n e g n i d e t s e b n a A u ea r u B - Bigwobber: wie ... · Het Hoofd Facilitair Bedrijf stuurt...

Offerteaanvraag

‘FMIS’

met kenmerk

209 DO 07

Bure

au A

anbe

stedi

ngen

Inhoudsopgave

1. Beschrijving Project 4 1.1 Inleiding 4 1.2 Achtergrond/opzet 4 1.3 Doel van de aanbesteding 4 1.4 Uitvoering aanbestedingsprocedure 4 1.5 Achtergrond informatie voor de inschrijvers 4 1.6 Looptijd van de overeenkomst 12 1.7 Planning 12

2. Beschrijving standaard offerte- en beoordelingsprocedure13 2.1 Offerteprocedure 13 2.2 De aanbesteding 13 2.3 Beoordelingsprocedure 13

3. 3. Instructie voor de inschrijver 17 3.1 Voorbereiding offerte 17 3.2 Inhoud en opbouw offerte 17 3.3 Indienen van de inschrijving 17

4. Lijst van eisen 19 4.1 Algemeen 19 4.2 Materie 19 4.3 Functioneel 19 4.4 Technisch 22 4.5 Implementatie 25 4.6 Commercie 25 4.7 Juridisch 26 4.8 Kwaliteitsborging 27

5. Lijst van wensen 28 5.1 Materie wensen 28 5.2 Functionele wensen 28 5.3 Technische wensen 29 5.4 Commerciële wensen 30 5.5 Juridische wensen 30

Bijlage 1 Aanmeldingsformulier

Bijlage 1a Eigen Verklaring

Bijlage 1b Uitvoeringsverklaring

Bijlage 1c Opgave referentieprojecten

Bijlage 2 Conformiteitenlijst

Bijlage 3 Wensinvulformulier

Bijlage 3a Prijsinvulformulier

Bijlage 4 Algemene Voorwaarden 2003

Bijlage 5 Concept overeenkomst Standaardprogrammatuur

Bijlage 5a Concept overeenkomst Maatwerkprogrammatuur

Bijlage 6 ICT Infrastructuur gemeente Utrecht

Bijlage 7 Casus

Bureau Aanbestedingen Pagina 3 van 30 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

1. Beschrijving Project

1.1 Inleiding

Het nieuw op te zetten Shared Service Center Facilitair Bedrijf Utrecht (het Facilitair Bedrijf, afgekort FB) van de Gemeente Utrecht wil een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) aanschaffen, implementeren en beheren.

1.2 Achtergrond/opzet

De onderhavige aanbesteding is een Europese openbare aanbesteding volgens het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO).

1.3 Doel van de aanbesteding

De gemeente Utrecht is in het kader van onderhavige aanbesteding voornemens een overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de levering, implementatie en beheer van een FMIS-systeem. De Dienst Ondersteuning (DO) is voornemens om aan één (1) leverancier de opdracht te gunnen. Deze opdracht wordt gegund aan de leverancier met de economisch meest voordelige inschrijving. Om de economisch meest voordelige inschrijving te bepalen worden de volgende gunningscriteria en bijbehorende factoren gehanteerd: Gunningscriteria Factor Functionele wensen (Hoofdstuk 5.2) 40 Commerciële wensen (Hoofdstuk 5.4) 30 Materiewensen (Hoofdstuk 5.1) 20 Technische wensen (Hoofdstuk 5.3) 5 Juridische wensen (Hoofdstuk 5.5) 5

1.4 Uitvoering aanbestedingsprocedure

De aanbesteding wordt uitgevoerd door Bureau Aanbestedingen van de gemeente Utrecht, in opdracht van het Shared Service Center Facilitair Bedrijf van de Dienst Ondersteuning. Het beheer van de overeenkomst wordt verzorgd door het FB.

1.5 Achtergrond informatie voor de inschrijvers

1.5.1 Organisatie Utrecht is de vierde grootste stad van Nederland op basis van het aantal inwoners. Voor de gemeente Utrecht werken ongeveer 4.700 medewerkers verdeeld over veertien diensten en twee projectorganisaties. Burgemeester en wethouders én de concerndirectie sturen de gemeentelijke organisatie aan. De concerndirectie staat onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Op de website van de gemeente Utrecht (www.utrecht.nl) is de organisatiestructuur van de gemeente te vinden. Binnen de gemeente Utrecht vindt momenteel een bundeling van facilitaire dienstverlening plaats tot een Shared Service Center Facilitair Bedrijf Utrecht (verder afgekort tot FB). Het FB wordt samen met een aantal andere Shared Service Centra onderdeel van de Dienst Ondersteuning. Per 1 januari 2008 is de leiding en de interne stafondersteuning van de facilitaire onderdelen gebundeld (fase 1). In de tweede fase, bij de in gebruikname van het nieuwe stadskantoor (2011), zal een volledige bundeling van alle facilitaire uitvoerende activiteiten gerealiseerd worden. Het idee is het FB te organiseren op basis van het zogenaamde frontoffice/backoffice concept. De sectie Servicedesk en Klantcontact vormt de frontoffice van het FB en bestaat uit de units servicedesk, locatiecoördinatie en beveiliging en receptie.


http://www.utrecht.nl/

De sectie Dienstverlening en de sectie Huisvesting en Techniek vormen in de ideevorming de uitvoerende backoffice. Daarnaast ressorteren onder het FB een aantal externe leveranciers: Catering, Schoonmaak, Beveiliging, Quick Service Point Print & Copy, aannemers, installatietechnische bedrijven en een verhuisbedrijf. Deze externe leveranciers functioneren veelal onder regie van de backoffice en kunnen worden beschouwd als onderdeel van de backoffice. Front- en backoffice worden ondersteund door het Bedrijfsbureau FB en het managementsecretariaat. Het Hoofd Facilitair Bedrijf stuurt het FB aan en maakt deel uit van het managementteam van de nieuw gevormde Dienst Ondersteuning (DO). Om de werkprocessen binnen het nieuwe FB te kunnen ondersteunen wordt in 2008 het proces gestart om een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) in gebruik te nemen. Doelstelling is om per 1 juli 2008 de functionaliteit van het te selecteren FMIS operationeel beschikbaar te hebben voor het FB, met name de transactionele processen. Na het live gaan van de genoemde basisfunctionaliteit zal het FMIS in de periode 2008-2011 uitgebouwd worden, waarbij de focus ligt op de backoffice functionaliteiten. Het FB is bezig intern een functioneel applicatiebeheerder voor FMIS te werven. De verwachting is dat deze functie nog niet ingevuld is per 1 juli 2008. Zolang hiervoor nog geen interne kandidaat beschikbaar is, wil FB een functioneel applicatiebeheerder extern inhuren. 1.5.2 Missie, doelstellingen en resultaten Missie De beoogde missie van het FB is afgeleid van de missie van de Dienst Ondersteuning, waar het FB straks een onderdeel van wordt. Het ontwikkelen van een missie en een visie is een belangrijk ondersteuningsmiddel bij teambuilding van dit nieuw te vormen onderdeel van de gemeentelijke organisatie. De ervaring leert dat dit tevens een rol kan spelen bij het binden van medewerkers met de organisatie. De definitieve missie zal daarom in en met de nieuwe organisatie worden ontwikkeld. Om die reden wordt hier gekozen voor een voorlopige formulering van de beoogde missie: “Het Facilitair Bedrijf Gemeente Utrecht ondersteunt als “shared service center” de klant bij de

uitvoering van zijn kerntaken, door de overeengekomen facilitaire dienstverlening op de juiste plaats en tijd en tegen marktconforme kosten te leveren.”

De onderstaande beoogde doelen zijn afgeleid van de beoogde missie. Doelen Het bevorderen van het succes van de primaire organisatie: ‐ de interne klant facilitaire diensten leveren die hij ervaart als een daadkrachtige ondersteuning bij

zijn werk voor de burgers en bedrijven van de gemeente Utrecht. Klantgericht werken: ‐ herkenbare aanspreekpunten (servicedesk en accountmanagement); ‐ duidelijke informatie geven; ‐ inzicht bieden in producten- en dienstenaanbod. Effectieve en efficiënte dienstverlening: ‐ werkprocessen beheersen, goed op elkaar afstemmen en continu verbeteren; ‐ de kosten c.q. prijs per product/dienst kennen (en afzetten tegen de externe markt); ‐ doelen resultaatgericht opereren met daadkracht. Innovatieve productontwikkeling en realisatie: ‐ verzamelen en benutten van de meest effectieve methode ('best practice'); ‐ gebruik maken van ‘state of the art’ middelen en expertise; ‐ trends in het primaire proces volgen en tijdig vertalen in facilitaire oplossingen. Marktconform en marktgericht werken:


‐ aanbod van producten en diensten afstemmen op de vraag van de klant; ‐ dienstverlening bieden tegen de beste kwaliteit/prijs verhouding. Gemotiveerde, betrokken en deskundige medewerkers: ‐ verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie plaatsen en helder vastleggen; ‐ een open communicatie en collegiale cultuur bevorderen; ‐ bevorderen van een goed opleidingsklimaat (lerende organisatie). Om de genoemde doelstellingen te realiseren, worden de volgende strategieën als kenmerkende gedragspijlers gekozen. Strategieën Klantgerichtheid: ‐ duidelijkheid naar de klant toe garanderen (bijvoorbeeld: eenduidige producten en diensten

catalogus, voortgangsberichten); ‐ afspraken nakomen; ‐ ‘one stop shopping’ via frontoffice (servicedesk); ‐ accountmanagement. Kostenbewustzijn: ‐ kritisch omgaan met inzet van middelen en personeel; ‐ klanten informeren over hun verbruik. Kwaliteitsgericht: ‐ met vakmanschap oplossingen realiseren; ‐ afspraken maken over welke kwaliteitsmetingen wanneer verricht worden; ‐ gezond feedback geven en ontvangen zowel onderling, als in de relatie met leveranciers en indien

nodig ook in de relatie met de klant. (Keten)samenwerking: ‐ onderlinge samenwerking, samenwerking met collega’s van andere Shared Service Centra en

samenwerking met leveranciers bepalen de sterkte van de dienstverleningsketen; ‐ de samenwerking met de klant bepaalt in hoge mate de meerwaarde van de door hem ervaren

dienstverlening. Genoemde strategieën monden uit in een beeld van de kernwaarden die voor alle facilitaire medewerkers in hun handelen richtinggevend zijn: klantgericht, oplossingsgericht, vakmanschap en gericht op samenwerking. Het FMIS moet hier flexibel ondersteunend in zijn. Figuur 1. Organigram en kenmerken FB


Enkele organisatiekenmerken: ‐ totaal aantal medewerkers van de gemeente Utrecht: ± 4.700 personen inclusief externen. Aantal

medewerkers in het FB: ± 85 personen, verdeeld over ± 63 fte. ‐ aantal locaties: er zijn nu meer dan 20 locaties in gebruik, naar verwachting zal in 2011 het nieuwe

stadskantoor in gebruik genomen worden. Ook dan blijven er meerdere locaties in gebruik. ‐ aantal m2 in gebruik: 80.000 m2 kantoorruimte. Facilitaire hoofdprocessen Het centrale proces van het FB is het beschikbaar stellen en faciliteren van een goede werkplek - in de meest brede betekenis - voor ambtenaren en bestuurders van de stad. Kijkend naar de accenten in de daarbij behorende werkprocessen zijn de volgende hoofdprocessen (NEN 2748) te onderscheiden: ‐ verwerving van facilitaire producten en diensten; ‐ beschikbaarstelling en administratief beheer (inclusief informatievoorziening) van facilitaire

producten en diensten; ‐ gebruiksondersteuning facilitaire producten en diensten; ‐ technisch beheer en onderhoud binnen het facilitaire domein; ‐ advies en ondersteuning (procesmatig en projectmatig) binnen het facilitaire domein.

Klant oriëntatie met betrekking tot de facilitaire bedrijfsprocessen Binnen en tussen de processen spelen zich bij het FB klantcontacten af op allerlei niveaus: ‐ directies van diensten/bestuur; ‐ afdelingsmanagement; ‐ budgethouders en bestellers; ‐ eindgebruiker: de medewerker aan de counter in het bedrijfsrestaurant. Het vraagpatroon van al deze klant(en) kan zeer divers zijn en vraagt daarmee ook om diversiteit in benadering van het FB. Als resultaat van de analyse op de Klantoriëntatie wordt voor de organisatie van het FB de benadering van de klant in vier niveaus als uitgangspunt genomen: 1. de dienstverleningsovereenkomst (DVO); 2. het accountschap; 3. de frontoffice (servicedesk); 4. specialistisch contact (backoffice). Het werken vanuit een dergelijke diverse Klantoriëntatie vraagt om heldere interne afspraken over hierbij passende rollen en vergt uitgebreide communicatie met de klant over wat hij op welk moment van wie mag verwachten (verwachtingsmanagement). Producten en diensten In deze algemene beschrijving van het FB zal worden volstaan met het duiden van de meest voor de hand liggende clusters van facilitaire producten en diensten op basis van NEN 2748. Tabel: Clusters van facilitaire producten en diensten

Rubricering Productencluster Voorbeeld product/dienst 1. Huisvesting Gebouwen/terreinen/stalling

Belastingen/heffingen Verzekeren Gebouwinrichting/-onderhoud Muteren Energiegebruik Beheren en exploiteren

- parkeergarage - OZB - glasverzekering - inrichting afdeling - interne verhuizing - klimaatbeheersing - interne verhuur

2. Diensten en Middelen Consumptieve diensten Risico beheersen Schoonmaken Verhuizen Documentmanagement Reststoffenmanagement

- catering/bedrijfsrestaurant - bewaking/beveiliging - glasbewassing - concentratiewerkplek - printapparatuur - papiervernietiging


Werkplekinrichting Verstrekken bedrijfskleding

- kantoorplanten - uniform bode

3. Facilitaire automatisering

Facilitaire Software - gebouwbeheersysteem

4. Externe voorzieningen Vervoeren personen Externe vergadering

- reisbureauservice - reserveringsservice extern

5. Facilitair Management Facilitair Management Bedrijfsbureau Milieu Arbo Risicomanagement Inkoopmanagement Informatiemanagement Kwaliteitsmanagement

- beleidsadvisering - servicedesk - milieubox/batterijenbox - advies werkplekinrichting - bewaking en beveiliging - contractenbeheer - facilitaire management info voor klant- klanttevredenheidsonderzoek

Redenen voor aanschaf van een FMIS De huidige organisatie van facilitaire dienstverlening is veelal functioneel georiënteerd. Een sterkere focus op de bedrijfsprocessen biedt mogelijkheden om de organisatie van facilitaire dienstverlening sneller op de steeds veranderende techniek, wensen en omgeving te laten inspelen. Door werkprocessen te standaardiseren en met ICT-middelen te ondersteunen kan informatie worden verzameld waarmee de klant beter geholpen kan worden. Die middelen kunnen ook medewerkers motiveren tot zoveel mogelijk standaardiseren van de werkprocessen en daar waar op basis van de gegenereerde informatie zinvol is die ook aan te passen. Een belangrijk instrument om te komen tot een correcte en gestroomlijnde procesgang van de verschillende facilitaire processen binnen het FB (en wellicht breder binnen de Dienst Ondersteuning) is de implementatie van een FMIS. In een FMIS wordt de klantvraag geregistreerd en de procesvoortgang en afhandeling van de melding bewaakt. Het is ook een hulpmiddel om de verschillende facilitaire processen te monitoren en desgewenst op basis daarvan aan te passen. Hiermee wordt de kwaliteit van de dienstverlening geborgd. Bij het FB van de gemeente Utrecht is het FMIS een middel om de facilitaire dienstverlening tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit en zo laag mogelijke kosten uit te voeren. De implementatie van een FMIS speelt een cruciale rol bij het realiseren van de doelstelling om effectieve en efficiënte dienstverlening na te streven. Verwachtingen van het systeem Het FB onderkent dat een FMIS een instrument is waarmee operationele facilitaire activiteiten geregisseerd kunnen worden. Een FMIS is niet een wondermiddel dat de facilitaire organisatie plotseling soepeler laat lopen. Voorwaarde voor het FB is dan ook de facilitaire organisatie en de procedures op orde te hebben om het FMIS succesvol te laten zijn. Van het FMIS verwacht het FB een snel, gebruikersvriendelijk en flexibel systeem waarmee informatie over de diverse operationele facilitaire processen eenvoudig ingevoerd en verwerkt kan worden. Het zelf, binnen het systeem, ontwerpen van management- en budget rapportages moet mogelijk zijn. De gemeente Utrecht is niet de eerste grote organisatie die een FMIS in gebruik neemt. Van de leverancier wordt verwacht dat hij het FMIS volgens de meest effectieve methode kan implementeren. Dit moet blijken uit: ‐ de beschikbaarheid van een ingerichte database; ‐ die onderbouwd is door gedetailleerde workflowschema’s per deelproces; ‐ die toegepast wordt in een gecentraliseerde facilitaire omgeving met meerdere locaties. 1.5.3 Functioneel Dit document beschrijft niet op detailniveau hoe de informatie- of veldenstructuur van een FMIS eruit zal moeten zien, maar de functionaliteit van het FMIS en de diverse onderdelen worden beschreven. Hoe de achterliggende techniek werkt is voor de gemiddelde gebruiker niet van belang. De gebruiksvriendelijkheid van het systeem echter wel. Hoofddoel van de gemeente Utrecht is het FB te voorzien van een FMIS dat de volle breedte van de facilitaire processen binnen het FB kan ondersteunen, zowel tijdens de inrichtingsfase van het FB in de periode 2008-2011, als in de situatie nieuwbouw stadskantoor voor de gemeente Utrecht per 2011.


Subdoel is dat per 1 augustus 2008 het geselecteerde FMIS van het FB voorziet in een inrichting voor transactiegerichte processen die past bij de nieuwe bedrijfsvoering van het FB. Het FMIS is zodanig ingericht dat 95% van de FB frontoffice-activiteiten via het systeem verwerkt worden. Hiertoe moeten de frontofficemedewerkers beschikken over een meldingenregistratiemodule in het FMIS. De eindgebruikers (de klanten van het FB) moeten de beschikking hebben over webformulieren (intranet) waarmee standaardmeldingen en reserveringen zonder tussenkomst van de frontoffice in het systeem worden ingevoerd en in een vooraf vastgestelde workflow worden verwerkt. De voortgang van de workflow van meldingen en reserveringen moet kunnen worden gevolgd door de medewerkers van het FB. De transactionele processen zijn voornamelijk frontoffice georiënteerd. De planmatige en onderhoudsmatige functionaliteiten zijn overwegend backoffice gerelateerd. 1.5.4 Transactiegerichte processen De frontoffice zal in het FB de meest gebruikte en dus een belangrijke klantingang zijn. De frontoffice zal voornamelijk transactiegerichte processen verwerken. Doel is dat de frontoffice per 1 augustus 2008 een FMIS in gebruik heeft dat deze transactiegerichte processen maximaal ondersteunt. De volgende processen en procesflow wordt daarbij onderscheiden: Processen: ‐ registratie en verwerking KWIS (Klachten, Wensen, Informatieaanvragen, Storingsmeldingen); ‐ registratie en verwerking van reserveringen; ‐ plannen van middelen en menscapaciteit; ‐ registratie en verwerking van meldingen in- en uitdiensttredingen en tussentijdse mutaties; ‐ aanmelden en registreren bezoekers; ‐ registratie en uitgifte van toegangspassen en kopieer/printpassen; ‐ factureren/doorbelasten van KWIS en reserveringen. Procesflow: ‐ ontvangen van de klantvraag; ‐ registreren van de klantvraag; ‐ doorzetten/uitvoeren van de klantvraag (interne of externe partij); ‐ monitoren van de klantvraag; ‐ gereed melden van de klantvraag. Bij elke statusovergang van de klantvraag moet het mogelijk zijn de klant te informeren over de statusovergang via een e-mail. Figuur 2. Afhandelen klantvraag


1.5.5 Registratieve, onderhoudsmatige en planmatige functionaliteiten 1. Middelenbeheer Onder de functionaliteit Middelenbeheer worden alle activiteiten verstaan die te maken hebben met de aanvraag/reservering, de registratie, de uitgifte en de inname van middelen die gemeenschappelijk aangeschaft en/of gebruikt worden. Voorbeelden van dit soort middelen zijn: ‐ vergaderzalen (al dan niet met voorzieningen als beamer, flip-over, (ingedekte) lunch, koffie,

thee, enzovoort); ‐ flexibele werkplekken; ‐ meubilair (standaard en speciaal); ‐ overige inventaris; ‐ vervoer (middelen en van personen); ‐ bloemen; ‐ parkeerplekken ; ‐ enzovoort. De aanvraag voor middelen kan zowel via webformulieren als via de frontoffice lopen. De klant en de frontoffice kunnen op intranet of in het FMIS zien welke middelen wanneer beschikbaar zijn en, indien gewenst, direct reserveren. 2. Ruimtebeheer Met de functionaliteit Ruimtebeheer wordt het afstemmen van vraag en aanbod in ruimte/vierkante meters bedoeld. Met Ruimtebeheer moet het mogelijk zijn om de vraag naar ruimte van afdelingen en diensten en het ruimtegebruik aan elkaar te toetsen. Met Ruimtebeheer is het mogelijk om op ruimte- of op werkplekniveau aan te geven waar leegstand of onderbenutting van toepassing is. Ruimtebeheer biedt ook de mogelijkheid de afwerkingsmaterialen per ruimte weer te geven. Ruimtebeheer maakt het mogelijk de kosten van gebruik van ruimte door te belasten op afdelings- en ruimteniveau overeenkomstig de NEN 2580. Dit moet ook kunnen in een dynamische huisvestingsomgeving, waarbij veel verhuisbewegingen van toepassing zijn. Het toe- of afgenomen ruimtegebruik als gevolg van de veranderde huisvestingsomgeving wordt inzichtelijk in de eindafrekening. Ook de historie van ruimtegebruik door organisatieonderdelen moet daarbij inzichtelijk zijn. In Ruimtebeheer is het mogelijk (in combinatie met data uit andere functionaliteiten) met relatieschema’s en ‘vlekkenplannen’ scenario’s te maken voor toekomstige huisvestingssituaties. Deze relatieschema’s en ‘vlekkenplannen’ vormen de basis voor verhuizingen/draaiboeken.

3. Projectenbeheer Met de functionaliteit Projectenbeheer is het mogelijk om projecten, zoals verhuizingen en verbouwingen te ondersteunen, zodat factoren zoals tijd, geld, risico, organisatie, kwaliteit, informatie en tijd overzichtelijk zijn voor de projectleider en rapportages naar opdrachtgever gefaciliteerd worden.

4. Tekeningenbeheer Om soepele verhuisbewegingen te kunnen realiseren is het wenselijk gebouwen inrichtingsdata zowel alfanummeriek als in CAD-vorm beschikbaar te hebben. De CAD en alfanumerieke data moeten in relatie staan tot elkaar. Dit houdt in dat als een huisvestings- of inrichtingselement in de tekening verandert, dat dan ook direct de data in de onderliggende alfanumerieke tabellen gewijzigd moet zijn. 5. Verhuismanagement In overleg met de afdeling Huisvesting komen grootschalige verhuisbewegingen bij de Gemeente Utrecht tot stand. Zoals bij Ruimtebeheer is aangegeven komen op basis van huisvestingsuitgangspunten, vlekkenplannen en relatieschema’s verhuisscenario’s tot stand. In 2011 zal een groot deel van het ambtelijk apparaat verhuizen naar het nieuwe stadskantoor. Tussentijds zal er ook nog veel verhuisd gaan worden. Het nieuwe FMIS zal hierin een belangrijke rol spelen.


In nauwe samenwerking met de afdeling Huisvesting zal de operationele uitvoering van verhuizingen gecoördineerd worden door de frontoffice. De processen die daar plaatsvinden zijn: - registreren van aanvragen van verhuizingen; - toetsen van verhuizingen aan Gemeente Utrecht huisvestingsplan; - opvragen data bestaande situatie; - muteren data naar nieuwe situatie; - opstellen looplijst en draaiboek; - coördineren van de verhuizing; - oplevering; - uitbesteding werkzaamheden; - invoeren van financiële data ten behoeve van de doorbelasting. 6. Sleutelbeheer Sleutelbeheer is een functionaliteit waarin geregistreerd wordt welke sleutels toegang geven tot welke objecten, wie in het bezit zijn van welke sleutels, welke sleutelcodes daarbij horen, welke rechten erbij horen, wanneer de sleutels uitgegeven zijn en wanneer ze weer geacht worden ingeleverd te zijn. Naast fysieke sleutels kan het hierbij ook gaan om magneetpassen met de daarbij behorende autorisaties. 7. Bezoekersregistratie Met de functionaliteit Bezoekersregistratie worden bezoekers geregistreerd die vooraf zijn aangemeld door secretariaten e.d. Met deze functionaliteit worden badges op bezoekersnaam vervaardigd.

8. Verbruiksregistratie FB zal het principe van kostendoorbelasting gaan toepassen. Een van de functionaliteiten die het FMIS zal moeten hebben, is de mogelijkheid om verbruik te registreren. Op grond van verbruikregistratie en opdrachtgegevens zal de kostendoorbelasting vervolgens voor alle faciliteiten gerealiseerd gaan worden.

9. Facturering/doorbelasting De kosten voor diverse producten en/of diensten zullen worden doorbelast. 10. Budgetbeheer Met de functionaliteit Budgetbeheer wordt de functionaliteit bedoeld waarmee de facilitaire kosten en opbrengsten in kaart gebracht en bewaakt worden. Dit kan gaan om zowel de going concern activiteiten als om projecten. FMIS moet in staat zijn zonder menselijke tussenkomst te communiceren met de financiële applicaties die hiervoor in gebruik zijn bij de gemeente Utrecht: SAP 11. Inkoopbeheer Met de functionaliteit Inkoopbeheer worden operationele inkoopgerelateerde onderwerpen vastgelegd. Denk hierbij aan een verplichtingenadministratie, het beheren van voorraden, het volgen van levertijden en afroeptermijnen en het registreren van ontvangstbonnen. In Inkoopbeheer is het mogelijk (in combinatie met data uit andere functionaliteiten) met relatieschema’s en Contracto scenario’s te maken voor toekomstige inkopen. 12. Onderhoudsplanning Met de functionaliteit Onderhoudsplanning wordt de functionaliteit bedoeld waarmee eigenaars- en huurderonderhoud voor gebouwen in installaties georganiseerd en gepland kan worden. Het nieuwe FB gaat met meerjarenonderhoudsplanningen te maken krijgen, zowel vanuit de eigenaars- als vanuit de huurdersrol. Derde systemen FMIS moet door middel van het toepassen van communicatiestandaarden, zonder menselijke tussenkomst, data kunnen uitwisselen met de bij de gemeente Utrecht in gebruik zijnde derde-systemen zoals: - PIMS; - HP Servicedesk;


- SAP; - Contracto.

1.6 Looptijd van de overeenkomst

De overeenkomst gaat vermoedelijk in op 15 april 2008 voor een periode van drie (3) jaar en heeft een optie om dit tweemaal met één (1) jaar te verlengen.

1.7 Planning

Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien: - Verzending aankondiging 31 januari 2008 - Uiterste datum voor het indienen van vragen 28 februari 2008, om 11.00 uur - Opsturen Nota van inlichtingen 10 maart 2008 - Binnenkomst Offertes 20 maart 2008, om 15.00 uur - Doorlooptijd Evaluatie Eind maart 2008 - Start Verificatiebespreking Begin april 2008 - Ondertekenen overeenkomst Begin april 2008 - Ingangsdatum overeenkomst Medio april 2008


2. Beschrijving standaard offerte- en beoordelingsprocedure

Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als de beoordeling van de uitgebrachte offertes vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd. Het is niet toegestaan om in het kader van de offerte(beoordelings)procedure contact te zoeken met leden van het verwervingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook. Het inwinnen van informatie kan uitsluitend in de hierna besproken informatieronde op de hieronder en in de brief aangegeven wijze.

2.1 Offerteprocedure

Schriftelijke vragenronde Ontvangers van de offerteaanvraag worden in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen over FMIS en/of de offerte- en beoordelingsprocedure te maken. Daartoe is een schriftelijke vragenronde voorzien. Aanbieders met vragen en/of opmerkingen dienen deze uiterlijk op het in de brief genoemde tijdstip per e-mail te verzenden naar [email protected]. De vragen en de daarop gegeven antwoorden worden geanonimiseerd aan alle aanbieders toegezonden en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van de offerteaanvraag. Aanbieders dienen in hun offerte onvoorwaardelijk te voldoen aan elke eis. Doen zij dat niet, dan valt hun offerte af. Het is derhalve belangrijk dat inschrijvers alle elementen uit hun voorgenomen offerte, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in hun ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling voorleggen. Na deze schriftelijke vragenronde worden de eisen en wensen definitief vastgesteld.

