[LES 2] - Event & Media Education - Corsi di formazione ... 2 wp_OK_NL.pdf · Wij adviseren u om de...

Het beroep van Wedding Planner

Deel 2

Executive Master in Wedding Management Hogere vakopleiding Wedding Planner

[LES 2] © Event & Media Education. Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden.

©Event & Media Education | Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden. 1

Hoe pak ik de lessen aan

Er zijn verschillende manieren om de lessen aan te pakken en waarschijnlijk zult u zelf al een eigen manier van studeren hebben

ontwikkeld, die voor u het beste werkt. Wij adviseren u om de lessen zo langzaam mogelijk door te lezen. Denk na over elke zin, elk

concept en elke toelichting, ook als iets gemakkelijk of vanzelfsprekend lijkt. Maak gebruik van een kladblok voor de opdrachten die u

gaandeweg tegen zult komen en waarop u handige vragen kunt noteren. Het is uiteraard van groot belang, dat u eerlijk bent tegenover

uzelf.

Alles dat in deze hogere vakopleiding behandeld wordt, komt voort uit de jarenlange ervaring en het harde werken van professionals.

De komende maanden zal alles, zonder ook maar iets voor u achter te houden, dat zij door de jaren heen zelf hebben meegemaakt en

hebben geleerd met u worden gedeeld.

Wij vragen u dan ook om uw hoofd leeg te maken en bij nul te beginnen. Laat u vooral niet verleiden tot het oppervlakkig bestuderen

van bepaalde onderwerpen en concepten, ook als die volgens u op elkaar lijken. Ga zelfbewust aan de slag en verander een

overtuiging, een gewoonte en uw gedrag, zodat u kunt beginnen aan het proces dat u zal veranderen in een echte professional.

Bij dit vak gaat het er vooral om, dat u over de juiste mentaliteit en visie beschikt. Anders dan bij vele andere beroepen, moet dit

beroep een onderdeel van uzelf worden.

Wie dit beroep uitoefent, ziet dingen die niemand anders ziet en heeft oog voor details die anderen niet zien. In gedachte ziet een

Wedding Planner al scenario’s die nog niet bestaan…en die niemand zich nog kan inbeelden.

Veel succes!


[Waar waren we gebleven]


Zoals we in de eerste les hebben kunnen lezen, moet een echte Wedding Planner een combinatie van vaardigheden en

eigenschappen bezitten om een professional te worden.

Figuur 1 – Visuele cirkel van de opleiding van een professional

Wedding Planner

Persoonlijke vereisten

Opleiding

Management-vaardigheden

Directe en indirecte ervaring

Kennis up-to-date houden


In deze les zullen we het volgende behandelen:

De basis- en interdisciplinaire vorming van een Wedding

Planner

Managementvaardigheden van een Wedding Planner

Problem solving Leidinggeven aan een team Onderhandeling Effectieve communicatie Time management Het runnen van een onderneming, marketing, PR


Stage Leren van de ervaring van anderen Actieve en kritische toeschouwers zijn

De kennis van een Wedding Planner up-to-date houden

Specifieke en interdisciplinaire teksten en vakbladen Websites, portals, blogs Google alert Directe en indirecte bruiloften Evenementen en beurzen voor de sector Ideeënboek Web-tv en Digitale Themakanalen

Lusten en lasten van het beroep

Analyse van de sterke punten Analyse van de zwakke punten

Het imago en de stijl van een Wedding Planner

Wie je bent en hoe je eruit ziet Te vermijden fouten

©Event & Media Education | Alle rechten voorbehouden. Elke vorm van kopiëren of verspreiding van de inhoud, ook gedeeltelijk, is verboden.

5

[De opleiding van een Wedding

Planner]


6

Nadat we in de vorige les de persoonlijke vereisten en de natuurlijke aanleg hebben bestudeerd, die

noodzakelijk zijn om het beroep van WP te kunnen uitoefenen, bekijken we nu in het kort welke opleiding je

moet volgen om een professionele Wedding Planner te worden.

Ten eerste, is het belangrijk om te weten dat er in Nederland geen speciale vooropleiding vereist is. Zoals we

al in de vorige les hebben vermeld, bestaat er geen regelgeving rond of erkenning van het beroep.

Aangezien er geen specifieke mbo- of hbo-opleidingen voor Wedding Planners bestaan, die vergelijkbaar zijn

met de algemenere opleiding eventmanagement, zou je vanuit een opleiding communicatie, marketing,

letteren, psychologie, mode of design het beroep kunnen instromen.

Dit betekent echter niet dat wie in het bezit is van een diploma, in één van de bovengenoemde studies,

automatisch in staat is om het beroep van WP uit te oefenen. Ook als iemand geen enkel diploma bezit, kan

hij of zij best een uitstekende Wedding Planner worden.

Dit is mogelijk omdat het beroep wel een specifieke opleiding vereist, gevolgd door een stage. Kortom, wie in

het bezit is van een diploma in één van de bovengenoemde studies, kan daar zijn/haar voordeel uit halen,

maar alleen voor bepaalde aspecten van het beroep.


7

Het is in ieder geval noodzakelijk om een serieuze, specifieke opleiding tot WP te volgen, die vervolgens moet

worden aangevuld met een serie interdisciplinaire cursussen op het gebied van communicatie, marketing,

mode enz., zodat alle verschillende onderwerpen en competenties van de professional aan bod komen.

Als je eenmaal alle competenties met betrekking tot de planning, organisatie, beheer en management van

het beroep van Wedding Planner hebt verworven, zoals we in Figuur 2 op pag. 7 zien, moeten deze worden

aangevuld met een serie interdisciplinaire competenties, die nodig zijn om:

kritische variabelen onder controle te houden

het productieproces te controleren

de kwaliteit van het consult te vergroten

voorstellen, projecten en materiaal te maken en ondersteuning te bieden, met behulp van IT.

creativiteit te bevorderen


8

INTERDISCIPLINAIRE VORMING VAN EEN PROFESSIONELE WEDDING PLANNER

Fig.2

Cursus Wedding

Planner en Management

Competenties op het gebied

van mode, stijl, design,

decor

Competenties op het gebied van horeca en

banqueting


van informatica


van Flower Design


van visuele communicatie

Competenties op het gebied van etiquette


9

[ Managementvaardigheden ]


10

Om het beroep van Wedding Planner uit te kunnen oefenen is het, zoals we al eerder hebben aangegeven, in

elke fase van het werk (dus niet alleen aan het begin) noodzakelijk om een aantal fundamentele

managementvaardigheden te bezitten.

