Mogelijke oplossingen vrijwilligersbeleid NSL

Probleem analyse•Wat is het probleem?•Wat voor vrijwilligers zijn er nu nodig?•Hoeveel vrijwilligers zijn er nodig?•Welke oplossingen zijn er mogelijk?•Voor- en nadelen van de oplossingen.•Advies vanuit de werkgroep en het bestuur.

Wat is het probleem?•Vrijwilligers melden zichzelf vaak niet aan.•Men vindt dat anderen de taak wel uit kunnen voeren.•Als de vraag in algemene vorm vanuit de organisatie vrijblijvend is, komt er weinig response. (Nieuwsbrief, website)•Vaak dezelfde mensen die de taken uitvoeren.•Vaak pas op het allerlaatste moment voldoende vrijwilligers voor een evenement beschikbaar.•Veel werk voor de organisatie. (Bij de omloop ben ik 4 weken vooraf al aan het bellen)•Lijkt alsof er “gebedeld” moet worden en om een gunst gevraagd moet worden.

Wat voor vrijwilligers zijn er nu per jaar nodig?

•Bestuursleden (Structurele taken)•Commissieleden (Structurele taken)•Incidentele vrijwilligers

–Verkeersregelaars (79)–Posters (182)–Overige taken (43)

Hoeveel vrijwilligers zijn er nodig?

EvenementAantal verkeersregelaars

Aantal Overige taken buiten Aantal taken

Aantal dubbeltaken

Aantal binnen taken

Boscross 6 21 27 2 6

Oosterduinloop 11 27 38 4 7

baanloop 0 6 6 0 2

Strandloop 0 23 23 2 4

Oranje Loop Nhout 2 16 18 0 6

Omloop 60 89 149 38 18

Totaal 79 182 261 46 43

Totaal generaal 350 Totaal zonder

dubbeltaken

304

Welke oplossingen zijn er mogelijk?1. Alle vrijwilligerstaken door

buitenstaanders (tegen vergoeding) uit laten voeren. (Houdt in: aanzienlijke contributie verhoging)

2. Iedereen verplichten om minimaal 1 keer per jaar een taak op zich te nemen.

3. Iedereen 10 € extra contributie laten betalen en per uitgevoerde vrijwilligerstaak een vergoeding geven.

• Resultaat Mail beroep op leden voor assistentie bij Oosterduinloop.

• Nodig: 36 vrijwilligers.– Binnengekomen als reactie op de mail:

• 15 nieuwe aanmeldingen voor de Oosterduinloop.• 2 bevestigingen van eerdere aanmeldingen.• 3 aanmeldingen voor andere evenementen dan de

Oosterduinloop.– Via eigen mail account.

• 2 aanmeldingen om te willen helpen bij de Oosterduinloop.– Via telefoon:

• 1 aanmelding om te helpen bij de Oosterduinloop.

• Totaal: 18 aanmeldingen voor Oosterduinloop.

• Overzicht inzet leden afgelopen 3 jaar

Naam 2010 2011 2012 2013 Totaal

Wilma Scheps 2 4 4 4 16

Dirk vd Hoorn 1 4 6 11

Henk vd Berg 1 1 6 3 11

Ron Deutekom 1 3 4 3 11

Annet vd Brink 2 3 5 10

Andre Immerzeel 1 2 3 4 10

Jos Meyer 1 1 6 2 10

Marian Meyer 1 2 6 1 10

Diny Zonneveld 2 2 4 1 9

Kees de Winter 0 4 4 1 9

Jan Aartman 2 2 3 1 8

Chris van Maris 1 1 6 8

Gerard Broer 0 2 4 2 8

Jose Baars 2 2 2 1 7

Annelies Wilders 0 2 2 3 7

Hans van Diemen 0 0 4 3 7

Ria Leliveld 0 3 3 1 7

Keuze 1 verder uitgewerkt•Alle taken worden (tegen vergoeding) door externen uitgevoerd.•Eventueel kan een lid ook een taak (tegen vergoeding) uitvoeren. (Mits men voldoet aan de gestelde eisen)Voordeel: De organisatie kan eisen stellen aan de in te zetten mensen en kan professionele organisaties inhuren.Mensen kunnen een gedeelte van de contributie terug verdienen als zij taken uitvoeren.De vaste commissie- en bestuursleden krijgen geen (vaste) vergoeding.Nadeel: Contributie gaat met 17,50 € per jaar omhoog.350 1-malige taken per jaar a €25 is €8750 verdeeld over 500 leden = €17,50 contributie verhoging per jaar. Als we nog maar 400 leden hebben, wordt dat €21,50 per lid per jaar. Dat is 25% verhoging.