2.2 De aanbesteding

Indienen van de offertes Offertes dienen op de juiste wijze en vóór de in de brief genoemde datum en tijdstip in het bezit van de aanbestedende dienst te zijn. Ná dit tijdstip ontvangen offertes worden van beoordeling uitgesloten. Opening van de offertes Na sluiting van de termijn voor de indiening van offertes worden de enveloppen met de offertes door het verwervingsteam geopend en start de beoordelingsprocedure.

2.3 Beoordelingsprocedure

De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen. Fase 1: kwalitatieve selectie Aan de hand van het aanmeldingsformulier (bijlage 1) wordt beoordeeld of alle gegevens die de inschrijvers moeten overleggen aanwezig zijn. Verder wordt bekeken of de overgelegde gegevens voldoen aan de in het aanmeldingsformulier geformuleerde criteria. Inschrijvers die de gevraagde gegevens niet hebben overgelegd, kunnen worden uitgesloten van de verdere procedure. Inschrijvers die niet aan de gestelde criteria voldoen, worden in ieder geval van de verdere procedure uitgesloten. Fase 2: Controleren of onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan In deze fase wordt aan de hand van de door de inschrijvers ingevulde conformiteitenlijst (bijlage 2) beoordeeld of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Inschrijvers die niet onvoorwaardelijk aan álle eisen voldoen, vallen af Inschrijvers die kans willen maken op de opdracht dienen op de conformiteitenlijst (bijlage 2) in de tweede kolom onvoorwaardelijk ‘Ja’ in te vullen.


In de derde kolom mag op dit ‘Ja’ op geen enkele wijze worden teruggekomen! Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de schriftelijke vragenronde te benutten. Fase 3: beoordeling op wensen Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 1 en 2 goed doorgekomen zijn de antwoorden op de gestelde wensen beoordeeld. Het gunningcriterium voor deze aanbesteding is economisch meest voordelige inschrijving. Voor de gunningscriteria van deze aanbesteding en de bijbehorende factoren wordt u verwezen naar hoofdstuk 1 paragraaf 3 'Doel van de aanbesteding'. Het verwervingsteam heeft de gestelde wensen, die onderdeel zijn van de gunningscriteria, reeds ten tijde van het uitsturen van de offerteaanvraag voorzien van wenswaarderingscategorien in de vorm van de letters L(aag) (later onder te verdelen in de waarderingscijfers 1 t/m 4), M(idden) (de waarderingscijfers 5 t/m 7) en H(oog) (de waarderingscijfers 8 t/m 10). Voorafgaand aan de opening en beoordeling van de offertes wordt voor iedere wens het waarderingscijfer vastgesteld. Er worden geen mededelingen gedaan over de vastgestelde waarderingscijfers. Aan de hand van de op het wensinvulformulier verstrekte gegevens, wordt de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvingen ten opzichte van elkaar aan de wensen voldoen beoordeeld met een cijfer variërend van 1 (voldoet het minst) tot en met 10 (voldoet het meest). Bij wensen waar als antwoord een beschrijving gegeven dient te worden, bijvoorbeeld een plan van aanpak, verloopt het proces als volgt: Het verwervingsteam bepaalt per wens eerst welke inschrijver ten opzichte van de andere inschrijvers het meest en welke het minst voldoet. Voor de overige inschrijvingen wordt de verdeling van cijfers (tussen de 1 en 10) bepaald door het inhoudelijke oordeel van het verwervingsteam. Het verwervingsteam kan beslissen dat de significantie van het verschil tussen de meest en minst scorende zodanig is, dat als ondergrens een hoger cijfer dan 1 wordt aangehouden. Bij wensen waarbij als antwoord een (getals-)waarde dient te worden opgegeven, zoals bijvoorbeeld prijs of levertijd, wordt de verdeling van cijfers voor de tussenliggende inschrijvers als volgt bepaald: Atussenliggend - Aminst Formule: Ptussenliggend = Pminst + ((Pmeest - Pminst) * -------------------------- ) Ameest - Aminst waarin is: Pmeest : cijfer meest gewaardeerd Pminst : cijfer minst gewaardeerd Ameest : antwoord meest gewaardeerd Atussenliggend : antwoord tussenliggende gegadigde Aminst : antwoord minst gewaardeerd Voorbeeld: Pmeest = 10 Pminst = 1 Ameest = € 60 Atussenliggend = € 90 Aminst = € 100 90 - 100 cijfer tussenliggende gegadigde Ptussenliggend = 1 + ((10 - 1) * ---------------- ) = 3,25 60 - 100 Fase 4: Berekening van score per gunningscriterium (bijvoorbeeld commerciële wensen): Het behaalde cijfer (a) van iedere wens wordt vermenigvuldigd met het bijbehorende waarderingscijfer (b). De punten (c) per wens zijn dan berekend. Door de punten van iedere wens bij elkaar op te tellen


verkrijgt men het totaal aantal punten (d). Door dit getal te delen door de som van de waarderingscijfers (e) verkrijgt men het subtotaal (f) voor het betreffende gunningscriterium. Het subtotaal )f) wordt vermenigvuldigd met de factor (g) die bij dit gunningscriterium hoort. De score op het gunningscriterium is nu bekend (h). Door de scores van de verschillende gunningscriteria bij elkaar op te tellen verkrijgt men de totaalscore. De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Schematisch ziet dit er bijvoorbeeld als volgt uit:

(alle genoemde getallen zijn fictief en dienen slechts als voorbeeld)

Wens Wenswaarderings categorie

Waarderingscijfer (b)

Cijfer (a)

Punten (c)

c-w-1 H 10 3,25 32,50 c-w-2 M 7 10 70,0 Subtotaal (f) Factor (g) Score (h)

Totaal commerciële wensen

17 (e) - 102,50 (d) 6,03 45 271,35

Fase 5: afronding oordeel en voorbereiding contractbespreking Op grond van alle beschikbare informatie komt het verwervingsteam tot een totaaloordeel en een eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijver met de hoogste totaalscore. Van inschrijvers van wie de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijver van wie het cijfer bij wens f-w-1 het hoogste is beschouwd als de economisch meest voordelige inschrijving. Indien het cijfer bij wens f-w-1 die inschrijvers ook weer gelijk zijn, dan bepaalt een loting welke inschrijver beschouwd wordt als de economisch meest voordelige inschrijving. De inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn offerte, verificatie van gegevens en bespreking van het eventueel te sluiten contract. De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, krijgen hiervan bericht. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen of in rechte op te komen tegen dit besluit. De termijn hiervoor wordt door ons gesteld op 15 dagen na dagtekening van voornoemd bericht. Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie de onderdelen vast op welke punten de door deze inschrijver geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens zal vastgesteld worden welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd moeten worden, kortom op welke punten in de contractbespreking nog nader ingegaan moet worden. Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de offerte onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over het te sluiten contract. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver te beleggen, dan wel de gehele procedure opnieuw te starten. Ten slotte Zolang er niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Definities beoordelingsprocedure: Gunningscriterium: Verzameling van vergelijkbare wensen. (bijv. commerciële wensen,

materiewensen, juridische wensen, etc.) Wenswaarderingscategorie: Geeft een waarde indicatie van een wens en bestaat uit drie groepen;

Hoog, Midden en Laag. Waarderingscijfer: Getal wat bij de wenswaarderingscategorie Hoog, Midden of Laag

behoort en wat vooraf vastgesteld wordt, maar niet bekend wordt gemaakt aan inschrijvers.

Cijfer: Waardering per wens die ontstaat door de relatieve positie t.o.v. andere


inschrijvers. Punten: De uitkomst van een cijfer vermenigvuldigd met een waarderingscijfer. Totaalpunten: De som van de punten per wens per gunningscriterium. Subtotaal: Getal dat wordt verkregen door per gunningscriterium de totaalpunten te

delen door de som van de waarderingscijfers. Factor: Het getal waarmee het subtotaal van een gunningscriterium wordt

vermenigvuldigd om de score per gunningscriterium te bepalen. Score: Het product van het subtotaal en de factor per gunningscriterium. Totaalscore: De som van de scores per gunningscriterium.


3. Instructie voor de inschrijver

3.1 Voorbereiding offerte

Het verdient aanbeveling uw offerte pas in te zenden, nadat de informatiefase is afgerond c.q. alle eventuele vragen zijn beantwoord en vragen en antwoorden - geanonimiseerd - ter kennis van alle gegadigden zijn gebracht, aangezien het eisen- en wensenpakket pas na de informatieronde definitief vaststaat. In verband met de mogelijke wijzigingen, die de formulieren ondergaan door de gestelde vragen, zullen alle invulformulieren (bijlage 1, 1a, 1b, 1c, 2, 3a) u ná de informatieronde digitaal ter beschikking worden gesteld. U mag deze digitale documenten qua lay-out en vorm niet aanpassen.

3.2 Inhoud en opbouw offerte

U wordt verzocht bij de opbouw van uw offerte de volgende structuur aan te houden, waarbij u in ieder geval de opzet en lay-out van alle invulformulieren (bijlage 1, 1a, 1b, 1c, 2, 3 en 3a) exact en in zijn geheel dient over te nemen: Uw offerte dient, naast een aanbiedingsbrief (een korte (financiële) samenvatting van de inschrijving), te bestaan uit de hierna volgende onderdelen/ bijlagen, conform onderstaande nummering: 1. Rechtsgeldig ondertekend ‘Aanmeldingsformulier’, inclusief de daarin gevraagde bescheiden (zie

bijlage 1 van deze offerteaanvraag) en benodigde bijlagen zoals o.a. een rechtsgeldig ondertekende ‘Eigen Verklaring’ (zie bijlage 1a van deze offerteaanvraag), 'Uitvoeringsverklaring' (zie bijlage 1b van deze offerteaanvraag) en de 'Opgave referentieprojecten' (zie bijlage 1c van deze offerteaanvraag).

2. De conformiteitenlijst (conform bijlage 2) betreffende de gestelde eisen (zie hoofdstuk 4) waarin u per eis, onder vermelding van de eisaanduiding (bijv. t-e-1, c-e-2), bevestigt dat u zonder voorbehoud aan die eis voldoet. Waar dat dienstig is, bijv. indien de eis luidt: “uw offerte bevat ....”, vermeldt u waar in uw offerte een nadere toelichting gevonden kan worden.

3. Het volledig ingevulde 'wensinvulformulier', (bijlage 3) en het 'prijsinvulformulier' (bijlage 3a) betreffende de gestelde wensen (zie hoofdstuk 5). Aanvullende en/ of onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien daarom in de wens c.q. het wensinvulformulier wordt verzocht. Indien u de daartoe beschikbaar gestelde ruimte per wens onvoldoende acht, kunt u separaat onder vermelding van de wenscodering aanvullende informatie verstrekken. Op het wensinvulformulier vult u naast uw beantwoording tevens in welke bijlage of achter welk tabblad van uw offerte de gewenste informatie zich bevindt.

Alle gevraagde documenten dienen door u schriftelijk en in drievoud te worden ingediend (waarvan één exemplaar losbladig, d.w.z. zwart-wit, A4-formaat, enkelzijdig en zonder tabbladen, dit geldt ook voor eventuele brochures) en één exemplaar op CD-rom. Alle andere informatie zal door het verwervingsteam niet in de offertebeoordelingsprocedure worden meegenomen.

3.3 Indienen van de inschrijving

Uw inschrijving dient in een gesloten verpakking (doos of enveloppe) per post verzonden of persoonlijk afgeleverd te worden. Wanneer u de verpakking per post verstuurt, vermeld dan linksboven aan: "NIET OPENEN VOOR 20 MAART 2008, 15.00 UUR" Adressering bij verzending per post: VERTROUWELIJK Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen


O.v.v. Aanbesteding 'FMIS', 209 DO 07 T.a.v. de heer T. Hoekstra Postbus 8375 3503 RJ Utrecht Adressering bij persoonlijke aflevering: VERTROUWELIJK Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen O.v.v. Aanbesteding 'FMIS', 209 DO 07 T.a.v. de heer T. Hoekstra Ravellaan 96, eerste etage bijgebouw 3533 JR Utrecht


4. Lijst van eisen

In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan het gevraagde product worden gesteld. U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen te verklaren dat u eraan voldoet. U dient daarvoor in de als bijlage 2 bij deze offerteaanvraag gevoegde (of een daaraan conforme) conformiteitenlijst achter elke eis in de kolom “Akkoord” JA in te vullen.

4.1 Algemeen

a-e-1 Uw offerte is ingericht volgens de in hoofdstuk 3 van deze offerteaanvraag opgenomen instructie.

a-e-2 Aan uw offerte zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de pre-contractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook.

a-e-3 Uw offerte bevat een aanmeldingsformulier, welke als bijlage 1 bij deze offerteaanvraag is

gevoegd. a-e-4 De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die

gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. a-e-5 U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde

waarderings- en beoordelingsmethodiek.

a-e-6 U gaat ermee akkoord dat bij tegenstrijdigheden in uw offerte het voor de gemeente Utrecht meest gunstige aanbod gehanteerd wordt.

a-e-7 U gaat ermee akkoord dat door u geconstateerde tegenstrijdigheden in de offerteaanvraag inclusief bijlagen en de eventuele Nota van inlichtingen door worden gemeld vóór het indienen van uw offerte.

4.2 Materie

m-e-1 Uw offerte bevat Plan van Aanpak voor de levering, implementatie en beheer van FMIS (zie wens m-w-1).

4.3 Functioneel

f-e-1 Het door u te leveren FMIS dient door tenminste vijftig (50) gebruikers gelijktijdig gebruikt te kunnen worden zonder dat verstoring optreedt.

f-e-2 U garandeert een adequate borging van de integriteit van de uit te wisselen data.

f-e-3 Het door u te leveren FMIS beschikt over een webfunctionaliteit waarmee eindgebruikers zonder tussenkomst van het FB via intranet en internet met formulieren meldingen en reserveringen in het FMIS kunnen doen.

f-e-4 Indien de webfunctionaliteit van het door u te leveren FMIS beschikbaar is binnen SAP, dan is dit SAP Portal Technologie die binnen de gemeente Utrecht gebruikt wordt voor het bedrijfsvoeringsportal.


f-e-5 U beschikt over een Nederlands sprekende telefonische helpdesk die tijdens werkdagen van 07.00 uur tot 18.00 uur beschikbaar is voor aannemen en afhandelen van klachten.

Transactiegerichte processen f-e-6 Het door u te leveren FMIS beschikt over een functionaliteit waarbij meldingen worden

geregistreerd en in een procesflow worden afgehandeld in de backoffice zoals beschreven in Hoofdstuk 1, figuur 2 "Afhandelen klantvraag".

f-e-7 Het door u te leveren FMIS moet via parameters in te stellen zijn.

f-e-8 Het door u te leveren FMIS beschikt over de functionaliteiten, genoemd in paragraaf 1.5.5, waarmee de onderstaande activiteiten uitgevoerd kunnen worden: - middelenbeheer; - ruimtebeheer; - projectenbeheer; - tekeningenbeheer; - verhuismanagement; - sleutelbeheer; - bezoekersregistratie; - verbruiksregistratie; - facturering/doorbelasting; - budgetbeheer; - inkoopbeheer; - meerjaren onderhoudsplanning.

f-e-9 Het door u te leveren FMIS beschikt over functionaliteiten om data uit te kunnen wisselen, door middel van het toepassen van communicatiestandaarden, met onderstaande systemen: - PIMS; - HP Servicedesk; - SAP; - Contracto.

Menu- en schermopbouw

f-e-10 FMIS dient GUI-based te zijn.

f-e-11 Alle schermen zijn in de Nederlandse taal beschikbaar.

f-e-12 De menu- en schermopbouw zijn gebruikersvriendelijk (logisch, gegroepeerd en gestructureerd.

f-e-13 Het is voor de gemeente Utrecht mogelijk om zelf menu's samen te stellen.

f-e-14 Het is voor de gemeente Utrecht mogelijk om zelf schermen samen te stellen.

f-e-15 Snelkeuze-opties zijn beschikbaar, zodat een programma/module opgestart kan worden zonder dat men van menu hoeft te wisselen.

f-e-16 Hoofdfuncties van FMIS kunnen separaat vanaf het bureaublad van MS Windows gestart worden.

f-e-17 De schermen zijn gebruikersgericht: data moet snel en eenvoudig ingegeven en gecorrigeerd kunnen worden.

f-e-18 Het door u te leveren FMIS bevat Nederlandstalige helpfuncties die contextgevoelig zijn en gebruik maken van hypertext.

f-e-19 FMIS beschikt over een zoekfunctie.


f-e-20 FMIS beschikt over een herhaalfunctie bij raadplegingen.

f-e-21 FMIS genereert automatische ophoging van eerstvolgende beschikbare volgnummers, zoals callnummer, factuurnummer enzovoorts.

f-e-22 U voorziet in een kopieerfunctie bij invoer, zowel op transactieniveau als op veldniveau.

Integratie met kantoorautomatisering

f-e-23 FMIS is naadloos integreerbaar met MS Office 2003.

f-e-24 FMIS beschikt over printfaciliteiten voor rapportages en overzichten.

f-e-25 Alle gegevens in FMIS zijn door middel van queries te downloaden naar MS Office 2003.

Rapportage

f-e-26 Het door u te leveren FMIS heeft de mogelijkheid om in eigen beheer rapportages te kunnen bouwen.

f-e-27 Van ieder overzicht moet een printvoorbeeld op het scherm kunnen worden vertoond.

f-e-28 Bij het raadplegen van uitvoer op het scherm is het mogelijk, met goede performance, in te zoomen naar brongegevens zoals invoergegevens en vaste gegevens.

f-e-29 FMIS beschikt over de mogelijkheid om bij een queryfunctie analyses ('What/if') uit te voeren.

f-e-30 FMIS biedt de mogelijkheid om alle overzichten online en in batchverwerking samen te stellen.

f-e-31 FMIS biedt de mogelijkheid om middels een raadpleegfunctionaliteit verkregen informatie gebruiksvriendelijk om te zetten naar overzichten en exportbestanden.

f-e-32 FMIS beschikt over de mogelijkheid tot een flexibele selectie en sortering bij alle raadpleeg-, overzichten exportfuncties.

f-e-33 Elke te genereren rapportage in FMIS bevat tenminste de volgende onderwerpen: - onderwerp; - datum en tijd; - persoon; - opgevraagde selectie; - sortering; - ingestelde opties.

f-e-34 FMIS bewaart gebruikte selecties.

Performance

f-e-35 De responsetijd van FMIS is zodanig dat de gebruiker geen hinder ondervindt bij het doen van online opvragingen.

f-e-36 Het draaien van een query op de database duurt niet langer dan één (1) seconde.


4.4 Technisch

Algemeen

t-e-1 U gaat ermee akkoord dat FMIS voor productiedoeleinden pas toegelaten wordt op de ICT infrastructuur van de gemeente Utrecht als door het uitvoeren van installatie en aanvullende tests gebleken is dat FMIS voldoet aan de standaarden die de gemeente Utrecht hanteert.

t-e-2 U gaat ermee akkoord dat indien blijkt dat er toch aanvullende maatregelen nodig blijken te zijn om FMIS alsnog correct werkend te krijgen op de ICT infrastructuur van de gemeente Utrecht, u de kosten hiervoor draagt.

t-e-3 De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te ontbinden als blijkt dat FMIS in een later stadium niet blijkt te voldoen aan de eisen en wensen uit deze offerteaanvraag om goed te kunnen functioneren binnen de ICT infrastructuur van de gemeente Utrecht.

Testen

t-e-4 U stelt de gemeente Utrecht tijdig in staat gebruiks-, prestatie- en functionaliteits- en technische testen uit te voeren ten behoeve van de oplevering en acceptatie van FMIS. U richt bij de gemeente Utrecht een testomgeving in waarmee de testen kunnen worden uitgevoerd.

t-e-5 De prestatietesten worden zowel afgenomen in een testomgeving als in de uiteindelijke operationele systeemomgeving. De testomgeving wordt door u ter beschikking gesteld en heeft een vergelijkbare structuur als de uiteindelijke systeemomgeving.

Applicatie FMIS

t-e-6 FMIS functioneert binnen de ICT Infrastructuur van de gemeente Utrecht (bijlage 6).

t-e-7 FMIS functioneert voor wat betreft het server gedeelte onder de besturingssystemen MS Windows 2003 Enterprise Edition met als directory service Microsoft Active Directory, of onder Unix.

t-e-8 FMIS is, indien het op Windows architectuur gebaseerd is, zoveel mogelijk Microsoft Active Directory Integrated (Singel point of administration).

t-e-9 FMIS functioneert voor wat betreft het cliënt-gedeelte onder het besturingssysteem MS Windows XP PRO.

t-e-10 Het cliënt-gedeelte van FMIS is 32 bits, het door u te leveren FMIS heeft geen 16 bits of DOS functionaliteit.

t-e-11 FMIS voldoet aan het Windows XP/2000 logo compliance programma.

t-e-12 U gaat ermee akkoord dat bij het gebruik van een webomgeving MS Internet Information Server, dat versie 6 de standaard is. Eventuele plugins stelt u indien nodig beschikbaar en zijn door de beheersorganisatie van de gemeente Utrecht zelf te installeren op basis van geaccepteerde richtlijnen/instructies.

t-e-13 U gaat ermee akkoord dat indien het door u aan te bieden FMIS gebruik maakt van de Borland Database Engine (BDE), dit versie 5.2x is van de BDE waarmee het FMIS moet werken.

t-e-14 U gaat ermee akkoord dat indien FMIS gebruik maakt van de Open DataBase Connectivity (ODBC), dit versie 3.525x is van ODBC waarmee het FMIS moet werken.


t-e-15 U stemt hard- en software zodanig op elkaar af dat er een optimale performance behaald wordt.

t-e-16 FMIS maakt geen gebruik van harde drive-letter verwijzingen, maar van UNC-paden (Universal Naming Convention).

t-e-17 FMIS moet diakritische tekens aankunnen.

Handleiding

t-e-18 FMIS en alle documentatie (zowel voor gebruik als beheer) zijn in de Nederlandse taal gesteld.

t-e-19 U gaat ermee akkoord dat de documentatie minimaal een volledige datadictionary bevat met beschrijving van het logische- en technische datamodel, handleidingen voor eindgebruikers en beheerders, een volledige applicatietopologie inclusief onderlinge relaties en afhankelijkheden en is zowel elektronisch als op papier beschikbaar.

t-e-20 U voorziet in actuele documentatie bij elke nieuwe release.

t-e-21 U voorziet in een implementatiehandleiding waarmee de gemeente Utrecht geholpen wordt in het maken van de juiste keuze om FMIS in te richten. Deze is beschikbaar op de datum die u in uw Plan van aanpak (wens m-w-1) vermeldt.

t-e-22 U stemt ermee in dat de gemeente Utrecht gerechtigd is om de documentatie geheel of gedeeltelijk te reproduceren voor eigen gebruik.

Implementatie, opleiding en beschikbaarheid software

t-e-23 U levert tijdig benodigde opleidingen, bestaande uit gerichte cursussen, cursusmateriaal en naslagwerk voor systeem-, applicatie- en netwerkbeheerders, eindgebruikers en databasebeheerders.

t-e-24 U laat de opleidingen door vakbekwame docenten verzorgen.

t-e-25 Het door u te leveren FMIS voorziet in de mogelijkheid tot het werken met meerdere gescheiden gebruikersomgevingen (productie, ontwikkelen testomgeving).

t-e-26 U garandeert dat updates van FMIS zonder gegevensverlies kunnen worden geïmplementeerd.

t-e-27 U begeleidt iedere nieuwe versie met een overzicht van gewijzigde functionaliteiten en technische veranderingen.

t-e-28 U stelt een overzicht van known-bugs beschikbaar.

Technisch applicatiebeheer

t-e-29 FMIS bevat een adequate set aan beheertools en moet door de beheerorganisatie van de gemeente Utrecht op afstand beheerd kunnen worden.

t-e-30 U garandeert dat patches en nieuwe releases door de beheersorganisatie van de gemeente Utrecht geïnstalleerd kunnen worden.

t-e-31 U garandeert dat het niet mogelijk is om via FMIS systeemcommando's uit te voeren, behalve wanneer deze commando's nodig zijn om de applicatiefunctionaliteit beschikbaar te maken.

t-e-32 FMIS registreert systeemstoringen.


Beveiliging

t-e-33 U garandeert dat toegang tot de programmatuur van FMIS dwingend geregeld is via een autorisatie op gebruikersnaam.

t-e-34 U voorziet gebruikersnamen uit een combinatie van numerieke en alfanumerieke tekens met een minimale lengte van (zes) 6 posities.

t-e-35 FMIS voorziet een goede scheiding tussen systeembeheer, functioneel- en technisch applicatiebeheer en gebruikers.

t-e-36 Het door U geleverde FMIS is gegarandeerd virusvrij.

t-e-37 Indien het door u te leveren FMIS vanaf het internet benaderbaar is, moet dit geplaatst worden in een DMZ (Demilitarized Zone).

t-e-38 FMIS heeft alleen http danwel https toegang tot het internet via een proxy server met NTLM authenticatie.

t-e-39 U ondersteunt de mail functionaliteit via de bestaande Exchange infrastructuur (CDO IMAP, SMTP Relay). Het rechtstreeks versturen van mail vanaf FMIS is niet mogelijk.

t-e-40 Voor gecentraliseerde authenticatie en autorisatie van gebruikers en componenten wordt Microsoft Active Directory ondersteund.

t-e-41 FMIS ondersteunt Kerberos voor wederzijdse authenticatie aan Microsoft Active Directory.

t-e-42 De door u geboden oplossing maakt geen inbreuk op de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van andere op het netwerk aangesloten systemen.

t-e-43 U maakt geen gebruik van hardware locks zoals cliënt-dongles.

t-e-44 Gegevens die via het internet worden uitgewisseld worden op een bij de data passende manier zoveel mogelijk beveiligd. Privacygevoelige gegevens worden versleuteld.

t-e-45 Opvragen van documenten via het web is mogelijk met een beveiligde verbinding.

Backup, herstel en uitwijk

t-e-46 U voorziet FMIS in herstelprocedures in geval van het noodzakelijkerwijs terugplaatsen van een back-up. Deze passen binnen de door de gemeente Utrecht gehanteerde processen en procedures.

t-e-47 FMIS voorziet in optimale herstelprocedure in geval van een ten onrechte uitgevoerde systematische gegevensverstrekking.

t-e-48 U neemt in de programmatuur maatregelen op om bij conflicten de integriteit van databases te garanderen (recordlocking, roll-backfunctie enzovoort).

t-e-49 FMIS dient te waarborgen dat bij calamiteiten geen transacties verloren gaan, bijvoorbeeld via logbestanden.

t-e-50 U garandeert dat het maken van een back-up van de programmatuur op instelbare momenten uitgevoerd kan worden. Het systeem, de afzonderlijke tabellen en de gehele database kunnen gerestored worden.

Database en ontwikkeltool

t-e-51 FMIS is gebaseerd op de relationele database structuur van Oracle/SQL.


t-e-52 Het door u aan te bieden FMIS is ontwikkeld in een vierde generatietaal (4GL omgeving).

t-e-53 FMIS is een Windows georiënteerde toepassing.

t-e-54 U garandeert dat het door u te leveren FMIS draait op een gecertificeerde combinatie van de database met het Operating Systeem.

t-e-55 Indien op de door u geleverde databaseversie geen support meer wordt gegeven, dient FMIS over te zijn op de volgende versie. U garandeert dat indien de gemeente Utrecht naar een nieuwere versie van de database wenst over te stappen dat dit mogelijk is in combinatie met FMIS.

Patches en releases

t-e-56 U ondersteunt nieuwe releases vanuit FMIS via de door u ter beschikking gestelde en gegarandeerde installatieprogrammatuur.

t-e-57 U garandeert dat nieuwe releases kunnen worden getest en dat deze voorzien zijn van geheel nieuwe documentatie en installatiescripts. In de door u geleverde documentatie wordt duidelijk beschreven wat de consequenties zijn voor de werking van FMIS ten opzichte van de vorige versie.

t-e-58 FMIS heeft de mogelijkheid tot het inrichten van een testomgeving, volledig afgeschermd van de productieomgeving. Deze scheiding brengt u zowel op programma- als op databaseniveau aan.

t-e-59 U heeft een planning beschikbaar voor de gemeente Utrecht van de te verwachten versies en releases.

