Managementconferentie

6 september 2016

Creatieve dialoog over Ambitie SZW

IDEEËN BEDACHT TIJDENS DE

MANAGEMENTCONFERENTIE

• Chahrezade Cheikh

Het initiatief: elke melding die binnenkomt bij het Inspectieloket verdient een juiste en snelle afhandeling

Een afdeling waar de medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het organiseren van het werk en het werkaanbod op de juiste wijze wordt verdeeld (alloceren).

Hierbij staan de volgende uitgangspunten centraal;

de melder kan er van op aan dat zijn melding in goede handen is

elke melding bewandelt de kortste weg naar de juiste behandelaar

elke melding wordt direct in behandeling genomen

medewerkers floreren omdat ze vanuit ambitie, kennis en kunde in hun kracht worden gezet. De lerende omgeving kent een ontwikkelcyclus die het leren en verbeteren tot een continu proces maakt

IDEEËN

Daniëlle Schiet

Idee/verbeterinitiatief bij onze groep was om inhoudelijke nieuwe ideeën van medewerkers (de experts) niet in een te vroeg stadium 'plat te slaan' met management en haalbaarheidsvragen. We moeten ideeën meer ruimte geven om te rijpen en meedromen met de medewerker van afdelingshoofd tot en met DG. Uiteraard komen later haalbaarheidsvragen, maar nu worden ideeën soms/regelmatig te vroeg in de kiem gesmoord (past niet, geen budget, politiek niet haalbaar, gaan we niet over, geen rijkstaak etc). Langer en hoger in de hiërarchie meedromen kan leiden tot nieuwe verfrissende oplossingen.

IDEEËN JW van Dijk

Idee

We gunnen –zoals aan de ambassadeur is toegezegd- iedere SZW-er de kans om met volledige steun waarbij middelen geen issue (zouden) aan de slag te gaan met verbetering, vernieuwing en innovatie!. Tegen deze achtergrond krijgt iedere medewerker een vrijstelling van 5 werkdagen (naar rato bij parttime werken) om zich in zijn eigen werk te laten inspireren welke kleine/grote aanpassingen in zijn werk mogelijk zijn die de ambitie van “iedereen leert en werkt in 2020” een stap dichterbij te brengen. Ook verbeteringen en innovaties in het werkpakket kunnen hierbij worden betrokken. De verwondering intern maar ook buiten het departement staat hierbij centraal. De wijze waarop een ieder de inspiratie, best practices van buiten naar binnen haalt staat centraal. Iedere medewerker krijgt een budget van 2500 euro om hiermee aan de slag te gaan. Niets is fout. Maar het is niet vrijblijvend. De paden op de lanen in om dit ouderwetse spreekwoord maar eens te parafraseren.

Droom

Dit is pas het begin van een SZW dat zich qua eigenaarschap, snelheid en innovatief vermogen onderscheid in ambtelijk den haag en die bovendien optimaal in verbinding is met elkaar

Realist

Qua aanpak kiezen voor een olievlekwerking. We beginnen met directies waarop energie zit. Die ermee aan de slag willen en als inspirerende best practice dienen. Het draagvlak voor deze actie wordt op MT SZW niveau geborgd. Niet als goedkeuring wat er gebeurd (dat is de verrassing waar welke best practices, ideeën en initiatieven ontstaan dat weten we nog niet). Wel steun en support en empowerment. Kleine initiatieven, groot succes. Ook de buitenwereld verkennen.

De deelnemende directies vormen als een cascade model ambassadeurs venten hun avonturen, verwonderingen en barrières uit. Het gaat niet vanzelf, dus aandacht geven zodat het groeit.

Criticus

Organiseer met garantie op succes. Laat dit niet in de kiem smoren door net te doen of we niet te maken hebben met politieke realiteit. Initiatieven kunnen strijdig zijn met de politieke wenselijkheid/krachtenveld. Dekking op hoog niveau essentieel. Middelen komen niet uit de lucht vallen. Enige richting te overwegen. Dit moet vroegtijdig met FEZ worden afgestemd ook met het oog op de financiele middelen. Dit geldt evenzo voor de vrijstelling van iedere mdw voor deze actie. Het heeft gevolgen voor de managementafspraken qua productie en hoort in e P&C cyclus geadresseerd te worden. Een communicatieplan –wie wat wanneer doet- en een afwegingsmatrix of en hoe –ook tegenstrijdige plannen- in de praktijk vorm krijgt moet worden uitgewerkt.

IDEEËN Evelien Smit

Ik denk dat ik mijn idee kan samenvatten onder de titel ‘Werken vanuit de bedoeling’, à la het boek van Wouter ’t Hart ‘Verdraaide organisaties, terug naar de bedoeling’.

Door Karl Raats werd de vraag naar een ‘goed idee’ ingeleid met de wens naar het gemotiveerd houden van medewerkers. En het zorgen dat zij (en wij!) niet gedemotiveerd raken.

