Factureren en declareren 'Regionale Aanpak VSV Groningen jaarschijf 2017/ 2018'

Voor de projectorganisatie en -administratie van de contactschool is het van groot belang dat financiële informatie juist en tijdig wordt aangeleverd.In voorgaande schooljaren liet de declaratie discipline van enkele partijen soms iets te wensen over en zijn wij daar, als projectorganisatie, te ruimhartig mee omgegaan.Om efficiënt te kunnen bijsturen willen we de regels rondom het factureren en declareren aan het begin van deze nieuwe declaratieperiode aanscherpen.Let op: het gaat hier uitsluitend om de projectactiviteiten die onder verantwoordelijkheid vallenvan de contactschool.

Regels Partnerscholen VO/MBO declareren uren op basis van urendeclaratieformulieren (zie

www.vsvgroningen.nl). Per maand een tabblad, invullen, tekenen en opsturen. Partnerscholen sturen voor geaccordeerde materiële kosten een separate factuur. Partnerscholen leveren een getekende loonschalings verklaring aan. Eén voor 2016 en

één voor 2017. (zie www.vsvgroningen.nl) Urendeclaratieformulieren worden tijdig aangeleverd (vóór de deadline) Overige declaranten (alle niet partnerscholen, gemeentes en andere ingehuurde organisaties)

kunnen factureren. Op deze facturen worden gemaakte kosten onderbouwd en gespecificeerd:o Loonkosten:aantal uren maal geaccordeerd uurtariefo Urenverantwoording als onderliggero Beschrijving van uitgevoerde activiteiten met NAW-gegevens van evt. deelnemerso Kopieën van betaalde facturen worden bijgevoegd met betaaldatum en handtekening.o Verwijzing naar regeling (zie boven), projectnummer en maatregel.

Het totaal aan gedeclareerde kosten overschrijdt de begroting niet Als een partner werkzaamheden uitbesteedt aan een derde (waarvoor zij een factuur ontvangt),

dan betaalt de partner de factuur zelf. Vervolgens kan de partner deze kosten bij het Noorderpoort declareren door een factuur te sturen met een omschrijving van de declaratie en vermelding welke regio en welk plan het betreft. Een kopie van de betaalde factuur, voorzien van de betaaldatum en een paraaf van de fin.administratie, dient als bijlage meegestuurd te worden.

Facturen worden tijdig gedeclareerd (vóór de deadline) De factuur wordt per post gestuurd aan het adres:

Noorderpoort Afd. Projecten

t.a.v. J.C.L. Latuny-Matulessy Postbus 5309700 AM Groningen

Of digitaal naar:

jcl.matulessy@noorderpoort.nl

Tijdig declareren

De afgelopen jaren zijn we in het kader van het stellen van (en handelen naar) deadlines nogal eens ruimhartig geweest. Om een degelijke financiële project administratie te kunnen voeren willen we strak op de deadlines te sturen.Het advies is om per maand de gemaakte kosten te factureren en uiterlijk per kwartaal.De algemene deadlineregel is dat kosten niet ‘ouder’ mogen zijn dan vier maanden. Voorbeeld: kosten gemaakt in de maand januari kunnen vanaf 1 mei niet meer gedeclareerd worden.

Voor iedereen is op de volgende bladzijde een schema toegevoegd voor boven het bed, ‘de bedposter met declaratiedeadlines voor kosten Regionale Aanpak VSV Groningen’

'Bedposter' met declaratiesysteem voor kosten Regionale Aanpak VSV Groningen 2017- 2018

Per maand: uiterlijk de laatste dag van de volgende maand.

september : uiterlijk 30 oktoktober : uiterlijk 30 novnovember : uiterlijk 31 decdecember : uiterlijk 31 janjanuari : uiterlijk 28 feb februari : uiterlijk 31 maartmaart : uiterlijk 30 aprilapril meijunijuli

: uiterlijk 31 mei: uiterlijk 30 juni: uiterlijk 31 juli: uiterlijk 31 augustus

augustus : uiterlijk 30 september

Per kwartaal: uiterlijk de laatste dag van maand daarna.

1e kwartaal: uiterlijk 30 april 2e kwartaal: uiterlijk 31 juli3e kwartaal: uiterlijk 31 oktober 4e kwartaal: uiterlijk 22 december