4.5 Implementatie

i-e-1 U voorziet volledig in de implementatie van het totaal van de gevraagde functionaliteiten zoals in deze offerteaanvraag vermeld.

i-e-2 Gedurende het gehele implementatietraject stelt u één aanspreekpunt beschikbaar.

i-e-3 Na acceptatie door de gemeente Utrecht staat FMIS voor gebruik volledig ter beschikking van de gemeente Utrecht.

i-e-4 U garandeert dat u de transactionele processen (paragraaf 1.5.4) in FMIS, functionerend conform de eisen en wensen uit deze offerteaanvraag, opgeleverd heeft uiterlijk per 1 augustus 2008.

4.6 Commercie

c-e-1 Uw offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro’s, exclusief btw.

c-e-2 Uw offerte bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven.

c-e-3 U geeft uw fixed-price op voor de levering, implementatie en beheer van FMIS. c-e-4 De kostenopbouw vindt plaats conform het in bijlage 3a (Prijsinvulformulier) bij deze

offerteaanvraag beschreven schema. c-e-5 U specificeert de kosten voor eventuele licenties apart op het prijsinvulformulier (bijlage 3a).


c-e-6 Het totaalbedrag van uw offerte is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.

Indexering c-e-7 Alle prijzen en tarieven door u aangeboden bij c-w-1 zijn in ieder geval vast tot en met het

einde van de looptijd van de te sluiten initiële overeenkomst.

Facturatie en betaling c-e-8 U stemt in met de volgende betalingsregeling:

- 20% van het door u aangeboden tarief bij wens c-w-1 exclusief licentiekosten, bij opdrachtverstrekking; - 30% van het door u aangeboden tarief bij wens c-w-1 exclusief licentiekosten, na uitvoering acceptatietest en ondertekening Protocol van oplevering; - 50% van het door u aangeboden tarief bij wens c-w-1 exclusief licentiekosten, te verdelen over 36 maandelijkse termijnen vanaf ingangsdatum van de overeenkomst.

c-e-9 U stemt ermee in dat licentiekosten betaald worden naar werkelijke afname.

4.7 Juridisch

j-e-1 U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de bijgevoegde Algemene Voorwaarden (bijlage 4). Dit betekent dat uitsluitend de door de gemeente Utrecht gehanteerde voorwaarden van toepassing zijn. In uw offerte wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de voorwaarden van de gemeente Utrecht zouden zijn.

j-e-2 Uw offerte is ondertekend door degene(n) die uw organisatie rechtsgeldig kan vertegenwoordigen.

j-e-3 Uw offerte bevat de namen van de personen die optreden als contactpersoon en diens

(gelijkwaardige) plaatsvervanger. j-e-4 Uw offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 3 maanden na de datum waarop

de offertes uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

j-e-5 U dient uw offerte, voor het geval een kort geding wordt aangespannen, door verlenging gestand te doen tot tenminste twee weken na de uitspraak in het kort geding.

j-e-6 U gaat ermee akkoord dat de overeenkomst een looptijd heeft van 3 jaar en vermoedelijk ingaat op 15 april 2008. De overeenkomst kent een verlengingsoptie van twee keer 1 jaar.

j-e-7 Indien u zich opwerpt als (hoofd)aannemer en u in uw offerte opgave doet van (een)

bepaalde onderaannemer(s), bent u bij gunning gebonden aan het daadwerkelijk gebruik maken van genoemde onderaannemer(s) conform het gestelde in de offerte. (Hoofd)aannemers staan in voor inschrijvingen van onderaannemers.

j-e-8 Het uitvoeren van werkzaamheden in onderaanneming is alleen toegestaan als de opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

j-e-9 Als hoofdaannemer draagt u volledige verantwoordelijkheid voor de activiteiten van uw onderaannemers. U verzorgt de communicatie namens en naar de onderaannemer. Facturering van werkzaamheden die in onderaanneming worden uitgevoerd, wordt door de hoofdaannemer verzorgd.

j-e-10 Alle door uw organisatie overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het recht op schadevergoeding voor


in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden.

4.8 Kwaliteitsborging

k-e-1 U garandeert de uitvoering van de opdracht binnen de opgegeven tijd en conform de opgegeven fasering van uw plan van aanpak (zie wens m-w-1).


5. Lijst van wensen

U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande wensen aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit bijlagen bij uw offerte. U dient daarvoor de als bijlage 3 bij deze offerteaanvraag gevoegde (of daaraan conforme) wensinvulformulieren volledig in te vullen. Aanvullende en/of onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien daarom in het desbetreffende wensinvulformulier is verzocht. Indien u de daartoe beschikbaar gestelde ruimte per wens onvoldoende acht, kunt u separaat onder vermelding van de wenscodering aanvullende informatie verstrekken.

5.1 Materie wensen

m-w-1 Uw offerte bevat een Plan van Aanpak voor de levering, implementatie en beheer van FMIS, specifiek voor de gemeente Utrecht, bestaande uit maximaal 4.000 woorden. Uitgangspunt voor uw Plan van Aanpak is dat in FMIS per 1 juli 2008 de transactionele processen, volledig naar de eisen en wensen in deze offerteaanvraag functionerend, opgeleverd zijn en dat u tijdig de hiervoor de benodigde opleidingen levert. In uw beschrijving neemt u de onderstaande aspecten op: Algemeen: • de door u gehanteerde werkwijze.

Doorlooptijden (kritische datums): • de doorlooptijd van het totale traject en de doorlooptijd van de individuele

functionaliteiten, waarbij de functionaliteiten die de transactionele processen ondersteunen als eerste opgeleverd worden;

• wanneer een definitief plan van aanpak aangeboden wordt aan de gemeente Utrecht; • wanneer de installatie en de inrichting bij de gemeente Utrecht gaat aanvangen; • wanneer de (proef- en definitieve) conversie bij de gemeente Utrecht plaats zal vinden; • wanneer het FMIS ter acceptatie aan de gemeente Utrecht zal worden aangeboden; • wanneer het FMIS gebruiksklaar opgeleverd wordt aan de gemeente Utrecht. Implementatie: • de volgorde van implementatie van functionaliteiten die u voor de gemeente Utrecht

hanteert waarbij de functionaliteiten die de transactionele processen ondersteunen als eerste opgeleverd worden;

• de activiteiten met betrekking tot de implementatie die u voor uw rekening neemt en welk gedeelte voor de gemeente Utrecht is. Vermeld per onderdeel het aantal uren dat de gemeente Utrecht hiervoor moet reserveren en specificeer dit per medewerker, de inzet is voor de gemeente Utrecht zo laag mogelijk;

• de opleidingen die de gebruikers per functionaliteit moeten volgen (dit kost de gebruiker zo min mogelijk tijd);

• de knelpunten, onzekerheden of risico's die u voorziet bij de implementatie uitgedrukt in tijd en de maatregelen die u neemt om deze eventuele knelpunten, onzekerheden of risico's weg te nemen.

Wenswaarderingscategorie: H Uw plan van aanpak is zo volledig, zo duidelijk en zo concreet mogelijk en bevat een duidelijke en snelle maar ook een realistische planning.

5.2 Functionele wensen

f-w-1 De gebruikersinterface van FMIS is zo gebruiksvriendelijk mogelijk. U geeft in uw offerte inzicht in de gebruikersinterface en in de gebruiksvriendelijkheid van FMIS en gebruikt hiervoor de casus zoals opgenomen in bijlage 7. De gebruiksvriendelijkheid blijkt zo veel mogelijk uit: • eenduidige en rustige de schermopbouw;


• een heldere en eenvoudige structuur van en keuzemogelijkheden binnen FMIS; • een beperkt aantal stappen om de gewenste informatie te bereiken; • een eenvoudige manier om gegevens in te voeren; • eenduidig gebruik van menu’s en functietoetsen; • helder in Nederlandse taal geformuleerde menuteksten, foutmeldingen en helpteksten; • de mogelijkheid om helpteksten eenvoudig aan te passen door de beheerder; • de mogelijkheid om management- en budgetrapportages eenvoudig zelf te ontwerpen; • eenvoudig gebruik van eventuele bladerfuncties. U geeft aan hoe de gebruikersinterface er globaal uitziet en hoe gebruiksvriendelijk het FMIS is en ondersteun dit door middel van schermafdrukken zoals aangegeven in de casus in bijlage 7. Wenswaarderingscategorie: H De gebruikersinterface en de gebruiksvriendelijkheid zijn zo goed mogelijk en u heeft ter verduidelijking beide casussen, zoals opgenomen in bijlage 7, zo eenduidig, zo helder, zo beknopt en eenvoudig mogelijk uitgewerkt.

f-w-2 Geef een beschrijving van de beheerfunctionaliteit.

Deze blijkt zoveel mogelijk uit: • de beschikbare beheertools en hun functionaliteit; • de mogelijkheid om beheerwerkzaamheden door de gemeente Utrecht uit te voeren

zonder de werking en performance van FMIS te verstoren; • de beschikbaarheid van geautomatiseerde hulpmiddelen om het systeemgebruik te

monitoren (systeembelasting, databasegebruik, aangesloten gebruikers, performance indicatoren, enzovoort);

• de mogelijkheden voor het maken van back-ups; • het versiebeheer van FMIS tijdens de realisatie en implementatie; • de mogelijkheid tot het laten aanbrengen van wijzigingen in de inrichting van schermen

door de functioneel applicatiebeheerder. Wenswaarderingscategorie: L Uw beschrijving is zo goed, zo volledig, zo duidelijk en zo concreet mogelijk.

f-w-3 Geef aan welke functionele wijzigingen en de wijze waarop de gemeente Utrecht deze

functionele wijzigingen zelfstandig kan uitvoeren zonder uw tussenkomst of die van een derde. Het gaat hierbij om wijzigingen als gevolg van wijzigingen in werkprocessen. Omschrijf dit door middel van een voorbeeld en ondersteun dit door schermafdrukken bij te voegen. Wenswaarderingscategorie: M Het aanbrengen van functionele wijzigingen kan zo vaak en eenvoudig mogelijk door de gemeente Utrecht zelf worden gedaan.

5.3 Technische wensen

t-w-1 U geeft aan welke functionele- en technische consequenties de installatie van een upgrade heeft. U doet dit door de capaciteit (mensen en middelen) en de doorlooptijd aan te geven. Wenswaarderingscategorie: L Het uitvoeren van een upgrade kost zo weinig mogelijk capaciteit en is zo snel mogelijk gerealiseerd.

t-w-2 Geef aan of FMIS wel of niet mogelijkheden biedt voor het “single sign-on” concept. Wenswaarderingscategorie: L De voorkeur gaat uit naar het beschikbaar hebben van deze mogelijkheid.



5.4 Commerciële wensen

c-w-1 Geef uw fixed-price op voor de levering, implementatie (inclusief koppelingen naar derde systemen, zie paragraaf 1.5.5) en beheer van een volledig werkend FMIS op basis van de in deze offerteaanvraag gestelde eisen en wensen. Deze prijs is zo laag mogelijk. U geeft uw prijs op exclusief btw en vermeldt de van toepassing zijnde btw percentages op het Prijsinvulformulier (bijlage 3a).

Wenswaarderingscategorie: H

Uw aangeboden fixed price is zo laag mogelijk.

5.5 Juridische wensen

j-w-1 U stemt zo goed mogelijk in met de bijgevoegde conceptovereenkomsten voor Standaardprogrammatuur (bijlage 5) en Maatwerkprogrammatuur (bijlage 5a). U dient in het geval u zich niet (geheel) conformeert, dit te motiveren en een tekstvoorstel in te dienen voor het betreffende lid of artikel, waarmee u niet kunt instemmen.

Wenswaarderingscategorie: M

Bijlage 1 Aanmeldingsformulier

Hierachter treft u het 'Aanmeldingsformulier'.

Aanmeldingsformulier (Bijlage 1 bij offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07) U vult de gegevens in de vakken in, of voegt de gevraagde informatie in bijlage(n) bij.

GEGEVENS, BEWIJSSTUKKEN EN VERKLARINGEN

1. Benodigde gegevens gegadigde EIS: Uw inschrijving bevat de volgende gegevens: Gegevens Opgave van de gevraagde informatie

Naam onderneming volgens handelsregister:

Adres: Postadres: Vestigingsadres:

Postcode en Plaats:

Telefoonnummer:

Faxnummer:

E-mail adres:

Naam contactpersoon: De heer/mevrouw: Functie: Telefoonnummer: e-mailadres:

Naam van de persoon die de onderneming rechtsgeldig kan vertegenwoordigen:

De heer/mevrouw: Functie: Telefoonnummer: e-mailadres:

Inschrijving van combinatie: (zie vraag 4b)

Inschrijving van combinatie : JA* / NEE Naam / namen ander(e) lid / leden: Penvoerder van de combinatie:

Aantal bijgevoegde eigen bijlagen:

* Bij een inschrijving van een combinatie vullen alle leden van de combinatie het aanmeldings-formulier met bijbehorende bijlagen in, u moet als combinatie gezamenlijk voldoen aan alle eisen.

Bureau Aanbestedingen bijlage 1, pagina 1 van 5 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

2. Een bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister EIS: U overlegt een bewijs van inschrijving van de onderneming (als genoemd bij 1) in het nationale beroeps-/ handelsregister. Dit bewijs is niet ouder dan drie maanden vanaf de datum van publicatie van de aankondiging en bevat de actuele gegevens. U vult dit bewijs eventueel met documentatie aan waaruit de rechtsgeldigheid van de handtekening van de inschrijver blijkt (volmacht(en)). Bewijsstuk Bewijsstuk voldoet aan

de eis? Toegevoegd Zie bijlage / tabblad

Paraaf

Bewijs van inschrijving Ja / nee

3. Bewijsstukken inzake uitsluitingsgronden

EIS: U overlegt een Eigen Verklaring (bijlage 1a, ingevuld en ondertekend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger) dat inschrijvende onderneming niet verkeert in genoemde omstandigheden. De gemeente Utrecht kan bij de voorlopige gunning officiële bewijsstukken van de te gunnen partij opvragen. Bewijsstuk Bewijsstuk voldoet aan

de eis?

Toegevoegd

Zie bijlage / tabblad

Paraaf

Eigen Verklaring (bijlage 1a,

ingevuld en ondertekend)

Ja / nee

4. Juridische bindingen, combinatie, onderaanneming a) juridische bindingen EIS: Indien u gebruik maakt van de gegevens van de moederorganisatie voor wat betreft de referenties en/of de omzet, bevat uw inschrijving de juridische bindingen (met percentage van het belang) en samenwerkingsverbanden met andere ondernemingen (die ook uit het bewijs van inschrijving in het nationale beroeps-/ handelsregister moeten blijken), waaronder eventueel moeder/dochter/zusterrelaties, en de aard hiervan. Met name is hier de concernrelatie met eventuele moederondernemingen van belang. Bewijsstuk Bewijsstuk voldoet aan

de eis? Toegevoegd Zie bijlage / tabblad

Paraaf

Opgave van juridische bindingen Ja / nee / niet van

toepassing

b) combinatie EIS: Indien u inschrijft als lid van een combinatie bevat uw inschrijving de verklaring dat u, de rechtsgeldig vertegenwoordiger, akkoord gaat met de aanvaarding van de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht.


Verklaring Akkoord Paraaf

U gaat akkoord met aanvaarding gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid

Ja / nee / niet van

toepassing

c verklaring van onderaanneming vanwege voldoen aan de minimumvereisten EIS: Indien u zich, met betrekking tot het voldoen aan de genoemde minimumvereisten bij referentieprojecten (vraag 5) en financiële en economische draagkracht (vraag 6), beroept op de ervaring en/of de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen, vult u de hieronder opgenomen verklaring in, waarin u aangeeft m.b.t. welk opdrachtonderdeel (welke opdrachtonderdelen) en m.b.t. welke minimumvereist(en) u zich daarop beroept, alsmede de naam en het adres van die natuurlijke of rechtspersonen. Tevens voegt u de door deze natuurlijke of rechtspersoon én u opgestelde, gedateerde en ondertekende uitvoeringsverklaring(en) bij (uitvoeringsverklaring, zie bijlage 1b). Verklaring

(referentieprojecten)

Deel van de opdracht: Onderaannemer:

Uitvoeringsverklaring

toegevoegd Zie bijlage / tabblad / niet van toepassing

Paraaf

Verklaring (financiële en economische draagkracht)

Deel van de opdracht: Onderaannemer:

Uitvoeringsverklaring toegevoegd

Zie bijlage / tabblad / niet van toepassing

Paraaf

5. Referentieprojecten EIS: U overlegt een beschrijving van twee referentieprojecten die uw organisatie de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd, waarbij u een FMIS applicatie heeft geleverd, geïmplementeerd en beheerd. De applicatie is succesvol geïmplementeerd binnen de vooraf overeengekomen implementatietermijn. Hierbij vermeldt u:

1) de publieke- of privaatrechtelijke instantie(s) waarvoor het project bestemd was, het adres van deze instantie(s) en de contactgegevens van de contactpersoon; minimaal één referentieproject heeft betrekking op een project uitgevoerd bij een overheidsorganisatie.

2) de naam en beschrijving van het project gebaseerd op de hieronder opgenomen minimumvereisten referentieprojecten;

3) het bedrag aan omzet per jaar (exclusief btw); 4) de data van aanvang en afronding van het implementatietraject; 5) de naam en het adres van de (eventuele) samenwerkingspartner(s);


6) een beschrijving van de inhoud en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de inhoud en de omvang van de in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden;

7) de gehanteerde kwaliteitsborging. U maakt gebruik van het modelblad 'opgave referentieprojecten', welke toegevoegd is als bijlage 1c. Per referentieproject dient u één formulier in te vullen. Minimumvereisten voor dit referentieproject: Beide door u opgegeven referentieprojecten voldoen minimaal aan de hieronder gestelde voorwaarden:

• de levering, implementatie en beheer van FMIS heeft plaatsgehad in de periode tussen januari 2005 en januari 2008;

• de levering, implementatie en beheer van FMIS is succesvol door u uitgevoerd en is opgeleverd binnen de vooraf door u en de opdrachtgever overeengekomen termijn;

• FMIS is geleverd aan en geïmplementeerd en beheerd bij een publieke- of privaatrechtelijke instantie met minimaal 2.500 medewerkers;

• de FMIS configuratie die u heeft geleverd, geïmplementeerd en beheerd bestond uit tenminste vijf functionaliteiten.

Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen. Bewijsstuk Bewijsstuk voldoet

aan de

minimumvereisten?

Toegevoegd Zie bijlage / tabblad

Paraaf

2 referentieprojecten Ja / nee

Verklaring Akkoord Paraaf

U stemt in met het natrekken en inwinnen van nadere informatie over de verstrekte referenties door de gemeente Utrecht.

Ja / nee

6. Financiële en economische draagkracht EIS: U geeft inzage in de financiële situatie van de inschrijvende onderneming door middel van vermelding van de totale omzet van de onderneming over de laatste drie afgesloten boekjaren in Euro’s. Minimumvereiste: De totale omzet exclusief btw bedraagt gemiddeld minimaal € 400.000,-- per jaar over de laatste drie afgesloten boekjaren. Combinaties dienen gezamenlijk aan de minimumvereisten te voldoen. Bewijsstuk Omzet voldoet aan de

minimumvereisten? Omzet Paraaf

2004 Ja / nee €

2005 Ja / nee €

2006 Ja / nee €

Bij een voorgenomen gunning kan een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële gegevens gevraagd worden door de gemeente Utrecht.



In geval uw inschrijving een zogenaamde dochter- of werkmaatschappij betreft en de cijfers van de holding, danwel geconsolideerde cijfers worden verstrekt, levert u een verklaring van de holding-(concern)/moedermaatschappij aan als bedoeld in artikel 2:403 sub f BW. Bewijsstuk Bewijsstuk voldoet aan

de minimumvereisten?

Toegevoegd

Zie bijlage / tabblad

Paraaf

403-verklaring van de holding-

(concern)/moedermaatschappij

Ja / nee / niet van

toepassing

7. Verklaring Nederlandse taal EIS: U verklaart dat het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. Verklaring Akkoord

Paraaf

U gaat akkoord met bovenstaande verklaring Nederlandse taal Ja / nee

Aldus ondertekend en bijbehorende gegevens naar waarheid verstrekt, Handtekening rechtsgeldig vertegenwoordiger: Datum: Naam: Functie:

BIJ BEANTWOORDING/ INVULLING VAN DEZE BIJLAGE HOUDT U DE DOOR ONS OPGEGEVEN VOLGORDE / OPSOMMING / NUMMERING / LAYOUT EXACT AAN !

Bijlage 1b Uitvoeringsverklaring

Hierachter treft u de 'Uitvoeringsverklaring'.

Eigen Verklaring (Bijlage 1a offerteaanvraag FMIS, kenmerk 209 DO 07) Verklaring ten behoeve van de aanbesteding 'FMIS', kenmerk 209 DO 07 Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van ……… <functie invullen>, dat: 1 met betrekking tot artikel 45 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten,

a) zijn onderneming niet is een onderneming die bij een onherroepelijk vonnis of arrest is veroordeeld, uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b, of 232a, 238ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht;

b) zijn onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige procedure van de nationale wettelijke regeling;

c) zijn onderneming niet is een onderneming waarvoor faillissement is aangevraagd waar tegen een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig gemaakt;

d) zijn onderneming niet is een onderneming die, bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat de beroepsmoraliteit van de onderneming in het gedrang brengt;

e) zijn onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

f) zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd is of in het land van de aanbestedende dienst;

g) zijn onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingenovereenkomstig de wettelijke bepalingen van het land van de aanbestedende dienst;

h) zijn onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van BAO kunnen worden verlangd of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

2 met betrekking tot geheimhouding/ publiciteit en taal

a) vanuit zijn onderneming geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking zal worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen;

b) vanuit zijn onderneming, c.q. door zijn onderneming voor het onderhavige project in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen geen publiciteit aan dit project zal worden gegeven, anders dan na schriftelijke toestemming van de aanbestedende dienst;

c) hij ermee akkoord gaat dat tijdens de selectie- en offertefase en in een eventuele latere fase bij de contractuitvoering, de Nederlandse taal als voertaal zal worden gebruikt.

Naam en functie ondergetekende: ____________________________ Datum: ____________________________ Handtekening: ____________________________

Bureau Aanbestedingen bijlage 1a, pagina 1 van 1 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

Bijlage 1a Eigen Verklaring

Hierachter treft u de 'Eigen Verklaring'.

Uitvoeringsverklaring onderaannemer (Bijlage 1b bij offerteaanvraag FMIS, kenmerk 209 DO 07) Verklaring ten behoeve van de aanbesteding FMIS, kenmerk 209 DO 07 Ondergetekenden: <naam onderneming inschrijver>, statutair gevestigd te <plaats>, kantoorhoudende te <straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te <plaats> onder nummer <kvk-nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar <functie> <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <hoedanigheid>, hierna te noemen Inschrijver; en <naam onderneming onderaannemer>, statutair gevestigd te <plaats>, kantoorhoudende te <straatnaam, postcode, plaats>, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te <plaats> onder nummer <kvk-nummer>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar <functie> <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <hoedanigheid>, hierna te noemen onderaannemer; hierna gezamenlijk te noemen Partijen, overwegende dat: - Gemeente Utrecht, hierna te noemen Aanbesteder het project FMIS, wenst tot stand te brengen en deze opdracht door middel van een aanbesteding wenst te plaatsen; - Inschrijver in dat kader voornemens is een inschrijving heeft gedaan; - Inschrijver Onderaannemer nodig heeft om te kunnen voldoen aan de door de Aanbesteder terzake de aanbesteding gestelde geschiktheidseisen en/of selectiecriteria; - Partijen in dat kader jegens de Aanbesteder wensen te verklaren dat, indien Inschrijver het werk gegund krijgt, Inschrijver Onderaannemer als onderaannemer zal inzetten voor het uitvoeren van de overeenkomst. Partijen verklaren jegens Aanbesteder het navolgende te zijn overeengekomen: dat, indien <naam Inschrijver>, de opdracht: FMIS gegund krijgt, <naam onderneming Onderaannemer> het opdrachtonderdeel/de opdrachtonderdelen <opdrachtonderde(e)l(en) welke Onderaannemer de vereisten voor levert> zal uitvoeren. Aldus overeengekomen te <plaats> op <datum> Inschrijver: Onderaannemer: <Naam vertegenwoordiger Inschrijver> <Naam vertegenwoordiger Onderaannemer>

Bureau Aanbestedingen bijlage 1b, pagina 1 van 1 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

Bijlage 1c Opgave referentieprojecten

Hierachter treft u het modelblad 'Opgave referentieprojecten'.

Opgave referentieprojecten (Bijlage 1c bij offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07) Per referentieproject dient u één formulier in te vullen (totaal 2 referentieprojecten). Naam inschrijver: …………………………………

Referentieprojecten 1 Naam, adres en

telefoonnummer referentieproject + naam contactpersoon

Overheidsorganisatie: Ja / Nee

2 Naam en omschrijving van het project

3 Het bedrag aan omzet per jaar

€ (De eventuele waarde van het gedeelte dat in onderaanneming is uitgevoerd apart vermelden.) Datum aanvang (ná 01-01-2005) 4 Data

Datum afronding (vóór 01-01-2008)

5 Naam en adres samenwerkingspartner(s)/onderaannemers

Geeft u een korte beschrijving van de inhoud en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden.

Geeft u een korte beschrijving van de inhoud en omvang van de in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden.

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis dat het project succesvol door u uitgevoerd en opgeleverd is binnen de vooraf door u en de opdrachtgever overeengekomen termijn?

Ja / nee

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis dat FMIS is geleverd, geïmplementeerd en beheerd bij een publieke- of privaatrechtelijke instantie met minimaal 2.500 medewerkers?

Ja / nee

6 Beschrijving van de verschillende aspecten die bij dit project aanwezig waren. Geeft aan in welke mate de hiernaast genoemde elementen in het referentieproject aan bod zijn gekomen. U kunt eventueel in de vakjes verwijzen naar door u genummerde bijlagen.

Voldoet uw referentieproject aan de minimumeis dat de FMIS configuratie die u heeft geleverd, geïmplementeerd en beheerd uit tenminste vijf functionaliteiten bestaat?

Ja / nee

Bureau Aanbestedingen bijlage 1c pagina 1 van 1 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

Bijlage 2 Conformiteitenlijst

Hierachter treft u de 'Conformiteitenlijst'.