Deze moeten aangeleerd, ontwikkeld en getraind worden, totdat je ze op een geheel natuurlijke en

instinctieve wijze weet te gebruiken.

Je moet deze vaardigheden leren te gebruiken, omdat je daarmee de mate van succes bepaalt van je werk.

Pas als je dit type vaardigheden bezit, kun je jezelf een PROFESSIONAL noemen. Je mate van professionaliteit

moet, behalve uit een perfecte voorbereiding, ook blijken uit de manier waarop je werkt: je moet altijd en tot

in de kleinste details serieus en nauwkeurig zijn. Je professionaliteit blijkt uit de manier waarop je je richt tot

een klant, waarop je een e-mail schrijft, waarop je de telefoon opneemt, je je beloftes en deadlines nakomt,

waarop je onderhandelt, je anderen coördineert of problemen oplost. Dit alles en je imago (zoals we later

zullen zien en zoals in de Master verder zal worden besproken), zorgen er mede voor dat je opdrachten

binnenhaalt. Je kunt wel heel goed zijn in het organiseren van een bruiloft, maar als je geen

managementvaardigheden bezit, dan zal alleen je imago en je wijze van communicatie, de klant niet doen

besluiten om voor jou te kiezen.


11

MANAGEMENTVAARDIGHEDEN VAN EEN WEDDING PLANNER

Fig.3

Management-vaardigheden van een WP

Problem solving

Leidinggeven aan een team

Onderhandeling

Effectieve communicatie

Time management

Het runnen van een bedrijf,

marketing, PR..


12

● ● ●

Wat betekenen deze nu eigenlijk?

● ● ●


13

Problem solving

Met problem solving wordt het gehele proces bedoeld waarin een probleem wordt geanalyseerd, aangepakt

en opgelost.

In het geval van management is het analyseren van problemen van groot belang. Zo kunnen ze namelijk tijdig

en goed worden begrepen. Dit is van een nog groter belang voor het beroep van Wedding Planner.

De capaciteit om problemen op te lossen is een vaardigheid die via de juiste middelen verworven kan

worden.

Bovendien is het noodzakelijk om ook degenen met wie je werkt deze visie en competentie bij te brengen.

Het doel is om het aantal problemen in het organisatieproces te verminderen, terwijl het project juist groeit.

Zoals we in de volgende tabel kunnen zien, kunnen zich veel problemen voordoen binnen een organisatie.


14

VOORNAAMSTE PROBLEMEN BINNEN DE ORGANISATIE Coördinatieproblemen Gedragsproblemen

Juridische problemen Communicatie- en feedback problemen

Controleproblemen Financiële problemen

Beheerproblemen Productiviteitsproblemen

Kwaliteitsproblemen Technische problemen

Coördinatieproblemen Problemen vanwege de vooropleiding

Prestatieproblemen Personeelsproblemen


15

Het proces dat van het probleem naar de oplossing leidt, verloopt in zes fases:

1. PROBLEM FINDING

2. PROBLEM SETTING

3. PROBLEM ANALYSIS

4. PROBLEM SOLVING

5. DECISION MAKING

6. DECISION TAKING


16

1. Problem Finding

In deze eerste fase, vindt de erkenning van een belemmering, een probleem plaats. Dit betekent dat je

je van het probleem bewust bent. Ook al lijkt dit logisch, toch blijkt dat men niet altijd door heeft dat

men een probleem heeft. Het oplossen van het probleem, wordt dan uiteraard lastig.

2. Problem Setting

In deze tweede fase, moet je het probleem definiëren en beschrijven. Het erkennen van het probleem is

niet voldoende, je moet het definiëren om de situatie te veranderen.

3. Problem Analysis

In de derde fase, als het probleem eenmaal gedefinieerd is, moet je het niet in zijn totaliteit aanpakken,

maar moet je het probleem verdelen in kleinere stukjes, die gemakkelijker op te lossen zijn.

4. Problem Solving

In de vierde fase, moet je de oorzaken van het probleem wegnemen. Zodoende, zorg je ervoor dat het

probleem zich niet nog eens kan voordoen. Het is logisch dat als je een probleem wilt oplossen, je iets

moet veranderen. Als je niets verandert, zal het probleem zich vroeg of laat weer voordoen.


17

5. Decision Making

In deze fase, moeten er beslissingen worden genomen over de te nemen stappen, op basis van de

resultaten uit de voorgaande fases.

6. Decision Taking

De laatste fase is de fase waarin je actie moet ondernemen. Hierbij moet je constant het resultaat, op

het moment zelf, in de gaten houden en niet afgaan op het resultaat dat je verwacht.

Nuttige vragen

Hoe los jij problemen op? Gebruik je daar een speciale methode voor of doe je het instinctief? Komt het wel

eens voor dat je hetzelfde probleem verschillende keren tegenkomt? Zo ja, hoe komt dat? Had je dit kunnen

voorzien?

Opdracht

Denk aan een probleem dat je in je privéleven of je werk tegenkomt. Gebruik je aantekeningen en probeer

het op te lossen met behulp van de hierboven beschreven fases. Pas de fases niet slechts op één probleem

toe. Je moet het proces meerdere keren doorlopen, totdat het natuurlijk voor je wordt. Later zul je jouw

manier van problemen oplossen aanvullen met nog meer problem solving technieken.


18

Leidinggeven aan een Team

Een Wedding Planner moet uitstekend leiding kunnen geven aan een team. Leveranciers en medewerkers moeten allemaal gecoördineerd worden, ze moeten instructies krijgen en gemotiveerd worden.

Een team bestaat uit verschillende individu’s, die elk een specifieke rol krijgen toebedeeld, die met elkaar samenwerken en die hetzelfde doel nastreven, onder leiding van een leader (de WP).

Het succes van een project hangt daarom sterk af van de capaciteit van de Wedding Planner om leiding te kunnen geven aan de mensen om zich heen en om de verschillende situaties die zich voordoen aan te kunnen.

Het is van belang om de juiste mix van instrumenten en methodes te gebruiken voor het aansturen van het team, omdat de medewerkers allemaal verschillend zijn. Sommigen hebben liever een meer technische aanpak, anderen hebben liever menselijk contact.

