvoering van de dagdagelijkse activiteiten en/of via

waakvlamovereenkomsten). Afhankelijk van het incident betreft dit onder andere RIVM, Arbeidsinspectie, NVWA,

KLIC, AGS/RAGS, waterleidingbedrijven, waterschappen, rijksheren, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven.

73

73

Omgevingszorg

Proces: Ruimtebeheer


Doel van proces

Voorkomen en beperken van schade aan de openbare ruimte door het geven van adviezen, het coördineren van maatregelen en het inzetten van personele en materiële ondersteuning. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces









betreffende proces.




- De gemeente zorgt voor toegang tot en ontsluiting van lokale geo-informatie, bijvoorbeeld met betrekking

tot kabels, leidingen en rioolstelsels.



74

74


Voorbereiden ruimtebeheer

De teamleider Ruimtebeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht Ruimtebeheer het inzetplan Ruimtebeheer

voor


ruimtebeheer. De teamleider Ruimtebeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit



doel van de opdracht gerealiseerd kan worden. Hij bepaalt de aanpak en maakt een inzetplan Ruimtebeheer.

Daarbij maakt hij gebruik van checklists. Op basis van het inzetplan vraagt hij, indien nodig, extra mensen en

middelen aan. Wanneer het plan past binnen de inzetopdracht en/of de opdrachtgever akkoord gaat met de

aangepaste inzetopdracht, kan de uitvoering starten.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Ruimtebeheer



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Ruimtebeheer


middelen

- Logboek


Ruimtebeheer

TL RB


van het team

TL RB

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL RB

- Toewijzen van taken TL RB


en middelen

TL RB



TL RB



- Veiligheidsinstructie voor medewerkers

- Checklists, o.a. checklist Ruimtebeheer







75

75





Uitvoeren ruimtebeheer

Het team Ruimtebeheer draagt zorg voor de uitvoering van ruimtebeheer, onder leiding van de teamleider

Ruimtebeheer

Aan de hand van het inzetplan Ruimtebeheer en het totaalbeeld worden de te treffen maatregelen gecoördineerd

door de teamleider Ruimtebeheer. De teamleider draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-

uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De teamleider stemt de operationele maatregelen periodiek

af met de betrokken (keten)partners. Indien nodig geeft hij een advies aan het proces Werk verdelen. De teamleider

draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de werkzaamheden. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van

de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden direct gemeld, zodat nieuwe besluiten kunnen worden

genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht.



Zodra de benodigde maatregelen zijn getroffen en er geen extra schadelijke gevolgen meer zijn voor de openbare

ruimte, wordt gestart met de afbouw van het proces als onderdeel van de crisisorganisatie.






Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Ruimtebeheer



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL RB


Ruimtebeheer; waar nodig bijsturen

TL RB



TL RB



TL RB



TL RB




- Inzetplan

- Bepalen van de frequentie van de TL RB

76

76

voortgangsinformatie Informatieproduct(en) als output:

- Voortgangs- en


- Logboek




procesuitvoering, mede t.b.v. het overleg in de

stafsectie (communicatie en informatie)

TL RB



en effectiviteit

TL RB


team, o.a. teamleiders Milieubeheer en

Bouwbeheer, taakorganisatie Informatie en


TL RB



TL RB

Medewerkers RB

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Ruimtebeheer



- Totaalbeeld

- Inzetplan


rapporteren m.b.t.:

o Ondergrondse en bovengrondse

infrastructuur (wegen, kabels, leidingen,

riool etc.)

o Maatregelen voor beperken schade

resp. saneren infrastructuur

o Liaisons en derden (waterschappen,

netwerkbeheerders)

TL RB

Medewerkers RB

(Keten)partners

- (Laten) beperken van de aard en omvang van de

schade aan de infrastructuur

TL RB

Medewerkers RB

(Keten)partners

- (Laten) uitvoeren van de overige in het inzetplan

vastgestelde maatregelen, door te faciliteren in

mensen en materieel (denk aan bijvoorbeeld

verkeersregelaars, wegafzettingen, grondverzet

en logistiek)

TL RB

Medewerkers RB

(Keten)partners




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport - Vaststellen uiteindelijke aard en omvang schade,

saneringsmaatregelen, overtreder en eventuele

aansprakelijkheid

TL RB




TL RB



TL RB

77

77





medewerkers

TL RB



- Checklists

- Productinformatiebladen ruimtebeheer (KLIC)

- Vergunningen





- Inzet specifiek materieel (gemeentelijk en/of van derden)







Tussen proces Ruimtebeheer en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Ruimtebeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van schade aan de openbare ruimte;


- Als bij de bevolking vragen leven over het ruimteproces (bijvoorbeeld over het afsluiten van wegen), dan kan

het proces Ruimtebeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden


Tussen proces Ruimtebeheer en proces Voorzien in primaire levensbehoeften:

- Het proces Ruimtebeheer kan ondersteuning leveren aan het proces Voorzien in primaire levensbehoeften bij

het inrichten van een distributiepunt, bijvoorbeeld door het zorg dragen voor dranghekken of bewaking.

Tussen proces Ruimtebeheer en proces Milieubeheer:

- Als sprake is van (dreigende) milieuschade in de openbare ruimte, dan kunnen door het team Ruimtebeheer

schadebeperkende maatregelen worden genomen. Vanuit het proces Milieubeheer kan een deskundige

advies geven over de te nemen (schadebeperkende) milieumaatregelen in de openbare ruimte.

Tussen proces Ruimtebeheer en proces Bouwbeheer:

- Bij (dreiging van) schade aan gebouwen, kan het proces Ruimtebeheer ondersteuning leveren aan het proces

Bouwbeheer bij het afzetten en afschermen van het betreffende gebouw.

78

78

Tussen proces Ruimtebeheer en proces Preparatie nafase:



Ruimtebeheer), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Tussen proces Ruimtebeheer en proces Registratie schade:

- Bij schade ten aanzien van de openbare ruimte kan registratie daarvan plaatsvinden door het team

Registratie schade.



De procesbewaking van de activiteiten van ruimtebeheer heeft vooral te maken met:

- bron- en effectbestrijding;

- afzetten van het rampterrein;

- inzichtelijk maken van het ondergrondse leidingnetwerk;

- connecties met nutsbedrijven en gespecialiseerde grondaannemers;




het gebied van ruimtebeheer. Hierbij kan worden gedacht aan voornamelijk particuliere organisaties die actief zijn op

dit terrein (al dan niet als uitvoering van de dagdagelijkse activiteiten en/of via waakvlamovereenkomsten).

Afhankelijk van het incident betreft dit onder andere RIVM, Arbeidsinspectie, NVWA, KLIC, AGS/RAGS,

waterleidingbedrijven, waterschappen, rijksheren, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven.

79

79

Omgevingszorg

Proces: Bouwbeheer


Doel van proces

Voorkomen en beperken van vervolgschade door het geven van adviezen en het coördineren van maatregelen.




proces kan worden gestart10

.






betreffende proces.




- De gemeente zorgt voor toegang tot en ontsluiting van informatie over bouwvergunningen en constructieve

veiligheid.

- De gemeente zorgt voor een regionale mandatering voor toezichthoudersfuncties.

- De gemeente zorgt voor een eenduidige mandatering voor bestuursdwang.



10

Mogelijk wordt deze bereikbaarheid en beschikbaarheid uitgevoerd door de Regionale Uitvoerings Dienst (RUD).

80

80


Voorbereiden bouwbeheer

De teamleider Bouwbeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht Bouwbeheer het inzetplan Bouwbeheer

voor


Bouwbeheer. De teamleider Bouwbeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit



doel van de opdracht gerealiseerd kan worden. Hij bepaalt de aanpak en maakt een inzetplan Bouwbeheer. Daarbij

maakt hij gebruik van checklists. Op basis van het inzetplan vraagt hij, indien nodig, extra mensen en middelen aan.

Wanneer het plan past binnen de inzetopdracht en/of de opdrachtgever akkoord gaat met de aangepaste

inzetopdracht, kan de uitvoering starten.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Bouwbeheer



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Bouwbeheer


middelen

- Logboek


Bouwbeheer

TL BB


van het team

TL BB

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL BB

- Toewijzen van taken TL BB


en middelen

TL BB



TL BB



- Veiligheidsinstructie voor medewerkers

- Checklists, o.a. checklist Bouwbeheer








81

81




Uitvoeren bouwbeheer

Het team Bouwbeheer draagt zorg voor de uitvoering van bouwbeheer, onder leiding van de teamleider

Bouwbeheer

Aan de hand van het inzetplan Bouwbeheer en het totaalbeeld worden de te treffen maatregelen gecoördineerd

door de teamleider Bouwbeheer. De teamleider draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-

uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De teamleider stemt de operationele maatregelen periodiek

af met de betrokken (keten)partners. Indien nodig geeft hij een advies aan het proces Werk verdelen. De teamleider

draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de werkzaamheden. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van

de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden direct gemeld, zodat nieuwe besluiten kunnen worden

genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht.