Conformiteitenlijst (Bijlage 2 offerteaanvraag 'FMIS' met kenmerk 209 DO 07) Let op! In de derde kolom mag alleen opgave van de gevraagde informatie of verwijzing naar vindplaats in de offerte of bijlage worden aangegeven, indien daar nadrukkelijk om wordt gevraagd. Voor, opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers de informatieronde te benutten (zie hoofdstuk 2 van de offerteaanvraag)

Algemeen

EIS

AKKOORD? Bevestig met

‘ja’

OPGAVE VAN DE GEVRAAGDE INFORMATIE

OF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF

BIJLAGE

a-e-1

a-e-2

a-e-3

a-e-4

a-e-5

a-e-6

a-e-7

Materie

EIS


‘ja’



BIJLAGE

m-e-1

Bureau Aanbestedingen bijlage 2, Pagina 1 van 10 Offerteaanvraag 'FMIS', met kenmerk 209 DO 07

Functioneel

EIS


‘ja’



BIJLAGE

f-e-1

f-e-2

f-e-3

f-e-4

f-e-5

f-e-6

f-e-7

f-e-8

f-e-9

f-e-10

f-e-11

f-e-12

f-e-13

f-e-14

f-e-15

f-e-16


Functioneel

EIS

AKKOORD? OPGAVE VAN DE GEVRAAGDE INFORMATIE Bevestig met OF

‘ja’ VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF BIJLAGE

f-e-17

f-e-18

f-e-19

f-e-20

f-e-21

f-e-22

f-e-23

f-e-24

f-e-25

f-e-26

f-e-27

f-e-28

f-e-29

f-e-30

f-e-31

f-e-32

f-e-33


Functioneel

EIS

AKKOORD? OPGAVE VAN DE GEVRAAGDE INFORMATIE Bevestig met OF


f-e-34

f-e-35

f-e-36

Technisch

EIS


‘ja’

OPGAVE VAN DE GEVRÁÁGDE INFORMATIE

ÓF VERWIJZING NAAR VINDPLAATS IN OFFERTE OF

BIJLAGE

t-e-1

t-e-2

t-e-3

t-e-4

t-e-5

t-e-6

t-e-7

t-e-8

t-e-9

t-e-10


Technisch

EIS

AKKOORD? OPGAVE VAN DE GEVRÁÁGDE INFORMATIE Bevestig met ÓF


t-e-11

t-e-12

t-e-13

t-e-14

t-e-15

t-e-16

t-e-17

t-e-18

t-e-19

t-e-20

t-e-21

t-e-22

t-e-23

t-e-24

t-e-25

t-e-26

t-e-27


Technisch

EIS



t-e-28

t-e-29

t-e-30

t-e-31

t-e-32

t-e-33

t-e-34

t-e-35

t-e-36

t-e-37

t-e-38

t-e-39

t-e-40

t-e-41

t-e-42

t-e-43

t-e-44


Technisch

EIS



t-e-45

t-e-46

t-e-47

t-e-48

t-e-49

t-e-50

t-e-51

t-e-52

t-e-53

t-e-54

t-e-55

t-e-56

t-e-57

t-e-58

t-e-59


Implementatie

EIS


‘ja’



BIJLAGE

i-e-1

i-e-2

i-e-3

i-e-4

Commerciële eisen

EIS


‘ja’



BIJLAGE

c-e-1

c-e-2

BTW-tarief: ...%

c-e-3

c-e-4

c-e-5

c-e-6

c-e-7

c-e-8

c-e-9


Commerciële eisen

EIS



c-e-10

c-e-11

c-e-12

Juridische eisen

EIS


‘ja’



BIJLAGE

j-e-1

j-e-2

j-e-3

j-e-4

j-e-5

j-e-6

j-e-7

j-e-8

j-e-9

j-e-10



Kwaliteitborgingseisen

EIS


‘ja’



BIJLAGE

k-e-1

Bijlage 3 Wensinvulformulier

Hierachter treft u het 'Wensinvulformulier'.

Wensinvulformulier (Bijlage 2 offerteaanvraag 'FMIS' met kenmerk 209 DO 07) Belangrijk: Indien u een bijlage toevoegt dient deze zo kort en bondig mogelijk inzicht te geven op de vraagstelling. Als richtlijn geld daarbij dat de beantwoording op 1 (één) A4, doch maximaal 2 (twee) A4, moet geschieden. Afwijkingen zijn alleen toegestaan indien dit onmogelijk blijkt om de essentie van de vraag te raken en het gestelde criterium afdoende te belichten. Elke bijlage dient op een separate pagina (c.q. elektronisch bestand) aangeleverd te worden, waarbij de naamgeving eenvoudig (intuïtief) is en de header/footer afdoende informatie bevat om verwarring te voorkomen.

Materie wensen

WENS

ZO CONCREET MOGELIJKE TOELICHTING BIJ

RESP. REACTIE OP GESTELDE WENSEN

m-w-1

Uw plan van aanpak is zo volledig, zo duidelijk en zo concreet mogelijk en bevat een duidelijke en snelle maar ook een realistische planning.

Zie bijlage ….

Functionele wensen

WENS



f-w-1

De gebruikersinterface en de gebruiksvriendelijkheid zijn zo goed mogelijk en u heeft ter verduidelijking beide casussen, zoals opgenomen in bijlage 7, zo eenduidig, zo helder, zo beknopt en eenvoudig mogelijk uitgewerkt.

Zie bijlage ….

f-w-2

Uw beschrijving is zo goed, zo volledig, zo duidelijk en zo concreet mogelijk. Zie bijlage ….

f-w-3

Het aanbrengen van functionele wijzigingen kan zo vaak en eenvoudig mogelijk door de gemeente Utrecht zelf worden gedaan.

Zie bijlage ….

Technische wensen

WENS



t-w-1

Het uitvoeren van een upgrade kost zo weinig mogelijk capaciteit en is zo snel mogelijk gerealiseerd. Zie bijlage ….

t-w-2

De voorkeur gaat uit naar het beschikbaar hebben van deze mogelijkheid. Zie bijlage ….



COMMERCIELE WENSEN

WENS



c-w-1

Uw aangeboden fixed price is zo laag mogelijk. Zie bijlage ….

JURIDISCHE WENSEN

WENS



j-w-1

U stemt zo goed mogelijk in met de bijgevoegde concept-overeenkomst (bijlage 5). Indien u onderdelen van de conceptovereenkomst niet kunt accepteren dient u onder opgave van redenen voor het betreffende onderdeel een nieuw tekstvoorstel in te dienen. Indien u van mening bent dat de voorgelegde overeenkomst onvolledig is, kunt u dit kenbaar maken, door middel van een aanvullend tekstvoorstel met motivering van de plaats in de conceptovereenkomst waar de voorgestelde bepaling zou moeten worden opgenomen Dit volgens de indeling: - artikelnummer en sub nummer; - tekstvoorstel; - toelichting; - mate van belangrijkheid. (1,2 of 3*) * De volgende typering zal gelden voor mate belangrijkheid. 1 = zeer belangrijk voor u als aanbieder, niet bespreekbaar. 2 = belangrijk voor u als aanbieder, maar wel bespreekbaar 3 = relevant maar niet essentieel.

Zie bijlage / tabblad………

Bijlage 3a Prijsinvulformulier

Hierachter treft u het 'Prijsinvulformulier'.

Prijsinvulformulier (Bijlage 3a bij offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07) Prijzen FMIS

Specificatie Kosten Onderdeel Standaardprogrammatuur

1 Bouw- en ontwikkeling (indien van toepassing)

€

2 Implementatie (inclusief SAP-koppelingen)

€

3 Beheer en onderhoud

€

4 Prijs per Licentie €

5 Totaal licenties Bij 50 gebruikers gedurende 3 jaar:

€ +

TOTAAL KOSTEN STANDAARDPROGRAMMATUUR

€

Onderdeel Maatwerkprogrammatuur (indien van toepassing)

(6) Bouw- en ontwikkeling (indien van toepassing)

€

(7) Implementatie (inclusief SAP-koppelingen)

€

(8) Beheer en onderhoud

€

(9) Prijs per Licentie €

(10) Totaal licenties Bij 50 gebruikers gedurende 3 jaar:

€ +

TOTAAL KOSTEN MAATWERKPROGRAMMATUUR

€

+ TOTAAL FIXED-PRICE* (c-w-1) (som van de totaalkosten van standaarden maatwerkprogrammatuur) * De totale fixed-price is een projectprijs en dient ter beoordeling van de meest gunstige prijs. Alle prijzen zijn vast behalve die van de totaalprijs licenties genoemd onder 5 en indien van toepassing onder 10. Hierbij geldt dat uitsluitend de werkelijk afgenomen licenties vergoed worden op basis van prijs per licentie onder 4 en indien van toepassing onder 9.

€

Btw-percentage Percentage Het van toepassing zijnde btw-percentage

%

Bureau Aanbestedingen bijlage 3a, pagina 1 van 1 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

Bijlage 4 Algemene Voorwaarden 2003

Hierachter treft u de Algemene Voorwaarden 2003 van de gemeente Utrecht.

Algemene voorwaarden 2003 (Bijlage 4 bij offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07) ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE GEMEENTE UTRECHT VOOR OVEREENKOMSTEN TOT HET LEVEREN VAN ZAKEN/ GOEDEREN EN/ OF DIENSTEN 2003 Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Utrecht op (07/08/2003) onder nummer K259. ALGEMENE VOORWAARDEN .......................................................................................................................................................1

ARTIKEL 1 DEFINITIES ..................................................................................................................................................................3

ARTIKEL 2 TOEPASSELIJKHEID ..................................................................................................................................................3

ARTIKEL 3 INHOUD VAN DE OVEREENKOMST..........................................................................................................................4

ARTIKEL 4 TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST......................................................................................................4

ARTIKEL 5 WIJZIGINGEN ..............................................................................................................................................................4

ARTIKEL 6 ALGEMENE VERPLICHTINGEN VAN DE GEMEENTE UTRECHT ...........................................................................5

ARTIKEL 7 ALGEMENE VERPLICHTINGEN VAN DE WEDERPARTIJ........................................................................................5

ARTIKEL 8 OPTREDEN VAN DE WEDERPARTIJ ALS GEMACHTIGDE.....................................................................................5

ARTIKEL 9 SAMENWERKING MET DERDEN ...............................................................................................................................6

ARTIKEL 10 SAMENWERKING, RAPPORTAGE, ACCEPTATIE EN CONTROLE.......................................................................6

ARTIKEL 11 VERGOEDING............................................................................................................................................................7

ARTIKEL 12 BETALING..................................................................................................................................................................8

ARTIKEL 13 VOORSCHOT.............................................................................................................................................................9

ARTIKEL 14 EIGENDOM VAN ZAKEN EN INFORMATIEDRAGERS............................................................................................9

ARTIKEL 15 LEVERING EN VERPAKKING VAN ZAKEN/GOEDEREN........................................................................................9

ARTIKEL 16 TIJDSTIP VAN LEVERING VAN ZAKEN/GOEDEREN ...........................................................................................10

ARTIKEL 17 GARANTIE VAN ZAKEN/GOEDEREN ....................................................................................................................10

ARTIKEL 18 TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST DOOR DE GEMEENTE UTRECHT.......................11

ARTIKEL 19 TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST DOOR DE WEDERPARTIJ ...................................11

ARTIKEL 20 ONTBINDING WEGENS FAILLISSEMENT EN SURSÉANCE VAN BETALING....................................................12

ARTIKEL 21 DREIGENDE VERTRAGING VAN DE TE LEVEREN DIENSTEN...........................................................................12

ARTIKEL 22 ONDERBREKING OVEREENKOMST.....................................................................................................................12

ARTIKEL 23 NAKOMING ..............................................................................................................................................................13

ARTIKEL 24 BOETE......................................................................................................................................................................13


ARTIKEL 25 OVERMACHT ...........................................................................................................................................................14

ARTIKEL 26 PERSONEEL............................................................................................................................................................14

ARTIKEL 27 VERVOLGOVEREENKOMST..................................................................................................................................14

ARTIKEL 28 VERZEKERING ........................................................................................................................................................14

ARTIKEL 29 INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN EN GEBRUIKSRECHTEN .................................................................15

ARTIKEL 30 OVERDRACHT RECHTEN EN PLICHTEN..............................................................................................................16

ARTIKEL 31 GEHEIMHOUDING...................................................................................................................................................16

ARTIKEL 32 TOEPASSELIJK RECHT .........................................................................................................................................16

ARTIKEL 33 BEVOEGDE RECHTER ...........................................................................................................................................17

ARTIKEL 34 SLOTBEPALING ......................................................................................................................................................17


Artikel 1 Definities In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: Algemene Voorwaarden: deze Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op, en deel uitmaken van

de overeenkomst

Bijlage: het aanhangsel bij de overeenkomst, dat deel uitmaakt van de overeenkomst

Derden: niet zijnde partijen bij de overeenkomst

Diensten: de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Utrecht te verrichten werkzaamheden

Gegevensdragers: zaken waarop/waarin informatie in elektronische vorm is vastgelegd, zoals onder meer de 'harde schijf' of het interne geheugen van computers

Gemeente Utrecht: alle tot de gemeente Utrecht behorende organisatieonderdelen

Informatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes,

waarop de prestaties/resultaten van de wederpartij ter beschikking worden gesteld van de gemeente Utrecht

Leveringen: de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de

gemeente Utrecht te leveren zaken/goederen

Overeenkomst: de overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij, tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn

Persoonlijkheids- rechten: de persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912 Prestatie: de te verrichten leveringen van zaken/goederen en/of diensten Wederpartij: degene die door ondertekening van de overeenkomst de toepasselijkheid van de

Algemene Voorwaarden heeft erkend Werkdag: een dag niet zijnde een zaterdag of een zondag of een wettelijk erkende feestdag

Artikel 2 Toepasselijkheid 1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en

overeenkomsten, inclusief eventuele vervolgovereenkomsten, waarbij de gemeente Utrecht optreedt als de verwerver van prestaties.

2 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk tussen de partijen

worden overeengekomen.

3 De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de wederpartij en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen.

4 Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of

vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de gemeente Utrecht en de wederpartij in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.


5 Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden.

Artikel 3 Inhoud van de overeenkomst De overeenkomst omvat al hetgeen tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij is overeengekomen. In de overeenkomst worden de volgende zaken aangegeven, indien van toepassing, tenzij door de partijen anders is overeengekomen: • de projectbenaming en/of het projectnummer; • dat op de overeenkomst van toepassing zijn de Algemene Voorwaarden van de gemeente

Utrecht-2003; • de aard en de omvang van de te verrichten prestaties die aan de wederpartij zijn

opgedragen; • de vergoeding zoals bedoeld in artikel 11; • een eventuele prijsindexatie; • de exacte factuurgegevens zoals bedoeld in artikel 12 lid 2; • de termijn waarbinnen de prestaties moeten worden verricht en/of de duur van de

overeenkomst; • de plaats en het tijdstip van levering; • de montage en/of installatie en/of opleiding, indien van toepassing; • de overeengekomen rapportagemethode en frequentie zoals bedoeld in artikel 10 lid 3; • de prestaties/resultaten die de wederpartij moet verrichten/leveren, alsmede de eventuele

informatiedragers waarop de prestaties/resultaten van de overeenkomst dienen te worden vastgelegd en ter beschikking worden gesteld van de gemeente Utrecht;

• de wijze waarop de gemeente Utrecht aan de wederpartij mededeelt dat zij diens te verrichten prestaties, zoals overeengekomen, als voltooid beschouwt;

• de opzegtermijn van de overeenkomst; • de contactpersonen van zowel de gemeente Utrecht als de wederpartij; • de coördinatie binnen en de aansprakelijkheid van de partijen, indien deze bestaan uit

afzonderlijke (rechts-)personen die voor de aanvaarding van de overeenkomst gezamenlijk optreden;

• het boetebeding.

Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst 1 De overeenkomst is tot stand gekomen, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van

de wederpartij door de gemeente Utrecht schriftelijk is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door de partijen schriftelijk is bevestigd.

2 Het in lid 1 en artikel 5 lid 1 bepaalde laat onverlet de bevoegdheid van de partijen het bestaan

van de overeenkomst en/of van de daarin aangebrachte wijzigingen met andere middelen te bewijzen.

Artikel 5 Wijzigingen 1 Wijzigingen in de overeenkomst, daaronder begrepen uitbreiding of inkrimping van de reeds

opgedragen prestaties, komen tot stand, zodra de gemeente Utrecht deze schriftelijk aan de wederpartij kenbaar maakt en de wederpartij deze schriftelijk bevestigt.

2 De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente Utrecht zal haar toestemming niet op onredelijke gronden weigeren, en is gerechtigd aan deze toestem-ming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet verhoogd worden. De inwerkkosten zijn voor rekening van de wederpartij.

3 Als de gemeente Utrecht andere personen wenst voor de uitvoering van de overeenkomst, omdat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de overeenkomst, deelt zij dit schriftelijk mee aan de wederpartij, onder opgave van redenen. De wederpartij zal voor


vervanging zorgdragen.

4 Bij een vervanging van de personen, bedoeld in lid 2, dienen personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

Artikel 6 Algemene verplichtingen van de gemeente Utrecht 1 De gemeente Utrecht moet de wederpartij tijdig de inlichtingen, gegevens en beslissingen

verstrekken, die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren te vervullen en te voltooien.

Artikel 7 Algemene verplichtingen van de wederpartij 1 De wederpartij garandeert dat de door of namens hem te verrichten prestaties zullen voldoen

aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties, en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd.

2 De wederpartij zal de prestaties in nauwe samenwerking met de gemeente Utrecht verrichten, onverminderd het bepaalde in lid 1.

3 De wederpartij zal de overeenkomst goed en zorgvuldig uitvoeren, behartigt de belangen van de gemeente Utrecht naar zijn beste weten, en verricht zijn prestaties naar beste kunnen en wetenschap. De wederpartij zal alles vermijden wat de uitvoering van de prestaties kan schaden. De wederpartij zal bij het vervullen van de overeenkomst aan de toepassing van eigen vindingen geen voordelen ontlenen die niet bekend zijn bij de gemeente Utrecht.

4 De wederpartij staat in voor de kwaliteit en integriteit van degene die namens de wederpartij belast is met de uitvoering van de overeenkomst.

5 De wederpartij zal de gemeente Utrecht op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgevraagd inlichtingen geven.

6 Indien in de overeenkomst een maximaal of vast bedrag is overeengekomen, dan zullen de prestaties van de wederpartij moeten worden verricht voor maximaal dit bedrag, dan wel het laatstelijk bijgestelde en door de partijen schriftelijk nader overeengekomen bedrag. De wederpartij stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente Utrecht. Ingeval van overschrijding van dit bedrag is de wederpartij verplicht de overeenkomst zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 25, of van een verzoek tot verdergaande prestaties dan die in de overeenkomst zijn vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van de werkelijk gemaakte kosten en/of uren.

7 Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de wederpartij de gemeente Utrecht tijdig inlichten

over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het stellen van andere of meer eisen, het uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de overeenkomst en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening is gehouden.

8 De wederpartij zal de gemeente Utrecht bij de totstandkoming van de overeenkomst een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de overeenkomst zal de wederpartij aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatstverstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de wederpartij de gemeente Utrecht daarover schriftelijk informeren.

Artikel 8 Optreden van de wederpartij als gemachtigde 1 De wederpartij treedt slechts op als gemachtigde van de gemeente Utrecht indien en voor

zover de gemeente Utrecht de wederpartij daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen.


2 Indien en voor zover de wederpartij in strijd handelt met het in lid 1 bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voor zover de gemeente Utrecht deze handelswijze schriftelijk bekrachtigd heeft.

Artikel 9 Samenwerking met derden 1 Indien de overeenkomst met zich meebrengt, dat de wederpartij zijn te verrichten prestaties

moet afstemmen op die van door de gemeente Utrecht ingeschakelde derden, zal de gemeente Utrecht na overleg met alle betrokkenen vaststellen wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in dezen is.

2 De in lid 1 bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig in overleg met de gemeente Utrecht en de andere wederpartijen een tijdschema voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde overeenkomst vaststelt, en dat hij - ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden - onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de gemeente Utrecht schriftelijk verslag daarvan doet toekomen.

3 Indien de wederpartij een overeenkomst krijgt te vervullen die ook prestaties op een ander dan zijn eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de wederpartij met schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht, voor rekening en risico van de wederpartij daarvoor andere deskundigen inschakelen.

4 Bij het uitvoeren van de overeenkomst kan de wederpartij slechts na schriftelijke toestemming

van de gemeente Utrecht gebruik maken van de diensten van derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door de gemeente Utrecht voorwaarden worden verbonden. De door de gemeente Utrecht verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de wederpartij voor de nakoming van de krachtens de overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

Artikel 10 Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle 1 Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de

overeenkomst onderhoudt.

2 De overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep. De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuurgroep worden in de overeenkomst nader bepaald.

3 De wederpartij rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de gemeente Utrecht zo vaak als in de overeenkomst is bepaald, dan wel zo vaak als de gemeente Utrecht dit nodig acht.

4 De gemeente Utrecht zal de wederpartij zo spoedig mogelijk schriftelijk gemotiveerd in kennis

stellen indien de prestaties niet worden geaccepteerd door de gemeente Utrecht. 5 De gemeente Utrecht heeft het recht de resultaten van de verrichte prestaties te (laten) toetsen.

Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de wederpartij. De gemeente Utrecht heeft het recht om op kosten van de wederpartij aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen (bedoeld is natuurlijk hetgeen er boven over is gesteld) is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de gemeente Utrecht.

6 Indien de gemeente Utrecht de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de wederpartij schriftelijk verzoeken om binnen een redelijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.


7 Afgekeurde prestaties worden voor zover deze zich daartoe lenen, door de wederpartij op eerste aanzegging verwijderd en onverwijld, vervangen. De aan verwijdering en vervanging, alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de wederpartij.

Artikel 11 Vergoeding 1 De vergoeding voor de te verrichten prestaties kan bestaan uit:

a. de honorering van de werkzaamheden van de wederpartij; b. de gemaakte kosten; c. de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten.

2 De in lid 1 genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven:

a. op basis van de aan de overeenkomst bestede tijd; b. op basis van enige andere adequate maatstaf.

3 Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 2 sub a, wordt de

honorering berekend door de aan de overeenkomst bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de overeenkomst en de reistijd die voor de vervulling van de overeenkomst noodzakelijk is, tenzij anders overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de overeenkomst bepaald of omschreven.

4 De in lid 1 genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende

maatstaven: a. op basis van de werkelijk gemaakte kosten; b. op basis van enige andere adequate maatstaf.

5 Indien de partijen overeenkomen dat de wederpartij de ten behoeve van de overeenkomst gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in lid 4 sub a, zijn de volgende kosten declarabel: • de reiskosten; • de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen,

berekeningen, rapporten e.d.; • de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten. De omvang en hoogte van de te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de overeenkomst.

6 In de overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in lid 1 bedoelde vergoeding zal worden berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens lid 2 sub a.

7 De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel 9 lid 3 zijn slechts declarabel indien dit met de gemeente Utrecht vooraf overeengekomen is.

8 De wederpartij is verplicht de gemeente Utrecht periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen de partijen, de gemaakte kosten die de gemeente Utrecht op grond van dit artikel aan de wederpartij verschuldigd is.

9 Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 5 lid 1, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

10 De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de overeenkomst voortvloeiende prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de overeenkomst, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst.


11 De door de wederpartij volgens de overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting.

12 In de overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe de tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast.

13 De kosten van levering zijn voor rekening en risico van de wederpartij; bij levering van zaken/goederen levert de wederpartij de zaken/goederen "Delivered Duty Paid" (DDP), volgens de “Incoterms 2000”, dan wel de laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 12 Betaling 1 Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling ná acceptatie van de

resultaten van de verrichte prestaties. De wederpartij factureert binnen 30 dagen ná acceptatie.

2 De wederpartij zendt de factu(u)r(en) in tweevoud toe aan de gemeente Utrecht onder vermelding van datum en nummer van de overeenkomst, BTW-bedrag en andere door de gemeente Utrecht verlangde gegevens. Wanneer hier niet aan is voldaan, kan/kunnen de factu(u)r(en) geweigerd worden.

3 Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt gespecificeerd en in door de gemeente Utrecht eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, en wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven.

4 Een overschrijding van de in de overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd.

5 De gemeente Utrecht betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen ná ontvangst van de desbetreffende factuur aan de wederpartij.

6 Indien de gemeente Utrecht een factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in lid 5 bedoelde termijn heeft voldaan, heeft de wederpartij, met ingang van de dag volgend op de dag dat de betaling uiterlijk had moeten geschieden, aanspraak op vergoeding van rente tegen het wettelijke rentepercentage. Op de rentevergoeding kan de wederpartij geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in de leden 2 tot en met 4 voldoet.

7 Indien de gemeente Utrecht de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden de partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De gemeente Utrecht is te allen tijde gerechtigd de door de wederpartij verzonden facturen door een door de gemeente Utrecht aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren. De wederpartij verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de gemeente Utrecht, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de wederpartij komen.

8 De gemeente Utrecht is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen de partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de gemeente Utrecht uitsluitend gebruik, indien er redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.

9 Overschrijding van een betalingstermijn door de gemeente Utrecht of niet-betaling door de gemeente Utrecht van een factuur op grond van een vermoede inhoudelijke onjuistheid van die


factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde diensten, geeft de wederpartij niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

Artikel 13 Voorschot 1 Indien de gemeente Utrecht ter uitvoering van de overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor

prestaties die nog niet zijn verricht, wordt door de wederpartij voorafgaande aan die betalingen een onvoorwaardelijke kredietinstellingsgarantie "on demand" zonder einddatum aan de gemeente Utrecht afgegeven, ter waarde van het (de) betaalde bedrag(en). Aan deze garantie zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden. Indien, vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de wederpartij, diensten niet binnen de overeengekomen termijn worden geaccepteerd, dan is de wederpartij de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd, voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt.

2 De onvoorwaardelijke kredietinstellinggarantie "on demand" wordt afgegeven door een erkende kredietinstelling. De kredietinstelling verklaart daarin desverzocht onverwijld over te gaan tot betaling aan de gemeente Utrecht van het in de garantie genoemde bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente over dat bedrag, gerekend vanaf de dag van de door de gemeente Utrecht gestelde tekortkoming in de nakoming van de wederpartij.

Artikel 14 Eigendom van zaken en informatiedragers 1 Bij het verrichten van de prestaties kan de wederpartij gebruik maken van zaken, die eigendom

zijn van de gemeente Utrecht en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden.

2 De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar

stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers zoals bedoeld in artikel 3 door de wederpartij aan de gemeente Utrecht ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt de eigendom overgedragen aan de gemeente Utrecht.

3 Indien de wederpartij voor het leveren van de diensten gebruik maakt van zaken die eigendom

zijn van de gemeente Utrecht, als bedoeld in lid 1, en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven, is de wederpartij aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de gemeente Utrecht bij de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst schade aan de wederpartij en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de wederpartij. In voorkomende gevallen zal de wederpartij de gemeente Utrecht vrijwaren voor aanspraken van derden.

Artikel 15 Levering en verpakking van zaken/goederen 1 De wederpartij zal de zaken/goederen leveren DDP, volgens de “Incoterms 2000", dan wel de

laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs.

2 De te leveren zaken/goederen zullen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging kunnen vormen voor de veiligheid, welzijn, of gezondheid.

3 Indien bij het uitvoeren van de overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan lid 2 van dit artikel kan worden voldaan, en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkingen, zal de wederpartij dit aan de gemeente Utrecht melden. De gemeente Utrecht heeft dan, het recht deze verpakkingen voor rekening van de wederpartij aan hem te retourneren of deze op zijn kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet voldoen aan het in lid 2 van dit artikel bepaalde en de wederpartij dit niet heeft gemeld.

4 De te leveren zaken/goederen dienen te worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om de zaken/goederen naar behoren te kunnen gebruiken,


alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten.

5 De wederpartij zal de zaken/goederen die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening herstellen of vervangen, één en ander ter keuze van de gemeente Utrecht.

Artikel 16 Tijdstip van levering van zaken/goederen 1 De levering van zaken/goederen vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming

en op het overeengekomen tijdstip.

2 Zodra de wederpartij weet of verwacht dat de zaken/goederen niet, of niet tijdig geleverd kunnen worden, zal de wederpartij de gemeente Utrecht daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen en aangeven welke maatregelen hij gaat treffen om de eventuele schade voor de gemeente Utrecht, voortvloeiende uit dit niet-nakomen, te voorkomen of te beperken. Onverlet het bepaalde in artikel 23 draagt de wederpartij alle daaruit voortvloeiende schade voor de gemeente Utrecht, tenzij de wederpartij aantoont dat de gemeente Utrecht de veroorzaker is van deze omstandigheden.

3 Indien de gemeente Utrecht tijdig aan de wederpartij kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de zaken/goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de wederpartij op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, een en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de wederpartij kan worden gevergd. De gemeente Utrecht komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van levering.

4 Uitstel van levering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de wederpartij nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De wederpartij kan bij een uitstel van levering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de gemeente Utrecht sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.

Artikel 17 Garantie van zaken/goederen 1 De wederpartij garandeert dat gedurende een periode van minimaal 12 maanden ná acceptatie de geleverde

zaken/goederen ongestoord - zonder gebreken en/of andere (functionele) belemmeringen - kunnen worden gebruikt voor die doeleinden waarvoor de zaken/goederen bestemd zijn.

2 Bij zaken/goederen die niet direct in gebruik worden genomen, wordt de garantieperiode verlengd met de periode gedurende welke de zaken/goederen niet in gebruik zijn genomen, een en ander met een maximum garantietermijn van 18 maanden.

3 Indien tijdens de garantieperiode een gebrek ontstaat is de wederpartij, ongeacht de oorzaak van het ontstaan van dat gebrek, verplicht de betrokken zaken/goederen binnen een door de gemeente Utrecht te bepalen redelijke termijn te vervangen, te herstellen ofwel, mits de redelijkheid hieraan niet in de weg staat, de zaken/goederen terug te nemen en de voor die zaken/goederen gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, een en ander ter keuze van de gemeente Utrecht. Alle ingevolge dit lid te maken kosten zijn voor rekening van de wederpartij, tenzij de wederpartij aantoont dat het tijdens de garantieperiode ontstane gebrek niet voor zijn rekening en risico komt.