Het is van fundamenteel belang dat je rekening houdt met de wensen van iedereen, dat je die respecteert en eraan probeert tegemoet te komen.

Nuttige vragen

Wat voor soort leader ben je? Heb je wel eens een groep geleid of gecoördineerd? Hoe is dat gegaan? Wat voor resultaten heb je bereikt? En welke niet? Wat kon er verbeterd worden?


19

Onderhandeling

Zoals we in de les over de leveranciers zullen leren, is het heel belangrijk om goed te kunnen onderhandelen

bij allerlei commerciële besprekingen, helemaal voor een Wedding Planner. Maar je onderhandelt niet alleen

met leveranciers. Je moet ook vaak optreden als bemiddelaar tussen het bruidspaar en de families.

Een onderhandeling is een proces waarbij twee of meer gesprekspartners tot een akkoord proberen te

komen over een bepaald punt dat hen beide aangaat, waarover beiden verschillende opvattingen hebben,

met andere motivaties en behoeftes. Het is de sleutel tot het krijgen van wat je wilt, naar tevredenheid van

beide partijen.

Het doel van een onderhandeling is niet om anderen op andere gedachten te brengen maar, door hen te

laten zien dat er tijdens een onderhandeling verschillende mogelijkheden worden geboden, om in ieders

behoefte te voorzien.


20

Effectieve Communicatie

Vanaf het moment dat we worden geboren, worden we door alles om ons heen gestimuleerd en kunnen we

alles om ons heen (dingen, gebeurtenissen, mensen) beïnvloeden.

Deze voordurende uitwisseling is communicatie. Dat wat wij waarnemen komt van een bepaalde bron. Dat

wat wij uitdrukken, komt ergens anders vandaan. Elke vorm van gedrag is communicatie, zoals elke vorm van

communicatie gedrag is. Hiervan moet je je bewust zijn, als je van jouw manier van communicatie, effectieve

communicatie wilt maken.

De basisprincipes van de communicatie

1. Je kunt niet niet communiceren

Alles wat wij doen of juist niet doen, heeft voor een ander een bepaalde betekenis, en is communicatie.

2. De betekenis van jouw communicatie, zit in het antwoord dat je ontvangt.


21

Uit dit principe kun je opmaken, dat communicatie geen eenrichtingsverkeer is:

Zender (A) Ontvanger (B)

In het communicatieproces is feedback (informatie die je terugkrijgt) van groot belang. Het antwoord

beïnvloedt de volgende zending zodanig, dat het onmogelijk wordt om zender en ontvanger uit elkaar te

halen.

A

B


22

Met het nemen van verantwoordelijkheid voor het resultaat van je eigen communicatie, koester je de

informatie die je terugkrijgt, oftewel de feedback.

Als onze communicatie geen resultaat heeft opgeleverd, dan moet deze veranderd worden, en niet de

ontvanger die het niet heeft begrepen. Het is van belang om te zorgen voor een vorm van

communicatie waarin het eigen bericht op zo'n manier bij de ander aankomt, dat het op dezelfde

manier begrepen wordt.

3. Elke communicatie bevat een aspect van inhoud en een aspect van relatie

De inhoud is de neutrale informatie: "dat wat wordt gecommuniceerd".

De relatie bepaalt de verhouding tussen degenen die communiceren: "hoe er wordt gecommuniceerd".

De inhoud wordt bewust waargenomen, de relatie wordt vaak onbewust waargenomen.

Het is heel moeilijk om in de communicatie, de inhoud los te zien van de relatie. De relatie weegt

zwaarder dan de inhoud. Men zegt dat het 93% van de communicatie uitmaakt.


23

4. Communicatie vindt op verschillende niveaus plaats: verbaal, paraverbaal, non-verbaal.

Het verbale niveau is dat van de woorden.

Met het paraverbale niveau, wordt de kwaliteit van de stem bedoeld: volume, toon, timbre, ritme, snelheid.

Met het non-verbale niveau, wordt de houding van het lichaam bedoeld: het postuur, de bewegingen, de ademhaling, de kleur van de huid.

Communicatie heeft meer kans om effectief te zijn, als de diverse niveaus in overeenstemming met elkaar zijn.

Als er geen goede balans is tussen de niveaus, zorgt dit voor een onaangenaam en onbetrouwbaar gevoel.

Enkele voorbeelden hiervan zijn verkopers met een nepglimlach, moeders die zich forceren als ze hun kind straffen, onze eigen gezichtsuitdrukking als we iemand bedanken voor een cadeau dat ons niet bevalt.

De waarneming van non-verbale en paraverbale signalen, gebeurt meestal onbewust en dit is dan ook één van de redenen waarom we vaak uitdrukkingen gebruiken zoals "ik weet niet wat het is, maar ik mag hem niet".


24

7%

verbaal

38% paraverbaal

55% non-verbaal


25

Er bestaan specifieke instrumenten en technieken binnen het neurolinguïstisch programmeren, die voor een

hogere effectiviteit zorgen van de communicatie en van het bericht dat men wil overbrengen.

In het Master gedeelte van deze opleiding, worden een aantal van deze technieken behandeld, in de relatie

met de klanten.

Opdracht en Nuttige vragen

Vanaf nu is het belangrijk dat je je bewust wordt van jouw communicatie en die van anderen. Observeer, neem aantekeningen, experimenteer, formuleer een geef antwoord op de volgende vragen en begin met oefenen.

Wanneer was jouw communicatie onsamenhangend? Is het wel eens voorgekomen dat er vanwege een misverstand conflicten zijn ontstaan? Denk er nog eens aan terug: waar lag de oorzaak? Hoe kun je je eigen communicatie verbeteren?

Als je een nieuw iemand ontmoet, probeer dan vanaf nu bewust te zijn van de berichten die je ontvangt via verbale, paraverbale en non-verbale communicatie. Hoe vorm je een mening over die persoon? Ben je in staat om deze mening terug te herleiden naar de bovengenoemde communicatieprincipes?

Probeer ook bewust te worden van jouw communicatie naar anderen. Wat voor berichten zend je uit? Wat is de toon van je stem? Hoe verandert je stem, afhankelijk van de mensen met wie je spreekt?


26

Denk aan de interactie tussen jou en iemand anders: in hoeverre stimuleer je feedback en in hoeverre houd je daar rekening mee in je communicatie?

