Ervaringen met de tijdelijke locaties van Vredenburg in Utrecht als lessons learnedvoor de ingebruikname van tijdelijke podiumlocaties

Dit is een deel van de presentatie zoals die door Rudi van

der Valk op vrijdag 7 maart 2014 is gegeven voor een gehoor

van de Dr Anton Philipszaal en het Lucent Danstheater

Laatste concert • 17 juni 2007Start sloop • 21 mei 2008Start bouw • 18 februari 2010 maar

Echte start bouw • 14 april 2010Oplevering • 12 december 2013

Officiële opening • 21 juni 2014Oorspronkelijke opening • 2009, 2012 …

Besluit bouw Muziekpaleis • eind 2005

• 7 seizoenen op ‘tijdelijke’ locaties• 2009 / 2010 reorganisatie

Tijdelijke locatie Vredenburg Leidsche Rijn

Bouw Vredenburg Leidsche Rijn(Voormalige Pepsi Stage)

Tijdelijke locatie Vredenburg Leeuwenbergh

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Mei 2008Start sloop

van het ‘oude’Vredenburg

April 2010Start bouw

Muziekpaleis

December 2013Oplevering

TivoliVredenburg

Mei 2014TivoliVredenburg

gebruiksklaarJuni 2014

Officiële opening

December 2007Start concertenLeidsche Rijn

Juni 2014Laatste concertLeidsche Rijn

Maart 2014Laatste concertLeeuwenbergh

Februari 2008Start concertenLeeuwenbergh

Juli 2007Start

verbouwingLeeuwenbergh

Najaar 2008Tekorten i.v.m. tegenvallendebezoekcijfers

April 2007Start bouw

Leidsche Rijn

Juni 2007Laatste concert

in het ‘oude’Vredenburg

Seizoen 1 Seizoen 2 Seizoen 3 Seizoen 4 Seizoen 5 Seizoen 6 Seizoen 7

Mei 2014Laatste concert

Tivoli Oudegracht

Juli 2011Sluiten van

De vaste bezoekers

van de huidige

locatie volgen je

niet vanzelf naar

de nieuwe

tijdelijke locatie

Wees open naar je

bezoekers over wat

er (nog) niet goed

is geregeld (bij de

start van de

tijdelijke locatie).

Verwachtings-

management

NU al voorlichten,

informeren etc. en

dat consequent

volhouden (via alle

kanalen die tot je

beschikking staan)

Nieuwsbrieven, e-mailings,

narrow casting, brochures,

maandagenda’s, website, etc.

Open het tijdelijke

gebouw alsof het je

nieuwe locatie is.

Organiseer er

rondleidingen,

houdt er proef-

concerten en open

het feestelijk.

Volgen niet vanzelf Verwachtingen Nu starten Ga er voor

Betrek je klanten

en test, test, test.

Via Facebook of de

nieuwsbrief

feedback vragen.

Een CRM-systeem

is hier heel nuttig,

bijvoorbeeld G&V

mails.

Betrek je vrienden

bij bijvoorbeeld de

aankleding van de

locatie. Bij

Vredenburg LR

zorgden zij voor

plantenbakken bij

de ingang.

Na de verhuizing

naar de tijdelijke

locaties kwamen er

veel klachten. Er

was 1 persoon

fulltime mee bezig.

Zorg dus voor een

goede klachten-

afhandeling.

Biedt de tijdelijke

locatie nieuwe

mogelijkheden? Bij

Vredenburg LR:

buitenfestivals en

commerciële

verhuringen.

Vraag de bezoeker Gebruik de vrienden Klachten verwerken Mogelijkheden

Bewegwijzering op

de openbare weg.

Er staan op de A2

nog steeds borden

met de term

‘muziektheater’.

Geef op de oude

locatie, de bouw-

plaats, duidelijk

aan waar de

tijdelijke locatie

zich bevindt.

Het betaald

parkeren (€ 7,-!)

viel heel slecht bij

ons publiek (bij

het aanzicht van

een grote asfalt-

vlakte). Het werd

snel gratis P.

Ook het betalen

voor de garderobe

is snel terug-

gedraaid. De

klachten over (te)

lange wachttijden

zijn gebleven.

Bewegwijzering Info op bouwlocatie Gratis parkeren Gratis garderobe

Ondanks dat het

een tijdelijke

locatie is, zorg wel

voor een sfeervolle

foyer (met

voldoende zit-

gelegenheid). Het

blijft een avondje

uit.

Is de directe

omgeving gezellig?

Indien nee, is dat

dan nog ‘op te

leuken’? Bij ons

was het rond de

opening zanderig,

modderig en

winderig.

Zorg er voor dat

ook de ‘achterkant’

er goed uitziet en

goed is geregeld.

(Parkeren, kleed-

kamers, artiesten-

foyer, etc.)

Maak van de nood

een deugd! Wees

creatief! Wij

hebben het laten

liggen. Wat wordt

het design, de

bijnaam?

Maak het sfeervol Sfeer omgeving Backstage Wees creatief

Zorg voor een

goede bereikbaar-

heid met de auto of

het openbaar

vervoer. Wij boden

gratis busvervoer

bij het concert aan.

Dubbelcheck het

adres i.v.m. de

navigatie-

systemen in de

auto (en mobile).

We waren ineens

onze dagkassa in

hartje stad kwijt.

Na omzwervingen

ondergebracht bij

de VVV op het

Domplein (€, Boca,

instructie, datalijn,

etc.).

Kantoor en podium

waren qua locatie

ineens gescheiden.

Inefficiënt en niet

goed voor de

samenwerking. Als

we hadden mogen

kiezen met de

kennis van nu?

