1

MAART APRIL 2016

- Opruimdagen en bijkomende opruimacties:

Prullaria en alles wat niet tot het archief behoort wordt uit het archiefdepot geweerd. Een

archiefdepot is immers geen stockageruimte. Hiervoor wordt in elke gemeente een of

meerdere opruimdagen georganiseerd. Er is afgesproken dat administratieve reeksen enkel

in het archief van Roeselare bewaard worden, in andere archieven kunnen ze dus afgevoerd

worden. Dat levert spectaculaire fotos op.

o Gemeente Moorslede

o Gemeente Wielsbeke

2

o Gemeente Hooglede

o Gemeente Ledegem (documentatie uit archiefrekken gehaald met terugkoppeling via

secretaris naar personeel)

- Afstoten administratieve reeksen:

Binnen Midwest is er de afspraak dat deze reeksen centraal bewaard worden in Roeselare.

Eens deze reeksen in Roeselare volledig zijn, kunnen ze elders worden afgestoten.

o kunstenaar Pedro Piet haalt de admin. reeksen die voor hem aan de kant werden

gezet in het stadsarchief Izegem op

o Vanuit FARO werd aan IGA de vraag gesteld om in te stappen in het project Govpub

die als doel heeft op Vlaams en federaal niveau de administratieve reeksen in kaart

te brengen. Momenteel is het stadsarchief Roeselare bezig met de opmaak van een

ABS waarin ook de titels van de serile overheidspublicaties worden opgenomen.

Wanneer deze ABS klaar is, zal het veel eenvoudiger zijn om informatie met andere

te delen. Daarom werd in overleg met Willy Vallaey beslist om (nog) niet in het

Govpub-verhaal in te stappen.

- Opmaken plaatsingslijst:

Om een zicht te krijgen op welkarchiefmateriaal zich allemaal in de archiefruimtes bevindt,

worden plaatsingslijsten opgemaakt. Deze lijsten dienen als basis voor het opmaken van

selectielijsten.

o Opmaak plaatsingslijst gemeentearchief Hooglede

o Opmaak plaatsingslijst OCMW-archief Hooglede

3

o In kaart brengen van de aanwezige bevolkingsboeken en registers burgerlijke stand

gemeente Moorslede (i.f.v. digitaliseringsproject)

o Opmaak plaatsingslijst OCMW-archief Ledegem

o Opstart opmaak plaatsingslijst gemeentearchief Moorslede

- Opmaken selectielijst:

o Verwerken van vragen en opmerkingen op de selectielijst gemeentearchief

Moorslede

o Opmaak selectielijst OCMW Moorslede + toelichting geven bij selectielijst OCMW

Moorslede en verwerken van vragen en opmerking hierbij

o Opmaak selectielijst OCMW Hooglede

- Vernietiging van archief:

o Aanvraag ingediend bij Rijksarchief Brugge voor vernietiging archief bij archief

Moorslede

o Opmaak overzicht mogelijke archiefvernietigingsfirmas

o Selecteren van documenten in het gemeentearchief Moorslede die voor vernietiging

in aanmerking komen (met medewerking van vrijwilliger Dirk Vandenberghe)

o Selecteren van documenten in het OCMW-archief Moorslede die voor vernietiging in

aanmerking komen (met medewerking van vrijwilliger Dirk Vandenberghe)

- Archiefoverdracht:

Heel wat gemeentelijke diensten hebben in hun bureau nog heel wat documenten liggen die

naar het archief kunnen worden overgebracht. Bij de meeste besturen werd

gecommuniceerd dat een overdracht momenteel niet mogelijk is wegens plaatsgebrek in de

archiefruimte. Een pensioen, verhuis van een dienst, e.d. zijn echter opportuniteiten om met

de betrokken dienst samen te zetten en een eventuele archiefoverdracht te bespreken.

