1

2

Beoordelings- en functioneringsgesprekken

voor het behalen van strategische doelen

6 maart 2012

Kristel le Noble-van Dam

3

Persoonlijke gesprekken

Taakstellingsgsprek

Voortgangsgesprek

Functioneringsgesprek

Beoordelingsgesprek

Salarisgesprek

Loopbaangesprek

Discipline/correctiegesprek

Verzuimgesprek

Slecht nieuws gesprek

Uitdienstgesprek

Sollicitatiegesprek

Aanstellingsgesprek

Periodiek of

naar behoefte

Naar behoefte

4

Eens / niet eens

Beoordelings- en functioneringsgesprekken kosten alleen maar tijd en leveren niets op!

5

Eens / niet eens

Door jaarlijks een beoordelings- en/of functioneringsgesprek te voeren zijn mijn

medewerkers extra gemotiveerd!

6

Eens / niet eens

Door een beoordelings- en/of functioneringsgesprek te voeren leer ik mijn

medewerkers pas echt goed kennen!

7

Eens / niet eens

Het functioneren van mijn medewerkers wordt door het voeren van beoordelings- en

functioneringsgesprekken beter!

8

Eens / niet eens

Beoordelings- en functioneringsgesprekken

dragen bij aan het behalen van

strategische doelen!

9

Do’s en Dont’s

Overleg 3 minuten met elkaar

Welke goede en slechte ervaringen heb jezelf opgedaan toen je zelf een functionerings-

beoordelingsgesprek onderging.

10

1

0

Performance management

Organisatiedoelen

Afdelingsdoelen

Individuele doelstellingen

kwantitatief en kwalitatief

Performance Management

cyclus

Plannen

Organiseren

Evalueren Belonen

Vernieuwen

11

Eye-openers

• Leiding en medewerker hebben ieder eigen verwachtingen van het

gesprek

• Doel, onderwerpen en aanpak van te voren bespreken

• Planning en review is het uitgangspunt bij mensenmanagement

• Onderscheiden van rolverwachting en rolopvatting en bespreken

• Onderscheiden van bekwaamheid en bereidheid voor

taken/verantwoordelijkheden en de ontwikkeling analyseren en

bespreken.

12

Verschillen B&F-gesprek Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek

Doel Aandacht geven, motiveren oplossingen zoeken om kwaliteit van het werk te verbeteren

Oordeel uitspreken over totaal functioneren. Duidelijkheid geven over verwachtingen

Tijd Toekomst / vooruit Verleden, meer terugkijken

Karakter Tweezijdig, gelijkwaardige partners

Eenrichting leidinggevende spreekt oordeel uit

Centraal Bespreking (afstemming en overeenstemming)

Meetresultaat (beoordeling volgens criteria en normen)

Inhoud Agenda (punten medewerker en leidinggevende)

Beoordelingsformulier

Consequenties Afspraken capaciteitsontwikkeling motivatieaspect, prestatieverbetering

Contractuele beslissing, salaris en emolumenten

Sfeer Open, zakelijk sociaal Verwachtingsvol, zakelijk resultaatgericht

Houding medewerker

Actief Passief

Rol leidinggevende Primair Coach Primair scheidsrechter

13

Feedback

Informatie van anderen over hoe bepaald

gedrag van jou door hen wordt waargenomen,

ervaren en begrepen en welk effect dat gedrag

op hen heeft.

14

Feedback en terugkoppeling

Neutrale (positieve of negatieve) feedback:

• Inhoud staat centraal

• Wat verwachtte je, wat gebeurde er, hoe te herstellen of te voorkomen

Relationele feedback/persoonlijke kritiek:

• Invloed op samenwerking / persoonlijke verhouding met de ander

• Gedrag, gevolg, gevoel

Persoonlijke feedback

• Hoe zie jij iemand als persoon functioneren, sterke en zwakke punten e.d., advies t.a.v. ontwikkeling

15

Ontvangen van feedback

Sta open voor feedback

Luister actief

Verdedig niet maar stel vragen

Beoordeel wat je er mee kunt

Vraag naar het effect.

16

Geven van feedback

Beschrijvend:

‘ Ik begreep uit je woorden dat je wel boos was, maar niet kon laten zien’ i.p.v.