Zodra de benodigde maatregelen zijn getroffen en er geen extra schadelijke gevolgen meer zijn op het vlak van

bouwbeheer, wordt gestart met de afbouw van het proces als onderdeel van de crisisorganisatie.






Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Bouwbeheer



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL BB


Bouwbeheer; waar nodig bijsturen

TL BB



TL BB



TL BB



TL BB




- Inzetplan


- Bepalen van de frequentie van de

voortgangsinformatie

TL BB

82

82




procesuitvoering, mede t.b.v. het overleg in de

stafsectie (communicatie en informatie)

TL BB - Voortgangs- en


- Logboek



en effectiviteit

TL BB


team, o.a. teamleiders Milieubeheer en

Ruimtebeheer, taakorganisatie Informatie en


TL BB



TL BB

Medewerkers BB

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Bouwbeheer



rapporteren m.b.t.:

o constructieve veiligheid van

bouwwerken

o aanwezigheid van asbest

TL BB

Medewerkers BB

(Keten)partners

- (Laten) beperken van de aard en omvang van

verontreinigingen, indien asbest wordt

aangetroffen

TL BB

Medewerkers BB

(Keten)partners

- Gebruiksbeperking (laten) opleggen en/of veilig

(laten) stellen of slopen van de constructie

TL BB

Medewerkers BB

(Keten)partners

- (Laten) uitvoeren van eventuele overige in het

inzetplan vastgestelde maatregelen

TL BB

Medewerkers BB

(Keten)partners




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport

- Vaststellen uiteindelijke aard en omvang

eventuele asbestverontreiniging en

saneringsmaatregelen

TL BB




TL BB





TL BB



TL BB

83

83

medewerkers



- Checklists

- Vergunningen











Tussen proces Bouwbeheer en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Bouwbeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over:

o het voorkomen en beperken van vervolgschade aan gebouwen;


- Als bij de bevolking vragen leven over het bouwproces (bijvoorbeeld de toegankelijkheid van gebouwen), dan

kan het proces Bouwbeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A’s, welke worden


Tussen proces Bouwbeheer en proces Milieubeheer:

- Als sprake is van (dreigend) vrijkomen van gevaarlijke stoffen (o.a. asbest), dan zal afstemming plaatsvinden

tussen de teamleider Milieubeheer en de teamleider Bouwbeheer over de te nemen (schadebeperkende)

maatregelen t.a.v. gebouwen.

Tussen proces Bouwbeheer en proces Ruimtebeheer:

- Bij (dreiging van) schade aan gebouwen, kan het proces Ruimtebeheer ondersteuning leveren aan het proces

Bouwbeheer bij het afzetten en afschermen van het betreffende gebouw.

Tussen proces Bouwbeheer en proces Bestuurs- en managementondersteuning:


het proces Bouwbeheer, bijvoorbeeld aangaande het inzetten van handhavende bevoegdheden en/of

noodbevoegdheden.

Tussen proces Bouwbeheer en proces Preparatie nafase:



Bouwbeheer), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

84

84

Tussen proces Bouwbeheer en proces Registratie schade:

- Bij schade ten aanzien van gebouwen kan registratie daarvan plaatsvinden door het team Registratie schade.



De procesbewaking van de activiteiten van bouwbeheer heeft vooral te maken met:

- bronbestrijding;

- beoordelen van de veiligheid van gebouwen/constructies op het rampterrein;

- inzage geven in de voor gebouwen/constructies verstrekte vergunningen;

- treffen van tijdelijke maatregelen;




het gebied van bouwbeheer. Dit betreft o.a.:

- OvD – Brandweer;

- OvD – Politie;

- aannemers en constructeurs, waarmee in de regel ook dagdagelijks zaken worden gedaan via

dienstverleningsovereenkomsten.

85

85

Ondersteuning

Het functioneren van de taakorganisatie Ondersteuning



De taakorganisatie Ondersteuning omvat de processen Bestuurs- en managementondersteuning en Preparatie

Nafase. Het hoofd van de taakorganisatie draagt zorg voor deze processen. Beide processen zijn zodanig verschillend,

dat niet één omvattend doel op het niveau van de taakorganisatie Ondersteuning kan worden aangegeven.


Beide processen (Bestuurs- en managementondersteuning en Preparatie nafase) zijn zodanig verschillend, dat er geen

algemeen geldende randvoorwaarden/uitgangspunten op het niveau van de taakorganisatie Ondersteuning kunnen

worden aangegeven.





OvD-Bz

Teamleider





86

86



zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De

teamleider stuurt het onder hem vallende team aan.




- Monodisciplinair:

o De taakorganisatie Ondersteuning werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle

andere taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden

taakorganisatie.

o De back office Ondersteuning kan alle processen ondersteunen bij het regelen van extra mensen en

middelen.



hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van ondersteuning. Dit vindt plaats in het





samengewerkt met hulpdiensten, crisispartners en overige relevante betrokkenen partijen, deels ook buiten

de crisisorganisatie (zie verder de uitwerking bij de processen).

ACBz

HTo

Teamleider







87

87

Ondersteuning

Proces: Bestuurs- en managementondersteuning


Doel van proces

Het adequaat ondersteunen van het (regionaal) beleidsteam op inhoudelijk gebied:

- juridische zaken;

- financiële zaken;

- protocollaire zaken;

- representatieve zaken;

- kabinetszaken.

Het adequaat ondersteunen van het (regionaal) beleidsteam en het team Bevolkingszorg op beheersmatig gebied:

- telefonie;

- verslaglegging;

- ICT;

- facilitaire zaken.









capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie.




- De medewerkers van het proces hebben toegang tot en kennis van de (geautomatiseerde) systemen die

benodigd zijn om hun taken uit te voeren.

- De medewerkers van het proces hebben ervaring in de taken die hen opgedragen worden.

- De medewerkers van het proces zijn bekend met de werkwijze van de gemeente waar zij ondersteuning

bieden.

88

88


Voorbereiden bestuurs- en managementondersteuning

De teamleider Bestuurs- en managementondersteuning bereidt aan de hand van de inzetopdracht Bestuurs- en

managementondersteuning het inzetplan Bestuurs- en managementondersteuning voor

De inzetopdracht vraagt om de inzet van Bestuurs- en managementondersteuning. De teamleider Bestuurs- en

managementondersteuning is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces.

Hiertoe maakt hij een inzetplan. De teamleider Bestuurs- en managementondersteuning vormt zich een beeld van

aard en omvang van het incident, aan de hand van de opdracht en het totaalbeeld. Daarnaast is het van belang een

beeld te krijgen van de vragende partij. Dit kan het GBT/RBT zijn, maar ook het team Bevolkingszorg.

Op basis van deze beeldvorming bepaalt de teamleider hoe de advisering en ondersteuning op het gebied van onder

andere juridische zaken (bijvoorbeeld noodverordeningen of mate van aansprakelijkheid), financiële zaken,

protocollaire zaken en/of beheersmatige zaken wordt vormgegeven en zet hij opdrachten uit binnen het team.

Hierbij maakt hij gebruik van de taakkaarten en plannen die al in de voorbereidingsfase zijn gemaakt. Afhankelijk van

de aard van het incident en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor extra mensen en middelen.



Kerntaak 1: Inrichten van het team Bestuurs- en managementondersteuning



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Bestuurs- en

managementonder-

steuning


middelen

- Logboek


Bestuurs- en managementondersteuning

TL BMO


van het team

TL BMO

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL BMO

- Toewijzen van taken TL BMO


en middelen

TL BMO



TL BMO


- Taakkaarten hoofd taakorganisatie Ondersteuning en teamleider Bestuurs- en managementondersteuning





- E-mailaccounts

89

89






Uitvoeren bestuurs- en managementondersteuning

Het team Bestuurs- en managementondersteuning voert de bestuurs- en managementondersteuning uit, onder

leiding van de teamleider Bestuurs- en managementondersteuning

Aan de hand van het inzetplan (inclusief opdrachten) worden mensen en middelen verworven en locatie(s) ingericht.

Het team Bestuurs- en managementondersteuning draagt er zorg voor dat de activiteiten worden uitgevoerd. Er

wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden

medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Ondersteuning, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen.