Time management

Het effectief managen van je eigen tijd is van fundamenteel belang bij werk dat gebaseerd is op het goed

kunnen organiseren van een project. In de loop der tijd, zijn er verschillende cursussen en methodes

ontwikkeld voor managers, en voor een ieder die zelfstandig een beroep uitoefent, waarbij instrumenten

worden aangeboden om dit probleem systematisch aan te pakken. Al deze technieken samen, noemt men

Time Management. De bedoeling is om je eigen werkzaamheden te leren beoordelen en managen, waarbij

het doel (dat je jezelf hebt gesteld) van elk van die werkzaamheden voor ogen moet worden gehouden.

Een betere indeling van je tijd zorgt ervoor dat:

je effectiever werkt

je krachten beter worden verdeeld


27

je als gevolg hiervan stressbestendiger wordt. Stress krijg je niet vanwege de hoeveelheid dingen die

je moet doen, maar vanwege de angst dat je ze niet afkrijgt.

Als je wilt leren om je eigen tijd te managen, is het volgende belangrijk om te weten:

In 20% van onze tijd, wordt 80% van onze resultaten geleverd

In de volgende 30% van onze tijd, wordt 15% van onze resultaten geleverd

In de resterende 50% van onze tijd, wordt 5% van onze resultaten geleverd

Dit betekent dat er gedurende de dag "momenten" en werkzaamheden zijn die meer opleveren en

effectiever zijn dan andere.

Het is belangrijk dat je deze kent, dat je ze koestert en dat je je niet laat meeslepen door anderen die hun

eigen doelen proberen na te streven. Dit betekent dat je "nee" moet leren zeggen.


28

Nuttige vragen

Word je snel afgeleid als je werkt of studeert? Waardoor word je afgeleid? Doe je vaker dat wat het meeste spoed heeft of dat wat het belangrijkste is? Wordt spoed door jou bepaald of door anderen? Kun je nee zeggen?

Het runnen van een onderneming, marketing, PR, communicatie.

Alleen een bedrijf beginnen is niet voldoende. Je moet ook de meest geschikte instrumenten bezitten,

ontwikkelen en gebruiken om van je eigen bedrijf een succes te maken. Hiervoor moet je goed voorbereid

zijn en een aantal onontbeerlijke competenties bezitten op het gebied van het runnen van een bedrijf, van

marketing, communicatie en public relations. Deze competenties zijn voornamelijk van belang bij startups.

Elk aspect van je bedrijf, van de keuze van de rechtsvorm, tot de website en de keuze van de naam, alles

heeft een betekenis, communiceert iets en bepaalt het succes of de mislukking van het bedrijf.

Je kunt niet zomaar iets doen, zonder uitgewerkt plan, benodigde competenties of een visie van het geheel.


29

De executive Master in Wedding Management zal zich richten op dit aspect en analyseert stap voor stap de

benodigde handelingen die je moet verrichten en keuzes die je moet maken, als je van plan bent om een

eigen onderneming te starten als Wedding Planner.


30

[ Directe en indirecte ervaring ]


31

Zoals aangegeven in de vorige les, zijn er twee manieren om ervaring op te doen: direct of indirect. Dit

betekent niet dat je één van de twee kunt kiezen of dat de één de ander uitsluit. Voor een zo volledig

mogelijke voorbereiding, zijn beide methodes noodzakelijk. Directe ervaring is echter het belangrijkste.


Stage

Leren van de ervaring van

anderen

Actieve en kritische

toeschouwer zijn


32

Directe ervaring

Stage

Het volgen van een vakopleiding moet gepaard gaan met het lopen van een stage, eventueel zelfs zonder

vergoeding. Ervaring opdoen is van groot belang. Het meewerken aan het ontwerp van een bruiloft, aan

vergaderingen met klanten, aan inspectiebezoeken en alles concreet zien samenkomen op de dag van het

evenement zelf, is van onschatbare waarde. De meest ideale stage, is een stage bij een bedrijf van een

ervaren Wedding Planner. Maar dat is niet altijd mogelijk. Er zijn daarom alternatieven.

Het eerste alternatief, is om je stage bij een algemeen evenementenbureau te lopen. Zoals gezegd, is het

eenvoudiger om je als organisator (van algemene evenementen) te specialiseren als Wedding Planner, terwijl

het omgekeerde een stuk moeilijker is. Bij een evenementenbureau krijg je de mogelijkheid om goed te leren

organiseren en te plannen, en om je eigen capaciteiten te testen en te trainen. Daarnaast zijn veel

leveranciers met wie je in contact komt, dezelfde die je in de wereld van bruiloften gebruikt (banqueting en

catering, locaties, decor, animatie, fotografie, video, enz.).

Als alternatief kun je ervaring opdoen bij bedrijven die zich bezighouden met bepaalde essentiële onderdelen

binnen de organisatie van een bruiloft, zoals: banqueting- of cateringbedrijven, commerciële bedrijven of


33

bedrijven die gespecialiseerd zijn in decorbouw. Dit geeft je de mogelijkheid om kennis te maken met alle

eventuele problemen die zich kunnen voordoen op de huwelijksdag zelf en om praktijkervaring op te doen.

Een ander alternatief is om ervaring op te doen op locatie. Ook in dit geval krijg je direct te maken met een

serie mogelijke problemen en krijg je de kans om te leren deze het hoofd te bieden en te voorzien. De

beheerder van een locatie kan bovendien gemakkelijk in contact komen (en hier dus van leren) met bijna alle

leveranciers die betrokken zijn bij de organisatie van de bruiloft en met het bruidspaar zelf. Zoals aangegeven

in les 1, is het van belang om te onthouden dat, als de klant eenmaal geworven is, zowel het

banquetingbedrijf als de locatie de neiging hebben om een kant-en-klaar dienstenpakket te verlenen aan de

klant, dat veel lijkt op het werk van een Wedding Planner. Daarom kan een stage bij een dergelijk bedrijf heel

nuttig zijn, ook om je interdisciplinaire kennis te verbeteren.

Een laatste mogelijkheid, is om praktische ervaring op te doen bij een aantal grote flower designers, die zich

bezighouden met de aankleding van het evenement. Je ziet dan niet alleen van dichtbij hoe een flower

designer te werk gaat, waardoor je op dat gebied veel kennis opdoet, maar je leert ook hoe je bij een

evenement met deadlines en met problemen bij de aankleding moet omgaan.


