Management Letter 2014

Accountants-verslag 2014

Aan de Raad van Toezicht en de Directievan AMREF Flying Doctors (Nederland)

11 maart 2015

1© 2015 KPMG Accountants N.V. Alle rechten voorbehouden.

Pagina

Aanbiedingsbrief 2

1. Accountantscontrole

■ Controleaanpak en controlebevindingen / issues 3

2. Analyse financiële cijfers

■ Staat van baten en lasten 4

■ Balans 7

■ Reserves en Fondsen 8

3. Bevindingen en aanbevelingen

■ Verslaggevingsaspecten 9

■ Interne beheersing 11

■ Overige bevindingen en aanbevelingen 12

4. Overige zaken

■ Fraude en onafhankelijkheid 13

Inhoudsopgave

De contactpersonen bij KPMG voor dit verslag zijn:

Drs. H. Visser RAAuditPartner, Den Haag KPMG Accountants N.V.

Tel: +31 70 338 [email protected]

M. de Groot MSc RAAuditAssistent Manager, Den Haag KPMG Accountants N.V.

Tel: + 31 70 338 [email protected]

Pagina

Bijlagen

Ontwikkelingen in wet- en regelgeving 15


1. AccountantscontroleControleaanpak en controlebevindingen / issues

Geen ongecorrigeerde controleverschillen

Correctie foutief verantwoorde kosten in 2013 gecorrigeerd in 2014

Controleopdracht

De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging van 2 november 2012.Onze controle heeft tot doel het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening.

Opzet en reikwijdte controle

Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn.

Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de Raad van Toezicht en het management van AMREF. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude.

Status van de controle

Onze controle is afgerond met uitzondering van de volgende openstaande punten:

• Jaarverslag 2014

• Tekstuele controle jaarrekening

• Afronding van het controledossier

Gang van zaken tijdens de controle

Dankzij een goede voorbereiding en inzet van de bij AMREF betrokken medewerkers is onze controle goed verlopen. Wel vragen wij aandacht voor de tijdsplanning van de jaarafsluiting, accountantscontrole, vaststellen jaarverslag en goedkeuring door de RvT. Deze zijn onvoldoende op elkaar afgestemd.

Management

Er zijn geen meningsverschillen met het management ten aanzien van de financiële verantwoording en verslaggeving.

Daarnaast merken wij op dat wij tijdens de uitvoering van onze controle geen beperkingen hebben ondervonden in onze contacten met het management.

Controlebevindingen

Er is geen sprake van niet-gecorrigeerde controleverschillen.

Fout vorig boekjaar

Voor het project M-learning jibu NPL funding zijn in overeenstemming met de toekenning alle opbrengsten en kosten verantwoord in 2012 (jaar 1). Daarbij is ultimo 2012 het nog niet aan de partner betaalde bedrag van EUR 0,9 miljoen als schuld opgenomen in de balans. In 2013 is het bedrag van EUR 0,9 miljoen betaald in 2 tranches vanEUR 0,4 miljoen respectievelijk EUR 0,5 miljoen. De eerste tranche van EUR 0,4 miljoen is in mindering gebracht op de openstaande schuld van EUR 0,9 miljoen. De tweede tranche van EUR 0,5 miljoen is echter ten onrechte wederom als last verantwoord en niet in mindering gebracht op de nog openstaande schuld.

De verslaggevingsstandaarden inzake foutenherstel maken voor de wijze van corrigeren onderscheid tussen fundamentele fouten en niet-fundamentele fouten. Een fundamentele fout is een zodanige onjuistheid in een jaarrekening, dat de jaarrekening in ernstige mate tekortschiet in het geven van het vereiste inzicht. Bij een fundamentele fout dient een retrospectieve correctie plaats te vinden in de eerste jaarrekening die moet worden opgemaakt na constatering van de fout. Beginvermogen en vergelijkende cijfers dienen te worden aangepast. Een niet fundamentele fout dient ook te worden gecorrigeerd in de eerste jaarrekening die moet worden opgemaakt na constatering van de fout, echter zonder aanpassing van beginvermogen en vergelijkende cijfers.

AMREF is van mening dat de fout in 2013 geen fundamentele fout betreft aangezien meer toekenningen zouden zijn gedaan (en daarmee een last) wanneer zou zijn gebleken dat het resultaat EUR 0,5 miljoen hoger uit zou vallen. Het uiteindelijke resultaat zal daardoor niet wezenlijk anders zijn geweest. Voorts is AMREF van mening dat de jaarrekening 2013 niet in ernstige mate tekort schiet. Derhalve is de fout in boekjaar 2014 gecorrigeerd en zijn de vergelijkende cijfers niet aangepast. Wij onderschrijven deze verwerkingswijze.


2. Analyse van financiële kerncijfersStaat van baten en lasten

Staat van baten en lasten

Werkelijk Begroot WerkelijkEUR x 1.000 2014 2014 2013BatenBaten uit eigen fondsenwerving 5.546 5.590 4.890Baten uit acties derden 925 900 3.481Subsidies van overheden 8.689 7.649 8.784Rentebaten en baten uit beleggingen 173 123 94Som der baten 15.333 14.262 17.249LastenBesteed aan doelstelling Gezondheidsprogramma’s in Afrika 11.108 10.604 13.298Bewustwording/Voorlichting 2.070 1.731 1.588

13.178 12.335 14.886Werving baten Kosten eigen fondsenwerving 1.370 1.422 1.278Kosten verkrijging subsidies van overheden 20 40 14Kosten van beleggingen 12 3 1

1.402 1.465 1.293Beheer en administratie 635 596 685Som der lasten 15.215 14.397 16.864Jaarresultaat 118 -135 385

Bron: Concept jaarrekening 2014

Kengetallen

Werkelijk Begroot WerkelijkEUR x 1.000 2014 2014 2013Kosten/baten eigen fondsenwerving 24.7% 25.4% 26.1%Bestedingspercentage baten 85.9% 86.5% 86.3%Bestedingspercentage lasten 86.6% 85.7% 88.3%Kosten beheer en administratie 4.2% 4.1% 4.1%