Zodra het advies (bijvoorbeeld een advies/voorstel op juridisch, financieel of protocollair gebied, een concept-

noodverordening/-noodbevel of een advies/voorstel op het gebied van de openbare orde) gereed is, wordt dit via het

hoofd taakorganisatie Ondersteuning door de ACBz ingebracht in het ROT. Indien het ROT akkoord is, wordt aan het

(R)BT een besluit gevraagd. Daarna kan uitvoering worden gegeven aan de activiteiten. Deze worden door de

operationeel leider binnen het ROT weggezet.

De teamleider Bestuurs- en managementondersteuning draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en

informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd

taakorganisatie Ondersteuning een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten

en mogelijkheden.

Na beëindiging van de activiteiten wordt gestart met de afbouw van het proces of vindt een doorstart plaats in de

nafase (zie het proces Preparatie nafase).






Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Bestuurs- en management-

ondersteuning bij het proces Bestuurs- en managementondersteuning



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL BMO


Bestuurs- en managementondersteuning; waar

nodig bijsturen

TL BMO



TL BMO

90

90


het team, met name zorg dragen voor een tijdige

aflossing

TL BMO



TL BMO




- Inzetplan


- Voortgangs- en


- Logboek

- Het hoofd taakorganisatie Ondersteuning

informeren over voortgang, productie en


TL BMO



en effectiviteit

TL BmO

- Afstemmen met de betrokkenen buiten het team TL BMO

Medewerkers

BMO



TL BMO

Medewerkers

BMO

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Bestuurs- en

managementondersteuning

Op te splitsen in:

Kerntaak 4a: Maken van een plan van aanpak voor uitvoering van het

proces Bestuurs- en managementondersteuning

Kerntaak 4b: Faciliteren van de crisisteams

Kerntaak 4c: Adviseren aan GBT/RBT

Kerntaak 4a: Maken van een plan van aanpak voor uitvoering van het proces




- Totaalbeeld

- Inzetplan

Tussenproduct(en) als output:

- Plan van aanpak voor

uitvoering proces Bestuurs-

en managementonder-

steuning

- Maken van een globale analyse van het

totaalbeeld en de bestuurlijke/

financiële/juridische omgeving

Medewerkers

BMO

- Vertalen van de informatie naar een concreet

plan van aanpak voor uitvoering van het proces


Medewerkers

BMO

Kerntaak 4b: Faciliteren van de crisisteams



- Totaalbeeld

- Inzetplan

Tussenproduct(en) als output:

- Inventariseren behoefte crisisteams TL BMO

- Maken van een plan van aanpak voor de inzet

van personeel en faciliteiten

TL BMO

91

91

- Zorg dragen voor extra mensen en middelen TL BMO - Plan van aanpak voor inzet

personeel en faciliteiten

Kerntaak 4c: Adviseren aan GBT/RBT



- Totaalbeeld

- Inzetplan

En daarnaast tevens de volgende

tussenproducten als input:

- Plan van aanpak voor

uitvoering proces Bestuurs-

en managementonder-

steuning

- Plan van aanpak voor inzet

personeel en faciliteiten


- Advies (aan GBT/RBT)

- Monitoren van de geldstromen TL BMO of

medewerker(s)

BMO met deze

specifieke taak

- Afstemming zoeken met de (externe)

crisispartners en de getroffen gemeente(n)

TL BMO of

medewerker(s)

BMO met deze

specifieke taak

- Producten maken/opleveren, bijvoorbeeld

noodverordening

TL BMO of

medewerker(s)

BMO met deze

specifieke taak

- Maken van het advies voor GBT/RBT.

Bijvoorbeeld een advies/voorstel op juridisch,

financieel of protocollair gebied, een concept-

noodverordening/-noodbevel of een

advies/voorstel op het gebied van de openbare

orde

TL BMO of

medewerker(s)

BMO met deze

specifieke taak




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport




TL BMO





TL BMO



medewerkers

TL BMO


- Taakkaarten voor:

o hoofd taakorganisatie Ondersteuning

o teamleider BMO

o juridisch bestuursadviseur

o financieel bestuursadviseur

o protocollair bestuursadviseur

- Checklists:

o lijst met regionale experts op het gebied van juridische, financiële en protocollaire ondersteuning

o checklists bestuurlijk-juridische activiteiten

92

92

- Formats voor:

o noodverordeningen/noodbevelen

o financieel overzicht

- Alarmeringslijst team BMO


- E-mailaccounts







Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting

informatie over bijvoorbeeld noodverordeningen, noodbevelen en overige bestuurlijke zaken die van belang

zijn voor de te volgen gedragslijn door het publiek (schadebeperking).

- Deze informatie wordt door het proces Pers- en publieksvoorlichting verwerkt in pers- en publieksberichten

en verspreid via beschikbare of aangewezen communicatiemiddelen.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Opvang:

- Als er bv. hoogwaardigheidsbekleders naar de opvanglocatie komen, dan kan vanuit het team Bestuurs- en

managementondersteuning protocollaire ondersteuning en advies komen aan de teamleider Opvang.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Voorzien in primaire levensbehoeften:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan juridische ondersteuning leveren bij de uitvoering

van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. Dit betreft bijvoorbeeld het opstellen van noodbevelen

en noodverordeningen, maar ook het leveren van algemene juridische kennis over wetgeving op dit punt.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Bijzondere uitvaartzorg:

- Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan het bevoegd gezag ondersteunen in geval van

herdenkingsdiensten en stille tochten, bijvoorbeeld door het opstellen van een noodverordening/noodbevel

of bij protocollaire zaken.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Verplaatsen mens en dier:

- Bij een evacuatie kan een noodverordening worden afgekondigd, om mensen te gelasten een bepaald gebied

te verlaten (geen verplichting om het huis te verlaten). Het proces Bestuurs- en managementondersteuning

kan een dergelijke noodverordening opstellen voor het proces Verplaatsen mens en dier.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Milieubeheer:


het proces Milieubeheer, bijvoorbeeld aangaande het inzetten van handhavende bevoegdheden en/of

noodbevoegdheden.

93

93

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Bouwbeheer:


het proces Bouwbeheer, bijvoorbeeld aangaande het inzetten van handhavende bevoegdheden en/of

noodbevoegdheden.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Preparatie nafase:



Bestuurs- en managementondersteuning), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie.

Tussen proces Bestuurs- en managementondersteuning en proces Registratie schade:

- Het team Bestuurs- en managementondersteuning kan juridische expertise leveren aan het proces Registratie

schade, bij het registeren en eventueel verhalen van schade en bestrijdingskosten.


Er wordt multidisciplinair afgestemd met:

- Het GBT/RBT. Het GBT/RBT heeft als taak, besluiten te nemen m.b.t. de aanpak van de crisis/calamiteit.

Adviseurs m.b.t. juridische, financiële en protocollaire zaken kunnen via het team Bestuurs- en

managementondersteuning het GBT/RBT ondersteunen bij deze besluitvorming. Daarnaast kan het GBT/RBT

een beroep doen op ondersteuning in de vorm van notulisten en facilitaire zaken, zoals catering en materiaal.

- Politiezorg: uitvoering geven aan bijvoorbeeld noodverordeningen of noodbevelen.

- Externe partners: uitvoering geven aan facilitaire zaken, zoals catering en postbezorging.

94

94

Ondersteuning Proces: Preparatie nafase


Doel van proces

Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase11

, door in de acute fase

een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op te stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.










betreffende proces.




- De medewerkers van het proces hebben kennis en inzicht van de monodisiplinaire en multidisciplinaire

processen.

- De medewerkers van het proces kunnen zich een beeld vormen van de doelgroep.

- De medewerkers van het proces analyseren de informatiebehoefte op basis van de crisisbeheersing en de

omgeving.

- De medewerkers van het proces vertalen informatie ter voorbereiding op de nafase.

11

In de projectorganisatie Nafase worden alle crisisbeheersingsprocessen geborgd, die nog niet zijn afgerond in de acute fase.

95

95


Voorbereiden preparatie nafase

De teamleider Preparatie nafase bereidt aan de hand van de inzetopdracht Preparatie nafase het inzetplan

Preparatie nafase voor

De inzetopdracht vraagt om de inzet van het team Preparatie nafase. De opdracht kan tweeledig zijn. Vanuit het

operationeel team kan het verzoek gedaan worden om een ‘overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT’ of een ‘1e

concept plan van aanpak nafase’ te maken12

. Ook vanuit het beleidsteam kan het verzoek gedaan worden om een ‘1e

concept plan van aanpak nafase’ te maken.