Bereikbaarheid TomTom Dagkassa Kantoor / podium

We waren een

ingewerkte en

geoliede club. En

bij de ingebruik-

name van de

tijdelijke locaties

werd ineens alles

anders. Pionieren

en improviseren.

Een goede

voorbereiding

bestaat uit details,

details, details …

en vroegtijdig gaan

plannen (met alle

betrokkenen).

Bij een goede voor-

bereiding blijft er

tijd over voor de

zaken die je NIET

had bedacht. Dan

is er tijd en ruimte

om echte

problemen op te

lossen.

Zo geef je niet

meer geld uit dan

was bedacht en

hebben de collega’s

nog energie over

voor de normale

bedrijfsvoering.

Veel werd anders Details Extra tijd Voorkom uitputting

Doe iets extra’s

voor je klanten ter

compensatie van de

nadelen van de

tijdelijke locatie:

• gratis OV

• gratis P

• gratis garderobe

Voor de verhuizing

naar de tijdelijke

locaties wil je de

klantendatabase

piekfijn in orde

hebben. En goed

werkend CRM-

systeem is dan

onontbeerlijk.

Laat voor de

periode dat je op de

tijdelijke locaties

neer gaat strijken

een goede

marktverkenning

uitvoeren (voor het

verzorgingsgebied).

Neem afscheid van

de bestaande

locatie(s). Bij

Vredenburg werd

het ‘breaking down

the walls’.

Iets extra’s Klantendatabase Actuele marktinfo Neem afscheid

Op het laatst werd

het toch nog

spannend wat

betreft de verlening

van vergunningen

(ook m.b.t. het

gebruik van de

buitenruimte)

Waar laat je de

spullen die je niet

mee wilt nemen?

Is er een aparte

archiefruimte? Zijn

er ook onderdelen

van het gebouw of

de inventaris die je

wilt bewaren?

Continuïteit van

de ICT (kantoor-

automatisering,

PIN, wifi) en is het

bereik voor GSM

voldoende?

Eventueel extra

versterking?

Is er een

afgesloten buiten-

ruimte? Zorg voor

bewaking, ook in

de laatste fase van

de bouw. Er waren

inbraken.

Vergunningen Opslag Automatisering Bewaking

Er komt ook een

verhuizing aan met

alles er op en er

aan. Dit ook tijdig

voorbereiden omdat

het samenvalt met

een hoop andere

klussen.

De akoestiek in LR

viel tegen. Er

werden speciale

panelen aange-

bracht (tegen

meerkosten

uiteraard) E.e.a.

leidde weer tot

vertraging.

Voor de opening

een ontruimings-

plan. Wanneer

mag het publiek

van de brandweer

er in?

Het personeel

maakte heel veel

extra uren. Die

mensen konden we

bij de start van het

nieuwe seizoen op

de nieuwe locaties

niet missen.

Verhuizen Akoestiek Veiligheid Overuren

Wij zijn met het

gezamenlijke

personeel in het

tijdelijke podium

gaan schilderen.

Niet iedereen is

continue direct bij

de voorbereiding

betrokken.

We hadden ineens

een buitenterrein

en een parkeer-

plaats erbij. Maar

ook zaken als

verkeersregelaars,

groenvoorziening

en sneeuwruimen.

Hoe is de

overdracht, de

oplevering

geregeld? Wanneer

is de overdracht

van het beheer?

Garantie? Schakel

een extern

deskundige in.

Luchtvochtigheid

is van belang bij

een muziek-

podium. Bij ons

was de lucht eerst

te droog. Dat was

schadelijk voor de

vleugels.

Groepsproces Buitenruimte Oplevering Luchtklimaat

Zijn er de komende

jaren andere

bouwactiviteiten op

de locatie? Dit

vanwege overlast

(geluid, stof) en het

verleggen van

wegen

(bereikbaarheid).

Dit is waar je niet

over wilt spreken,

maar waar je toch

even over na moet

denken, nl. de

uitwijk-

mogelijkheden.

Openingstijden?

Wat doen we met

de (te) ‘vroeg-

komers’? We laten

de mensen toch

niet in de kou

staan? Naar welk

gezellig kroegje

wijken ze even uit?

Parkeerplekken

voor de

gehandicapte

bezoekers en

rolstoelplekken in

de zaal.

Bouwoverlast Uitwijkfaciliteiten Openingstijden Minder validen

Verlichting

openbare weg (op

de route naar de

locatie). Voor het

gevoel van veilig-

heid. Wat meer dan

je normaal in een

buitengebied

verwacht.

Promotiedisplays

in de foyer, in de

toiletten en op de

gevel. Diverse

formaten poster-

frames en houders

voor flyers e.d.

monteren. Ook

narrowcasting?

Kassa ook als

werkplek te

gebruiken? En de

security m.b.t. de

cash geldstroom?

Wij zaten toch wat

aan de rafelrand

van de stad.

Voorziening voor

RTV-opnames? Wij

hebben de Vrijdag

van Vredenburg

met de live radio-

uitzending op

Radio 4.

Straatverlichting Promotie on site Kassa & geld RTV-faciliteiten

Nu even voorstellen …

Reorganisatie van 2009/10 Start nieuwe

organisatie per

1/1/2014 Aansturen van de afdeling M&C&Ticketing tot

aan de nieuwe organisatie.

Invoering CRM (software, strategie en gebruik)

Voorbereiden van de nieuwe

organisatiestructuur (o.a. de afdeling marketing

& ticketing)

Adviseren over de nieuwe marketingstrategie

Zorgen dat in het definitief ontwerp (voor de

aannemer) alle gebruikerservaringen zijn

geborgd

Interimmanager & adviseur

4 jaar