Bron: Concept jaarrekening 2014


2. Analyse financiële cijfersStaat van baten en lasten (2)

Stijging in baten eigen fondsenwerving van 13%. Stijging betreft zowel particulieren, stichtingen als het bedrijfsleven

Baten uit acties derden met

EUR 2,6 miljoen afgenomen

door extra bijdrage in 2013

van de Nationale Postcode

Loterij

Subsidies overheden betreft

voornamelijk subsidies

verstrekt door het ministerie

van Buitenlandse Zaken en

zijn gelijk gebleven

Bestedingspercentage

(mede door corrective M-

learning jibu NPL funding)

afgenomen van 88,3% naar

86,6%

Baten eigen fondsenwerving

De baten uit eigen fondsenwerving laten een stijging zien ten opzichte van voorgaand jaar van 13%. De baten uit fondsenwerving bij particulieren zijn ten opzichte van voorgaand jaar met EUR 345.000 toegenomen. Hierbij is zowel sprake van een toename van het aantal donateurs als van een toename van het gemiddelde giftbedrag. De baten van stichtingen zijn als gevolg van een meer intensieve benadering door AMREF gestegen met EUR 205.000. Tenslotte zijn ook de baten afkomstig vanuit het bedrijfsleven met EUR 127.000 gestegen. Dit komt voornamelijk voort uit bestaande bedrijfsrelaties.

Baten uit acties derden

De baten uit acties derden bestaan, evenals in 2013, geheel uit bijdragen van de Nationale Postcode Loterij. De afname ten opzichte van voorgaand jaar met EUR 2,6 miljoen is het gevolg van de in 2013 ontvangen additionele bijdrage voor het project “Laat nomadenmeisjes vrouw worden zonder besnijdenis”. In 2014 zijn de baten uit acties derden van EUR 0,9 miljoen weer in lijn met de reguliere bijdrage van de Nationale Postcode Loterij.

Subsidies van overheden

In totaal is EUR 8,7 miljoen aan subsidies van overheden verkregen en dit is daarmee EUR 0,1 miljoen lager dan in 2013 (EUR 8,8 miljoen).

Baten uit subsidies voor overheden betreft voor EUR 6,6 miljoen subsidies van het ministerie van Buitenlandse Zaken, 1,3 miljoen van de Europese Unie en EUR 0,8 miljoen overige subsidies.

De EUR 6,6 miljoen subsidie door het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft voor EUR 3,1 miljoen betrekking op MFSII. Hiervan heeft EUR 1,0 miljoen betrekking op de WASH Alliance en EUR 2,1 miljoen op de SRHR Alliance. Voorts is voor de projecten ASK en StayingAlive EUR 1,3 miljoen respectievelijk EUR 2,2 miljoen aan baten verantwoord in 2014.

Besteed aan doelstelling

De bestedingen aan doelstellingen zijn met 11% gedaald vanEUR 14,9 miljoen in 2013 naar EUR 13,2 miljoen in 2014. Hierdoor is ook het bestedingspercentage baten en het bestedingspercentage lasten licht gedaald ten opzicht van vorig jaar.

Hierbij dient rekening te worden gehouden dat bij een juiste verwerking in 2013 van het project M-learning jibu NPL funding de bestedingen in 2013 EUR 14,4 miljoen zouden bedragen en 2014 EUR 13,7 miljoen.

Werving baten

De totale kosten werving baten zijn gestegen ten opzichte van vorig jaar. De toename van deze kosten is in lijn met de toename van de geworven baten.

Begroting

Ten opzichte van de begroting 2014 heeft AMREF EUR 1,1 miljoen meer baten verkregen. Met een toename van de kosten van EUR 0,8 miljoen is per saldo een resultaat behaald (EUR 0,1 miljoen) dat EUR 0,2 miljoen hoger ligt dan begroot (EUR 0,1 miljoen negatief). Zonder de correctie van EUR 0,5 voor het project M-learning jibu NPL fundingzou het resultaat 2014 EUR 0,4 miljoen negatief zijn geweest en daarmee EUR 0,3 miljoen lager dan begroot.


2. Analyse financiële cijfersStaat van baten en lasten (3)

Kosten/baten eigen

fondswerving bedraagt

24,7% in 2014 en gemiddeld

25,0% over de afgelopen drie

jaar

Correctie project M-learning

jibu NPL funding van invloed

op bestedingspercentages

Kwaliteit bestedingen

In het reglement CBF-Keur zijn criteria opgenomen die betrekking hebben op het kwalitatieve aspect van de bestedingen. Aan de hand van de jaarverslaggeving dient een fondsenwervende instelling ook aandacht te besteden aan de doelmatigheid van de bestedingen van fondsenwervende instellingen.

In het jaarverslag besteedt AMREF op een gestructureerde wijze aandacht aan de publieksverantwoording van de bestedingen door inzicht te geven in de doelstellingen en de realisatie daarvan. Ten behoeve van de beheersing van de bestedingen en de evaluatie is een stelsel van financiële en inhoudelijke beheersmaatregelen beschikbaar.

Toelichting kengetallen

■ Kosten/baten eigen fondsenwerving (24,7%)Dit kengetal (ook bekend als CBF kostenpercentage) geeft het aandeel weer van de kosten eigen fondsenwerving ten opzichte van de baten eigen fondsenwerving. Het CBF heeft een norm gesteld van maximaal 25% gemiddeld per jaar (gemeten over drie jaren).

Het kostenpercentage eigen fondsenwerving is met een gemiddelde van 25,0% op de CBF-norm van 25% (gemiddeld over drie jaren).

■ Bestedingspercentage baten (85,9%)Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale baten. De afname in de bestedingen aan de doelstellingen bedraagt 11,5% ten opzichte van een afname van de baten van 11,1%. Dit geeft per saldo een lichte daling van het bestedingspercentage (2013: 86,3%).