In beide gevallen is de teamleider Preparatie nafase de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele

voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. De teamleider Preparatie nafase vormt zich een beeld

van aard en omvang van het incident, aan de hand van de opdracht en het totaalbeeld.

Om de inzetopdracht te realiseren alarmeert de teamleider Preparatie nafase het team en zet hij opdrachten uit

binnen het team. Hierbij maakt hij gebruik van de taakkaarten en plannen die al in de voorbereidingsfase zijn

gemaakt. Afhankelijk van de aard van het incident en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor extra

mensen en middelen. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).


Kerntaak 1: Inrichten van het team Preparatie nafase13



- Totaalbeeld

- Inzetopdracht


- Inzetplan Preparatie nafase


middelen

- Logboek


Preparatie nafase

TL PrNafa


van het team

TL PrNafa

- Alarmeren van de medewerkers in het team TL PrNafa

- Toewijzen van taken TL PrNafa


en middelen

TL PrNafa



TL PrNafa






12

Welk verzoek gedaan wordt is afhankelijk van de taakopvatting van het ROT: het ‘overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT’

bevat uitsluitend operationele gegevens inclusief adviezen hieromtrent; het ‘1e concept plan van aanpak nafase’ bevat, naast

gegevens uit het overdrachtsdossier, ook bestuurlijk advies op thema’s die verder strekken dan het werkterrein van het ROT. 13

De teamleider Preparatie nafase bepaalt per inzet de omvang en samenstelling van zijn team; dit is afhankelijk van de opdracht.

96

96



- E-mailaccounts






Uitvoeren preparatie nafase

Het team Preparatie nafase voert de inzetopdracht Preparatie nafase uit, onder leiding van het hoofd


Aan de hand van het inzetplan Preparatie nafase start het team Preparatie nafase zijn werkzaamheden en wordt

gestart met het verzamelen van input voor het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) 1e

concept ‘plan van aanpak nafase’. Het team vormt zich, mede op basis van het totaalbeeld, een beeld van aard en

omvang van het incident en de behoefte aan nazorg, zoals geconstateerd vanuit de operationele diensten. Het team

analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop de projectorganisatie Nafase gerealiseerd kan worden.

Het team Preparatie nafase ontvangt van alle betrokken taakorganisaties het overdrachtsformulier nafase. De

teamleider Preparatie nafase bewerkt deze tot het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT. Is de opdracht te

komen tot een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’, dan gebruikt de teamleider Preparatie nafase dit vastgestelde

overdrachtsdossier en door GBT of RBT vastgestelde kaders14

waarbinnen het proces Nafase georganiseerd moet

worden, om dit 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ te maken.

Het hoofd taakorganisatie Ondersteuning biedt het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT of het 1e concept

‘plan van aanpak nafase’ aan de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aan, die dit vervolgens aan het ROT ter

besluitvorming aanbiedt. Na instemming van het beleidsteam (bevoegd gezag) heeft het ROT alle nog openstaande

activiteiten overgedragen en kan afschalen.

Indien vanuit het ROT alleen het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT is voorgelegd aan het beleidsteam en

het beleidsteam alsnog behoefte heeft aan een uitgebreider advies (een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’), dan

wordt dit gedaan door het team Preparatie nafase. Het overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT wordt daarbij als

input gebruikt. Het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ wordt in dit geval rechtstreeks aan het beleidsteam

aangeboden – al dan niet door tussenkomst van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg.

De teamleider Preparatie nafase draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het

team en met de taakorganisatie. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd

taakorganisatie Ondersteuning, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot

aanpassing van de inzetopdracht.

Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Ondersteuning een aanvraag voor extra mensen en


De teamleider Preparatie nafase legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).


14

Dit betreft eerdere besluitvorming met een relatie naar de inhoud en duur van de nafase.

97

97




Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Preparatie nafase



- Totaalbeeld

- Inzetplan



middelen

- Vertalen van inzetplan in concrete taken en

acties

TL PrNafa

- Opdracht geven tot starten voorbereidingen

preparatie nafase

TL PrNafa


Preparatie nafase; waar nodig bijsturen

TL PrNafa



TL PrNafa


het team, m.n. zorg dragen voor een tijdige

aflossing

TL PrNafa



TL PrNafa




- Inzetplan


- Voortgangs- en


- Logboek

- Het hoofd taakorganisatie Ondersteuning

informeren over de voortgang, productie en


TL PrNafa

- Informatie uitwisselen over het verloop van (het

voorbereiden van) de preparatie van de nafase

met de medewerkers in het team

TL PrNafa

- Afstemmen met de betrokkenen buiten het team TL PrNafa

Medewerkers

PrNafa



TL PrNafa

Medewerkers

PrNafa

Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase: maken van een

overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) een 1e

concept ’plan van aanpak nafase’



- Totaalbeeld

- Inzetplan

- Overdrachtsformulieren

nafase (van

taakorganisaties)

- Eventueel: overdrachts-

dossier nafase (incl. advies)

- Analyseren van het totaalbeeld voor de

doorvertaling naar de nafase

TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

98

98

- Signaleren van de behoefte van de omgeving TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

ROT


- Overdrachtsdossier nafase

(incl. advies) ROT

- Eventueel: 1e concept ‘plan

van aanpak nafase’

- Verzamelen van overdrachtsformulieren nafase

bij andere taakorganisaties, t.b.v. het opstellen

van het overdrachtsdossier nafase (incl. advies)

ROT en (indien verzocht) het 1e concept ‘plan

van aanpak nafase’

TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

- Opstellen van het overdrachtsdossier nafase

(incl. advies) ROT en (indien verzocht) het 1e

concept ‘plan van aanpak nafase’

TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

- Aanbieden van het document aan de Algemeen

Commandant Bevolkingszorg, ter besluitvorming

in het ROT

HTo

Ondersteuning

- Eventueel: ontvangen van het

overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT van

de ACBz / sectie Bevolkingszorg ROT, ten

behoeve van het 1e concept ‘plan van aanpak

nafase’ in opdracht van het BT

TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

- Verkrijgen van informatie over besluiten van het

BT m.b.t. thema’s voor de nafase, via de

informatiecoördinator van het team

Bevolkingszorg

TL PrNafa of

medewerker(s)

PrNafa met deze

specifieke taak

- Indien hierom gevraagd is door BT: aanbieden

van 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ aan BT –

al dan niet door tussenkomst van ACBz; zo nodig

op verzoek aanpassen

TL PrNafa




- Evt. bijdrage aan

evaluatierapport



evaluatie van het proces, in de overeengekomen

(evaluatie)vorm

TL PrNafa


- Taakkaarten/werkinstructie functie teamleider Preparatie nafase

- Checklist thema’s nafase en checklist externe expertise

- Netwerkkaarten

- Alarmeringslijst teamleiders Preparatie nafase

- Alarmeringslijst teamleiders Bevolkingszorg


- E-mailaccounts


99

99






Tussen proces Preparatie nafase en alle andere processen:

- Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door, dan worden deze

uitgevoerd door de nafase-organisatie. Het gaat dan bijvoorbeeld om langdurige opvang, beperken of

opruimen van milieuschade, slachtofferhulp, financiële afhandeling en publieksvoorlichting.

Specifiek tussen proces Preparatie nafase en proces Pers- en publieksvoorlichting:

- Het proces Preparatie nafase levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over het

informatie- en adviescentrum en alle andere activiteiten in de nafase.

- Pers- en publieksvoorlichting is geborgd binnen het informatie- en adviescentrum.

Specifiek tussen proces Preparatie nafase en proces Registratie slachtoffers:

- Het team Preparatie nafase maakt gebruik van registratiegegevens van getroffenen en eventueel hun

verwanten van het team Registratie slachtoffers.


Er wordt multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met:

- andere kolommen (politie, brandweer en GHOR);

- externe partijen (rijksheren of andere instanties);

om een advies voor de nafase op te stellen. Het advies bevat namelijk ook onderwerpen die andere

overheden/instanties moeten uitvoeren, onder regie van de gemeenten.

100

100

Informatie

Het functioneren van de taakorganisatie Informatie



Het leveren van een basisvoorziening voor het team Bevolkingszorg om alle beschikbare en benodigde informatie op

de juiste wijze te kunnen genereren, ten behoeve van:

- een snel en efficiënt besluitvormingsproces;

- het ondersteunen van alle betrokken teams bij de uitvoering van de processen, zowel multidisciplinair als

monodisciplinair.


Voldoende mensen en faciliteiten, en kennis van het proces en de taakorganisatie (inclusief heldere werkafspraken).



