V R I J W I L L I G E R S I N F O R M A T I E P U N T V I P L A N S I N G E R L A N D

NOTULEREN (VOOR VRIJWILLIGERS)

DOEL

• Inzicht in het doel van notuleren (wie moet er achteraf wat mee kunnen)

• Verschillende vormen van notuleren – hoe kies je de vorm die het beste (bij je) past

• Wat komt er kijken bij de voorbereiding• Praktische tips tijdens de vergadering

Deze doelen gelden voor vrijwilligers maar ook voor andere notulisten

WAAROM NOTULEREN?

• Verslag – ook voor mensen die niet aanwezig zijn tijdens de vergadering

• Als geheugensteun voor de deelnemers

• Taakverdeling en afspraken vastleggen

• Basis voor volgende vergadering of acties

• Archief (om nog eens terug te kijken)

SOORTEN NOTULENDe meest gebruikte indeling van de soorten notulen (binnen vrijwilligersorganisaties) is:

• Verslag op onderwerp (gezamenlijk belang, continuïteit en voortgang)Bij een verslag op onderwerp wordt van elk agendapunt één totale samenvatting gemaakt.

Andere mogelijkheden:• Verslag op spreker (belangentegenstellingen en achterban)

Bij elk agendapunt komt een samenvatting van de inbreng van elke deelnemer.• Woordelijke en letterlijke verslagen (heel formeel)

Hierbij wordt alles genoteerd wat er is gezegd.

• Filmpje over bijzondere notulen

WAT NEEM JE MEE ALS NOTULIST

FASES

Ta

ak in

drie

fa

ses

Voor vergadering

Tijdens vergadering

Na vergadering

VOOR DE VERGADERING

• Je hebt alle stukken ontvangen:

• Kijk of de stukken compleet zijn (bijlagen!)• Lees alles ruim op tijd goed door• Weet je het doel van elk agendapunt?• Overleg met de voorzitter als er vragen zijn• Maak een sjabloon voor je notulen!

=> Een goede voorbereiding is het halve werk ☺

AGENDAOnderwerp DoelOpening en mededelingen (voorzitter) InformerenIngekomen stukken (voorzitter) InformerenNotulen vorige vergadering VaststellenBespreking jaarverslagZie bijlage 1Presentatie en toelichting penningmeester

Besluitvorming en Vaststellen

Festiviteiten jaarfeestZie bijlage 2Toelichting commissie

Meningsvorming

Rondvraag InformerenSluiten van de vergaderingNieuwe datum

Besluitvorming

DE VERGADERING ZELF

• Neem alle zaken die je nodig hebt mee:• Agenda• Vorige notulen• Schrijfspullen e/o laptop oid• …

WAAR GA JE ZITTEN?

WAT KAN JE DOEN OM NAMEN TE ONTHOUDEN?

• Naambordjes

• Plattegrond

• Presentie op volgorde noteren

• Spreker zegt naam

TIJDENS DE VERGADERING

• Maak aantekeningen én:• Vraag opheldering• Vat eventueel samen• Benoem actiepunten, afspraken en besluiten• Werk samen met de voorzitter

HOE SCHRIJF JE ZAKEN OP?

De voorzitter neemt dit actiepunt mee naar de bestuursvergadering

Of

De voorzitter vraagt in de volgende bestuursvergadering hoe hoog de onkostenvergoeding is

========================================================

Er wordt een bloemetje gestuurd naar Jan

Of

Jan Janssen stuurt deze week een bloemetje naar Piet Pietersen

EVEN OEFENEN

Wat zou je notuleren van dit deel van de vergadering?

• Kort filmpje 1• Kort fimpje 2

NA DE VERGADERING

• Werk het verslag zo spoedig mogelijk uit!• Het liefst dezelfde of uiterlijk de volgende dag• Verstuur het verslag bij voorkeur binnen een week• Verstuur het verslag nog een keer met de agendastukken

van de volgende vergadering

UITWERKING ZELF

• Aantekeningen ordenen en aanvullen• Aantekeningen beoordelen en selecteren• Definitieve opzet maken – aanleiding, inhoud, conclusies,

besluiten en acties)• Formuleren en structuur aanbrengen (samenvatten,

consequent in tegenwoordige verleden tijd e.d., lay-out)

Sjabloon

BESLUIT OF ACTIE?