De foutieve verwerking van het project M-learning jibu NPL fundingin 2013 is van invloed geweest op deze percentages. De werkelijke bestedingen 2013 zijn immers EUR 0,5 miljoen lager dan verantwoord over 2013 en zijn als gevolg van de in 2014 doorgevoerde correctie in werkelijkheid EUR 0,5 miljoen hoger dan nu verantwoord over 2014. Bij een juiste verwerking in 2013 zou het bestedingspercentage 2013 83,4% betreffen en over 2014 89,2%.

■ Bestedingspercentage lasten (86,6%)Dit kengetal geeft de verhouding weer tussen de bestedingen aan de doelstelling en de totale lasten. De toename in de bestedingen aan de doelstellingen ten opzichte van 2013 bedraagt 11,5% ten opzichte van een afname in de lasten van 9,8%. De werkelijke verhouding ligt onder 2013 en onder budget.

Met een juiste verwerking van het project M-learning jibu NPL funding zou het bestedingspercentage lasten 89,9% zijn (2013: 85,3%).

■ Kosten beheer en administratie (4,2%)Dit kengetal geeft aan wat het aandeel van de kosten beheer en administratie is van de totale lasten (inclusief bestedingen aan doelstellingen). De werkelijke verhouding ligt net (+0,1%) boven 2013 en boven budget.


2. Analyse financiële cijfersBalans

Daarnaast is een nog te vorderen bedrag van EU 0,9 miljoen opgenomen in het kader van EU gesubsidieerde projecten. Een vordering van EUR 0,4 miljoen heeft betrekking op de afrekening van de Kenya Classic 2014.

Schulden op lange termijn

De schulden op lange termijn betreffen toegekende projectbijdragen voor 2016. Dit bedrag heeft per jaareinde volledig betrekking op toekenningen voor het “Alternative Rites of Passage” (ARP) project die in 2016 voor dit project zullen worden betaald.

Schulden op korte termijn

De kortlopende schulden betreffen voor EUR 1,8 miljoen toegekende projectbijdragen voor 2015 (2013: EUR 2,7 miljoen). De mutatie ten opzichte van voorgaand jaar betreft met name het project M-learningvan EUR 0,9 miljoen van de Nationale Postcode Loterij in 2013.

De kortlopende toegekende projectbijdragen betreffen onder meer EUR 0,5 miljoen in het kader van de ARP-projecten, EUR 0,3 miljoen inzake EU waterproject Uganda, EU project Samburu van EUR 0,2 miljoen en EUR 0,2 miljoen inzake ASK.

Daarnaast is een bedrag van EUR 1,2 miljoen aan vooruitontvangenbedragen verantwoord. Hiervan heeft EUR 1,0 miljoen betrekking op ontvangen maar nog niet bestede subsidies van het ministerie van Buitenlandse Zaken inzake het project Staying Alive. Een vooruitontvangen bedrag van EUR 0,2 miljoen heeft betrekking op het project ASK.

Continuïteitsveronderstelling

Er is geen sprake van onzekerheden in verband met gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over het vermogen van AMREF om haar continuïteit te handhaven

Beleggingen

AMREF hanteert een zeer defensief beleggingsbeleid die in lijn is met de ‘Richtlijn Financieel Beheer Goede Doelen’. Ultimo 2014 bestaat de beleggingsportefeuille volledig uit obligaties en obligatiefondsen.

Vorderingen De vorderingen betreffen met name nog te ontvangen projectbijdragen (EUR 2,1 miljoen). Hiervan heeft EUR 0,6 miljoen betrekking op nog te ontvangen bedragen vanuit het ministerie van Buitenlandse zaken inzake projecten SRHR en WASH.

Balans

EUR x 1.000 31-12-2014 31-12-2013Materiële vaste activa 20 20Beleggingen 1.493 1.509

Vorderingen en overlopende activa 2.246 1.427Liquide middelen 2.223 4.445Totaal 5.983 7.401

Stichtingskapitaal - -Reserves:■ Continuïteitsreserve 1.195 1.182■ Bestemmingsreserves 671 120Fondsen 262 708

Langlopende schulden 190 683Kortlopende schulden 3.665 4.708Totaal 5.983 7.401Bron: Concept jaarrekening 2014

Stijging in vorderingen door vooruitontvangenprojectbijdragen

Daling kortlopende schulden door afname schuld NPL M-Learning project


2. Analyse financiële cijfersReserves en fondsen

Continuïteitsreserve

Ultimo 2014 bedraagt de omvang van de continuïteitsreserve 0,3 keer de kosten van de eigen werkorganisatie (2013: 0,3). Dit valt binnen de CBF-norm van (maximaal) 1,5.

De omvang van de continuïteitsreserve is door de Raad van Toezicht van AMREF vastgesteld en bedraagt maximaal éénmaal de begrote uitvoeringskosten van de eigen organisatie voor het komende jaar verminderd met 50% van de werkelijke particuliere fondsenwerving huidig boekjaar en verminderd met 10% contractueel toegezegd volgend boekjaar. De continuïteitsreserve ultimo 2014 bedraagt als percentage volgens deze interne norm 93%. De intern afgesproken bandbreedte voor dit percentage bedraagt 50%-100%.

Naast deze relatie met de kosten van de werkorganisatie, in lijn met de bepalingswijze volgens het CBF, dient gerefereerd te worden aan een risicoanalyse en gekwantificeerde risico’s (VFI Richtlijn Financieel Beheer Goede Doelen / Publieke Managementletter voor de goede doelensector van de NBA). De reserve moet zijn gebaseerd op een analyse van de specifieke risico’s en de periode waarvoor de fondsenwervende instelling deze wil afdekken.