In geval van kleinschalige multidisciplinaire inzetten (GRIP 1-incidenten) kan afstemming of informatie-uitwisseling

plaatsvinden tussen het HTo Informatie en/of de teamleider back office Informatie en de OvD – Bevolkingszorg (of

gemeentelijke vertegenwoordiger). Het HTo en/of de teamleider is/zijn verantwoordelijk voor het (laten) opstellen

van het monodisciplinaire totaalbeeld.

OvD-Bz

HTo / teamleider

Opdracht tot opstart van het proces

Samenwerking en terugkoppeling

Beschikbare informatie, waaronder het multidisciplinaire totaalbeeld

101

101



zijn beurt werkt op aansturing van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De teamleider stuurt de onder hem

vallende back office Informatie aan. Deze back office Informatie is het informatieknooppunt van het team

Bevolkingszorg.




Afstemming en samenwerking tussen de taakorganisatie Informatie en alle andere processen van Bevolkingszorg: de

back office Informatie ontvangt van alle processen informatie en vraagt actief informatie ten behoeve van het

informatieproces (middels LCMS).

ACBz

HTo

Teamleider Aansturing

Opdracht tot opstart van het proces

Opstarten en aansturen van de back office Informatie en regievoering op uitgevoerde acties


Samenwerking en terugkoppeling

Beschikbare informatie, waaronder het multidisciplinaire totaalbeeld

102

102

Informatie

Proces: Informatiemanagement

Het proces Informatiemanagement onderscheidt drie hoofdfuncties, te weten:

- hoofd taakorganisatie Informatie;

- teamleider back office Informatie;

- informatiecoördinator Bevolkingszorg.


Doel van proces

Genereren, verwerken en verstrekken van informatie (onder andere middels LCMS), zodat deze informatie bruikbaar

wordt voor de aansturing en uitvoering van de multidisciplinaire processen in het algemeen en de processen

Bevolkingszorg in het bijzonder.


- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidregeling die



- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ beschikt over LCMS.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ heeft afspraken gemaakt over de wijze waarop het systeem wordt gebruikt.

- De gemeente/veiligheidsregio ‘X’ heeft voorzieningen getroffen waardoor medewerkers netcentrisch werken

en in staat zijn de gegenereerde informatie op een actieve wijze te presenteren.




- De medewerkers van het proces hebben toegang tot en kennis van de (geautomatiseerde) systemen die

benodigd zijn om hun taken uit te voeren.

- De medewerkers van het proces kunnen beschikken over LCMS en de overige benodigde hulpmiddelen.

- De medewerkers van het proces zijn opgeleid en getraind om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren.

- De medewerkers van het proces hebben inzicht in de processen van Bevolkingszorg en kunnen daarbij de

relevante informatie verzamelen, verstrekken en duiden.

103

103


Voorbereiden informatiemanagement

Het hoofd taakorganisatie Informatie faciliteert de borging van informatiestromen

van en naar de taakorganisaties van Bevolkingszorg

Het hoofd taakorganisatie Informatie is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van

het proces Informatiemanagement. Hij zorgt dat al in de koude fase de juiste randvoorwaarden worden gerealiseerd.

De start van het proces Informatiemanagement in de warme fase kan er als volgt uitzien:

De taakorganisatie Informatie wordt na alarmering opgestart15

. Het is de verantwoordelijkheid van het hoofd

taakorganisatie Informatie ervoor te zorgen dat een actueel monodisciplinair totaalbeeld wordt opgesteld, en dat dit

ter beschikking wordt gesteld aan het gehele team Bevolkingszorg en alle multidisciplinaire diensten. Op basis van

specifieke verzoeken van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg kan het hoofd taakorganisatie specifieke

informatie ter beschikking (laten) stellen. Het HTo draagt daartoe in de voorbereidende fase zorg voor de inrichting

van de taakorganisatie Informatie in termen van samenstelling van het team en te hanteren hulpmiddelen, conform

regionaal beleid (regionaal inrichtingsplan Informatie). Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident,

op basis van de beschikbare informatie. Het is van belang dat het HTo inzicht krijgt in de informatiebehoefte die op

dat moment bestaat bij de verschillende teams binnen de processen van Bevolkingszorg. Op basis van deze

beeldvorming bepaalt hij hoe het proces informatiemanagement zal worden ingezet. Hierbij wordt gebruik gemaakt

van LCMS, taakkaarten, plannen en/of formats voor informatieproducten die al in de voorbereidingsfase zijn

gemaakt. Er zijn afspraken gemaakt over de alarmering van de medewerkers van de taakorganisatie Informatie.

Het hoofd taakorganisatie Informatie faciliteert zijn medewerkers om hun taak naar behoren uit te voeren.

Hij legt de ondernomen activiteiten vast (of laat deze vastleggen).


Kerntaak 1: Inrichten van de taakorganisatie Informatie (na alarmering)



- In principe alle beschikbare

output uit de andere

processen van

Bevolkingszorg


- Monodisciplinaire bijdrage

van Bevolkingszorg aan het

multidisciplinaire

totaalbeeld


middelen

- Bepalen (afhankelijk van de aard en omvang van

het incident) welke teams en/of functionarissen

ingezet dienen te worden

HTo Inf.

- Verdelen van de werkzaamheden onder de

medewerkers, op basis van de

informatiebehoefte (continu proces); de aard

van de werkzaamheden wordt afgestemd op de

informatiebehoefte

HTo Inf.

- Regelen van (aanvullende) faciliteiten HTo Inf.

- Regelen van herbezetting bij langdurige inzet HTo Inf.

15

Wie dit doet, is regionaal bepaald.

104

104


regels, plannen en procedures door de

taakorganisatie

HTo Inf. - Logboek


logboek/verslaglegging in de eigen

taakorganisatie

HTo Inf.

- Melden aan ACBz dat de taakorganisatie

operationeel is

HTo Inf.


- Taakkaarten voor:

o Hoofd taakorganisatie Informatie

o Teamleider back office Informatie

o De drie rollen van de informatiecoördinator Bevolkingszorg:

Informatiecoördinator GBT/RBT

Informatiecoördinator back office

Informatiecoördinator sectie Bevolkingszorg

- LCMS





- E-mailaccounts






Uitvoeren informatiemanagement

De taakorganisatie Informatie voert het proces Informatiemanagement uit,

onder leiding van het hoofd taakorganisatie Informatie

De basis van de uitvoering van de taken van Bevolkingszorg is monodisciplinaire en multidisciplinaire informatie. Bij

de uitvoering van het proces Informatiemanagement wordt informatie gezocht, geanalyseerd en beschikbaar gesteld

voor alle monodisciplinaire en multidisciplinaire teams, op een actieve en reactieve manier. Dit zijn de taken van de

taakorganisatie Informatie.

Aan de hand van een regionaal inrichtingsplan Informatie worden mensen en middelen verworven en locatie(s)

ingericht. De taakorganisatie Informatie (bestaande uit het hoofd taakorganisatie Informatie, de teamleider back

office Informatie, de informatiecoördinatoren en de medewerkers) draagt er zorg voor dat de informatieactiviteiten

worden uitgevoerd. De activiteiten bestaan uit het inwinnen/ontvangen van informatie, het delen / beschikbaar

stellen van informatie en het monitoren van de informatie en acties die daaruit voortvloeien. Het HTo informeert de

105

105

ACBz over de voortgang van deze activiteiten; intern (binnen het proces) informeert o.a. de teamleider aan het hoofd

taakorganisatie Informatie over de voortgang.

Indien nodig doet het hoofd taakorganisatie Informatie een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de

beschikbare capaciteiten en mogelijkheden.

Het hoofd en de informatiecoördinatoren van de taakorganisatie Informatie leggen de ondernomen activiteiten

vast in een logboek (of laten deze vastleggen).

Zo nodig wordt de uitvoering van de taakorganisatie / het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut,

noodzaak en intensiteit van zo’n eventuele evaluatie. De medewerkers van de taakorganisatie / het proces kunnen

daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm.


Kerntaak 2: Leiding geven

Op te splitsen in:

Kerntaak 2a: Leiding geven aan de teamleider back office Informatie en de

informatiecoördinatoren

Kerntaak 2b: Leiding geven aan de informatiecoördinatoren binnen het team

back office Informatie




processen van

Bevolkingszorg



middelen

Kerntaak 2a: Leiding geven aan teamleider back office Informatie en de

informatiecoördinatoren


- Leiding geven aan de medewerkers van de

taakorganisatie Informatie

HTo Inf.

