Microsoft Teams in het onderwijsSamenwerken op elk moment, vanaf elke plek en met elk toestel

De voordelen van Microsoft Teams

Microsoft Teams is de oplossing van Microsoft

om met één middel alle middelen bij elkaar te

brengen om goed (online) met elkaar te kunnen

samenwerken. Dat geldt zowel voor documentopslag

als voor communicatie. Met zowel collega’s als

externen. Wat zijn daarbij de voordelen?

First things first: de prijs. Want Microsoft Teams is

gratis. Als je tenminste al gebruik maakt van Office

365. En laat dat nu net het softwarepakket zijn

waar de meeste mensen al mee werken.

Dus dat komt in veel gevallen goed uit.

In dat geval zijn er na implementatie

geen extra kosten. En als je gaat werken

in de cloud, kan de lokale server ook de deur uit.

Andere voordelen:

• Alle mensen die je nodig hebt voor een bepaald

project bij elkaar in één Team;

• Werk veilig samen met externen;

• Creëer een veilige documentenopslag en bewerk

ze gezamenlijk;

• Maak een einde aan de puinhoop binnen de

documentenopslag;

• Bepaal zelf de rechten van iedere gebruiker;

• Gebruikers zien alleen de omgevingen waar ze

toegang toe hebben.

• Onderling- en extern communiceren via de chat en

‘Skype for Business’;

• Tot wel 80% afname van het (interne) e-mail

verkeer;

• Samenwerken op elk moment, vanaf elke plek en

met elk toestel.

Hoe werkt Microsoft Teams?

In principe was natuurlijk alles al aanwezig binnen

Office 365 om goed samen te kunnen werken:

Outlook, Skype, Sharepoint, OneDrive, etc. Maar het

waren allemaal losse onderdelen. Bij Microsoft Teams

zijn al die programma’s in één vat gegoten en ontstaat

dus één digitale werkomgeving. Daarbinnen kun je

vervolgens voor verschillende afdelingen, project-

groepen, klassen etc. eigen teams maken die kunnen

samenwerken met hulp van al die (bestaande) tools.

Teams worden doorgaans samengesteld op basis

van onderwerpen. En alleen de mensen die voor dat

onderwerp moeten samenwerken zitten in dat Team.

Omdat er op onderwerp samengewerkt wordt, kan

alle bijbehorende documentatie eenvoudig worden

gebundeld. Geef de leden van een Team alle digitale

communicatiemogelijkheden en bestanden die nuttig

zijn voor die samenwerking en ze kunnen los.

Een groot voordeel van Microsoft Teams is de uit-

gebreide mogelijkheid voor het geven van rechten

aan gebruikers. Omdat je zelf kunt bepalen wat een

gebruiker wel of niet mag, kun je makkelijk gastleden

laten ‘aanschuiven’ in een Team. Zo kun je makkelijk

leden van verschillende afdelingen of onderwijsbe-

geleidingsdiensten bij elkaar laten samenwerken aan

één document, meekijken en helpen. De bestanden

waarin gewerkt wordt blijven daarbij altijd staan op

de server van de organisatie zelf.

Microsoft Teams en gastledenEen bijkomend voordeel met het werken met Teams,

is dat je gasten kunt toevoegen aan de specifieke

Teams. Een gast hoeft zelf geen Office 365 licentie

te hebben, maar kan toch uitgenodigd worden en

gratis gebruik maken van de online tools die

beschikbaar zijn om toch samen te kunnen werken in

docmenten, chats en online meetings.

Hebben gasten zelf geen Office licentie en wil je ze

meer rechten geven of ze lid maken van de groep, dan

moeten ze licentiekosten gaan betalen.

Waarom overstappen naar Microsoft TeamsDe belangrijkste redenen voor scholen en bedrijven om

over te stappen naar Microsoft Teams is de wens om meer

structuur in hun communicatie en bestandsopslag aan

te brengen. Vaak is de huidige documentstructuur en de

toegang tot die documenten niet goed georganiseerd en

niet veilig.