Dit is overeenkomstig RJ 650.316 op basis waarvan een toelichting gegeven dient te worden op de noodzakelijk geachte omvang van de continuïteitsreserve alsmede de daaraan ten grondslag liggende veronderstellingen.

Reserves en fondsen

Balans Resultaat BalansEUR x 1.000 31-12-2013 2014 31-12-2014

Continuïteitsreserve 1.182 13 1.195

Bestemmingsreserves 120 551 671

Bestemmingsfondsen 708 -/-446 262

Totaal reserves en fondsen 2.010 118 2.128

AMREF ligt in haar jaarrekening de systematiek voor het bepalen van de continuïteitsreserve toe. AMREF geeft echter geen inzicht in de specifieke risico’s en de daarvoor noodzakelijk geachte omvang van de continuïteitsreserve. Wij adviseren AMREF de omvang van de continuiteitsreserve in overeenstemming met de VFI Richtlijn te koppelen aan de risico’s en deze in de jaarrekening toe te lichten.

Bestemmingsreserves

De bestemmingsreserves worden aangehouden om in de komende jaren te worden ingezet voor concrete doelen en projecten. De bestemmingsreserves hebben voor een groot deel betrekking op de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling (EUR 0,7 miljoen). Deze reserve is gevormd voor de ontwikkeling van de organisatie en de investeringen die hiervoor in de komende jaren moeten worden gemaakt.

Bestemmingsfondsen

In 2014 zijn twee bestemmingsfondsen op de balans verantwoord. Het bestemmingsfonds Nationale Postcode Loterij van EUR 0,2 miljoen heeft betrekking op de in 2013 ontvangen bijdrage voor het project “Laat nomadenmeisjes vrouw worden zonder besnijdenis”. Dit bedrag dient ter dekking voor de kosten die in 2015 en 2016 gemaakt zullen worden voor dit project.

Daarnaast is een bestemmingsfonds opgenomen voor rente-opbrengsten uit MFSII, ASK en Staying Alive ontvangsten (EUR 64.000).

Continuïteitsreserve AMREF

onder maximale CBF en VFI

Norm en binnen interne

normen

Omvang continuïteitsreserve

niet gebaseerd op een

analyse van specifieke

risico’s en de periode

waarvoor deze worden

afgedekt


3. Bevindingen en aanbevelingenVerslaggevingsaspecten

Jaarrekening is opgesteld in

overeenstemming met RJ

650

Grondslagen voor

waardering en

resultaatbepaling zijn

ongewijzigd

Aanbevelingen in het kader

van toelichtingen in de

jaarrekening

Presentatie

De jaarrekening 2014 is opgesteld overeenkomstig de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (RJ 650).

Het jaarverslag en de jaarrekening 2014 van AMREF voldoet tevens aan de volgende eisen van het CBF reglement:

■ de verantwoording over het kwalitatieve aspect en de doelmatigheid van de bestedingen;

■ een uiteenzetting van het vermogensbeleid en het beleggingsbeleid;

■ het toepassen van het voorgeschreven format bezoldiging directie;

■ het opnemen van een verantwoordingsverklaring.

Waardering en resultaatbepaling

De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar.

Normenkader

Bij het opstellen van de jaarstukken moet rekening gehouden worden met de toelichtingsvereisten en -aanbevelingen op grond van

■ RJ 650, in samenhang met de volledige RJ-richtlijnen;

■ het Reglement CBF Keur (verplicht voor CBF-leden);

■ de VFI Richtlijn Financieel Beheer Goede Doelen (verplicht voor VFI-leden);

■ de Publieke Managementletter voor de goededoelensector van de NBA;

■ de toelichtingsvereisten van de WNT.

Kennis van minimale toelichtingsvereisten is belangrijk bij de voorbereiding van uw jaarstukken. Hieronder geven we enkele toelichtingsvereisten en -aanbevelingen weer die naar onze mening beter tot uitdrukking zouden kunnen/moeten komen in uw jaarstukken.

Jaarrekening

■ duidelijke vermelding van de reden voor het aanhouden van de bestemmingsreserves, hoe de hoogte ervan is bepaald en wanneer de gelden aan concrete doelen en projecten worden toegezegd. Tevens vermelding van het moment waarop daadwerkelijk tot uitbetaling zal worden overgegaan (Publieke Managementletter NBA). In de grondslagen en de toelichting op de jaarrekening wordt uiteengezet waar de reserves voor dienen. Voor de besteding van de bestemmingsreserve ‘organisatieontwikkeling’ is aangegeven dat hiervoor in 2015 een meerjarenplan zal worden opgesteld en is nog geen moment van uitbetaling aangegeven.

■ analyse van verschillen tussen de begroting en de werkelijke cijfers (RJ 650.404). Cijfermatig wordt in de toelichting op de jaarrekening toegelicht wat de verschillen tussen de begroting en de werkelijke cijfers zijn. Naar onze mening kan de jaarrekening van AMREF verder verbeterd worden door ook een analyse van de verschillen op te nemen.

■ In de toelichting op de continuïteitsreserve wordt de berekening van de door het CBF en VFI maximale hoogte van de continuïteitsreserve vermeld, zonder nader in te gaan op de hieraan ten grondslag liggende motivering voor het gebruik van de begrote uitvoeringskosten 2015 in plaats van de werkelijke uitvoeringskosten 2014.

■ AMREF heeft een hoog saldo liquide middelen. Gebruikers leggen hierbij veelal niet de link naar de aangegane verplichtingen en zien slechts veel geld “op de plank”. Het risico van imagoschade is aanwezig. Het is aan te bevelen in de jaarrekening bij de toelichting op liquide middelen de link naar de projectverplichtingen te maken.


3. Bevindingen en aanbevelingenVerslaggevingsaspecten

Aanbevelingen in het kader van omvang en inhoud jaarverslag

Omvang en inhoud jaarverslag

Als gevolg van het streven naar meer transparantie en wijzigende regelgeving is de omvang van veel jaarverslagen de laatste jaren toegenomen. Echter, het opnemen van meer informatie betekent niet per definitie dat de transparantie toeneemt. Integendeel, het risico bestaat dat het verslag minder transparant wordt omdat de gebruiker wordt overladen met informatie.