4 Naast de verplichtingen ingevolge lid 3 van dit artikel is de wederpartij voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, een en ander met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid.

5 De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke de zaken/goederen niet zijn gebruikt of niet volledig konden worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig lid 1 van dit artikel zal van toepassing zijn op zaken/goederen die ter vervanging zijn verstrekt en op de vervangen of gerepareerde delen van die zaken/goederen.

6 In aanvulling op lid 1 van dit artikel geldt dat indien de gemeente Utrecht aannemelijk kan maken dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds vóór de acceptatie aanwezig was, de wederpartij gedurende 5 jaar ná acceptatie daarvoor aansprakelijk blijft. Vorenstaande is ook van toepassing indien zich gedurende die periode een gebrek voordoet ten gevolge waarvan de geleverde zaken/goederen onbruikbaar worden voor het doel waarvoor deze zijn bestemd, gelet op hetgeen in de overeenkomst is aangegeven, dan wel het redelijkerwijs te verwachten gebruik van de geleverde zaken/goederen. Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk van toepassing.


Artikel 18 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de gemeente Utrecht 1 De gemeente Utrecht is gerechtigd de overeenkomst buiten rechte te ontbinden, dan wel deze

tegen een bepaalde tijd op te zeggen onder opgave van redenen. Daaronder is begrepen de omstandigheid dat de ter financiering van de overeenkomst in de ontwerpbegroting opgenomen gelden, niet door de begrotingswetgever worden gevoteerd.

2 Ingeval van opzegging van de overeenkomst als in lid 1 bedoeld, is de gemeente Utrecht verplicht de wederpartij te vergoeden: • de honorering naar de stand van de werkzaamheden; • de gemaakte kosten; • de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de

overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Eventueel reeds betaalde voorschotten worden hiermee verrekend.

Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt.

3 Nakoming van het in lid 2 bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse beëindiging is gelegen in het feit dat de wederpartij in verzuim is, dan wel de wederpartij in gebreke is gesteld op grond van tekortschieten in de nakoming van zijn verplichting(en), zoals bedoeld in artikel 23 lid 1. In dat geval zal hetgeen verplicht is op grond van lid 2 worden verrekend met de door de gemeente Utrecht geleden schade zoals bedoeld in artikel 23.

4 Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de wederpartij.

5 De informatiedragers van de gemeente Utrecht die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking zijn gesteld, zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Utrecht worden geretourneerd. Het in artikel 30 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de wederpartij verrichte prestaties, tot het moment van tussentijdse beëindiging.

6 De wederpartij is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

7 Indien blijkt dat door de wederpartij of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is, of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente Utrecht of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de gemeente Utrecht het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente Utrecht om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen.

Artikel 19 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij 1 De wederpartij kan de overeenkomst tussentijds beëindigen ingeval van overmacht zoals

bedoeld in artikel 25, en ingeval van niet-nakoming van verplichtingen van de gemeente Utrecht zoals bedoeld in artikel 6.

2 De wederpartij is niettemin gehouden de schade voor de gemeente Utrecht als gevolg van die tussentijdse beëindiging te beperken, dan wel toereikende maatregelen te nemen ter voorkoming daarvan.

3 Het in artikel 18 lid 2 bepaalde is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij.

4 Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de gemeente Utrecht.


5 De informatiedragers van de gemeente Utrecht die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking zijn gesteld zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Utrecht worden geretourneerd. Het in artikel 29 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de wederpartij verrichte prestaties, tot het moment van tussentijdse beëindiging.

6 De wederpartij is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 20 Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling 1 Indien de wederpartij, in staat van faillissement geraakt, besluit tot ontbinding of surséance van

betaling aanvraagt, dan wel indien er beslag, gevolgd door vanwaardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij (welk beslag een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en de nakoming van de overeenkomst), of de rechtspersoon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen, heeft de gemeente Utrecht het recht de wederpartij aan te zeggen, dat zij de overeenkomst onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente Utrecht om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen.

2 Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te

leveren informatiedragers, geldt dit artikel op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van ontbinding aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt. Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de gemeente Utrecht het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van het project verder te effectueren en daarbij derden in te schakelen.

Artikel 21 Dreigende vertraging van de te leveren diensten 1 Indien de levering van de diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt de wederpartij zulks

direct schriftelijk aan de gemeente Utrecht en geeft daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt de wederpartij maatregelen voor om vertraging

- ook in de toekomst - te voorkomen. 2 Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de gemeente

Utrecht of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat de gemeente Utrecht de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de gemeente Utrecht op grond van de overeenkomst toekomen, onverlet.

Artikel 22 Onderbreking overeenkomst 1 De gemeente Utrecht kan de wederpartij gelasten de verrichting van de prestaties te

onderbreken. De gemeente Utrecht is verplicht de wederpartij dit schriftelijk kenbaar te maken.

2 Tenzij de onderbreking aan de wederpartij te wijten is, is de gemeente Utrecht ingeval van onderbreking van de overeenkomst verplicht de wederpartij te vergoeden: • de honorering naar de stand van de werkzaamheden; • de gemaakte kosten; • de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de

overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de gemeente Utrecht in eigendom overdraagt. Daarnaast is de wederpartij gerechtigd vergoeding van zijn schade, die hij door de onderbreking lijdt, van de gemeente Utrecht te vorderen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om de schade voor de gemeente Utrecht zoveel mogelijk te beperken.


3 Zodra de overeenkomst later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de wederpartij voortvloeien, door de gemeente Utrecht worden vergoed op basis van bestede tijd en eventueel de gemaakte kosten. De partijen zullen overleggen of de bepalingen van de overeenkomst aan de nieuwe situatie moeten worden aangepast.

4 Ingeval van een onderbreking langer dan 2 jaar zijn de partijen verplicht met elkaar in overleg te treden met het oog op een beëindiging van de overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 en 19.

Artikel 23 Nakoming 1 Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst,

kan de andere partij hem in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. De wederpartij is naar keuze bevoegd: a. tot beëindiging van de overeenkomst over te gaan; b. nakoming van de overeenkomst te vorderen, tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd.

2 De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel 16 lid 2 en artikel 21 lid 2 is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.

3 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade. Hij vrijwaart de andere partij voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het voornoemde tekortschieten.

4 De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen zijn incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet-nakoming en/of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van die partij, met uitzondering van de ingevolge een rechtelijke beslissing door de wederpartij te betalen proceskosten.

Artikel 24 Boete 1 De gemeente Utrecht kan in de overeenkomst een boetebeding opnemen waarin onder meer is

bedongen dat indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, de wederpartij aan de gemeente Utrecht na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd is van een nader te bepalen percentage van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, minimaal € 2.250,-- vermeerderd met de omzetbelasting, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% daarvan. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

2 De boete komt de gemeente Utrecht toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen,

daaronder mede begrepen: a. haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het leveren van de diensten; b. haar rechten op schadevergoeding.

3 De boete wordt verrekend met de door de gemeente Utrecht verschuldigde betalingen,

ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.


Artikel 25 Overmacht 1 Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de wederpartij verplicht dit onmiddellijk schriftelijk

te melden aan de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht heeft gedurende vier werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 18, dan wel in overleg met de wederpartij een periode te bepalen waarin de partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie. Indien de wederpartij na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente Utrecht het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat bij de wederpartij daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.

2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet-nakomen dan wel tekortschieten van door de wederpartij ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de wederpartij of de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 26 Personeel De partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de andere partij tijdens de uitvoering van de overeenkomst en/of binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de andere partij in dienst te nemen, noch met dat personeel over indiensttreding te onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden.

Artikel 27 Vervolgovereenkomst De wederpartij kan aan de overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor het aangaan van een vervolgovereenkomst. De wederpartij is verplicht er zorg voor te dragen dat de rechten van de gemeente Utrecht ten aanzien van het aangaan van vervolgovereenkomsten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de wederpartij of derden, zoals - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de wederpartij aan de gemeente Utrecht kenbaar is gemaakt.

Artikel 28 Verzekering 1 De wederpartij verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich verzekerd houdt voor de

uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn.

2 De wederpartij verleent op verzoek van de gemeente Utrecht terstond inzage in de polis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. De wederpartij beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Utrecht de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt de wederpartij het verzekerde bedrag ten nadele van de gemeente Utrecht zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. De door de wederpartij verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.

3 De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in lid 1, voor zover deze betrekking hebben op schade, waarvoor de wederpartij op grond van de overeenkomst jegens de gemeente Utrecht aansprakelijk is. Verzekerings-penningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente Utrecht worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente Utrecht te betalen schadevergoeding.


Artikel 29 Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten 1 Alle intellectuele eigendomsrechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend - waar en

wanneer dan ook - zowel ten behoeve van het gebruik als ten behoeve van de exploitatie door de gemeente Utrecht en/of van alle door de wederpartij op grond van de overeenkomst verrichte prestaties, berusten bij de gemeente Utrecht, tenzij anders is overeengekomen. De rechten van de wederpartij worden op grond van deze bepalingen door de wederpartij aan de gemeente Utrecht overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de gemeente Utrecht wordt aanvaard.

2 Voorzover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt de wederpartij de gemeente Utrecht onherroepelijk om een zodanige akte op te maken en namens de wederpartij te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om op eerste verzoek van de gemeente Utrecht aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele eigendomsrechten komen voor rekening van de gemeente Utrecht. De wederpartij machtigt de gemeente Utrecht hierdoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven.

3 Onder de in lid 1 bedoelde rechten zijn - zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat - mede begrepen: a. alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het

geheel of een bewerking van informatie, resultaten, prestaties en informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe deze handelingen beoogd zijn en/of geschikt zijn of blijken of kunnen zijn;

b. het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van, of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omgeving, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere hardware en systeemprogrammatuur en andere programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen, opslaan, wijzigen van (reserve- )kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager.

4 De wederpartij doet hierbij afstand jegens de gemeente Utrecht van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. De wederpartij doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken personeel, afstand jegens de gemeente Utrecht van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

5 Indien tussen de partijen een verschil van mening zal bestaan over de eigendom van de informatiedragers respectievelijk de intellectuele eigendomsrechten daarvan, wordt ervan uitgegaan dat de eigendom berust bij de gemeente Utrecht, tenzij de wederpatij kan aantonen dat de eigendom bij hem berust.

6 De wederpartij verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm of mate aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enigerlei inlichting te verschaffen, tenzij de gemeente Utrecht schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. De gemeente Utrecht is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de wederpartij van een door de gemeente Utrecht in onderling overleg vast te stellen royalty-vergoeding.

7 De wederpartij staat ervoor in dat de verrichte prestatie geen inbreuk maakt op rechten van industriële en/of intellectuele eigendom van derden, waaronder begrepen: persoonlijkheidsrechten, aanspraken op "knowhow" en ongeoorloofde mededinging. De wederpartij vrijwaart de gemeente Utrecht van aanspraken die voortvloeien uit enigerlei inbreuk op de in dit lid bedoelde rechten en hij vergoedt de gemeente Utrecht alle kosten, schaden en interessen die het gevolg zijn van zodanige inbreuk.


8 Onverminderd het overigens bepaalde, is de gemeente Utrecht gerechtigd, indien derden de gemeente Utrecht ter zake van schending van industriële en/of intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van haar recht tot ontbinding van de overeenkomst zal de gemeente Utrecht geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met de wederpartij.

9 Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 24 van toepassing.

Artikel 30 Overdracht rechten en plichten 1 De partijen zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten

zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, zulks met uitzondering van het recht op honorarium. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

2 Met toestemming van de gemeente Utrecht is de wederpartij gerechtigd om rechten met betrekking tot de overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname of bij een overdracht van de aandelen. Indien de wederpartij het voornemen heeft een dergelijke situatie te creëren of een dergelijke situatie voorziet, meldt hij dit terstond aan de gemeente Utrecht.

Artikel 31 Geheimhouding 1 De wederpartij heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet

bestuursrecht. De wederpartij zal ervoor zorgdragen dat de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie, alsmede informatie- en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken/verstrekken.

2 De partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan derden zullen verstrekken, niet zullen kopiëren anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst, alsmede dat zij geen commercieel gebruik zullen maken van de informatie.

3 De partijen zullen ervoor zorgdragen dat de in het voorgaande lid omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn.

4 De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden gelden niet voor zover de betreffende informatie: a. aantoonbaar reeds in het bezit was van één der partijen op het moment dat die informatie aan die partij werd verstrekt; b. van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de niet-nakoming door één der partijen van de verplichting als omschreven in dit artikel; c. zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken; d. op grond van de Wet openbaarheid van bestuur dient te worden verstrekt; e. met toestemming van de wederpartij aan derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden.

5 Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen melding maken van de prestaties/resultaten of uitvoering van de overeenkomst - al dan niet met gebruikmaking van informatie- en gegevensdragers -.

6 Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 24 van toepassing.

Artikel 32 Toepasselijk recht 1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.



Artikel 33 Bevoegde rechter 1 Verschillen van mening tussen de gemeente Utrecht en de wederpartij zullen zoveel mogelijk

langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan.

2 Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, tenzij de partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

Artikel 34 Slotbepaling 1 De gemeente Utrecht kan nadere voorwaarden opstellen ter uitvoering van de overeenkomst.

2 De gemeente Utrecht is zich ervan bewust en de wederpartij realiseert zich dat de gemeente

Utrecht ook als overheid optreedt. De wederpartij aanvaardt deze bijzondere positie van de gemeente Utrecht als overheid. De gemeente Utrecht behoudt bij de nakoming van het in de overeenkomst bepaalde volledig haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheden.

3 Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de overeenkomst,

ongeacht de vorm, in de Nederlandse taal.

4 Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht -2003.

Bijlage 5 Concept overeenkomst Standaardprogrammatuur

Hierachter treft u de concept overeenkomst Standaardprogrammatuur.

Concept overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaard Programmatuur FMIS, kenmerk 209 DO 07 Partijen: 1. De gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, in zijn/haar

functie van <functie>, hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’ en 2. <naam Leverancier>, statutair gevestigd en kantoorhoudende te <woonplaats>, te dezen

rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <functie>, hierna te noemen: ‘Leverancier’,

nemen in aanmerking dat: I Opdrachtgever in januari 2008 een Europese aanbesteding is gestart met kenmerk 209 DO

07 voor de Levering van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). II Leverancier het gevraagde systeem wenst te leveren bestaande uit; Overzicht Standaard- en Maatwerkprogrammatuur A. Standaardprogrammatuur - <naam soort standaardprogrammatuur> - <naam soort standaardprogrammatuur> - <naam soort standaardprogrammatuur> B. Maatwerkprogrammatuur - <naam soort maatwerkprogrammatuur> - <naam soort maatwerkprogrammatuur> III Ter uitvoering van de overeenkomst zoals hierboven genoemd wensen Partijen de

voorwaarden waaronder de Levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur geschiedt vast te leggen in deze overeenkomst;

Paraaf Opdrachtgever Paraaf Leverancier

Inhoudsopgave 1 Begrippen 3 2 Voorwerp van de overeenkomst 4 3 Duur van de overeenkomst 6 4 Nieuwe versies 6 5 Levering & implementatie 6 6 Acceptatie 7 7 Garantie 9 8 Aansprakelijkheid 10 9 Prijzen 11 10 Betaling 11 11 Intellectuele (eigendoms)rechten 12 12 Geheimhouding en beveiliging 13 13 Ondersteuning 13 14 Onderhoud 14 15 Verplichtingen Opdrachtgever 16 16 Documentatie 16 17 Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming 17 18 Ontbinding 17 19 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 18 20 Overige bepalingen 18

Paraaf Opdrachtgever Pagina 2 van 19 Paraaf Leverancier

1 Begrippen In deze overeenkomst worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan:

1.1 Acceptatie: De goedkeuring van alle onderdelen van de Programmatuur zoals bedoeld in artikel 6 lid 9 van deze overeenkomst.

1.2 Acceptatietest: De test(procedure) waarmee kan worden aangetoond dat de Programmatuur in samenhang met de Apparatuur aan de overeengekomen specificaties voldoet, alsmede de gegarandeerde eigenschappen bevat, zoals o.a. beschreven in artikel 6 van deze overeenkomst.

1.3 Apparatuur: De apparatuur inclusief de daarbij behorende, meest recente versie van de Systeemprogrammatuur waarop of in samenhang waarmee de Programmatuur door Leverancier dient te worden geïmplementeerd en dient te functioneren.

1.4 Bijlagen: Aanhangsels bij deze overeenkomst, die na door beide Partijen te zijn geparafeerd, integraal deel uitmaken van deze overeenkomst.

1.5 Broncode: Met behulp van de Broncode wordt inzicht gegeven in de werking van de programmatuur welke in eigen beheer kan worden aangepast. Ze heeft zowel een materiële (de gegevensdrager) als een immateriële (de inhoud zelf) verschijningsvorm.

1.6 (De)compilatie: De compilatie (het omzetten) van Broncode naar Objectcode gebeurt door een compiler of vertaler. Dit wordt compilatie genoemd. Decompilatie is dan de omgekeerde omzetting.

1.7 Conversie: Het geheel van maatregelen en activiteiten, welke zijn gericht op de overgang van de huidige werkwijze met betrekking tot gegevensverwerking naar de werkwijze, waarbij gebruik wordt gemaakt van Programmatuur.

1.8 Documentatie: De Documentatie bij de Programmatuur alsmede de door Leverancier ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen documentatie behorende bij de Programmatuur.

1.9 Gebrek: Het niet volledig voldoen van de Programmatuur aan de overeengekomen specificaties.

1.10 Hulpprogrammatuur: Computerprogramma’s (niet zijnde Systeemprogrammatuur), zoals database programmatuur, tools, firmware, middleware, die niet door Leverancier zijn ontwikkeld en al dan niet door Leverancier zelf worden geleverd aan Opdrachtgever en welke programma’s gebruikt worden in samenhang met de Programmatuur en voor het gebruik van de Programmatuur noodzakelijk zijn – met bijbehorende documentatie – als beschreven in de offerteaanvraag (Bijlage 4).

1.11 Implementatie: Het invoeren van de Programmatuur in de Apparatuur en waar nodig het aanpassen van de Programmatuur op zodanige wijze dat de Programmatuur conform de overeengekomen specificaties functioneert.

1.12 Interoperabiliteit: De geautomatiseerde interactie tussen de Programmatuur, alsmede de daarbij behorende gegevensstructuren, met andere programmatuur en bijbehorende gegevensstructuren.

1.13 Ketenproblematiek: De problematiek die kan ontstaan als gegevens die met een administratiesysteem verwerkt worden, worden aangeleverd door een (deel van een) administratiesysteem dat buiten het onderwerp van de onderhavige overeenkomst valt en/of worden aangeleverd aan een (ander) (deel van een) administratiesysteem dat buiten het onderwerp van deze overeenkomst valt.


1.14 Levering: Het verkrijgen van een gebruiksrecht met betrekking tot de geleverde programmatuur in geval van Standaardprogrammatuur. Bij Maatwerkprogrammatuur verkrijgt Opdrachtgever het eigendom van de geleverde programmatuur inclusief de daarbij behorende Broncodes en Objectcodes.

1.15 Materialen: De voor het gebruik, Implementatie en wijziging van de Programmatuur benodigde hulpmaterialen, zoals software w.o. conversiesoftware, supplies, interfaces, compilers, etc.

1.16 Nieuwe Release: Een gewijzigde versie van de Programmatuur, waardoor Gebreken daarin worden hersteld, of de logische samenhang wordt verbeterd. Releases worden ter beschikking gesteld aan Opdrachtgever in het kader van het onderhoud zoals o.a. nader omschreven in artikel 14 van deze overeenkomst.

1.17 Nieuwe Versie: Een gewijzigde en/of verbeterde versie van de Programmatuur, waardoor de functionaliteit of datastructuur daarvan wordt vergroot of gewijzigd, zoals door wetswijzigingen en nieuwe weten regelgeving of door wijzigingen in de Technische infrastructuur en door Leverancier als nieuw product, op basis van een nieuwe overeenkomst en al dan niet tegen betaling kan worden geleverd.

1.18 Objectcode: De objectcode is de in binaire taal (enen en nullen) geschreven versie van het programma waardoor het enkel door de machine, niet door de mens, kan gelezen worden.

1.19 P.T.F.: (Program Temporary Fixes) Een tijdelijke oplossing ten behoeve van het verhelpen of opheffen van storingen.

1.20 Personeel van Leverancier: De door Leverancier voor de uitvoering van deze overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen, welke krachtens deze overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken.

1.21 Personeel van Opdrachtgever: De door Opdrachtgever op grond van deze overeenkomst ter beschikking te stellen personeelsleden en/of hulppersonen.

1.22 Programmatuur: Computerprogramma's met bijbehorende Broncodes, Objectcodes Documentatie en Materialen waarvoor Leverancier aan Opdrachtgever een gebruiksrecht heeft verleend door middel van Levering van de programmatuur, zie o.a. Bijlage 5, Offerte Leverancier.

1.23 Project: Het geheel van activiteiten gericht op het leveren van de prestaties zoals bedoeld in artikel 2 van deze overeenkomst.

1.24 SysteemProgrammatuur: De administratiesysteem onafhankelijke besturingsprogrammatuur –niet zijnde hulpprogrammatuur- met bijbehorende Documentatie.

1.25 Technische Infrastructuur: De omgeving, gespecificeerd in de offerteaanvraag Bijlage 4 naar model en type Apparatuur met bijbehorende Systeemprogrammatuur, Hulpprogrammatuur, netwerkomgeving e.d. waarin de Programmatuur functioneert conform de aangegeven versie en release.

1.26 Werkdagen: Kalenderdagen, behoudens weekenden en algemeen erkende feestdagen, waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht, tussen 7.00 uur en 18.00 uur, tenzij andere dagen/tijden tussen Partijen zijn overeengekomen.

2 Voorwerp van de overeenkomst 2.1 a: Door de Levering verleent Leverancier aan Opdrachtgever het gebruiksrecht met

betrekking tot de Standaardprogrammatuur, met inbegrip van de bijbehorende Documentatie en Materialen. b: De Leverancier verleent hierdoor aan Opdrachtgever eveneens het recht op deze


overeenkomst. c: De Leverancier verleent hierdoor aan Opdrachtgever tevens het recht op dienstverlening ten behoeve van de Implementatie van de Programmatuur. De bepalingen met betrekking tot de Implementatie van de Programmatuur zijn vastgelegd in het ‘Plan van aanpak’, (Bijlage 3). Deze overeenkomst omvat derhalve tevens alle dienstverlening die gemoeid is met de eenmalige Implementatie van de Programmatuur. Indien Opdrachtgever meer of andere dienstverlening verlangt dan omschreven in het Plan van aanpak (Bijlage 3) zullen Partijen hiertoe zo nodig een andere (nieuwe) overeenkomst afsluiten. Eventuele technische infrastructuur en programmatuur van derden, zoals Hulp- en Systeemprogrammatuur benodigd voor deze licentie, al dan niet via Leverancier aangeschaft, wordt door Opdrachtgever aangeschaft tegen de laatst geldende versie van de voorwaarden van de desbetreffende Leverancier. De Opdrachtgever betaalt voor het onderhoud van de Programmatuur van de Leverancier een jaarlijkse vergoeding zoals nader omschreven in artikel 9.

2.2 Het in lid 1 sub 1 van dit artikel bedoelde gebruiksrecht is exclusief en niet overdraagbaar aan derden. Het gebruiksrecht is beperkt tot het eigen gebruik binnen alle locaties van de gemeente Utrecht door Opdrachtgever van Programmatuur op de Apparatuur. Onder eigen gebruik wordt in ieder geval niet verstaan gebruik door publiekrechtelijke lichamen of semi-overheidsinstellingen, waarover of waarin Opdrachtgever enigerlei bestuurlijke zeggenschap kan uitoefenen, tenzij in de opdracht anders is bepaald.

2.3 De Levering omvat in ieder geval, onverminderd het verder in deze overeenkomst bepaalde: alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van het programma, die nodig of nuttig zijn met het oog op het in het voorgaande lid bedoelde gebruik.

2.4 Opdrachtgever is gerechtigd, eventueel met voorbijgaan van het bepaalde in artikel 2 lid 2, indien de Apparatuur door storing(en) geheel of gedeeltelijk buiten werking is, de Programmatuur op vervangende apparatuur te gebruiken ongeacht waar deze apparatuur is opgesteld. Dit recht duurt voort tot het moment waarop de storing in de Apparatuur is opgeheven en het gebruik van de applicatie daarop weer mogelijk is. Indien een en ander extra kosten voor Leverancier met zich meebrengt (bijvoorbeeld in verband met verplaatsing, herinstallatie, implementatie), zal Leverancier die extra kosten separaat in rekening kunnen brengen. Dit recht duurt voort tot het moment waarop de storing in de Apparatuur is opgeheven en het gebruik van de Programmatuur daarop weer mogelijk is.

2.5 Indien Opdrachtgever de Programmatuur, om andere reden dan vermeld in artikel 2 lid 4, op andere of meerdere apparatuur c.q. op een uitbreiding van de Apparatuur wenst te (doen) gebruiken en/of op één of meerdere andere locatie(s), zoals thuisgebruik door Personeel van Opdrachtgever, treedt Opdrachtgever in overleg met Leverancier. Leverancier verleent toestemming voor deze uitbreiding tenzij er sprake is van zwaarwegende bezwaren aan de kant van de Leverancier. Bij een uitbreiding zoals bedoeld in dit artikel zullen Partijen bezien –met inachtneming van het bepaalde in deze overeenkomst ten aanzien van de Prijs (artikel 9)- of prijsaanpassing noodzakelijk is dan wel aanpassing van andere voorwaarden.

2.6 Opdrachtgever is gerechtigd voor back-up doeleinden tenminste 2 kopieën van de Programmatuur te (doen) vervaardigen. Aanduidingen van eigendoms- en auteursrechten zullen hierbij niet worden verwijderd.

2.7 Leverancier heeft zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot het onderhavige Project, de ten deze relevante organisatie van Opdrachtgever, de processen waarbij de Programmatuur zal worden gebruikt en de gegevensstromen die daarmee zullen worden verwerkt. Opdrachtgever heeft Leverancier daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal -desgewenst- Leverancier verdere informatie verstrekken, voorzover die informatie bij Opdrachtgever beschikbaar is. Opdrachtgever heeft zich eveneens in voldoende mate op de hoogte gesteld van de offerte van Leverancier (Bijlage 5), de doelstellingen van Leverancier met betrekking tot het


onderhavige Project, de processen waarbij de Programmatuur zal worden gebruikt en de gegevensstromen die daarmee zullen worden verwerkt, alsmede de ten deze relevante organisatie van Leverancier.

2.8 Het is Opdrachtgever of een daartoe gemachtigde derde toegestaan de Programmatuur te decompileren. Het is Opdrachtgever toegestaan een kopie van de Programmatuur te maken en de codevorm daarvan te vertalen, indien deze handelingen onmisbaar zijn om de informatie te verkrijgen die nodig is om de Interoperabiliteit van de Programmatuur met andere computerprogramma's tot stand te brengen.

2.9 Het is Opdrachtgever niet toegestaan de op grond van de in artikel 2 lid 8 verkregen informatie: a. Te gebruiken voor een ander doel dan het tot stand brengen van de Interoperabiliteit van de Programmatuur. b. Aan derden mede te delen, tenzij dit noodzakelijk is voor het tot stand brengen van de Interoperabiliteit van de Programmatuur mits die derde een schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst aangaat met Opdrachtgever.

3 Duur van de overeenkomst 3.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar, ingaande op <15 april

2008>. De overeenkomst kan in deze periode niet tussentijds worden opgezegd door Leverancier.

3.2 Deze overeenkomst heeft tweemaal een optie tot verlenging van één (1) jaar. Opdrachtgever kan hier gebruik van maken door Opdrachtnemer dit minstens drie (3) maanden voor het einde van de looptijd kenbaar te maken. Verlenging vindt plaats onder gelijkblijvende voorwaarden.