Microsoft Teams biedt de mogelijkheid om een goede

structuur neer te zetten, met goede beveiligingsrechten,

zodat mensen ook echt alleen de documenten kunnen

zien die ze mogen zien en de bestanden kunnen bewer-

ken die ze mogen bewerken. De beveiliging van

bestanden kan zelfs zo ver kan gaan dat documenten

op een USB-stick zelfs niet meer leesbaar zijn als een

gebruiker zijn rechten verliest.

Werken met Microsoft Teams opscholenHoe fijn is het als je een schoolkamp moet

organiseren en niet alleen het draaiboek hebt van

vorig jaar, maar ook de chatgesprekken die inzicht

geven in de totstandkoming van het draaiboek?Teams

heeft als voordeel dat je op onderwerp samenwerkt en

zelfs op documentniveau discussies kunt teruglezen.

Op die manier kun je snel nagaan waar je rekening mee

moet houden en wat er vorig jaar speelde.

Of neem het gelijktijdig in documenten werken.

Ideaal als je te maken hebt met deadlines, zoals bij

het maken van rapporten. Je kunt maar liefst met 250

mensen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.

Ideaal voor leerlingen die samen één

eindexamenklachtbrief willen opstellen voor het LAKS.

Mogelijkheden van Microsoft Teamsvoor bedrijvenTeams maakt het mogelijk om binnen elke afdeling

de juiste mensen bij elkaar te zetten, tijdelijk een

collega van een andere afdeling of een externe erbij

te halen en zelf te bepalen wie welke rechten krijgt.

De verantwoordelijkheden voor taken komen daarme

bij de juiste personen te liggen. Zo kunnen

managementleden wel lid zijn van de Teams, maar

ligt de verantwoordelijkheid van de vormgeving en

de manier van samenwerken bij de mensen op de

werkvloer. Zij kunnen zelf de regie voeren in de

projecten die ze uitvoeren.

Werk je binnen je bedrijf met Teams? Dan kun je

vanuit je eigen Teams-omgeving makkelijk

overschakelen naar de Teams-omgeving van een

andere organisatie waar je lid van bent. De interface,

de tools, alles ziet er hetzelfde uit, alleen achter de

schermen zit je opeens op hun server in plaats van

die van je eigen bedrijf. Handig bij klantrelaties

waarbij sprake is van (intensieve) samenwerking.

Waarom Ratho?Vanaf het begin van Ratho (2005) is ons motto dat

ICT ondersteunend is en niet leidend moet zijn.

Onze diensten en producten hebben maar één doel:

ervoor zorgen dat u zich kunt focussen op uw taak.

Wij automatiseren niet om te automatiseren en vinden

functionaliteit belangrijker dan techniek. Daarom

drukken we ook nooit onze eigen technische mening

door. We zijn een realistische en gedreven club die

verbondenheid zoekt met elkaar. We zijn een partner

voor onze opdrachtgevers die we tot het hoogste

niveau bedienen door mee te denken op alle

mogelijke vlakken. Wíj gaan op zoek naar de vraag

achter de vraag en helpen zo onze opdrachtgevers

verder vooruit!

Meer uitleg over Microsoft Teams?Het verhaal is duidelijk: In het onderwijs, maar ook in

het MKB en bij zorginstellingen, wint de gratis extra

tool van Office 365 aan populariteit. En dat is niet

voor niets het geval. Met teams creëer je één digitaal

communicatieplatform met daarin alle middelen die

je nodig hebt om super gebruiksvriendelijk en gericht

samen te werken met collega’s, leerlingen, manage-

ment en derden (gastgebruikers). En dat alles zonder

extra maandelijkse kosten.

Wil je meer uitleg over het werken met - en implemen-

teren van - Microsoft Teams op jouw school of in jouw

organisatie? Kom dan naar één van onze kennisses-

sies (met livedemo’s) of neem vrijblijvend contact met

ons op

Paradijslaan 38A 5611 KN Eindhoven 040 23 70 426 www.ratho.nl info@ratho.nl