Wij adviseren AMREF ten aanzien van de omvang en de inhoud van toekomstige jaarverslagen de volgende aspecten in overweging te nemen:

■ verwijderen statische informatie; Op diverse plaatsen in een jaarverslag is vaak sprake van statische informatie, zoals beschrijvingen van beleid (waaronder het anti-corruptiebeleid, sanctiebeleid enzovoorts), programma’s, en projecten. Deze (jaarlijks gelijkblijvende) informatie kan in andere (digitale) vorm ter beschikking worden gesteld. In het jaarverslag kan naar deze andere informatie worden verwezen.

■ beoordelen van de balans tussen kwantitatieve en kwalitatieve gegevens, waardoor wellicht met minder tekst kan worden volstaan. Van belang is dat de kwantitatieve gegevens zijn gerelateerd aan de doelstelling, en meetbaar en controleerbaar zijn.

AMREF heeft ons geïnformeerd dat voor het jaarverslag 2015 wordt nagegaan of een nieuwe opzet van het jaarverslag wenselijk is.


3. Bevindingen en aanbevelingenInterne beheersing

AO/IB geeft voldoende waarborgen voor een getrouwe verantwoording

Geen investering in projectmanagement software.

In 2015 besluit over de mogelijke aanschaf van een tijdschrijfsysteem voor de kostenverdeling

Administratieve organisatie en Interne beheersing AO/IB

Bij de controle van de jaarrekening richten we ons tevens op de waarborgen voor de interne beheersing die zijn getroffen in de besturende, de primaire en de ondersteunende processen, voor zover de met deze processen samenhangende posten relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. Voor AMREF in Nederland zijn de volgende processen in de controle 2014 betrokken:

Besturende processen

■ Governance

■ Risicobeheer

■ Planning & Control en verslaggeving

■ Frauderisicobeheer

Primaire processen

■ Projectbestedingen

■ Fondsenwerving

Ondersteunende processen

■ Personeel

■ Kosten en betalingsorganisatie

■ Financiële administratie

■ Beleggingen

De administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) die is verankerd in de bedrijfsvoering van AMREF geeft voor de controle van de jaarrekening voldoende waarborgen voor een getrouwe verantwoording.

AMREF is een groeiende organisatie en verwacht in de komende jaren een verdere groei te gaan realiseren. De interne organisatie zal deze ontwikkeling moeten volgen en hiervoor mogelijke verdere investeringen in de organisatie moeten doen om verder te professionaliseren.

Het bestuur is zich bewust van de aanpassingen/verbeteringen welke dienen te worden aangebracht in de administratieve organisatie en interne beheersing naar aanleiding van de in het verleden door KPMG gesignaleerde verbeterpunten. Deze verbeteringen hebben betrekking op de aanschaf en implementatie van een systeem voor projectadministratie en een systeem voor urenverantwoording van personeel in het kader van een adequate kostenverdeling.

Status van bevindingen voorgaande jaren en 2014

Projectadministratie Wij merken, evenals voorgaande jaren, op dat de tool budget contribution plan (BCP) ten behoeve van de monitoring van projecten is opgesteld in Excel. Het voeren van projectbeheer op basis van Excel is foutgevoelig en brengt risico’s met zich mee. Een voorbeeld hiervan is de reeds genoemde foutieve verwerking van een betaling in 2013. Aanpassing c.q. verbetering omtrent de interne beheersing van het administratief systeem is vanuit kosten/batenperspectief voor AMREF momenteel nog niet haalbaar gebleken. Gezien de (verwachte) aanhoudend groei van de AMREF neemt de behoefte naar verbetering van de interne beheersing van de projectadministratie toe.

• Kostenverdeling Momenteel worden de personeels- en overige kosten toegerekend op basis van jaarlijks vooraf bepaalde kostenverdeelsleutels. Door de groei van de organisatie zullen deze toe te rekenen kosten eveneens hoger worden. Kostenverdeelsleutels worden tussentijds niet herzien op basis van de werkelijke inzet/kosten voor activiteiten. Indien er belangrijke wijzigingen hebben plaatsgevonden in de allocatie wordt de prognose en de kostenverdeelsleutel wel aangepast. In 2015 zal een besluit genomen worden over het mogelijk aanschaffen van een tijdschrijfsysteem.


3. Bevindingen en aanbevelingenOverige bevindingen en aanbevelingen

Geen inconsistenties tussen overige gegevens in de jaarstukken en de jaarrekening

Geen aandachtspunten geautomatiseerde omgeving

Overige informatie in de jaarstukken

Onze verantwoordelijkheid voor overige informatie in de stukken die onderdeel zijn van de jaarrekening en vallen onder onze controleverklaring beperkt zich tot de in onze controleverklaring vermelde financiële informatie. Wij zijn dan ook niet verplicht tot het bevestigen van de juistheid van overige informatie die is vermeld in deze stukken. Wij hebben de overige informatie in de jaarstukken echter wel gelezen; hieruit zijn geen zaken naar voren gekomen die zouden wijzen op een inconsistentie van materieel belang tussen deze gegevens en de presentatie ervan en de gegevens in de jaarrekening en de presentatie daarvan.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Bij het beoordelen van de interne risicobeheersings- en controlesystemen heeft tevens een beoordeling plaatsgevonden van de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole.

In het kader van de jaarrekeningcontrole zijn met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking geen aandachtspunten te melden.


4. Overige zakenFraude en onafhankelijkheid

Voldoende aandacht voor fraudebeheersing

Geen aanwijzingen voor fraude

KPMG is onafhankelijk

Het voorkomen van fraude en naleving wet- en regelgeving

De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Het is vervolgens de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de directie de benodigde beheersmaatregelen heeft genomen om de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving te waarborgen.