34

Indirecte ervaring

Leren van de ervaring van anderen.

Het is goed om te weten dat de situaties, details en de praktische aspecten die in een lesmethode zijn

beschreven, allemaal afkomstig zijn uit de jarenlange praktijkervaring van diverse professionals. Het is heel

belangrijk om deze ervaring mee te nemen en te koesteren, omdat je dankzij dat wat door anderen al is

uitgeprobeerd, niet meer de fout ingaat. Andere indirecte ervaring doe je hier op dankzij de mogelijkheid om

op elk niveau professionals uit de branche te interviewen, hen vragen te stellen en met ze mee te lopen. Niet

alleen Wedding Planners, maar ook alle leveranciers die betrokken zijn bij de organisatie van een bruiloft of

mensen die, in het verleden, een WP hebben ingehuurd voor de organisatie van hun eigen bruiloft.

Actieve en kritische toeschouwers zijn

Als toeschouwer naar zoveel mogelijk bruiloften gaan. Het observeren, het kunnen herkennen van goede

ideeën, slechte ideeën, problemen en onvoorziene zaken, hiervan aantekeningen maken, ze bestuderen en

trachten te doorgronden: het zijn allemaal uitstekende trainingsmethoden, zelfs al ben je niet direct

betrokken bij de productie of organisatie.


35

[Kennis up-to-date houden]


36

Net zoals bij de opleiding tot Wedding Planner, moet het bijhouden van de kennis van de WP ook een

interdisciplinair karakter hebben.

Dit betekent dat je de laatste trends moet volgen, alle veranderingen en ontwikkelingen met betrekking tot

alles wat maar enigszins te maken heeft met de planning, de creatie, de organisatie, de stijl en het design van

een wedding event.

Het is belangrijk om te weten dat:

Je ook vaak inspiratie kunt halen uit disciplines die, op het eerste gezicht, ver van de wedding-wereld afstaan,

waardoor je iets unieks en totaal nieuws weet te creëren. Daarom is het belangrijk om altijd nieuwsgierig te

blijven naar alles wat nieuw is.

Smaken, mode en stijlen veranderen in de loop der tijd. Dat wat vandaag mooi is, hoeft morgen niet zo te

zijn. Blijf continu je smaak ontwikkelen, blijf je oog trainen om de laatste trends te kunnen opmerken op het

gebied van kunst, imago en communicatie.


37

HOE EEN WEDDING PLANNER UP-TO-DATE BLIJFT: WAAR EN WANNEER

Managers-vaardigheden van een WP

Interdiscipli-naire teksten en vakbladen

Thematische websites, portals,

blogs

Google Alert

Directe en indirecte

bruiloften

Evenementen en beurzen

voor de sector

Ideeënboek

Web-tv en digitale

themakanalen


38

Je moet weten dat je zonder een blik op het buitenland te werpen, je niet serieus met het volgen van trends

bezig bent. Engelse en Amerikaanse informatiebronnen zijn namelijk de beste.

Als je de taal niet spreekt en je dus niet in staat bent om boeken te lezen, is het in ieder geval verstandig om

alle mogelijkheden die het internet biedt te benutten, zoals de automatische vertaling van buitenlandse

websites. Ook al is de vertaling niet nauwkeurig, het helpt wel om de strekking van het bericht te begrijpen.

Bovendien, komt het beste beeldmateriaal over het algemeen allemaal uit de Verenigde Staten. En in dat

geval vormt taal geen barrière.

Daarom is het goed om te onthouden dat als je op de hoogte wilt blijven van de laatste ontwikkelingen

binnen het beroep en je de hierna volgende stappen volgt, je je zoektocht niet moet beperken tot je eigen

land.

Aan het einde van de opleiding, wordt een bibliografie met een selectie van boeken, teksten en handige

websites meegegeven, waarmee je op de hoogte kunt blijven van alle nieuwtjes.


39

Specifieke en interdisciplinaire teksten en vakbladen

Het is handig, leerzaam en noodzakelijk als je op de hoogte wilt blijven van de laatste ontwikkelingen en

trends.

Specifieke websites, portals en blogs

Beperk je ook in dit geval niet tot lokale sites. Websites of blogs als www.bitchybride.com of die van de

Amerikaanse goeroe Martha Stewart zijn goede referentiepunten.

Google Alert

Het is belangrijk om een nieuwsbank aan te maken van alles wat over het beroep is gepubliceerd, over alles

wat ermee samenhangt (evenementen, concurrentie enz.). Een handig en gratis instrument hiervoor is

Google Alert (www.google.nl/alerts). Dit zijn e-mailupdates met de laatste relevante Google-resultaten

(internet, nieuws, enz.) op basis van jouw zoekopdrachten. Nadat je een zoekterm hebt ingevoerd (bijv.


40

wedding planner, bruiloften enz.) zal Google je elke keer een e-mail sturen zodra er nieuwe resultaten zijn

gevonden die deze zoektermen bevatten.

Directe en indirecte bruiloften

Zoals we al hebben gezegd, is het bijwonen van een bruiloft goed om ervaring op te doen, maar ook om van

te leren. Andere Wedding Planners aan de slag zien, nieuwe ideeën opdoen of slechts de zwakke punten

herkennen: het zijn allemaal goede manieren om jezelf te trainen in het ontdekken van details en om een

kritisch oog te ontwikkelen voor dat wat je moet doen en dat wat je moet laten.

Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van bruiloften die je niet kunt bijwonen, zoals die van beroemde

of vooraanstaande personen. Het te weten komen van details, ontdekken welke oplossingen zijn gebruikt,

het verzamelen van beeldmateriaal, het is allemaal nuttig om nieuwe ideeën op te doen.

Een andere manier is om in je eigen vriendenkring rond te vragen naar hun ervaring bij bruiloften en

eventueel naar de dingen die toen succesvol zijn gebleken of juist minder gelukt zijn. Zo kom je ook de

mening van anderen te weten, wat hun smaak is en wellicht ontdek je ook welke details hen zijn opgevallen,

waar jij misschien nooit eerder aan gedacht had.


41

Evenementen en beurzen voor de sector

Met het deelnemen aan evenementen en beurzen voor de sector, krijg je een 360° visie van de markt. Je kunt

dan in contact komen met het aanbod en de eerste contacten leggen met een aantal potentiële leveranciers.