o Overleg en overdracht dienst Secretariaat en Secretaris Izegem

o Overdracht Feestcomit Izegem

o Overleg en overdracht dienst VES Izegem

o Overleg Rekendienst Izegem

o Overleg dienst Bevolking Izegem

o Plaatsbezoek brandweer Wingene i.f.v. archiefoverdracht

4

- Eind april effectieve levering van de groepsaankoop archiefmateriaal via de

provincie. De besturen die materiaal bestelden kunnen alles komen ophalen in

Roeselare

-

- Calamiteit archief Ledegem:

o Verder monitoren van klimaatomgeving (T en RV) in archiefruimte Ledegem aan de

hand van een datalogger (ontleed bij de provincie)

o Resultaten van de ARA-kit bekijken en evalueren

o Plaatsen van een bouwdroger in de archiefruimte (RV daalt)

o Advies inwinnen bij Jrgen Vanhoutte (FARO) en Wouter Lammens (depotconsulent

West-Vlaanderen)

o Plaatsbezoek van Wouter Lammens aan archief Ledegem (23/03)

o Injecteren van de muren in de archiefruimte (13/04)

o Opmaak stappenplan aanpak calamiteit

- Vragen, opzoekingen een raadplegingen archief:

o Izegem:

Online aanvragen voor opzoekingen :

Genealogie (niet openbaar register BS) vraag doorgespeeld naar

dienst burgerlijke stand

Aanvraag aktes door notaris vraag doorgespeeld naar dienst

Patrimonium

Opzoeking vertrek Edouard Vergote vraag doorgespeeld naar

dienst bevolking en Ten Mandere

Doodsbrief Henri Lannoy vraag doorgespeeld naar Ten Mandere en

SA Roeselare

o Moorslede:

Vraag naar KB staatsblad 1956 (opgevraagd bij stadsarchief Roeselare)

5

o Ledegem:

Aanvraag voor opzoeking overlijdensakte (vraag doorgegeven aan dienst

bevolking)

- Digitaal archief:

o Op uitnodiging van Ingelmunster werd de presentatie van stadsarchief Waregem en

Ieper over hun aanpak en integratie van een nieuwe mappenstructuur bijgewoond

o Voorbereiden en begeleiden Digital Trashday bij Projectvereniging BIE

o Opmaak van handleiding voor een Digital Trashday

o rondvraag bij besturen die genteresseerd zijn in een testlicentie van KlasseerTool

o overleg digitalisatieproject registers burgerlijke stand en bevolkingsboeken

Moorslede + bezoek aan Vanden Broele (17/03)

o overleg omtrent aanpak fotoserver (08/04). Op deze server krijgen zowel recente

fotos als fotos uit het archief een plekje.

o Overleg Tatsevoet omtrent eventuele digitalisatie archief (in de eerste plaats

fotoarchief) van stad Izegem

o Begeleiden en adviseren van OCMW Moorslede, gemeente Moorslede en Wielsbeke

bij opmaak nieuwe mappenstructuur

o Adviseren dienst Sport (stagiair) bij opruimen mappenstructuur

- Vrijwilligers:

o Izegem:

Ten Mandere overleg en briefing opdracht

Ten Mandere herverpakken en opmaak plaatsingslijst oud archief

o Moorslede:

Nadia Noyez schonen van bouwdossiers i.s.m. met de betrokken dienst

Dirk Vandenberghe komt helpen met het uithalen van de documenten uit

het gemeentearchief Moorslede en OCMW-archief Moorslede die voor

6

vernietiging in aanmerking komen

- Studiedagen, stuurgroep, teamoverleg, e.a.:

o Voorbereiden en voorzitten van Stuurgroep IGA (09/03)

o Presentatie en aanwezigheid op WAP-dag (21/03)

o Bijwonen infovergadering selectielijst OCMW-archief in Rijksarchief Kortrijk (24/03)

o Voorbereiden en bijwonen Intervisiegroep Midwest archief (25/04)

o Opstellen van motivatie voor de voltijdse aanwerving van de archiefmedewerker op

C-niveau. Het CBS van Moorslede, Izegem, Hooglede en Wielsbeke gaan akkoord.

Ledegem neemt een afwachtende houding aan (bijkomend overleg met

burgemeester).

o Archiefteam-overleg Wingene

-