- Leiding geven aan de back office van het team

Informatie

HTo Inf. /

TL back office

Informatie

- Laten uitvoeren van de opdracht door

medewerkers (middels concrete taken en acties),

voortgang bewaken en waar nodig bijsturen

HTo Inf. /

TL back office

Informatie

- Zorg dragen voor het uitwisselen van informatie

met interne en externe partners

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Zorg dragen voor het werken volgens de

gemaakte afspraken

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)



HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Toezien op het monitoren (door de teamleider

back office Informatie) van de teamacties

HTo Inf.

Kerntaak 2b: Leiding geven aan de informatiecoördinatoren binnen het team

back office Informatie


106

106

- Monitoren van acties van het team back office

Informatie binnen het proces: bijhouden van

openstaande acties en zo nodig bijsturen en/of

rapporteren

TL back office

Informatie






processen van

Bevolkingszorg


- Monodisciplinair

totaalbeeld in LCMS

- Voortgangs- en


- Evt. logboek

- Uitvoeren van het proces

Informatiemanagement

Medewerkers

taakorganisatie

Informatie

- De Algemeen Commandant Bevolkingszorg

informeren over de voortgang

HTo Inf.

- Zorgen dat binnen de taakorganisatie iedereen

op de hoogte is van voortgang van de acties,

productie, prioriteiten en effectiviteit

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Indien gewenst: (laten) bijhouden van een

logboek/ verslaglegging

HTo Inf.

Kerntaak 4: Uitvoeren van de taken op het gebied van


Op te splitsen in:

Kerntaak 4a: Inwinnen/ontvangen en analyseren van informatie uit de

betrokken taakorganisaties/teams t.b.v. de crisisorganisatie

Kerntaak 4b: Verwerken van informatie (actief en reactief)

Kernaak 4a: Inwinnen/ontvangen en analyseren van informatie uit de

betrokken taakorganisaties/teams t.b.v. de crisisorganisatie



- Multidisciplinair

totaalbeeld



processen van

Bevolkingszorg

- Vaststellen van de informatiebehoefte, op grond

van het beeld van het incident

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Inwinnen/ontvangen van monodisciplinaire en

multidisciplinaire informatie (vanuit

Bevolkingszorg en ROT) en dit borgen

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Analyseren van informatie

HTo Inf. en

info.coörd.

Kerntaak 4b: Verwerken van informatie (actief en reactief)



- Multidisciplinair

totaalbeeld



processen van

Bevolkingszorg


- Monodisciplinair

totaalbeeld in LCMS, met

- Op grond van de analyse bepalen voor wie de

informatie relevant/noodzakelijk is en in welke

vorm deze wordt aangeboden

Info.coörd.

- Delen / beschikbaar stellen van informatie Info.coörd.

107

107

alle beschikbare

onderliggende

documenten

Kerntaak 5. Zorg dragen voor beëindiging van het proces en nazorg van de

medewerkers binnen de taakorganisatie Informatie



- Evt. evaluatierapport

- Overdrachtformulier voor

de nafase

- Zorg dragen voor debriefing van de

taakorganisatie

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Oog hebben voor emotionele druk en werkdruk

bij medewerkers

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Zo nodig evalueren van het optreden en zorgen

voor opstellen eindrapportage over / evaluatie

van het proces

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)

- Bij afschaling zorg dragen voor overdracht naar

de reguliere organisatie

HTo Inf.

(eindverant-

woordelijke)


- Taakkaarten voor:

o Hoofd taakorganisatie Informatie

o Teamleider back office Informatie

o De drie rollen van de informatiecoördinator Bevolkingszorg:

Informatiecoördinator GBT/RBT

Informatiecoördinator back office

Informatiecoördinator sectie Bevolkingszorg

- Checklists

- LCMS




- E-mailaccounts



Afstemming en samenwerking tussen de taakorganisatie Informatie en alle andere processen van Bevolkingszorg: de

back office Informatie ontvangt van alle processen informatie en vraagt actief informatie, ten behoeve van het

informatieproces (middels LCMS).

108

108

Productbeschrijvingen

generiek

109

109

Productbeschrijving

Totaalbeeld

Toelichting

Het totaalbeeld is een informatieproduct dat wordt gegenereerd in de multidisciplinaire hoofdas van de

crisisbeheersingsorganisatie in het landelijk crisismanagementsysteem (LCMS). Bevolkingszorg is niet verantwoordelijk

voor het product ‘totaalbeeld’, maar levert er wel een bijdrage aan. Tevens is dit een informatieproduct dat input

levert voor het inzetverzoek (strategisch plan), de inzetopdracht en het inzetplan.

Om deze reden is er geen separate productbeschrijving opgenomen van het product ‘totaalbeeld’.

110

110

Productbeschrijving


Doel

Op hoofdlijnen duidelijk maken welke prestaties er, gegeven de situatie, gerealiseerd moeten worden door de sectie

Bevolkingszorg en de bijdrage daarin van de onderscheiden taakorganisaties, alsmede de daarvoor benodigde

randvoorwaarden.

Minimale inhoud

Toestand (Wat is er aan de hand?)

Uitvoeringskader:

o Thema’s (alleen bij Preparatie nafase)

o Te behalen prestatie (op hoofdlijnen)

o Beleidsuitgangspunten

o Prioritering

o Randvoorwaarden

o Tolerantiegrenzen

o Toelichting

o Gemaakte (multidisciplinaire) afspraken

o Gewenst moment van terugkoppeling

Feitelijke opdracht: Start de betreffende taakorganisatie(s) op en formuleer een inzetopdracht.

Actoren Functionaris / Team / Afdeling

1. Producent Algemeen Commandant Bevolkingszorg

2. Controleur N.v.t.

3. Goedkeurder Operationeel leider

4. Afnemer Hoofd taakorganisatie van de onderscheiden taakorganisaties

5. Archiveerder Informatiecoördinator van de betreffende taakorganisatie

111

111

Productbeschrijving

Inzetopdracht

Doel

Duidelijk maken welke prestaties er, gegeven de situatie, gerealiseerd moeten worden door de taakorganisatie en de

bijdrage daarin van de onderscheiden teams, alsmede de daarvoor benodigde randvoorwaarden.

Minimale inhoud

Toestand (Wat is er aan de hand?)

Uitvoeringskader:

o Thema’s (alleen bij Preparatie nafase)

o Te behalen prestatie

o Beleidsuitgangspunten

o Prioritering

o Randvoorwaarden

o Tolerantiegrenzen

o Toelichting

o Gemaakte (multidisciplinaire) afspraken

o Gewenst moment van terugkoppeling

Feitelijke opdracht: Vertaal de inzetopdracht in een inzetplan voor het proces


1. Producent Hoofd van de betreffende taakorganisatie*


3. Goedkeurder N.v.t.

4. Afnemer Teamleider van het betreffende team


* Bij het proces Preparatie nafase betreft dit de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (in de praktijk zal de opdracht

vanuit het beleidsteam komen).

112

112

Productbeschrijving

Aanvraag extra mensen en middelen

Doel

Zorgen dat de benodigde extra mensen en middelen beschikbaar komen voor de uitvoering.

Minimale inhoud

Toestand (Hoe is de situatie in relatie tot mensen en middelen?)

Uitvoeringskader:

o Benodigde mensen (aantal en kwaliteit)

o Benodigde middelen (soort, aantal en kwaliteit)

o Gewenste levertijd/periode

o Gewenste inzetlocatie

Feitelijk verzoek: aanvraag extra mensen en middelen


1. Producent Teamleider van het betreffende team



4. Afnemer Hoofd van de betreffende taakorganisatie waaronder het team valt*


* Indien het hoofd taakorganisatie de aangevraagde mensen en middelen zelf niet kan organiseren, wordt de

aanvraag door het HTo doorgezet naar het hoofd taakorganisatie Ondersteuning.

113

113

Productbeschrijving

Inzetplan Doel Vertalen van de in de inzetopdracht genoemde prestaties naar concrete acties.

Minimale inhoud

Het inzetplan16

geeft aan hoe de inzetopdracht wordt vormgegeven. Het inzetplan geeft onder andere het volgende

aan:

Op welke locatie(s)

Gevraagde capaciteit (kwantitatief en kwalitatief)

Benodigde middelen/materialen

Uitwerking van prioritering en volgorde van handelen

Andere te betrekken (gemeentelijke) processen

Te betrekken externe partijen

Verwachte tijd die nodig is voor realisatie van (onderdelen van) de te leveren prestaties

Zo nodig continuïtieitsplanning in relatie tot verwachte inzetduur

NB: Het is niet de bedoeling – en ook niet mogelijk – om in het inzetplan uitputtend te beschrijven welke activiteiten

voor het proces uitgevoerd moeten worden. Daarvoor zal de beschikbare informatie in de aanvangsfase te summier

zijn en bovendien is het opzetten van een dergelijk uitgebreid plan te tijdrovend. Het inzetplan zal – gegeven de

beschikbare informatie – zo concreet mogelijk moeten omschrijven tot welke acties de teamleider en zijn mensen in

eerste instantie moeten overgaan. De acties moeten helder, volgtijdelijk en logisch omschreven zijn.