Tijdens de controle van de jaarrekening identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.

AMREF is zich bewust van frauderisico’s en er is een fraudepreventiebeleid vastgesteld. De controle op naleving vindt plaats door de resultaten van de programma’s nauwlettend in de gaten te houden door bijvoorbeeld veldbezoeken door de portfoliohouders.

Wij hebben geen aanwijzingen voor fraude geconstateerd.

Bevestiging van onze onafhankelijkheid

Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze accountantsorganisatie en AMREF en alle personen die toezicht uitoefenen op de financiële verslaggeving schriftelijk te rapporteren, en onze onafhankelijkheid als externe accountant ten opzichte van AMREF schriftelijk te bevestigen. Binnen KPMG zijn diverse maatregelen van kracht om de onafhankelijkheid van onze organisatie en onze medewerkers te waarborgen, waaronder:

■ interne regels en procedures inzake onafhankelijkheid. De regels omtrent de kwaliteit en onafhankelijkheid van onze beroepsuitoefening zijn opgenomen in onze gedragscode: de KPMG Professional Code. De KPMG Professional Code is van toepassing op alle KPMG’ers en wordt voortdurend geactualiseerd;

■ jaarlijkse bevestiging van hun onafhankelijkheid door KPMG-partners, -directors, -professionals en -support staff. Elk jaar wordt de juistheid van deze bevestigingen steekproefsgewijs beoordeeld door de afdeling Ethics & Independence van KPMG;

■ procedures inzake de aanvaarding van nieuwe cliënten en opdrachten, zoals een beoordeling of dit in combinatie met bestaande dienstverlening zou kunnen leiden tot belangenverstrengeling;

■ interne en externe kwaliteitsbeoordelingen van de controledossiers en organisatorische procedures;

■ beoordelingen (opgesteld door partners die niet bij de opdracht betrokken zijn) of bepaalde criteria zijn nageleefd, teneinde te zorgen voor een deugdelijk en professioneel accountantsoordeel;

■ rotatie van senior teamleden na een periode van zeven jaar voor alle assuranceopdrachten waarna een time-outperiode van ten minste twee jaar dient te worden nageleefd. In uitzonderlijke omstandigheden, kan rotatie worden uitgesteld indien aanvullende waarborgmaatregelen zijn genomen.

Hierbij bevestigen wij onze onafhankelijkheid als externe accountantsorganisatie ten opzichte van AMREF per de datum van dit verslag overeenkomstig de voor ons geldende gedragscodes en overige regelgeving. Tevens bevestigen wij dat onze objectiviteit gedurende 2014 en tijdens de controle over dit boekjaar niet in het geding is geweest.

Bijlagen


BijlagenOntwikkelingen in wet- en regelgeving

Validatiestelsel leidt tot nieuwe gedragscode

Validatiestelsel en nieuwe gedragscode

Vanwege de maatschappelijke betekenis van filantropie is het van belang dat filantropische instellingen het vertrouwen hebben en blijven houden van maatschappij en overheid. Dit vertrouwen is gebaat bij transparant handelen, voldoen aan normen voor verantwoorde werving en besteding van donaties, goed bestuur, toezicht en hierover verantwoording afleggen aan maatschappij en overheid.

In het in 2011 tussen de overheid en de sector filantropie gesloten convenant ‘Ruimte voor geven’ is de afspraak vastgelegd dat de ministeries van Veiligheid en Justitie en Financiën en de Samenwerkende Brancheorganisaties Filantropie (SBF) gezamenlijk een moderne visie op toezicht en verantwoording opstellen. Dit heeft geleid tot een visienotitie, waarin een te ontwikkelen validatiestelsel wordt genoemd.

Validatie wordt gezien als een verzamelterm voor normalisatie, certificering en accreditatie en heeft als doel de transparantie van de sector en de kwaliteit van het toezicht te verbeteren. Het validatiestelsel bestaat uit een drietal onderdelen:1. één keurmerkstelsel voor alle fondsenwervende instellingen;2. één gedragscode voor alle leden van de brancheorganisaties in de

filantropie;3. publiekstoegankelijke internetportalen van de brancheorganisaties

met vermelding van aangesloten organisaties.

Het jaar 2015 is een overgangsjaar voordat in 2016 het nieuwe stelsel van kracht wordt en de opgestelde normen algemeen verbindend kunnen worden verklaard.

Code goed bestuur

Als eerste stap in het nieuw te ontwikkelen validatiestelsel heeft de sector een nieuwe gedragscode opgesteld. Deze nieuwe code vervangt de bestaande codes voor fondsenwervende instellingen en moet gezien worden in samenhang met de kaders die vanuit het publieksbelang zijn gesteld en het nog te ontwikkelen keurmerkstelsel voor fondsenwervende instellingen.

In de code (Gedragscode SBF d.d. 24 december 2013) is rekening gehouden met de diversiteit in de sector. Dat komt onder andere tot uiting in verschillende hoofdstukken voor vermogensfondsen, fondsenwervende instellingen en kerken. De code is opgebouwd uit drie lagen:1. kernwaarden;2. basisregels/minimumeisen;3. aanbevelingen.

De basisregels en aanbevelingen gaan over besturen, toezicht houden, verantwoording afleggen en omgang met belanghebbenden.

De minimumeisen in de code sluiten aan bij de huidige ANBI-criteria.

De code volgt zowel inhoudelijk als wat betreft de toepassing (het ‘pas toe of leg uit’-principe) de huidige Code voor Goed Bestuur (Code Wijffels).

Aandachtspunten zijn echter ‘nieuwe’ basisregels en aanbevelingen, zoals de volgende:■ De organisatie dient verantwoording af te leggen over de wijze

waarop zij kan bepalen of zij resultaat boekt (aan de hand van welke factoren) en over de wijze waarop zij de behaalde resultaten wil monitoren dan wel aan prestatiemeting wil doen. Tevens dient zij te verantwoorden wat zij tot nu toe wel/niet heeft bereikt met de besteding van middelen aan programma’s en/of projecten.