4 Nieuwe versies 4.1 Leverancier verplicht zich de mogelijkheid Nieuwe versies uit te brengen bij voortduring en in

voldoende mate te onderzoeken en de Nieuwe versie(s) bedoeld voor Opdrachtgever te zullen verstrekken. Leverancier zal Opdrachtgever zo vroeg mogelijk schriftelijk informeren over de uitkomsten van onderzoek naar Nieuwe versies, alsmede over de inhoud en gevolgen m.b.t. de Programmatuur, de impact op de functionaliteit, prestatie-indicatoren en geprogrammeerde en ingebouwde informatie beveiligingsaspecten en alsmede over de eventuele gevolgen voor het onderhoud van de Programmatuur zodanig dat duidelijk wordt voor welke Versies het onderhoud gegarandeerd kan blijven. Opdrachtgever krijgt 2 maanden de tijd om ervoor te kiezen om deze Nieuwe Versie wel of niet te accepteren. Opdrachtgever is niet verplicht Nieuwe versies te accepteren. Opdrachtgever erkent dat de op een na laatste Versie in gebruik moet zijn om het recht op onderhoud te behouden (zie artikel 14 lid 1).

4.2 Ten aanzien van het gebruik van Nieuwe versies is Opdrachtgever gerechtigd een nieuwe overeenkomst te sluiten met Leverancier op gelijkluidende voorwaarden als in deze overeenkomst opgenomen.

4.3 Leverancier zal tijdig voor het aanbrengen van een Nieuwe versie aan Opdrachtgever kenbaar maken welke additionele kosten zoals bedoeld in het vorige lid van dit artikel voor het gebruik van deze Nieuwe versie zijn verbonden.

5 Levering & implementatie 5.1 Leverancier zal de opdracht in <aantal> fasen uitvoeren en de Programmatuur aan

Opdrachtgever afleveren en op de Apparatuur implementeren (met verlening van het


betreffende gebruiksrecht) conform de Mijlpalen zoals hieronder beschreven, zulks uiterlijk op de data zoals genoemd in het Plan van aanpak (Bijlage 3) en tegen een bewijs van afgifte: <Mijlpalen uit Plan van Aanpak>

5.2 Indien de Leverancier de door of namens Opdrachtgever gegeven opdrachten niet nakomt, of de in de offerteaanvraag (Bijlage 4) gegeven voorschriften en/ of bepalingen niet naleeft, zal per geval een korting worden toegepast van € 2.250,-. Deze korting wordt verbeurd zonder dat in gebreke stelling nodig is. Verbeurdverklaring van de korting vindt plaats voor iedere afwijking, ongeacht de toerekenbaarheid van de tekortkoming van Leverancier. Indien het hiervoor bedoelde geval langer dan een etmaal voortduurt of in stand blijft, geschied verbeurdverklaring van de korting bij aanvang van ieder volgend etmaal. Het opleggen van de korting laat het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding van de tekortkoming onverlet.

5.3 Met de Implementatie zal uiterlijk op de in Bijlage 3 genoemde datum worden aangevangen, tenzij Partijen alsnog schriftelijk anders zijn overeengekomen. De Implementatie vindt plaats volgens het Plan van aanpak (Bijlage 3). Opdrachtgever is gerechtigd schriftelijk redelijke wijzigingen van dit Plan van aanpak te verlangen. De Implementatie zal ononderbroken met optimale inzet van het benodigde Personeel plaatsvinden en binnen de termijn als overeengekomen in het Plan van aanpak zijn voltooid. Opdrachtgever zal bij de Implementatie zijn medewerking verlenen zoals aangegeven in het Plan van aanpak (Bijlage 3). De kosten van de Implementatie komen voor rekening van Leverancier behoudens voor wat betreft de door Opdrachtgever ter beschikking te stellen machinecapaciteiten en mankracht. Indien i.v.m. de Implementatie werkzaamheden ook op andere dagen dan op Werkdagen zullen worden verricht, zullen de overeengekomen prijzen en tarieven voor die werkzaamheden niet worden verhoogd. Opdrachtgever is niet verplicht de in de vorige alinea bedoelde medewerking ook op die andere dagen te verlenen. Indien voor de Implementatie aanpassing van de Apparatuur is vereist, zal Leverancier hier niet eerder toe overgaan dan na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever.

5.4 Zodra naar de mening van beide Partijen de Implementatie is voltooid zal door Partijen telkens na de oplevering van een fase, een bewijs van Implementatie worden opgesteld en ondertekend. Dit bewijs laat het bepaalde in deze overeenkomst omtrent Acceptatie en garantie onverlet.

6 Acceptatie 6.1 Partijen hebben in onderling overleg procedures vastgesteld ten aanzien van de werkwijze

met betrekking tot het uitvoeren van de Acceptatietest. De Acceptatietest betreft in ieder geval de initieel geleverde Broncodes, Objectcodes, Programmatuur en Documentatie. Nieuwe Versies en/of Nieuwe Releases kunnen door Opdrachtgever eveneens aan een Acceptatietest worden onderworpen. In dit geval geldt in afwijking van het bepaalde in artikel 7 lid 1, een garantieperiode van 12 maanden.

6.2 De Acceptatietest zal door Opdrachtgever worden opgesteld. De kosten van de door Leverancier daarbij op verzoek van Opdrachtgever te verlenen medewerking zullen tegen de in de aanbieding genoemde tarieven aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht. Deze kosten zijn inbegrepen in de kosten voor dienstverlening zoals beschreven in artikel 9 lid 3 van deze overeenkomst.

6.3 Telkens na ondertekening van het bewijs van Implementatie zoals in artikel 5 lid 4 bedoeld, zal Opdrachtgever de Programmatuur tezamen met Leverancier aan de Acceptatietest onderwerpen.

6.4 Direct nadat de Acceptatietest heeft plaatsgevonden, wordt door Partijen een Proces-verbaal van Oplevering opgemaakt en ondertekend. In dit proces-verbaal zullen worden vastgelegd


de gebreken die de Programmatuur vertoont en voorts of delen van de Programmatuur door Opdrachtgever is (zijn) geaccepteerd, dan wel afgekeurd.

6.5 Kleine gebreken, waartoe gerekend worden gebreken, die door hun aard en/of aantal bedrijfsmatige ingebruikname van de Programmatuur redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen geen reden tot onthouding van de Acceptatie zijn, onverminderd de verplichting van Leverancier tot kosteloos herstel van zodanige gebreken zoals bedoeld in artikel 6 lid 6.

6.6 Binnen 10 Werkdagen na de datum van het proces-verbaal zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld, zal Leverancier de in het proces-verbaal vastgelegde gebreken voor eigen rekening verhelpen.

6.7 Indien Opdrachtgever de Programmatuur niet bij de eerste uitvoering van de Acceptatietest heeft geaccepteerd, zal uiterlijk binnen 10 Werkdagen na de datum van het proces-verbaal zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld de Acceptatietest worden herhaald. In een tweede proces-verbaal zal worden vastgelegd of de in het eerste proces-verbaal opgenomen Gebreken zijn verholpen en - in geval van afkeuring zoals in artikel 6 lid 4 bedoeld - of de Programmatuur thans is goedgekeurd. Terzake van niet-verholpen gebreken geldt het zoals in artikel 6 lid 5 en 6 lid 6 bepaalde gelijkelijk.

6.8 Indien de Programmatuur na de tweede Acceptatietest zoals opnieuw door Opdrachtgever wordt afgekeurd, is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst - eventueel voorwaardelijk of gedeeltelijk - buiten rechte te ontbinden zonder dat daarvoor enige aanmaning of ingebrekestelling, is vereist. De Leverancier is in dat geval aansprakelijk voor de door Opdrachtgever geleden en te lijden schade, met inachtneming van de beperkingen neergelegd in artikel 8 van deze overeenkomst. Onverminderd zijn recht op schadevergoeding en verbeurde boete is Opdrachtgever tevens gerechtigd Leverancier toe te staan de gebreken alsnog voor diens rekening te laten herstellen.

6.9 Indien alle onderdelen van de Programmatuur door Opdrachtgever wordt (worden) geaccepteerd, zal de datum waarop het betreffende proces-verbaal is opgesteld en ondertekend, gelden als de datum van Acceptatie.

6.10 Indien Leverancier niet tijdig medewerking verleent aan de Acceptatietest zoals in artikel 6 lid 3 bedoeld, danwel de in artikel 6 lid 4 en 6 genoemde Gebreken door Leverancier niet tijdig zijn verholpen, zal Leverancier, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan Opdrachtgever zoals aangegeven in artikel 5.2 per Werkdag of gedeelte van een Werkdag dat de overtreding voortduurt. Deze boete laat de overige rechten van Opdrachtgever, waaronder die op schadevergoeding, onverlet.

6.11 Indien Leverancier niet tijdig voldoet aan zijn verplichting tot herstel van gebreken is Opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd deze gebreken na voorafgaande kennisgeving op kosten van Leverancier hetzij zelf hetzij door derden te doen verhelpen. Leverancier is verplicht hieraan zijn medewerking te verlenen. In dat geval is Leverancier verplicht de daarvoor benodigde informatie op eerste verzoek te verstrekken.

6.12 Het risico van beschadiging of verloren gaan van de Programmatuur gaat over op Opdrachtgever na Acceptatie. Indien de Programmatuur voor het verstrijken van de garantietermijn als in artikel 7 bedoeld door beschadiging, verlies of diefstal geheel of gedeeltelijk verloren gaat, is Leverancier verplicht kopieën daarvan tegen kostprijs op de Apparatuur te implementeren.

6.13 Opdrachtgever is gerechtigd na voorafgaande schriftelijke kennisgeving de Acceptatietest, alsmede de Programmatuur door een derde deskundige te laten onderzoeken, alvorens de Acceptatietest of de Programmatuur goed te keuren c.q. te accepteren. Leverancier kan hieraan zijn medewerking verlenen en kan verlangen dat de derde vooraf verklaart zich te zullen houden aan de verplichting tot geheimhouding.


Partijen streven er naar gezamenlijk en in overeenstemming te kiezen voor deze derde deskundige. Een derde deskundige van wie de Leverancier gemotiveerd kan aantonen dat deze een concurrent is van Leverancier omdat deze concurrent met de Programmatuur concurrerende programma’s exploiteert of anderszins direct of indirect belang heeft bij afkeuring van de Programmatuur zal worden uitgesloten van het onderzoek zoals bedoeld in dit artikel.

6.14 In het kader van de Acceptatietest zoals in artikel 6 lid 3 kan Opdrachtgever Leverancier verzoeken de Programmatuur op de Apparatuur aan Opdrachtgever, diens Personeel alsmede aan de zoals in artikel 6 lid 13 genoemde derden te demonstreren alvorens Opdrachtgever de Programmatuur accepteert.

6.15 Na Acceptatie is Leverancier op grond van deze overeenkomst niet gehouden tot het herstel van gebreken in de Programmatuur met uitzondering van de gevallen waarin: a. Opdrachtgever aanspraak kan maken op rechten uit (de) garantie(s) zoals in artikel 7 bedoeld en/of

b. de gebreken bij correcte nakoming door Leverancier van overeengekomen onderhoudsverplichtingen niet zouden zijn opgetreden en/of c. de gebreken bij Acceptatie van de Programmatuur verborgen waren en door Opdrachtgever redelijkerwijs niet konden worden geconstateerd en/of d. dit herstel onder een afgesloten onderhoudsovereenkomst zal worden verricht. Leverancier is in deze gevallen verplicht tot herstel van die gebreken conform het artikel 15 leden 3 t/m 6 bepaalde. De herstelplicht zoals in artikel 6.15.c bedoeld eindigt twaalf (12) maanden na Acceptatie.

7 Garantie 7.1 Leverancier garandeert (mits de specificaties door beide Partijen voldoende objectief

bepaald zijn en schriftelijk overeengekomen) gedurende twaalf (12) maanden na Acceptatie dat:

a. de Programmatuur ook bij piekbelasting de overeengekomen eigenschappen bevat, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en voldoet aan de aangeboden specificaties;

b. de Programmatuur efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven; c. de Programmatuur geschikt is voor gebruik in samenhang met de door Opdrachtgever

te gebruiken programmatuur als genoemd in de offerteaanvraag (Bijlage 4) en de overige bij Opdrachtgever aanwezige Apparatuur als genoemd in Bijlage 4, op het moment van Implementatie;

d. de Programmatuur geschikt is voor het in artikel 2 bedoelde gebruiksrecht en zoals omschreven in Bijlage 4 waarvoor Opdrachtgever deze heeft verworven;

e. de Programmatuur met functies kan worden uitgebreid en geschikt gemaakt worden, voor gebruik in samenhang met andere apparatuur;

f. de Programmatuur geen andere beveiligingsmaatregelen of- functies bevat dan die welke in de Documentatie zijn vermeld; tevens zal Leverancier door middel van up-to-date software de Programmatuur vrijhouden van vreemde elementen zoals logic bombs, virussen, worms, etc.;

g. de Programmatuur onder gelijkblijvende omstandigheden niet leidt tot een hogere belasting van de Apparatuur;

h. de Programmatuur volledig uitwisselbaar, dat wil zeggen "compatible", zal blijven met gebruikte programmatuur en dat in het geval programmatuur wordt gewijzigd c.q. wijzigingen door de betreffende Leverancier worden aangekondigd Leverancier zich verplicht om binnen 2 maanden na het op de markt brengen van de betreffende gewijzigde programmatuur daaraan aangepaste Programmatuur te kunnen aanbieden;

i. gangbare, bijpassende, geteste en voor de Programmatuur volledig geschikt bevonden Systeemprogrammatuur aan Opdrachtgever kan worden geleverd, alsmede dat - indien noodzakelijk - Systeemprogrammatuur kan worden aangepast;

j. Leverancier gebruikservaringen met betrekking tot de Programmatuur zal inventariseren en, zonodig, door middel van Nieuwe Versies wijzigingen of aanvullingen van de Programmatuur zal aanbieden;


k. de door of namens hem te verrichten implementatiewerkzaamheden op vakbekwame wijze ononderbroken zullen worden uitgevoerd;

l. voor de duur van de overeenkomst zijn Personeel voldoet en zal blijven voldoen aan de overeengekomen kwaliteit ten aanzien van opleiding, deskundigheid en ervaring.

7.2 Onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 1, garandeert Leverancier voorts voor de duur van twaalf (12) maanden na Acceptatie dat Gebreken in de Programmatuur voor rekening van Leverancier zullen worden verholpen.

7.3 Indien Opdrachtgever tijdens de garantieperiode op enig tijdstip constateert dat de Programmatuur niet voldoet aan het in artikel 7 lid 1 of 7 lid 2 bepaalde, zal Opdrachtgever Leverancier hiervan schriftelijk, en in spoedgevallen telefonisch, op de hoogte stellen. Tijdens de garantieperiode heeft Opdrachtgever aanspraak op de rechten uit de garantie zoals in artikel 7 lid 1 en 7 lid 2 bedoeld, waartoe Opdrachtgever slechts behoeft aan te tonen dat de Programmatuur de gegarandeerde eigenschap(pen) niet bevat, c.q. niet naar behoren functioneert. Indien Leverancier van mening is dat Opdrachtgever geen beroep kan doen op de garantiebepalingen, omdat een Gebrek niet behoort tot de gegarandeerde eigenschappen c.q. terug te voeren is op niet aan Leverancier toe te rekenen hardware-oorzaken of op niet door Leverancier geleverde of geadviseerde programmatuur, rust de bewijslast terzake op Leverancier.

7.4 Indien de Apparatuur en/of Programmatuur tijdens de garantieperiode ten gevolge van Gebreken in de Programmatuur meer dan acht (8) uren buiten werking is, zal de garantieperiode met het aantal uitval uren worden verlengd. Dit lijdt uitzondering voor Gebreken waarvan Leverancier aantoont dat deze verwijtbaar zijn aan Opdrachtgever c.q. zijn terug te voeren op niet aan hem toe te rekenen oorzaken.

7.5 De garantie vervalt indien en voor zover door Opdrachtgever zonder de ingevolge deze overeenkomst verkregen of nader verkregen toestemming van Leverancier wijzigingen in de Programmatuur zijn aangebracht, tenzij Opdrachtgever aantoont dat het gebrek niet door de wijzigingen is ontstaan c.q. deze gebreken ook zonder de wijzigingen zouden zijn ontstaan.

7.6 Indien het voor de uitvoering van de garantieverplichtingen noodzakelijk is dat Leverancier de Apparatuur met eigen apparatuur verbindt, dan wel eigen programma's op de Apparatuur implementeert met het oogmerk storingen op te sporen respectievelijk gedragingen van de Programmatuur vast te leggen, zal Opdrachtgever dit gedogen, tenzij dit uit beveiligings- en/ of continuïteitsoverwegingen in redelijkheid niet van Opdrachtgever kan worden gevergd, zulks ter beoordeling van Opdrachtgever. Leverancier is gehouden om Opdrachtgever vooraf gedetailleerd te informeren over de consequenties van het gebruik van de hiervoor bedoelde middelen voor Opdrachtgever. Zo mogelijk zal Leverancier Opdrachtgever in de gelegenheid stellen gegevens geheel of gedeeltelijk uit de Apparatuur of het systeem, waar de Apparatuur deel van uitmaakt te verwijderen. c.q. te beschermen. De inhoud van dit lid laat de garantieverplichtingen van Leverancier elders in artikel 7 omschreven, onaangetast.

8 Aansprakelijkheid 8.1 Indien één der Partijen tekortschiet in de nakoming van één of meer van zijn verplichting(en)

uit deze overeenkomst, zal de andere Partij hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige Partij onmiddellijk in gebreke is. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan de nalatige Partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn.


8.2 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichting(en) is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor vergoeding van de door de andere Partij geleden c.q. te lijden directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten.

8.3 De in artikel 8 lid 2 bedoelde aansprakelijkheid voor directe schade, is beperkt tot een maximum bedrag van € 500.000,-. Onder directe schade wordt verstaan:

a. schade aan Programmatuur en Apparatuur en gegevensbestanden, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid.

b. schade aan andere eigendommen van Opdrachtgever en/of van derden; c. kosten van noodzakelijke wijzigingen en/of veranderingen in Apparatuur,

Programmatuur, specificaties, materialen of documentatie, aangebracht ter beperking c.q. herstel van schade;

d. de kosten van noodvoorzieningen, zoals het uitwijken naar andere computersystemen, of het inhuren van derden;

e. kosten, waaronder begrepen personeelskosten, van het noodgedwongen langer operationeel houden van (het) oude syste(e)m(en) en daarmee samenhangende voorzieningen;

f. redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht;

g. redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijkheid, de directe schade en de wijze van herstel.

8.4 De in artikel 8.3 opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen:

a. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Leverancier en/of diens Personeel; en/of

b. in geval van schending van intellectuele (eigendoms)rechten zoals in artikel 11 bedoeld.

9 Prijzen 9.1 Als vergoeding voor het recht op onderhoud van de Programmatuur, wat uitgevoerd wordt

na afloop van deze overeenkomst, zal Opdrachtgever aan Leverancier een nader tussen Partijen overeen te komen bedrag voor onderhoud betalen. Hiervoor trachten Partijen een Service Level Agreement overeen te komen. Leverancier zal het daadwerkelijk verschuldigde bedrag eenmaal per jaar vaststellen op basis van werkelijk bestede tijd.

9.2 De in deze overeenkomst vermelde bedragen worden verhoogd met het ten tijde van verrichten van de werkzaamheden geldende percentage omzetbelasting. Alle prijzen en tarieven zullen steeds vastgesteld zijn in Euro’s.

9.3 Het recht op onderhoud van de Programmatuur zal ingaan op het moment na Acceptatie door de Opdrachtgever.

10 Betaling 10.1 Opdrachtgever zal de door hem op basis van deze overeenkomst verschuldigde bedragen

binnen dertig (30) dagen na ontvangst en acceptatie van de betreffende factuur aan Leverancier betalen. Facturatie zal plaatsvinden conform het volgende schema: Aangeboden tarief: EUR <bedrag offerte van de Leverancier> (zie bijlage 5). - 20% van de aangeboden fixed price (als opgenomen in bijlage 5) exclusief licentie kosten; bij opdrachtverstrekking; - 30% van de aangeboden fixed price (als opgenomen in bijlage 5) exclusief licentie kosten; na Acceptatie; - 50% van de aangeboden fixed price (als opgenomen in bijlage 5) exclusief licentie kosten; te verdelen over 36 maandelijkse termijnen voor beheer en onderhoud.


10.2 De verplichting tot betaling van de in artikel 10 lid 1 genoemde bedragen gaat in bij Acceptatie.

10.3 Leverancier zal facturen in enkelvoud aan Opdrachtgever toezenden onder vermelding van datum en projectnummer.

10.4 Indien Opdrachtgever de betreffende factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in artikel 10 lid 1 bedoelde termijn heeft voldaan, is hij van rechtswege een rentevergoeding over het aan Leverancier toekomende bedrag verschuldigd, berekend op jaarbasis, gelijk aan de wettelijke rente. Op deze rentevergoeding zal Leverancier geen aanspraak kunnen maken indien de betreffende factuur niet de artikel in 10 lid 3 bedoelde gegevens bevatte.

10.5 Overschrijding van (een) betalingstermijn(en) door Opdrachtgever of niet-betaling door Opdrachtgever van (een) fact(u)ur(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft Leverancier niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen.

10.6 Indien de Leverancier toerekenbaar te kort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst en de Opdrachtgever de Leverancier in gebreke heeft gesteld met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 lid 1 en 8 lid 2 van deze overeenkomst en de Leverancier in verzuim is, heeft Opdrachtgever het recht zijn betalingsverplichtingen jegens de Leverancier op te schorten.

11 Intellectuele (eigendoms)rechten 11.1 De intellectuele (eigendoms)rechten, met betrekking tot Standaardprogrammatuur blijven

berusten bij Leverancier. Opdrachtgever verkrijgt van Leverancier een gebruiksrecht overeenkomstig artikel 1 lid 3 van deze overeenkomst.

11.2 Leverancier vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op auteurs- en merkenrechten van die derden, mits Opdrachtgever Leverancier onmiddellijk schriftelijk informeert en de behandeling van de claim voor zover betrekking hebbend op de verplichtingen en rechten van Leverancier uit hoofde van dit artikel en in haar hoedanigheid van eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten zowel in als buiten rechte uitsluitend althans tevens aan Leverancier overlaat en hierbij alle mogelijke medewerking verleent. Deze vrijwaring geldt mutatis mutandis als verplichting van Opdrachtgever jegens Leverancier in die gevallen waarin Opdrachtgever eigenaar is van de intellectuele eigendomsrechten en voor die gevallen waarin Opdrachtgever zelf wijzigingen in of werkzaamheden aan de Programmatuur heeft aangebracht. Leverancier verplicht zich tot het, op zijn kosten, treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie bij Opdrachtgever en tot beperking van de door Opdrachtgever te maken extra kosten en/of te lijden schade, met inachtneming van de beperkingen neergelegd in artikel 8 van deze overeenkomst. Daaronder begrepen: (i) het verwerven van een gebruiksrecht voor de Programmatuur, (ii) het zodanig wijzigen van de betrokken Programmatuur dat deze geen inbreuk meer maakt op de rechten van derden, (iii) het vervangen van de betrokken Programmatuur door gelijkwaardige Programmatuur die geen inbreuk maakt op rechten van derden, dan wel (iv) het terugnemen van de Programmatuur tegen terugbetaling van de daarvoor betaalde vergoeding. Opdrachtgever zal hieraan zijn redelijkerwijs vereiste medewerking verlenen. Onverminderd het hiervoor in dit lid bepaalde, is Opdrachtgever gerechtigd, indien derden Opdrachtgever ter zake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, deze overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden onverminderd zijn verdere rechten. Van zijn recht tot ontbinding van deze overeenkomst zal Opdrachtgever geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met Leverancier.


11.3 Indien door Leverancier zal worden gehandeld in strijd met het in artikel 11 lid 1 en/of 2 bepaalde, zal hij zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan Opdrachtgever van € 2.275,- per Werkdag of gedeelte van een Werkdag dat de overtreding voortduurt, conform de beperkingen neergelegd in artikel 5.2. Deze boete laat de overige rechten van Opdrachtgever, waaronder die op schadevergoeding, onverlet.

12 Geheimhouding en beveiliging 12.1 Onverminderd de in deze overeenkomst aan Opdrachtgever toegekende rechten, zullen

beide Partijen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen t.a.v. de informatie over elkaars organisatie, de werking van de Apparatuur, de bestanden en Programmatuur. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij zal ieder der Partijen informatie en gegevensdragers welke hem ter beschikking staan, niet buiten het kader van hetgeen in deze overeenkomst is toegestaan aan derden ter beschikking stellen en aan zijn Personeel en voor zover dit krachtens deze overeenkomst is toegestaan aan desbetreffende derden slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. Partijen zullen hun Personeel verplichten deze geheimhoudingsbepalingen na te leven. Indien door één der Partijen wordt gehandeld in strijd met deze bepaling zal die Partij zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijk opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan de andere Partij van € 15.000,- per gebeurtenis tenzij de werkelijk geleden schade onevenredig veel groter is. Deze boete laat de overige rechten van de andere Partij, waaronder die op schadevergoeding, onverlet.

12.2 Personeel van Leverancier dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voorzover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen. Opdrachtgever is gerechtigd te vorderen dat van Personeel dat door Leverancier bij de uitvoering van de overeenkomst wordt ingezet vooraf verklaringen omtrent het gedrag worden overgelegd. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd Personeel van Leverancier, dat voor de uitvoering van de overeenkomst is of zal worden ingeschakeld, aan een veiligheidsonderzoek conform de bij Opdrachtgever gebruikelijke regels te onderwerpen. Leverancier zal aan dit onderzoek zijn volledige medewerking verlenen. Opdrachtgever is gerechtigd op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek, zonder opgave van redenen te weigeren dat het betrokken Personeelslid bij de uitvoering van de overeenkomst wordt ingezet. Leverancier is in dat geval verplicht dat Personeelslid door een andere, qua opleiding, ervaring en deskundigheid gelijkwaardig Personeelslid te vervangen en ten aanzien van het vervangen Personeelslid de geheimhouding in artikel 12.1 bedoeld in acht te nemen.

12.3 Geen van beide Partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere Partij in publicaties of reclame-uitingen van deze overeenkomst melding maken.

13 Ondersteuning 13.1 Leverancier zal Opdrachtgever en diens Personeel vertrouwd maken met het gebruik van

de Programmatuur, zoals overeengekomen in het Plan van aanpak (Bijlage 3).

13.2 De ondersteuning wordt gegeven door deskundigen, die daartoe bekwaam en geschikt zijn en zoveel mogelijk gegeven door díe deskundigen die bij de Implementatie zijn of waren betrokken.

13.3 De aard, omvang, duur en kosten van de ondersteuning alsmede de aard van deskundigen en hun namen zijn in Bijlage 3 vermeld.


13.4 Gedurende de duur van deze overeenkomst is Leverancier verplicht en in staat zo nodig Personeel van Opdrachtgever opleiding(en) te geven ten behoeve van het gebruik en de verdere ontwikkeling en het onderhoud van de Programmatuur tegen alsdan nader overeen te komen redelijke voorwaarden en tarieven.

14 Onderhoud 14.1 Leverancier zal de Programmatuur onderhouden, mits bij Opdrachtgever in gebruik is de op

een na laatste Versie en/of de laatste Versie en/of Release, waarvoor Leverancier het programma heeft vrijgegeven, gedurende de looptijd van deze overeenkomst overeenkomstig de hierna volgende bepalingen.

14.2 Het onderhoud omvat:

a: Correctief onderhoud: Het opsporen en herstellen van Gebreken, mits reproduceerbaar of aantoonbaar, in de Programmatuur en Documentatie, nadat deze door Opdrachtgever zijn gemeld.

b: Vernieuwend onderhoud: Het beschikbaar stellen van Nieuwe Releases van de Programmatuur.

14.3 Met betrekking tot het in artikel 14 lid 2 sub a bedoelde onderhoud verplicht Leverancier zich binnen een periode van acht (8) uur na schriftelijke of telefonische melding van de Gebreken, die maatregelen te nemen die leiden c.q. mogelijkerwijs zullen kunnen leiden tot herstel van de Gebreken op kortst mogelijke termijn. Partijen kunnen overeenkomen dat Gebreken, die bedrijfsmatig gebruik van de Programmatuur redelijkerwijze niet in de weg staan, zullen worden verholpen door een Nieuwe Release. Leverancier zal deze Nieuwe Release alsdan zo spoedig mogelijk na melding beschikbaar stellen zonder kosten voor Opdrachtgever.