Met een eenvoudige zoektocht op internet blijf je altijd op de hoogte van de data van evenementen en

beurzen in jouw stad. Dit soort beurzen vinden altijd ergens in het land plaats, maar ook al werk je alleen in

een bepaald gebied, bezoek dan niet alleen een beurs in jouw eigen provincie, maar overweeg ook eens

beurzen te bezoeken in andere grote steden en ga op zoek naar ideeën. Het zou ook ideaal zijn om eens naar

het buitenland te gaan en belangrijke beurzen in de Verenigde Staten of in Engeland te bezoeken.

Ideeënboek

Het ideeënboek zal je creatieve partner zijn. Iedere keer dat je iets ziet wat je leuk vindt (een kleurstelling,

een bijzonder idee, materiaal of stof waar je inspiratie uithaalt), verzamel het en bewaar het in je

ideeënboek. Elke keer als je op zoek bent naar inspiratie en ideeën, kun je het tevoorschijn halen.


42

We raden je aan om zowel een papieren ideeënboek te maken (voor krantenknipsels, aantekeningen, stoffen

etc.) als een digitaal boek, waarin je eenvoudig alle ideeën en beelden die je van internet hebt geplukt

archiveert.

Web-tv en Digitale Themakanalen

Digitale landelijke en buitenlandse themakanalen zijn waardevolle bronnen voor de Wedding Planner om bij

te blijven.


43

[Lusten en lasten van het beroep]


44

Zoals we in de eerste les al hebben gezien, kan het beroep van Wedding Planner echt een droombaan zijn.

Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te weten dat er ook minder leuke kanten aan het beroep zitten,

zodat je volledig op de hoogte bent van de situatie als je plannen maakt in deze richting.

Analyse van de sterke punten

Het is dynamisch

Het gaat hier om een zeer dynamisch beroep. Het grootste gedeelte van het werk vindt buiten kantoor plaats,

waardoor er geen saaie routine ontstaat. Het dagelijkse werk bestaat voornamelijk uit ontmoetingen met

klanten, locatiebezoeken, gesprekken met leveranciers, het verzorgen van de aankleding, het zoeken naar

nieuwe locaties etc. Bovendien is ieder project anders, want als je een goede professional bent, zal het bijna

niet voorkomen dat er een project is dat vergelijkbaar is met een ander.

Het stimuleert en geeft voldoening

Zoals we al eerder hebben gezien, blijft een Wedding Planner een leven lang leren. Elk project, elk huwelijk

dat je organiseert, is een nieuwe uitdaging, een mogelijkheid om te groeien, om jezelf uit te dagen en steeds


45

nieuwe dingen te leren. Je moet constant je creativiteit uit de kast halen en ontwikkelen, op zoek naar

nieuwe oplossingen, nieuwe manieren om het persoonlijk te maken. Alle onvoorziene situaties die je

tegenkomt zijn elke keer weer anders en elke keer zul je weer beter voorbereid zijn om ze het hoofd te

bieden. Daarnaast kom je elke dag in contact met nieuwe mensen, allemaal verschillend ten opzichte van

elkaar, van wie je altijd iets nieuws kunt leren en met wie je moet leren om effectief samen te werken. In veel

gevallen worden dit zelfs vrienden van je. Tot slot, de grootste voldoening: die van een geslaagd evenement.

Dat is de mooiste persoonlijke beloning.

Interdisciplinaire vorming

Een Wedding Planner moet, maar bovenal mag, zichzelf continu bijscholen en op de hoogte blijven van alle

nieuwtjes, trends op het gebied van fashion, flower design, food design, decorontwerp etc. Hij of zij moet

nieuwe werkwijzen leren, zoeken naar nieuwe locaties, nieuwe leveranciers, etc. Inspiratie opdoen door alles

wat je om je heen ziet, van alles aanpakken en van daaruit nieuwe creatieve ideeën ontwikkelen.

Flexibele uren

Dit aspect is zowel een sterk als een zwak punt in dit beroep, zoals we verderop zullen zien. Een Wedding

Planner is bijna altijd een ondernemer en als zodanig beheert hij zijn eigen agenda, op basis van zijn eigen

behoeftes.


46

Werken in een mooie omgeving omringd door geluk

Droomlocaties, kaarsen, bloemen, prachtige jurken, romantiek en mensen die van elkaar houden. Dit is de

context waarin een Wedding Planner werkt.

Analyse van de zwakke punten

Klanten binden is niet mogelijk

In tegenstelling tot vele andere beroepen, is het bij dit beroep niet mogelijk om klanten te binden. Alleen als

ze besluiten om twee keer te trouwen! Dit betekent dat je veel investeert in een klant, maar dat je hem niet

houdt. Want als het evenement eenmaal is afgelopen, zul je niet nogmaals met dezelfde klant samenwerken.

Vergeet alleen niet wat mond-tot-mondreclame voor je kan doen. Er bestaat geen betere vorm van publiciteit

dan een referentie van een tevreden klant.


47

Weinig aanbod van kwaliteit

Wanneer een markt wordt overspoeld door mensen die niet gekwalificeerd zijn, onervaren zijn en niet

serieus zijn, dan brengt dat schade toe aan de hele branche. Dat is waarom het zo van belang is dat dit type

improvisatie tegen wordt gegaan door serieuze professionals, die hun eigen sector geschaad zien worden

door mensen zonder scrupules.

In dit verwarrende klimaat is het moeilijk om de klant duidelijk te maken hoe je kwaliteit in het aanbod

herkent en dat kwaliteit niet gratis is, zoals veel pseudo-Wedding Planners klanten doen geloven, alleen maar

om een klant binnen te halen.

Uren

Flexibele werktijden, als sterk punt, hebben ook een keerzijde. In dit beroep heb je weinig vrije weekenden.

Niet alleen omdat de meeste huwelijken in het weekend plaatsvinden, maar ook omdat in de fase van de

planning, de zaterdag en de zondag vaak de enige dagen zijn waarop het bruidspaar beschikbaar is, omdat ze

doordeweeks werken.