■ De organisatie wordt aanbevolen verantwoording af te leggen over de manier waarop gestreefd wordt naar een duurzame bedrijfsvoering en ethisch handelen, en over positieve effecten daarvan zowel op sociaal, milieu- als economisch gebied.

■ De organisatie legt verantwoording af over haar functioneren op het Centraal Informatiepunt Filantropie.


BijlagenOntwikkelingen in wet- en regelgeving (2)

Strenge regelgeving voor anti-omkoping en anti-corruptie

Aandacht voor facilitation payments gevraagd

Definitie omkoping

Het doen van een gift of belofte dan wel het verlenen of aanbieden van een dienst aan een persoon met het doel deze persoon te bewegen in zijn bediening iets te laten doen of juist na te laten.

Omkoping wordt als synoniem voor corruptie gebruikt.

Antiomkoping- en anticorruptiewetgeving

Wereldwijde inspanningen om omkoping en corruptie te bestrijden hebben geleid tot toenemende wet- en regelgeving. Internationale verdragen tegen omkoping en corruptie zijn inmiddels verwerkt in de wetgeving van de meeste landen. Organisaties moeten dus niet alleen rekening houden met de lokale wetgeving tegen omkoping en corruptie, maar met alle wetgeving die geldt voor de landen waarin ze actief zijn.

Een organisatie kan strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld voor omkoping in verband met haar bedrijfsactiviteiten door personen die voor of namens haar werkzaam zijn. Het hebben van een effectief compliance framework om omkoping te voorkomen, te detecteren en passend op te volgen beperkt de risico’s van vervolging en sanctionering.

Gezien de geografische locaties waarin AMREF actief is, adviseren wij om ervoor te zorgen dat naleving van antiomkoping- en anticorruptiewetgeving binnen AMREF op alle niveaus aandacht krijgt. Bij het opstellen van een effectief kader voor deze naleving kan men zich baseren op de ‘adequate procedures’ die gelden in het kader van de Britse Bribery Act en de ‘10 hallmarks’ aangaande de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Beide zijn van gelijksoortige strekking.De zes principes in het kader van de Britse Bribery Act zijn als volgt:

1) Proportionele procedures

Procedures ter voorkoming van omkoping zijn proportioneel aan de omkopingsrisico’s die de organisatie loopt en aan de aard, omvang en complexiteit van de activiteiten van de organisatie. Ze zijn tevens duidelijk, praktisch, toegankelijk, effectief doorgevoerd en afgedwongen.

2) Verbintenis hoger kader

Het hoogste management legt zich toe op het voorkomen van omkoping door personen die verbonden zijn aan de organisatie. Zij koesteren een cultuur binnen de organisatie waarin omkoping absoluut niet toelaatbaar is.

3) Risicobeoordeling

De organisatie stelt de aard en omvang vast van de mate waarin de

organisatie is blootgesteld aan potentiële externe en interne risico’s dat personen die verbonden zijn aan de organisatie zich schuldig maken aan omkoping. De beoordeling vindt periodiek plaats op basis van informatie en documentatie.

4) Due diligence

De organisatie voert duediligenceprocedures uit, waarbij zij een proportionele en risicogebaseerde benadering hanteert, met betrekking tot personen die voor of namens de organisatie diensten (zullen) verlenen, teneinde gesignaleerde omkopingsrisico’s te beperken.

5) Communicatie (met inbegrip van training)

De organisatie tracht te garanderen dat haar beleid en procedures ter voorkoming van omkoping via interne en externe communicatie in de hele organisatie worden verankerd en begrepen (waaronder training), een en ander in verhouding tot de risico’s die zij loopt.

6) Toezicht en beoordeling

De organisatie houdt toezicht op en beoordeelt procedures bedoeld ter voorkoming van omkoping door personen die in verband met haar staan en brengt waar nodig verbeteringen aan.

Facilitation payments

Het Openbaar Ministerie (OM) zal in de praktijk gedragingen die zijn aan te merken als ‘facilitation payments’ niet vervolgen. Bij het al dan niet overgaan tot vervolging neemt het OM de volgende factoren mee in zijn vervolgingsbeslissing:■ Het gaat om handelen of nalaten waartoe de betrokken ambtenaar

reeds rechtens verplicht was. De betaling mag op geen enkele wijze een concurrentieverstorend effect hebben.

■ Het gaat om, in absolute of relatieve zin, kleine bedragen.■ Het gaat om betalingen aan lagere ambtenaren.■ De gift moet transparant in de administratie van de onderneming

opgenomen worden en mag niet verheimelijkt worden.■ Het initiatief tot de gift moet zijn uitgegaan van de buitenlandse

ambtenaar.

Strikt genomen zijn deze betalingen ter ’vergemakkelijking’ onder de Nederlandse wet echter wel strafbaar.



WNT

Sinds 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (hierna: WNT) van kracht. Dit betekent dat elke entiteit die valt onder de reikwijdte van de WNT te maken heeft met een normering van de bezoldiging aan topfunctionarissen en jaarlijks informatie op naam over de bezoldiging dient te publiceren. Het gaat hierbij om de som van de beloning, vaste en variabele belaste vergoedingen en voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn. Tevens is een norm gesteld ten aanzien van uitkeringen in verband met beëindiging dienstverband topfunctionaris en dient informatie inzake deze uitkeringen openbaar te worden gemaakt.

Het algemene bezoldigingsmaximum voor 2014 is vastgesteld op EUR 230.474 bestaande uit EUR 187.340,- bruto beloning, EUR 8.263 -onkostenvergoeding en EUR 34.871 pensioenbijdrage.