Ik denk dat demotivering vooral plaats vindt door een te veel aan formuleren, structuren en processen waarvan de bedoeling niet duidelijk is. Dat wordt als corvee ervaren. Een van de recente ervaringen bij mezelf was het p-schouwformulier dat nu in een pilot wordt uitgerold dit jaar. Vanuit die achtergrond was mijn idee tweeledig:

om intern SZW alle onnodige regels en formulieren af te schaffen,

om richting de buitenwereld vol in te zetten op deregulering van wetgeving en lagere regelgeving, en dan niet in een nieuw wetsvoorstel ‘deregulering’ of een project, maar gewoon bij alle wetten ‘doen’!

Laten we intern SZW eens inventariseren welke regels en formulieren de meeste ergernis opwekken bij medewerkers en leidinggevenden en beginnen met ‘schrappen’. Te beginnen met een top tien.

Laten we bij het opstellen van nieuwe wetgeving voor iedere regel die ‘erbij komt’ in hetzelfde voorstel een andere bestaande regel ‘schrappen’. Of het doel proberen te bereiken op een andere manier dan met wet- en regelgeving.

Laten we het tegenspreken van medewerkers en leidinggevenden maar eens organiseren. Het leek ons een mooi idee een prijsvraag uit te schrijven met de vraag welk voorschrift of bepaling of ge- danwel verbod het slechtste is in de SZW-wetgeving.

En deze dan te onderzoeken op de bedoeling en zo mogelijk te schrappen.

IDEEËN

Marc Kerdijk

Het initiatief betreft kort samengevat: meer sociale cohesie.

Nadat de sportdag is afgeschaft is er departementaal eigenlijk niet iets voor in de plaats gekomen. Terwijl MT’s geregeld een heidag nemen om zich te bezinnen, creatief uit te dagen e.d., werken de medewerkers door. En dus stelde ik, een beetje naar voorbeeld van de Engelsen, een “bankholiday Monday”. Dat hebben we verder uitgewerkt.

Sociale cohesie, even weg van het werk, draagt bij aan kernthema’s van ons departement. Het stimuleert creativiteit, mindfullness en duurzaam inzetbaar zijn. En laten we dus geregeld een dag terug laten komen waarin departement breed hiermee aan de slag wordt gegaan. Niet met je eigen afdeling, maar met collega’s die je misschien niet eens kent. Budget neutraal: je regelt het zelf! Er is vast een collega in het pand die zijn hobby (kan van alles zijn) in de praktijk wil brengen… Of kijk eens buiten de deur en doe iets wat mensen raakt; waar we voor zijn bij SZW. (Niet dat de buitenwacht dus denkt: bij SZW werken ze nooit, maar wel: ze doen iets goed).

Aart-Jan Bette

Doel is bevorderen van meer directe verantwoordelijkheid/verantwoordelijkheidsgevoel van medewerker voor het eindproduct dat naar de bewindspersoon gaat. Notities gaan direct van de medewerkers naar de bewindspersoon. In digidoc zijn er geen tussenstappen. De rest van de lijn krijgt kopie en leest mee maar verandert de stukken niet. De medewerker kiest zelf welke mensen binnen en buiten de directie hij betrekt bij de notitie voor afstemming. Het is ook aan de medewerker om te bepalen of hij het MT van de directie inschakelt en zo ja welk MT-lid. De medewerker kan er dus voor kiezen om expliciet het akkoord van een MT-lid te vragen. Idee was om dit geleidelijk in te voeren door directie-MT´s 1 nota per week te laten aanwijzen die op deze manier wordt opgesteld.

De dromer vond dat idee mensen zou stimuleren om een eigen netwerk te ontwikkelen (omdat ze zelf hun afstemming regelen). Omdat mensen zelf hun support kunnen kiezen en organiseren, nemen mensen meer initiatieven, mensen zullen meer tevreden zijn over hun werk.

De realist zei dat een dergelijke aanpak in het MTSZW moet worden goedgekeurd (draagvlak in de top) en vervolgens in alle MT´s moest worden `afgetikt´. Er moest een campagne op intranet om het bekend te maken en er moest niet een ingewikkeld proces met ´1 nota per week` worden ontwikkeld. Laat de beslissing hierover aan de MT´s. De eerste voorbeelden moeten veel publiciteit krijgen. Na 3 maanden evalueren om te voorkomen dat het idee verdwijnt.

De criticus vond het idee niet volledig doordacht. Kun je verwachten dat iedereen alle consequenties overziet en meeneemt, bijvoorbeeld budgettaire punten en uitvoeringsaspecten. De MT-leden moeten met medewerkers in gesprek om te coachen hoe je zoiets aanpakt. Verder moeten er trainingen komen om mensen te leren hoe je een beleidsproces integraal aanpakt. Invoering moet geleidelijk, maar 1 nota per week is zuinig.