48

Om tegemoet te komen aan de eisen van het koppel, moet je ook vaak 's avonds afspreken, buiten

kantoortijden. Daarnaast, moet je wel eens nachten doorwerken vanwege onvoorziene gebeurtenissen of

omdat je achterloopt op het tijdschema. Dit aspect moet je goed in je achterhoofd houden, omdat het een

bepaalde mate van organisatie vereist en het ongetwijfeld invloed zal hebben op je privéleven en je gezin.

Emotionele betrokkenheid van de klant

De emotionele betrokkenheid van het bruidspaar kan op twee manieren van negatieve invloed zijn voor de

Wedding Planner. We hebben het namelijk wel over de organisatie van de belangrijkste dag in het leven van

een stel en dat kan emoties oproepen zoals spanning, ongerustheid, alles zelf onder controle willen houden,

angst, ongeduldigheid en stress. Deze emoties worden vaak afgereageerd op de Wedding Planner. Bovendien

zorgen deze emoties er ook voor dat de klant net zo gemakkelijk enthousiast kan raken, als kritiek kan uiten.

Zo kan het gebeuren dat de klant in uiterste opwinding raakt van de professionaliteit van de Wedding

Planner, maar dat deze opwinding vervolgens bij het minste of geringste omslaat in ontevredenheid en

frustratie, wat dan weer van grote invloed is op het eindoordeel over de organisatie in het geheel. Zo hebben

we meegemaakt dat bruiden helemaal tekeer gingen tegen de WP, alleen maar omdat het mes dat door de

banqueting werd aangereikt (om de taart mee aan te snijden), niet het mes was dat ze hadden willen hebben.

Zo blijkt maar weer dat geen enkel detail, hoe banaal ook, mag worden verwaarloosd…


49

Ondernemersrisico

Zoals we al in de vorige les hebben aangegeven, bestaat er ook een ondernemersrisico voor Wedding

Planners. Zoals bij elke onderneming, bestaat het risico dat de onderneming niet het verwachte resultaat

brengt. Bovendien kan onervarenheid flinke economische verliezen teweeg brengen, als je inschattingsfouten

of fouten in de begroting maakt. Voordat je je halsoverkop ergens instort, is het van belang dat, indien je van

plan bent je eigen onderneming te starten, je een aantal zaken in overweging neemt en een aantal acties

onderneemt om mogelijke risico's te verminderen of te vermijden. Dit zal aan bod komen bij de Executive

Master. Ook zullen we erop blijven hameren dat een goede professionele voorbereiding noodzakelijkerwijs

aan de basis van alles moet staan.

Seizoensgebondenheid

Je kunt dan wel op ieder moment in het jaar trouwen, toch vinden de meeste huwelijken plaats in het

warmere seizoen, grofweg van april tot september. Dit betekent dat er maanden zijn in het jaar waarin de

werkdruk een stuk hoger ligt, vergeleken met andere maanden. Aangezien je op de dag van het huwelijk zelf

aanwezig moet zijn, kan het dus voorkomen dat je een aantal opdrachten moet afwijzen, omdat de data van

de huwelijken met elkaar samenvallen.


50

Werk dat niet wordt vergoed

Dit pijnlijke punt komt vaker voor, zowel bij de organisatie van huwelijken, als bij de organisatie van

evenementen in de breedste zin van het woord. Er zijn namelijk (particuliere of zakelijke) 'klanten' die, nadat

ze de professional of het bureau eerst hebben laten werken aan een creatief voorstel en de daarbij

behorende offerte, daar tips en ideeën uithalen, vervolgens niets meer van zich laten horen en het

evenement zelf gaan organiseren. In deze gevallen heeft de professional, naast het feit dat zijn/haar ideeën

worden ingepikt zonder daaraan iets te verdienen, ook economisch verlies, omdat de tijd die hij/zij bezig is

geweest met het maken van het voorstel en de offerte ook geld kost. Daarom is het belangrijk om in de

kennismakingsfase, bij het maken van voorstellen en offertes, een bepaalde werkwijze te kiezen, die ervoor

zorgt dat je alleen klanten werft die daadwerkelijk van plan zijn om een opdracht te verlenen aan een WP en

die je tegelijkertijd geen tijd laten verliezen omdat ze niet van plan zijn om van je diensten gebruik te maken.

Een Wedding Planner leert na verloop van tijd en door ervaring dit soort mensen te herkennen en weet zich

dan ook daarop te richten. Maar tot die tijd is het risico op dit soort tijd- en energieverspilling aanwezig en

hoog.


51

[Het imago en de stijl van de

Wedding Planner]


52

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is:

“Wat wil je communiceren?”

Wanneer je in contact komt met een potentiële klant (maar ook met een potentiële leverancier), moet je je

er goed van bewust zijn dat de eerste indruk cruciaal is en het succes (of juist niet) bepaalt van de eerste

ontmoeting. Daarnaast is in alle beroepen, waarin het imago centraal staat (waaronder dat van Wedding

Planner), de eerste indruk nog veel belangrijker. Zou jij, bijvoorbeeld, de organisatie van je huwelijk

toevertrouwen aan iemand wiens smaak je niet bevalt? Of aan iemand die je slordig of ongeorganiseerd

vindt? Natuurlijk niet. En het maakt niet uit of diegene, vanuit puur organisatorisch of operationeel oogpunt,

heel goed is!

Als het ijs eenmaal gebroken is, is het echter van belang dat je weet wat voor positieve indruk je hebt

achtergelaten in het begin, zodat je deze indruk kunt blijven vasthouden en de klant, inclusief zijn

verwachtingen, niet teleurstelt.


53

Ook al zal dit onderwerp uitgebreid aan bod komen in de Master (in de lessen “De Wedding Planner” en “Van

Prospect tot Klant”), is het toch van belang dat we hier alvast een aantal basisconcepten introduceren.

Bij het creëren van het persoonlijke imago van de Wedding Planner, moet er rekening worden gehouden met

twee aspecten:

wie je bent

hoe je eruit ziet

Met het aspect ‘wie je bent’ bedoelen we het in de praktijk toepassen van enkele managementvaardigheden

en persoonlijke vereisten, die je moet versterken of verwerven, waaronder:

- effectieve verbale communicatie. Oftewel, dat wat we zeggen en hoe we het zeggen. Hieronder valt ook

hoe goed je kunt luisteren en vragen stellen om iemands wensen in kaart te brengen, hoe goed je kunt

spiegelen enz.