14.4 Leverancier zal zich maximaal inspannen om te kunnen voorzien in tijdelijke oplossingen, indien de Programmatuur – om welke reden ook – langer dan vier (4) uren buiten werking is c.q. voorzienbaar is of wordt dat de Programmatuur langer dan vier (4) uren buiten werking zal zijn, tenzij Leverancier aannemelijk maakt dat dit in dat geval niet mogelijk of acceptabel is. Partijen treden dan zo spoedig mogelijk in overleg over de meest adequate en geschikte oplossing van het ontstane probleem. In verband met het in de vorige alinea bepaalde zal Leverancier binnen zestien (16) uur na aanvang van het onderzoek naar de geëigende herstelmaatregelen een schatting van het met herstel gemoeid zijnde aantal uren afgeven. De herstelwerkzaamheden zullen plaatsvinden tijdens Werkdagen (tussen 08.00 uur en 17.30 uur), tenzij anders is overeengekomen.

14.5 Tot de herstelwerkzaamheden zoals in artikel 14.4 bedoeld behoort tevens het verstrekken van, tijdelijke, probleemoplossingen in de vorm van een programmaomweg om het betreffende gebrek te omzeilen. Indien Leverancier aantoont dat een gebrek niet anders kan worden verholpen, is Leverancier gerechtigd een probleemvermijdende restrictie in de Programmatuur aan te brengen. Deze restrictie zal de functies, die in de Programmatuur zijn vastgelegd zo min mogelijk aantasten. De probleemvermijdende restrictie zal zo spoedig mogelijk door Leverancier uit de Programmatuur worden verwijderd. Programmaomwegen of probleemvermijdende restricties die niet reeds in een P.T.F. voorzien worden, zullen door Leverancier niet eerder worden aangebracht dan na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever. Bij het indienen van een daartoe strekkend verzoek zal Leverancier aantonen dat het gebrek niet op andere wijze kan worden verholpen, alsmede welke de gevolgen van de omweg of restrictie zijn alsmede welke vermindering van gebruikswaarde van de Programmatuur dit tot gevolg heeft.

14.6 Met betrekking tot het in artikel 14 lid 2 sub b bedoelde onderhoud verplicht Leverancier zich de mogelijkheid om de logische samenhang van de Programmatuur te verbeteren in


voldoende mate te onderzoeken en nieuwe Releases aan Opdrachtgever beschikbaar te zullen stellen. Leverancier zal zo vroeg mogelijk gebruikers van de Programmatuur schriftelijk informeren over (onderzoek naar) nieuwe Releases, alsmede over de inhoud en gevolgen hiervan. Opdrachtgever is verplicht deze nieuwe Releases (eventueel na Acceptatie) in gebruik te nemen.

14.7 Onderhoudswerkzaamheden, welke redelijkerwijs niet anders dan bij Opdrachtgever kunnen worden verricht, ter beoordeling van Leverancier na overleg met Opdrachtgever, zullen bij Opdrachtgever plaatsvinden. Andere onderhoudswerkzaamheden zullen bij Leverancier plaatsvinden. Leverancier is verplicht zich tijdig van de voor het verrichten van het onderhoud vereiste Materialen te voorzien. Indien nodig en mogelijk zullen dergelijke Materialen door Opdrachtgever op verzoek van Leverancier aan Leverancier worden geleverd tegen kostprijs. Onderhoud kan ook plaatsvinden door middel van remote diagnose. Partijen zullen daartoe beveiligingsprocedures voorschrijven o.a. om ongeoorloofde kennisneming en beschadiging van programma’s en bestanden te voorkomen. Leverancier zal de voor de remote diagnose en beveiliging vereiste apparatuur tegen betaling van de dan geldende tarieven beschikbaar stellen, na overleg en goedkeuring van opdrachtgever. Deze apparatuur dient te voldoen aan de wettelijk gestelde normen. Werkzaamheden zullen op Werkdagen tijdens de ter plaatse van de uitvoering gebruikelijke kantooruren worden verricht, tenzij Partijen anders overeen komen.

14.8 De verplichting tot onderhoud vervalt indien en voor zover Leverancier aantoont dat een Gebrek is ontstaan doordat: - Opdrachtgever de Apparatuur en/of Programmatuur onoordeelkundig heeft gebruikt;

14.9 - Opdrachtgever zonder toestemming van de Leverancier wijzigingen in de Programmatuur heeft aangebracht (tenzij Opdrachtgever aantoont dat het Gebrek niet door de wijziging is ontstaan en het Gebrek ook zonder de wijzigingen zou zijn ontstaan); - Leverancier aantoont dat Gebreken te wijten zijn aan Opdrachtgever, aan niet door Leverancier geleverde of geadviseerde Programmatuur, dan wel aan de Apparatuur.

14.10 Leverancier geeft twee (2) maanden van te voren schriftelijk aan Opdrachtgever aan dat er een Nieuwe Versie of Nieuwe Release wordt vrijgegeven en wat de consequenties voor de Opdrachtgever zijn wanneer men deze de Nieuwe Versie of Nieuwe Release niet accepteert, zodanig dat het onderhoud gedurende deze overeenkomst gegarandeerd blijft.

14.11 Indien de Programmatuur tijdens deze overeenkomst door beschadiging, verlies of diefstal geheel of gedeeltelijk verloren gaat, is Leverancier verplicht tegen kostprijs kopieën daarvan door verzending te leveren.

14.12 Partijen bepalen dat ten aanzien van de procedures tot het registreren, melden en herstellen van Gebreken zoals in dit artikel genoemd, nadere schriftelijke afspraken kunnen worden gemaakt die kunnen afwijken van de in dit artikel genoemde bepalingen.

14.13 De volgende response- en hersteltijden gelden: Voor de aanvang van een storingsopheffing bij een aangemerkte melding binnen 48 uur op locatie. De hersteltijd betreft in geval van een storing een maximale periode van 48 klokuren.

14.14 Leverancier krijgt een boete van 10% van de betaalde onderhoudsvergoedingen indien minder dan 95% van het totaal aantal gemelde storingen, over een volledig kalenderjaar berekend, niet binnen de vereiste response- en de hersteltijd zijn verholpen. Hiervoor geldt de volgende formule: Service Level = S totaal – (R negatief + H negatief)

----------------------------------------------- X 100% S totaal R negatief = Totaal aantal niet binnen de gestelde eisen gehaalde responsetijden H negatief = Totaal aantal niet binnen de gestelde eisen gehaalde hersteltijden S totaal = Totaal aantal gemelde storingen per kalenderjaar


Telkens als de maximale response- en/of hersteltijd met meer dan 100% van de toegestane

tijd wordt overschreden, geldt deze in bovenstaande berekening als 2*R negatief resp. 2*H negatief. U levert aan het eind van ieder kwartaal een overzicht van de behaalde resultaten. Deze worden besproken met opdrachtgever, aan het eind van ieder jaar gelden de resultaten bij elkaar opgeteld van de vier kwartalen.

15 Verplichtingen Opdrachtgever 15.1 Opdrachtgever zal voorzien in passend toezicht en controle op het beheer en het gebruik

van de Programmatuur en onder meer zorgen voor het aanwezig zijn van een juiste configuratie van de Technische Infrastructuur, zoals aangegeven in de Opdracht en/of de geldende Productspecificaties, en het toepassen van de juiste gebruiksmethodes, als algemeen kenbaar voor Opdrachtgever, alsmede voor het doorvoeren van passende procedures, als algemeen kenbaar voor Opdrachtgever, ter beveiliging van informatie en het doorvoeren van back-up voorzieningen met inbegrip van herstart en herstel in geval van optreden van fouten in de Programmatuur of foutieve werking.

15.2 Opdrachtgever zal ervoor zorgen dat de gebruikers van de Programmatuur de vereiste opleidingsprogramma’s hebben gevolgd met betrekking tot het gebruik en de toepassing van de Programmatuur en de Apparatuur waarop zij wordt gebruikt en dat de gebruikers van Opdrachtgever zich zullen richten naar de door Leverancier in redelijkheid verstrekte aanwijzingen.

15.3 Opdrachtgever is gehouden procedures tot herstel van fouten uit te voeren binnen een redelijke tijdsduur nadat ze van Leverancier zijn ontvangen. Deze tijdsduur zal afhankelijk zijn van de aard van de procedure, het effect en de mogelijke invloed daarvan op het systeem van Opdrachtgever in zijn totaliteit.

15.4 In die gevallen waarin ondersteuning op locatie wordt verleend zal aan de vertegenwoordiger van Leverancier, wanneer hij op locatie komt, tijdens werktijden toegang worden verschaft tot het systeem, terwijl Opdrachtgever hem indien daarom wordt gevraagd een hardcopy betreffende invoer en daarbij behorende lijstuitvoer of in een door de computer leesbare vertaalde vorm een memorydump en/of zodanige andere aanvullende informatie zal verschaffen als door Leverancier nodig of wenselijk wordt geacht om de omstandigheden te reproduceren waarin de Programmatuur werd gebruikt.

15.5 Opdrachtgever zal steeds ervoor zorgdragen regelmatig back-ups te maken en bewaren van de gegevens op de media.

16 Documentatie 16.1 Leverancier zal Opdrachtgever voorzien van voldoende, in de Nederlandse taal geschreven

Documentatie over de Broncodes, Objectcodes, eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van de Programmatuur. De Documentatie dient zodanig te zijn:

- dat zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door Leverancier te leveren Programmatuur en de functies daarvan;

- dat gebruikers op eenvoudige wijze van alle mogelijkheden van de Programmatuur gebruik kunnen maken;

- dat zij een gedetailleerde beschrijving bevatten van de functies met hun onderlinge relaties en van de geprogrammeerde en ingebouwde beveiligingsmaatregelen;

- dat zij eigen ontwikkelingen op de Programmatuur kunnen toepassen; - dat de geleverde Programmatuur dusdanig "open" is dat derde Partijen met

programmatuur kunnen aansluiten; - dat wijzigingen in de Programmatuur eenvoudig gemaakt kunnen worden.


De aard en omvang van de Documentatie, alsmede het aantal aan Opdrachtgever geleverde exemplaren, is vermeld in Bijlage 3. De Documentatie zal gelijktijdig met de aflevering van de Programmatuur worden geleverd.

16.2 Opdrachtgever is gerechtigd de Documentatie voor gebruik in de eigen organisatie gratis te reproduceren en te wijzigen, mits met instandhouding van aanduidingen van auteursrecht e.d., die op originele exemplaren zijn vermeld of met toevoegingen aan die aanduidingen als door de Leverancier verlangd.

16.3 Leverancier zal ervoor zorgdragen dat de door hem geleverde Documentatie binnen 10 werkdagen op zijn kosten zal worden vervangen, gewijzigd of aangepast indien op enig tijdstip tijdens het gebruik door Opdrachtgever van de Programmatuur mocht blijken dat de Documentatie onjuiste informatie bevat of anderszins onvolledig, onvoldoende, onduidelijk of verouderd is.

17 Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming 17.1 Partijen staan er over en weer voor in dat bij de overdracht van Leverancier/Opdrachtgever

aan een derde of bij overdracht van de zeggenschap over Leverancier/Opdrachtgever aan een derde, de rechten en verplichtingen zoals vastgelegd in deze overeenkomst ongewijzigd door de derde worden overgenomen.

17.2 Indien Leverancier bij de uitvoering van deze overeenkomst, gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel, dan zal hij daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. Bij het verlenen van goedkeuring als in dit lid bedoeld, is Opdrachtgever gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden c.q. deze in tijd te beperken. De door Opdrachtgever gegeven toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Leverancier voor de nakoming van de krachtens deze overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

17.3 Indien Opdrachtgever;

- het geheel of het merendeel van de Apparatuur op normale commerciële voorwaarden overdraagt aan een derde, of

- overgaat tot uitbesteding van gegevensverwerking aan een rekencentrum, of - sprake is van uitbesteding van het beheer van de gegevensverwerking, of - sprake is van verzelfstandiging van een deelorganisatie die de werkzaamheden m.b.t.

de in deze overeenkomst bedoelde Programmatuur (deels) gaat verrichten, is Opdrachtgever gerechtigd de door hem krachtens deze Overeenkomst verkregen gebruiksrechten op Programmatuur tegelijk daarmee over te dragen aan deze derde, mits deze derde solvabel is en bereid is de daarmee corresponderende verplichtingen jegens de Leverancier over te nemen. Opdrachtgever is daarmee van zijn verplichtingen jegens Leverancier gekweten. Leverancier zal noch aan Opdrachtgever, noch aan de derde aanvullende voorwaarden stellen.

18 Ontbinding 18.1 Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald is:

a: ieder der Partijen gerechtigd deze overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien de andere Partij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen.

b: Opdrachtgever gerechtigd zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de overeenkomst d.m.v. een aangetekend schrijven te ontbinden indien Leverancier voorlopige surséance van betaling aanvraagt of hem voorlopige surséance van betaling wordt verleend; Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in


staat van faillissement wordt verklaard; de onderneming van Leverancier wordt geliquideerd; Leverancier zijn huidige onderneming staakt; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier dan wel op de programmatuur en/of de Programmatuur beslag wordt gelegd, danwel Leverancier anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze overeenkomst na te kunnen komen.

18.2 Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren o.m.: vrijwaring voor schending van intellectuele (eigendoms)rechten (art. 11), geheimhouding (art. 12), geschillenbeslechting, toepasselijk recht en domiciliekeuze (art. 19).

18.3 In geval van verkoop van de eigendom van de Programmatuur door Leverancier aan (een) derde(n) is Opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden, dan wel de overeenkomst ongewijzigd te laten voortduren met deze derde(n). Aan een opzegging door Opdrachtgever zijn geen kosten verbonden.

19 Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 19.1 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

19.2 Verschillen van mening tussen de gemeente Utrecht en de Leverancier zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan.

19.3 Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts een der Partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoering van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht, tenzij de Partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

20 Overige bepalingen 20.1 Op deze overeenkomst zijn van toepassingen de Algemene Voorwaarden van de Gemeente

Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003 (met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan). Daar waar gemeente Utrecht staat in de Algemene Voorwaarden, moet gelezen worden: “Opdrachtgever”. Deze voorwaarden worden als Bijlage 7 bij deze overeenkomst gevoegd. Bij eventuele tegenstrijdigheden dan wel onvolkomenheden tussen deze overeenkomst en genoemde algemene voorwaarden prevaleren de bepalingen uit deze overeenkomst. De volgende documenten worden als bijlagen bij deze overeenkomst gevoegd en maken daar deel van uit. Indien deze bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de interpretatie van de overeenkomst de rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde:

0. Deze overeenkomst; 1. Verificatieverslag d.d. datum; 2. Nota van Inlichtingen d.d. datum; 3. Plan van Aanpak; 4. Offerteaanvraag Opdrachtgever met kenmerk 209 DO 07; 5. Offerte van de Leverancier d.d. datum; 6. Overeenkomst voor Maatwerkapparatuur; 7. De algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003, met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan.



20.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats.

20.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

20.4 Geen van Partijen is bevoegd personeelsleden van de andere Partij te bewegen tot prestaties, toezeggingen en dergelijke, tegen enige vorm van beloning of gift aan dat personeelslid, zonder welke beloning of gift de prestatie of toezegging niet, c.q. onder andere voorwaarden, tot stand zou zijn gekomen. Indien (het personeel van) een van Partijen in strijd met het hier bepaalde handelt, zal deze Partij zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist in elk van deze gevallen een dadelijke opeisbare, niet voor compensatie vatbare boete verbeuren aan de ander Partij van € 50.000,- per overtreding. Deze boete laat de overige rechten van de andere Partij, waaronder die op schadevergoeding, onverlet.

20.5 Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende Partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan.

Aldus overeengekomen en in drievoud opgemaakt en ondertekend te Utrecht, d.d. _____________ Opdrachtgever, Leverancier, Gemeente Utrecht, Dienst Ondersteuning <naam Leverancier> Naam: <naam> Naam: <naam> Functie: <functienaam> Functie: <functienaam> Bijlagen:

0. Deze overeenkomst; 1. Verificatieverslag d.d. <datum>; 2. Nota van Inlichtingen d.d. <datum>; 3. Plan van Aanpak; 4. Offerteaanvraag Opdrachtgever met kenmerk 209 DO 07; 5. Offerte van de Leverancier: d.d. <datum>; 6. Overeenkomst voor Maatwerkapparatuur; 7. De algemene voorwaarden van de gemeente Utrecht voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003, met uitzondering van artikel 24 lid 3 daarvan.

Bijlage 5a Concept overeenkomst Maatwerkprogrammatuur

Hierachter treft u de concept overeenkomst Maatwerkprogrammatuur.

Concept overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Maatwerk Programmatuur FMIS Inhoudsopgave 1 Samenhang met levering, implementatie en beheer. ................................................................. 3

2 Begrippen........................................................................................................................................ 3

3 Voorwerp van de overeenkomst................................................................................................... 4

4 Duur van de overeenkomst ........................................................................................................... 5

5 Exploitatie-, intellectueel (eigendoms)rechten en vrijwaring .................................................... 5

6 Projectleiding en Rapportage ....................................................................................................... 7

7 Prijzen.............................................................................................................................................. 7

8 Onderhoud ...................................................................................................................................... 8

9 Aansprakelijkheid........................................................................................................................... 8



Partijen: 1. De gemeente Utrecht, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam> in zijn/haar

functie functie, hierna te noemen: ‘Opdrachtgever’ en 2. Leverancier, statutair gevestigd en kantoorhoudende te <woonplaats>, te dezen rechtsgeldig

vertegenwoordigd door <naam> in zijn/haar hoedanigheid van <functie>, hierna te noemen: ‘Leverancier’,

nemen in aanmerking dat: 1. Partijen, in aanvulling op de gesloten 'Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer

van Standaardprogrammatuur FMIS 209 DO 07", op voorhand de wijze willen regelen waarop en onder welke condities Leverancier op verzoek van Opdrachtgever eventueel aanvullend maatwerk op de Standaard Programmatuur zal vervaardigen;

2. er bij het moment van ondertekening van de Overeenkomst voor levering, implementatie en

beheer van Standaardprogrammatuur geen sprake is van Maatwerkprogrammatuur; 3. Partijen met deze overeenkomst een procedureel en contractueel raamwerk met elkaar

overeenkomen, waarbinnen alle toekomstige maatwerkaanpassing op de Standaardprogrammatuur welke onderwerp is van Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur, zullen worden afgehandeld;

4. Leverancier desgevraagd door Opdrachtgever, bereid is te allen tijde offerte uit te brengen voor

de realisatie van de betreffende Maatwerkprogrammatuur maar dat het Opdrachtgever tevens vrij staat offertes bij derden aan te vragen;

5. Leverancier bereid is desgevraagd of bij aanvaarding van de offerte, Maatwerkprogrammatuur

te vervaardigen aansluitend of aanvullend op de Standaardprogrammatuur; 6. Leverancier ook bereid is om onderhoud te verrichten op de door haar ontwikkelde

Maatwerkprogrammatuur conform de bepalingen opgenomen in de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur.

1 Samenhang met levering, implementatie en beheer.

1.1 Alle bepalingen uit de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur, zijn onverkort van toepassing op deze overeenkomst, tenzij uitdrukkelijk in deze overeenkomst anders wordt geregeld. Wordt in er in de "Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur" gesproken over Programmatuur, dan kan dit in relatie met deze overeenkomst onverkort worden vertaald naar Maatwerkprogrammatuur.

1.2 De bepalingen uit de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur zijn onverkort van toepassing op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het onderhoud op de binnen de context van deze overeenkomst ontwikkelde Maatwerkprogrammatuur, tenzij uitdrukkelijk in deze overeenkomst anders wordt geregeld.

2 Begrippen In aanvulling op de in de "Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van

Standaardprogrammatuur" opgenomen begrippen worden in deze overeenkomst de navolgende begrippen met een Beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan:

Detailontwerp: Een gedetailleerde uitwerking van de technische specificaties van de

maatwerkprogrammatuur, te ontwikkelen op basis van het Functioneel ontwerp. Functioneel ontwerp: De functionele specificaties waarin een gedetailleerd en gebruikersgericht ontwerp van de

Maatwerkprogrammatuur is vastgelegd en waarin de functies en gegevens zijn beschreven die in de Maatwerkprogrammatuur dienen te zijn opgenomen, rekening houdend met de eigenschappen en functionaliteit van de Apparatuur en de organisatie van Opdrachtgever. De Functionele specificaties dienen als leidraad voor de ontwikkeling en bouw van de Maatwerkprogrammatuur en zullen na schriftelijke accordering door beide Partijen als Bijlagen worden toegevoegd aan deze Overeenkomst. Het rapport bevat onder meer: a. Een beschrijving van de organisatie van Opdrachtgever, alsmede een beschrijving

van de gegevens die met behulp van de Maatwerkprogrammatuur zullen worden verwerkt, alsmede de gegevens die handmatig zullen worden verwerkt, voor de juistheid en volledigheid waarvan Opdrachtgever instaat;

b. Een beschrijving van de wijze waarop de eerst bedoelde gegevens met behulp van de Programmatuur zullen worden verwerkt;

c. Een beschrijving van eisen die bij Implementatie van Maatwerkprogrammatuur aan de organisatie worden gesteld;

d. Een tijdsschema voor de ontwikkeling van de Maatwerkprogrammatuur; e. Een testplan voor de Maatwerkprogrammatuur; f. Het Programma van eisen; g. Een beschrijving van de configuratie (voor de juistheid en volledigheid waarvan de

Opdrachtgever in staat) op het moment van de offerteaanvraag of, indien nader overeen gekomen, naar aanleiding van de offerte;

h. Een beschrijving van de Leverancier welke aangeeft welke functionele eisen opgenomen zijn in de Maatwerkprogrammatuur;

i. Een kostencalculatie (fixed price) van de bouw van de Maatwerkprogrammatuur. Apparatuur:

De apparatuur waarop of in samenhang waarmee de Programmatuur door Leverancier dient te worden geïmplementeerd en dient te functioneren.


Maatwerkprogrammatuur: De door Leverancier ten behoeve van Opdrachtgever op basis van de in artikel 3.4 benoemde bescheiden te ontwikkelen en/of aan te passen programmatuur met bijbehorende Broncodes, Objectcodes, Documentatie en Materialen.

Onderhoudsovereenkomst:

De tussen Opdrachtgever en Leverancier overeengekomen overeenkomst, afgebakend op de ten behoeve van het onderhoud voor de Programmatuur geldende onderhoudsvormen.

Plan van Aanpak:

Een door beide Partijen te paraferen document, waarin de wederzijdse acties, een tijdsvolgorde alsmede de door de Leverancier te nemen stappen bij het realiseren van de Maatwerkprogrammatuur, is opgenomen.

Programma van De door Opdrachtgever opgestelde en door Leverancier geaccepteerde

eisen: Formulering van de wensen en eisen met betrekking tot de te automatiseren processen en

gegevensstromen, zowel kwantitatief als kwalitatief, aan welke de maatwerkprogrammatuur dient te voldoen.

Standaardprogrammatuur:

Programmatuur: Computerprogramma's met bijbehorende Documentatie en Materialen welke door de leverancier op de markt wordt gezet als uniforme oplossing in de bedrijfsvoering van ondernemingen in algemene zin (m.a.w. standaardsoftware) waarvoor Leverancier aan Opdrachtgever een gebruiksrecht heeft verleend

Programmatuur:

Het geheel van Standaardprogrammatuur en Maatwerkprogrammatuur.

3 Voorwerp van de overeenkomst 3.1 De leverancier zal na hiertoe door Opdrachtgever te zijn verzocht, specifiek voor

Opdrachtgever Maatwerkprogrammatuur ontwikkelen en daarvoor een Functioneel en Detailontwerp vervaardigen alsmede de Maatwerkprogrammatuur bij Opdrachtgever implementeren.

3.2 In een situatie, waarin door Leverancier Maatwerkprogrammatuur is vervaardigd voor Opdrachtgever, zal Leverancier Opdrachtgever tijdig informeren omtrent de consequentie van door haar voorgenomen wijzigingen op de Standaardprogrammatuur ten aanzien van zijn uitwerking op c.q. voor de werking van de Maatwerkprogrammatuur, teneinde te bewerkstelligen, dat de compatibiliteit in de werking tussen de Standaardprogrammatuur en de Maatwerkprogrammatuur blijvend gewaarborgd blijft.

3.3 Leverancier zal, overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst, aan Opdrachtgever gebruikersondersteuning verlenen.

3.4 De navolgende bescheiden maken telkenmale deel uit van deze overeenkomst, onder andere ter nadere identificatie van het vigerende voorwerp van de overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn en als niet nadrukkelijk wordt aangegeven, welke interpretatie prevaleert, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: a. Het Functioneel ontwerp; b. Het Detailontwerp; c. Het Programma van eisen; d. Het Plan van aanpak e. De offerteaanvraag; f. De offerte.

Indien op grond van een lager gerangschikt document hogere eisen aan de Maatwerkprogrammatuur worden gesteld, gelden steeds die hogere eisen, tenzij in het


hoger gerangschikte document is aangegeven, dat en ten aanzien van welk specifiek onderdeel, van het lager gerangschikte document wordt afgeweken.

3.5 Leverancier verklaart, naar aanleiding van een offerteaanvraag, volledig bekend te zijn of zich bekend te hebben gemaakt met de alsdan van toepassing zijnde gebruiks- en toepassingsmogelijkheden van de Apparatuur, welke bij Opdrachtgever is c.q. zal worden geïnstalleerd en de effecten daarvan op de Maatwerkprogrammatuur.

3.6 Leverancier heeft zich, in relatie tot een offerteaanvraag, in voldoende mate op de hoogte gesteld van de doelstellingen van de Opdrachtgever met betrekking tot het onderhavige project als beschreven in de offerteaanvraag, de ten deze relevante organisatie van Opdrachtgever, de processen waarbij de Maatwerkprogrammatuur zal worden gebruikt en de gegevensstromen die daarmee zullen worden verwerkt. Opdrachtgever heeft Leverancier daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal - desgewenst - Leverancier verdere informatie verstrekken voor zover die informatie bij Opdrachtgever beschikbaar is.

3.7 Indien het Programma van eisen en het Functioneel ontwerp niet beide door of in opdracht van Leverancier zijn ontwikkeld, verklaart Leverancier de niet door hem ontwikkelde bescheiden te hebben bestudeerd, te hebben geconstateerd dat deze geheel op elkaar aansluiten, alsmede dat de Maatwerkprogrammatuur op basis daarvan kan worden ontwikkeld en/of aangepast.

3.8 Bij de ontwikkeling van de Maatwerkprogrammatuur zal Leverancier gebruik maken van de voor de Standaardprogrammatuur gehanteerde algemene standaards, databasestandaards, programmeertalen en ontwikkelmethodieken, tenzij in de offerte anderszins wordt aangegeven, maar zal te allen tijde haar ontwikkelingsprocessen zodanig inrichten, dat de Maatwerkprogrammatuur eenvoudig en adequaat kan worden onderhouden.

3.9 Behoudens voor wat betreft de door Opdrachtgever ter beschikking te stellen Materialen, draagt leverancier er zorg voor dat de Materialen steeds tijdig en in voldoende mate beschikbaar zijn.

4 Duur van de overeenkomst

4.1 De verplichting van Leverancier tot het desgevraagd aangaan van een verplichting tot het vervaardigen van Maatwerkprogrammatuur op basis van deze overeenkomst is aangegaan voor 3 jaar, ingaande op <15 april 2008>. Het bepaalde in artikel 18 lid 1 sub a kan de overeenkomst in deze periode niet tussentijds worden opgezegd door Leverancier.

4.2 Los van het in sub 4.1 bepaalde, komt deze overeenkomst voor ontwikkeling van Maatwerkprogrammatuur met onmiddellijke ingang te vervallen indien de eraan ten grondslag liggende Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur tussen Partijen wordt ontbonden of wordt beëindigd, ongeacht de reden hiervan.

4.3 Deze overeenkomst heeft tweemaal een optie tot verlenging van één (1) jaar. Opdrachtgever kan hier gebruik van maken door Opdrachtnemer dit minstens drie (3) maanden voor het einde van de looptijd kenbaar te maken. Verlenging vindt plaats onder gelijkblijvende voorwaarden.

5 Exploitatie-, intellectueel (eigendoms)rechten en vrijwaring

5.1 De intellectuele (eigendoms)rechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend, waar en wanneer dan ook, ten aanzien van de ten behoeve van Opdrachtgever te ontwikkelen Maatwerkprogrammatuur, berusten bij Opdrachtgever. De rechten worden op grond van


deze overeenkomst aan Opdrachtgever overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door Opdrachtgever reeds nu voor alsdan wordt aanvaard. Voor zover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, zal Leverancier op eerste verzoek van Opdrachtgever aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking verlenen zonder hieraan nadere voorwaarden te verbinden. Eventuele hiermee verbonden kosten zijn voor rekening van Opdrachtgever.