Keuze 2 verder uitgewerkt•Alle taken voor alle wedstrijden inventariseren en publiceren.•Leden kunnen intekenen op de taken.•Voor verkeersregelaars wordt een “pool” opgesteld (eventueel met assistentie van buiten de verenging) en taken worden zo eerlijk mogelijk verdeeld.•Consequentie voor niet intekenen voor leden is: Leden worden bij onvoldoende inschrijving door commissie ingedeeld. Bij niet accepteren wordt “boete” berekend. En degene die de taak overneemt ontvangt een vergoeding.•Lid mag zelf ook voor acceptabele vervanging zorgen.Voordeel: Geen financiële consequenties voor leden die een taak uitvoeren.Nadeel: Organisatie moet bijhouden wie een taak heeft uitgevoerd, en eventuele sancties uitvoeren.

Keuze 3 verder uitgewerkt•Alle taken voor alle wedstrijden inventariseren en publiceren.•Leden kunnen intekenen op de taken. (indien alle taken ingevuld zijn, kan alvast voor het volgende jaar ingeschreven worden.)•Voor verkeersregelaars wordt een “pool” opgesteld (eventueel met assistentie van buiten de verenging) en taken worden zo eerlijk mogelijk verdeeld.•Iedereen die een taak uitvoert krijgt daarvoor 10€ (geldt dan ook voor mensen buiten de vereniging)•Zelf voor vervanging zorgen is toegestaan, mits vervanging ook door organisatie geaccepteerd is.Voordelen:

De organisatie kan bij onvoldoende inzet vanuit de vereniging, ook buiten de vereniging mensen inzetten.Mensen kunnen hun contributie terug verdienen als zij meer taken uitvoeren.

Nadelen: Contributie gaat met 10€ per jaar omhoogKans bestaat dat leden opzeggen, omdat zij zich niet tegen betaling in willen zetten.Goede administratie bijhouden i.v.m. uitkeren vergoeding.Kans bestaat dat niet iedereen elk jaar €10,-- terug kan verdienen (Minder taken dan leden)

Presentatie sheet 1 voor ALV

• Optie 1: Alles uitbesteden aan een externe organisatie.– Voordeel:

• Alles wordt voor je geregeld en iedereen kan aan alle wedstrijden meedoen.

– Nadeel: • Zeer duur. (Uitgaande van 350 taken * 3 uur *

€25,-- per uur = €26.500,--. Verdeeld over (nu) 490 leden = €54,-- contributieverhoging per jaar.

Presentatie sheet 2 voor ALV

• Optie 2: Elk lid van de NSL voert verplicht 1 * per jaar een taak uit, of zorgt zelf voor een (door de organisatie geaccepteerde) vervanger.– Voordeel:

• Geen contributieverhoging– Nadelen:

• Wat doe je als organisatie als leden hier niet aan meewerken? (Sanctiebeleid??)

• Kans bestaat dat je op de wedstrijd dag niet voldoende vrijwilligers hebt en de wedstrijd dus moet aflassen.

• Verkeersregelaars dienen een cursus te volgen (extra belasting voor vrijwilliger. Die moet dat wel willen)

• !!! Indien deze optie wordt gekozen en het blijkt dat het na 1 jaar niet werkt, dan wordt in 2015 overgestapt naar Optie 3!!!

Presentatie sheet 3 voor ALV• Optie 3: Vrijwilligers krijgen een vergoeding bij inzet.

– Houdt wel een contributieverhoging in van €10,-- per jaar. – Vaste vrijwilligers (WOC, bestuur, redactie, enz) krijgen deze

vergoeding niet, maar worden op een andere manier bedankt voor hun inzet.

– Voordelen: • Leden kunnen zelf bepalen of zij willen lopen of dat ze (een gedeelte van)

hun contributie terug willen verdienen.• Organisatie weet van te voren of er voldoende mensen zijn.• Organisatie kan bij onvoldoende inzet vanuit de leden ook buiten de

vereniging werven.– Nadelen:

• Kans bestaat dat leden opzeggen, omdat zij zich niet tegen betaling in willen zetten.

• Goede administratie bijhouden i.v.m. uitkeren vergoeding.• Kans bestaat dat niet iedereen elk jaar €10,-- terug kan verdienen (Minder

taken dan leden)