Charles Wijnker

Het idee is in feite om met medewerkers te doen wat we ook met

de managementgroep vorige week hebben gedaan. Dus we

bieden medewerkers een podium om eens per maand of per

week een idee te lanceren dat bijdraagt aan een beter SZW

(‘wat heb jij van ons nodig om te kunnen vlammen?’), en we

committeren ons op voorhand eraan om er ook iets mee te

doen, uiteraard binnen redelijke grenzen (bijdrage van de

criticus; moet relatief low budget kunnen, moet kunnen

beargumenteren dat het bijdraagt aan beter werk van SZW en

het MT SZW zou zich er ook expliciet aan moeten

committeren). Door ervoor te zorgen dat van iedere directie

binnen SZW er in ieder geval één iemand aan bod kan komen

kun je redelijk eenvoudig een impuls aan een mooier SZW

geven die in de hele organisatie zichtbaar is.

Mark Jacobs

Er moet veel meer ruimte en gelegenheid zijn om te experimenteren met nieuwe programma’s, projecten en wetgeving: in het kort, ruimte om proefballonnen op te laten.

Overleggen over nieuwe initiatieven worden vaak gekenmerkt door een negatieve discussie over de randvoorwaarden waaraan het initiatief moet voldoen: bijv. door digitale problemen, gebrek aan geld, gebrek aan politiek draagvlak, past niet in bestaande regelgeving, kan niet uitgevoerd worden. Deze discussie haalt de energie uit medewerkers en beperkt de creativiteit enorm. Er is op die manier amper ruimte voor het uitwerken en ontwikkelen van eigen ideeën door medewerkers.

De dromer (die alleen maar positieve gevolgen van het plan ziet) ziet mensen opbloeien en veel energie krijgen. Mensen gaan op zoek naar nieuwe ideeën. Medewerkers zullen naar buiten gaan om ideeën neer te leggen in de maatschappij en worden zo een ambassadeur van de organisatie. De veiligheid voelen om ideeën neer te leggen, uit te werken en uit te voeren, werkt bevrijdend. Er zal hard gewerkt worden en medewerkers zullen het werk bijna niet willen loslaten. Medewerkers van andere organisaties zullen jaloers zijn en bij ons willen komen werken.

De realist (die er voor zorgt dat het voorstel niet in abstracte termen blijft hangen) vindt het een geweldig idee om uit te voeren. Hij ziet het als zijn rol van manager om ideeën ongezien de lijn door te doen. Hij zal zich persoonlijk inzetten om de staatssecretaris ervan te overtuigen dat dit een goed idee is en dat zij ook achter het idee gaat staan. Hij verwacht een direct effect van de maatregel die ook leidt tot een situatie waarin medewerkers veel meer plezier hebben in hun werk.

De criticus (die kritiek geeft met het doel het idee te versterken) maakt zich zorgen over het politieke draagvlak en is bang dat het plan daarop strandt. Hij gaat regelen dat de minister en staatssecretaris zich in de Tweede Kamer hard maken om het idee door te voeren. Hij suggereert om de eerste proefballon te organiseren op een thema waarvan we weten dat de Tweede Kamer er geen nee tegen durft te zeggen.

Dagmar Sandee

SZW werkt in netwerken

In teams geef je thema’s vorm en werk je aan oplossingen voor problemen die zich bijvoorbeeld in de praktijk voordoen. Stel teams samen op basis van expertise, capaciteiten en competenties. Over de grenzen van directies en departementen heen, dus ook de eindgebruiker kan onderdeel zijn van het team. Daarmee benut je de kennis van SZW en andere departementen (beleid, FEZ, WBJA en Inspectie), de kennis uit de uitvoeringspraktijk (UWV, gemeenten, SVB etc) en de competenties van mensen. Beoogd doel is door het combineren van diverse expertise en competenties nieuwe ideeën op te halen en beleid te maken dat werkt in de praktijk. Randvoorwaarden zijn wel dat je per onderwerp bekijkt wie of wat je nodig hebt, teams ruimte geeft om met nieuwe ideeën te komen, resultaten vastlegt, het combineert met dagelijkse werk, prioriteiten stelt in wat we oppakken en hoe we het aanpakken (pragmatisch en niet te groot maken).

Presentatie

We stellen voor het idee te presenteren in een filmpje, waarin je bijvoorbeeld het beeld neerzet met infographics of teams/netwerken laat zien die al op deze manieren werken.

Marc Konings

Wij hebben bedacht om medewerkers ruimte te geven om

een of meerdere dagen uit regulier werk te halen en te

besteden aan verbinding met anderen / maatschappij en

verbreding. Medewerkers zien dat vaak als iets dat erbij

komt ipv als iets dat tot het werk behoort. Dus wellicht

niet alleen ruimte geven maar er ook iets meer op

sturen, niet perse in verplichtende sfeer, maar meer in

verleidende zin.

Arjan van der Lugt

Het idee is om inspecteurs veel meer te betrekken bij het

meerjarenplan van de inspectie SZW. Waardevolle

informatie van de inspecteurs kunnen we zo beter

benutten en we zorgen daarmee dat inspecteurs zich

betrokken voelden bij de koers van de inspectie.

IDEEËN

• 4 ideeën zijn niet aangeleverd.

HUISWERK

• Schrijf de komende 30 dagen elke dag 1 idee op in een

boekje.

• Hoeveel ideeën heb jij genoteerd en inmiddels

geïmplementeerd?