Het plan kan worden opgezet aan de hand van de checklist / voorbereide vragenlijst van de teamleider en zal tijdens

de uitvoering van het proces voortdurend moeten worden bijgesteld.


1. Producent Teamleider



4. Afnemer Medewerkers in het team


16

Het inzetplan kan schriftelijk of mondeling worden gegeven. Het is van belang dat de teamleider de acties bijhoudt / laat

bijhouden in het logboek.

114

114

Productbeschrijving

Advies

Doel

Geven van advies over de te nemen maatregelen, op basis waarvan besluitvorming kan plaatsvinden.

Minimale inhoud

Aard situatie

Omvang

Risico’s

Voorgestelde maatregelen

Overwegingen

Alternatieven

Financiële consequenties

Advies/voorstel


1. Producent Teamleider



4. Afnemer Hoofd van de taakorganisatie


Opmerking

Deze productbeschrijving is een algemeen format voor het opstellen van een advies. Dit format kan bij alle processen

gebruikt worden, uitgezonderd bij het proces Analyse en advies. Daar wordt het product ‘Adviesrapport

omgevingsanalyse’ gebruikt, omdat het doel en de minimale inhoud van dat advies anders zijn.

115

115

Productbeschrijving

Voortgangs- en afwijkingsinformatie

Doel

Informatie delen over de voortgang van het werk en/of die nodig is om besluiten te heroverwegen.

Minimale inhoud

Datum/tijdstip van rapportage

Welke van de te behalen prestaties worden gerealiseerd?

Welke van de te behalen prestaties worden niet gerealiseerd?

o Redenen waarom de prestaties niet kunnen worden gerealiseerd

o Beschrijving mogelijke consequenties bij continueren oorspronkelijk plan

o Beschrijving beslispunten, zo mogelijk voorzien van voorstel aanpassing opdracht

o Beschrijving mogelijke consequenties van de beslispunten

o Gewenst moment van besluitvorming/uitvoering van beslissing

Beschrijving van mogelijke toekomstige knelpunten ten aanzien van de te behalen prestaties

Mogelijke rapportagemomenten

Gereed voor uitvoeren (deel van) proces, bijvoorbeeld:

o Gereed voor opvang

o Gereed voor distributie

o Gereed voor vervoer

Bereiken van prestaties

Constateren van knelpunten en afwijkingen


1. Producent Teamleider van het betreffende team



4. Afnemer Hoofd van de betreffende taakorganisatie


NB: Let er bij rapportage op, dat hetgeen het meest cruciaal is voor de gebruiker (met name afwijkingsinformatie en

informatie over ‘gereed voor’) eruit springt, bijvoorbeeld door dit bovenaan op te nemen.

116

116

Productbeschrijving

Logboek

Doel

Belangrijke informatie (discussies, besluiten, inkomende, uitgaande informatie etc.) vastleggen ten behoeve van:

- het bewaken van de voortgang van activiteiten;

- de overdracht;

- de evaluatie en verantwoording achteraf.

Minimale inhoud

De betreffende taakorganisatie respectievelijk de betrokken teams houden hun eigen logboek bij. In het logboek

worden bijvoorbeeld de volgende zaken bijgehouden:

Tijdstippen

Opdrachten

Afspraken

Acties

Actiehouders

Actoren

Complicaties

Resultaten


1. Producent HTo of teamleider van het betreffende team (eindverantwoordelijke)



4. Afnemer N.v.t.


117

117

Productbeschrijving

Evaluatierapport

Doel

Komen tot een evaluatie van de inzet van de taakorganisatie tijdens een incident of crisis in de

gemeente/veiligheidsregio ‘X’. Het evaluatierapport van de taakorganisatie vormt een onderdeel van de totale

evaluatie van het deel Bevolkingszorg.

Minimale inhoud

Aanleiding

Duur van de inzet

Inzet mensen/middelen

Melding en alarmering

Op- en afschaling

Leiding en coördinatie


Communicatie

Samenwerking/afstemming met andere processen en partners

Verloop van de overdracht aan staande organisatie

Knelpunten/verbeterpunten


1. Producent Hoofd taakorganisatie

2. Controleur Algemeen Commandant Bevolkingszorg

3. Goedkeurder Coördinerend gemeentesecretaris

4. Afnemer Vertegenwoordiger Bevolkingszorg in het multidisciplinaire evaluatieteam

5. Archiveerder Veiligheidsregio ‘X’

118

118

Productbeschrijvingen

(proces)specifiek

119

119

Productbeschrijving

Omgevingsanalyse

Doel

Inzicht verkrijgen in wat zich in de buitenwereld (bij media, bij het publiek en op het internet) afspeelt, welk gevoel in

de samenleving bestaat over de ramp of crisis, en meten/bepalen wat de effectiviteit is van de huidige

communicatieaanpak.

Minimale inhoud

Naam analisten

Analysebronnen

Analyseperiode

Samenvatting:

o Wat speelt en leeft er onder het publiek en in de media?

o Wat is de effectiviteit van de huidige communicatieaanpak?

Gespecificeerd omgevingsbeeld:

o Informatiebehoefte (Welke vragen leven er? Welke geruchten doen de ronde?)

o Schadebeperking (Vertoond gedrag, hulpvraag, zelfredzaamheid)

o Betekenisgeving (Hoe wordt het incident buiten geduid?)


1. Producent Medewerker team Analyse en advies


3. Goedkeurder Teamleider Analyse en advies

4. Afnemer Hoofd taakorganisatie Communicatie, teamleider Pers- en publieksvoorlichting,

Communicatieadviseur CoPI, communicatieadviseur ROT, communicatieadviseur BT

5. Archiveerder Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie

120

120

Productbeschrijving

Adviesrapport omgevingsanalyse

Doel

Doen van een voorstel voor (aanpassing van) de communicatieaanpak, op basis van de omgevingsanalyse.

Minimale inhoud

Analyseperiode

Samenvatting omgevingsbeeld:

o Wat speelt en leeft er onder het publiek en in de media?

o Wat is de effectiviteit van de huidige communicatieaanpak?

Gespecificeerd omgevingsbeeld:

o Informatiebehoefte

o Schadebeperking

o Betekenisgeving

Voorstel (aanpassing) coummunicatieaanpak:

o CoPI

o ROT

o BT


1. Producent Communicatieadviseur


3. Goedkeurder Teamleider Analyse en advies

4. Afnemer Hoofd taakorganisatie Communicatie, teamleider Pers- en publieksvoorlichting,

communicatieadviseur CoPI, communicatieadviseur ROT, communicatieadviseur BT


121

121

Productbeschrijving

Pers- en publieksbericht

Doel

Verzorgen van:

- algemene informatie;

- gedrags- en handelingsalternatieven;

- verklaring en toelichting van het beleid van de burgemeester over de bestrijding van de crisis.

Minimale inhoud

Titel van het bericht

Plaats, datum, tijdstip

Inhoud van het bericht:

o Algemene informatie over het incident

o Gedrags- en handelingsalternatieven

o Verklaring en toelichting van het beleid van de burgemeester over de bestrijding van de crisis

Standaard-achtergrondinformatie

Noot voor de redactie (niet voor publicatie)

Contactpersoon en bereikbaarheidsgegevens


1. Producent Medewerker team Pers- en publieksvoorlichting


3. Goedkeurder Teamleider Pers- en publieksvoorlichting

4. Afnemer Webredacteur


122

122

Productbeschrijving

Q&A’s

Doel

Verzorgen van een lijst met antwoorden op de meest gestelde vragen tijdens een incident of crisis, om hiermee te

voldoen aan de informatiebehoefte van bij het incident of de crisis betrokken personen.

Minimale inhoud

Vragen

Antwoorden




3. Goedkeurder Teamleider Pers- en publieksvoorlichting

4. Afnemer Webredacteur, communicatieadviseur CoPI, medewerker pers- en publieksvoorlichting,

medewerker publieksvoorlichting op de opvanglocatie, coördinator publieks-

informatienummer, informatiecoördinator communicatie


123

123

Productbeschrijving

Persstatement

Doel

Opstellen van een korte verklaring over de crisis en de gevolgen ervan voor de samenleving.

Minimale inhoud

Duiding, dat wil zeggen: wat betekent de crisis voor de samenleving?