Op 1 januari 2015 is de Wet verlaging bezoldigingsmaximum WNT in werking getreden. Dat betekent dat het bezoldigingsmaximum is verlaagd van 130% naar 100% van de bezoldiging van een minister. Het maximum bedraagt nu EUR 178.000. Nu de wet in werking is getreden (WNT-2), wordt het maximum jaarinkomen in de (semi)publieke sector verlaagd van EUR 187.340 naar EUR 144.108 salaris (plus belastbare kostenvergoeding en pensioenbijdrage, in totaal EUR 178.000).

Vanaf 1 januari 2015 geldt dat in de tabel van de VFI-beloningsregeling directeuren voor de hoogste categorie K een jaarinkomen is opgenomen dat hoger is dan de WNT-2 norm. AMREF valt niet in deze hoogste categorie K, maar valt in 2014 in categorie G.

Voorwaarde voor AMREF om onder de WNT te vallen is dat subsidies samen per kalenderjaar minimaal EUR 500.000 bedragen en ten minste 50% van de inkomsten van de rechtspersoon bedragen voor een periode van 3 kalenderjaren. De subsidies verkregen vanuit BuZa overschrijden in de periode 2012 tot en met 2014 wel deze grens van EUR 500.000, echter bedragen deze voor de perioden 2012-2014 niet meer dan 50% van de inkomsten. AMREF valt in 2014 derhalve niet onder de WNT.

Op basis van de begroting zullen de subsidies in 2015 52% van de totale inkomsten bepalen en wordt per 2015 derhalve wel voldaan aan deze voorwaarden.

Wet Werk en Zekerheid vanaf 1 januari 2015 en verder

Met ingang van 1 januari 2015 wordt de Wet Werk en Zekerheid gefaseerd ingevoerd. De wet leidt tot ingrijpende aanpassingen inzake de rechtspositie van flexwerkers, het ontslagrecht, de transitievergoeding en de WW.

Per 1 januari 2015:

■ Geen proeftijd meer mogelijk in een tijdelijk contract van 6 maanden of korter

■ Werknemers met een contract van 6 maanden of langer moeten uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk te horen krijgen of het contract wordt verlengd en onder welke voorwaarden

■ De regels voor loondoorbetaling bij oproepkrachten worden strenger

Per 1 juli 2015

■ De ketenbepaling wordt verkort. Een werknemer heeft straks al na 2 jaar (of 3 tijdelijke contracten) recht op vast dienstverband.

■ Er komen 2 vaste ontslagroutes die afhankelijk zijn van de reden van het ontslag (UWV en kantonrechter).

■ Werknemers ontvangen een transitievergoeding bij ontslag na een dienstverband van twee jaar of langer.

■ Werknemers die een vaststellingsovereenkomst tekenen, hebben een bedenktermijn van 2 of 3 weken

■ Er komt een wettelijk scholingsrecht voor werknemers.

Per 1 januari 2016:

■ De maximale duur van de WW-uitkering wordt geleidelijk verkort van 38 naar 24 maanden.



WKR verplicht per1 januari 2015

Wetsvoorstel vervangen VAR door BLG in behandeling

Pensioenwetgeving gewijzigd per 1 januari 2015

Ontwikkelingen loonbelasting

WKR verplicht per 1 januari 2015

Na een periode van vrijwillige toepassing van de werkkostenregeling (hierna: WKR), is de WKR vanaf 1 januari 2015 verplicht. Hierbij geldt vanaf 2015 een vrije ruimte van 1,2% (2014: 1,5%) van de fiscale loonsom: tot dat bedrag is geen eindheffing (80%) verschuldigd over de door de werkgever aangewezen posten. Er zijn diverse begrippen nader uitgewerkt, zoals: geen loon, intermediaire kosten, nihilwaarderingen, forfaitaire waarderingen, gerichte vrijstellingen en verplicht loon. De kosten van opleiding of studie, cursussen, congressen, seminars alsmede vakliteratuur en (verplichte) inschrijving in een beroepsregister zijn gericht vrijgesteld en tasten de vrije ruimte niet aan.

BGL vervangt VAR op termijnIn 2015 gaat de wet- en regelgeving voor de Verklaring arbeidsrelatie (hierna: VAR) veranderen. Het is nog niet bekend wanneer de nieuwe wet ingaat. Doelstelling is duidelijkheid verschaffen over de arbeidsrelatie en de verplichting om loonheffingen in te houden en af te dragen. De Beschikking geen loonheffingen (BGL) vervangt dan de VAR. Voor het aanvragen van de BGL wordt een webmoduleontwikkeld.

■ De BGL beperkt zich uitsluitend tot het oordeel of voor de arbeidsverhouding een inhoudingsplicht bestaat voor de loonheffingen (geen kwalificatie voor de inkomstenbelasting, zoals dat bij de VAR wel het geval was).

■ De opdrachtgever wordt bij de BGL medeverantwoordelijk voor de controle op de juistheid van de BGL (de werkzaamheden en de wijze waarop en de condities waaronder deze worden verricht moeten volledig overeenkomen met de vermeldingen op de BGL) ingeval freelancers worden ingeschakeld.

Gewijzigde pensioenwetgeving vanaf 1 januari 2015

Vanaf 1 januari 2015 is de fiscaal gefaciliteerde pensioenopbouw van werknemers versoberd. De wijzigingen betreffen samengevat:

■ Verlaging opbouwpercentage voor een eindloonregeling naar maximaal 1,657% (pensioenrichtleeftijd van 67 jaar)

■ Verlaging opbouwpercentage voor een middelloonregeling naar maximaal 1,875% (pensioenrichtleeftijd van 67 jaar)

■ Verlaging opbouwpercentages voor beschikbare premie regelingen

■ Begrenzing pensioengevend loon voor het werknemerspensioen tot € 100.000 – mogelijkheid tot nettolijfrente en nettopensioen

© 2015 KPMG Accountants N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263683, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden.

De naam KPMG, het logo en ‘cutting through complexity’ zijn geregistreerde merken van KPMG International.

Management Letter 2014

Documents

Transcript of Management Letter 2014