5.2 Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, berusten het exploitatierecht en het wijzigingsrecht op de Maatwerkprogrammatuur exclusief bij Opdrachtgever, onverlet de situatie waarin de uitvoering op basis van deze overeenkomst of de onderhoudsovereenkomst bij Leverancier berust. Ter uitoefening door Leverancier van deze uitvoerende taak, houdt Leverancier een kopie van de Broncode, Objectcode van de Programmatuur onder haar beheer. Zonder dat het als een limitatieve opsomming kan worden opgevat, wordt onder het exploitatierecht en wijzigingsrecht mede begrepen: a. De toestemming voor alle handelingen (waaronder alle auteursrechtelijke

bevoegdheden met betrekking tot of samenhangend met het gebruik van de Maatwerkprogrammatuur door of ten behoeve van Opdrachtgever), waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van de Maatwerkprogrammatuur, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe de Maatwerkprogrammatuur beoogd en/of geschikt is of blijkt, of kan zijn;

b. Het daartoe of met het oog op onderzoek daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van de Maatwerkprogrammatuur of bewerkingen daarvan, een en ander in welk geval tevens met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar andere Apparatuur en Systeemprogrammatuur, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere Apparatuur en Systeemprogrammatuur en andere Programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen en opslaan en wijzigen van reservekopieën en het onderzoeken en testen van de Maatwerkprogrammatuur;

c. Het daartoe of met het oog op onderzoek daartoe aanbrengen van aanpassingen, vertalen van de codevorm en/of porteren.

5.3 Opdrachtgever is niet voornemens de Maatwerkprogrammatuur zelf te exploiteren en uit dien hoofde licenties aan derden tegen vergoeding of om niet te verstrekken. Dit en het in sub 5.2 bepaalde laat onverlet de vrijheid van Leverancier om, met in achtneming van het in sub 7.3 en 7.4 bepaalde en tenzij het op voorhand expliciet is uitgesloten, bij gebruikers van de Programmatuur na te gaan of de met de, voor Opdrachtgever ontwikkelde, Maatwerkprogrammatuur bereikte (aanvullende) functionaliteit of aanpassing in de werkwijze van de Standaardprogrammatuur, moet worden opgenomen in de Standaardprogrammatuur, dan wel er behoefte bestaat bij gebruikers van de Standaardprogrammatuur om de Maatwerkprogrammatuur als zodanig tegen vergoeding over te nemen. Leverancier verplicht zich evenwel de Maatwerkprogrammatuur of diens functionele specificaties in generlei vorm aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enige inlichtingen te verschaffen, tenzij Opdrachtgever hiertoe schriftelijk uitdrukkelijk toestemming heeft verleend en eventuele commerciële afspraken hierover zijn gemaakt. In het geval Opdrachtgever de functionele specificaties levert voor de te vervaardigen Maatwerkprogrammatuur, vrijwaart Opdrachtgever Leverancier van alle aanspraken van derden op die functionele specificaties in het geval door een derde aanspraak op die rechten zou worden gemaakt. Leverancier is verplicht Opdrachtgever onverwijld in kennis te stellen van een zodanige claim van een derde en haar medewerking te verlenen bij de afhandeling daarvan door of namens Opdrachtgever. Evenzo vrijwaart Leverancier Opdrachtgever op gelijke wijze in de situatie, dat Leverancier de functionele specificaties heeft opgesteld.

5.4 Leverancier doet hierbij afstand jegens Opdrachtgever van alle eventueel aan hem, Leverancier, toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. Leverancier doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken Personeel van Leverancier en/of derden, afstand jegens Opdrachtgever van alle eventuele aan deze personen toekomende zgn.


persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

6 Projectleiding en Rapportage

6.1 De voor het betreffende onderwerp van deze overeenkomst van toepassing zijnde wederzijdse contactpersonen en vervangende contactpersonen, als benoemd in de Bijlage 3 van de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur, zullen door de Leverancier worden opgenomen in de offerte en door de Opdrachtgever in de bevestiging van de offerte. Tenzij door de ene partij uitdrukkelijk schriftelijk van het tegendeel mededeling wordt gedaan, zijn deze contactpersonen bevoegd de Partij die hen heeft aangewezen, in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst te vertegenwoordigen en te binden.

6.2 Partijen zullen per onderwerp van overeenkomst een werkwijze afspreken waarin is aangegeven op welke wijze en met welke periodiciteit door Leverancier over de voortgang van de werkzaamheden aan Opdrachtgever wordt gerapporteerd. Deze rapportages dienen minimaal inzicht te geven in de door Leverancier in de betreffende periode verrichte werkzaamheden, de relatie ervan met de geplande activiteiten en het aantal hieraan bestede uren.

6.3 Indien de voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te gaan ondervinden c.q. heeft ondervonden, zal Leverancier hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk aan Opdrachtgever melding maken en daarbij aangeven de oorzaak van de vertraging, alsmede de door Leverancier voorgestelde maatregelen om de (dreigende) vertraging te voorkomen of ongedaan te maken. Tevens zullen de consequenties van deze vertragingen met betrekking tot de duur en/of de kosten van ontwikkeling van de Programmatuur in de reportage worden vermeld. Akkoordbevinding door de Opdrachtgever van de reportage houdt niet in, dat Opdrachtgever de oorzaak van de vertraging erkent of gehoudenheid tot vergoeding van daaruit voortvloeiende consequenties erkent.

7 Prijzen

7.1 Leverancier zal in haar offerte een marktconforme aanbieding doen voor de Maatwerkprogrammatuur en hiervan een gedetailleerde calculatie opnemen, rekening houdend met de tarieven en nadere afspraken als overeengekomen in de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur.

7.2 Indien tevens onderhoud wordt overeengekomen voor de Maatwerkprogrammatuur wordt de hoogte van de onderhoudsvergoeding voor de Maatwerkprogrammatuur bepaald op basis van een percentage van leveringsprijs.

7.3 Op voorhand komen Partijen overeen, dat als de functionaliteit, waarvoor Leverancier in opdracht van Opdrachtgever Maatwerkprogrammatuur heeft ontwikkeld, op enig moment standaard onderdeel uit gaat maken van de functionaliteit van de Standaardprogrammatuur en als zodanig in de vorm van een Verbeterde of Nieuwe versie ook aan andere gebruikers van de Standaardprogrammatuur beschikbaar komt, Leverancier is verplicht aan Opdrachtgever een vergoeding te betalen ter hoogte van de door Opdrachtgever aan Leverancier betaalde ontwikkelingskosten ter zake deze Maatwerkprogrammatuur, rekening houdend met een afschrijving van 10% van de prijs per jaar, ingaande een jaar na acceptatie van de Maatwerkprogrammatuur. Voor het geval Leverancier besluit een deel of delen van de functionaliteit onderdeel uit te laten maken van de Programmatuur, zullen Partijen alsdan in goed onderling overleg een regeling overeenkomen omtrent de afdracht door Leverancier aan Opdrachtgever van een percentage van de opbrengst van de te verkopen gebruikerslicenties betreffende deze



gestandaardiseerde Maatwerkprogrammatuur. Het staat Partijen vrij hiervoor een afkoopregeling te treffen.

7.4 Als gebruikers van de Programmatuur de specifiek voor Opdrachtgever ontwikkelde Maatwerkprogrammatuur, in de situatie in sub 5.2 bedoeld, van Leverancier in licentie wensen af te nemen ter aanvulling op de Programmatuur, zal Leverancier voor elke in dit kader te verstrekken licentie 50% van de door de afnemer te betalen marktconforme licentievergoeding aan Opdrachtgever betalen.

8 Onderhoud Op voorhand komen Partijen overeen, dat het onderhoud van de Maatwerkprogrammatuur valt onder de tussen Partijen gesloten overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur. Opdrachtgever is echter vrij onderhoud aan de Maatwerkprogrammatuur te doen verrichten door Personeel van Opdrachtgever of door derden. Vanaf het moment dat Opdrachtgever zelf en/of derden onderhoud verricht(ten) op de Maatwerkprogrammatuur, heeft Leverancier met onmiddellijke ingang echter niet meer de hiervoor bedoelde overeengekomen onderhouds- en garantieverplichting met betrekking tot de Maatwerkprogrammatuur. Leverancier zal in een dergelijke situatie ook niet meer instaan voor de juiste werking van de Maatwerkprogrammatuur in samenhang met de Programmatuur en andersom.

9 Aansprakelijkheid

Tenzij expliciet anders aangegeven in dit document, is artikel 8 van de Overeenkomst voor levering, implementatie en beheer van Standaardprogrammatuur onverminderd van toepassing. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Utrecht d.d. _________, Opdrachtgever, Leverancier, Gemeente Utrecht, Dienst Ondersteuning <naam Leverancier> Naam: <naam> Naam: <naam> Functie: <functienaam> Functie: <functienaam>

Bijlage 6 ICT Infrastructuur gemeente Utrecht

Hierachter treft u de ICT Infrastructuur van de gemeente Utrecht.

ICT Infrastructuur gemeente Utrecht (Bijlage 6 bij offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07)

Algemeen De door de leverancier aan te bieden applicatie dient aan te sluiten op de binnen de Gemeente Utrecht geldende standaards ten aanzien van de ICT-infrastructuur. In onderstaand overzicht is de vigerende ICT-infrastructuur weergegeven en daar waar van toepassing en nu reeds bekend welke de toekomstige zijn. De gemeente Utrecht beschikt over twee computerruimtes op verschillende locaties.

Netwerk: Datacommunicatie binnen de Gemeente Utrecht is gebaseerd op industriestandaards. De verschillende locaties van de Gemeente Utrecht zijn middels vier glasvezelringen met elkaar verbonden, waarover datacommunicatie én telecommunicatie (VoIP) plaatsvindt middels MPLS via een Resilient Packet Ring (IEEE 802.17) netwerk. Binnen een locatie is sprake van een geswitched netwerk op basis van Ethernet met het TCP/IP-protocol. De bekabeling is gebaseerd op UTP categorie 5, 5E en 6. In een beperkt aantal gevallen vindt toepassing plaats van draadloze LAN-verbindingen op basis van de 802.11 standaard.

RDBMS: Binnen de Gemeente Utrecht wordt ten aanzien van een relationeel databasemanagementsysteem Oracle als standaard gehanteerd. Tweede standaard is Microsoft SQL-server . Gesteld kan worden dat binnen de Gemeente Utrecht voor de kritische bedrijfsapplicaties een Oracle-database in combinatie met een Unix besturingssysteem als standaard geldt. Voor Oracle geldt versie 9.x als huidige standaard, voor Microsoft SQL-server geldt versie 2000 sp3a als huidige standaard. Op dit moment wordt ook nog gebruik gemaakt van Oracle versie 8.x. Echter deze versie zal op korte termijn worden uitgefaseerd.

UNIX servers: De Unix servers zijn van het type HP 9000 met HP-UX versie 11i en voorzien van PA-RISC processoren. Vier van deze HP 9000 servers zijn geclusterd. Elke Unix server is redundant op het SAN aangesloten en er wordt mirroring toegepast over de twee HP XP1024 systemen. Inmiddels wordt ook gebruik gemaakt van HP Integrity servers met Itaniumprocessoren en HP-UX versie 11i v2. Op de UNIX systemen draaien veel van de bedrijfskritische applicatie van de gemeente Utrecht zoals de GBA, het sociale dienst pakket etc.

Storage: Voor de storage zijn meerdere HP systemen zowel high end als midrange beschikbaar. De back-up wordt gemaakt op HP tape libraries met elk meerdere LTO tapedrives en uitgevoerd met HP Dataprotector 5.x. De back-up wordt gemaakt vanaf de Business Copy die vooraf wordt gesynchroniseerd.

Windows servers: De Windows servers voor applicatie-, file- en printservices zijn van het type HP DL380, waarbij momenteel het uitgangspunt is dat waar enigszins mogelijk HP Blade servers worden ingezet. Het standaard OS is Windows Server 2003 Enterprise Edition. Op dit moment wordt ook nog gebruik gemaakt van Windows NT 4.0 en Windows 2000, hierop zijn geen uitbreidingen meer mogelijk.

Bureau Aanbestedingen bijlage 6, Pagina 1 van 3 Offerteaanvraag 'FMIS', kenmerk 209 DO 07

Citrix farm:

Voor de Citrix farm wordt gebruik gemaakt van servers van het type HP DL380 (waarbij momenteel het uitgangspunt is dat waar enigszins mogelijk HP blade servers worden ingezet) met het standaard OS is Windows Server 2003. De servers zijn per functionaliteit vooralsnog op één locatie geclusterd. Er zijn 7 Citrix MetaFrame Presentation Server (MPS) systemen in de Citrix ServerFarm geplaatst:

Eén Citrix MPS Control server (Data Collector & Farm Metric); Twee Citrix MPS OTAP servers (Test/Pilot & Packager); Vier Citrix MPS productie servers

Naast bovengenoemde systemen maakt de gehele SBC omgeving ook gebruik van twee Citrix webservers, één Citrix Secure Gateway en één authenticatie server ten behoeve van de externe toegang

Werkplek: Een standaard werkplek binnen de Gemeente Utrecht bestaat uit een PC van het merk HP en draait onder Microsoft Windows XP. De Gemeente Utrecht maakt gebruik van een gecontroleerde standaardwerkplek, dit houdt in dat lokale installaties op de werkplek alleen door de beheerorganisatie kunnen worden uitgevoerd. Op dit moment wordt ook nog gebruik gemaakt van Windows NT 4.0, maar deze versie wordt volledig uitgefaseerd.

Kantoorautomatisering: De gestandaardiseerde kantoorautomatiseringomgeving maakt gebruik van Microsoft Office2003 en Exchange 2003. Op dit moment wordt ook nog gebruik gemaakt van Microsoft Office97 en Exchange 5.5. Het is daarom van belang dat koppelingen van de applicatie met functionaliteiten als tekstverwerking, spreadsheet, berichtenverkeer via van Microsoft Office2003 en Exchange 2003 plaats vinden.

Multifunctionals: Voor het afwerken van documenten gebruikt de gemeente Utrecht zogeheten ‘multifunctionals’. Dit zijn apparaten die zowel kunnen printen, scannen als kopiëren. Alle multifunctionals hebben meerdere papierlades waar in alle gevallen minstens de volgende papierformaten aanwezig zijn: A4 briefpapier, A3 papier blanco en A4 papier blanco. De leverancier van de multifunctionals is Nashuatec, dit is na een Europese aanbesteding in 2006 vastgesteld en zal zo blijven tot en met 2011. Er zijn 4 modellen multifunctionals beschikbaar voor kleurafdrukken, de MPC1500, MPC2500, MPC2500GU en MPC4500. Er zijn 6 modellen multifunctionals beschikbaar voor zwart-wit afdrukken, de MP161sf, MP2510sp, MP2510GU, MPS4500sp, MP5500sp en MP9000.

Intranet: Voor het intranet van de gemeente Utrecht wordt gebruik gemaakt van het Content Management Systeem Smartsite versie 4.5 SR 1b met daarop een speciaal voor de gemeente Utrecht ontwikkelde intranet toepassing. De technische omgeving bestaat uit drie toegangservers met de Smartsite applicatie en een database/fileserver. De database functioneert op MS SQL server versie 7. De sessies van intranet worden gereguleerd door een Content Server Switch (F5 Networks BIG-IP Application Switch 3400). Medewerkers hebben de beschikking over schermen voor het invoeren van informatie via de op de werkplek aangeboden browser. Het intranet kent een eigen rechtenstructuur op basis van username en wachtwoord. Voor het vinden van informatie op dit intranet is een zoekmogelijkheid beschikbaar. Voor het zoeken en vinden van medewerkers is een gids met contactgegevens beschikbaar. Op dit moment is een traject gestart voor vervanging van het intranet gemeente Utrecht. De verwachting is dat de aanbesteding 2e helft van 2008 zal starten.

Bureau Aanbestedingen bijlage 6, Pagina 2 van 3 Offerteaanvraag FMIS, kenmerk 209 DO 07

Bureau Aanbestedingen bijlage 6, Pagina 3 van 3 Offerteaanvraag FMIS, kenmerk 209 DO 07

Bijlage 7 Casus

Hierachter treft u een Casus aan.

Casus (Bijlage 7 offerteaanvraag FMIS, kenmerk 209 DO 07) Casus 1: Aan- afmelden en muteren van medewerkers

C A SU S U I T W E R K I N G Het aanmelden van een vaste nieuwe medewerker

1. Het Facilitair bedrijf (FB) krijgt een signaal van het afdelingshoofd Bouwbeheer, Dhr. Zwart dat er een nieuwe medewerker, mw. De Wit is aangenomen. Voordat zij aan het werk kan dient er een aantal zaken voor haar geregeld te zijn. Dhr. Zwart vult op intranet het formulier "Nieuwe medewerker" in.

1. Laat de lay-out van het aanmeldformulier "Nieuwe medewerker"zien en geef aan hoe dit desgewenst aangepast kan worden.

2a. Op dit formulier geeft het hoofd de volgende zaken aan:

• Afdeling: Bouwbeheer • Sectie: leiding • Kostenplaats: 214.801 • Functie: Secretaresse • Datum in dienst: 1-04-08.

2b. Mw. De Wit is de enige contactpersoon in de standaardmailgroep van haar afdeling. Zij krijgt hetzelfde PC profiel als de gebruiker Mw. Groen. E-mailadres voorbeelduser: [email protected] 2c. Mw. De Wit dient te beschikken over:

• 1 toegangspas zonder extra toegangsfaciliteiten, d.w.z. toegang op werkdagen uitsluitend van 7.00 uur tot 19.00 uur (toegangspas wordt afgegeven door FB);

• 1 e-mail adres en inlogaccount (worden afgegeven door het Automatiseringsbedrijf gemeente Utrecht, hierna ABU);

• 1 vaste telefoon met telefoonnummer (ABU); • 1 printpas (FB); • 1 laptop (FB).

2d. Mw. De Wit zal werkzaam zijn in het gebouw Rachmaninoffplantsoen . Dit dient in FMIS ingegeven te kunnen worden door keuzemogelijkheden in een dropdownmenu. 2e. Hierin dienen ook andere locaties zoals Ravellaan, Rachmaninoffplantsoen en Neudeflat opgenomen te worden. 2f. Mw. De Wit haar bureau zal op kamernummer 34.23 komen te staan. Deze kamer zal zij delen met mw. Groen. 2g. Na het invullen van deze zaken dient er een workflow opgestart te worden waarin bovenstaande processen bij de juiste afdelingen terecht komen. Omdat dit een extra functie betreft die geen onderdeel uitmaakt van de toegestane formatie is er geen ingerichte werkplek beschikbaar voor deze nieuwe medewerkster. Daarom geeft Dhr. Zwart op het formulier aan dat er naast een ingerichte werkplek tevens een bureau, bureaustoel, ladeblok, pc en telefoon

2(I). Laat zien hoe bovenstaande keuzes op het formulier leiden tot acties voor de desbetreffende afdelingen. Laat zien hoe via het systeem de acties uitgevoerd worden en hoe de doorbelasting via het systeem wordt afgehandeld. 2 (II). Laat zien op welke wijze de functionaliteiten Ruimtebeheer en Tekeningenbeheer hierin gebruikt worden.


mailto:[email protected]

geleverd moet worden. Voor deze laatste twee items moet bovendien op de werkplek een telefoonaansluiting en netwerkaansluiting gepatcht door het ABU. Alle zaken dienen aan van Dhr. Zwart doorbelast te worden. 3. Een FB medewerker krijgt de werkorder binnen en controleert of de gevraagde zaken intern nog op voorraad zijn. Zo ja, dan kunnen ze snel geleverd worden, zo nee, dan dient er een terugmelding aan de Servicedesk FB plaats te vinden.

3. Laat zien hoe de medewerker snel de voorraad kan controleren en hoe er een terugmelding plaatsvindt indien er geen voorraad meer is.

4a. Als de gevraagde spullen op voorraad zijn maakt het systeem automatisch een verplichtingenorder in de financiële administratie (SAP) aan. 4b. Deze wordt getekend door Dhr. Zwart en daarna wordt de verplichtingenorder doorgestuurd naar de afdeling inkoop. Deze afdeling bestelt en levert de spullen en stuurt de factuur naar FEZ. FEZ kan de factuur betalen zonder tussenkomst van de afdeling mits de factuur overeenkomt met de werkorder. 4c. Vanuit SAP zal een signaal naar het FMIS gezonden worden dat de factuur betaald is.

4. Laat zien hoe bovenstaande processen in zijn werk gaan.

5. Tevens dient automatisch een werkorder uit te gaan om het naambordje van het kamernummer aan te passen. De naam van de nieuwe collega dient bij het juiste kamernummer geplaatst te worden. Ook dienen zijn nieuwe collega’s hem te kunnen vinden in Speurneus (intern adressenboek van medewerkers van de gemeente Utrecht) inclusief de naam, functie, afdeling, telefoonnummer en emailadres. Hiertoe dient het ABU een opdracht te krijgen.

5. Laat zien hoe bovenstaande workflow in zijn werk gaat.

6. Dhr. Zwart wil graag snel geïnformeerd worden wanneer bepaalde zaken geregeld zijn. Dan kan hij mw. De Wit op de hoogte houden van de voortgang. Hij kijkt hiervoor periodiek op intranet hoe het staat met zijn verzoek.

6. Laat zien hoe Dhr. Zwart inzicht kan krijgen over de voortgang van zijn verzoek.

Het aanmelden van een tijdelijke nieuwe medewerker

7. Naast mw. De Wit zal ook een tijdelijke kracht aangetrokken worden. Het is nog onduidelijk hoe lang deze zal blijven. Bij het invullen van het formulier dient er echter een einddatum opgegeven te worden. Deze einddatum is maximaal op een jaar in de toekomst gezet en is automatisch gekoppeld aan de inlogaccount en toegangspas.

7(I). Laat zien hoe het formulier een einddatum presenteert wanneer ingevoerd wordt dat het een tijdelijke kracht betreft. Laat de limitatie op een jaar zien. 7(II.) Geef aan hoe de workflow rond de einddatum werkt m.b.t. het inlogaccount en de toegangspas.


Het registreren van persoonsgegevens bij een verhuizing

8a. Mede door het aantrekken van mw. De Wit is de afdeling te klein geworden om iedereen behoorlijk te kunnen huisvesten. Daarom staat er een verhuizing naar een andere verdieping gepland. Mw. De Wit zal samen met mw. Groen verhuizen naar de 4e verdieping op kamernummer 4.41. Mw. De Wit blijkt een speciaal aangepaste bureaustoel te hebben. Dit is indertijd door de arbo-coördinator aan het FB doorgegeven. Dit staat bij haar persoonsgegevens aangeven. 8b. Omdat bij een verhuizing geen standaard meubilair, pc en telefoon worden meeverhuisd, behoeft uitsluitend de bureaustoel fysiek verplaatst te worden en dienen netwerk- en telefoonaansluiting door het ABU op de nieuwe werkplek gepatcht te worden. Ook moeten de naambordjes aangepast worden.

8 (I). Laat zien hoe een mutatieformulier er uit komt te zien en geef aan hoe de workflow rond het meeverhuizen van de stoel, het telefoonnummer, en het maken van een nieuw naambordje werkt. 8 (II). Laat zien op welke wijze de functionaliteiten Ruimtebeheer en Tekeningenbeheer hierin gebruikt worden.

Uit dienst medewerker

9. Naast het in dienst komen van medewerkers zijn er ook medewerkers die een nieuwe baan buiten de gemeente aanvaarden. Dhr. Blauw wil uit dienst gaan. Dhr. Van Zwart vult via Intranet het formulier in waarmee hij aangeeft dat het dienstverband wordt beëindigd.

9. Laat zien hoe het formulier "medewerker uit dienst" er uit komt te zien.

10. Met het beëindigen van het dienstverband van dhr. Blauw moet door het ABU het inlogaccount geblokkeerd worden en dienen de gegevens van de dhr. Blauw verwijderd te worden uit het digitale adresboek Speurneus. Tevens moet op de dag van vertrek de toegangspas en printpas door het FB geblokkeerd worden.

10. Geef aan hoe bovenstaande workflow volgt uit het insturen van het formulier "medewerker uit dienst".

11. Ook wil de FB de toegangs- en printpassen terug ontvangen, aangezien de kosten voor een nieuwe pas groot zijn. Daarom dient dhr. Blauw zijn pas in te leveren op zijn laatste werkdag. De pas wordt bij de servicedesk ingeleverd. De servicedesk medewerker registreert in FMIS dat de pas in ontvangst is genomen.

11. Laat zien hoe bovenstaande registratie in zijn werk gaat.

12. Aan het eind van de elke maand wil het hoofd FB inzicht verkrijgen in het verloop van bovenstaande processen. Daarom moet er een rapportage gemaakt worden waarin o.a. de volgende elementen zijn opgenomen:

• aantal medewerkers die in- en uit dienst zijn getreden per afdeling, per maand;

• overzicht van aantallen en namen van medewerkers per afdeling die uit dienst zijn gegaan zonder hun pas in te leveren;

• aantal en namen van medewerkers die aangepast meubilair tot hun beschikking hebben en waar deze

12. Laat een voorbeeldrapportage zien over de bovenstaande processen waarin o.a. de bovenstaande gegevens zijn opgenomen.



meubelstukken zich bevinden. Casus 2: Reserveren ruimtes Het reserveren van een ruimte

13. Een medewerker wil een vergaderzaal reserveren en vult hiervoor een formulier in dat op intranet staat. Eigenlijk wil hij meteen de zaal voor al zijn vergaderingen in de rest van het jaar reserveren. Het is echter niet mogelijk om een vergaderzaal te reserveren verder dan drie maanden in de toekomst.

13. Laat zien hoe het formulier "Reserveren vergaderzaal" eruit ziet en geef aan hoe beperkingen voor reserveringen in de toekomst zijn op te nemen.

14 De vergadering is voor 10 personen op de locatie Neudeflat. De medewerker zal er een presentatie geven. Er dient een beamer en een laptop te worden klaargezet. Het wordt een lange vergadering die starten zal als lunchbijeenkomst om 12.00 uur. Er dient voor 9 personen menu C klaar te staan en voor 1 persoon een vegetarisch menu. Daarnaast dienen de koffie en de thee elke twee uur ververst te worden.

14. Laat zien hoe deze wijze van zoeken en reserveren in het systeem werkt.

15. De vergaderzaal die medewerker voor ogen had blijkt op het genoemde tijdstip al gereserveerd te zijn. De medewerker geeft een nieuwe zoekopdracht in het systeem om een vrije vergaderzaal voor 10 personen te zoeken in het zelfde gebouw. Echter, in het gebouw Neudeflat blijkt op het gekozen tijdstip geen vergaderzaal meer beschikbaar te zijn. Aangezien het om een vergadering gaat met mensen die op verschillende locaties zitten, is een andere locatie dan Neudeflat geen probleem. De medewerker verruimt de zoekopdracht en ziet dat er een vergaderzaal voor 10 personen op de locatie Vliegend Hertlaan beschikbaar is. De medewerker besluit deze zaal te reserveren.

15. Laat zien hoe de verschillende werkorders automatisch bij de juiste afdelingen terecht komen en hoe de doorbelasting van de lunch plaatsvindt.

16. De cateraar (externe partij) ontvangt via FMIS de lunchverzoeken aanvragers van afdelingen. Deze bestellingen worden door de aanvrager bij boeking voorzien van een kostenplaats (intern verrekennummer). De cateraar zal aan het einde van elke maand rechtstreeks een factuur sturen naar de betreffende afdelingen met een specificatie van de hoeveelheid lunches die besteld zijn.

16.Laat zien hoe bovenstaande facturen opgesteld worden aan de hand van de geplaatste bestellingen en laat een voorbeeld van een factuur zien.

17. Het hoofd FB wil graag inzicht in het gebruik van de vergaderzalen. In een rapportage over het gebruik van vergaderzalen wil hij graag de bezettingsgraad van de diverse locaties terugzien. Daarnaast wil hij per locatie zien hoe vaak er een beamer en laptop wordt aangevraagd.

17. Laat zien hoe een rapportage over zaalreserveringen eruit zou kunnen zien en neem daarin minstens bovenstaande informatiebehoefte op.

n e g n i d e t s e b n a A u ea r u B - Bigwobber: wie ... · Het Hoofd Facilitair Bedrijf stuurt...

Documents

Transcript of n e g n i d e t s e b n a A u ea r u B - Bigwobber: wie ... · Het Hoofd Facilitair Bedrijf stuurt...