In de meeste vergaderingen worden diverse besluiten genomen en er wordt afgesproken wie bepaalde acties zal uitvoeren.

Vaak worden er bij de notulen aparte actie- en besluitenlijsten bijgehouden.

Wat is het verband tussen acties en besluiten?

En hoort werkelijk elke afspraak die wordt gemaakt op de besluitenlijst? Of op de actielijst?

ACTIELIJST

Een actielijst:• Een overzicht van de acties die voortkomen uit het

overleg• Duidelijk moet zijn wie, wat en wanneer

OEFENING

Tijdens een vergadering wordt de situatie rond een eventueel rookverbod in de kantine besproken. Na een discussie tussen voor- en tegenstanders wordt de knoop doorgehakt: de kantine wordt geheel rookvrij gemaakt. Er zullen 'niet-roken'-bordjes worden opgehangen en de asbakken zullen worden weggehaald. Het rookverbod zal worden aangekondigd in het personeelsblad en op de interne website. De rokers krijgen buiten de gelegenheid om te roken onder een afdakje, dat nog moet worden gemaakt.

Wat zijn de actiepunten?

Wat moet op een actie(punten) lijst en wat niet?

ACTIELIJST (VOORBEELD)

Nr. Onderwerp Wie pakt dit op? Datum gepland

Datum gereed

status

1 Hier komen de taken die uitgevoerd moeten worden in een bepaalde periode te staan

Naam verantwoordelijke

15 januari 2016

30 januari 2016

2 Ophangen 'niet-roken'-bordjes in de kantine

3 Asbakken weghalen uit de kantine

     

4 Aankondiging rookverbod in het personeelsblad / interne website.

     

5 Afdakje voor rokers- ….

       

6

BESLUITENLIJST

Een besluitenlijst:• Besluiten worden vaak na een discussie genomen • Het besluit zelf wordt op de besluitenlijst gezet

Zet een datum bij het besluit!

BESLUITENLIJST (VOORBEELD)

Vergadering / nr Omschrijving Opmerkingen

2016-01-20 (01) Hier komen de besluiten te staan die genomen zijn tijdens het overleg

2016-01-20 (02)  Kantine wordt per …. rookvrij Bijbehorende actiepunten staan op de actielijst

   

2016-01-20 (03)

GOED OM HELDER TE HEBBEN

• Ben je als notulist alleen verantwoordelijk voor het maken van de notulen of ook voor…• Verzenden van de agenda (en bijlagen)• Het verzenden van de notulen• Archief / archivering notulen• …

• Zijn er verdere afspraken?• Wanneer de notuleren klaar moeten zijn?• …

NIET DOEN ALS NOTULIST• Deelnemen aan de vergadering

Als je alleen notulist bent kan je je geheel richten op de vergadering. Hierdoor kan een goed verslag schrijven. • Ben je als vrijwilliger ook deelnemer aan de vergadering. Probeer dan goed het

besprokene op te schrijven. Laat het nalezen.

• Je mening notuleren en feiten toevoegenNotulen zijn zo objectief mogelijk. Als zaken op een bepaalde manier besproken zijn, dan dienen ze ook op deze manier terug te komen in de notulen.

• Snel meeschrijvenHet is veel beter om actief te luisteren. Je kan dan onderscheid maken tussen inhoudelijk en proces. Focus op het echte van belang voor de lezer.

TIPS

Tip 1 – lees eerdere notulen Tip 2 – ken de vergaderagenda en bijlage (hoofdlijnen)Tip 3 – spreek de agenda door met de voorzitterTip 4 – zorg dat je gemakkelijk aantekeningen kan makenTip 5 – schrijf de hoofdzaken / hoofdlijnen opTip 6 – besluiten en actiepunten moeten altijd in het verslagTip 7 – stel (na de vergadering) vragen Tip 8 – werk vlot uit / op een rustige plekTip 9 – gebruik eerdere notulen / vraag de wensen naTip 10 – lees het verslag na en laat het checken

VRAGEN?

BRONNEN

http://www.slideshare.net/ASWbewoners/notuleren-voor-bewonerscommissies-bewonersorganisaties-huurdersorganisaties

http://www.notuleren.nl

You tube…