Algemene informatie over de crisis

Gedrags- en handelingsadviezen

Verklaring en toelichting van het beleid van de burgemeester over de bestrijding van de crisis



2. Controleur Teamleider Pers- en publieksvoorlichting

3. Goedkeurder Communicatieadviseur BT

4. Afnemer Burgemeester of operationeel leider


124

124

Productbeschrijving

Overdrachtsformulier nafase

Doel

Overdragen van informatie vanuit de taakorganisatie naar de reguliere organisatie. De overdrachtsformulieren van de

taakorganisaties worden door het team Preparatie nafase samengevoegd tot een overdrachtsdossier nafase (incl.

advies) ROT en (indien verzocht) een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’, afhankelijk van de regionale voorkeur.

Minimale inhoud

Wat is de huidige situatie?

Wat is er tot nu gebeurd?

Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt?

Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties?

Wat gaat er nog spelen op dit vlak?


1. Producent Hoofd van de betreffende taakorganisatie


3. Goedkeurder Getrapt: via teamleider Preparatie nafase naar ROT

4. Afnemer Getrapt: via teamleider Preparatie nafase naar ROT

5. Archiveerder Informatiecoördinator Ondersteuning

125

125

Productbeschrijving

Overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT

Doel

Bevorderen van een soepele overdracht van de crisisbeheersingsorganisatie tijdens de operationele fase naar de

nafase.

Achtergrond

Uit bestudering van eerdere incidenten waarbij de nafase een belangrijke rol speelt, is gebleken dat overdracht van de

crisisbeheersingsorganisatie tijdens de operationele fase naar de nafase vaak moeizaam verloopt.

Preparatie op de nafase hoort tot de taken van het ROT. Niet zelden wordt een hiaat ervaren in de overdracht van de

operationele fase naar de nafase. Tot nog toe is de meest gebruikelijke wijze van overdracht het verzoek van de

operationeel leider (ROT) aan de opperbevelhebber om te mogen afschalen, omdat alle operationele zaken in goede

banen zijn geleid. Vaak wordt in dit contact nog kort stilgestaan bij de nog openstaande zaken en dan is het aan de

burgemeester (formeel: het college van B&W) om de nafase vorm te geven.

Een soepele overgang hangt vooral af van het gegeven of het beleidsteam i.c. de burgemeester in staat is en gesteld

wordt om de nafase – die toch ook veel uitvoerende aspecten kent – adequaat ter hand te nemen. Het ROT speelt

hierin een rol van grote betekenis. Het team Preparatie nafase is verantwoordelijk voor het opstellen van een

overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’. Het

multidisciplinair voorbereide overdrachtsdossier nafase vanuit het ROT, aangevuld met adviezen vanuit de (opgedane)

kennis en ervaring van de deelnemers aan het ROT, biedt essentiële input voor het opzetten van het 1e concept ‘plan

van aanpak nafase’. Belangrijk is dat pas afgeschaald wordt als het beleidsteam i.c. de burgemeester heeft

aangegeven voldoende informatie en advies te hebben gekregen om de nafase adequaat ter hand te nemen.

Mogelijke inhoud

Dit document omvat een beknopt overzicht van de activiteiten en afspraken binnen een aantal thema’s, en per thema

een advies vanuit het ROT over de vervolgaanpak. Onderstaand worden de thema’s benoemd die mogelijkerwijs

onderdeel kunnen uitmaken van de nafase én raakvlak hebben met operationele activiteiten.

Thema ‘Informatie en coördinatie’

Input vanuit het ROT:

o Wat is de huidige situatie?

o Wat is er tot nu gebeurd?

o Waar hebben direct betrokkenen tot nu toe informatie kunnen halen?

o Hoe is de interne informatiedeling tot op heden georganiseerd?

o Welke bestuurlijke contacten zijn er geweest?

o Zijn er klachten over het optreden van de hulpdiensten?

o Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt?

o Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties?

o Wat gaat er nog spelen op dit vlak?

Advies ROT: ………..

126

126

Thema ‘Communicatie getroffenen, interne communicatie, publieks- en mediacommunicatie’




o Hoe is het contact met direct betrokkenen tot op heden onderhouden?

o Waar hebben mensen tot nu toe informatie kunnen halen?

o Is er een scheiding tussen getroffenencommunicatie, publieksinformatie en persinformatie?

o Welke vragen spelen er nog? Voeg de FAQ-lijst toe.





Thema ‘Hulpverlening aan getroffenen en verwanten’








Thema ‘Zorg aan de eigen organisatie’



o In hoeverre is tot dusverre aandacht besteed aan het welzijn van het personeel van de eigen

organisatie?

o Zijn bedrijfsopvangteams actief geweest?





Thema ‘Rouwverwerking en herdenking’



o Zijn er signalen dat op korte termijn herdenkingen o.i.d. georganiseerd worden?

o Wat is er tot nu gedaan op dit vlak?





127

127

Thema ‘Regionale, landelijke en/of internationale afstemming’



o Zijn er regionale/(inter)nationale componenten? Bijvoorbeeld direct getroffenen die niet in de

betrokken gemeente wonen, een buitenlandse verdachte e.d.? Welke zijn dit en hoe is daar tot nog

toe mee omgegaan?





Thema ‘Monitoren maatschappelijke impact/onrust’




o Op welke wijze wordt het monitoren vormgegeven?





Thema ‘Juridische afwikkeling’



o Zijn er juridische vraagstukken actueel binnen het ROT?

o Hoe is daarmee omgegaan?





Thema ‘Schademanagement’



o Wat is er tot nu gedaan aan schademanagement?

o Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid?

o Zijn bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt?





128

128

Thema ‘Financiën’



o Welke voor de nafase relevante uitgaven zijn er gedaan of afgesproken?


o Welke actiepunten staan nog open?




Thema ‘Herstelwerkzaamheden’



o Wat is er tot nu gedaan aan herstel?

o Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid?

o Zijn bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt?





Thema ‘Strafrechtelijk onderzoek’



o Is er overleg met het openbaar ministerie geweest?

o Welke afspraken zijn er gemaakt over woordvoering?

o Welke overige afspraken zijn er gemaakt? En met wie?

o Wat speelt er nog?




Thema ‘Advisering beleidsteam’



o Welke bestuurlijke dilemma’s zijn vanuit het ROT voorgelegd aan het BT?

o Welke besluiten zijn genomen en hoe is daar uitvoering aan gegeven?


o Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?


Advies ROT: Overwegende dat er nog diverse openstaande acties zijn en dat borging van een zorgvuldige

afhandeling in de lokale organisatie noodzakelijk is, adviseert het ROT aan het BT om dit document te

integreren in het plan van aanpak voor de nafase.

129

129

Thema ‘Verantwoording’



o Is vanuit het ROT reeds ingegaan op verantwoordingsvraagstukken? Op welke wijze en richting wie?


o Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?



Thema ‘Overig onderzoek en evaluatie’



o Welke onderzoeksinstanties hebben zich waar gemeld?




Advies ROT: Aanwijzen van een centrale contactpersoon voor alle onderzoekende instanties.

Thema ‘Verslaglegging en archivering’



o Wat is er tot nog toe gebeurd aan verslaglegging en archivering?

o Waar zijn stukken te vinden?





1. Producent Team Preparatie nafase

2. Controleur Algemeen Commandant Bevolkingszorg

3. Goedkeurder ROT

4. Afnemer GBT/RBT


130

130

Productbeschrijving

1e concept ‘plan van aanpak nafase’

Doel

Opstellen van een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ in de acute fase, voor de overdracht van de crisisorganisatie

naar de projectorganisatie Nafase.

Minimale inhoud

Openstaande acties uit de crisisorganisatie

Afschalingscriteria / overdracht naar reguliere organisatie

Projectorganisatie nafase

Uitgangspunten nafase

Doelgroepen

Doelstellingen

Opdrachtgever en opdrachtnemerschap

Beleggen van verantwoordelijkheden (evt. mandaten)

Voortgang en rapportage

Verantwoording

Thema’s voor de nafase. Beschrijf per thema:

o Doelstelling en doelgroepen

o Verantwoordelijke

o Activiteiten

o Planning

o Benodigde capaciteit

o Budget

o Tijdpad


1. Producent Teamleider Preparatie nafase

2. Controleur HTo Ondersteuning/ Algemeen Commandant Bevolkingszorg

3. Goedkeurder (Regionaal) Beleidsteam

4. Afnemer Projectleider projectorganisatie Nafase (van de getroffen gemeente)


New Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke … · 2017. 9. 19. · De expertgroepen...

Documents

Transcript of New Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke … · 2017. 9. 19. · De expertgroepen...