54

- effectieve non-verbale en paraverbale communicatie

- betrouwbaarheid

- efficiëntie

- vaardigheid

- beschikbaarheid enz.

Met het aspect ‘hoe je eruit ziet’ bedoelen we:

- Je stijl. Het woord stijl, met betrekking tot persoonlijk imago, betekent ONDERSCHEIDEND, ELEGANTIE,

KLASSE. Het is van belang om, op basis van je eigen persoonlijkheid, een bepaalde stijl aan te houden,

die los staat van je manier van kleden. Wanneer we het hebben over elegantie, bedoelen we niet dat je

je formeel moet kleden, ook omdat dit afhangt van de context waarin je je bevindt. Het betekent dat je

je kleding aanpast aan de omstandigheden. Ook het woord ‘klasse’ moet niet verward worden met

‘klassiek’. Een te klassieke stijl kan je persoonlijkheid namelijk vervlakken en een grijze muis van je

maken. Het belangrijkste is dat je jezelf nooit moet forceren.


55

- Je kleding. Je moet er altijd verzorgd uitzien, nooit slonzig. Zorg voor een harmonieus gebruik van

kleuren en vormen. Je kleding moet passen bij de vorm van je lichaam, moet er fris uitzien, niet

versleten zijn en van goede kwaliteit zijn. Speciale aandacht moet uitgaan naar de staat van je

schoenen, wat vaak wordt vergeten.

- Je verzorging. Hiermee bedoelen we je persoonlijke hygiëne (het lijkt voor de hand liggend, maar hoe

vaak kom je niet van die mensen tegen van wie je de indruk krijgt dat ze niet schoon zijn?). De

verzorging van je glimlach, de verzorging van je haar en je kapsel, verzorgde teen- en vingernagels, etc.

Gebruik bovendien altijd make-up, maar wel discreet.

- Werkbenodigdheden. Deze maken deel uit van het imago van de Wedding Planner. Het is belangrijk

om, naast je kleding en accessoires, ook altijd aandacht te besteden aan de spullen die je voor je werk

gebruikt en ervoor te zorgen dat deze in optimale staat verkeren. Van je agenda tot het schoonmaken

van het toetsenbord van je computer.


56

- Je gebaren, oftewel de manier waarop je beweegt en gebaart. Dit moet je op een goede manier doen.

Er zijn mensen die constant met hun handen praten, waardoor ze als opdringerig en druk worden

gezien. Anderen bewegen hun handen nooit. Het goed en gericht leren gebruiken van gebaren is

onderdeel van de non-verbale communicatie. Zo kun je met gebaren belangrijke concepten of

overgangen benadrukken, of de indruk geven dat je zeker van je zaak bent en alles onder controle hebt.

- Zelfbeheersing en Houding. Een zelfbeheerste en goede houding van het lichaam is van groot belang

voor je imago. Het geeft je waardigheid, gratie en elegantie. Een slechte houding geeft namelijk de

indruk dat je geen klasse hebt, niet vrouwelijk bent en zelfs onbeleefd bent.


57

De te vermijden fouten

Onderschat niet het belang van het imago, want elke positieve of negatieve uitlating over jou door de

klant, zal het resultaat zijn van jouw manier van werken en van invloed zijn op de organisatie van de

bruiloft van de klant.

Kom ook niet in de verleiding om sommige dingen te verbergen en te denken dat anderen bepaalde details

niet zullen opmerken.

Mensen zien dat je haar niet schoon is.

Mensen zien dat je haar slordig zit of dat je een ouderwets kapsel hebt.

Mensen zien dat je koffertje kapot is.

Als je een lelijke pen gebruikt (zoals van die gratis promotiepennen), heb je weinig oog voor detail.

Als je allemaal losse papiertjes gebruikt om aantekeningen op te maken, geef je een slordige indruk.


58

Als je je nagels bijt, geef je de indruk dat je gespannen bent en dat je de situatie niet in de hand hebt.

Als je teveel praat, of je gedrag steeds probeert te rechtvaardigen, kun je onzeker overkomen.

Geen enkele actie blijft zonder gevolg

Elk "lelijk" detail zal zwaar meewegen in het oordeel dat de klant zal vellen over de WP, want zelfs het

kleinste detail dat wordt verwaarloosd, zal de klant bijblijven, honderd keer vergroot worden en

onverbiddelijk het oordeel over de organisatie en het uiterlijk van het huwelijk beïnvloeden. Ook is het, als je

een imago op wilt bouwen, niet verstandig om teveel te riskeren, alleen maar om origineel te zijn.

De meeste klanten waarderen een te grote impact of een te excentrieke stijl niet. Dat zorgt ervoor dat een

potentiële klant jouw smaak niet vertrouwt en dus ook zijn huwelijk niet aan je toevertrouwt.


59

Als je Wedding Planner wilt worden, moet je bereid zijn om te werken aan je eigen imago, persoonlijkheid

en manier van communiceren. En bovenal, moet je bereid zijn om alles te veranderen dat je hoofddoel in

de weg staat, namelijk: het effectief communiceren en een goede indruk achterlaten bij de klant, teneinde

de opdracht binnen te slepen en er een succes van te maken.

Hetzelfde geldt voor de leveranciers. Niemand zal een consulent krediet geven, als deze niet de indruk geeft

professioneel te zijn, zijn/haar rol te kennen of de situatie onder controle te hebben.

Nuttige vragen

Wat wil je communiceren?

Wat wil je niet communiceren?


60

Opdracht

Vraag jezelf af, bij alles dat je wilt communiceren, of je dat ook daadwerkelijk communiceert. Doe dit aan de

hand van je antwoorden op de Nuttige vragen. Vertrouw hierbij niet alleen op je eigen oordeel, maar vraag

het ook aan anderen.

Doe hetzelfde voor de dingen die je niet wilt communiceren. Ben je er zeker van dat je deze dingen niet

communiceert, al doe je nog zo je best? Maak op basis van je antwoorden een plan van aanpak voor de

dingen die je aan jezelf moet veranderen, zodat je imago overeenstemt met dat wat je wilt communiceren.

Blijf dit in de praktijk toepassen.

[LES 2] - Event & Media Education - Corsi di formazione ... 2 wp_OK_NL.pdf · Wij adviseren u om de...

Documents

Transcript of [LES 2] - Event & Media Education - Corsi di formazione ... 2 wp_OK_NL.pdf · Wij adviseren u om de...