‘Je durfde haar niet de waarheid niet te vertellen’.

Concreet en specifiek:

‘Je luistert nu niet naar mij…’ i.p.v.

‘Je luistert nooit’

17

Geven van feedback

Vraag de ander naar haar mening:

‘Herken je dat…?’

Geef het effect van het gedrag aan:

‘Daardoor krijg het gevoel

´Dat ik beter kan gaan…’

Hou de informatie functioneel.

18

Doel van het gesprek

Wat: inhoud

Waarom: aanleiding

Welk doel: wat bereiken

19

Voorbereiden

Aandachtspunten

Rustige plek

Feiten

Wie is gesprekspartner

Hoe af te ronden

Opbouw en structuur

(Emotioneel) afstand nemen

20

Opbouw en structuur

Kop: intro, kader, doel, tijd et cetera

Romp: beeldvorming, ordening, meningsvorming/oplossingen of aanpak

Staart: afronden, concrete afspraak

21

Valkuilen bij het persoonlijke gesprek

Bevooroordeeld zijn

Persoonlijk aanvallen

Incidenten opblazen

Eenzijdige beoordeling

Onvoldoende aandacht besteden aan wat je goed, normaal of niet goed vindt

Recente voorvallen die de sfeer verzieken

Te snel willen scoren

Te snel discussiëren

22

Valkuilen bij het persoonlijke gesprek

Zich mengen in privé- / persoonlijke zaken

Wel nieuwsgierig maar niet invoelend reageren

Teveel begrip tonen

Niet luisteren

Niet analyseren van wat er echt aan de hand is

Medewerker niet betrekken in het bedenken van oplossingen

23

Promes: prestatieverbetering door Prestatiesturing

1. Op welke gebieden moet worden gepresteerd? Bepalen van verantwoordelijkheidsgebieden

Voorbeelden: kwaliteit, veiligheid, zorgvuldigheid, efficiency, samenwerking, communicatie en dergelijke

2. Hoe kunnen prestaties meetbaar gemaakt worden? Prestatie-indicatoren omschrijven

3. Welke prestaties zijn haalbaar? Prestatie doelen en -eisen vaststellen

4. Welke prestaties levert men? Feedbackrapport opstellen en resultaten analyseren en bespreken

24

Voorwaarde voor succes

• Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor verantwoordelijkheidsgebieden

• Zij accepteren doelen/ normen en het relatieve belang van de verschillende indicatoren

• Zij werken mee aan het meten van de prestaties

• Prestatieverbetering wordt beloond (immaterieel/materieel)

a. Minder prestaties dan de norm/ doelniveau:

acties gericht op vermindering van verschillen

b. Prestaties op norm niveau of hoger:

doelen en normen verhogen

25

Voorbeeld uit productieomgeving

Verantwoordelijk-

heidsgebied

1. Tijdsbesteding

2. Kwaliteit

3. Productiesnelheid

4. Materiaalkosten

Indicator

Draaitijd machine

Handeling volgens voorschrift

Klachten

Machineslagen per uur

Aantal platen afval

Doel-

score

70%

98%

2 %

2000

15

Score

75%

95%

1%

2000

15

Waarde

+ 40

- 15

+ 10

0

0

Totaalwaarde + 35

26

Voorwaarden

• Functieomschrijving

• Werk-/voortgangsgesprekken

• Opleiding/instructie

• Goede omstandigheden

• Persoonlijke gesprekken

• Beoordelen/controleren

• Coaching, ruimte geven

• Belonen

• Betrokken zijn

• Informeren/overleggen

• A.O./CAO/reglement

Wat mag u van uw medewerker eisen? Eisen

• Juiste uitvoering werk

• Optimale invulling functie

• verantwoordelijkheid

• bevoegdheid

• resultaat/productiviteit

• Goede werknemer zijn

27

Wat motiveert jou?

In tweetallen 3 minuten

Wel / Niet

28

Drijfveren?

Hoe vertalen die zich in je huidige werk?

Rol?

Taken?

Doelen?

Verantwoordelijkheden?

Omgeving?

Wat zijn huidige belemmeringen?

Hoe kun je deze belemmeringen beïnvloeden?